Qui định tính toán và trả lương

QUI ĐỊNH TÍNH TOÁN VÀ TRẢ LƯƠNG Mục đích: Đáp ứng được các yêu cầu của tiêu chuẩn SA 8000:2001, thực hiện chính sách của Ban Tổng Giám Đốc Công ty đối với CBCNV. Phạm vi: Qui định này áp dụng cho việc trả lương đối với khu văn phòng Công ty và Xí nghiệp may. Định nghĩa: Cáùc thuật ngữ trong qui định này được sử dụng theo Tiêu chuẩn SA 8000:2001 Nội dung: 4.1 Nguyên tắc xác định, tính toán lương: Cơ sở tính lương dựa trên mức lương cơ bản hệ số ngành nghề do nhà nước qui định. Hàng năm, Bộ phận tính lương tính toán nhu cầu tối thiểu của CBCNV theo biểu mẫu: 0034 và thăm dò kế hoạch chi tiêu của CBCNV theo biểu mẫu: 0036 hai lần cách nhau tối đa sáu tháng sau đó trình Tổng Giám Đốc phê duyệt mức lương tối thiểu; Việc xác định bậc lương của mỗi công nhân chỉ dựa trên tay nghề của CBCNV, thái độ làm việc, thời gian công tác. Bậc lương của các CBCNV được Trưởng bộ phận trực tiếp xác định theo yêu cầu trên; Đảm bảo việc xác định thời gian tính lương áp dụng theo đúng qui định của Bộ luật lao động về giờ tăng ca. Khi làm tăng ca, Công ty đảm bảo có phiếu thỏa thuận làm thêm giữa Công ty và CBCNV làm thêm; Việc trả lương phải đáp ứng được nhu cầu cơ bản của CBCNV về ăn, ở, đi lại, nuôi gia đình, quần áo; Việc trả lương phải đáp ứng quy định về lương tối thiểu theo quy định của nhà nước (bằng mức lương tối thiểu do nhà nước công bố * hệ số nghành may (áp dụng theo hệ số quy định của nhà nước đối với doanh nghiệp nhà nước). Bộ phận tính lương có trách nhiệm báo cáo làm thêm giờ theo tháng, chuyển cho Phòng Kế hoạch làm cơ sở tính toán kế hoạch làm việc. Phòng Kế hoạch có trách nhiệm lập kế hoạch làm thêm giờ theo quí trình Tổng Giám Đốc phê duyệt. Tính toán lương: Chấm công: Thẻ chấm công do CNV Công ty lưu giữ, thẻ phải được lưu giữ thật cẩn thận, không rách nát. Hàng ngày CNV khi đến làm việc và trước khi ra về phải bấm thẻ. Đối với trường hợp máy hư… không thể bấm thẻ được thì phải chuyển cho Trưởng bộ phận trực tiếp xác nhận giờ vào hoặc ra và ký tên. Thẻ chấm công được chuyển cho Trưởng bộ phận trực tiếp kiểm tra thẻ vào đầu tháng để chuyển cho Phòng Kế toán tính lương. Trong bảng chấm công, CNV được ghi theo thứ tự tăng dần. Bảng chấm công là dụng cụ để Trưởng bộ phận trực tiếp quản lý nhân viên của mình hàng ngày, là công cụ cho Phòng TCHC kiểm soát về nhân sự và giờ làm việc… Trưởng bộ phận trực tiếp ghi đầy đủ các nội dung trong bảng chấm công. Bảng chấm công phải sạch sẽ, không được gạch xoá. Trường hợp sai phải làm lại thẻ chấm công hoặc ký nhận lên phần gạch xoá. Bảng chấm công được lập theo biểu mẫu: 0279 Chứng từ để tính tóan công cho công nhân viên là thẻ chấm công và bảng chấm công chủ nhật. Việt bấm thể, chấm công chủ nhật phải theo đúng hướng dẫn trên thẻ, trên bảng. Đối với thẻ chấm công trường hợp công nhân quên không bấm thẻ hoặc không bấm thẻ được do máy hư v.v thì tổ trưởng xác nhận trực tiếp lên thẻ chấm công. Đối với trường hợp tăng ca quá 12 giờ đêm thí máy chấm công sẽ tự động nhảy sang ngày tiếp theo. Tổ trường có thể xác nhận lại giờ làm việc vào thẻ chấm công, tuy nhiên nếu có sự khác biệt thì vẫn căn cứ vào giờ đã bấm thẻ. Đối với trường hợp CNV đi công tác thì phải có bảng công tác ghi rõ thời gian đi, về, ngày công tác. Bảng giấy đề nghị công tác phải được Trưởng bộ phận xác nhận và Ban Giám đốc duyệt hàng tuần Toàn bộ chứng từ liên quan đến ngày công, các bộ phận phải nộp từ ngày 1 đến ngày 5 của tháng tiếp sau, trường hợp nộp chậm ảnh hưởng đến công tác tính lương thì trưởng bộ phận hoàn chịu trách nhiệm. b> Báo sản lượng: Cuối mỗi tháng các bộ phận sử dụng lương sản phẩm phải báo sản lượng. Bảng báo sản lượng phải có chữ ký của Truởng bộ phận trực tiếp, Giám đốc xí nghiệp, quản đốc PX, hoặc Giám đốc chất lượng. Báo cáo sản lượng phải chính xác với số lượng sản xuất, trong báo cáo sản lượng không được gạch xoá. Số lượng hàng hoá chưa báo được trong tháng phải chuyển sang tháng sau phải ghi chú rõ ràng và có ý kiến của GĐ xí nghiệp. Thống kê phân xưởng, xí nghiệp có trách nhiệm kiểm tra độ chính xác của các báo cáo sản lượng. Việc báo sản lượng được lập theo biểu mẫu 0280 Toàn bộ chứng từ liên quan đến báo sản lượng, các bộ phận phải nộp từ ngày 1 đến ngày 5 của tháng tiếp sau, trường hợp nộp chậm ảnh hưởng đến công tác tính lương thì trưởng bộ phận hoàn chịu trách nhiệm. Trường hợp CNV hỗ trợ cho bộ phận khác thì bộ phận đó có trách nhiệm trích từ quỹ lương sản phẩm trả cho những cá nhân đó. Việc trả lương cho công nhân viên đó dựa trên thời gian làm việc, mức lương phải dựa trên đơn giá sản phẩm và trên múc lương tối thiểu. Thời gian làm việc cho bộ phận khác không được dùng để tính lương cho bộ phận của mình. c> Báo đơn giá sản phẩm: Bảng đơn giá sản phẩm được lập cho mỗi tháng. Trường hợp dùng đơn giá của tháng trước khi chuyển đơn giá vào tháng tính lương Đơn giá sản phẩm phải chính xác, rõ ràng, không được gạch xoá. Truờng hợp muốn điều chỉnh đơn giá sản phẩm thì phải được Tổng Giám đốc xác nhận hoặc lập lại bảng đơn giá sản phẩm. Bảng đơn giá sản phẩm được lập theo biểu mẫu: 0281 Bảng đơn giá phải báo chậm nhất ngày 5 của tháng sau. Tính toán tổng quỹ lương của các bộ phận: Quỹ lương sản phẩm: Quỹ lương sản phẩm của bộ phận cắt, may, hoàn thành bằng đơn giá nhân với sản phẩm đạt chất lượng. Trường hợp tăng ca thì quỹ lương tăng ca bằng tổng thu nhập từ sản phẩm chia cho tổng ngày làm việc (ngày bình thường + ngày tăng ca + ngày chủ nhật của chuyền, không nhân hệ số) * 1.5 Trường hợp làm chủ nhật thì quỹ lương chủ nhật bằng tổng thu nhập từ sản phẩm chia cho tổng ngày làm việc (ngày bình thường + ngày tăng ca + ngày chủ nhật của chuyền không nhân hệ số) * 2.0. Tổng quỹ lương KCS: Bằng 13.5 % tổng quỹ lương (chính, tăng ca, chủ nhật) của xưởng may (không bao gồm các khoản tăng giảm). Tổng quỹ lương của bảo trì = 3.6 % tổng quỹ lương (chính, tăng