Quản trị dự án - Chương 7: Kiểm soát dự án

1 Xử lý những điều nằm ngoài khả năng dự đoán Các vấn đề về kiểm soát dự án Quá trình kiểm soát dự án Nội dung kiểm soát dự án Các vấn đề về kiểm soát dự án Đảm bảo cho dự án đi đúng hƣớng Khái niệm kiểm soát dự án Kế hoạch Thực tế Phản ứng điều chỉnh Phát hiện sai lệch Phân tích xu thế Quá trình đo lƣờng, đánh giá, điều chỉnh Đạt đƣợc mục tiêu Hệ thống kiểm soát dự án Kết quả mong muốn So sánh Thực hiện điều chỉnh Kết quả thực tế Đo lường kết quả thực tế Không cần điều chỉnh Các tiêu chuẩn Xây dựng kế hoạch điều chỉnh Phân tích nguyên nhân sai lệch Xác định các sai lệch Nguyên tắc: • kế hoạch • HT thông tin BC • HT phân tích • HT phản hồi Quá trình kiểm soát dự án Lập kế hoạch tổng quan Quá trình thực hiện Theo dõi, đo lƣờng Các thay đổi, rủi ro, phát sinh Thu thập thông tin, báo cáo Phân tích thực trạng Điều chỉnh . Các quá trình kiểm soát chung Các báo cáo tiến trình Kiểm soát chung đối với các thay đổi . Các quá trình kiểm soát hỗ trợ Kiểm soát thay đổi nội dung Kiểm soát chất lượng Kiểm soát tiến độ Kiểm soát chi phí Kiểm soát rủi ro Theo dõi các công việc dự án Luôn nhớ duy trì sự kiểm soát Quá trình kiểm soát dự án Khái niệm theo dõi dự án • Thu thập thông tin, • Thống kê, phân tích • Lập báo cáo Tiến trình thực hiện (thực tế / kế hoạch) Các phương pháp theo dõi • Phương pháp đơn giản: 0 – 100 • Phương pháp theo dõi chi tiết – Phương pháp 50 – 50 – Phương pháp mốc thời gian – Đánh giá thực tế theo đúng khối lượng hoàn thành Đo lƣờng tiến trình và phân tích kết quả Có những điểm mốc không thể vượt qua Khái niệm xem xét, ghi nhận kết quả các công việc trong quá trình thực hiện dự án theo các lịch trình đã định sẵn Thời gian, Chất lƣợng, Chi phí Báo cáo tiến trình thực hiện dự án dữ liệu thực tế bằng văn bản Tình hình thực hiện dự án Phân tích kết quả Kế hoạch Thực tế Phản ứng điều chỉnh Phát hiện sai lệch Phân tích xu thế Điều chỉnh trong quá trình kiểm soát dự án Thêm muối trong món súp của tôi 1. Tìm một phương án giải quyết khác? 2. Xem xét lại chi phí? 3. Xem xét lại thời hạn? 4. Xem xét lại quy mô/nội dung các công việc dự án? 5. Dừng dự án? Nội dung kiểm soát dự án Đừng bao giờ làm ông chủ phải ngạc nhiên Kiểm soát tiến độ thời gian (0/-1) (-1/-1) (-1/0) (0/1) (-1/-1) t t C V Nội dung Thời gian 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1 A Làm móng nhà 2 B Vận chuyển cần trục 3 C Lắp dựng cần trục 4 D Vận chuyển cấu kiện 5 E Lắp ghép khung nhà Kiểm soát chi phí 0 20 40 60 80 100 120 140 160 180 1 2 3 4 5 Chi phí tích luỹ Ngân sách tích luỹ Giới hạn kiểm soát dưới Giới hạn kiểm soát trên Kiểm soát chi phí tích luỹ 010 20 30 40 50 1 2 3 4 5 Chi phí giới hạn trên Giới hạn dưới Kiểm soát chi phí Kiểm soát chi phí theo thời kỳ Kiểm soát chất lượng và các thay đổi thiết kế Kiểm soát chất lượng Kiểm soát thiết kế nhận diện, kiểm soát các đặc tính thiết kế của hệ thống (sản phẩm của dự án) Phát hiện sai khác so với