Quản trị nhân sự - Tuyển dụng nhân viên

TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN Xác định đối tượng nhân viên doanh nghiệp cần: Nội dung trình tự của công tác tuyển dụng nhân viên. Chuẩn bị tổ chức tuyển dụng: Thông báo tuyển dụng: Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ: Kiểm tra, sát hạch, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên: Kiểm tra sức khoẻ: Quyết định tuyển dụng: I- Xác định nhu cầu về nhân sự trong doanh nghiệp 1.Xác định đối tượng nhân viên doanh nghiệp cần: Do không có thời gian và kỹ năng để tự làm hết tất cả mọi việc, doanh nghiệp cần phải tuyển thêm nhân viên. Các DN nhỏ nhất thường có khoảng một đến hai nhân viên làm việc nửa ngày. Còn đối với các DN khác thì số lượng nhân viên chính thức sẽ nhiều hơn. Ðể nắm được nhu cầu về nhân viên, doanh nghiệp nên cân nhắc các yếu tố sau: Xác định loại kỹ năng doanh nghiệp sẽ cần. Xác định doanh nghiệp sẽ cần bao nhiêu loại kỹ năng khác nhau. Xác định các cách khác nhau để đáp ứng được các kỹ năng đó. Xác định loại nhiệm vụ cần làm - Ðầu tiên, Doanh nghiệp cần xây dựng Bản mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc của tất cả các vị trí cần làm trong quá trình hoạt động kinh doanh. - Bước tiếp theo là quyết định xem doanh nghiệp sẽ cần hoàn thành bao nhiêu nhiệm vụ. Doanh nghiệp sẽ phải đánh giá khối lượng công việc cần làm trong mỗi lĩnh vực nhiệm vụ. Các thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch cho nhân viên của mình. Doanh nghiệp hãy ghi nhớ rằng các nhiệm vụ khác nhau có thể yêu cầu cùng một loại kỹ năng. Do đó doanh nghiệp phải tính đến điều này khi xác định mình cần bao nhiêu kỹ năng khác nhau. Xác định các cách khác nhau để đáp ứng được những kỹ năng đó. Khi doanh nghiệp phải xác định các nhiệm vụ cần hoàn thành trong DN doanh nghiệp phải nghĩ đến cách thực hiện các nhiệm vụ đó. Sau đây là các cách để có được những kỹ năng doanh nghiệp cần: - Nâng cao kỹ năng của mình bằng cách tự học hỏi hay đúc rút thêm kinh nghiệm. - Liên kết với các DN khác để họ đảm nhiệm một phần công việc cho doanh nghiệp (ví dụ như dịch vụ đưa hàng, bán hàng hoá của doanh nghiệp). - Thuê nhân công có các kỹ năng cần thiết. Làm thế nào để xác định được yêu cầu về nhân viên trong doanh nghiệp? Doanh nghiệp hãy xem lại danh mục các công việc ở phần trên. Ðó chính là những nhiệm vụ thông thường cần có trong một DN. Doanh nghiệp hãy điền thêm vào danh mục đó những nhiệm vụ cần có để DN của doanh nghiệp sản xuất hay cung cấp dịch vụ. Trong các công việc trên, hãy xác định liệu đội ngũ nhân viên hiện tại của doanh nghiệp có đủ thời gian và kinh nghiệm cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ đó hay không? Nếu doanh nghiệp không có đủ thời gian hay kỹ năng, doanh nghiệp nên thuê ai lo giúp doanh nghiệp làm các công việc này. 2. Nội dung trình tự của công tác tuyển dụng nhân viên. Các công tác tuyển dụng thường trải qua 6 bước: 2.1. Chuẩn bị tổ chức tuyển dụng: Bước chuẩn bị tổ chức tuyển dụng cần xác định được: - Các loại văn bản, qui định về tuyển dụng cần tuân theo. - Số lượng nhân viên cần tuyển. - Tiêu chuẩn nhân viên cần tuyển. - Số lượng, thành phần hội đồng tuyển dụng. - Quyền hạn, trách nhiệm của hội đồng tuyển dụng. 2.2. Thông báo tuyển dụng: Có thể áp dụng các hình thức thông báo tuyển dụng sau đây: - Thông qua văn phòng dịch vụ lao động - Quảng cáo trên báo chí, đài phát thanh, vô tuyến truyền hình. - Niêm yết trước cổng doanh nghiệp. Yêu cầu thông báo nên ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản cho các ứng viên về tuổi tác, sức khoẻ, trình độ. Càng có nhiều ứng viên cho một chỗ làm việc càng có điều kiện để tuyển chọn nhân viên phù hợp. 2.3. Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ: a. Thu nhận hồ sơ: Tất cả mọi hồ sơ xin việc đều phải ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết cho tiện sử dụng sau này. Nên lập hồ sơ cho từng ứng viên. Mỗi hồ sơ gồm có: - Đơn xin việc: (Theo mẫu của doanh nghiệp - xem phần phụ lục) ứng viên tự điền vào. Đơn xin việc là bước đầu tiên trong quá trình đánh giá các ứng viên. Biểu mẫu xin việc làm cung cấp các thông tin về trình độ học vấn, các thành tích đã đạt được trước đây, những điểm mạnh và những điểm yếu của từng ứng viên. Trong thực tế các công ty thường sử dụng nhiều biểu mẫu xin việc làm khác nhau đối với từng đối tượng như: các chức vụ quản trị, chuyên gia kỹ thuật, lao động chuyên môn... Đối với các biểu mẫu xin việc làm, yêu cầu trả lời các câu hỏi chi tiết về trình độ học vấn, giáo dục... Đối với các công nhân làm việc theo giờ, biểu mẫu xin việc làm lại tập trung vào các vấn đề: trang bị dụng cụ mà ứng viên có thể sử dụng, và mức độ thành thạo, kinh nghiệm làm việc thực tế. Tham khảo biểu mẫu xin việc làm đối với các ứng viên vào các chức vụ quản trị, cán bộ kỹ thuật, chuyên môn. - Các văn bằng chứng chỉ tốt nghiệp. - Sơ yếu lý lịch cá nhân: Tóm tắt lý lịch, hoàn cảnh cá nhân và gia đình. Ngoài ra sau khi kiểm tra phỏng vấn và khám bệnh sẽ bổ sung thêm vào hồ sơ bảng kết quả phỏng vấn, tìm hiểu về tính tình, sở thích, năng khiếu, tri thức.... và kết quả khám bệnh của ứng viên. b- Nghiên cứu hồ sơ: Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu về ứng viên bao gồm: - Học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác. - Khả năng tri thức, mức độ tinh thần. - Sức khoẻ. - Trình độ tay nghề. - Tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vọng. Trong giai đoạn này có thể loại bớt một số ứng viên không thích hợp với công việc, không cần phải làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng. 2.4. Kiểm tra, sát hạch, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên: Đây là bước khó khăn nhất đối với ứng viên nhằm chọn ra các ứng viên phù hợp nhất. Áp dụng hình thức kiểm tra, sát hạch để đánh giá ứng viên về các kiến thức cơ bản, khả năng thực hành hay trình độ lành nghề... dưới dạng bài thi, bài tập thực hành, làm thử một mẫu công việc như đánh máy, sử dụng máy vi tính, thư ký... Áp dụng hình thức trắc nghiệm để đánh giá ứng viên về một số khả năng đặc biệt như: trí nhớ, mức độ khéo léo của bàn tay. Phỏng vấn để đánh giá ứng viên về phương diện cá nhân như các đặc điểm về tính cách, khí chất, diện mạo. Trong cuộc phỏng vấn cần: - Khẳng định và xác định các thông tin mà họ đưa ra về trình độ, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm; - Cung cấp thêm thông tin cho các ứng cử viên về công việc cần làm và tiêu chuẩn yêu cầu khi thực hiện công việc; - Khám phá những khả năng khác có ở ứng cử viên mà doanh nghiệp có thể sử dụng; - Đưa ra mức lương và điều kiện làm việc để xác minh xem đối tượng phỏng vấn có chấp nhận việc hay không. - Doanh nghiệp nên kiểm tra lại các bản nhận xét về quá trình làm việc trước đây của các ứng cử viên. 2.5. Kiểm tra sức khoẻ: Sức khỏe là yếu tố rất quan trọng đối với tất cả các loại lao động, cho nên trước khi tuyển dụng cần thiết phải kiểm tra sức khoẻ. Kiểm tra sức khoẻ là nhằm xác định được sức khoẻ của người dự tuyển, mà còn có thể phát hiện ra bệnh tật bẩm sinh của họ làm tiền đề việc quyết định tuyển dụng. 2.6. Quyết định tuyển dụng: - Doanh nghiệp nên tránh để bị rơi vào các tình huống chủ quan trong việc chọn lựa nhân viên theo ý thích mà không liên