Quản trị kinh doanh - Chương 6: Chức năng tổ chức

CHƯƠNG 6 CHỨC NĂNG TỔ CHỨCMột số khái niệm căn bảnThiết lập cơ cấu tổ chứcPhân quyền và ủy quyền trong quản trịI. MỘT SỐ KHÁI NIỆM Khái niệm chức năng tổ chức Chức năng Tổ chức là Chức năng quản trị liên quan đến hoạt động xây dựng và phát triển cơ cấu (bộ máy) tổ chức để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập các mối quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận, phân hệ đó.Nội dung của Chức năng tổ chứcThiết kế, phát triển cơ cấu tổ chứcXây dựng nguyên tắc thủ tục và qui trình làm việcThiết lập hệ thống quyền lực và phân quyền.Vai trò của chức năng tổ chứcBảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ được triển khai vào thực tế.Tạo ra môi trường làm việc thích hợp cho các cá nhân và cho cả tập thể.Tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả nhất. Giảm thiểu những sai sót và những lãng phí trong hoạt động quản trị.Những vấn đề lý luận trong công tác tổ chức Tầm hạn quản trị : là số lượng bộ phận, phân hệ, cá nhân dưới quyền mà một cấp quản trị có khả năng điều hành hữu hiệu nhấtTầm hạn có liên quan chặt chẽ đến các thông số của cơ cấu (cấp bậc và phân hệ)Tầm hạn bị tác động bởi nhiều yếu tố : tâm lý hành vi, văn hóa, trình độ, tính kỷ luật, Quyền hành(quyền hạn) : là năng lực cho phép yêu cầu người khác hành động theo sự chỉ đạo của mình.Quyền hành là cơ sở của lãnh đạo chỉ huy Quyền hành gắn với vị trí và cấp bậc quản trịQuyền hành được hình thành từ nhiều yếu tốTính chính thức và hợp pháp của chức vụSự chấp nhận của các đối tượng liên quanNăng lực và đạo đức nhà quản trịI. KHÁI NIỆM Phân quyền trong quản trị : là quá trình chuyển giao quyền lực từ cấp trên xuống cấp dưới trong những giới hạn nhất địnhLà xu thế của quản trị hiện đạiLàm gia tăng khả năng linh hoạt và thích nghi của hệ thốngĐáp ứng nhu cầu gia tăng qui mô họat động của các hệ thống lớn II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC Khái niệm Cơ cấu tổ chức (bộ máy quản lý) là một chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức.II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC2 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu Mục tiêu và chiến lược phát triển của DNQuy mô hoạt động của DNĐặc điểm hoạt động cuả DNMôi trường hoạt động của DNKhả năng về nguồn lực của DNII. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC3 Các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chứcNguyên tắc gắn với mục tiêuNguyên tắc thống nhất chỉ huyNguyên tắc hiệu quả kinh tếNguyên tắc cân đối Nguyên tắc linh hoạt An toàn trong hoạt độngII. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC4 Quan điểm thiết kế cơ cấu tổ chứcQuan điểm cổ điển Tính bài bản cao , quy định chi tiết các chức danh Mô hình hướng vào tập quyền và phân cấp chặt chẽÍt chú trọng hợp tác II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨCQuan điểm hiện đại: Tính bài bản thấp, quy định ít chức danhChú trọng đến phân quyền và phi tập trung hoáNhấn mạnh đến tính hợp tác và giải quyết theo tình huống.*CÁC DẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊCơ cấu tổ chức quản trị trực tuyếnCơ cấu tổ chức quản trị theo chức năngCơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến - chức năngCơ cấu tổ chức theo ma trận*Mô hình 1 : Cơ cấu trực tuyếnGIÁM ĐỐC PGĐ SẢN XUẤT PGĐ TIÊU THỤ PX1 PX2 PX3 CHSố 1 CHSố 2 CHSố 3 *Mô hình 2: cơ cấu chức năngGIÁM ĐỐC PGĐ SẢN XUẤT PGĐ TIÊU THỤ PhòngKH PhòngTC PhòngKT PhòngNS PhòngKCS PX1 PX2 PX3 CH1 CH2 CH3 *Mô hình 3. Cơ cấu trực tuyến - chức năngPGĐ SẢN XUẤT GIÁM ĐỐC PGĐ TIÊU THỤ PhòngKH PhòngTC PhòngKT PhòngNS PhòngKCS PX1 PX2 PX3 CH1 CH2 CH3 *Mô hình 4. Cơ cấu ma trậnBAN GIÁM ĐỐCPhòngThiết kế PhòngNC thị trường PhòngNC công nghệ PhòngNC tài chính PhòngNC nhân sự Ban QL dự án 1Ban QL dự án 2Ban QL dự án 3Ban QL dự án 4*Mô hình 1 : Cơ cấu trực tuyếnGIÁM ĐỐC PGĐ SẢN XUẤT PGĐ TIÊU