Quản trị dự án - Chương 8: Rủi ro và quản trị rủi ro dự án

1 RỦI RO VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO DỰ ÁN Phía chân trời ảm đạm Khái niệm rủi ro Sự kiện bất ngờ Cơ hội, lợi ích Mất mát, thiệt hại Rủi ro = Xác suất xuất hiện * Mức độ tác động  Một số đặc điểm cơ bản của rủi ro Các giai đoạn của rủi ro Hình thức thể hiện của rủi ro Rủi ro đơn lẻ Rủi ro xâu chuỗi Rủi ro đồng thời Rñi ro tiÒm tµng Rñi ro xuÊt hiÖn Rñi ro g©y t¸c ®éng Rủi ro do môi trường tác động Môi trường hoạt động tổ chức Nhận thức con người Môi trường thiên nhiên Môi trường văn hoá Môi trường xã hội Môi trường chính trị Môi trường luật pháp Môi trường kinh tế Môi trường công nghệ, thông tin Môi trường bên trong Môi trường bên ngoài Phân loại rủi ro Rủi ro phân theo đối tượng tác động Rủi ro về tài sản Rủi ro về nhân lực Rủi ro về trách nhiệm pháp lý Rủi ro phân theo ngành Rủi ro trong giao thông vận tải Rủi ro trong công nghiệp Rủi ro trong kinh doanh thương mại . Rủi ro phân theo bản chất Rủi ro thuần tuý Rủi ro suy tính Rủi ro phân theo khả năng lượng hoá Rủi ro có thể tính toán được Rủi ro không thể tính toán được . Rủi ro phân theo khả năng bảo hiểm Rủi ro có khả năng bảo hiểm Rủi ro không có khả năng bảo hiểm Rủi ro phân theo đặc tính hệ thống Rủi ro không hệ thống Rủi ro có hệ thống Phân loại rủi ro trong dự án Phân theo nguồn gây rủi ro Phân theo góc độ nhà quản lý Phân theo các giai đoạn dự án Phân theo đối tượng tác động Rủi ro từ môi trườ ng bên trong DA Rủi ro từ môi trườ ng bên ngoài DA Rủi ro trên góc độ chủ đầu tư Rủi ro trong giai đoạn chuẩ n bị ĐT Rủi ro trong giai đoạn thực hiện ĐT Rủi ro liên quan đến chất lượn g DA Rủi ro liên quan đến thời gian DA Rủi ro liên quan đến chi phí DA Rủi ro trên góc độ nhà thầu Rủi ro trên góc độ tư vấn Rủi ro trong giai đoạn khai thác ĐT Mục đích của quản lý rủi ro? Tăng tối đa khả năng xảy ra các sự kiện có tác động tích cực đến dự án (nắm bắt cơ hội). Giảm thiểu khả năng xảy ra các sự kiện có ảnh hưởng bất lợi đối với mục tiêu của dự án (giảm thiểu nguy cơ) Quá trình quản lý rủi ro Kế hoạch quản lý rủi ro Xác định rủi ro Phân tích định tính rủi ro Phân tích định lượng rủi ro Kiểm soát, điều chỉnh rủi ro Kế hoạch đối phó rủi ro 1. LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ RỦI RO Risk Management Plan – RMP • giải thích các yêu cầu của quá trình quản lý rủi roHướng dẫn chung: • Định dạng các loại rủi ro mà dự án có thể gánh chịuPhân loại rủi ro: • Liệt kê các phương pháp định tính và định lượng có thể áp dụngPhương pháp: • Các phương pháp nhận dạng rủi ro có thể áp dụngCông cụ và kỹ thuật: Báo cáo rủi ro Các tài liệu kèm theo 1. LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ RỦI RO Thời điểm Quá trình quản lý rủi ro phải được thực hiện nhiều lần trong suốt dự án. Thực hiện quản lý rủi ro trong suốt thời gian của dự án, đặc biệt là tại các thời điểm sau: Trước khi thiết kế, thu mua và gọi thầu Cuối giai đoạn công nghệ Cuối giai đoạn thu mua, cung cấp và sử dụng Cuối giai đoạn lắp ghép và xây dựng Sau giai đoạn chạy thử 1. LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ RỦI RO Phương pháp  Phương pháp: xác định nguồn thông tin dữ liệu để thực hiện quản lý rủi ro Nhận diện rủi ro: sử dụng cở sở dữ liệu rủi ro nội bộ, điều tra công nghiệp bên ngoài, phán đoán chuyên gia và bản phân tích chi tiết WBS. Những lĩnh vực chính bao gồm:  Tiến độ  Chi phí  Yêu cầu kỹ thuật  Sức khỏe và an toàn 2. NHẬN DẠNG RỦI RO Nhận dạng rủi ro Nhận thức rủi ro Định dạng rủi ro Nhận thức rủi ro  Ban quản lý dự án tự đánh giá: có hay chăng dự án mà họ đang quản lý sẽ đối diện với các rủi ro Nếu câu trả lời là có, thì dự án của bạn sẽ có thể gặp rủi ro và bạn nên nhanh chóng thực hiện bước kế tiếp.  