Quản trị văn phòng - Chương 6: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

112/26/2019112/26/2019SỐ TIẾT GIẢNG: 3TỰ HỌC: 6CHƯƠNG 6THỂ THỨC & KỸ THUẬTTRÌNH BÀY VĂN BẢN212/26/2019212/26/2019SỐ TIẾT GIẢNG: 3TỰ HỌC: 6CHƯƠNG 6THỂ THỨC & KỸ THUẬTTRÌNH BÀY VĂN BẢN312/26/2019◘ Văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh◘ Thể thức văn bản◘ Kỹ thuật trình bày văn bản◘ Thể thức, kỹ thuật trình bày bản sao văn bảnNỘI DUNG BÀI GIẢNG412/26/2019◘ Thông tư liên tịch 55_06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ “Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản” *◘ Thông tư 01_19/01/2011 của Bộ Nội vụ “Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính” (có hiệu lực từ 8/3/2011 thay thế các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính quy định tại TTLT 55) *VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT1. THỂ THỨC VĂN BẢNKháiniệmĐặcđiểmThànhphần512/26/2019612/26/2019◘ Tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, gồm: ● Thành phần chung: Áp dụng đối với tất cả các loại văn bản. ● Thành phần bổ sung: Áp dụng cho một số loại văn bản nhất định.1. THỂ THỨC VĂN BẢN1.1. KHÁI NIỆM THỂ THỨC VĂN BẢN712/26/20191.2. ĐẶC ĐIỂM THỂ THỨC VĂN BẢN◘ Quy định mang tính pháp lý◘ Áp dụng chung cho văn bản của cơ quan, tổ chức Việt Nam, gồm: ● Văn bản quy phạm pháp luật; ● Văn bản hành chính; ● Văn bản tư pháp; ● Bản sao văn bản.812/26/2019(1) Quốc hiệu(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành(3) Số, ký hiệu của văn bản(4) Địa danh & ngày, tháng, năm ban hành(5) Tên loại & trích yếu nội dung(6) Nội dung văn bản(7) Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền(8) Dấu của cơ quan, tổ chức1.3. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VB912/26/2019(9) Nơi nhận(10) Dấu chỉ mức độ khẩn, mật(11) Chỉ dẫn phạm vi lưu hành (12) Chỉ dẫn dự thảo văn bản(13) Ký hiệu người / bộ phận soạn thảo & số lượng bản phát hành (14) Địa chỉ; E-Mail; Website;Số điện thoại, số Fax (Công văn)(15) Biểu tượng (Logo) in chìm* * *1.3. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VBThành phầnbổ sungBổ sung1012/26/2019◘ Là việc xác định khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác.2. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN2.1. KHÁI NIỆM1112/26/2019◘ A4 (210mm x 297mm)◘ Giấy giới thiệu, biên nhận hồ sơ, phiếu chuyển, phiếu gởi có thể dùng khổ giấy A5 (148mm x 210mm)2.2. KHỔ GIẤY1212/26/2019◘ Trình bày theo chiều dài trang giấy.◘ Bảng, biểu có thể trình bày theo chiều rộng trang giấy.2.3. KIỂU TRÌNH BÀY◘ Phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo TCVN 6909:2001.2.4. PHÔNG CHỮ (FONT)1312/26/2019● Lề trên (Top): 20 – 25 mm● Lề dưới (Bottom): 20 – 25 mm● Lề trái (Insize): 30 – 35 mm● Lề phải (Outsize): 15 – 20 mm2.5. ĐỊNH LỀ VĂN BẢN (A4)● Lề trên (Top): 20 – 25 mm● Lề dưới (Bottom): 20 – 25 mm● Lề trái (Insize): 15 – 20 mm● Lề phải (Outsize): 30 – 35 mmTrang mặt trướcTrang mặt sau1412/26/2019◘ Vị trí: Góc phải ở cuối trang giấy (phần footer)◘ Kiểu số: Ả-rập (1,2,3...)