Quản trị dự án - Bài 2: Giới thiệu về dự án, quản lý dự án

Đại học Khoa học Huế Khoa Môi Trƣờng QUẢN TRỊ DỰ ÁN (Bài 2: Giới thiệu về Dự án, quản lý Dự án Giảng viên: Ths.Hoàng Thanh Hùng NỘI DUNG 1. Khái niệm, định nghĩa Quản lý 2. Khái niệm, định nghĩa Dự án 3. Phân loại các Dự án 4. Chu trình Quản lý Dự án 5. Các phương pháp Quản lý Dự án 6. Các yếu tố quan trọng trong Quản lý dự án 7. Các nguyên tắc trong Quản lý Dự án 8. Những thách thức trong Quản lý Dự án Khái niệm Quản lý (Management)  “Là sự tác động chỉ huy, điều khiển các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để chúng phát triển phù hợp với quy luật, đạt được mục đích đẫ đề ra và đúng với ý chí của người quản lý” (VIM, 2006)  Quản lý là một quá trình nhằmđể đạt được các mục đích của một tổ chức thông qua việc thực hiện các chức năng cơ bản là lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra đánh giá” (Suranat, 1993). Định nghĩa Quản lý Quản lý là tiến trình tổ chức và sử dụng các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. 5 yếu tố quan trọng tác động đến QLDA 1. Con người 2. Tổ chức 3. Quyền lực 4. Thông tin 5. Chính trị Mục tiêu Quản lý • Quản lý nhằm để đạt được kết quả tốt nhất, hiệu quả tối đa về chất cũng như lượng cho một công việc cụ thể nào đó, với chi phí tổi thiểu. • Quản lý có thể giúp đạt được điều đó nhờ có mục tiêu rõ ràng, chiến lược, kế hoạch khả thi, tổ chức phối hợp thực hiện hợp lý trong qua trình sử dụng các nguồn lực Chức năng của quản lý GIÁM SÁT & KIỂM TRA Supervising /Monitoring Controlling) HỖ TRỢ & THÚC ĐẨY (Supporting /Facilitating /Motivating) ĐIỀU HÀNH (Leading/Executing /Coordinating) TỔ CHỨC (Organizing) LẬP KẾ HOẠCH (Planning) QUẢN LÝ (Management) 6.Project Management Functions The interaction of Project Management Functions Planning Organization Control Facilitation - Promotion- Support Khái niệm Dự án (Project) -Ý tưởng, ý định, sáng kiến -Quá trình hành động -Chuỗi các hoạt động can thiệp -Hình ảnh của một tình trạng, viễn cảnh mà ta muốn đạt đến -Thử nghiệm ý tưởng, kết quả nghiên cứu =>Một hoạt động khoa học công nghệ Định nghĩa Dự án ĐN1: Dự án là một chuỗi các hoạt động liên kết được sắp xếp nhằm đạt được kết quả cụ thể trong phạm vi ngân sách và thời gian nhất định (David, 1995) ĐN2: Dự án là tập hợp những hoạt động khác nhau có liên quan loogic với nhau nhằm đạt được những mục đích đã được xác định, được thực hiện bằng những nguồn lực và trong một khoảng thời gian đã định trước (Stanley, 1997) Concepts/Definitions Project “ is any work that happens only once, has a clear beginning and end, and is intended to create a unique product or knowledge”. “is a carefully selected set of activities chosen to use resources (money, people, materials, energy, communication, quality)to meet the pre-defined objectives”. “ is a temporary endeavor undertaken to achieve a particular aim on which project management can be applied”. “ is a series of activities arranged in a certain order to achieve a specific result within a budget and time limit”. Đặc điểm của dự án  Phải có mục đích và mục tiêu cụ thể  Phải mang lại các kết quả tích cực và cụ thể và đạt được thông qua một loạt các hành động  Phải có điểm khởi đầu và kết thúc rõ ràng  Phải có kế hoạch cụ thể để đạt được các mục tiêu nhất định  Phải có nguồn lực được xác định và phân bổ  Phải có sự tham gia của một nhóm người (hưởng lợi, đối tác và người thực hiện) Quản lý dự án là gì? (what is Project Management?) “ is the application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities to meet project requirements”. “is the application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities in order to meet or exceed stakeholder needs and expectations of a project” “ the planning, monitoring and control of all aspects of the project and the motivation of all those involved in it to achieve the project objectives on time and to the specified cost, quality and performance”. “is the complete set