Phát triển RBS (Risk Breakdown Structure) để nhận dạng nguồn của rủi ro Ví dụ. RBS – Risk Breakdown Structure Các vấn đề thường gặp Phạm vi • Khách hàng bổ sung phạm vi hoặc tính năng • CV không thể định nghĩa chính xác • Phạm vi được đánh giá thấp • Các tiêu chí của dự án thay đổi Lịch trình • Thời hạn không được đáng giá đúng • Ngày kết thúc thay đổi • Những ý kiến tán thành dự án trễ hạn • Các đợt kiểm tra của nhà quản trị làm trễ DA Trang thiết bị • Không sẵn sàng cung cấp • Độ tin cậy thấp • Không tương thích • Các giới hạn tư hữu • Tính linh hoạt kém Các vấn đề thường gặp Các tài nguyên • Thay đổi thành viên trong đội dự án • Chế độ tài trợ, đợt thuyên chuyển, chế độ lương • Phí tổn không chắc chắn • Không cung ứng kịp và đủ • Các mức ưu tiên không phù hợp, lệch với nhu cầu Cá nhân • Các kì nghỉ ốm • Hoàn cảnh gia đình • Các vấn đề đạo đức, luân lý • Các quyền lợi mâu thuẫn • Các trò giải trí ở bên ngoài Cá nhân với cá nhân • Năng suất • Mâu thuẫn cá nhân • Động viên và các thái độ tồi • Kỹ năng khập khiễng • Sức khỏe – an toàn • Sự đa dạng trong nhận thức – tình cảm • Phát triển và tăng trưởng Các vấn đề thường gặp Vật liệu • Các nguồn cung ứng và khả năng cung ứng • Độ tin cậy của bên cung ứng tồi • Chất lượng không đạt yêu cầu • Giá cả cao Tổ chức • Vài trò, trách nhiệm không rõ ràng • Ủy nhiệm không tốt • Các mqh nội bộ không tốt, thiếu sự phối hợp • Chiến tranh lạnh giữa các bộ phận • Truyền thông kém • Văn hóa trong tổ chức • Tuyển dụng, duy trì và tái tạo tổ chức Các ảnh hưởng bên ngoài • Thiên nhiên: thời tiết; khí hậu • Căng thẳng chính trị • Vị trí pháp lý • Bản quyền • Hình ảnh công ty không tốt • Các quy định của chính phủ • Xu hướng chuyển biến của nền kinh tế Định dạng rủi ro Ban quản lý dự án căn cứ vào:  Kinh nghiệm QLDA  Tính chất dự án  Môi trường xung quanh dự án  Các bên tham gia dự án  Quy định của địa phương   Xác định các rủi ro mà dự án có thể gánh chịu Tiến trình định dạng rủi ro Checklist of risks Sơ đồ nhân quả Phỏng vấn ĐỊNH DẠNG RỦI RO 3. Định tính rủi ro Khả năng xuất hiện (probability) ít (low) Có khả năng (medium) Cao (high). Tác động (impact) có thể bỏ qua (nil) thấp (low) trung bình (medium) nghiêm trọng (severe). Tích hợp khả năng xuất hiện và tác động Ma trận PI (Probability and Impact matrix) Ví dụ về định nghĩa mức độ khả năng xảy ra rủi ro Khaû naêng ruûi ro xaûy ra Möùc ñoä Moâ taû Khaû naêng ít (low) Hoàn toàn khoâng theå xaûy ra hoặc Khoâng theå xaûy ra nhöng coù theå nhaän bieát ñöôïc Coù khaû naêng (Medium) Coù theå xaûy ra Khaû naêng cao (High) Xaûy ra thöôøng xuyeân Ví dụ về định nghĩa mức độ để đánh giá tác động của rủi ro tiến độ chậm Möùc ñoä aûnh höôûng Möùc ñoä Moâ taû Coù theå boû qua ñöôïc (Nil) Khoâng taêng chi phí, tieán ñoä treã khoâng ñaùng keå Thấp (Low) Gia taêng moät ít veà chi phí, vaø laøm treã moät ít tieán ñoä döï aùn AÛnh höôûng (Medium) Treã nhieàu vaø gia taêng chi phí AÛnh höôûng cao (Severe) Treã cöïc nhieàu vaø gia taêng chi phí raát cao, khoâng tuaân thuû tieâu chuaån kyõ thuaät Ví dụ. Ma trận PI Im p a c t Severe Khu vực rủi ro tối đa Mediu m Low Nil Low Medium High Probability 4. Định lượng rủi ro Dùng phương pháp chấm điểm để xếp hạng rủi ro Thang điểm là tùy chọn, nhưng thông thường chọn thang điểm 10 hay 5.  