Quản lý vật tư, thiết bị, ứng dụng cho trung tâm phát triển công nghệ thông tin

nhãm sinh viªn: nguyÔn v¨n nam ph¹m v¨n m¹nh nguyÔn tó uyªn ®Ò tµi :qu¶n lý vËt t­, thiÕt bÞ, øng dông cho trung t©m ph¸t triÓn cntt-®hqg tphcm ®å ¸n tèt nghiÖp kü thuËt viªn chuyªn ngµnh: c«ng nghÖ phÇn mÒm Gi¸o viªn h­íng dÉn: tiÕn sÜ Lª Huy thËp Niªn khãa: 2003 - 2005 Lêi nãi ®Çu Ngµy nay víi sù ph¸t triÓn kh«ng ngõng vµ m¹nh mÏ cña c«ng nghÖ th«ng tin (CNTT) trong tÊt c¶ c¸c ngµnh nghÒ, c¸c lÜnh vùc kh¸c nhau cña x· héi nh­: kinh tÕ, an ninh quèc phßng, th­¬ng m¹i ®iÖn tö ….CNTT ®ang lµ nhu cÇu cÇn thiÕt ®èi víi c¸c c«ng ty, doanh nghiÖp, c¸c tæ chøc kinh tÕ, x· héi ... vµ víi tÊt c¶ chóng ta. RÊt nhiÒu c¸c ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm øng dông trong qu¶n lý ®· ra ®êi nh­ ch­¬ng tr×nh qu¶n lý nh©n sù, qu¶n lý hµng ho¸, qu¶n lý vËt t­… vµ thùc sù chiÕm ®­îc lßng tin cña kh¸ch hµng. Tuy nhiªn ®Ó cho ra ®êi mét s¶n phÈm phÇn mÒm qu¶n lý cã chÊt l­îng th× ng­êi thiÕt kÕ ph¶i hiÓu ®­îc thùc tÕ vÒ c«ng ty, doanh nghiÖp…mµ m×nh thiÕt kÕ m« h×nh c¬ së d÷ liÖu ®Ó qu¶n lý. C¸c ch­¬ng tr×nh ­íng dông ph¶i cã ®é chÝnh x¸c cao, viÖc l­u tr÷ d÷ liÖu ph¶i thuËn tiÖn cho viÖc tra cøu vµ kiÓm tra. PhÇn mÒm ph¶i ho¹t ®éng tèt ®¸p øng ®­îc c¸c nhu cÇu míi ph¸t sinh vµ cho hiÖu qu¶ kinh tÕ cao ®ång thêi ph¶i phï hîp víi kh¶ n¨ng kinh tÕ cña c«ng ty, doanh nghiÖp . Trong xu thÕ héi nhËp vµo nÒn kinh tÕ thÕ giíi, ®Ó ph¸t triÓn nÒn kinh tÕ theo h­íng c«ng nghiÖp ho¸, hiÖn ®¹i ho¸ ngµnh CNTT ®· trë thµnh cÇu nèi xuyªn quèc gia trong mäi ho¹t ®éng vµ tæ chøc kinh tÕ, th­¬ng m¹i. Víi viÖc ¸p dông c¸c thµnh tùu khoa häc tiªn tiÕn, hiÖn ®¹i vµo lÜnh vùc tin häc chóng ta ®· dÇn thay thÕ c¸c ph­¬ng ph¸p thñ c«ng b»ng c¸c ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm qu¶n lý trªn m¸y tÝnh, gi¶m bít ®i thêi gian, nh©n lùc, t¨ng ®é chÝnh x¸c vµ b¶o mËt cao. Nh÷ng phÇn mÒm qu¶n lý sÏ lµ c«ng cô kh«ng thÓ thiÕu cho c¸c doanh nghiÖp trong vµ ngoµi n­íc. Víi nh÷ng ­u ®iÓm vµ tÝnh n¨ng v­ît tréi ®ã chóng em ®· chän ®Ò tµi : “qu¶n lý vËt t­, thiÕt bÞ, øng