Quản trị văn phòng - Chapter 4: Meeting management

112/26/2019PERIODS FOR LECTURE: 3HOME STUDY: 6MEETING MANAGEMENTCHAPTER 4212/26/2019SỐ TIẾT GIẢNG: 3TỰ HỌC: 6QUẢN TRỊ HỘI HỌPCHƯƠNG 4312/26/2019■ Organizing meetings■ Classification of meeting■ Conference preparation■ Control conference■ Up the program, planningCONTENT OF THE LECTURE412/26/2019■ Tổ chức các cuộc hội họp■ Phân loại hội họp■ Chuẩn bị hội nghị■ Điều khiển hội nghị■ Lập chương trình, kế hoạchNỘI DUNG BÀI GIẢNG512/26/2019■ Meeting is a collection of many of a period of time under the control of a person (Chaired or Presidency), aims to:● Discuss one / problems● Find the best solution to solve these problems.1. ORGANIZE OF MEETINGS1.1. CONCEPT OF MEETING612/26/20191. TỔ CHỨC HỘI HỌP1.1. KHÁI NIỆM HỘI HỌP■ Hội họp là sự tập hợp nhiều người trong một thời gian nhất định đặt dưới sự điều khiển của một người (chủ trì, chủ tịch đoàn), nhằm mục đích: ● Bàn luận về một / nhiều vấn đề ● Tìm giải pháp tối ưu để giải quyết những vấn đề đó.712/26/2019■ Create unity of perception, perspective.■ Creating coordination in the work■ Share knowledge and experience■ Stimulate debate in order to find the optimal solution■ Popular policy, planning, work■ Remove difficulties■ Fix errors in the implementation process.1.2. MEANING OF MEETING812/26/2019■ Tạo sự thống nhất về nhận thức, quan điểm.■ Tạo sự phối hợp trong công việc■ Chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm■ Kích thích tranh luận để tìm giải pháp tối ưu■ Phổ biến chính sách, kế hoạch, công việc■ Tháo gỡ khó khăn■ Khắc phục sai sót trong quá trình thực hiện-1.2. Ý NGHĨA CỦA HỘI HỌP912/26/2019■ Per day there were 3000 meeting, a budget of 1.5 billion / day.(Source: Report on the situation ofMeeting of the Hanoi People's Committee)■ Only 50% of the current meeting is real quality.(Dr. Thang Van PhucFormer Deputy Minister of the Interior)MEETING SITUATION IN VIETNAMTrung bình VN có 3.000 cuộc họp, ngân sách chi 1,5 tỷ đồng/ngày.1012/26/2019THỰC TRẠNG HỘI HỌP TẠI VN(Nguồn: Báo cáo về tình hìnhhội họp của UBND TP Hà Nội)Chỉ 50% số cuộc họp hiện nay là có chất lượng thực sự.(TS. Thang Văn PhúcNguyên Thứ trưởng Bộ Nội vụ)1112/26/2019Internal Meeting Informal1.3. CLASSIFICATION OF MEETINGFormalConference121212/26/2019Họp nội bộkhông nghi thức1.3. PHÂN LOẠI HỘI HỌPHội nghịtheo nghi thức121312/26/2019■ Meeting to resolve the work of leadership, departmental functions ...■ No opening ceremony, closing ceremony■ Secretary records the minutes of the meeting.1.3.1. INTERNAL MEETINGS INFORMALRegular Irregular1412/26/2019■ Họp giải quyết công việc của ban lãnh đạo, phòng ban chức năng ■ Không nghi thức khai mạc, bế mạc■ Có thư ký ghi biên bản.1.3.1. HỌP NỘI BỘ KHÔNG NGHI THỨCThường xuyeânÑoät xuaát1512/26/2019 Command Conference1.3.2. CONFERENCE Conference Briefings Exploration Conference (Seminar, Workshop) Decision Conference 12341612/26/2019 Hội nghị chỉ huy1.3.2. HOÄI NGHÒ THEO NGHI THÖÙC Hội nghị giao ban Hội nghị thăm dò (Hội thảo) Hội nghị quyết nghị (quyết định)12341712/26/2019■ Purposes: To communicate the decision, the solution adopted, assign tasks to subordinates.COMMAND CONFERENCE1PurposeCharacteristics● Hosted the conference leader● Conference nature monologue, the decision of the meeting have been identified before.