Quản trị hành chính văn phòng

CHƯƠNG 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I. HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Hành chính văn phòng là một nghề có tính cách chuyên nghiệp nhưng đồng thời cũng là một loại hoạt động mà bất cứ cấp quản trị nào cũng phải thực hiện ở một mức độ nào đó. Nhà quản trị muốn thành công phải biết quản trị hành chính văn phòng của bộ phận chuyên môn của mình. Người thư ký chuyên nghiệp muốn thành công phải biêt quản trị HCVP, mà nhà quản trị muốn thành công phải có những thư ký biết cách làm việc một cách có khoa học. Đi sâu vào ngành nghề này chúng ta có các cấp quản trị chuyên về công việc HCVP. Chúng ta cáön coï một cái nhìn tổng quát về HCVP từ cấp thấp đến cấp cao và nói lên tầm quan trọng của các thư ký, nhất là thư ký giám đốc. Muốn hiểu rõ quản trị HCVP là gì chúng ta phải hiểu quản trị là gì. Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra một cách có hiệu quả. Và quản trị HCVP là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá, và giám sát các hoạt động xử lý thông tin. Bất cứ cấp quản trị nào cũng cần phải biết quản trị HCVP. Tuy nhiên các tổ chức hành chính muốn thành công cần phải có nhà quản trị HCVP. Ông ta là người hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và giám sát tất cả các hoạt động xử lý thông tin trong toàn công ty sao cho thống nhất và có hiệu quả. Muốn vậy ông hay bà ta phải hội đủ các tiêu chuẩn của một thư ký chuyên nghiệp cộng với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề. Ngoài ra họ phải hội đủ 12 tiêu chuẩn đã đề ra. Tại các công ty lớn có nhiều cấp quản trị quản lý công việc HCVP. Đó là nhà quản trị hành chính (nghĩa là trưởng phòng hoặc giám đốc hành chính), trợ lý hành chánh, trưởng phòng xử lý văn bản, trưởng phòng hồ sơ hay trưởng phòng thông tin. Ngoài ra các cơ quan tổ chức đều cần có các nhân viên và thư ký làm các công việc HCVP chuyên nghiệp nhất đó là thư ký. Thư ký là một trợ lý của cấp quản trị, là người nắm vửng các nghiệp vụ HCVP, có khả năng nhận trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến, và đưa ra quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình. Để đạt được điều trên họ phải đạt được một số kiến thức và kỹ năng cơ bản, hội đủ 12 tiêu chuẩn đã đề ra. Và sau cùng giúp việc đắc lực nhất cho giám đốc là các thư kí giám đốc. Sự thành công của các giám đốc phần lớn nhờ sự giúp việc của các thư ký giám đốc. Họ giúp cho giám đốc khỏi phải vướng bận vào các công việc HCVP vụn vặt để có thời gian dành cho công việc quản trị của mình. Để đạt được chức danh thư ký giám đốc, họ phải làm tròn 12 loại trách nhiệm, và hội đủ các tiêu chuẩn đã đề ra. II.QUẢN TRỊ HÀNH CH ÍNH V ĂN PHÒNG: Hành chính văn phòng là nơi đạt để các cơ chế kiểm soát kinh doanh, nghĩa là nơi sạon thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mực đích kiểm tra thông tin sao cho các hoạt động có hiệu quả. Như vậy công việc HCVP hiện diện khắp mọi nơi. Từ các nhân viên hành chánh sự nghiệp đến tất cả các cấp quản trị , mọi gnười đều ít nhiều làm công việc hành chính văn phòng. Có 4 loại công việc hành chánh: soạn thảo, duy