dông cho trung t©m ph¸t triÓn CNTT- ®hqg tphcm” lµm ®å ¸n tèt nghiÖp. Víi ®Ò tµi nµy chóng em mong muèn c¸c c«ng ty, doanh nghiÖp, c¸c trung t©m, c¸c tæ chøc kinh tÕ, x· héi vµ c¸c nhµ qu¶n lý sÏ nh×n thÊy tÇm quan träng cña CNTT ®Æc biÖt lµ c¸c phÇn mÒm øng dông trong c«ng t¸c qu¶n lý cña m×nh. Trong suèt qu¸ tr×nh lµm ®Ò tµi, chóng em xin tr©n thµnh c¶m ¬n thÇy gi¸o - tiÕn sÜ L£ HUY THËp ®· tËn t×nh chØ b¶o vµ nhµ tr­êng ®· t¹o ®iÒu kiÖn gióp ®ì chóng em hoµn thµnh ®å ¸n nµy. Nh­ng do thêi gian ng¾n vµ tr×nh ®é cã phÇn h¹n chÕ nªn qu¸ tr×nh ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ ®Ò tµi kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu xãt, chóng em rÊt mong nhËn ®­îc nh÷ng ý kiÕn ®ãng gãp vµ chØ b¶o cña c¸c thÇy, c« ®Ó ®Ò tµi lÇn sau chóng em sÏ lµm tèt h¬n. Chóng em xin tr©n thµnh c¶m ¬n! Hµ néi th¸ng 5-2005 Ch­¬ng 1. kh¶o s¸t nghiÖp vô ®Ò tµI 1.1.Kh¶o s¸t hiÖn tr¹ng vµ x¸c lËp dù ¸n. 1.1.1.Môc ®Ých: Lµ qu¸ tr×nh kh¶o s¸t tõ s¬ bé ®Õn chi tiÕt, hiÖn t¹i ta cÇn ph¶i cã ®Çy ®ñ vÒ c¸c th«ng tin, ®Ó tõ ®ã lµm thÕ nµo x©y dùng ®­îc dù ¸n mang tÝnh kh¶ thi nhÊt. 1.1.2.C¸c b­íc tiÕn hµnh kh¶o s¸t: -Kh¶o s¸t vµ ®¸nh gi¸ hiÖn tr¹ng ho¹t ®éng cña hÖ thèng cò. -X¸c ®Þnh ph¹m vi cña hÖ thèng míi. -§Ò xuÊt c¸c gi¶i ph¸p vµ c©n nh¾c tÝnh kh¶ thi. -V¹ch kÕ ho¹ch cho dù ¸n cïng víi dù trï tæng qu¸t. 1.1.3.Kh¶o s¸t, t×m hiÓu hÖ thèng hiÖn t¹i. a.Quan s¸t, t×m hiÓu hÖ thèng hiÖn t¹i. -ViÖc quan s¸t, t×m hiÓu còng nh­ ®¸nh gi¸ hÖ thèng ph¶i theo c¸ch nh×n cña nhµ tin häc. -Cã c¸c b­íc quan s¸t: +Møc thao t¸c thõa hµnh. +Møc ®iªï phèi qu¶n lý. +Møc quyÕt ®Þnh l·nh ®¹o. +Møc chuyªn gia cè vÊn. -C¸c h×nh thøc tiÕn hµnh: +¸p dông h×nh thøc quan s¸t. +¸p dông h×nh thøc pháng vÊn. +Ph­¬ng ph¸p th¨m dß. +Ph­¬ng ph¸p nghiªn cøu tµi liÖu. b.TËp hîp vµ ph©n lo¹i th«ng tin. Ph©n lo¹i dùa theo mét sè tiªu chuÈn sau: -HiÖn t¹i vµ t­¬ng lai. -Ph©n lo¹i theo th«ng tin tÜnh, ®éng, th«ng tin biÕn ®æi. -Ph©n lo¹i dùa vµo néi bé m«i tr­êng. -TËp hîp l¹i tÊt c¶ nhòng th«ng tin ®· ®­îc ph©n lo¹i. c.Ph¸t hiÖn yÕu kÐm cña hiÖn tr¹ng vµ c¸c yªu cÇu