các chỉ tiêu kỹ thuật, các tiêu chuẩn Tích hợp kiểm soát dự án Kiểm soát tiến độ Kiểm soát rủi ro Kiểm soát chi phí Kiểm soát chất lƣợng Kiểm soát cung ứng CÁC PHƢƠNG PHÁP KIểM SOÁT CHI PHÍ DA Phƣơng pháp truyền thống • Hiện vẫn được sử dụng trong nhiều dự án • Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng rẽ đối với một công việc hoặc 1 nhóm công việc trong WBS. • Mỗi báo cáo gồm: – Mô tả công việc – Tiến độ theo thời gian – Ai là người chịu trách nhiệm – Ngân sách theo thời gian – Nguồn lực yêu cầu (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu...) Phƣơng pháp mới: kiểm soát chi phí theo giá trị làm ra • PP các tiêu chí hệ thống kiểm soát tiến độ/chi phí C/SCSC (Cost/Schedule Control System Criteria) hoặc PP giá trị làm ra (Earned Value) • là sự phát triển của hệ thống PERT/COST và tiêu chí hệ thống kiểm soát chi phí/tiến độ • PP này tổng hợp cả thời gian và chi phí để đánh giá tiến triển của dự án Các đại lượng cơ bản Phân tích về kết quả (Performance Analysis) • Dự chi (BCWS: Budgeted Cost of the Work Schedule) • Thực chi (ACWP: Actual Cost of the Work Performed) • Giá trị làm ra (BCWP: Budgeted Cost of the Work Performed) Phân tích về sai lệch (Variance Analysis) • Sai lệch về tiến độ (SV: Schedule Variance) • Sai lệch về chi phí (CV: Cost Variance) • Sai lệch kế toán (AV: Accounting Variance) • Sai lệch thời gian (TV: Time Variance) Chỉ số kết quả công việc • Chỉ số kết quả về tiến độ (SPI: Schedule Performance Index) • Chỉ số kết quả về chi phí (CPI: Cost Performance Index) Ví dụ • Dự án làm 1.000m đường có tổng chi phí là 200.000 USD. • Kế hoạch: – cứ 1 ngày làm được 25m – chi phí phải tốn là 200 USD/m. • Giả sử đến cuối ngày 18: – đã làm được 400m – thực chi là 80.000 USD. • Yêu cầu: – Đánh giá tiến triển thực hiện dự án tại cuối ngày 18 • Là chi phí dự tính của công việc theo kế hoạch hay giá trị công việc theo kế hoạch • Là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị tiền được hoạch định sẽ chi để thực hiện một công việc cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định của kế hoạch • Công thức: • Theo ví dụ: – BCWS = 200.000 x 18/40 = 90.000 (USD) hoặc – BCWS = 200 x 25 x 18 = 90.000 (USD) BCWS = Ngân sách dự tính cho toàn bộ công việc X % công việc được hoạch định cho đến thời điểm xem xét 1.1 Dự chi (BCWS) 1.2 Thực chi (ACWP) • Là chi phí thực sự của công việc đã được thực hiện trong một giai đoạn thời gian. • Là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị tiền đã thực chi trong thực tế để thực hiện một công việc cụ thể trong một giai đoạn thời gian • Lưu ý: – chi phí NVL mua trước và trả chậm – ACWP bao gồm tất cả biến phí và có tỷ lệ CP qlý tương ứng • Theo ví dụ: – ACWP = 80.000 (USD) đến cuối ngày 18 1.3 Giá trị làm ra (BCWP) • Là chi phí dự tính của công việc đã được thực hiện • Công thức: • Ước tính giá trị làm ra trong thực tế – Sử dụng phán xét chủ quan – Dựa trên số lượng các đơn vị SP đã làm ra – Sử dụng