◘ Cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất.◘ Số trang phụ lục đánh số riêng theo từng phụ lục.2.6. SỐ TRANG1512/26/2019KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CÁC THÀNH PHẦN THUỘC THỂ THỨC CỦA VĂN BẢN1151612/26/2019CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúcQUỐC HIỆU◘ Dòng trên: Chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, đậm◘ Dòng dưới: Chữ in thường, cỡ chữ từ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm◘ Đường kẻ ngang, nét liền, dài bằng dòng chữ (lệnh Draw, không dùng Underline)11712/26/2019BỘ CÔNG THƯƠNGTRƯỜNG ĐHCN TP.HCMTÊN TỔ CHỨC BAN HÀNHVD◘ Chữ in hoa, cỡ chữ: 13-14, kiểu chữ: đứng, đậm◘ Cấp trên nếu có: Chữ in hoa, cỡ chữ: 13-14, kiểu chữ: đứng.◘ Dưới có đường kẻ ngang, nét liền, dài bằng từ 1/3 - 1/2 dòng chữ.21812/26/2019◘ Số thứ tự/Năm ban haønh/Loại văn bản - cơ quan ban haønh Ví duï: Soá: 55/2005/TTLT-BNV-VPCPSỐ, KÝ HIỆU VĂN BẢN◘ Số thứ tự/Loại văn bản - cơ quan, chöùc danh ban haønh Ví duï: Soá: 10/QĐ-GĐVăn bản QPPL + Tư phápVăn bản Hành chính31912/26/2019◘ Số văn bản: Số thứ tự đăng ký tại văn thư, bắt đầu từ số 01 vào ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.◘ Ký hiệu văn bản: Chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên tổ chức (chức danh) ban hành văn bảnSỐ, KÝ HIỆU VĂN BẢN32012/26/2019◘ Tên đơn vị hành chính (tên tỉnh, thành phố, huyện, xã) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở. ◘ Nếu đơn vị hành chính đặt theo tên người / chữ số / sự kiện lịch sử thì ghi tên gọi đầy đủ◘ Chữ in thường, nghiêng, cỡ chữ 13-14ĐỊA DANH42112/26/2019◘ Tên tỉnh, thành phố nơi đóng trụ sở. Ví dụ: Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dương, Đồng Nai,ĐỊA DANHVĂN BẢN CQ, TC TRUNG ƯƠNG42212/26/2019◘ Tên tỉnh, thành phố thuộc trung ương. Ví dụ: Bình Dương, Thành phố Hồ Chí Minh,VĂN BẢN CQ, TC CẤP TỈNH & DN◘ Tên quận, huyện, thị xã, TP thuộc tỉnh. Ví dụ: Thủ Dầu MộtVĂN BẢN CQ, TC CẤP HUYỆN◘ Tên xã, phường, thị trấn.VĂN BẢN CQ, TC CẤP XÃ2312/26/2019◘ Văn bản QPPL của Quốc hội, UBTVQH, HĐND: Ngày thông qua◘ Văn bản QPPL khác & văn bản hành chính: Ngày ký ban hành.◘ Chữ in thường, nghiêng, cỡ chữ 13-14.◘ Đặt canh giữa dưới Quốc hiệu◘ Số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trướcNGÀY, THÁNG NĂM42412/26/2019◘ Tên cụ thể loại văn bản được ban hành.◘ Tất cả văn bản QPPL & hành chính đều có tên loại, trừ công văn.◘ Chữ in hoa, đậm, cỡ chữ 14-15. Ví dụ:QUYẾT ĐỊNHTÊN LOẠI VĂN BẢN5 a2512/26/2019◘ Câu ngắn / cụm từ khái quát nội dung chủ yếu của văn bản◘ Giúp xác định nhanh nội dung văn bản◘ Tiện theo dõi, tra tìm khi cần thiết.