Quản trị kinh doanh - Hệ thống thông tin quản trị quản lý dự án

9/11/2012 1 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ QUẢN LÝ DỰ ÁN ThS. Nguyễn Huỳnh Anh Vũ Mục tiêu 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT 2 Sau khi học xong chương này, người học có thể: v Trình bày được các thành phần chính của phương pháp quản lý dự án. v Liên hệ khái niệm quản lý dự án với sự hình thành hệ thống thông tin. v Đánh giá tầm quan trọng về các công việc khác nhau của người quản lý dự án. v Giới thiệu sơ lược các kỹ thuật quản lý dự án. Các vấn đề quản lý 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT 3 ¨ Điều kiện thành công của một dự án hệ thống thông tin là gì? ¨ Các kỹ thuật và hoạt động quản lý dự án nào sẽ được người quản lý dự án thực hiện nhằm đem lại thành công cho dự án? 9/11/2012 2 Nội dung chính 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT 4 1. Tổng quan về quản lý dự án 2. Quy trình quản lý dự án hệ thống thông tin 3. Các giai đoạn trong quản lý dự án hệ thống thông tin 4. Công cụ quản lý dự án: Phân tích mạng lưới công việc i. Khái niệm dự án ii. Ba yếu tố chính của quản lý dự án Tổng quan về quản lý dự án 11/09/2012 1 Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT Khái niệm dự án 6 ¨ Dự án: dự án là một chuỗi các công việc (nhiệm vụ, hoạt động) được thực hiện theo quy trình xác định nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi, thời gian, ngân sách. Chuỗi các công việc § Mục tiêu nhất định. § Có thời điểm bắt đầu. § Có thời điểm kết thúc. § Sử dụng tài nguyên có giới hạn. Quy trình xác định DỰ ÁN 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT 9/11/2012 3 Ba yếu tố chính của quản lý dự án 7 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT Quy trình quản lý dự án hệ thống thông tin 11/09/2012 2 Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT Tại sao cần quy trình quản lý dự án? 9 ¨ Để quản lý một dự án có kích thước lớn và phức tạp đòi hỏi phải có cái nhìn tốt về tình trạng của dự án để giữ dự án theo đúng tiến độ và các vấn đề dự đoán. ¨ Việc sử dụng một quy trình quản lý dự án có cấu trúc rất có thể cải thiện được hiệu suất của dự án IS. 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT 9/11/2012 4 Bối cảnh hoạch định dự án 10 Đa số các kế hoạch dự án sẽ được chia theo các giai đoạn của SDLC. ¤ Một kế hoạch khởi tạo dự án (initial project plan) thường sẽ được phát triển ở giai đoạn khởi tạo. ¤ Nếu dự án nhận được sự chấp thuận, một kế hoạch dự án chi tiết hơn (detailed project plan) sẽ được tạo ra trước hoặc khi dự án bắt đầu. 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT Tại sao các dự án bị thất bại ? 11 ¨ Lytinen và Hirscheim (1987) đã nghiên cứu các nguyên nhân làm các dự án hệ thống thông tin thất bại. ¨ Có 5 nguyên nhân: ¤ Thất bại về mặt kỹ thuật. ¤ Thất bại về mặt dữ liệu. ¤ Thất bại về mặt người dùng. ¤ Thất bại về mặt tổ chức. ¤ Thất bại trong môi trường kinh doanh. 