of tasks, techniques, tools applied during project execution”. PHÂN LOẠI DỰ ÁN 1. Phân theo mục đích - Dự án kinh doanh/sản xuất - Dự án xây dựng - Dự án phát triển - Dự án hỗ trợ xã hội - Dự án nghiên cứu...vv 2. Phân theo ngành -Lâm nghiệp -Ngư nghiệp -Nông nghiệp -Xã hội -Y tế -Môi trường -Kinh tế...vv Phân loại dự án (tt) 3. Phân theo nội dung -Xóa đói giảm nghèo -Đào tạo nghề, tạo việc làm -Khuyến nông -Dinh dưỡng -Chăm sóc sức khỏe bà mẹ và trẻ sơ sinhvv 4. Phân theo nguồn tài trợ - Dự án ngân sách nhà nước - Dự án viện trợ nước ngoài (chính phủ và phi chính phủ) 5. Phân theo qui mô/phạm vi và thời gian hoạt động -Theo qui mô phạm vi: quốc gia, miền, tỉnh, huyện, xã, thôn -Theo thời gian: ngắn hạn, trung hạn, dài hạn CHU TRÌNH DỰ ÁN (Project cycle) 1. Khái niệm: Là các bước hoặc các giai đoạn chính mà một dự án phải trải qua từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc và các mối liên hệ giữa chúng. Chu trình dự án là tổng hợp các giai đoạn của dự án theo một tiến trình khép kín và phát triển theo hình tròn xoay vòng. Chu trình là một quá trình dự án kết thúc và bắt đầu một tiến trình mới ở mức độ cao hơn. Sơ đồ chu trình dự án (Project Cycle)-WB Phân tích/xác định vấn để và ý tưởng dự án Xây dựng/thiết kế Dự án Thẩm định dự án Phê duyệt dự án Lập kế hoạch và thực hiện dự án Giám sát và đánh giá Đúc kết kinh nghiệm để xây dựng dự án mới 3 2 1 4 5 6 7 CÁC PHƢƠNG PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN  1. Quản lý dựa vào hoạt động (Activity-based management)  2. Quản lý dựa vào mục tiêu (Objective-based management)  3. Quản lý dựa vào kết quả (Result-based management) Các cách tiếp cận trong tổ chức quản lý dự án ( approaches to managing a project)  Phân cấp hành chính (Process-based approach)  Phân giai đoạn (Phased approach  Quản lý Linh hoạt dựa vào sự tƣơng tác (Agile approach) Phân cấp hành chính (Process-Based Approach) 1. The Upper Level 2. The Middle Level 3. The Foundation Level National City/Province District Commune/Ward Phân giai đoạn (Phased approach) 1. Giai đoạn khởi xƣớng (initiation stage) 2. Giai đoạn thiết kế hoặc lập kế hoạch (design or planning stage) 3. Giai đoạn thực hiện (implementation stage) 4. Giai đoạn giám sát và kiểm soát (monitoring and controlling) 5. Giai đoạn kết thúc (completion stage) Quản lý linh hoạt dựa vào sự tƣơng tác Tổ chức quản lý dựa vào các nguyên tắc quản lý sự tương tác giữa con người với con người. Không theo tiến trình đã được lập kế hoạch trước nhưng linh hoạt dựa vào tình huống để có phương thức quản lý thích hợp Các yếu tố quan trọng trong quản lý dự án Quản lý dự án Nhân sự dự án Các mục tiêu Các mối quan hệ Công cụ Trang thiết bị Ngân sách Phương pháp/kỹ thuật tiến độ thực hiện & báo cáo Principles of Project Management 1. Prepare a reason plan 2. Build a good team with clear ownership 3. Use baseline controls 4. Risk and quality management 5. Documentation and inheritance 6. Efficient communication 7. Good MIS 8. Ensure stakeholders participation/support 9. Be frequently pro-active 10. Build, develop, and maintain good relationships with project partners Thách thức trong QLDA Project Management Triangles Budget/Cost Time Scope (Technical Objectives) Project Management Triangle Increased Cost Reduced Time Tight budget Increased Time Increased Scope Reduced Scope Increased Cost Tight Time Reduced Scope Project Management Triangle  Time Human Resources  Finance Các rủi ro đối với Dự án (risks) 1. Rủi ro khách quan -Thiên tai (bão, lụtvv) -Con người -Tài chính -Môi trường chính sách, luật pháp 2. Rủi ro chủ quan -Con người -Tài chính -Tổ chức điều hành Characteristics of Successful Projects 1. Clear objectives 2. A good project plan 3. Effective communication 4. Stay focused in the planned scope 5. Control systems 6. Teamwork 7. Empowerment 8. Stakeholder participation and support 9. M & E system in place 10. Sustainability 5’ BREAK START 123 Staff > 30 Staff < 30 PROJECT STAFF ENERGY