● Participants: Heads, deputy heads of departments & units.● Participants do not need to speak.● No need secretary to record the minutes of the conference.1812/26/2019■ Mục đích: ● Truyền đạt quyết định, kế hoạch, giao nhiệm vụ cho cấp dướiHỘP NGHỊ CHỈ HUY1Mục đích■ Đặc điểm:● Chủ trì là lãnh đạo● Hội nghị mang tính độc thoại, quyết định của hội nghị đã được xác định trước.● Tham dự: Trưởng, phó phòng ban, bộ phận, đơn vị trực thuộc.● Người tham dự không cần phát biểu.● Không cần thư ký ghi biên bản.Đặc điểm1912/26/20192012/26/20192112/26/2019 ● To help leaders evaluate the performance of tasks, learn from experience, timely direction to accomplish common goalsCONFERENCE BRIEFINGS2PurposeCharacteristics● A type command conference held monthly, quarterly, 6 months.● Hosted the conference leader● Participants: heads & deputy heads of departments & units.● Participants reporting, performance, constraints & problems.● Secretary record the minutes of the meeting 2212/26/2019■ Mục đích: ● Giúp lãnh đạo đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ, rút kinh nghiệm, chỉ đạo kịp thời nhằm hoàn thành mục tiêu chung.HOÄI NGHÒ GIAO BAN2Mục đích■ Đặc điểm: ● Là loại hội nghị chỉ huy tổ chức định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng.● Chủ trì hội nghị là lãnh đạo● Tham dự: Trưởng, phó phòng ban, đơn vị trực thuộc.● Người tham dự báo cáo tình hình, kết quả thực hiện, khó khăn, vướng mắc.● Có thư ký ghi biên bảnĐặc điểm2312/26/20192412/26/2019■ Purpose: Find information and solutions to help administrators decide certain problem. EXPLORATION CONFERENCE3PurposeCharacteristics● Chaired the organizational leadership is not required● Participation: This includes people outside the organization● The conference participants discussed● Secretary to record the minutes of the conference.2512/26/20192612/26/20192712/26/2019● Tìm kiếm thông tin, giải pháp giúp nhà quản trị quyết định vấn đề nào đó. HỘI NGHỊ THĂM DÒ (HỘI THẢO)3Mục đích● Chủ trì hội nghị không nhất thiết là lãnh đạo tổ chức● Tham dự: Gồm cả người ngoài tổ chức● Người dự hội nghị tham gia thảo luận● Có thư ký ghi biên bản hội nghị.Đặc điểm2812/26/20192912/26/20193012/26/2019● Reviewing the implementation of the plan year● To set the orientation, tasks for next year.DECISION CONFERENCE 4Purpose● Chaired the organization's leadership● Participants: cadres, employees, guests● Participants have the right to express their opinions.● At the end of the conference to make resolutions - making the text of resolutions.● Secretary to record the minutes of the meeting.Characteristics3112/26/2019● Kiểm điểm việc thực hiện kế hoạch năm● Đề ra phương hướng, nhiệm vụ cho năm sauHOÄI NGHÒ QUYEÁT NGHÒ4Mục đích● Chủ trì hội nghị là lãnh đạo tổ chức● Tham dự: Cán bộ, nhân viên, khách mời● Người tham dự có quyền phát biểu ý kiến.● Kết thúc hội nghị phải đưa ra quyết nghị - đưa vào văn bản trở thành nghị quyết.● Có thư ký ghi biên bản hội nghị.