mốc tăng trưởng: giá trị định mức của mốc dự án • Theo ví dụ: – BCWP = 200.000 x 400/1000 = 80.000 (USD) hoặc – BCWP = 400 x 200 = 80.000 (USD) BCWP = Ngân sách dự tính cho toàn bộ công việc X % công việc thực sự đã làm cho đến thời điểm xem xét 2.1 Sai lệch về tiến độ (SV) • SV Là con số tính bằng tiền thể hiện tổng cộng công việc đã hoàn thành cho tới thời điểm đánh giá là ít hơn hay nhiều hơn so với kế hoạch • SV đánh giá dự án đang chậm hay nhanh so với kế hoạch • Công thức SV = BCWP – BCWS • Đánh giá: – SV > 0 : Dự án đang tiến triển vượt tiến độ (Ahead Schedule) – SV = 0 : Dự án đang tiến triển đúng tiến độ (On Schedule) – SV < 0 : Dự án đang tiến triển chậm tiến độ (Behind Schedule) 2.1 Sai lệch về tiến độ (SV) • Theo ví dụ, đến cuối ngày thứ 18: SV = 80.000 – 90.000 = - 10.000 (USD) • Giải thích • Dự án đang tiến triển chậm tiến độ vì SV < 0 • Cụ thể là chậm tiến độ tương ứng với 10.000/200 = 50 (m) 50/25 = 2 (ngày) 2.2 Sai lệch về chi chí (CV) • CV đo chi phí hoạt động của dự án • Lưu ý: – Cần tính đúng, tính đủ, kể cả CP không là tiền mặt – Khi tính BCWP đã có tính CP dự phòng • Công thức CV = BCWP – ACWP • Đánh giá: – CV > 0 : Dự án đang tiến triển với chi phí không vượt mức (Cost Under Run) – CV = 0 : Dự án đang tiến triển với chi phí đúng mức (On Cost) – CV < 0 : Dự án đang tiến triển với chi phí vượt mức (Cost Over Run) 2.2 Sai lệch về chi chí (CV) • Theo ví dụ, cuối ngày 18: – CV = 80.000 – 80.000 = 0 – Giải thích: • Dự án đang tiến triển với CP đúng mức 2.3 Sai lệch kế toán (AV) • AV là chênh lệch giữa dự chi và thực chi trong một giai đoạn thời gian • Công thức AV = BCWS – ACWP • Đánh giá: – AV > 0 : Ngân sách theo kế hoạch lớn hơn thực chi – AV = 0 : Ngân sách theo kế hoạch đúng bằng thực chi – AV < 0 : Ngân sách theo kế hoạch nhỏ hơn thực chi 2.3 Sai lệch kế toán (AV) • Theo ví dụ, đến cuối ngày 18: – AV = 90.000 – 80.000 = 10.000 (USD) – Giải thích: dự án đang tiến triển với ngân sách theo kế hoạch lớn hơn thực chi 2.4 Sai lệch thời gian (TV) • TV chỉ ra theo đơn vị thời gian dự án chậm hay nhanh bao nhiêu so với kế hoạch • Công thức TV = SD – BCSP • Trong đó: – SD (Status Date): ngày xem xét/ngày đánh giá dự án – BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): thời điểm mà tại đó BCWS = BCWP (chi phí dự tính của công việc theo kế hoạch bằng chi phí dự tính cho công việc đã thực hiện) 2.4 Sai lệch thời gian (TV) • Theo ví dụ – BCSP = 80.000 / 25 / 200 = 16 (tại ngày 16 thì BCWS = BCWP) – TV = SD – BCSP = 18 – 16 = 2 (ngày) • Dự án chậm 2 ngày so với kế hoạch 3. Chỉ số kết quả • Chỉ số kết quả tiến độ (SPI) SPI = BCWP/BCWS – Giải thích • SPI > 1: công việc được thực hiện nhanh hơn so với kế hoạch • SPI < 1: báo hiệu các vấn đề về tiến độ công việc • Theo ví dụ – SPI = 80.000 / 90.000 = 0,89 < 1 – Giải thích: dự án đang chậm tiến độ 3. Chỉ số kết quả • Chỉ số kết quả chi phí (CPI) CPI = BCWP/ACWP – Giải thích • CPI > 1: công việc được thực hiện dưới