Quản trị dự án - Hoạch định dự án

Ồ KHỐI LƯỢNG NGUỒN LỰC Vượt nguồn lực Đúng nguồn lực Số nhân công mỗi ngày 0 2 8 6 Giới hạn nguồn lực 4 Lịch trình thực hiện dự án khi cân bằng nguồn lực A(2) B(2) C(4) D(4) E(2) F(4) G(2) 1 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 Thời gian BIỂU ĐỒ KHỐI LƯỢNG NGUỒN LỰC (Khi cân bằng nguồn lực) Vượt nguồn lực Đúng nguồn lực Số nhân công mỗi ngày 0 2 8 6 Giới hạn nguồn lực 4 Ký hiệu hoạt động Hoạt động tiền nhiệm Thời gian thực hiện (Tuần) Số nhân công yêu cầu A --- 2 3 B --- 6 5 C --- 4 4 D A 3 2 E C 5 4 F A 4 2 G B,D,E 2 6 - Số nhân công sẵn có là 10 - Tìm tiến độ khả thi. Thời gian hoàn thành dự án là bao nhiêu tuần? Bài tập PHẦN 4 THỰC HIỆN VÀ KIỂM SOÁT DỰ ÁN Mục tiêu  Nhận dạng các bước giám sát và kiểm soát dự án  Hiểu các phương pháp kiểm soát tiến độ, chi phí và phạm vi dự án  Khám phá cách thức báo cáo thông tin hiệu quả Khởi động dự án Khởi động dự án Bắt đầu cuộc họp đầu tiên Thành phần tham dự: • Khách hàng • Chủ đầu tư • Đội dự án • Các thành viên khác Truyền thông • Kế hoạch dự án • Giới thiệu thành viên và vai trò của các thành viên • Thống nhất nguyên tắc quản lý Kiểm soát dự án Là tiến trình thu thập, phân tích và sử dụng thông tin một cách liên tục và có hệ thống nhằm mục đích kiểm soát và ra quyết định quản lý. Kiểm soát dự án là quá trình gồm 3 bước: Kiểm soát = giám sát +so sánh + khắc phục  Thu thập thông tin: + Tiến độ + Chi phí + Thành quả (các yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng)  So sánh các thông tin này với kế hoạch đã đề ra.  Thực hiện các biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục đích đạt được yêu cầu đã đề ra Sự cần thiết kiểm soát dự án  Đảm bảo đạt được mục tiêu đã đề ra của dự án  Động viên nhân viên  Có những hành động đối phó sớm với những sai lệch  Rút ra bài học kinh nghiệm cho các dự án khác Các dạng của kiểm soát dự án  Kiểm soát tiến độ  Kiểm soát phạm vi và chất lượng  Kiểm soát chi phí Mô hình của hệ thống kiểm soát Quá trình Đầu vào Đầu ra Phản hồi Các vấn đề khó khăn thường gặp  Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố nào đó trong chi phí, thời gian và chất lượng  Quy trình kiểm soát gặp sự phản đối hay nhẹ nhất là không được sự đồng ý.  Thông tin thường không chính xác hoặc không được báo cáo đầy đủ.  Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến hay thông tin thiên lệch.  Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề còn tranh cãi. KIỂM SOÁT PHẠM VI VÀ CHẤT LƯỢNG - Danh mục kiểm tra - Kết quả công việc - Kế hoạch quản lý chất lượng - Lấy mẫu thống kê - Biểu đồ kiểm soát - Biểu đồ pareto - Phân tích xu hướng - Các quyết định chấp thuận - Danh mục hoàn thành kiểm tra - Cải thiện chất lượng ĐẦU VÀO CÔNG CỤ, KỸ THUẬT ĐẦU RA Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (ISO) định nghĩa chất lượng là "mức độ mà một tập hợp các đặc tính vốn có đáp ứng yêu cầu" Một số công cụ sử dụng trong kiểm soát phạm vi và chất lượng dự án Biểu đồ tiến trình Biểu đồ kiểm soát Biểu đồ nhân quả Biểu đồ pareto Biểu đồ tiến trình  Là phương pháp thể hiện quá trình thực hiện các công việc và toàn bộ dự án, là cơ sở để phân tích đánh giá quá trình và các nhân tố tác động đến chất lượng công việc và dự án.  