Đặc điểm3212/26/20193312/26/20193412/26/2019■ Gathered in one place1.4. THE FORM OF CONFERENCE■ Remote - TV multimedia online: conference focused at the point of the conference was located in certain locations.TRADITIONALMODERN123512/26/2019■ Tập trung tại một địa điểm1.4. HÌNH THỨC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ■ Từ xa - truyền hình trực tuyến đa phương tiện: Người tham dự tập trung tại các điểm cầu Hội nghị được đặt tại các địa điểm nhất định. TRUYỀN THỐNGHIỆN ĐẠI123612/26/20193712/26/20193812/26/2019■ Establishment of the organizing committee■ Identified:● The nature of the conference, organizational forms● Participants (invitation)● The location, time and funding.■ Set up the agenda of the meeting■ Prepare materials for distribution to participants.■ Arrangements for the reception staff, service.■ Prepare facilities for conferences.■ Plans to ensure security.1.5. CONFERENCE PREPARATION3912/26/2019■ Thành lập ban tổ chức hội nghị *■ Xác định:● Tính chất hội nghị, hình thức tổ chức● Thành phần tham dự (phát thư mời)● Địa điểm, thời gian, kinh phí.■ Lập chương trình nghị sự *■ Chuẩn bị tài liệu phát cho người tham dự.■ Sắp xếp nhân sự lễ tân, phục vụ.■ Chuẩn bị cơ sở vật chất cho hội nghị.■ Lập phương án bảo đảm an ninh.1.5. CHUẨN BỊ HOÄI NGHÒ4012/26/2019■ Ưu:● Hội nghị lớn, trang trọng với số lượng người đông.● Phù hợp hội nghị mang tính chất thông tin, thuyết trình.4112/26/2019BỐ TRÍ PHÒNG HỘI NGHỊ (1)Hội trường AuditoriumƯu■ Nhược:● Không tạo sự tương tác giữa những người tham dự.Nhược4212/26/20194312/26/20194412/26/2019 ● Hội nghị quy mô lớn, trang trọng.● Thông tin, thuyết trình.● Thuận tiện cho người tham dự ghi chépBỐ TRÍ PHÒNG HỘI NGHỊ (2)KiểuLớp học ClassroomƯu■ Nhược:● Hạn chế sự tương tác giữa những người tham dự.Nhược4512/26/2019Ưu: ● Hội nghị ≤ 40 người● Tạo không khí hội họp, không gian chuyên nghiệp. ● Thuận tiện cho người tham dự ghi chép & tương tác.● Tạo vị trí trang trọng cho chủ tọa4612/26/2019BỐ TRÍ PHÒNG HỘI NGHỊ (3)Ưu Khuyết: ● Không phù hợp hội nghị lớn.● Tạo khoảng cách giữa người dựKhuyếtRỗng vuôngPhòng họp4712/26/20194812/26/2019Chữ UU-Shape4912/26/2019BỐ TRÍ PHÒNG HỘI NGHỊ (4)Ưu: ● Phù hợp hội nghị có thuyết trình, thảo luận● Tạo sự thân mật giữa người tham dự.● Dung hòa giữa truyền tải thông tin & tương tác với người tham dự.Ưu Khuyết: ● Không phù hợp hội nghị lớn, nhiều người tham dự.Khuyết5012/26/20195112/26/2019Cộng đồng (Round set up with no table) ● Hội nghị quốc tế● Đề cao vai trò người tham dự, cần nhiều không gian hoạt động.● Tạo tâm lý bình đẳng cho người dự & nhấn mạnh vai trò cá nhân.● Thuận lợi trong bố trí thảo luận nhóm nhỏ/ lớn.5212/26/2019BỐ TRÍ PHÒNG HỘI NGHỊ (5)Nhược:● Không tạo vị trí trang trọng cho người chủ trì.ƯuNhược5312/26/20195412/26/2019KiểuBàn tiệcBanquetƯu: ● Phù hợp các mô hình họp sáng tạo, nhấn mạnh vai trò của người dự● Các nhóm từ 5 – 10 người.● Người tham dự dễ tương tác, thảo luận.● Chủ tọa dễ tổ chức hoạt động.5512/26/2019BỐ TRÍ PHÒNG HỘI NGHỊ (6)ƯuNhược:● Tốn không gian bố trí.● Khó quản lý số lượng đông.