ca, chủ nhật) của xưởng may (không bao gồm các khoản tăng giảm). Tổng quỹ lương của Phòng KTCN = 7.26 % tổng quỹ lương (chính, tăng ca, chủ nhật) của xưởng may (không bao gồm các khoản tăng giảm. Lương Chuyền trưởng, Tổ trưởng KCS, Tổ trưởng hoàn thành, gồm 1 phần lương cứng và 1 phần bằng trung bình lương của bộ phận (gồm lương bình thường, tăng ca, chủ nhật) do Trưởng bộ phận đó quản lý trực tiếp, phần lương trung bình theo bộ phận do công ty trả. Các bộ phận được hưởng lương thời gian là: dệt, thêu, khối văn phòng, bảo vệ, tạp vụ, kho, y tế, KCS chuyền, KCS cắt, KCS kiểm vải. KCS điều hành. Giao nhận cắt, Thống kê phân xưởng. Lương khoán dành cho Quản đốc, Phó quản đốc các phân xưởng, Giám đốc XN, trợ lý GĐ XN, Trưởng phòng, Phó phòng, Thủ kho. Diễn giải các cột trong bảng lương: Cột mã số: Mã số CNV phải được ghi theo thứ tự từ nhỏ đến lớn. Phần họ tên: bảng lương chỉ ghi tên của công nhân, không có tên của Trưởng bộ phận. Trưởng các bộ phận cấp tổ trưởng nằm trong bảng lương riêng, Trưởng bộ phận cấp Quản đốc, Giám đốc Xí nghiệp nằm trong bảng lương riêng. Cột bậc lương cho công nhân viên: Việc xác định hệ số lương phải đảm bảo tính công bằng cho các công nhân. Việc đánh giá bậc lương theo biểu mẫu: 0282 Phần tính toán lương ngày: Cột ngày công phản ánh ngày công của từng cá nhân.Phần cuối ngày công có ghi tổng cộng ngày công. Cột điểm chỉ ra điểm của mỗi CNV trong đó điểm = hệ số bậc * ngày công. Phần cuối cột điểm chỉ rõ tổng điểm của cả chuyền. Cột tổng điểm tương ứng với tổng điểm của cột điểm ở trên. Cột sản phẩm ngày chỉ rõ tổng lương sản phẩm ngày. Cột giá trị điểm bằng tổng lương sản phẩm ngày chia cho tổng điểm. Phần lương chính bằng giá trị điểm nhân với hệ số bậc nhân với ngày công. Phân cuối của cột lương chính ghi rõ tổng số lương chính, phần tổng lương chính phải bằng tổng lương sản phẩm ngày. Phần lương tăng ca: Cột ngày công tăng ca phản ánh tổng ngày công tăng ca của từng cá nhân. Phần cuối ngày công tăng ca có ghi tổng cộng ngày công. Cột điểm chỉ ra điểm của mỗi CNV trong đó điểm = hệ số bậc * ngày công tăng ca. Phần cuối cột điểm chỉ rõ tổng điểm của cả chuyền. Cột tổng điểm tương ứng với tổng điểm của cột điểm ở trên. Cột sản phẩm tăng ca chỉ rõ tổng lương sản phẩm tăng ca. Cột giá trị điểm bằng tổng lương sản phẩm tăng ca chia cho tổng điểm. Phần lương tăng ca bằng giá trị điểm nhân với hệ số bậc nhân với ngày công tăng ca. Phân cuối của cột lương chính ghi rõ tổng số lương tăng ca, phần tổng lương tăng ca phải bằng tổng lương sản phẩm tăng ca. Phần lương chủ nhật. Cột ngày công chủ nhật phản ánh tổng ngày công chủ nhật của từng cá nhân. Phần cuối ngày công chủ nhật có ghi tổng cộng ngày công. Cột điểm chỉ ra điểm của mỗi CNV trong đó điểm = hệ số bậc * ngày công chủ nhật. Phần cuối cột điểm chỉ rõ tổng điểm của cả chuyền. Cột tổng điểm tương ứng với tổng điểm của cột điểm ở trên. Cột sản phẩm chủ nhật chỉ rõ tổng lương sản phẩm