quan đến nhu cầu công việc. Ở Việt Nam, người ta thường cho rằng người nhà và họ hàng có thể làm việc tốt hơn, nhưng đôi khi những người này lại gây ra những rắc rối khác. - Thông thường Trưởng phòng nhân sự đề nghị, giám đốc ra quyết định tuyển dụng hoặc ký hợp đồng lao động . Trong quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng lao động cần ghi rõ về chức vụ, lương bổng, thời gian thử việc, khế ước. - Các nhân viên mới được doanh nghiệp phổ biến về lịch sử hình thành và phát triển, các cơ sở hoạt động, các chính sách và nội qui chung, các yếu tố về điều kiện làm việc, thời gian làm việc, ngày nghỉ, các chế độ khen thưởng, kỷ luật, an toàn lao động. Nhân viên mới được giới thiệu với người phụ trách, ban lãnh đạo cơ sở và những người có quan hệ công tác sau này. - Bước đầu của một nhân viên mới nhận việc thường có cảm giác lo lắng, hồi hộp, ngại ngần không muốn tham gia thảo luận các vấn đề với viên giám thị và các đồng nghiệp là do: 1. Công việc mới kéo theo sự thay đổi quan hệ con người, máy móc, thiết bị, giờ gấc, thói quen sinh hoạt. Càng nhiều sự thay đổi thì nhân viên càng khó quen với công việc mới. 2. Một số nhân viên mới thường có những mong muốn không thực tế, mong muốn của họ thường cao hơn so với những điểm thuận lợi của công việc mới, dẫn đến có khoảng cách giữa những vấn đề lý thuyết và thực tế. 3. Ngạc nhiên thắc mắc gây ra những lo lắng, hồi hộp. Sự ngạc nhiên, thắc mắc thường được tích tụ lại khi những mong đợi về một người nào đó, một sự kiện nào đó. Nhằm giảm bớt sự căng thẳng, hồi hộp của nhân viên mới, làm cho họ tin vào hành động, tác phong của mình, điều chỉnh mình phù hợp với các yêu cầu của doanh nghiệp. Làm cho nhân viên mới yên tâm làm việc, doanh nghiệp thường tổ chức "Chương trình định hướng đối với nhân viên mới". Chương trình định hướng là chương trình đặc biệt dành riêng để hướng dẫn nhân viên mới, trong đó tóm tắt các chính sách, điều luật, nội qui và quyền hạn của nhân viên. Doanh nghiệp có thể trao cho nhân viên mới đến cuốn sổ tay "Đón mừng bạn mới đến" và thực hiện các nội dung hướng dẫn trong cuốn sổ tay đó với nhân viên mới. * Chương trình định hướng đối với nhân viên mới có những nội dung sau: Kế hoạch thực hiện công việc Nhân viên mới phải biết được thế nào là đã làm tốt công việc và thế nào là chưa. Giới thiệu công việc Doanh nghiệp nên dành một hai ngày đầu để giới thiệu cho nhân viên đó về các hoạt động chính trong cơ quan. Ðối với mỗi nhân viên, những ngày đầu làm việc đều rất quan trọng vì đây là lúc họ định hướng cho công việc trong tương lai. Phân công công việc Mỗi nhân viên cần có những nhiệm vụ cụ thể rõ ràng để hoàn thành trong ngày. Ví dụ như nhân viên tiếp tân thì cần phải biết là hàng ngày mình sẽ phải nghe và trả lời các cuộc điện thoại, tiếp đón khách đến doanh nghiệp và chỉ dẫn những điều họ muốn hỏi... Nếu đã có sẵn bản mô tả công việc đầy đủ và chi tiết thì việc phân công công việc sẽ dễ dàng hơn và bản thân nhân viên khi bước vào làm cho doanh nghiệp cũng sẽ hiểu rõ hơn về công việc đang chờ đợi họ. Ðào tạo và động viên nhân viên trong công việc Vấn đề thành bại không chỉ phụ thuộc vào ý tưởng kinh doanh tốt hay không mà còn vào việc nhân viên có kỹ năng nghiệp vụ, tay nghề và động cơ làm việc tốt hay không. Do vậy điều quan trọng trước tiên là cần cân nhắc xem nên đào tạo và động viên nhân viên như thế nào. Ðể có thể động viên các nhân viên làm việc tốt, cần hiểu điều gì sẽ làm cho họ hài lòng. Mỗi nhân viên đều muốn cảm thấy thoải mái trong công việc. Hai vấn đề quan trọng ảnh hưởng lớn tới các nhu cầu này là mức lương và điều kiện làm việc. Ðánh giá kết quả công việc Mục đích của việc đánh giá kết quả công việc là để cải thiện hiệu suất làm việc. Nếu nhân viên hoàn thành xuất sắc một công việc nào đó nhà doanh nghiệp phải thông báo cho họ biết càng sớm càng tốt bằng cách thể hiện sự đánh giá cao kết quả làm việc của họ. Nếu họ làm một việc nào đó chưa tốt, bạn cũng phải giải thích rõ vấn đề cho họ để họ có cơ hội sửa sai. Kinh nghiệm cho thấy, nếu tuyển dụng được những người đã bỏ thời gian tìm hiểu ngành nghề và sự cạnh tranh của công ty thì khả năng họ sẽ ở lại công ty lâu hơn. Để tuyển dụng được nhân viên gắn bó với công ty, tránh việc tuyển dụng không đúng người, các doanh nghiệp cần lưu ý một số điềm sau: - Xác định xem ai sẽ cam kết làm việc với công ty trong mọi hoàn cảnh. Nhiều doanh nghiệp rất ngại tuyển dụng những ứng viên muốn thay đổi chỗ làm. Mặc dù có thể có nhiều lý do chính đáng cho việc thay đổi công việc, song điều này vẫn chứng tỏ rằng bản thân họ gặp khó khăn khi tự ràng buộc mình với với công ty. - Tìm hiểu mục tiêu lâu dài của ứng viên. Có thể bắt đầu với câu hỏi tại sao họ muốn thay đổi công ty. Khi nghe những câu trả lời như “tìm kiếm một công việc mang tính thách thức cao hơn” hay “có cơ hội làm việc ở một công ty mà sự sáng tạo và đóng góp của mình được công nhận", nhà tuyển dụng nên hỏi sâu hơn nữa. Chẳng hạn như có thể hỏi thách thức nào mà họ thực sự đang tìm kiếm? Hay động cơ nào thúc đẩy họ tới làm việc ở công ty bạn? Ngoài ra, phải cố gắng xác định xem các ứng viên có thể hòa nhập với công ty hay không. Nếu công ty muốn thu hút những nhân viên có ý nghĩ độc lập, có đề xuất và chấp nhận rủi ro trong hoạt động kinh doanh, thì những người tự tin và có óc sáng tạo sẽ là những người thích hợp nhất với công ty. - Trong quá trình tuyển chọn, doanh nghiệp có thể mời ứng viên dành một ngày để gặp gỡ nhân viên và quan sát các hoạt động của công ty, thậm chí có thể yêu cầu ứng viên thực hiện vài công việc. Điều này không chỉ giúp bạn và ứng viên có thêm yếu tố xác định "người phù hợp nhất", mà còn giúp ứng viên có cái nhìn thực tế về khả năng ứng phó với điều kiện làm việc trong thời gian lâu dài. Nên tạo điều kiện cho ứng cử viên quan sát tính cách của các nhà quản trị cao nhất trong công ty. Trong một môi trường mà quan hệ giữa các nhân viên là những mối quan hệ đối đầu thì chỉ những ứng viên có kinh nghiệm làm việc lâu năm mới có thể "lưu chân" tại công ty. Nhân viên được tuyển chọn kỹ càng, phù hợp với hoạt động của công ty là "sản phẩm" của một quá trình, từ việc đánh giá toàn diện nhu cầu của công ty đề ra tiêu chuẩn cho các ứng viên thích hợp... đến sự kết hợp trình độ và năng lực của ứng viên với những tiêu chuẩn này. - Khi cần tuyển chọn nhân viên đã được đào tạo, điều này có thể xác định được thông qua việc nghiên cứu hồ sơ nhân viên, các cuộc điều tra, trắc nghiệm và phỏng vấn. Tuy nhiên vấn đề sẽ trở nên phức tạp hơn khi cần tuyển chọn nhân viên để đào tạo họ trước khi họ chính thức được giao thực hiện công việc. Tuyển chọn nhân viên để đào tạo căn cứ vào: Thực hiện phân tích công việc và xác định nên đánh giá thực hiện công việc như thế nào? (Tiêu chuẩn mẫu để đánh giá) Xác định những yêu cầu, đặc điểm chính xác của cá nhân mà ta dự đoán sẽ làm công việc được thực hiện tốt nhất như: bàn tay khéo léo, trí thông minh, mức độ nhạy cảm của tâm lý... Chọn lựa các ứng viên theo yêu cầu của doanh nghiệp. Yêu cầu ứng viên làm việc và đánh giá việc thực hiện công việc của ứng viên. Phân tích mối quan hệ giữa những nét yêu cầu ở mục 2 và việc thực hiện công việc của từng ứng viên. Từ đó rút ra kết luận cần thiết về yêu cầu đối với ứng viên.