Một lưu đồ quá trình chung có dạng như sau: Nhà cung ứng Phương pháp Thiết bị Quá trình Nhân lực Đo lường Môi trường Người tiêu dùng Đầu vào Đầu ra Biểu đồ kiểm soát  Là phương pháp đồ họa theo thời gian về kết quả của một quá trình thực hiện công việc  Sự kết hợp giữa đồ thị và các đường giới hạn kiểm soát để xác định xem một quá trình có nằm trong tầm kiểm soát hay không -> xây dựng các biện pháp điều chỉnh.  Dùng để giám sát các hoạt động có tính chất lặp, giám sát các biến động về chi phí và tiến độ thời gian Giới hạn trên Giới hạn dưới Biểu đồ nhân quả Biểu đồ chỉ ra các nguyên nhân ảnh hưởng đến một kết quả nào đó. Về phương pháp xây dựng cần thực hiện một số bước sau:  Lựa chọn một tiêu chuẩn chất lượng cần phân tích (nhân tố kết quả) và trình bày bằng một mũi tên.  Liệt kê toàn bộ những nguyên nhân chủ yếu ảnh hưởng đến chỉ tiêu phân tích.  Tìm những nguyên nhân ảnh hưởng đến từng nhân tố sau đó xem nhân tố mới lại là kết quả và xác định quan hệ nhân quả cho nhân tố mới, cứ thế cho các quan hệ ở cấp thấp hơn. Một sơ đồ nhân quả điển hình thể hiện như sau (ví dụ: Dự án đường giao thông). Tính ổn định Trễ tiến độ, Vượt chi phí Mưa ngập Nắng nóng Chất lượng Bảo quản Khuyến khích Quản lý Lịch sửa chữa Bảo dưỡng Thiếu phụ tùng Nhân lực Thời tiết Bão, lũ Nguyên vật liệu Máy móc Lạc hậu Thiếu đầu tư Kỹ năng Đào tạo Nhà cung cấp Biểu đồ pareto Là loại biểu đồ đặc biệt giúp xác định và đặt ưu tiên cho những lĩnh vực có thể xảy ra vấn đề của dự án theo mức độ nghiêm trọng của chúng. Mức độ nghiêm trọng bao gồm:  Tần suất xuất hiện của một vấn đề  Chi phí do vấn đề gây ra  Mức giảm chất lượng do vấn đề gây ra  Lượng thời gian bị mất do vấn đề gây ra  Mức độ rủi ro do vấn đề gây ra (ví dụ như sức khỏe hoặc an toàn) Mưa ngập Tay nghề Vật tư Các vấn đề khác Thiếu phụ tùng 45% 70% 85% 95% 100% 80% 100% 60% 0% 20% 40% (72) (40) (24) (16) (8) 0 32 64 96 128 160 Biểu đồ pareto về nguyên nhân trễ tiến độ (đơn vị: giờ) của dự án cầu đường. KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ Tiến độ thực hiện dự án có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả (chi phí) của toàn bộ dự án. Vấn đề quyết toán chi phí cũng căn cứ trên tiến độ thực hiện dự án. Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài không phải lúc nào cũng thuận lợi cho việc thực hiện dự án. Nhằm đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời các hoạt động bị chậm trễ để dự án hoàn thành đúng hạn. KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ - Tiến độ dự án - Báo cáo kết quả HĐ - Các yêu cầu thay đổi - KH quản lý tiến độ - Hệ thống KS thay đổi tiến độ - Đo lường kết quả - Lập KH bổ sung - Tiến độ được cập nhật - Các HĐ điều chỉnh - Bài học kinh nghiệm ĐẦU VÀO CÔNG CỤ, KỸ THUẬT ĐẦU RA KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ Thu thập dữ liệu thành quả lịch trình có hệ thống:  Thời gian bắt đầu thực tế của mỗi hoạt động  Thời gian kết thúc thực tế của từng hoạt động  Thời gian thực hiện ước tính còn lại của các hoạt động trong quá trình  Những thay đổi trong ước tính thời gian  Các hoạt động mới đã được xác định KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ  Kiểm soát tiến độ bằng