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT Các chủ thể trong dự án. 12 ¤ Nhà tài trợ dự án (Project Sponsor) ¤ Nhà quản lý dự án (Project Manager) ¤ Người sử dụng dự án (Project User) ¤ Quản lý chất lượng (Quality manager) ¤ Quản lý rủi ro (Risk manager) 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT 9/11/2012 5 i. Ước lượng (estimation) ii. Lịch trình/kế hoạch (schedule/plan) iii. Theo dõi và kiểm soát (monitoring and control) iv. Lập tài liệu (documentation) Các giai đoạn trong quản lý dự án hệ thống thông tin 11/09/2012 3 Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT Ước lượng 14 ¨ Ước lượng cho phép nhà quản lý dự án lên kế hoạch cho những nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án thông qua việc thiết lập số lượng và kích thước của các công việc cần phải được hoàn thành trong dự án. ¤ Điều này đạt được bằng cách phân tích dự án lặp đi lặp lại nhiều lần thành các công việc nhỏ hơn cho đến khi một phân đoạn quản lý của công tác 1-2 ngày được định nghĩa. ¤ Mỗi công việc được có chi phí, thời gian và mục tiêu chất lượng của riêng mình. ¤ Thủ tục này tạo nên một “cơ cấu phân chia công việc” hay “cấu trúc phân tích công việc” (work breakdown structure - WBS) cho thấy thứ bậc quan hệ giữa các công việc của dự án. 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT Cơ cấu phân chia công việc (WBS) cho một hệ thống kế toán 15 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT 9/11/2012 6 Thời gian nỗ lực (effort time) và thời gian trôi qua (elapsed time) 16 ¤ Thời gian nỗ lực là tổng số lượng công việc mà cần phải thực hiện để hoàn thành một nhiệm vụ. ¤ Thời gian trôi qua chỉ ra như khoảng thời gian kéo dài trong bao lâu (ví dụ như theo lịch ngày), để nhiệm vụ sẽ được thực hiện (khoảng thời gian mà một sự việc tồn tại). Elapsed time = Effort time x 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT Các công việc trong ước lượng 17 i. Ước tính thời gian nỗ lực cho người trung bình để thực hiện nhiệm vụ. ii. Ước lượng tính sẵn sàng và tỷ lệ làm việc khác nhau của nhân viên. iii. Phân bổ các nguồn lực (nhân viên) đến công việc. iv. Thời gian trôi qua tính toán dựa trên số lượng nhân viên, tính sẵn sàng và tỷ lệ làm việc. v. Công việc trong lịch trình có liên quan đến các nhiệm vụ khác. 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT Các kỹ thuật cho việc ước lượng 18 ¨ Cadle và Yeates (2007) cung cấp các kỹ thuật sau đây cho việc ước lượng nguồn nhân lực và các yêu cầu về khả năng cho các giai đoạn khác nhau của một dự án IS: ¤ Ước lượng nghiên cứu khả thi. ¤ Ước lượng các giai đoạn phân tích và thiết kế. ¤ Ước lượng xây dựng và hiện thực. 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT 9/11/2012 7 Mô hình COCOMO 19 ¨ Constructive cost model (COCOMO): là một mô hình được dùng để đánh giá số lượng công việc cần để hoàn thành dự án dựa trên việc đánh giá số lượng dòng mã nguồn chương trình. WM = C x (KDSI)K x EAF ¨ Trong đó: ¤ WM = số lượng tháng nhân lực ¤ C = một trong ba giá trị hằng số phụ thuộc vào sự phát triển mô hình. ¤ KDSI = số dòng mã nguồn × 1000. ¤ K = một trong ba giá trị hằng số phụ thuộc vào sự phát triển mô hình. ¤ EAF = yếu tố điều chỉnh nỗ lực. 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT Phân tích điểm chức năng (Function point analysis) 20 ¨ Phân tích điểm chức năng được tính dựa trên số lượng người sử dụng chức năng ứng dụng sẽ có. Điều này có thể làm một cách chi tiết sau khi yêu cầu cho các ứng dụng đã được xác định. Năm phân loại chức năng người sử dụng này là: ¤ Số loại đầu vào bên ngoài. ¤ Số loại đầu ra bên ngoài. ¤ Số loại tập tin luận lý nội bộ. ¤ Số loại tập tin giao diện bên ngoài. ¤ Các loại yêu cầu bên ngoài. 