trì-ghi nhớ, tính toán và truyền thông. Công việc hành chánh càng ngày càng nhiều khi công ty phát triển. Nhưng phần lớn các phòng ban đều có khuynh hướng tuyển thêm người không phải vì nhu cầu, mà vì yếu tố tâm lý, muốn tăng thêm uy thế của phòng ban mình. Chúng ta cần phải phân biệt công việc hành chánh và công việc quản trị. Nhà quản trị thực hiện công việc quản trị, nghĩa là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Họ làm việc bằng tư tưởng và với con người. Còn nhân viên HCVP thì làm công việc HCVP. Họ làm việc bằng tay chân với các dụng cụ HCVP. Nhà quản trị hành chánh phải có trách nhiệm tạo ra một cơ cấu tổ chức hành chánh tốt, hoạch định công việc hành chánh, và kiểm soát công việc hành chánh. Ngoài ra, vị trí của nhà quản trị HC tuỳ thuộc vào từng quy mô của cơ quan. Họ có thể là trưởng phòng, giám đốc, hoặc phó tổng giám đốc. Dù ở bất cứ cương vị nào, nhà quản trị HCVP phải biêt quản trị HCVP một cách có khoa học. III. CHÆÏC NÀNG QUAÍN TRË HAÌNH CHÊNH VÀN PHOÌNG 1. Chæïc nàng hoaûch âënh Hoạch định là một chức năng của quản trị bao gồm các hoạt động xác định ra các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hàon thành các mục tiêu đó. Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch - nghĩa là một tài liệu được viết ra xác định rõ các chuỗi hoạt động mà công ty hay tổ chức sẽ thực hiện. Có hai loại hoạch định: hoạch định chiến lược và hoạch định tác vụ. Hoạch định chiến lược là đề ra chiến lược tổng thể cho toàn công ty. Còn hoạch định tác vụ là đề ra các kế hoạch cụ thể của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh- dịch vụ trong đó có hoạch định HCVP. Bất cứ cấp quản trị nào cũng phải hoạch định. Hoạch định bao gồm việc xác định ra các mục tiêu và đề ra các biện pháp để hoàn thành các mục tiêu đó bằng cách nêu ra 6 chữ W sau đây: What = phải làm những gì? How = làm như thế nào? Where = làm ở đâu? When = làm khi nào? Who = ai làm? và Why = tại sao phải làm công việc đó, tại sao chọn nơi đó, tại sao chọn người đó?tại sao chọn thời điểm đó? và tại sao phải làm như thế? Trong hoạch định HCVP thì cần cẩm nang về tổ chức, chính sách và thủ tục, các bảng hưóng dẫn cụ thể, các bảng ghi nhớ, lịch công tác…đều là các công cụ để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Hoạch định rất cần thiết và quan trọng. Không có nó công ty sẽ lãng phí nhân lực và vật lực, công việc sẽ bị dẫm chân lên nhau, cái đáng thực hiện lại không thực hiện, và tất cả những gì tệ hại nhất. Muốn đạt được mục tiêu, công ty phải có một cơ cấu tổ chức thích hợp, năng động và uyển chuyển. Bộ phận dịch vụ HCVP rất quan trọng cho một doanh nghiệp. Chính vì thế mà quản trị HCVP phải tổ chức bộ máy HCVP nhằm giúp cho các bộ phận phòng ban hoàn thành nhiệm vụ của mình. Thế nhưng tổ chức HCVP nên tập trung hay phân tán? thông tin là cả một hệ thống cực kỳ quan trọng, do đó không thể phân tán được. Vậy HCVP cần phải tập trung. Có hai loại tập trung: tập trung vào một địa bàn và tập trung theo chức năng. Mỗi loại có ưu điểm và nhược điểm của nó. Doanh nghiệp nhỏ nên tập trung theo địa bàn, và doanh nghiệp lớn nên tập trung theo chức năng. Cơ cấu của bộ phận dịch vụ HCVP tuỳ thuộc vào quy mô của công ty xí nghiệp. Để có một cơ cấu tổ chức HCVP có hiệu quả, nhà HCVP nên theo tiến trình năm bước và nắm vững 33 nguyên tắc tở chức HCVP. Ngoài ra nhà QTHC cần phải nắm vững và phát huy bốn mối quan hệ sau đây: mối quan hệ nội bộ, mối quan hệ liên bộ phận, mối quan hệ với khách hàng, và mối quan hệ nghề nghiệp. 