trong t­¬ng lai. -Ph¸t hiÖn yÕu kÐm: Lµ t×m hiÓu c¸c yÕu kÐm vÒ mét sè mÆt nh­: Sù thiÕu v¾ng th«ng tin xö lý, thiÕu nh©n lùc, kÐm hiÖu qu¶ trong tæ chøc qu¶n lý, ïn t¾c th«ng tin, phøc t¹p vµ tæn phÝ cao.. -Ph­¬ng ph¸p ph¸t hiÖn: Trªn c¬ së ®· x¸c ®Þnh râ nguyªn nh©n cña yÕu kÐm ®Ó ®Ò ra c¸c biÖn ph¸p kh¾c phôc nh÷ng yÕu kÐm ®ã. 1.2.Ph¸c ho¹ gi¶i ph¸p vµ c©n nh¾c tÝnh kh¶ thi. -X¸c ®Þnh ph¹m vi: Ph¹m vi cña bµi to¸n ®Æt ra cho dù ¸n trong kÕ ho¹ch tæng thÓ vµ l©u dµi cña tæ chøc.Ph¹m vi cña bµi to¸n phô thuéc vµo ph¹m vi cña tæ chøc: +Tæ chøc cì lín, quèc gia, quèc tÕ: TËp ®oµn, Tæng c«ng ty… +Tæ chøc cì trung b×nh: §¬n vÞ nhiÒu chi nh¸nh, c«ng ty liªn doanh.. +Tæ chøc cì võa vµ nhá: C¸c c¬ quan, xÝ nghiÖp.. -X¸c ®Þnh môc tiªu dù ¸n: +Mang l¹i lîi Ých nghiÖp vô: T¨ng kh¼ n¨ng xö lý, ®¸p øng yªu cÇu nghiÖp vô, tin cËy, chÝnh x¸c, bÝ mËt.. +Mang l¹i lîi Ých kinh tÕ: T¨ng thu nhËp, gi¶m chi phÝ ho¹t ®éng, hoµn vèn nhanh.. +Mang l¹i lîi Ých sö dông: Nhanh chãng, thuËn tiÖn.. +Kh¾c phôc yÕu kÐm cña hÖ thèng cò, hç trî chiÕn l­îc l©u dµi, ®¸p øng c¸c ­u tiªn, h¹n chÕ ¸p ®Æt.. -Ph¸c ho¹ c¸c gi¶i ph¸p: +ChØ cho ng­êi dïng thÊy triÓn väng cô thÓ cña dù ¸n. +Cã mét ®Þnh h­íng trong triÓn khai dù ¸n. +ChØ ra ®­îc: *C¸c chøc n¨ng chÝnh cña hÖ thèng, ®Çu vµo, ®Çu ra, c¸c gi¶i ph¸p thùc hiÖn. *KiÕn tróc tæng thÓ cña hÖ thèng(phÇn cøng, phÇn mÒm..). -C©n nh¾c tÝnh kh¶ thi: +Kh¶ thi vÒ nghiÖp vô. +Kh¶ thi vÒ kÜ thuËt. +Kh¶ thi vÒ kinh tÕ. 1.3. LËp dù trï vµ kÕ ho¹ch ph¸t triÓn dù ¸n. 1.3.1.LËp hå s¬ vÒ dù trï vµ lùa chän gi¶i ph¸p. a.Dù trï thiÕt bÞ vµ kinh phÝ. Khèi l­îng d÷ liÖu l­u tr÷. -Sè l­îng th«ng tin cÇn thu thËp, tµi liÖu cÇn kÕt xuÊt. -ThiÕt bÞ ngo¹i vi, ®­êng truyÒn. -Khèi l­îng c«ng viÖc, sè ng­êi tham gia, thêi gian cña dù ¸n. -Yªu cÇu vÒ chÊt l­îng, thêi h¹n b¶o hµnh. b.Dù trï vÒ nh©n lùc. -Nhãm lµm viÖc: Ph©n tÝch, thiÕt kÕ, lËp tr×nh. -Nhãm ®iÒu hµnh dù ¸n: Qu¶n trÞ dù ¸n. c.Dù trï vÒ thiÕt kÕ. 13.2.LËp kÕ ho¹ch triÓn khai dù ¸n. -Chän tiÕn tr×nh cho dù ¸n( Th¸c n­íc, Xo¾n èc…) -Dù kiÕn lÞch biÓu thùc hiÖn dù ¸n. 1.4.Mét sè vÊn ®Ò vÒ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý vËt t­. 