biểu đồ thanh ngang (GANT) % hoàn thành Thời gian (tuần) TT Công tác 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1 Xây dựng bộ phân bên trong 2 Sửa chữa mái và sàn 3 Xây ống gom khói 4 Đổ bê tông và xây khung 5 Xây cửa lò chịu nhiệt 6 Lắp đặt hệ thống kiểm soát 7 Lắp đặt thiết bị lọc khí 8 Kiểm tra và thử nghiệm Khối lượng công việc hoàn thành Thời gian đánh giá Công tác găng Công tác không găng Dự án lắp đặt một thiết bị kiểm soát ô nhiễm không khí KIỂM SOÁT CHI PHÍ - Các báo cáo kết quả HĐ - Các yêu cầu thay đổi - KH quản lý chi phí - Đường chi phí cơ bản - Hệ thống kiểm soát thay đổi chi phí - Đo lường kết quả HĐ - Lập KH bổ sung - Các công cụ vi tính - HĐ điều chỉnh - Ước tính CP điều chỉnh - Ước tính khi hoàn thành - Cập nhật ngân sách ĐẦU VÀO CÔNG CỤ, KỸ THUẬT ĐẦU RA - Giúp cho kế hoạch thực hiện dự án được khả thi - Quyết định mức độ lợi ích vật chất của tổ chức thực hiện dự án KIỂM SOÁT CHI PHÍ Phương pháp truyền thống (Kiểm soát chi phí theo công việc)  Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng lẽ cho mỗi nhóm công việc.  Mỗi báo cáo chi phí gồm: + Mô tả công việc + Tiến độ theo thời gian + Ai là người chịu trách nhiệm + Ngân sách theo thời gian + Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) yêu cầu  Đối với mỗi báo cáo chi phí thường người ta phân tích sự khác biệt để xem số tiền chi ra nhiều hay ít hơn ngân sách đã dự trù. Dự án làm 10000 m đường có tổng chi phí là 2000000 USD. Kế hoạch cứ 1 ngày làm được 25 m, chi phí phải trả là 200 USD/1m.  Tổng thời thực hiện là : 10000/25 = 400 ngày  Theo kế hoạch thì đến cuối ngày 180 sẽ có số tiền chi theo kế hoạch là: 180 x 25 x 200 = 900.000 USD  Giả sử đến cuối ngày 180 đã chi 800.000 USD  số tiền chi cho đến cuối ngày 180 nhỏ hơn so với kế hoạch KIỂM SOÁT CHI PHÍ Về mặt chi phí, dự án đang thực hiện tốt so với kế hoạch? Nhược điểm của phương pháp truyền thống Trong quản lý dự án nếu chỉ có sự phân tích khác biệt về chi phí của mỗi nhóm công việc (cost variance analysis) thì không đủ bởi vì: Phương pháp C/SCSC (Cost / Schedule Control System Criteria)  Phương pháp các tiêu chí hệ thống kiểm soát tiến độ/chi phí này được áp dụng năm 1962 trong: + Bộ quốc phòng Mỹ + NASA (National Aerautic Space Adiministration)  Nhằm đảm bảo hệ thống lịch trình, chi phí được hợp nhất với nhau  Khắc phục các nhược điểm của phương pháp truyền thống Phương pháp C/SCSC  Xác định công việc trong WBS  Kế hoạch lịch trình và nguồn lực  Phát triển ngân sách. Giá trị tích lũy những ngân sách này sẽ trở thành chi phí cơ bản và sẽ được gọi là BCWS  Thu thập chi phí thực sự của công việc đã thực hiện tại mỗi gói công việc ACWP.  Thu thập chi phí kế hoạch của các công việc đã thực hiện BCWP  Tính toán sai lệch  báo cáo  Báo cáo tình trạng: từ đội dự án – giám đốc dự án – các bên có liên quan Các đại lượng phân tích về thành quả (Performance Analysis)  BCWS (Budgeted Cost of the Work Schedule): Chi phí “dự tính” của công việc theo “kế hoạch”  ACWP (Actual Cost of the Work Performed): Chi phí “thực sự” của một công việc “đã” được thực hiện.  BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed): Chi phí “dự tính” của công việc “đã” được thực hiện, còn được gọi là Giá trị đã thu được (Earned Value)  BCWS =  Ví dụ: BCWS = 2000000 x 180 / 400 = 900.000 $  BCWP =  BCWP = 2000000 x 4000 / 10000 = 800.000 $ Ngân sách dự tính cho toàn bộ công việc Ngân sách dự tính cho toàn bộ công việc % công việc thực sự đã làm cho đến thời điểm xem xét Các đại lượng về phân tích thành quả % công việc được hoạch định cho đến thời điểm xem xét X X (Giả sử đến cuối ngày 180 đã làm được 4000 m) Các đại lượng phân tích về sai lệch (Variance Analysis) Sai lệch về tiến độ – SV (Schedule Variance)  SV = BCWP – BCWS SV > 0  Vượt tiến độ (Ahead schedule) SV = 0  Đúng tiến độ (On schedule) SV < 0  Chậm tiến độ (Behind schedule)  Ví dụ: SV = 800.000 – 900.000 = -100.000 $  Chậm tiến độ Cụ thể là chậm tiến độ : 100.000 / 200 = 500 m Hoặc: 500 / 25 = 20 ngày Các đại lượng phân tích về sai lệch (Variance Analysis) Sai lệch về chi phí – CV (Cost Variance)  CV = BCWP – ACWP  CV > 0  không vượt chi phí (Cost under run)  CV = 0  đúng chi phí (On cost)  CV < 0  vượt chi phí (Cost over run) Các đại lượng phân tích về sai lệch (Variance Analysis) Sai lệch kế toán – AV (Accounting Variance)  AV = BCWS – ACWP  AV > 0  Ngân sách theo kế hoạch lớn hơn thực chi  AV = 0  Ngân sách theo kế hoạch đúng bằng thực chi  AV < 0  Ngân sách theo kế hoạch nhỏ hơn thực chi  Ví dụ: Ở ngày thứ 180, ACWP = 880.000 $  CV = -80.000 $  AV = 900.000 – 880.000 = 2.000 $ Các chỉ số thành quả công việc  Chỉ số thành quả về tiến độ – SPI (Schedule Performance Index) SPI = BCWP / BCWS  SPI > 1  BCWP > BCWS  SV > 0  vượt tiến độ  Chỉ số thành quả về chi phí – CPI (Cost Performance Index) CPI = BCWP / ACWP  CPI > 1  BCWP > ACWP  CV > 0  Không vượt chi phí Dự báo thành quả chi phí cho tương lai (Forecasting Future Cost Performance) 0 SD BCWS BCWP ACWP n BCAC Dự báo thành quả chi phí cho tương lai (Forecasting Future Cost Performance)  Dự báo chi phí để hoàn thành phần việc còn lại của dự án FCTC (Forecast Cost To Complete Project)  BCAC (Budgeted Cost At Completion)  Chi phí dự báo cho toàn bộ dự án FCAC = ACWP + FCTC CPI BCWPBCAC BCWP ACWP BCWPBCACFCTC )( )(   Kết quả của hoạt động kiểm soát (ví dụ: Dự án đường giao thông). Đầu ra của hoạt động kiểm soát gồm:  Kết luận: Dự án bị trễ tiến độ (hiện là 20 ngày = 160 giờ) Vượt chi phí (vượt 80000 USD = 10% chi phí dự toán).  Nguyên nhân: có 4 nguyên nhân chính là * Thời tiết (45%), *Thiết bị hư hỏng do thiếu phụ tùng (25%), * Tay nghề công nhân (15%) * Thiếu vật tư (10%). Hoạt động điều chỉnh (ví dụ: Dự án đường giao thông).  Thay đổi giờ thi công để tránh thời tiết bất lợi. Chuẩn bị thiết bị và phương pháp ứng phó.  Chuẩn bị phụ tùng thay thế.  Mở lớp đào tạo công nhân tại chổ.  Xây dựng kho dự trữ vật tư trên công trường (chú ý các vật tư quan trọng). Bài tập 1 Một dự án với các thông tin cho như sau BCAC: 180000 $  Kế hoạch hoàn thành dự án trong 1.5 năm  Kết quả vào cuối ngày thứ 75 như sau:  BCWS: 30000 $  BCWP: 28000 $  ACWP: 32000 $  Tính: SV, CV, CPI, SPI. Hãy cho biết dự án vượt ngân sách và tiến độ hay không?  