2.Chæïc nàng kiãøm tra Kiểm tra là một tiến trình quy định các hoạt động của tổ chức sao cho kết quả hoàn thành trong thực tế phù hợp với các tiêu chuẩn và mục tiêu kỳ vọng (mong đợi) của tổ chức. Bởi vì hầu hết các hoạt động đều tuỳ thuộc vào hành vi ứng xử của con người, kiểm tra sẽ khuyến khích các hành vi phù hợp, ngăn cản các hành vi không thích hợp. Kiểm tra đóng vai trò rất quan trọng bởi vì nó gắn liền với 3 chức năng của quản trị bao gồm hoạch định, tổ chức và lãnh đạo. Nó xây dựng chủ yếu dựa trên chức năng hoạch định bằng cách cung cấp các phương tiện giám sát và đề ra các điều chỉnh uốn nắn nhằm đạt được chỉ tiêu kế hoạch. Kiểm tra cũng hỗ trợ các chức năng tổ chức và lãnh đạo bằng cách giúp bảo đảm rằng các tài nguyên của cơ quan đều được tổ chức hướng tới các mục tiêu của cơ quan tổ chức. Kiểm tra giúp cho các cấp quản trị đối phó với năm thách đố sau đây: đối phó với bất trắc, khám phá ra những các bất thưòng, xác định các cơ hội, xử lý những tình huống phức tạp, và giúp cho việc phân quyền có hiệu quả hơn. Chúng ta có ba mức độ kiểm tra: Kiểm tra chiến lược, kiểm tra chiến thuật, và kiểm tra tác vụ. Cấp cao chịu trách nhiệm kiểm tra chiến lược trong toàn cơ quan và có tính cách dài hạn. Cấp trung kiểm tra chiến thuật trong phạm vi bộ phận chuyên môn của mình và có tính cách trung hạn. Cấp thấp kiểm tra tác vụ trong phạm vi đơn vị nhỏ và có tính cách ngắn hạn. Có hai loại kiểm tra: Kiểm tra hành chánh và kiểm tra hoạt động tác vụ. Kiểm tra hành chánh là kiểm tra qua hồ sơ công văn giấy tờ. Kiểm tra tác vụ là kiểm tra các hoạt động chuyên môn. Ở đây chúng ta chỉ đề cập đến kiểm tra hành chính. Chúng ta có thể liệt kê 11 phương pháp kiểm tra có hiệu quả sau đây: thanh tra, kiểm tra ngân sách, kiểm tra tập trung, kiểm tra mẫu biểu, kiểm tra bằng máy móc, kiểm tra chính sách, kiểm tra thủ tục, kiểm tra qua hồ sơ văn bản, kiểm tra qua các bảng tường trình, kiểm tra bằng tiêu chuẩn, và sau cùng là kiểm tra bằng lịch công tác. Muốn đạt được kết quả tốt đẹp các cấp quản trị cần phải theo một tiến trình kiểm tra khoa học. Tiến trình kiểm tra tổng quát bao gồm sáu bước sau: 1 Xác định khu vực/ phạm vi kiểm tra. 2. thiết lập các tiêu chuẩn. 3. đo lường kết quả hoàn thành công tác trong thực tế. 4 So sánh kết quả hoàn thành với tiêu chuẩn. 5a. Công nhận kết quả hoàn thành nếu đạt hoặc vượt tiêu chuẩn. 