chủ nhật. Cột giá trị điểm bằng tổng lương sản phẩm chủ nhật chia cho tổng điểm. Phần lương chủ nhật bằng giá trị điểm nhân với hệ số bậc nhân với ngày công chủ nhật. Phân cuối của cột lương chủ nhật ghi rõ tổng số lương chủ nhật, phần tổng lương chủ nhật phải bằng tổng lương sản phẩm chủ nhật. Lương lễ: Lương lễ được tính theo lương hợp đồng lao động, và có cập nhật quy định mới nhất của luật lao động. Những ngày lễ được hưởng lương theo quy định của thoả ước lao động tập thể và nội quy lao động của Công ty. Lương lễ = số ngày lễ * mức lương tối thiểu do nhà nước quy định * hệ số đối với ngành dệt may. Phòng TCHC có trách nhiệm chuyển danh sách CNV có hệ số kèm theo việc tính toán bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế. Các trường hợp phát sinh phải chuyển qua cho phòng Kế toán chậm nhất ngày 05 của tháng sau so với tháng tính lương. Tiền thưởng phần tiền thưởng được thực hiện theo quy định của Công ty. Phần công ty trợ cấp: Trường hợp các bộ phận gặp khó khăn trong sản xuất thì làm giấy đề nghị chuyển cho Tổng Giám đốc duyệt trước ngày 05 của tháng sau. Tổng Giám đốc sẽ trợ cấp cho các bộ phận dưới dạng ngày công lao động, tương ứng 300 000 đồng/ngày. Phần trợ cấp được chia đều cho công nhân viên dựa theo hệ số bậc và tổng số giờ làm việc (đã quy đổi). Cột tiền khác bao bồm tiền cơm, tiền giao nhận, tiền các bộ phận trả cho công nhân khác làm giúp. Cột tổng lương bằng lương chính + lương tăng ca + lương chủ nhật + lương lễ + trợ cấp + khác. Phần tạm ứng thực hiện theo quy định của Công ty. Phần bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế do Phòng TCHC lập và chuyển cho Phòng kế toán. Các trường hợp phát sinh phải chuyển qua cho phòng Kế toán chậm nhất ngày 05 của tháng sau so với tháng tính lương. Thực nhận: = tổng lương – tạm ứng – BHXH – BHYT. Ghi chú: Các cột của bảng lương được đánh số và công thức để CNV có thể d6ẽ dàng hiểu được bảng lương. Bảng lương thời gian được lập theo biểu mẫu: 0285. Trước ngày 10 hàng tháng, Phòng TCHC có trách nhiệm chuyển danh sách CNV hưởng lương mới tuyển của tháng trước cho Phòng Kế toán. 4.3 Thủ tục trả lương: 4.3.1 Nguyên tắc trả lương: Thời gian trả lương đúng theo Thỏa ước Lao động tập thể, trường hợp lương trả chậm thì Bộ phận tính lương có trách nhiệm thông báo chính xác ngày trả lương cho CBCNV toàn Công ty hoặc vừa thông báo vừa trả trước theo phần trăm; Công ty cam kết thủ tục trả lương cho người lao động thuận tiện, bằng tiền mặt tại nơi làm việc (không trả bằng chi phiếu, hiện vật), người nhận lương ký trực tiếp vào bảng lương sau khi đã nhận đủ lương. Trên bảng lương thêm cộït ghi ngày nhận lương cùng với chữ ký của CBCNV; Việc trả lương cho khối văn phòng, khối gián tiếp sản xuất áp dụng theo lương thời gian hoặc lương khoán, đối với khối trực tiếp sản xuất thì áp dụng lương sản phẩm; Toàn bộ các khoản phúc lợi BHYT, BHXH), lương, thời gian làm việc chính, thời gian tăng ca, các