Quy trình bán hàng - Nợ phải thu

n trưởng, PGĐ/Trưởng Bộ phận kinh doanh, Giám đốc ký duyệt. 6.6 Lập kế hoạch thanh toán hoa hồng bán hàng Ai Kế toán thanh toán. Công việc Lập kế hoạch thanh toán hoa hồng bán hàng. Khi nào Sau khi biên bản kê chi khuyến mại được duyệt và chuyển sang. Cách thức thực hiện Lập kế hoạch thanh toán hoa hồng bán hàng. Mục đích Việc chi hoa hồng bán hàng cần được lập kế hoạch cụ thể và hợp lý. Quy trình: Bán hàng và nợ phải thu Quy trình phụ: Thu hồi công nợ quá hạn Nhân viên bán hàng Thu hồi công nợ/ ngừng bán hàng Kế toán Doanh thu – Công nợ Đề nghị thu hồi công nợ Lập báo cáo công nợ quá hạn Kiểm tra và đối chiếu Lập báo cáo tổng hợp công nợ Kề toán trưởng Quyết định thu hồi công nợ PGĐ/Trưởng Bộ phận kinh doanh Phê duyệt Bảng công nợ quá hạn đã phê duyệt Quy trình liên quan Theo dõi thu hồi công nợ Bộ phận liên quan Kế toán thanh toán/nhân viên bán hàng Chứng từ Đề nghị thu hồi công nợ Quyết định thu hồi công nợ Báo cáo công nợ quá hạn Giấy báo ngân hàng Bảng kê thu tiền Báo cáo kiểm soát Doanh thu Báo cáo công nợ phải thu THỦ TỤC Lập Báo cáo công nợ quá hạn Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài Ai Kế toán doanh thu – công nợ. Công việc Lập Báo cáo công nợ quá hạn là xác định số dư nợ, tuổi nợ của đối tượng công nợ tính đến thời điểm cuối mỗi tháng. Khi nào Vào ngày thứ 6 của tháng tiếp theo, sau khi lập báo cáo tổng hợp doanh thu hàng tháng. Cách thức thực hiện Căn cứ vào Báo cáo tổng hợp doanh thu (cập nhật các hoá đơn do bộ phận kinh doanh chuyển sang), Bảng kê thu tiền khách hàng (theo giấy báo có của ngân hàng do Kế toán thanh toán cung cấp) để lập Báo cáo tổng hợp và chi tiết công nợ phải thu hàng tháng. Căn cứ vào Báo cáo công nợ phải thu, kế toán doanh thu – công nợ kiểm tra, đối chiếu với chính sách khách hàng của công ty, Biên bản đối chiếu công nợ gửi khách hàng(nếu có), hợp đồng kinh tế để lập báo cáo công nợ phải thu khó đòi. Mục đích Theo dõi tình hình công nợ phải thu quá hạn của công ty hàng tháng. Đề nghị xử lý nợ quá hạn Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài Ai Kế toán doanh thu – công nợ. Công việc Đề nghị thu hồi công nợ đối với các đối tượng nợ quá hạn. Khi nào Sau khi lập báo cáo công nợ phải thu quá hạn. Cách thức thực hiện Căn cứ vào quy định nợ quá hạn của công ty, Kế toán doanh thu – công nợ lập Đề nghị thu hồi công nợ. Trình báo cáo công nợ phải thu quá hạn và Đề nghị thu hồi công nợ cho Kế toán trưởng phê duyệt. Mục đích Bảo đảm xác định đúng đối tượng công nợ phải thu quá hạn phải thu hồi. Phê duyệt và ra Quyết định thu hồi công nợ Ai Kế toán trưởng, PGĐ/Trưởng bộ phận kinh doanh. Ban Giám đốc. Công việc Kiểm tra và ra Quyết định thu hồi công nợ. Khi nào Sau khi nhận được Báo cáo công nợ quá hạn và Đề nghị thu hồi công nợ Cách thức thực hiện Kế toán trưởng kiểm tra và phê duyệt Báo cáo công nợ quá hạn và Đề nghị thu hồi công nợ của Kế toán doanh thu – công nợ, sau đó chuyển cho PGĐ/ Trưởng bộ phận kinh doanh hoặc trình Ban Giám đốc xem xét. Sau khi xem xét, Kế toán trưởng và PGĐ/Trưởng Bộ phận kinh doanh ra Quyết định thực hiện thu hồi công nợ, đánh giá lại khách hàng và xem xét lại việc bán hàng cho các đối tượng nợ quá hạn. Mục đích Bảo đảm có cơ sở để thực hiện thu hồi công nợ hoặc cơ sở lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. 