1.4.1. §Æc ®iÓm cña hÖ thèng qu¶n lý vËt t­. a.Ph©n cÊp qu¶n lý. -HÖ thèng qu¶n lý vËt t­ lµ mét hÖ thèng lín cã chøc n¨ng tæng hîp tÊt c¶ nh÷ng th«ng tin vÒ vËt t­, thiÕt bÞ…®Ó tõ ®ã cã thÓ qu¶n lý mét c¸ch dÔ dµng. Nh»m gióp c¸c c«ng ty, doanh nghiÖp,..thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶n lý vËt t­ ®­îc chÝnh x¸c, khoa häc vµ tiÕt kiÖm thêi gian th× chóng ta cÇn ¸p dông tin häc vµo c«ng t¸c qu¶n lý cã nh­ vËy hiÖu qu¶ qu¶n lý vµ kinh doanh míi ®­îc t¨ng lªn. b.Luång th«ng tin. -Th«ng tin ®Çu vµo: Trong hÖ thèng qu¶n lý vËt t­ cã nh÷ng th«ng tin ®Çu vµo vµ ®Çu ra kh¸c nhau, th«ng tin ®Çu vµo gåm c¸c th«ng tin vÒ nhµ cung cÊp, th«ng tin vËt t­, c¸c ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt, c¸c yªu cÇu..nh÷ng th«ng tin nµy cã tÝnh chÊt thay ®æi th­êng xuyªn nh­ vËt t­. -Th«ng tin ®Çu ra:Th«ng tin ®Çu ra ®­îc tæng hîp tõ th«ng tin ®Çu vµo th«ng tin ®Çu ra ë ®©y chñ yÕu lµ c¸c b¶ng biÓu, b¸o c¸o, th«ng tin vÒ kh¸ch hµng, t×nh h×nh nhËp xuÊt.. -C¸c b¶ng biÓu b¸o c¸o lµ nh÷ng th«ng tin ®Çu ra quan träng ®­îc tæng hîp ®Ó phôc vô c«ng t¸c qu¶n lý vËt t­, nã ph¶n ¸nh trùc tiÕp môc ®Ých qu¶n lý cña hÖ thèng. V× vËy c¸c b¶ng biÓu b¸o c¸o ®ßi hái ph¶i chÝnh x¸c vµ kÞp thêi . 1.4.2.M« h×nh mét sè th«ng tin qu¶n lý hiÖn hµnh. a.M« h×nh lu©n chuyÓn d÷ liÖu. -M« h×nh lu©n chuyÓn d÷ liÖu trong hÖ thèng qu¶n lý vËt t­ cã thÓ m« t¶ c¸c modul sau: +CËp nhËt th«ng tin cã tÝnh chÊt cè ®Þnh ®Ó l­u tr÷, tra cøu. +CËp nhËt th«ng tin cã tÝnh chÊt thay ®æi th­êng xuyªn. +LËp b¶ng biÓu b¸o c¸o. b.CËp nhËt th«ng tin ®éng. -Modul nµy cã chøc n¨ng xö lý th«ng tin lu©n chuyÓn chi tiÕt vµ tæng hîp nh­ng ®èi víi lo¹i th«ng tin chi tiÕt ®Æc biÖt lín vÒ sè l­îng cÇn xö lý th­êng nhËt ®ßi hái tèc ®é nhanh vµ tin cËy cao. Khi thiÕt kÕ modul cÇn quan t©m ®Õn c¸c yªu cÇu sau: +Ph¶i biÕt râ c¸c th«ng tin cÇn läc tõ th«ng tin ®éng. +Giao diÖn mµn h×nh vµ sè l­îng ph¶i hîp lý, gi¶m tèi ®a c¸c thao t¸c cho ng­êi cËp nhËt d÷ liÖu. +Tù ®éng n¹p c¸c th«ng tin ®· biÕt vµ c¸c gi¸ trÞ lÆp. +KiÓm tra vµ ph¸t hiÖn sai sãt trong qu¸ tr×nh. +BiÕt lo¹i bá nh÷ng th«ng tin ®· cã vµ kh«ng cÇn thiÕt. c.CËp nhËt th«ng tin cè ®Þnh cã tÝnh chÊt tra cøu. -Th«ng tin lo¹i nµy kh«ng cÇn cËp nhËt th­êng xuyªn, nh­ng yªu cÇu chñ yÕu lµ ph¶i ®Çy ®ñ vµ ph¶i tæ chøc hîp lý ®Ó cã thÓ tra cøu nhanh khi cÇn thiÕt. d.LËp b¸o c¸o, in Ên. -§Ó thiÕt kÕ phÇn nµy ®ßi hái ng­êi qu¶n lý n¾m thËt v÷ng nhu cÇu qu¶n lý, t×m hiÓu thËt kü c¸c mÉu biÓu b¸o c¸o. V× th«ng tin sö dông trong c«ng viÖc nµy thuËn lîi h¬n do ®· ®­îc xö lý tõ tr­íc nªn viÖc kiÓm tra sù sai lÖch cña sè liÖu trong ngµy ë ph©n nµy ®­îc gi¶m bít. 1.4.3 - C¸c nguyªn t¾c ®¶m b¶o. §Ó x©y dùng mét hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý vËt t­ hoµn chØnh, lµ mét c«ng viÖc kh«ng ph¶i lµ ®¬n gi¶n, mÊt nhiÒu thêi gian c«ng søc, còng nh­ trÝ ãc ng­êi thiÕt kÕ. Nãi chung viÖc x©y dùng mét hÖ thèng qu¶n lý vËt t­ th­êng ph¶i dùa trªn mét sè nguyªn t¾c c¬ b¶n sau: a.Nguyªn t¾c c¬ së th«ng tin thèng nhÊt. Lµ th«ng tin ®­îc tÝch luü th­êng xuyªn vµ cËp nhËt ®Ó phôc vô cho bµi to¸n qu¶n lý. ChÝnh v× thÕ mµ th«ng tin trïng lÆp ph¶i ®­îc lo¹i bá. Mét ®iÒu cÇn thiÕt lo¹i trõ n÷a lµ, ®Ó ®¶m b¶o th«ng tin kh«ng nhÊt qu¸n. Do vËy ta cÇn tæ chøc thµnh c¸c m¶ng th«ng tin c¬ b¶n mµ trong ®ã c¸c tr­êng hîp trïng lÆp kh«ng nhÊt qu¸n vÒ th«ng tin ®· ®­îc lo¹i bá. ChÝnh m¶ng th«ng tin c¬ b¶n nµy sÏ t¹o thµnh ®èi t­îng th«ng tin cña ®èi t­îng ®iÒu khiÓn. b. Nguyªn t¾c linh ho¹t cña th«ng tin. Nguyªn t¾c nµy, ngoµi c¸c m¶ng th«ng tin c¬ b¶n th× cÇn ph¶i cã nh÷ng c«ng cô ®Æc biÖt, ®Ó t¹o ra c¸c m¶ng lµm viÖc cè ®Þnh hoÆc t¹m thêi, dùa trªn c¬ së c¸c m¶ng th«ng tin c¬ b¶n ®· cã vµ chØ trÝch tõ m¶ng c¬ b¶n. ViÖc tu©n theo hai nguyªn t¾c thèng nhÊt vµ linh ho¹t víi hÖ thèng th«ng tin sÏ lµm hoµn thiÖn vµ ph¸t triÓn hÖ thèng râ rµng vµ ®¬n gi¶n h¬n. c. Nguyªn t¾c lµm cùc tiÓu th«ng tin vµo vµ th«ng tin ra. §©y lµ nguyªn t¾c cã ý nghÜa rÊt lín ®èi víi viÖc lµm t¨ng hiÖu xuÊt sö dông m¸y tÝnh. V× chÝnh ®Çu vµo vµ ®Çu ra cña m¸y tÝnh l¸ kh©u hÑp nhÊt cña hÖ thèng. §Ó lµm ®­îc viÖc nµy cÇn ph¶i cã ph­¬ng