mức dự chi • CPI < 1: báo hiệu các vấn đề về chi phí • Theo ví dụ – CPI = 80.000/80.000 = 1 – Giải thích: dự án đang chi đúng mức FCTC FCAC SD n BCWS BCAC BCWP ACWP 4. Dự báo chi phí thực hiện tƣơng lai (Forcasting Future Cost Performance) • Trong đó: – BCAC (Budgeted Cost At Completion): CP dự trù tại thời điểm hoàn thành dự án – SD (Status Day): ngày đánh giá – FCTC (Forecast Cost To Complete Project): CP dự báo để hoàn thành phần còn lại của dự án – FCAC (Forecast Cost At Completion): CP dự báo cho toàn bộ dự án 4. Dự báo chi phí thực hiện tƣơng lai (Forcasting Future Cost Performance) • FCTC (Forecast Cost To Complete Project): CP dự báo để hoàn thành phần còn lại của dự án • FCAC (Forecast Cost At Completion): CP dự báo cho toàn bộ dự án FCAC = ACWP + FCTC • Khi xác định được FCTC và FCAC, dự án sẽ dự trù thêm CP để có thể hoàn tất dự án nếu có sự vượt CP ở các thời điểm kiểm soát. 4. Dự báo chi phí thực hiện tƣơng lai (Forcasting Future Cost Performance) Đại lượng PT kết quả (Performance Analysis) Tên gọi Kí hiệu Giải thích Cách xách định Dự chi (ĐVT: tiền) BCWS (Budgeted Cost of the Work Schedule) CP dự tính của CV theo kế hoạch Giá trị CV theo kế hoạch (NS dự tính toàn bộ công việc) x (% công việc hoạch định cho đến thời điểm xem xét) Thực chi (ĐVT: tiền) ACWP (Actual Cost of the Work Performed) CP thực sự của CV đã được thực hiện Tất cả các CP có liên quan đến CV Giá trị làm ra (ĐVT: tiền) BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed) CP dự tính của CV đã được thực hiện (NS dự tính toàn bộ công việc) x (% công việc thực sự đã làm cho đến thời điểm xem xét) Đại lượng PT sai lệch (Variance Analysis) Tên gọi Kí hiệu Giải thích Cách xách định Sai lệch về tiến độ (ĐVT: tiền) SV (Schedule Variance) SV > 0: vƣợt tiến độ SV = 0: đúng tiến độ SV < 0: chậm tiến độ SV = BCWP – BCWS Sai lệch về CP (ĐVT: tiền) CV (Cost Variance) CV > 0: CP không vƣợt mức CV = 0: đúng mức CV < 0: CP vƣợt mức CV = BCWP – ACWP Sai lệch kế toán (ĐVT: tiền) AV (Accountin g Variance) AV > 0: NS kế hoạch > thực chi AV = 0: NS kế hoạch = thực chi AV < 0: NS kế hoạch < thực chi AV = BCWS – ACWP Sai lệch thời gian (ĐVT: tgian) TV (Time Variance Theo đơn vị thời gian, dự án chậm hay nhanh bao nhiêu so với kế hoạch TV = SD – BCSP SD: ngày đánh giá BCSP: thời điểm BCWS = BCWP Chỉ số kết quả công việc Tên gọi Kí hiệu Giải thích Cách xách định Chỉ số kết quả về tiến độ SPI (Schedule Performance Index) SPI > 1: nhanh hơn kế hoạch SPI < 1: vấn đề về tiến độ Chỉ số kết quả về chi phí CPI (Cost Performance Index) CPI > 1: thực hiện dưới mức dự chi CV < 1: vấn đề về CP 1,1 CPI Dự án gặp vấn đề về tiến độ 3 Dự án tiến triển tốt về tiến độ và chi phí 1 1,05 1 Dự án gặp vấn đề về tiến độ và chi phí 2 Dự án gặp vấn đề về chi phí 4 0,95 0,9 0,85 0,8 0,75 SPI 0,75 0,8 0,85 0,9 0,95 1 1,05 1,1 Các vấn đề mấu chốt • Làm thế nào để kiểm soát dự án? • Phương pháp, công cụ, kỹ năng kiểm soát dự án? Hết chương 7 .