Quản trị học lập kế hoạch

QUẢN TRỊ HỌC:LẬP KẾ HOẠCHBUIQUANGXUÂNHỌC VIỆN CT_HC QUỐC GIA ĐT 0919.254.998MAIL. buiquangxuanbh@gmail.comChương bốnLẬP KẾ HOẠCHLập kế hoạch là một cách ra quyết định đặc biệt hướng về tương lai mà các nhà quản trị mong muốn cho tổ chức của họ.Lập kế hoạch không phải là một việc đơn giản có điểm bắt đầu và điểm kết thúc rõ ràng. Nó là một quá trình tiếp tục tiến triển, phản ánh và thích ứng với sự thay đổi của môi trường bao quanh tổ chức. KẾ HOẠCH Khái niệm kế hoạch: Kế hoạch là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó.KHÁI NIỆM LẬP KẾ HOẠCHDự kiến và lên chương trình cho hoạt động tương lai nhằm đạt tới mục tiêu đã xác định. Được thực hiện trong các phòng ban và các đơn vị đủ mọi cấp; Bao gồm việc tìm ra các phương tiện thích hợp nhất để thực hiệnBAO HÀM Ý MUỐN“Chuẩn bị gặp gỡ với tương lai” (Cleland) “dự kiến” để quyết định trước xem sẽ phải làm gì, làm như thế nào và ai sẽ phải làm; thiết lập một cầu nối từ nơi ta đang ở tới nơi ta muốn đến (Koontz, O’Donnell), là nỗ lực có hệ thống để thăm dò tương lai từ các sự kiện thực tế đã qua, dự kiến thực chất bao hàm việc tranh thủ các hoàn cảnh thuận lợi và việc thích nghi có hiệu quả. Nó quy định chặt chẽ sự phát triển của các giai đoạn trong cả quá trình.ĐẶC TRƯNG CỦA KẾ HOẠCHĐặc trưng của kế hoạch thể hiện ở sáu khía cạnh sau đây:Kế hoạch là quy hoạch hành động đối với tương lai.Kế hoạch là phương án khả thi cụ thể.CÔNG THỨC "5W1H":Why: Vì sao làm? Nguyên nhân và mục tiêu.What: Làm gì? Nội dung hoạt động.Who: Ai làm? Nhân viên.Where: Làm ở đâu? Địa điểm.When: Làm lúc nào? Thời gian.How: Làm thế nào? Phương pháp.NHỮNG ĐIỂM CHỦ YẾUKế hoạch có tính hoàn chỉnh. Kế hoạch vừa có tính cưỡng chế vừa có tính co giãn.Kế hoạch có tính kế tục.Kế hoạch phản ánh tính sáng tạo của tổ chức.TÁC DỤNG KẾ HOẠCH Tác dụng của kế hoạch thể hiện ở những khía cạnh sau đây:- Thống nhất mục tiêu và hành động.- Cố gắng đạt sự hợp lý về kinh tế.- Phát hiện cơ hội, dự phòng rủi ro.- Thống nhất tiêu chuẩn kiểm tra.VAI TRO CỦA HOẠCH ĐỊNHØTư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản trị. Tập trung các nguồn lực vào thực hiện mục tiêu Ưùng phó với những thay đổi của môi trường Phối hợp các nỗ lực của doanh nghiệp hiệu quả hơn.Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra nhằm làm cho các hoạt động đi đúng mục tiêu.3. CÁC LOẠI HOẠCH ĐỊNH Hoạch định tác nghiệp: Là loại hoạch định nhằm triển khai các mục tiêu và chiến lược thành các kế hoạch hành động cụ thể , thực hiện trong thời gian ngắn.caogiöõathaápHọach định chiến lượcHọach định tác nghiệpKẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢCKẾ HOẠCH TÁC NGHIỆPKẾ HOẠCH ĐƠN DỤNGKẾ HOẠCH THƯỜNG TRỰCCác loại hoạch địnhChiến lượcMang tính dài hạnXác định mục tiêu sản xuất kinh doanh, các biện pháp lớnDo quản trị viên cấp cao đưa raTác nghiệpMang tính chi tiết, ngắn hạnXác định mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động ở các đơn vị cơ sởDo quản trị viên cấp cơ sở đưa raHĐ chiến lượcHĐ tác nghiệpKH đơn dụngKH thường trựcChương trìnhDự ánChính sáchNgân sáchThủ tụcQuy định* Chiến lược Ổn định* Chiến lược Phát triển* Chiến lược Cắt giảm để tiết kiệm (Suy giảm)* Chiến lược Phối hợp (Hỗn hợp)Hoạch định chiến lược* Kế hoạch