ph¸p thay thÕ gi÷a viÖc truyÒn t¶i tµi liÖu thñ c«ng b»ng viÖc truyÒn t¶i tµi liÖu trªn thiÕt bÞ nh­ b¨ng tõ, ®Üa tõ...., ®Ó ®¶m b¶o viÖc truyÒn xuÊt th«ng tin ®­îc nhanh chãng. ViÖc nµy sÏ gi¶m bít ®i ®­îc thêi gian l·ng phÝ vµ t¨ng hiÖu qu¶ cña m¸y tÝnh. Nguyªn t¾c nµy vËn dông c¶ ®­a th«ng tin míi vµo hÖ thèng. ViÖc nµy kh«ng nh÷ng rót ng¾n thêi gian vµ c«ng søc cho viÖc vµo d÷ liÖu, mµ cßn ®¶m b¶o ®é tin cËy cña th«ng tin. Ch­¬ng 2: C¬ së lý thuyÕt ph©n tÝch, thiÕt kÕ vµ x©y dùng hÖ thèng th«ng tin 2.1.§¹i c­¬ng vÒ hÖ thèng th«ng tin HÖ thèng th«ng tin lµ mét hÖ thèng bao gåm con ng­êi, ph­¬ng tiÖn vµ c¸c ph­¬ng ph¸p xö lý th«ng tin trong mét tæ chøc. HÖ th«ng th«ng tin bao gåm hai thµnh phÇn c¬ b¶n: c¸c d÷ liÖu ghi nhËn thùc tr¹ng cña doanh nghiÖp vµ c¸c xö lý cho phÐp biÕn ®æi c¸c d÷ liÖu. C¸c d÷ liÖu: §ã lµ c¸c th«ng tin ®­îc l­u vµ duy tr× nh»m ph¶n ¸nh thùc tr¹ng hiÖn thêi hay qu¸ khø cña doanh nghiÖp. Cã thÓ t¸ch c¸c d÷ liÖu nµy thµnh hai phÇn: -C¸c d÷ liÖu ph¶n ¸nh cÊu tróc néi bé c¬ quan, nh­ d÷ liÖu vÒ nh©n sù, nhµ x­ëng, thiÕt bÞ v.v... CÊu tróc c¬ quan kh«ng ph¶i lµ cè ®Þnh, mµ cã thÓ cã biÕn ®éng khi cã mét sù kiÖn x¶y ra (ch¼ng h¹n khi mét nh©n viªn thuyªn chuyÓn, mét thiÕt bÞ míi ®­îc bæ sung...). Sù kiÖn th­êng x¶y ra bÊt chît, ngoµi ý muèn cña con ng­êi. ViÖc ®iÒu chØnh l¹i c¸c d÷ liÖu cho thÝch hîp khi cã mét sù kiÖn x¶y ra gäi lµ cËp nhËt. -C¸c d÷ liÖu ph¶n ¸nh c¸c ho¹t ®éng kinh doanh/ dÞch vô cña c¬ quan, nh­ d÷ liÖu vÒ s¶n xuÊt, mua b¸n, giao dÞch v.v... Ho¹t ®éng kinh doanh/ dÞch vô biÕn ®æi luång vµo/ra cña doanh nghiÖp cã thÓ coi lµ chuçi c¸c sù viÖc s¬ ®¼ng, gäi lµ mét t¸c nghiÖp (operation - ch¼ng h¹n nhËn mét l« hµng, hoµn thµnh mét mÎ s¶n phÈm, mét ®¬n hµng tíi, thanh to¸n mét hãa ®¬n v.v...). Khi cã mét t¸c nghiÖp x¶y ra, sù kiÖn nµy cÇn ®­îc ghi nhËn, vµ nh­ vËy lµm thay ®æi c¸c d÷ liÖu ph¶n ¸nh c¸c ho¹t ®éng kinh doanh/dÞch vô cña doanh nghiÖp. C¸c xö lý: §ã lµ nh÷ng qu¸ tr×nh biÕn ®æi th«ng tin, nh»m vµo hai môc ®Ých chÝnh: - S¶n sinh c¸c th«ng tin theo thÓ thøc quy ®Þnh, ch¼ng h¹n lËp c¸c chøng