khỏan giảm trừ, lương trong ngay, lương tăng ca, tạm ứng, cơm được thể hiện trong bảng lương, có chỗ cho người nhận lương ký. Công ty cam kết giải thích việc tham gia BHXH cho công nhân được rõ. Toàn bộ chế độ người lao động, về các thủ tục để hưởng các chế độ như: BHXH, trợ cấp thôi việc v.v, chính sách của Công ty được thông báo cho công nhân hiểu rõ. 4.3.2 Thủ tục trả lương: Bộ phận tính lương thông báo chính xác ngày trả lương theo chỉ thị của Ban Tổng Giám Đốc Công ty đến các Bộ phận và toàn thể CBCNV Công ty được rõ; Yêu cầu các Trưởng Bộ phận nhận tổng lương của từng Bộ phận bao gồm lương của các nhân viên trực thuộc, bảng lương của Bộ phận); Trưởng Bộ phận giao lương cho từng nhân viên và yêu cầu nhân viên ký tên vào bảng lương của Bộ phận; CNV phải trực tiếp ký vào bảng lương, Trưởng bộ phận không được phép ký thay. Trưởng Bộ phận có trách nhiệm giao lại bảng lương có đầy đủ chữ ký của nhân viên của Bộ phận mình và giao lại cho Bộ phận tính lương; Mọi khiếu nại liên quan đến lương sau khi trả lương giải quyết theo thủ tục khiếu nại của Công ty. Trừ lương: Công ty đảm bảo không trừ lương người lao động ngoại trừ các trường hợp sau đây: Đóng bảo hiểm xã hội: Công ty đóng 15 %, người lao động đóng 5% theo mức lương tối thiểu theo quy định của nhà nước Đóng bảo biểm y tế: Công ty đóng 2 %, người lao động đóng 1% theo mức lương tối thiểu theo quy định của nhà nước Các khoản do người lao động ứng trước, Các khoản do người lao động đóng góp ủng hộ như ủng hộ đồng bào lũ lụt, đồng bào gặp thiên tai khác…. Tuy nhiên các khoản đóng góp phải có chữ ký thể hiện sự tự nguyện của người lao động. Bồi thường thiệt hại theo quy định của luật dân sự Việt nam. Bồi thường thiệt hại: Với các trường hợp gây thiệt hại cho Công ty theo qui định của Bộ luật Lao động Công ty có quyền yêu cầu người gây thiệt hại bồi thường thiệt hại bằng cách khấu trừ vào lương của người vi phạm nhưng tối đa không qúa 30 % tổng lương thực nhận đồng thời đảm bảo phần lương còn lại đảm bảo mức sống cho người lao động. Các chế độ cho người lao động: Công ty đảm bảo các chế độ cho người lao động được thực hiện nghiêm túc theo nội qui và thỏa ước lao động tập thể. Tiền nghỉ phép năm sẽ được trả cho người lao động trước khi nghỉ tết âm lịch. Trong trường hợp không giải quyết được thì Công ty sẽ thông báo cho người lao động thời gian nhận khoản tiền này. Lao động nữ có thai được quyền nghỉ 3 lần, mỗi lần 1 ngày để khám thai và được hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động. Những ngày lễ thì người lao động được hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động. 5. Tài liệu tham khảo: Qui chế lương của Công ty 6. Phụ lục: Bảng tính nhu cầu cơ bản mã số: 0034 Thăm dò kế hoạch chi tiêu mã số: 0036 Báo cáo về việc làm thêm giờ mã số: 0035 Giấy đề nghị tăng ca mã số: 0033 Báo cáo sản lượng tháng mã số: Bảng đơn giá sản phẩm tháng mã số: Bảng lương mã số: Phiếu lương mã số: