Quản trị mạng Microsoft Windows - Sử dụng Outlook Express.

Tài liệu hướng dẫn giảng dạy Học phần 3 - Quản trị mạng Microsoft Windows Trang 123/555 Hình 7.46 – Giao diện sau khi đăng nhập vào Mail Yahoo. Muốn thay đổi các thông tin cá nhân hoặc thay đổi password bạn click vào Mail Option, sau đó bạn thay đổi những thông tin cần thiết. Hình 7.47 – Giao diện sau khi chọn lựa Mail Option. Bạn muốn gởi mail thì click vào Compose, màn hình soạn thảo mail xuất hiện. Trong mục To bạn nhập địa chỉ mail mà bạn cần gởi đến. Mục Cc và Bcc bạn nhập vào địa chỉ mail của những người cùng nhận mail này. Mục Subject bạn nhập chủ đề của mail, Attachments cho phép bạn gởi mail có file đính kèm. Các nút khác trên thanh công cụ giúp bạn soạn thảo mail, các tính năng này giống như các tính năng của các nút trên thanh công cụ của Word. Sau khi soạn thảo xong bạn click vào Send để gởi mail đi. Tài liệu hướng dẫn giảng dạy Học phần 3 - Quản trị mạng Microsoft Windows Trang 124/555 Hình 7.48 – Giao diện sau khi chọn lựa Compose (để tạo một mail mới). VII.4. Sử dụng Outlook Express. Giới thiệu: Với một kết nối Internet và chương trình Outlook Express, bạn có thể trao đổi thư điện tử (E-mail) với tất cả mọi người trên Internet và gia nhập vào bất kỳ một nhóm tin (newsgroup) nào. Chương trình Internet Connection Wizard giúp bạn kết nối với một hoặc nhiều Mail hoặc News Server. Khi bạn cấu hình thì bạn cần những thông tin từ nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) hoặc người quản trị mạng nội bộ (LAN administrator) như: - Cấu hình tài khoản mail, bạn cần tên tài khoản của bạn (account name) và mật khẩu (password). Đồng thời bạn phải có tên (mail.hcm.vnn.vn) hoặc địa chỉ (203.168.10.200) của Incoming và Outcoming Mail Server. - Đọc tin, bạn cần tên của News Server mà bạn muốn kết nối. Nếu có yêu cầu bạn phải có tên tài khoản và mật khẩu. Một chương trình Mail Client cơ bản thông thường có các folder sau: - Inbox: chứa các thư đã nhận - Outbox: chứa các thư chuẩn bị gởi đi - Send Items: chứa các thư đã gởi đi - Deleted Items: chứa các thư đã xóa, giúp ta có thể phục hồi khi xoá nhập một thư nào đó. - Drafts: chứa các mail đang soạn dở dang. Tài liệu hướng dẫn giảng dạy Học phần 3 - Quản trị mạng Microsoft Windows Trang 125/555 Hình 7.49 – Giao diện của Outlook Express. Các cấu hình cơ bản. Thêm tài khoản mail: muốn cấu hình mail bạn phải biết loại Mail Server bạn dùng (POP3, IMAP, HTTP), tài khoản, mật khẩu, tên của incoming mail server loại POP3 và IMAP, tên của outcoming mail server. Sau khi có đủ các thông tin bạn vào menu Tools, click vào Account, hội thoại Internet Account xuất hiện, click vào nút Add, chọn mail. Hình 7.50 – Hộp thoại Internet Accounts. Sau khi hộp thoại Internet Connection Wizard xuất hiện, trong mục Display name bạn nhập tên của bạn vào, chọn Next. Tài liệu hướng dẫn giảng dạy Học phần 3 - Quản trị mạng Microsoft Windows Trang 126/555 Hình 7.51 – Giao diện hộp thoại Internet Connection Wizard. Trong hộp thoại Internet E-Mail Address, trong mục E-mail address bạn nhập vào địa chỉ mail của bạn vào. Hình 7.52 – Hộp thoại Internet Connection Wizard (tt). Trong hộp thoại E-mail Server Name bạn nhập vào tên hoặc địa chỉ của Server Incoming và Outcoming. Đồng thời bạn chú ý là hiện tại mình đang dùng protocol pop3 để tương tác với Server Mail (bạn có thể sử dụng các protocol khác như imap, http nhưng với điều kiện là Server Mail phải hỗ trợ), sau đó chọn Next. Tài liệu hướng dẫn giảng dạy Học phần 3 - Quản trị mạng Microsoft Windows Trang 127/555 Hình 7.53 – Hộp thoại Internet Connection Wizard (tt). Trong hộp thoại Internet Mail Logon, trong mục account name bạn nhập vào tài khoản của bạn, mục password bạn nhập vào mật khẩu của bạn. Nếu bạn đánh dấu vào Remember password thì password sẽ được nhớ, lần sau bạn check mail thì outlook không yêu cầu bạn nhập password nữa. Hình 7.54 – Hộp thoại Internet Connection Wizard (tt). Chọn Finish để hoàn thành. Bạn muốn kiểm tra lại các thông tin mình vừa cấu hình bạn chọn Account trong Tab Mail và click vào nút Properties. Tài liệu hướng dẫn giảng dạy Học phần 3 - Quản trị mạng Microsoft Windows Trang 128/555 Hình 7.55 – Hộp thoại Mail Properties. Nhận và đọc thư: sau khi click vào nút Send/Recv trên thanh công cụ, Outlook sẽ gởi các mail trong Outbox ra ngoài và nhận các mail mới đưa vào Inbox. Muốn đọc nội dung các mail mới này, ta click chuột vào Inbox, lúc đó bên phải sẽ xuất hiện thông tin chi tiết của các mail này và bên dưới là nội dung của mail. Bạn