Ưu5612/26/20195712/26/2019■ Check the presence of the delegates & guests (the organizers)■ Document the conference (the organizers)Salute the flag, sing the national anthem (the Master of Ceremonies - MC)■ Read the opening words (the organizers)introduced presidency, chaired the conference (the Master of Ceremonies - MC)■ Introduce delegates, guests, participants (the Master of Ceremonies - MC)■ Presented activity reports (chaired the conference)1.6. CONDUCTING CONFERENCE (1)5812/26/2019■ Kiểm tra sự có mặt của đại biểu, khách mời (Ban tổ chức)■ Phát tài liệu hội nghị (Ban tổ chức)■ Chào cờ, hát quốc ca (MC)■ Đọc lời khai mạc (Ban tổ chức)■ Giới thiệu Chủ tịch đoàn, Chủ trì hội nghị (MC)■ Giới thiệu đại biểu, khách mời, thành phần tham dự (MC)■ Trình bày báo cáo hoạt động (Chủ trì)1.6. TIEÁN HAØNH HOÄI NGHÒ (1)5912/26/2019■ Conference discussion, said comments, vote through the report■ Read the directions and tasks (chaired the conference)■ Conference discussion, feedback, voting through orientation & task■ Announced the decision to reward (the organizers)■ Addressing the review (chaired the conference)■ Read the closing (the organizers)1.6. CONDUCTING CONFERENCE (2)6012/26/2019■ Hội nghị thảo luận, phát biểu ý kiến đóng góp, biểu quyết thông qua báo cáo■ Đọc phương hướng, nhiệm vụ (Chủ trì)■ Hội nghị thảo luận, đóng góp ý kiến, biểu quyết thông qua phương hướng, nhiệm vụ■ Công bố các quyết định khen thưởng (Ban tổ chức)■ Phát biểu ý kiến tổng kết (Chủ trì)■ Đọc lời bế mạc (Ban tổ chức)1.6. TIEÁN HAØNH HOÄI NGHÒ (2)6112/26/2019■ Neutrality, objectivity, trust for the participants.■ Not tilt their opinions about a party when there are many opposing opinions.■ Not argue with the speaker, the bias in the appointment of speech.■ Not impose the will of myself to others.1.7. DRIVEN CONFERENCE (1)6212/26/20191.7. ĐIỀU KHIỂN HỘI NGHỊ (1)■ Trung lập, khách quan, tạo niềm tin cho người tham dự.■ Không nghiêng ý kiến của mình về một bên nào khi có nhiều ý kiến đối lập.■ Không tranh luận tay đôi, thiên vị trong chỉ định người phát biểu.■ Không áp đặt ý chí cá nhân.6312/26/20191.7. DRIVEN CONFERENCE (2)■ No critical comments of those person attended the conference.■ Guide people to focus on the conference theme.■ Prevent offensive comments, avoid personal criticism cause disunity in & after the conference.■ Summary of opinions, summed up the conference.6412/26/2019■ Không phê phán ý kiến của người tham dự hội nghị.■ Hướng dẫn mọi người tập trung phát biểu vào chủ đề hội nghị.■ Ngăn chặn những ý kiến công kích, phê phán cá nhân tránh gây mất đoàn kết trong & sau hội nghị.■ Tóm tắt ý kiến phát biểu, tổng kết hội nghị.1.7. ÑIEÀU KHIEÅN HOÄI NGHÒ (2)6512/26/2019■ Record the minutes of the meeting (process, the evolution of the conference).■ Record honest, accurate opinions■ Do not record comment, comment the subjective opinion of myself■ End records: Secretary & Chairman signed the minutes.◘ The role of the record:● Evidence of legal conference● Based on the issued resolutions, decisions● Person expressed an opinion said caution.SECRETARY OF THE CONFERENCE6612/26/2019■ Ghi biên bản hội nghị (tiến trình, diễn biến)■ Ghi trung thực, chính xác ý kiến phát biểu■ Không được ghi nhận xét, bình luận theo quan điểm chủ quan của mình■ Kết thúc biên bản: Thư ký & Chủ tọa cùng ký vào biên bản.