7.4 Thu hồi công nợ Ai Kế toán doanh thu - công nợ. Nhân viên bán hàng (Bộ phận kinh doanh). Công việc Tham gia trực tiếp đòi nợ khách hàng. Khi nào Khi có Quyết định thu hồi công nợ của Ban Giám đốc, PGĐ/Trưởng Bộ phận kinh doanh, Kế toán trưởng. Cách thức thực hiện Nhân viên bán hàng phối hợp với Kế toán doanh thu – công nợ tổ chức tốt việc đôn đốc và thu hồi công nợ của các đối tượng nợ quá hạn. Viết công văn nhắc nợ gửi cho khách hàng (ngay khi hết hạn thanh toán) Gọi điện nhắc nhở, đôn đốc khách hàng thanh toán (1 tuần sau khi hết thời hạn thanh toán, liên hệ với người có trách nhiệm thanh toán của công ty khách hàng) Cử nhân viên đến công ty khách hàng chờ thanh toán Cuối cùng, nếu khách hàng không thanh toán sẽ đưa ra toà án kinh tế để giải quyết Mục đích Đảm bảo công nợ được thu hồi đầy đủ và kịp thời. Quy trình: Bán hàng và nợ phải thu Quy trình phụ: Hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán PGĐ/Trưởng bộ phận kinh doanh Liên hệ với Bộ phận quản lý chất lượng về vụ việc Phiếu khiếu nại (NC) Kiểm tra lại chất lượng, thông số của lô hàng Nhận thông tin về hàng không đặt chất lượng Khách hàng Thương lượng với khách hàng Ghi nhận điều chỉnh doanh thu Hóa đơn GTGT Thông tin cho tiếp thị, NV bán hàng về kết quả kiểm tra Lập phiếu khiếu nại (NC) Đưa ra hướng giải quyết Lập hóa đơn điều chỉnh, gửi chứng từ kèm theo cho P.kế toán Bộ phận quản lý chất lượng Nhân viên bán hàng Nhân viên bán hàng Liên kết đến các quy trình khác Chứng từ/ Dữ liệu THỦ TỤC Nhận phản hồi từ khách hàng Ai Nhân viên bán hàng, nhân viên tiếp thị, tài xê, bộ phận chăm sóc khách hàng. Công việc Tiếp nhận thông tin về hàng không đạt yêu cầu như đã thỏa thuận từ phía khách hàng. Khi nào Khách hàng không chấp nhận nhập hàng. Cách thức thực hiện Nhân viên bán hàng, Nhân viên tiếp thị, Tài xế tiếp nhận thông tin về hàng không đạt yêu cầu như đã thỏa thuận từ phía khách hàng hoặc các ý kiến khác. Chuyển các ý kiến của khách hàng cho bộ phận chăm sóc khách hàng Mục đích Việc tiếp nhận ý kiến phản hồi của khách hàng cần phải được xử lý. 8.2 Liên hệ với Bộ phận quản lý chất lượng để xem xét vụ việc Ai Bộ phận chăm sóc khách hàng. Công việc Liên hệ với Bộ phận quản lý chất lượng về tình hình vụ việc. Khi nào Nhận được phản hồi từ khách hàng hoặc từ các nhân viên liên quan Cách thức thực hiện Liên hệ với Bộ phận quản lý chất lượng về tình hình vụ việc. Mục đích Những phàn nàn của khách hàng về hàng hóa được chuyển đến Bộ phận quản lý chất lượng của Công ty. 8.3 Kiểm tra lại thông số, chất lượng của lô hàng Ai Nhân viên quản lý chất lượng. Công việc Kiểm tra lại thông số, chất lượng của lô hàng. Khi nào Nhận được phản hồi từ khách hàng do Nhân viên bán hàng thông báo. Cách thức thực hiện