xem hình phía trên. Xem tập tin gởi kèm: trong màn hình Preview, click chuột vào biểu tượng chiếc kẹp giấy, sau đó chọn tập tin gởi kèm rồi chọn Open để mở tập tin hoặc chọn Save to disk để lưu tập tin vào đĩa. Trả lời thư: chọn thư cần trả lời và click vào nút Reply trên thanh công cụ, sau đó nhập nội dung trả lời và click vào Send để gởi đi. Chuyển tiếp thư: đôi lúc ta muốn chuyển toàn bộ nội dung một mail mà ta nhận được đến một người khác thì ta click phải chuột trên mail đó và chọn chức năng Forward, sau đó nhập địa chỉ cần gởi đến. Nếu có nhiều địa chỉ thì các địa chỉ này cách nhau bởi dấu chấm hoặc chấm phẩy. Tổ chức và sắp xếp thư: để tiện lợi cho việc tìm kiếm và xử lý mail ta nên sắp xếp các mail theo một tổ chức thư mục nhất định. Trước tiên ta cần tạo thêm các thư mục mở rộng bằng cách click phải chuột vào Local Folders, chọn New Folders và nhập tên thư mục cần tạo. Trong ví dụ sau ta tạo folder Ban để chứa các mail của bạn bè, folder Congviec để chứa các mail công việc. Sau đó ta vào Inbox chọn mail cần di chuyển rồi click phải chuột trên mail đó, chọn Move to Folder. Tài liệu hướng dẫn giảng dạy Học phần 3 - Quản trị mạng Microsoft Windows Trang 129/555 Hình 7.56 – Mail của “Nguyen Van Hung” đã được gởi vào thư mục “Ban”. Quản lý thư bằng các quy tắc (Rules): khi bạn giao dịch mail với nhiều người mà bạn sắp xếp các mail bằng tay thì mất rất nhiều thời gian. Outlook cung cấp cho ta công cụ Message Rules giúp ta có thể quản lý tự động các mail một cách dễ dàng. Một quy tắc (Rule) gồm hai phần: phần điều kiện (Conditions) chứa một hoặc nhiều điều kiện về mail, phần hành động (Actions) chứa một hoặc nhiều hành động ứng với các diều kiện trên. Ví dụ ta muốn khi nhận bất kỳ mail nào của anh Nguyen Van Hung thì tự động chuyển vào Folder Ban. Ta làm các bước như sau: vào menu Tools/Message Rules/Mail… Hộp thoại New Mail Rules xuất hiện, trong mục điều kiện (Select the conditions for your rule) bạn check vào Where the from line contains people thì phía dưới mục Rules Decription chứa hàng chữ màu xanh contains people. Hình 7.57 – Hộp thoại New Mail Rule. Bạn click vào hàng chữ màu xanh contains people, hộp thoại Select People xuất hiện. Bạn nhập vào địa chỉ mai của anh Nguyễn Văn Hùng: nvhung@hcm.vnn.vn, chọn Add, chọn OK. Tài liệu hướng dẫn giảng dạy Học phần 3 - Quản trị mạng Microsoft Windows Trang 130/555 Hình 7.58 - Hộp thoại sau khi chọn Contains people. Bước kế tiếp là bạn chọn hành động cho điều kiện này, trong mục Select the Actions for your rule bạn check vào Move it to the specified folder. Hình 7.59 – Hộp thoại New Mail Rule (tt). Trong mục Rule Description, click vào hàng chữ màu xanh specified để chỉ ra thư mục mail sẽ di chuyển đến. Tài liệu hướng dẫn giảng dạy Học phần 3 - Quản trị mạng Microsoft Windows Trang 131/555 Hình 7.60 – Hộp thoại sau khi chọn Specified Folder. Sau khi hoàn thành bạn sẽ có một quy tắc như sau: Hình 7.61 – Hộp thoại Message Rules. Xác định thời gian check mail tự động: bạn vào menu Tools/Option, hộp thoại Option xuất hiện, trong Tab General, mục Send/Receive Messages bạn check vào Check for new message every XX minute, đồng thời bạn nhập vào thời gian check mail tự động. Tài liệu hướng dẫn giảng dạy Học phần 3 - Quản trị mạng Microsoft Windows Trang 132/555 Hình 7.62 – Hộp thoại Options. Mail có hai định dạng cơ bản là: HTML và Plain Text. Dạng HTML cho phép ta soạn thảo mail như một trang Web có thể chèn hình ảnh, âm thanh vào mail, làm cho mail có thể sống động hơn. Dạng Plain Text chỉ cho phép ta soạn thảo mail như một tài liệu văn bản trong suốt. Muốn chọn định dạng mail bạn vào Tab Send trong hộp thoại Option, mục Mail Sending Format bạn chọn định dạng mà bạn muốn. Hình 7.63 – Hộp thoại Options – Tab Send. Sử dụng Stationary: Stationary là một khuôn mẫu mail được thiết kế sẵn giúp bạn có thể soạn thảo mail nhanh và trình bày đẹp. Bạn vào tab Compose trong hộp thoại Option, mục Stationery, check vào mail và bạn click vào Select để chọn khuôn mẫu vừa ý. Tài liệu hướng dẫn giảng dạy Học phần 3 - Quản trị mạng Microsoft Windows Trang 133/555 Hình 7.64 – Hộp thoại Options – Tab Compose. Chèn đối tượng Signatures: Signature là những thông tin cá nhân được gởi tự động kèm theo thư. Thông thường các thông tin này là tên công ty, số điện thoại, fax… Bạn muốn chèn các thông tin này bạn vào Tab Signatures trong hộp thoại Option. Click và New để tạo Signature mới, trong mục Text nhập vào các thông tin cần thiết. Hình 7.65 – Hộp thoại Options – Tab Signatures.