5b. Tiến hành hoạt động sửa sai nếu không đạt được tiêu chuẩn; và sau cùng 6. Điều chỉnh các tiêu chuẩn và các đơn vị đo lường khi cần thiết. Trong lãnh vực kiểm tra hành chánh, chúng ta có thể áp dụng tiến trình kiểm tra tám bươc sau đây theo thứ tự: 1. lập kế hoạch, 2. lên lịch công tác, 3. chuẩn bị vật tư, công cụ và nhân sự. 4. phân công công tác. 5. điều hành. 6. đánh giá kết quả; 7. so sánh đối chiếu kết quả, so với chỉ tiêu kế hoạch; 8a. sửa sai nếu không đạt chỉ tiêu; 8b. công nhận thành tích công tác nếu đạt hay vượt chỉ tiêu. Đo lường công việc hành chánh rất cần thiết để xác định được hiệu quả của nhân viên HCVP. Muốn đo lường công việc HC cần phải có một số tiêu chuẩn đánh giá. Có 4 loại tiêu chuẩn sau đây: 1. kích thước hay đặc tính (dinmen-sion/indentity) 2. Chất lượng (quality) 3. Số lượng (quantity); và 4. Thời gian. Để đo lường đánh giá hiệu quả công tác, các nhà quản trị thường dùng các công cụ sau đây Bảng chia thời biểu hay lịch công tác Thẻ hồ sơ dễ truy tìm Bảng treo tường Ngoài ra các cấp quản trị thường sử dụng các phương tiện kiểm soát phổ biến, đó là các bảng tường trình báo cáo và các cẩm nang. Đó là tất cả các vấn đề được trình bày trong chương này. CHƯƠNG 2: QUAÍN TRË HAÌNH CHÊNH VÀN PHOÌNG MÄÜT CAÏCH KHOA HOÜC I. Âån giaín hoaï thuí tuûc haình chênh Để tránh trùng lắp phí phạm thời gian, sức lực, vật liệu và tiền bạc và đồng thời để cho hoạt động hành chánh đạt được hiệu quả cao cần phải quản trị bằng các hệ thống thủ tục. Hệ thống là một tổng thể các thủ tục được đặt ra nhằm hoàn thành một giai đoạn nào đó của toàn bộ hoạt động của một doanh nghiệp. Và thủ tục là một sự tổng hợp các tiến trình cơ bản thống nhất nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó. Nói một cách cụ thể hơn, mỗi doanh nghiệp có nhiều hệ thống như hệ thống tài chính, marketing…Trong các hệ thống này có các tiểu hệ thống và trong các tiểu hệ thống đều có các thủ tục. Muốn cho doanh nghiệp đạt hiệu quả, nhà quản trị cần phải quản lý bằng các hệ thống và thủ tục sao cho hoạt động được thông suốt, không bị tắt nghẽn, tiết kiệm được thời gian, đạt được năng suất cao. Nhà quản trị sử dung 2 công cụ sau đây để quản trị bằng hệ thống và thủ tục: sơ đồ phân phối công việc và lưu chuyển đồ. Sơ đồ phân phối công việc là một sơ đồ trình bày một cách tổng thể các công việc và hoạt động của một đơn vị hay bộ phận phòng ban phân theo từng cá nhân. Lưu chuyển đồ là một biểu đồ miêu tả tiến trình lưu chuyển công việc, hay nhân lực, hoặc biểu mẫu một cách có hệ thống nhằm mục đích đơn giản các thủ tục hành chính tới mức hiệu quả nhất. Muốn đơn giản hoá công việc hành chính, nhà quản trị cần phải huấn luyện nhân viên mình áp dụng một số nguyên tắc cơ bản sau: Quy tắc cố gắng tối thiểu Quy tắc cử động đối xứng và nhịp nhàng Quy tắc sử dụng khoãng trống và dụng cụ Ngoài ra các biểu mẫu hồ sơ cũng cần phải đơn giản hoá bằng cách loại bỏ một số chi tiết dư thừa đồng thời thiết kết thêm một số chi tiết cần thiết cho việc kiểm soát. Để tiết kiệm thời gian, hoá đơn chứng từ nên được phân bản bằng cách để dấu than. Sắp xếp tổ chức nơi làm việc, sắp xếp bàn ghế dụng cụ sao cho hợp lý để có một tiện nghi tối đa cho nhân viên; và sắp xếp sao cho việc di chuyển tài liệu càng ngắn để dễ dàng kiểm soát và tiết kiệm thời gian. Nhà quản trị cần phải vẻ sơ đồ trước khi sắp xếp bàn ghế và phòng làm việc. Khi bố trí chỗ làm việc nhà quản trị cần phải lưu ý đến các yếu tố sau đây: Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận phòng ban Bố trí phòng ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc Hạn chế sử dụng phòng riêng Sử dụng vách ngăn Bố trí phòng của cấp lãnh đạo Bố trí phòng họp chung Khung cảnh văn phòng rất quan trọng trong việc tạo sự hứng thú và thoải mái cho nhân viên làm việc. Sự thoải mái hứng thú này giúp cho nhân viên không bị mệt mỏi. năng suất lao động cao hơn. Các cấp quản trị cần phải chú trọng đến các yếu tố môi trường sau đây: Tạo một bầu không khí mát mẻ, không lanh, không nóng Tạo một khung cảnh làm việc yên tĩnh Tạo một khung cảnh có màu sắc hài hoà, hấp dẫn và lôi cuốn, tạo sự hứng thú khi làm việc. Tạo một khung cảnh có đầy dủ ánh sáng cho từng loại công việc II. Quaín trë thåìi gian Viãût Nam chuïng ta coï cáu “Thåìi giåì laì vaìng baûc” vaì Táy phæång coï cáu “Thåìi gian laì tiãön baûc” (Time is money). Moüi ngæåìi trong chuïng ta âãöu coï mäüt khoaíng thåìi gian giäúng nhau, nhæng khäng phaíi ai cuîng biãút sæí duûng noï coï hiãûu quaí. Thåìi gian laì nhan täú khäng suy suyãùn vaì khäng co giaîn nháút trong cuäüc säúng chuïng ta. Âuïng nhæ Peter Drucker, mäüt hoüc giaí, mäüt giaïo sæ vaì nhaì cäú váún vãö quaín trë näøi tiãúng trãn thãú giåïi âaî noïi: “Thåìi gian laì thæï hiãúm nháút trong caïc loaûi taìi saín vaì nãúu khäng kiãøm soaït âæåüc noï thç chuïng ta seî khäng kiãøm soaït âæåüc giaì caí”. Chênh thåìi gian chæï khäng phaíi laì tiãön baûc måïi laì caïi quyï nháút cuía mäüt doanh nghiãûp. Nhæng hçnh nhæ thåìi gian laì thæï taìi saín âæåüc hiãøu biãút êt nháút vaì âæåüc kiãøm soaït täöi nháút. Háöu nhæ chuïng ta khäng hoaûch âënh vaì cuîng khäng kiãøm tra loaûi taìi saín vä giaï naìy, cæï âãø noï träi daût theo doìng âåìi may ruíi cuía cuäüc âåìi. Noïi mäüt caïch chênh xaïc, chuïng ta khäng thãø âiãöu khiãøn âæåüc thåìi gian vç cáy kim âäöng häö duì sao cuîng nàòm ngoaìi táöm kiãøm soaït cuía chuïng ta vaì thåìi gian váùn cæï träi theo mäüt täúc âäü muän thuåí. Âiãöu maì chuïng ta cáön phaíi laìm khäng phaíi laì kiãøm soaït caïi âäöng häö maì laì tæû kiãøm soaït chênh mçnh trong mäúi tæång quan våïi thåìi gian. Váûy quaín trë thåìi gian laì gç, vaì laìm caïch naìo âãø kiãøm soaït viãûc sæí duûng quyî thåìi gian väú giaï cuía mçnh mäüt caïch coï hiãûu quaí. Muäún quaín trë thåìi gian phaíi biãút caïc nguyãn nhán laìm cho baûn phê phmaû thåìi gian. Âoï laì caïc nguyãn nhán sau âáy (1) caïc cuäüc goüi âiãûn thoaûi, (2) caïc cuäüc thàm viãúng xaî giao, (3) caïc cáu hoíi cuía nhán viãn, (4) caïc sæû cäú nhoí, traí låìi thæ tên, (5) caïc cuäüc hoüp keïo daìi, (6) baìn giáúy ngäøn ngang, (7) âoüc taìi liãûu quaï cháûm, (8) khung caính laìm viãûc gáy ra sæû chia trê lo ra. Hiãøu âæåüc caïc nguyãn nhán, chuïng ta cáön phaíi aïp duûng caïc phæång phaïp quaín trë âæåüc thåìi gian mäüt caïch coï hiãûu quaí. Træåïc hãút baûn cáön phaíi biãút sæí duûng caïc cäng cuû hoaûch âënh thåìi biãøu sau âáy: (1) Lëch thåìi biãøu cäng taïc haìng ngaìy, (2) ghi vaìo säø tay, nháût kyï vaì lëch âãø trãn baìn caïc cuäüc heûn, caïc viãûc cáön phaíi laìm; âäúi våïi nhæîng viãûc quan troüng, cáön bäú trê luïc naìo thæûc hiãûn chuïng coï hiãûu quaí nháút; (3) sæí duûng caïc bça häö så vaì theí häö så