THỤ PX1 PX2 PX3 CHSố 1 CHSố 2 CHSố 3 *Mô hình 2: cơ cấu chức năngGIÁM ĐỐC PGĐ SẢN XUẤT PGĐ TIÊU THỤ PhòngKH PhòngTC PhòngKT PhòngNS PhòngKCS PX1 PX2 PX3 CH1 CH2 CH3 *Mô hình 3. Cơ cấu trực tuyến - chức năngPGĐ SẢN XUẤT GIÁM ĐỐC PGĐ TIÊU THỤ PhòngKH PhòngTC PhòngKT PhòngNS PhòngKCS PX1 PX2 PX3 CH1 CH2 CH3 *Mô hình 4. Cơ cấu ma trậnBAN GIÁM ĐỐCPhòngThiết kế PhòngNC thị trường PhòngNC công nghệ PhòngNC tài chính PhòngNC nhân sự Ban QL dự án 1Ban QL dự án 2Ban QL dự án 3Ban QL dự án 4*Mô hình 5. Cơ cấu tổ chức phân theo địa lýTổng Giám Đốc Phòng Marketing Phòng nhân sự Phòng kinh doanh Phòng tài chính Vùng phía Bắc Vùng miền TrungVùng trung tâm TP.HCM Vùng Đông Nam Bộ Vùng Tây Nam Bộ Kỹ thuật Sản xuất Nhân sự Kế toán Bán hàng *Mô hình 6. Cơ cấu tổ chức phân theo sản phẩmGiám Đốc Phòng Marketing Phòngnhân sự Phòngkinh doanh Phòngtài chính KVkinh doanh tổng hợp KVhàng hóa trẻ emKVdụng cụ CNKV hàng điện tử Kỹ thuật Sản xuất Kế toán Bán hàng Kỹ thuật Sản xuất Kế toán Bán hàng *Mô hình7. Cơ cấu tổ chức phân theo khách hàngTổng giám đốc Ngân hàng đô thị công cộng Ngân hànghợp tác xã Ngân hàngsự nghiệp Cho vay bất động sản và thừa kế Ngân hàngnông nghiệpIII. PHÂN QUYỀN VÀ UỶ QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định trong CCTCPhân quyền là cơ sở để thực hiện uỷ quyềnQUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆMQuyền hạn là phương tiện (cơ sở cho phép) để tác động đến suy nghĩ và hành động của người khác.Trách nhiệm là những đòi hỏi đối với người được sử dụng quyền hạn, buộc họ phải gánh chịu về hậu quả (kết quả) thực hiện công việc.Quyền hạn luôn luôn phải cân bằng (tương xứng) với trách nhiệm.UỶ QUYỀN“ Uûy quyền là giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn để thay mặt bạn thực hiện công việc “Uỷ quyền công việc # giao việcUỷ quyền công việc tức là thoả thuận với người khác nhằm:Trao cho họ trách nhiệm thay mặt bạn thực hiện công việcTrao cho họ quyền hạn để có thể thực hiện công việcPhân bổ nguồn lực cần thiết cho người được uỷ quyền - cũng như những người khác để họ có thể thực hiện công việc.TẠI SAO PHẢI ỦYQUYỀN ?Lợi ích đối với người được ủy quyềnGiúp phát triển các kĩ năng mới cũng như năng lực của họ Cảm nhận được tin tưởng sẽ giúp họ nỗ lực hơn với công việc Thực hiện uỷ quyền thành công còn mang đế cơ hội phát triển cho các thành viên vốn có năng lực, tích cực, tận tụy và thạo việc .Lợi ích đối với nhà quản lý:Đưa ra những quyết định sáng suốt hơn.Tận dụng tối đa khoảng thời gian vốn eo hẹp của mình.Nâng cao hiệu quả công việc của tập thể nói chung.Giảm được áp lực công việc.Đào tạo nhà QT kế cậnVÌ SAO MỘT SỐ NHÀ QUẢN TRỊ LẠI NGẠI UỶ QUYỀN?Sợ không kiểm soát được những nhiệm vụ đã giao.Sợ nhân viên sẽ không thực hiện tốt những nhiệm vụ được giao.Ngại tốn nhiều thời gian và công sức cho việc lập kế hoạch và huấn luyện nhân viên vì đó là những yếu tố cần thiết để uỷ quyền có hiệu quả.Sợ những người giao việc sẽ làm tốt hơn mình..QUÁ TRÌNH UỶ QUYỀN HIỆU QUẢGiám sátThực hiệnĐánh giáLập kế hoạchĐặt mục tiêuThực hiện uy ûquyềnLựa chọn người để uỷ quyềnQuyết định công việc uỷ quyềnChuẩn bị uỷ quyềnCHỌN NGƯỜI PHÙ HỢP ĐỂ ỦY QUYỀNNgười phù hợp để uỷ quyền công việc là :Người có kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm cần thiết.Người có kỹ năng chuyên môn, nhưng chưa có kinh nghiệm thực hiện công việc.Người mà các kỹ năng có thể phát triển thông qua việc thực hiện các công việc được uỷ quyềnNgười có thời gian để thực hiện công việc .Người sẵn lòng nhận lấy trách nhiệm thực hiện công việc được uỷ quyềnUỷ quyền dựa trên những thế mạnh của người được uỷ quyền để giúp họ phát huy tối đa những năng lực của bản thânUỷ quyền dựa trên cơ sở của lòng tin của người uỷ quyền đối với người được uỷ quyền, qua đó trao cho họ đầy đủ những quyền hạn để họ thực hiện sự uỷ quyềnUỷ quyền luôn phải gắn với kiểm tra để đảm bảo vấn đề uỷ quyền được thực hiện đúng