Quản trị kinh doanh - Chương II: phân tích công việc (job analysis)

4–*Chương II: phân tích công việc (JOB ANALYSIS)4–*Mục tiêuThảo luận về khái niệm , bản chất và ứng dụng của phân tích công việc. tìm hiểu tiến trình phân tích công việc, giới thiệu các phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc, thực hành viết bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc 4–*4–*Phân tích công việc là chìa khóa, là nội dung có ý nghĩa sống còn của bất cứ một hệ thống QTNL hiện đại nào John Ivancevich4–*Khái niệm về công việcMục đích của tổ chứcChiến lượcCông việcCơ cấu tổ chức4–*Phân tích công việc không phải:Phân tích cá nhânPhân tích nhân viênĐánh giá kết quả thực hiện công việc4–* Phân tích công việc là quá trình tìm hiểu và xác định - Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc - Điều kiện tiến hành công việc, - Các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng hoàn thành công việc - Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần phải có để thực hiện tốt công việc4–*Bản mô tả công việcSản phẩm của phân tích công việc :Bản tiêu chuẩn công việc4–*Phân tích công việc để làm gì ? 4–*Phân tích công việc Đề ra tiêu chuẩn tuyển dụngThiết kế chương trình đào tạo Đánh giá năng lực thực hiện công việc Định giá công việc Trả công, khen thưởngCải thiện điều kiện làm việc Bản mô tả công việc Bản tiêu chuẩn công việc 4–*Ai cần bảng phân tích công việc?Phân tích công việc- quy trình tìm hiểu công việcNhân viên tuyển dụngNhà quản lýNgười đánh giá công việcNgười đào tạoNhà lập kế hoạch tổ chứcNgười đánh giá kết quả CVNgười thực hiện CVNgười lập kế hoạch nghề nghiệp/thay thế4–*Ai sẽ tiến hành phân tích công việc ?Chuyên gia bên ngoài Chuyên gia bên trongNgười giám sát(Cấp trên trực tiếp) Người thực hiện công việc 4–*Quy trình phân tích công việcChuyên gia nhân lực: Quan sát và phân tích công việcGiám sát trực tiếp và người thực hiện công việc: Điền vào bản câu hỏi và liệt kê các hoạt độngChuyên gia nhân lực: đưa ra bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việcGiám sát trực tiếp và người thực hiện công việc: Xem xét và kiểm tra kết luận của nhà phân tích công việc4–*Các bước phân tích công việc Xác định xem kết quả của phân tích công việc sẽ được sử dụng như thế nào (Mục đích của phân tích công việc) Xem xét lại cơ cấu tổ chức và điểm lại tất cả các dạng công việc có trong tổ chức Xác định các công việc đặc trưng cần phân tích Tập hợp thông tin, dữ liệu cần thiết bằng các phương pháp thích hợp phân tích công việcKiểm tra các thông tin phân tích công việc với nhân viên và với cấp giám sát trực tiếpThiết lập bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc 4–*Các dạng thông tin cần thu thậpCác hoạt động trong công việc Hành vi con ngườiMáy móc, công cụ, thiết bị và những phương tiện trợ giúp cho công việc. Các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bối cảnh công việc Những yêu cầu về người làm công việc đóThu thập các thông tin cơ bản4–*Các bước thu thập thông tin Thu thập các tài liệu hiện có của doanh nghiệp như sơ đồ tổ chức, kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp, cơ cấu lao động, quy trình sản xuất, tài liệu về đào tạo, bản mô tả công việc cũ (nếu có) Thu thập các thông tin chung và cơ bản về công việc từ người quản lý Thu thập các thông tin cụ thể, chi tiết hơn từ người thực hiện công việc 4–*Các phương pháp thu thập thông tin Quan sátPhỏng vấnBản câu hỏiNhật ký công việc 4–*Phương pháp : Quan sát Nguồn thông tin từ :Quan sát và ghi lại các hoạt động của người thực hiện công việc.