Thang điểm 5:  Tùy theo khả năng xuất hiện của rủi ro mà người đánh giá sẽ chọn mức độ (1 là thấp và 5 là cao)  Tùy theo mức độ tác động của rủi ro mà người đánh giá sẽ chọn mức độ phù hợp (1 là thấp và 5 là nghiêm trọng)  Điểm của rủi ro = điểm khả năng xuất hiện * điểm tác động Ví dụ. Ma trận định lượng rủi ro 4. Định lượng rủi ro  Các công cụ khác để định lượng những rủi ro đặc thù: Phương pháp EMV (Expected Monetary Value): là trường hợp đặc biệt của PP cây quyết định; dùng để ra quyết định. Cây quyết định (decision tree): dùng để ra quyết định Mô phỏng (simulation): thương được dùng để lượng hóa các rủi ro tài chính Phương pháp độ nhạy 5. Đối phó rủi ro  Nguyên lý: Tập trung các nỗ lực quản lý vào những rủi ro có điểm xếp hạng cao. Đưa ra các giải pháp để ứng phó nếu những rủi ro nói trên xuất hiện Ưu tiên nhân lực để sẵn sàng ứng phó với rủi ro Có thể bỏ qua hoặc không tập trung vào các rủi ro có điểm xếp hạng thấp 5. Đối phó rủi ro phương thức đối phó rủi ro Phòng tránh với vài rủi ro cụ thể có thể phòng tránh bằng các điều khoản hợp đồng thích hợp Giảm nhẹ Giảm khả năng xuất hiện của rủi ro bằng việc mua bảo hiểm. Chấp nhận Chủ động: • kế hoạch dự phòng nếu rủi ro xảy ra Thụ động: • chấp nhận giảm lợi nhuận nếu dự án chậm trễ 5. Đối phó rủi ro Ví dụ - Phòng tránh rủi ro Nhà nhầu Mới Nhà thầu Cũ 6. Kiểm soát rủi ro  Duy trì việc kiểm soát các rủi ro đã xác định  Cập nhật danh mục rủi ro của dự án  Định kỳ trong suốt quá trình quản lý dự án HỢP ĐỒNG VÀ QUẢN TRỊ HỢP ĐỒNG DỰ ÁN Xiết chặt vòng vây Ký kết và thực hiện hợp đồng Thực hiện hợp đồng dự án Ký kết hợp đồng dự án Phê duyệt hợp đồng dự án Bảo đảm hợp đồng dự án Đàm phán hợp đồng dự án Gửi thư mời Đề nghị ký hợp đồng Trả lời đề nghị Nhận lời mời Đàm phán ban đầu Đàm phán thực tế Ký kết Người cam đoan Khoản phạt vi phạm Quyền thế chấp Tiền đặt cọc Nhà nước Ban ngành chủ quản Các bên liên quan Thực hiện thực tế Thực hiện thích đáng Bồi thường khi vi phạm Thay đổi và hủy bỏ hợp đồng Thay đổi và hủy bỏ hợp đồng dự án  tự nguyện, nhất trí (không a/hưởng quốc gia)  do bất khả kháng  do một bên vi phạm, ảnh hưởng bên kia  Xuất hiện điều kiện hủy bỏ hợp đồng Chấm dứt hợp đồng dự án  do quá trình thực hiện: nghĩa vụ đã hoàn thành  do thay đổi / hủy bỏ quy định hành chính  do bất khả kháng  do hai bên sáp nhập làm một  do các bên thỏa thuận, nhất trí  do trọng tài / tòa án ra phán quyết Giải quyết tranh chấp hợp đồng Giải quyết nhờ thỏa thuận bàn bạc Giải quyết bằng hòa giải Giải quyết bằng trọng tài Giải quyết bằng khiếu nại Các vấn đề mấu chốt Quản trị rủi ro ảnh hưởng đến sự thành công của dự án thế nào? Có thể có những rủi ro nào xảy ra đối với một dự án? Có thể làm gì để quản trị các rủi ro đó? Quản trị hợp đồng đóng vai trò gì trong quản trị dự án? Làm thế nào để quản trị hợp đồng dự án?