◘ Chữ in thường, cỡ chữ 13-14, đậm◘ Dưới có đường gạch ngang, dài từ 1/3 - 1/2 dòng chữ Ví dụ: Về việc nâng lươngđối với ông Nguyễn Văn A TRÍCH YẾU NỘI DUNG5 a◘ Chữ “V/v” in thường, cỡ chữ 12 - 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt. Ví dụ:Số: 72/CV-GĐV/v kế hoạch kiểm tra công tác6 tháng đầu năm 20122612/26/2019TRÍCH YẾU NỘI DUNGCÔNG VĂN5 b2712/26/2019◘ Phù hợp chính sách, pháp luật◘ Ngôn ngữ viết, dễ hiểu◘ Từ phổ thông, không dùng từ địa phương, tiếng lóng, từ ngữ nước ngoài◘ Không viết tắt cụm từ không thông dụng◘ Thuật ngữ chuyên môn phải được giải thích trong văn bản.◘ Chữ in thường, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 – 14.NỘI DUNG VĂN BẢN6◘ Đầu dòng lùi vào 1 - 1,27cm (1 default tab)◘ Khoảng cách giữa các đoạn văn (Paragraph): Tối thiểu 6pt◘ Khoảng cách giữa các dòng (Line spacing): Cách dòng đơn (single line spacing) / 15pt (exactly line spacing)◘ Khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).2812/26/2019NỘI DUNG VĂN BẢN6Phần; Chương; Mục; Điều; Khoản; Điểm◘ Phần, Chương: Dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự La Mã. Tiêu đề (tên) phần, chương trình bày ngay dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng, đậm. Ví dụ:Phần IIKỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN2912/26/2019◘ Mục: Dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số Ả - rập. Tiêu đề trình bày ngay dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ 12 - 13, kiểu chữ đứng, đậm. Ví dụ:Mục 2KỸ THUẬT SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG3012/26/2019Phần; Chương; Mục; Điều; Khoản; Điểm3112/26/2019◘ Điều + Số thứ tự + tiêu đề: Chữ in thường, cách lề trái 1 default tab, số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm. Ví dụ: Điều 10. Giải quyết tranh chấpPhần; Chương; Mục; Điều; Khoản; Điểm◘ Khoản: Số Ả-rập, sau số có dấu chấm, cỡ chữ số 13-14, kiểu chữ đứng.◘ Điểm: Chữ cái tiếng Việt abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng. Ví dụ: Điều 10. Giải quyết tranh chấp 1. .. a) ..3212/26/2019Phần; Chương; Mục; Điều; Khoản; Điểm3312/26/2019◘ Người ký văn bản chịu trách nhiệm về văn bản mình đã ký.◘ Chữ in hoa, cỡ chữ 13 - 14, đứng, đậm.◘ Các hình thức ký văn bản:● Ký trực tiếp● Ký thay (KT)● Thay mặt (TM)● Thừa ủy quyền (TUQ)● Thừa lệnh (TL)QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ7a3412/26/2019◘ Người giữ chức vụ có thẩm quyền ký ban hành văn bản.Ví dụ:CHỦ TỊCHGIÁM ĐỐCQ. GIÁM ĐỐCKÝ TRỰC TIẾP3512/26/20193512/26/2019TẢN MẠN VỀ CHỮ KÝ3612/26/2019◘ Ký thay mặt tập thể: Ghi “TM.” trước tên tập thể lãnh đạo / tên tổ chức.Ví dụ:TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊCHỦ TỊCHTM. BAN GIÁM HIỆUHIỆU TRƯỞNGTHAY MẶT (TM.) 