Ưu điểm ? Nhược điểm ?4–*Phương pháp : Quan sát Nhược điểm Không chủ động về thời gian Khó khăn trong việc nắm bắt toàn bộ chu kỳ làm việc Không áp dụng được với những công việc trí óc, sáng tạo hay công việc có tính chất tình huống Ưu điểm Có được những thông tin trực tiếp Giảm thiểu việc bóp méo thông tin 4–*4–*Phương pháp : Phỏng vấn Nguồn thông tin từ Cá nhân nhân viên Nhóm nhân viên Người giám sát hiểu biết về công việc Ưu điểm ?Nhược điểm ?Các dạng phỏng vấnTheo cấu trúc định sẵn (chuẩn bị trước các câu)Không theo cấu trúc định sẵn 4–*Phương pháp : Phỏng vấn Ưu điểm Nhanh chóng có được những thông tin liên quan, nhất là những thông tin dễ bị bỏ qua Nhược điểm - Thông tin không chính xác do chủ tâm của người trả lời- Tốn kém4–*Những câu hỏi thường đặt ra khi phỏng vấn phân tích công việc ?4–*Phương pháp : Bản câu hỏiNguồn thông tin từ :Yêu cầu nhân viên điền câu trả lời vào các bản câu hỏi để mô tả nhiệm vụ, bổn phận, trách nhiệm của mình trong công việc Dạng bản câu hỏiTheo cấu trúc định sẵnCó câu hỏi đóng và câu hỏi mở Ưu điểm ?Nhược điểm ?4–*Phương pháp : Bản câu hỏiƯu điểm Nhanh chóng và là cách thức hữu hiệu để thu thập thông tin từ rất nhiều người Nhược điểm Mất nhiều thời gian để chuẩn bị và thử nghiệm bản câu hỏi.4–*Đặt câu hỏiTrong 52 quân bài, nếu tôi rút ra một con bài vậy chúng ta sẽ đặt bao nhiêu câu hỏi đúng, sai để biết được con bài tôi đang cầm là con bài nào?4–*Phương pháp : Nhật ký công việc Nguồn thông tin Nhân viên tự ghi lại những việc gì họ đã làm và thời gian tiêu tốn cho những việc đó.Ưu điểm ? Nhược điểm ?4–*Phương pháp : Nhật ký công việc Ưu điểm Cho thấy một bức tranh đầy đủ hơn về công việc Nhân viên tham gia tích cực và chủ động hơn Nhược điểm Thông tin có thể không thật chính xác và trung thực Phụ thuộc vào trí nhớ của nhân viên4–*Những điểm cần lưu ý khi thu thập thông tinBaûn caâu hoûi Ngaén goïn vaø xoay quanh troïng taâm caùc vaán ñeà caàn nghieân cöùu - Caâu hoûi ñôn giaûn, deã hieåu, deã traû lôøi- Phoái hôïp caùc caâu hoûi ñoùng, môû- Neân cho thöïc hieän taïi nôi laøm vieäc Phoûng vaán Nghieân cöùu tröôùc caùc coâng vieäc caàn phaân tích ñeå coù nhöõng caâu hoûi xaùc ñaùng Choïn löïa ñoái töôïng phoûng vaán Thieát laäp quan heä toát vôùi ngöôøi ñöôïc phoûng vaán Bieát caùch ñaët caâu hoûi vaø bieát caùch laéng nghe- Kieåm tra kòp thôøi ñoä chính xaùc cuûa thoâng tinQuan saùt tröïc tieápPhoái hôïp vôùi caùc phöông tieän kyõ thuaät nhaèm ghi laïi thôøi gian tieâu haoTaïo ñieàu kieän ñeå ngöôøi ñöôïc quan saùt laøm vieäc moät caùch bình thöôøng, töï nhieânLöu yù chu kyø laøm vieäc 4–*Nên áp dụng phương pháp nào khi thu thập thông tin?4–*Bản mô tả công việc phải bao gồm :Trang thiết bị cần thiết Môi trường Các hoạt động cần thực hiện Tên công việc Tóm tắt về công việc 4–*Viết bản mô tả công việcCác phần của bảng mô tả công việc cụ thểNhận diện công việcTóm tắt công việcTrách nhiệm và nhiệm vụQuyền hạnCác tiêu chuẩn cần đạt khi thực hiệnĐiều kiện làm việc 4–*Mô tả công việcNhận diện công việcTên công việcBộ phận hay phòngNgày hiệu lực: khi bảng mô tả được thống nhấtNgười viết bảng mô tảTóm tắt công việcMô tả bản chất chung của công việcLiệt kê những chức năng hoặc hoạt động chính.4–*Mô tả công việc (tt)Trách nhiệm và nhiệm vụLiệt kê những tránh nhiệm và nhiệm vụ chính (các chức năng chính yếu)Xác định quyền ra quyết định của người làm việc, người giám sát trực tiếp và vấn đề phân bổ ngân sách. 4–*Mô tả công việc (tt)Các mối quan hệ Báo cáo cho aiGiám sát ai Phối hợp với ai trong công ty. Tiếp xúc với ai ở bên ngoài công ty.4–*Mô tả công việc (tt)Các tiêu chuẩn thực hiện và điều kiện làm việcLiệt kê những tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc (dựa trên mỗi phần mô tả các trách nhiệm và nhiệm vụ ở trên).liệt kê các điều kiện làm việc (môi trường, phương tiện, bối cảnh) 4–*Viết bảng tiêu chuẩn công việcBảng tiêu chuẩn công việcTrình bày các điều kiện, các tiêu chuẩn tối thiểu mà một người cần phải có để hoàn thành một công việc nhất định nào đówww.jobdescription.com4–*Viết bảng tiêu chuẩn công việcCác thông tin cần có trong bảng tiêu chuẩn công việcTrình độ học vấnKinh nghiệmNhững kỹ năng đặc biệt4–*Caùc yeâu caàu cuï theå Toái caàn thieát Caàn thieát Mong muoán4–*Ví dụ về một Bản tiêu chuẩn công việc tại công ty xi măng Sao MaiTrình độ học vấnTối thiểu là mức kỹ thật viên bậc 3Anh văn lưu loát tương đương với TOEIC 600Kinh nghiệm cần cóTối thiểu 2 năm kinh nghiệm trong vai trò quản lý và điều phối tại các công ty liên doanh ở Việt namCó kinh nghiệm quản lý các chương trình đào tạo, kinh nghiệm điều phối và thực hiệnƯu tiên cho người có 2 năm kinh nghiệm làm việc trong ngành xi măng4–*Ví dụ về một Bản tiêu chuẩn công việc tại công ty xi măng Sao MaiNhững kỹ năng đặc biệt cần cókhả năng viết và nói thông thạo hai ngoại ngữ: Tiếng Việt và tiếng AnhSử dụng vi tính thành thạo: Microsoft Office, công cụ hoạch định bằng máy tínhNăng động, giao tiếp tốt- có khả năng nhận thấy những yếu tố mà một nhân viên trong các vị trí công việc cần có. 4–*Phân tích công việc ở các DN Việt namPhân tích công việc chưa phổ biến trong các cơ quan và doanh nghiệp Việt nam.Một số văn bản liên quan đến nội dung phân tích công việc được nhà nước ban hành:Bảng phân loại ngành nghềBảng tiêu chuẩn nghiệp vụ công chức nhà nướcTiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật công việcTiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật công nhân4–*Viễn cảnh của phân tích công việcSố lượng công việc giảm bớt, nội dung công việc sẽ phong phú hơn, có tính thách thức và thú vị hơn.Công việc sẽ được tổ chức theo các quá trình tổng hợp và được thực hiện bằng các tổ chức nhóm, đội.Cơ cấu tổ chức được cải tiến và đơn giản hóa, việc phân công, bố trị nguồn nhân lực được hoàn thiện.4–*Tổng kết chương IITổ chức và xác định công việcNhận diện công việcPhát triển bảng câu hỏiThu thập dữ liệuÁp dụng:Mô tả công việcTiêu chuẩn công việcBổ sung vào hệ thống nguồn nhân sựChuẩn bị phân tích công việcThu thập thông tin để phân tích công việcỨng dụng thông tin của phân tích công việc4–*Hãy viêt bản mô tả và bản tiêu chuẩn cho: - Chính công việc mà anh (chị) đang đảm nhận: - Công việc của một lái xe taxi - Công việc của một tiếp viên hàng không - Công việc của một giáo viên - Công việc của một luật sư - .. 4–*Câu hỏi thảo luậnTình huống công ty PINACOPinaco là một công ty sản xuất pin- một sản phẩm nổi tiếng ở Việt nam. Công ty cần tuyển một nhân viên tổng đài lễ tân, có trách nhiệm chuyển các cuộc gọi đến đối tượng cần thiết. Yêu cầu cho vị trí này lànữGịong dễ ngheThái độ đúng mựcCó khả năng nói chuyện bằng tiếng Anh (trình độ B)Ưu tiên tốt nghiệp đại học.Công ty sử dụng kênh tuyển dụng là giới thiệu.Có 2 người cần xem xét- một ứng viên tốt nghiệp ĐH Văn Lang, một ứng viên là con gái của nhân viên trực điện thoại lâu năm tại công ty, tốt nghiệp phổ thông trung học. Bạn sẽ quyết định như thế nào? Giải thích lý do.4–*It'sFinallyOver!