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT Lên lịch trình và lập kế hoạch (Scheduling and planning) 21 ¨ Lên lịch trình được xác định khi các hoạt động dự án phải được thực thi. Lịch trình được hoàn thành được gọi là kế hoạch dự án. ¨ Phân bổ nguồn lực là một phần của lịch trình. Nó bao gồm việc phân công các nguồn lực để từng nhiệm vụ. Một khi các hoạt động đã được xác định và các yêu cầu về nguồn lực của họ được ước lượng, đó là điều cần thiết để xác định mối quan hệ của chúng với nhau. ¤ Mối quan hệ nối tiếp. ¤ Mối quan hệ song song. 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT 9/11/2012 8 Mối quan hệ nối tiếp của các hoạt động 22 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT Mối quan hệ song song của các hoạt động 23 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT Giám sát và kiểm soát (Monitoring and control) 24 ¨ Giám sát liên quan đến việc đảm bảo rằng dự án này là làm việc với kế hoạch một khi nó đã bắt đầu. ¤ Điều này sẽ xảy ra hàng ngày cho các nhiệm vụ quy mô nhỏ hoặc hàng tuần cho các hoạt động kết hợp. ¨ Kiểm soát hoặc hành động hiệu chỉnh sẽ xảy ra nếu đo lường hiệu suất thực hiện đi chệch khỏi kế hoạch. ¤ Điều quan trọng để giám sát và đánh giá hiệu suất khi dự án tiến hành, nhằm làm cho hành động hiệu chỉnh đó có thể được đưa ra trước khi nó lệch khỏi kế hoạch cho mức độ lớn bất kỳ. 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT 9/11/2012 9 Lập tài liệu 25 ¨ Những tài liệu nào có thể yêu cầu bao gồm: ¤ Danh sách công việc (Workplan/task list) ¤ Đặc tả yêu cầu (Requirements specification) ¤ Hình thức yêu cầu mua sắm (Purchase requisition forms) ¤ Ngân sách cho đội ngũ nhân viên (Staffing budget) ¤ Tài liệu kiểm soát thay đổi (Change control documents) 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT Công cụ quản lý dự án: Phân tích mạng lưới công việc 11/09/2012 4 Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT Phân tích mạng lưới công việc 27 ¨ Các đường dẫn tới hạn (Critical path): Các hoạt động trên đường đường dẫn tới hạn là các hoạt động then chốt. Nếu một hay nhiều hoạt động trên đường hoạt động chủ yếu bị trễ so với kế hoạch, toàn bộ dự án sẽ bị trễ. ¨ Phương pháp đường dẫn tới hạn (CPM - Critical Path Method): Lược đồ đường dẫn tới hạn biểu diễn mối quan hệ giữa các hoạt động trong dự án. 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT 9/11/2012 10 Phương pháp AON (Activity-on-node) 28 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT Sơ đồ mạng phương pháp AON (Activity on node) 29 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT Phương pháp AOA (Activity-on-arrow) 30 ¤ Event label : nhãn sự kiện ¤ Earliest event time : thời điểm sớm nhất ¤ Latest event time : thời điểm muộn nhất ¤ Activity label : nhãn hoạt động ¤ Activity duration : thời gian thực hiện hoạt động 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT 9/11/2012 11 Tính toán thời gian công việc dựa vào sơ đồ mạng AOA (activity-on-arrow) 31 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT Sơ đồ Gantt biểu diễn các hoạt động và các mốc chính (milestones) 32 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT Kỹ thuật PERT (Project evaluation and review technique) 33 ¨ PERT là kỹ thuật phân tích dùng để ước lượng thời gian thực hiện dự án dựa trên việc sử dụng các ước lượng lạc quan, khả dĩ và bi quan của các thời gian thực hiện công việc. ¤ t(e) là thời gian mong đợi. ¤ t(o) là thời gian lạc quan. ¤ t(m) là thời gian hoạt động có thể xảy ra nhất. ¤ t(p) là thời gian bi quan. 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT 9/11/2012 12 Hỏi đáp 11/09/2012Hệ thống thông tin quản trị - Quản lý dự án HTTT 34