Ước tính chi phí để hoàn thành cả dự án này? Bài tập 2 Phần 5: KẾT THÚC DỰ ÁN Mục tiêu:  Nhận biết các điều kiện kết thúc dự án  Mô tả các vấn đề ở giai đoạn kết thúc dự án  Thảo luận cách thức quản lý và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả nhằm góp phần tạo sự thành công chung của toàn bộ dự án. Nội dung 1. Kết thúc dự án 2. Các điều kiện kết thúc dự án 3. Tiến trình kết thúc dự án 4. Các vấn đề cần quan tâm khi kết thúc dự án Kết thúc Dự án Gồm các bước chính thức được thực hiện vào lúc chấm dứt một dự án để đạt được sự chấp nhận về kết quả cuối cùng, kết thúc hồ sơ dự án, và tái phân bổ nhân lực và các nguồn lực khác. Việc kết thúc một dự án cũng có vai trò quan trọng đối với sự thành công của dự án cũng như việc khởi đầu, tổ chức, hoạch định, thực hiện và giám sát dự án. Các điều kiện kết thúc dự án  Thông thường Dự án đã hoàn thành, kết quả dự án đã chuyển giao cho khách hàng  Kết thúc sớm trước thời hạn Do một vài phần của dự án được loại bớt  Liên tục Dự án được bổ sung liên tục để cải tiến kết quả dự án - sản phẩm hoặc dịch vụ - với những tính năng vượt trội  Dự án bị thất bại Dự án không còn phù hợp với các mục tiêu về kỹ thuật hoặc không hiệu quả  Quyền ưu tiên bị thay đổi Cơ hội mới tốt hơn hay để cạnh tranh kịp thời Mục đích và tiến trình kết thúc dự án  Mục đích của kết thúc dự án - Xác minh các công việc đã được thực hiện - Khách hàng chấp nhận sản phẩm cuối cùng  Tiến trình kết thúc dự án - Lập kế hoạch kết thúc dự án - Phân công người thực hiện - Truyền thông kế hoạch - Thực hiện kết thúc dự án Thực hiện kết thúc dự án  Xác định và hoàn tất các kết quả còn tồn đọng  Thanh lý tài sản  Tái phân bổ nguồn lực  Đánh giá nhân viên, nhà cung cấp, và sự hài lòng của khách hàng  Tài liệu dự án và báo cáo được hoàn tất (kết thúc các hợp đồng và các yêu cầu công việc, bàn giao dự án)  Nhận ra nỗ lực cá nhân và ăn mừng thành công dự án Các vấn đề cần quan tâm khi kết thúc dự án  Ở giai đoạn cuối dự án, cần quan tâm các vấn đề sau:  Con người  Thông tin  Truyền thông  Quyền lực Vấn đề Con người  Thành viên trong tổ dự án:  Khi nào họ sẽ rời khỏi dự án?  Việc trở về công việc cũ sẽ như thế nào, có thuận lợi không?  Dự án nào sẽ là dự án kế tiếp? Vấn đề Con người  Khách hàng:  Khi nào sẽ được vận hành dự án?  Dự án sẽ được vận hành đúng theo các yêu cầu mong muốn hay không?  Những việc cần làm để có thể kết thúc dự án?  Lo âu về sản phẩm của dự án: việc sử dụng? Vấn đề Con người  Nhà quản lý cần phải:  Khuyến khích mọi người hoàn thành nhiệm vụ  Cung cấp đầy đủ thông tin và nguồn lực để hoàn thành các công việc còn lại của dự án.  Hợp tác tốt với bên phía khách hàng. Vấn đề thông tin  Xác định các công việc còn tồn đọng  Ghi nhận lại bản chất thực sự của các kết quả  Lập 1 tài liệu báo cáo về dự án  Kiểm soát sự chênh lệch giữa thực tế đạt được và kế hoạch Vấn đề truyền thông Trong giai đoạn kết thúc cần: + Tổ chức nhiều cuộc họp hơn để đánh giá, rút kinh nghiệm + Mở rộng thành phần tham gia - Tất cả các tổ dự án (càng lúc càng ít dần) - Mời nhân sự phía khách hàng + Các cuộc họp cho phép xem xét các vấn đề chi tiết hơn Nhà quản lý dự án Tổ dự án, khách hàng Mục tiêu, yêu cầu Phản hồi về quy trình, kết quả Vấn đề chuyển giao quyền lực  Bản chất là sự chuyển giao quyền lực giữa người quản lý dự án sang người vận hành dự án  Việc chuyển giao quyền lực phải được chuyển giao trong buổi lễ chính thức.