Kiểm tra lại thông số, chất lượng của lô hàng. Mục đích Những phàn nàn của khách hàng về hàng hóa được chuyển đến Bộ phận quản lý chất lượng của Công ty và được nhân viên quản lý chất lượng kiểm tra lại. 8.4 Thông tin cho nhân viên bán hàng, tiếp thị về kết quả kiểm tra Ai Nhân viên tiếp thị, Nhân viên bán hàng, Nhân viên bộ phận quản lý chất lượng. Công việc Nhân viên quản lý chất lượng thông tin lại cho Nhân viên bán hàng, tiếp thị về kết quả kiểm tra. Khi nào Sau khi việc kiểm tra được tiến hành. Cách thức thực hiện Nhân viên quản lý chất lượng thông tin lại cho Nhân viên bán hàng, tiếp thị về kết quả kiểm tra. Mục đích Kết quả kiểm tra cần được thông tin kịp thời đến Nhân viên bán hàng, tiếp thị để những nhân viên này liên hệ thương lượng với khách hàng. 8.5 Thương lượng với khách hàng Ai Nhân viên tiếp thị, Nhân viên bán hàng, khách hàng. Công việc Thông tin cho khách hàng về kết qủa kiểm tra và tiến hành thương lượng cách giải quyết. Khi nào Sau khi nhận được kết quả kiểm tra. Cách thức thực hiện Đảm bảo những cách giải quyết hợp lý nhất được tiến hành. Mục đích Kết quả kiểm tra cần được thông tin kịp thời đến Nhân viên bán hàng, tiếp thị để những nhân viên này liên hệ thương lượng với khách hàng. 8.6 Lập phiếu khiếu nại (Non- Comfortable Sheet) Ai Nhân viên tiếp thị, Nhân viên bán hàng, Nhân viên quản lý chất lượng. Công việc Lập phiếu khiếu nại với đầy đủ tình trạng và nguyên nhân của vụ việc. Khi nào Sau khi nhận được kết quả kiểm tra. Cách thức thực hiện Mọi trường hợp khách hàng không hài lòng về sản phẩm đều được ghi nhận. Trường hợp nhập lại kho Đổi hàng, huỷ hàng Mục đích Tất cả các trường hợp có phản hồi của khách hàng đều được thể hiện bằng văn bản. 8.7 Đưa ra hướng giải quyết Ai PGĐ/Trưởng bộ phận kinh doanh. Công việc Đưa ra cách giải quyết vụ việc và ghi nhận lên phiếu khiếu nại và chuyển cho nhân viên bán hàng. Khi nào Sau khi nhận được phiếu khiếu nại. Cách thức thực hiện Quyết định giải quyết các trường hợp này phải do PGĐ/Trưởng bộ phận kinh doanh đưa ra. Mục đích PGĐ/Trưởng bộ phận kinh doanh sẽ là người đưa ra hướng giải quyết cho vụ việc phát sinh. 8.8 Lập hóa đơn điều chỉnh Ai Nhân viên bán hàng. Công việc Phát hành hóa đơn. Khi nào Sau khi nhận được phiếu khiếu nại đã được PGĐ/Trưởng bộ phận kinh doanh đưa ra hướng giải quyết. Cách thức thực hiện Nhận được hướng giải quyết thể hiện trên phiếu khiếu nại cùng với kết qủa thương lượng với khách hàng, Nhân viên bán hàng tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh gồm 3 liên: liên gốc lưu tại Bộ phận bán hàng, liên 2 giao cho khách hàng và liên còn lại kẹp chung với bộ chứng từ của lô hàng để chuyển sang Bộ phận kế toán để đối chiếu và hạch toán (trong trường hợp hàng bán trả lại, nhân viên bán hàng sẽ không lập hóa đơn mà kẹp chung bộ chứng từ hàng bán với hóa đơn mà khách hàng phát hành xuất trả lại). Mục đích Tất cả các chứng từ, hóa đơn liên quan đến lô hàng cần được kẹp chung và cung cấp cho Bộ phận kế toán để đối chiếu và cập nhật định khoản vào Hệ thống kế toán.