3712/26/2019◘ Ký thay người đứng đầu tổ chức: ghi “KT.” vào trước chức vụ người đứng đầu.Ví dụ:KT. CHỦ TỊCHPHÓ CHỦ TỊCHKT. GIÁM ĐỐCPHÓ GIÁM ĐỐCKÝ THAY (KT.) 3812/26/20193912/26/2019◘ Ký thừa lệnh: Ghi “TL.” trước chức vụ của người đứng đầu tổ chức.Ví dụ:TL. GIÁM ĐỐCTRƯỞNG PHÒNG KINH DOANHTL. HIỆU TRƯỞNGTRƯỞNG PHÒNG ĐÀO TẠOTHỪA LỆNH (TL.) 4012/26/20194112/26/2019◘ Ký thừa ủy quyền: Ghi “TUQ.” trước chức vụ của người đứng đầu tổ chứcVí dụ:TUQ. GIÁM ĐỐCTRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰTHỪA ỦY QUYỀN (TUQ.) 4212/26/2019◘ Chữ in thường, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.Ví dụ: Nguyễn Văn An◘ Chỉ văn bản của tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học / lực lượng vũ trang được ghi học hàm, học vị, quân hàm.Ví dụ: GS.TS. Nguyễn Văn An Đại tá Nguyễn Văn An4312/26/2019HỌ & TÊN NGƯỜI KÝ7 b4412/26/2019◘ Tổ chức, cá nhân nhận văn bản để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để biết và để lưu.◘ Sát lề trái (ngang 7a), chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậmVí dụ: Kính gởi: Công ty XNơi nhận: Hội đồng quản trị (để b/c); Lưu: VT, PHC, 3. NƠI NHẬN9Văn bảnkhácCông vănTờ trìnhBáo cáo◘ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 quy định 3 mức độ mật:4512/26/2019DẤU CHỈ MỨC ĐỘ MẬT10aMẬTTỐI MẬTTUYỆT MẬT◘ Chiến lược an ninh quốc gia; kế hoạch phòng thủ đất nước◘ Tổ chức và hoạt động tình báo, phản gián◘ Số lượng tiền in, phát hành; tiền dự trữ◘ Nơi lưu giữ và số lượng kim loại quý hiếm, đá quý, ngoại hối◘ Bộ ngành quy định◘ Người ký văn bản quyết định◘ Có 4 mức khẩn:● Khẩn● Thượng khẩn● Hỏa tốc● Hỏa tốc hẹn giờ4612/26/2019DẤU CHỈ MỨC ĐỘ KHẨN10bKHẨNTHƯỢNG KHẨNHỎA TỐCHỎA TỐCHẸN GIỜ4712/26/2019◘ Văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.4812/26/2019DẤU CHỈ PHẠM VI LƯU HÀNH11TRẢ LẠISAU KHI HỌPXEM XONGTRẢ LẠILƯU HÀNHNỘI BỘ4912/26/2019◘ Văn bản dự thảo chưa được thông qua.DẤU CHỈ DẪN DỰ THẢO12DỰ THẢODỰ THẢOLẦN 2DỰ THẢOLẦN 35012/26/2019Sao y bản chính: Bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản chính.3. BẢN SAO VĂN BẢN3.1. CÁC LOẠI BẢN SAOTrích sao: Bản sao một phần nội dung của bản chính.Sao lục: Bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản từ bản sao y bản chính.SAO Y BẢN CHÍNHSAO LỤCTRÍCH SAO5112/26/20193.2. TRÌNH BÀY BẢN SAOTÊN CQ, TCSố: /SYSAO Y BẢN CHÍNHĐịa danh, ngày tháng nămNơi nhận:;;Lưu VT.CHỨC VỤ NGƯỜI KÝChữ ký, con dấuHọ và tên5212/26/2019Hướng dẫn cụ thể tạiPhụ lục VIVIẾT HOA TRONG VĂN BẢNHÀNH CHÍNH (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ) VIẾT HOATRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH5312/26/20191) Nêu tên các loại văn bản quy phạm pháp luật? Thẩm quyền ban hành?2) Nêu thể thức văn bản hành chính?3) Nêu kỹ thuật trình bày văn bản hành chính?CÂU HỎI ÔN TẬP