đơn dụng* Kế hoạch đa dụngHoạch định tác nghiệpKế hoạch đơn dụng (các hoạt động không lặp lại )Chương trình (program): gồm nhiều hoạt động phối hợp thực hiện để đạt tới mục tiêuDự án (project): là một phần nhỏ, độc lập của một chương trìnhNgân sách (budget): bản tường trình về nguồn tài chính dành cho những hoạt động cụ thể trong thời gian nhất định, là một phần quan trọng trong các chương trình và dự ánKế hoạch thường trực (xây dựng qui định để hướng dẫn các hoạt động lặp lại)Chính sách (policy): Hướng dẫn tổng quát, áp dụng để ra quyết định (chính sách cho vay TD, chính sách trợ cấp cho CNV khi ốm đau)Thủ tục điều hành (Standard Operating Procedures – SOP): những qui định chi tiết để xử lý các vấn đề xảy ra khi thực hiện chính sáchQuy định hay Quy tắc (rules): xác định rõ những việc được hoặc không được làm, trình tự ( quy định về PCCC, đồng phục, biển tên)4. QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU - MBOMục tiêu là những mong đợi mà nhà quản trị muốn đạt được trong tương lai cho tổ chức của mình. Mục tiêu thường là những mốc cụ thể, linh hoạt, phát triển từng bước hướng đến mục đích lâu dài của tổ chức. MỤC TIÊUKhái niệm:- Mục tiêu là những mong đợi mà nhà quản trị muốn đạt được cho tổ chức của mình tại một thời điểm ha sau một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu là nền tảng của hoạch địnhMục tiêu không là điểm mốc cố định mà linh hoạt phát triển CÁC YÊU CẦU CỦA MỤC TIÊUSMARTSMARTSpecific - cụ thể, dễ hiểu2 Measurable – đo lường được3 Achievable – vừa sức.4 Realistics – thực tế. 5 Timebound – có thời hạn.QUẢN TRỊ BẰNG MỤC TIÊU (MBO)Mỗi thành viên trong tổ chức tự nguyện ràng buộc và tự cam kết hành động trong suốt quá trình quản trị theo mục tiêu, từ hoạch định đến kiểm tra. 4 yếu tố cơ bản của chương trình MBO:(1) Sự cam kết của quản trị viên cao cấp (trách nhiệm lãnh đạo) với hệ thống MBO.(2) Sự hợp tác của các thành viên trong .(3) Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự quản để thi hành kế hoạch chung.(4) Tổ chức kiểm soát định kỳ việc thực hiện kế hoạch. Ñaûm baûo tính lieân tuïc vaø keá thöøa. Phaûi roõ raøng (baèng caùc chæ tieâu ñònh löôïng laø chuû yeáu) Trôû thaønh nhaø cung caáp dòch vuï maïng di ñoäng lôùn nhaát VN vaøo naêm 2020 Phaûi tieân tieán ñeå theå hieän ñöôïc söï phaán ñaáu Taêng thò phaàn nöôùc giaûi khaùt theâm 1% trong ba naêm tôùi (2010-2012)Xaùc ñònh roõ thôøi gian thöïc hieän.Các yêu cầu của mục tiêu1. Đặt mục tiêu theo lối truyền thống Đặc trưng chủ yếu của lối đặt mục tiêu trên là những mục tiêu đã được đặt từ trên đỉnh rồi chia thành những mục tiêu nhỏ hơn cho mỗi cấp của tổ chức 2. Đặt mục tiêu theo MBO Đặc trưng chủ yếu của lối đặt mục tiêu này là có sự tham gia của các cấp vào xây dựng và thông qua mục tiêu, chúng trở thành các cam kết Xây dựng mục tiêu QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU MBO MBO là sự tự nguyện ràng buộc và cam kết hành động theo mục tiêu trong suốt quá trình quản trị từ khâu hoạch định đến khâu kiểm tra.Quá trình phát triển của MBO:Phương pháp đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ.Phương tiện thúc đẩy cá nhân làm việc hợp tác để đạt được mục tiêu.Công cụ xây dựng kế hoạch chiến lược Phương thức quản lý toàn diện.4 YẾU TỐ CĂN BẢN CỦA MBOSự cam kết của quản trị viên cao cấp (trách nhiệm lãnh đạo) với hệ thống MBO. Đây là yếu tố cơ bản, thiếu nó MBO không thể triển khai được.Sự hợp tác của các thành viên trong tổ chức để xây dựng mục tiêu chung.Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự quản của các thành viên để thi hành kế hoạch chung.Tổ chức kiểm tra định kỳ việc thực hiện kế hoạch và thực hiện các hành động điều chỉnh thích hợp.CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH QUẢN LÝ THEO MỤC TIÊU.C) ĐÁNH GIÁ THÀNH QUẢ.Đây là giai đoạn tổng kết cuối cùng quá trình thực thi quản lý theo mục tiêu. Cần định kỳ đánh giá để nâng cao tính hữu hiệu của việc đánh giá, cần chú ý:- Cố gắng định lượng thành tích công tác, tiện cho việc đánh giá chính xác.- Nhân viên của bộ phận quản lý và bộ phận chấp hành cùng tham dự trắc định và đánh giá mức độ thành đạt của mục tiêu các đơn vị và cá nhân để có thể định ra những phán đoán toàn diện, công bằng và xác thực.- Cần kiên trì phương châm: động viên đoàn kết hợp tác, chú ý đại cục, hài hoà quan hệ con người.LỢI ÍCH CỦA MBOKhuyến khích tính chủ động, tính sáng tạo của cấp dưới tham gia vào việc lập và thực hiện kế hoạch.Kiểm soát dễ hơn.Tạo cơ sở khách quan để thưởng phạt Tổ chức được phân định rõ ràngNHỮNG CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢCNhững khuôn mẫu chu kỳ đời sống1.Dẫn đầu về giá: Sản xuất sản phẩm khá chuẩn và giá rẻ nhất so với đối thủ cạnh tranh2.Chiến lược vượt trội (khác biệt hóa): tạo sự độc đáo, khác biệt cho sản phẩm về tính năng cũng như chất lượng. Cho phép bán giá cao mà người mua vẫn chấp nhận.3.Chiến lược tập trung: tập trung vào một nhóm khách hàng riêng biệt, thị trường đặc thù hay một phần riêng biệt của sản phẩmNHỮNG CHIẾN LƯỢC TỔNG LOẠI1.Phát triển thị trường: tập trung duy nhất vào một thị trường2.Hội nhập dọc ngược chiều: thu mua các hãng là nhà cung cấp nguyên vật liệu3.Hội nhập dọc thuận chiều: phát triển mạng lưới phân phối ở nước khác4.Đa dạng hóa: sử dụng khi hãng có tiềm năng đủ sức hấp dẫn thị trường5.Liên doanh: hợp tác với các hãng khácCHIẾN LƯỢC QUỐC TẾ CỦA CÔNG TYCHIẾN LƯỢC QUỐC TẾ CỦA CÔNG TYCÁC BƯỚC CỦA QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU :Đặt mục tiêuDự thảo mục tiêu ở cấp cao nhất Thảo luận mục tiêu chungCung cấp dưới đề ra mục tiêu cụ thể của họThực hiện mục tiêu3. Tiến hành kiểm tra và điều chỉnh 4. Tổng kết và đánh giáCÁC BƯỚC TIẾN HÀNH QUẢN LÝ THEO MỤC TIÊU.A) ĐỊNH RA MỤC TIÊU.Định ra mục tiêu là xuất phát điểm để thực thi mục tiêu là nội dung chủ yếu nhất và bước đi then chốt của quản lý theo mục tiêu. Định mục tiêu ra sao, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc quản lý quá trình thành đạt của mục tiêu và quá trình đánh giá thành quả.CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH QUẢN LÝ THEO MỤC TIÊU.B) THỰC THI MỤC TIÊU.Thực thi mục tiêu là giai đoạn chấp hành mục tiêu, gồm có đưa ra thực tế và thực hiện. Nhiệm vụ công tác quản lý chủ yếu của giai đoạn này là triển khai các hoạt động, đưa ra thực tế điều hành và kiểm tra.CÂU HỎI ÔN TẬP1. Trình bày ngắn gọn đặc trưng và tác dụng của kế hoạch.2. Thế nào là kế hoạch chiến lược, nó có gì khác biệt với kế hoạch tác nghiệp?3. Trình bày nội dung của việc lập kế hoạch chiến