nháût kyï theo thæï tæû tæìng ngaìy trong thaïng. Thæï âãún, baûn cáön tiãút kiãûm thåìi gian trong viãûc xæí lyï thæ tæì giao dëch. Laì nhaì quaín trë, baûn khäng nãn tæû mçnh xæí lyï táút caí caïc loaûi thæ tæì. Baûn coï thãø táûn duûng thåìi gian chãút khi ngäöi trãn xe hoàûc maïy bay âãø giaíi quyãút thæ tæì. Ngoaìi ra, âãø tiãút kiãûm thåìi gian, baûn nãn sæí duûng maïy âoüc, maïy ghi ám âãø ghi laûi nhæîng viãûc maì thæ kyï cáön phaíi thæûc hiãûn. Sæí duûng phæång tiãûn naìy baûn tiãút kiãûm âæûåc thåìi gian cuía chênh mçnh vaì cuía thæ kyï. Âoüc taìi liãûu nhanh laì phæång phaïp thæï tæ âãø tiãút kiãûm thåìi gian. Laìm nhæ váûy baûn seî tiãút kiãûm âæåüc bäún hay nàm láön thåìi gian baûn âoüc cháûm. Phæång phaïp thæ nàm âãø tiãút kiãûm thåìi gian laì biãút caïch tiãúp khaïch. Baûn haîy laìm cuí viãûc tiãúp khaïch bàòng caïch âãún chäù laìm viãûc cuía cáúp dæåïi; âäi khi cáön tiãúp khaïch åí ngoaìi phoìng laìm viãûc hoàûc âæïng âãø tiãúp khaïch; quy âënh thåìi gian tiãúp khaïch vaì sau cuìng laì tiãúp xuïc cáúp dæåïi taûi phoìng àn cuîng laì caïch tiãúp khaïch tiãút kiãûm thåìi gian nháút. Phæång phaïp thæï saïu âãø tiãút kiãûm thåìi gian laì biãút caïch bäú trê thåìi gian thuáûn tiãûn âãø goüi vaì traí låìi âiãûn thoaûi. Baûn phaíi coï thæ lyï kheïo leïo vaì tãú nhë giuïp baûn khäng phaíi traí låìi âiãûn thoaûi luïc baûn âang táûp trung laìm viãûc, hoàûc âäúi våïi cäng viãûc maì ngæåìi khaïc traí låìi thêch håüp hån. Thæ kyï seî giuïp baûn goüi âiãûn thoaûi ra ngoaìi luïc baûn khäng phaíi táûp trung cao. Baûn phaíi hoüc caïch kãút thuïc âiãûn thoaûi mäüt caïch kheïo leïo vaì tãú nhë. Häüi hoüp laì mäüt trong nhæîng nguyãn nhán laìm máút thåìi gian cuía baûn nháút. Baûn phaíi traïnh caïc cuäüc hoüp vä êch, vaì chè täø chæïc caïc cuäüc hoüp ngàõn goün âi vaìo näüi dung chênh. Vaì sau cuìng, baûn phaíi biãút täø chæïc sàõp xãúp chäù laìm viãûc khoa hoüc. Mäüt baín giao hæåíng caïi maìu sàõc seî giuïp baûn laìm viãûc thoaíi maïi, âãø táûp trung nàng suáút cao. Baûn phaíi traïnh caïi “häüi chæïng cuía caïi baìn ngáûp giáúy”. Hãù baìn giáúy ngäøn ngang thç âáöu oïc baûn cuîng ngäøn ngang. Chuïng ta seî kãút luáûn chæång naìy bàòng mäüt säú cáu danh ngän sau âáy: “Mäüt tiãúng âäöng häö ngaìy häm nay âaïng giaï hån hai tiãúng âäöng häö ngaìy mai” T. Fuller Thåìi gian caìng träi qua caìng laìm tàng giaï thaình saín pháøm Herbert N. Casson Thåìi gian laìm kãú hoaûch laì thåìi gian tiãút kiãûm Alec Mackenzie Hãù baìn giáúy ngäøn ngang tç âáöu oïc cuîng ngäøn ngang. Khuyãút danh Phê phaûm thåìi gian coìn täöi tãû hån laì phê phaûm tiãön baûc Kim Woo Choong Thåìi gian laì thæ hiãúm coï nháút trong caïc loaûi taìi saín vaì nãúu khäng kiãøm soaït âæåüc noï thç chuïng ta seî khäng kiãøm soaït âæåüc gç caí. Peter Drucker III. Quaín trë hãû thäúng thäng tin Thäng tin laì caí mäüt hãû thäúng bao gäöm caí thäng tin âáöu vaìo, thäng tin näüi bäü vaì thäng tin âáöu ra. Mäùi hãû thäúng thäng tin naìy cáön phaíi âæåüc quaín trë thaình hãû thäúng nhàòm cung cáúp cå såí dæî liãûu (data base) âãø caïc cáúp quaín trë âæa ra caïc quyãút âënh aính hæåíng âãún caïc hoaût âäüng cuía