tõ giao dÞch (®¬n mua hµng, hãa ®¬n...), lËp c¸c b¸o c¸o, lËp c¸c b¶n thèng kª .v.v... - Trî gióp ra c¸c quyÕt ®Þnh, th«ng th­êng lµ cung cÊp nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt cho viÖc thùc hiÖn lùa chän mét quyÕt ®Þnh cña l·nh ®¹o, nh­ng còng cã thÓ lµ lùa chän quyÕt ®Þnh( mét c¸ch tù ®éng), nÕu ®ã lµ lo¹i quyÕt ®Þnh dùa trªn gi¶i thuËt( kh¸c víi lo¹i quyÕt ®Þnh dùa trªn trùc gi¸c). Mçi xö lý th­êng ¸p dông mét sè quy t¾c qu¶n lý ®Þnh s½n vµ diÔn ra theo mét trËt tù ®Þnh s½n (gäi lµ thñ tôc). C¸c quy t¾c qu¶n lý vµ c¸c thñ tôc cã thÓ ®­îc Ên ®Þnh bëi hÖ thèng l·nh ®¹o cña doanh nghiÖp, vµ nh­ vËy cã thÓ ®iÒu chØnh theo ý muèn( ch¼ng h¹n c¸c quy t¾c tiªu thô s¶n phÈm, ph­¬ng ph¸p ph©n phèi c¸c trî cÊp, c¸c quy ®Þnh vÒ khuyÕn m·i...), còng cã thÓ ®­îc Ên ®Þnh tõ bªn ngoµi doanh nghiÖp, ®Æc biÖt lµ bëi Nhµ n­íc( vÝ dô quy t¾c tÝnh thuÕ VAT, c¸ch tÝnh l­¬ng vµ b¶o hiÓm x· héi v.v..) vµ nh­ vËy doanh nghiÖp kh«ng ®­îc tïy tiÖn thay ®æi. §Çu vµo cña mét xö lý cã thÓ lµ c¸c th«ng tin ph¶n ¸nh cÊu tróc doanh nghiÖp vµ/ hoÆc c¸c th«ng tin ph¶n ¸nh ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. §Çu ra cã thÓ lµ: - C¸c kÕt qu¶ chuyÓn trùc tiÕp cho c¸c c¸ nh©n hay tæ chøc ngoµi doanh nghiÖp( ch¼ng h¹n ®¬n ®Æt hµng, hãa ®¬n, thèng kª Qu¶n lý Sinh Viªn, b¸o c¸o tµi chÝnh v.v...) ®­îc gäi lµ c¸c kÕt qu¶ ngoµi. - C¸c kÕt qu¶ ®­îc l­u tr÷, ®Ó sau nµy dïng lµm ®Çu vµo cho c¸c xö lý kh¸c( th­êng lµ c¸c th«ng tin vÒ t×nh tr¹ng, vÒ lÞch sö hay th«ng tin l­u tr÷) ®­îc gäi lµ c¸c kÕt qu¶ trong. Trong thùc tÕ, thuËt ng÷ hÖ thèng th«ng tin th­êng ®­îc dïng ®Ó chØ m«i tr­êng ®iÖn tö - tin häc trî gióp cho mét c«ng viÖc qu¶n lý cô thÓ nµo ®ã, hay nãi c¸ch kh¸c, lµ ®Ó chØ c¸i ®Ých ®¹t ®­îc sau qu¸ tr×nh x©y dùng nh»m tin häc ho¸ trî gióp cho c«ng t¸c qu¶n lý cña mét hÖ thèng kinh tÕ - x· héi… 2.2. Quy tr×nh ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin Quy tr×nh ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin ®­îc chia thµnh nhiÒu giai ®o¹n. Tuú thuéc vµo ph­¬ng ph¸p luËn vµ quy ®Þnh vÒ ph­¬ng thøc lµm viÖc cña ®¬n