lược.4. Trình bày nội dung của việc lập kế hoạch tác nghiệp.5. Những công cụ hỗ trợ cho việc lập kế hoạch chiến lược.6. Hãy nói rõ tầm quan trọng của mục tiêu.7. Nguyên lý cơ bản của quản lý theo mục tiêu là gì?8. Quản lý theo mục tiêu gồm mấy bước?TÌNH HUỐNG5. CON SÔNG NHỎ TRƯỚC KHI CHẢY RA BIỂN LỚNCó một con sông nhỏ bắt nguồn từ một ngọn núi xa, trên đường đi nó khoan khoái hát lên những khúc hát mà mình thích thú. Bởi vì nó biết rằng trên đường đi nó sẽ gặp những người bạn khác cùng nó đi ra biển lớn, do vậy nó không còn cảm thấy cô đơn nữa.Trên đường đi mọi thứ đều rất thuận lợi, dòng sông đi qua nhiều làng xã và rừng sâu, cuối cùng nó đến một sa mạc.TÌNH HUỐNGCon sông nhỏ nghĩ rằng: Mình đã vượt qua biết bao nhiêu trở ngại, lần này mình phải vượt qua sa mạc này mới được.Khi nó quyết định vượt qua sa mạc, nó cũng đã phát hiện ra rằng lượng nước của mình đang dần dần bị thấm vào cát. Nó thử lại một lần nữa, nhưng mọi chuyện đều vô ích.Nó đã nhụt chí: ”Có lẽ là do số phận của ta, ta sẽ không bao giờ có thể đến được với biển mênh mông”. Nó tự nói với mình một cách đau khổ.TÌNH HUỐNGĐúng lúc đó, xung quanh có một âm thanh trầm ấm vang lên: ”Nếu như gió đi qua được sa mạc thì sông cũng có thể làm được điều đó”. Hoá ra đó là tiếng của sa mạc.Nghe xong dòng sông nhỏ mới nói rằng: ”Gió thì bay qua được sa mạc, nhưng tôi thì không”.“Bởi vì cậu luôn giữ lấy suy nghĩ như cũ, cho nên cậu sẽ không bao giờ vượt qua nổi sa mạc đâu. Cậu cần phải để gió đưa cậu bay qua sa mạc và đến nơi cậu muốn đến. Chỉ cần cậu chịu thay đổi hình dáng bây giờ, cậu chỉ cần biến thành hơi nước, cậu sẽ thực hiện được mong ước của mình”.TÌNH HUỐNGCon sông nhỏ từ trước đến nay không biết có chuyện như vậy nên nó nói rằng: ”Thay đổi hình dáng của tôi bây giờ chẳng phải là tự huỷ hoại mình sao? Làm sao tôi có thể biết được điều đó là sự thực?”“Gió có thể mang theo hơi nước, sau đó bay qua sa mạc, đến một chỗ thích hợp nó sẽ thả hơi nước xuống, lúc đó cậu sẽ biến thành mưa, mưa sẽ tạo thành sông và tiếp tục tiến về phía trước”. Sa mạc khuyên con sông một cách kiên trì.TÌNH HUỐNG“Vậy tôi có còn là sông được như trước không?”“Có thể nói là có, nhưng cũng có thể nói là không”, sa mạc trả lời. ”Dù cho cậu là một con sông hay là hơi nước không nhìn thấy được, bản chất của cậu vẫn không hề thay đổi. Cậu vẫn luôn tự cho mình là một con sông đó là bởi vì cậu chưa hiểu được bản chất đích thực của mình.”TÌNH HUỐNGLúc này con sông mới nhớ lại rằng, trước khi mình biến thành sông cũng chính gió đã mang mình bay vào trong lục địa, đến lưng chừng núi mình biến thành mưa và trở thành sông.Thế là con sông đã mạnh dạn biến thành hơi nước và bay lên đôi tay của gió, biến mất trong không trung, nó được gió mang đi và về với một giai đoạn vốn có trong vòng đời của mình.TÌNH HUỐNGGỢI Ý THẢO LUẬN1. Sự phát triển của một doanh nghiệp cũng giống như con sông trong quá trình chảy về biển lớn vậy, muốn vượt qua trở ngại trong quá trình phát triển, đạt đến được điểm nút biến đổi từ lượng sang chất, nhằm thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp thì nhà quản trị cần phải có những tố chất gì?TÌNH HUỐNGGỢI Ý THẢO LUẬN2. Phân tích những phẩm chất cần có và đủ để nhà lãnh đạo đạt đến mục tiêu mà doanh nghiệp kỳ vọng?