doanh nghiãûp. Quaín trë hãû thäúng thäng tin laì viãûc hoaûch âënh, täø chæïc - phäúi håüp, âiãöu haình vaì kiãøm soaït coï hiãûu quaí caïc hãû thäúng thäng tin sao cho noï coï hiãûu quaí. Nghë âënh säú 142-CP ngaìy 28-9-1963 cuía Thuí tæåïng Chênh phuí âaî quy âënh roî näi dung nhiãûm vuûcuía cäng taïc vàn thæ, xæí lyï cäng vàn âi âãún, giæî gçn bê máût cuía taìi liãûu vaì viãûc quaín lyï häö så. Nghë âënh säú 62-CP ngaìy 22-9-1993 cuía Phuí thuí tæåïng Chênh phuí quy âënh vãö viãûc quaín lyï vaì sæí duûng con dáúu. Roî raìng laì cäng taïc vàn thæ ráút quan troüng trong caïc cå quan Nhaì næåïc. Âäúi våïi cäng vàn âãún bàòng thæ tæì qua bæu âiãûn caïc baûn phaíi biãút xæí lyï mäüt caïch khoa hoüc. Âáy laì caí mäüt tiãún trçnh theo trçnh tæû sau âáy: 1. Phán loaûi vàn thæ, 2. Måí bao thæ, 3. Láúy pháön vàn thæ ra, 4. Âoïng dáúu ngaìy giåì, 5. Âoüc vaì ghi chuï bao gäöm viãû ghi vaìo säø cäng vàn âãún, 6. Âæa cho cáúp trãn duyãût, 7. Soaûn phiãúu luán chuyãøn taìi liãûu, vaì sau cuìng 8. phán phäúi vàn thæ. Khi thuí træåíng cuía baûn vàõng màût trong caïc chuyãún âi cäng taïc xa láu ngaìy hoàûc nghè heì, baûn phaíi sàõp xãúp våïi caïc vë âoï caïch giaíi quyãút vàn thæ âãún, baûn phaíi ghi laûi baín læu nãúu baûn phaíi traí låìi thæ tên. Trong træåìng håüp kháøn phaíi giaíi quyãút váún âãö gç âoï ngay, baûn phaíi ghi vaìo vàn thæ gäúc hoàûc baín sao laì baûn âaî laìm gç. Nãúu thuí træåíng cuía baûn yãu cáöu baûn phaíi chuyãøn thæ tên, thç baûn phaíi cáön xaïc âënh roî loaûi gç cáön phaíi chuyãøn. Âäúi våïi cäng vàn âi gæíi qua bæu âiãûn hoàûc ngæåìi phuû traïch chuyãøn vàn thæ tay âi, baûn phaíi laìm caïc cäng viãûc sau âáy: 1. Baûn phaíi kiãøm tra xem vàn thæ âaî âãö ngaìy thaïng nàm chæa, âëa chè coï chênh xaïc khäng, âëa chè bãn trong coï phuì håüp våïi bãn ngoaìi khäng, vàn thæ âaî kyï tãn chæa, vaì pháön âênh keìm âaî boí vaìo bao thæ chæa, 2. Gáúp vaì boí vaìo bao tæ. Baûn phaíi biãút caïch gáúp vaì xãúp thæ tæì theo tiãu chuáøn quäúc tãú; 3. Cán vaì daïn tem cho phuì håüp våïi quy âënh cuía bæu âiãûn, 4. Vaì sau cuìng baûn vaìo säø cäng vàn âi. Trãn âáy laì caïch quaín trë/ xæí lyï vàn thæ bàòng giáúy tåì hoàûc vàn thæ tay hoàûc qua âæåìng bæu âiãûn. Tuy nhiãn, ngaìy nay háöu hãút caïc cäng ty thãú giåïi âãöu coï caïc loaûi vàn thæ âiãûn tæí (electronic mail). Vàn thæ âiãûn tæí laì phæång tiãûn truyãön thäng bàòng âiãûn tæí caïc loaûi vàn baín, sæû kiãûn hçnh aính vaì caí bàòng tiãúng noïi. Viãûc truyãön thäng naìy âæåüc truyãön tæì maïy naìy sang maïy kia. Noï âæåüc truyãön vaì nháûn qua maïy âiãûn baïo (teleprinter), maïy Fax (facsimile), traûm truyãön âaût vàn baín (Communicating word processcor) maïy vi tênh (mainframe computer) vaì kãø caí trãn maìn hçnh âãø phuûc vuû trong caïc häüi nghë tæì xa (teleconference). Caïc thiãút bë nãu trãn coï thãø truyãön qua âæåìng giáy âiãûn thoaûi, qua vãû tinh qua hãû thäúng viba (hãû thäúng laìn soïng ngàõn) hoàûc qua såüi giáy quang hoüc. Nhåì caïc loaûi thiãút bë naìy maì con ngæåìi åí khàõp nåi trãn thãú giåïi truyãön thäng âæåüc våïi nhau chè trong chäúc laït, tháûm chê coìn häüi hoüp våïi nhau âæåüc duì