◘ Vai trò của biên bản:● Chứng cứ pháp lý về hội nghị● Căn cứ ban hành nghị quyết, quyết định.● Người phát biểu thận trọng khi nói.THƯ KÝ HỘI NGHỊ6712/26/2019■ Meeting: keeping minutes of meetings■ Conference: Making records● Invitation to the conference● List of conference delegates● List of conference participants● Word of opening, closing● reports, presentations, speeches● Resolution, Minutes of the meeting.1.8. WORK TO DO AFTER THE MEETING6812/26/2019■ Họp: Lưu giữ biên bản cuộc họp■ Hội nghị: Lập hồ sơ lưu trữ● Giấy mời dự hội nghị● Danh sách đại biểu● Danh sách người tham dự hội nghị● Lời khai mạc, Lời bế mạc● Các báo cáo, tham luận, bài phát biểu● Nghị quyết, Biên bản hội nghị.1.8. CÔNG VIỆC SAU HỘI HỌP6912/26/2019TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA – HÀ NỘI57 Phạm Hùng – Hà Nội Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam National Convention Center■ Kiến trúc "Lượn sóng biển Đông" do chuyên gia Đức thiết kế theo ý tưởng cảnh quan di sản thế giới Vịnh Hạ Long.■ Vốn đầu tư 4.300 tỷ.■ Phòng họp chính 4.256 m² - 3.800 chỗ■ 2 phòng họp nguyên thủ trang bị hệ thống micro, tai nghe nhiều thứ tiếng.■ 24 phòng họp nhỏ có thể chia thành 72 phòng họp nhỏ hơn.7012/26/2019■ Phòng khánh tiết 2.100 m² có hai bức tranh sơn mài Hạ Long đỏ & Hạ Long vàng lớn nhất thế giới 4,2m x 33m■ 3 bãi đỗ xe nổi & hệ thống ga-ra ngầm sức chứa 1.100 ôtô.■ Sân đỗ trực thăng■ Quảng trường rộng 10.000 m² trưng bày 30 bức tượng đá của nhà điêu khắc Nguyễn Long Bửu.7112/26/2019Trung tâm Hội nghị Quốc gia Việt Nam National Convention Center7212/26/20192. FORMULATING PROGRAMS& PLANNING2.1. CONCEPT OF PROGRAM■ The document set out the objectives & direction of the organization for a long time, many years.2.1. CONCEPT OF PLAN■ The document set out the organization's work in a certain period of time to achieve the objectives of the program..7312/26/2019■ Tài liệu đề ra mục tiêu, định hướng của tổ chức trong một khoảng thời gian dài, nhiều năm.7412/26/20192. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH,KẾ HOẠCH2.1. KHÁI NIỆM CHƯƠNG TRÌNH2.2. KHÁI NIỆM KẾ HOẠCH■ Tài liệu đề ra những công việc của tổ chức trong khoảng thời gian nhất định nhằm đạt mục tiêu của chương trình.7512/26/2019■ Is determined based objectives, targets and tasks of an organization, the development of a process & the basic facilities to carry out the objectives, targets and tasks.2.3. CONCEPT BUILDINGPROGRAM & PLANS■ Là sự xác định có căn cứ mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ của một tổ chức, sự phát triển một quá trình & định ra những phương tiện cơ bản để thực hiện những mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ đó.7612/26/20192.3. KHÁI NIỆM XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH7712/26/20197812/26/2019QUY TRÌNH LẬP & THỰC HIỆN KẾ HOẠCHCÔNG TÁC - SỞ TN&MT QUẢNG TRỊ (ISO 9000:2007)7912/26/2019■ Organization with clear objectives■ Active in management■ Expected management situations■ The operating unity, focus■ Managers understand the progress of work■ Effective coordination of resources■ Timely respond to changes in the external environment.2.2. MEANING OF PROGRAMS AND PLANS8012/26/2019■ Tổ chức có mục tiêu rõ ràng■ Chủ động trong quản lý■ Dự kiến các tình huống quản lý■ Việc điều hành thống nhất, tập trung■ Nhà quản lý nắm được tiến độ công việc■ Phối hợp các nguồn lực hiệu quả■ Ứng phó kịp thời trước thay đổi của môi trường bên ngoài.2.2. Ý NGHĨA CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH8112/26/2019■ Base building program and plans■ Guidelines, policies and laws■ Socio-economic situation of the country■ Functions and specific tasks of the organization■ Operating results of the previous year■ The existing resources of the organization.■ The scientific and technical progress.2.3. CƠ SỞ XÂY DỰNG CT & KH8212/26/2019■ Chủ trương, chính sách, pháp luật■ Tình hình kinh tế, xã hội của đất nước■ Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của tổ chức■ Kết quả hoạt động các năm trước đó■ Các nguồn lực hiện có của tổ chức.■ Các tiến bộ khoa học kỹ thuật2.3. CƠ SỞ XÂY DỰNG CT & KH8312/26/2019■ Appropriate guidelines, policies and laws■ Ensure the feasibility■ Objectives consistent with the ability■ Systematic planning, in order of priority, plan & implementation measures.2.4. REQUIREMENTS OF THE BUILDING PROGRAM AND PLANS8412/26/2019■ Phù hợp chủ trương, chính sách, pháp luật■ Bảo đảm tính khả thi■ Mục tiêu phù hợp với khả năng■ Công việc hoạch định có hệ thống, theo thứ tự ưu tiên, có phương án & biện pháp thực hiện.2.4. YÊU CẦU XÂY DỰNG CT & KH8512/26/2019■ Define objectives, significance and impact on the organization.■ Determine job content (size, weight, quantity, quality, technical, location, time, time for completion)■ Determine how to implement■ Regulations on methods of inspection & monitoring (process, competence, time, sanctions, remedies, etc.)■ Distribution of resources to ensure the implementation of the (human, financial, material, machinery, equipment, etc.). /.2.5. METHOD OF FORMULATING PROGRAMS, PLANNING8612/26/2019■ Xác định mục tiêu, ý nghĩa và ảnh hưởng đối với tổ chức.■ Xác định nội dung công việc (quy mô, khối lượng, số lượng, chất lượng, kỹ thuật, địa điểm, thời gian, thời hạn hoàn thành)■ Xác định cách thức thực hiện■ Quy định phương pháp kiểm tra, giám sát (quy trình, thẩm quyền, thời gian, chế tài, biện pháp khắc phục)■ Phân phối các nguồn lực để bảo đảm thực hiện công việc (con người, tài chính, nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị)./.2.5. PHÖÔNG PHAÙP XAÂY DÖÏNG CT & KH8712/26/20191. Meaning of opportunity meeting For office administration activities?2. Classification conference?3. Distinguish the program plan?4. Analysis of facilities construction programs and plans?REVIEW QUESTIONS8812/26/20191. Neâu yù nghóa cuûa hoäi hoïp ñoái vôùi hoaït ñoäng quaûn trò vaên phoøng?2. Phaân loaïi hoäi nghò?3. Phaân bieät chöông trình vôùi keá hoaïch coâng taùc?4. Phaân tích caùc cô sôû xaây döïng chöông trình vaø keá hoaïch coâng taùc? Caâu hoûi oân taäp