åí caïch xa nhau haìng chuûc ngaìn cáy säú. Mäüt loaûi thæ âiãûn tæí maì ngaìy nay ngæåìi ta thæåìng goi laì E.mail laì loaûi thæ âæûåc truyãön tæì computer naìy âãún computer khaïc. Loaûi thæ âiãûn tæí naìy giuïp cho caïc cå quan trao âäøi thæ tæì våïi nhau chè trong giáy laït, ngaìy cuîng nhæ âãm. Thæ âæåüc truyãön qua häüp thæ âiãûn tæí (Email box) læu træî trong computer. Ngæåìi nháûn chè cáön måí häüp thæ naìy giäúng nhæ nhæ baûn måí häüp thæ åí nhaì ra váûy. Kãø tæì nàm 1996, caïc cå quan taûi Viãût Nam bàõt âáöu æïng duûng loaûi Email naìy tháûm chê coìn sæí duûng Tin âiãûn tæí (E.News) âæåüc truyãön qua computer. Viãûc truyãön vaì nháûn loaûi thæ âiãûn tæí naìy giuïp cho cå quan tiãút kiãûm âæåüc haìng táún giáúy, chi phê laûi tháúp hån, vaì nhanh hån gáúp bäüi láön. Træåïc læu læåüng thäng tin âiãûn tæí phong phuï vaì âa daûng nhæ váûy, baûn phaíi nhanh choïng xæí lyï thäng tin våïi caïc hoaût âäüng kinh doanh âang ngaìy caìng caûnh tranh khäúc liãût. CHÆÅNG 3 NGHIÃÛP VUÛ HAÌNH CHÊNH VÀN PHOÌNG I. Quaín trë häö så Häö så laì mäüt táûp cäng vàn giáúy tåì coï liãn quan våïi nhau vãö mäüt sæû viãûc, mäüt váún âãö, hoàûc mäüt ngæåìi hçnh thaình trong quaï trçnh giaíi quyãút cäng viãûc. Vaì quaín trë häö så laì viãûc hoaûch âënh (lãn kãú hoaûch), täø chæïc, sàõp xãúp, læu træî thäng tin âuïng luïc âuïng nåi vaì âäöng thåìi kiãøm tra sao cho hãû thäúng thäng tin âaût âæåüc hiãûu quaí täút nháút. Tiãún trçnh quaín trë häö så bàõt âáöu tæì phán loaûi häö så, lãn lëch læu træî, læu chuyãøn häö så, huíy boí häö så, vaì chuûp phim häö så. Træåïc hãút noïi vãö phán loaûi häö så. Træåïc khi quyãút âënh cáön læu giæî loaûi häö så naìo, caïc baûn cáön phaíi phán loaûi häö så ra laìm 4 loaûi: Häö så täúi cáön thiãút, häö så quan troüng, häö så cáön sæí duûng (thæåìng sæí duûng), häö så khäng cáön thiãút cáön huíy boí. Sau khi phán loaûi häö så, baûn phaíi lãn lëch læu træî häö så, nghéa laì häö så naìo âæåüc læu træî trong bäü häö så âang sæí duûng hay âang hoaût âäüng (active flies) vaì âæåüc læu træî trong bao láu; häö så naìo âæåüc læu træî trong bäü häö så khäng coìn hoaût âäüng (inactive flies). Häö så âang sæí duûng hay âang hoaût âäüng laì caïc häö så hiãûn âang tiãún haình maì nhán viãn cáön tham khaío thæåìng xuyãn. Häö så khäng coìn hoaût âäüng laì caïc häö så vàn baín âaî hçnh thaình tæì saïu tháng âãún mäüt nàm räöi maì nhán viãn thènh thoaíng måïi cáön tham khaío. Bæåïc thæï ba cáön phaíi laìm laì læu chuyãøn häö så. Båíi vç khoaíng träúng daình cho vàn phoìng laìm viãûc ráút täún keïm, cho nãn caïc häö så khäng thæåìng xuyãn sæí duûng nãn âæåüc læu chuyãøn vaìo tuí häö så khäng coìn hoaût âäüng. Baûn nãn kiãøm tra thæåìng xuyãn xem häö så naìo nãn thiãu huíy vaì häö så naìo caìn chuyãøn vaìo kho häö så khäng coìn hoaût âäüng. Coï hai phæång phaïp læu chuyãøn häö så: phæång phaïp læu chuyãøn vénh viãùn, vaì phæång phaïp læu chuyãøn theo âënh kyì. Phæång phaïp læu chuyãøn häö så vénh viãùn laì phæång phaïp læu chuyãøn caïc taìi liãûu hay häö så âaî hoaìn táút vaìo kho häö så khäng coìn hoat âäüng. Phæång phaïp læu chuyãøn âënh kyì laì phæång phaïp læu