vÞ, qui tr×nh nµy cã thÓ ®­îc chia thµnh sè l­îng b­íc nhiÒu Ýt kh¸c nhau. Tuy nhiªn cã thÓ tæng hîp chung thµnh c¸c b­íc: Kh¶o s¸t, Ph©n tÝch, ThiÕt kÕ, X©y dùng, Cµi ®Æt vµ B¶o tr× hÖ thèng. Mét ®iÓm cÇn nhÊn m¹nh lµ dï lµm viÖc cã ph­¬ng ph¸p hay kh«ng th× c«ng viÖc vÉn ph¶i tr¶i qua ®Çy ®ñ c¸c b­íc kÓ trªn. Hay nãi c¸ch kh¸c lµ dï cã lµm nh­ thÕ nµo ®i ch¨ng n÷a th× ng­êi ta vÉn ph¶i x¸c ®Þnh yªu cÇu(Kh¶o s¸t), t­ëng t­îng ra h×nh hµi cña hÖ thèng( Ph©n tÝch), x¸c ®Þnh c¸ch thÓ hiÖn d÷ liÖu vµ th«ng tin( ThiÕt kÕ), lËp tr×nh( X©y dùng), cµi ®Æt vµ b¶o tr×. 2.2.1. ChiÕn l­îc vµ kh¶o s¸t. Lµ giai ®o¹n t×m hiÓu quy tr×nh ho¹t ®éng cña hÖ thèng thùc, c¸c nhu cÇu th«ng tin chÝnh lµm c¬ së x¸c ®Þnh c¸c yªu cÇu, ph¹m vi cña hÖ thèng th«ng tin. KÕt qu¶ lµ hå s¬ kh¶o s¸t chiÕm kho¶ng 10-15% c«ng søc. ViÖc kh¶o s¸t th­êng ®­îc tiÕn hµnh qua c¸c giai ®o¹n: - Kh¶o s¸t s¬ bé: Nh»m x¸c ®Þnh tÝnh kh¶ thi cña ®Ò ¸n. - Kh¶o s¸t chi tiÕt: Nh»m x¸c ®Þnh chÝnh x¸c nh÷ng g× sÏ thùc hiÖn vµ kh¼ng ®Þnh nh÷ng kÕt qu¶ thu ®­îc. - B¸o c¸o: LËp hå s¬ kh¶o s¸t. ë giai ®o¹n kh¶o s¸t cÇn x¸c ®Þnh râ nh÷ng nhu cÇu, vÊn ®Ò quan t©m, ®Ó cã giíi h¹n chÝnh x¸c cña c«ng viÖc( ph¹m vi dù ¸n: nh÷ng g× ph¶i lµm ®­îc, ch­a lµm ®­îc vµ nh÷ng g× ®· v­ît ra ngoµi ph¹m vi cña vÊn ®Ò). Còng ë giai ®o¹n nµy, cÇn t×m hiÓu vµ x¸c ®Þnh cô thÓ ®èi t­îng sö dông dï hä cã thÓ sÏ bÞ biÕn ®éng c¶ vÒ sè l­îng vµ lo¹i c«ng viÖc. 2.2.2. Ph©n tÝch hÖ thèng Lµ giai ®o¹n x¸c ®Þnh râ c¸c môc tiªu qu¶n lý chÝnh cÇn ®¹t ®­îc cña hÖ thèng, nªu ®­îc c¸c yÕu tè quan träng vµ ®¶m b¶o ®¹t ®­îc c¸c môc tiªu cña hÖ thèng. Dùa trªn c¸c môc tiªu ®ã, x¸c ®Þnh ®­îc c¸c m« h×nh chøc n¨ng vµ m« h×nh d÷ liÖu. KÕt qu¶ lµ hå s¬ ph©n tÝch chiÕm 15-25% c«ng søc. Môc tiªu chÝnh cña giai ®o¹n nµy lµ biÕn ®æi phÇn ®Çu vµo thµnh c¸c ®Æc t¶ cã cÊu tróc. §©y lµ qu¸ tr×nh m« h×nh ho¸ hÖ thèng víi c¸c s¬ ®å luång d÷ liÖu, thùc thÓ liªn kÕt, s¬ ®å ph©n r· chøc n¨ng, s¬ ®å ng÷ c¶nh... C¸c c«ng cô thÓ hiÖn (chñ yÕu lµ d¹ng ®å ho¹) ®­îc sö dông trong c¸c b­íc kh¸c nhau cña qu¸ tr×nh x©y dùng vµ cã thÓ ®Ó phôc vô c¸c môc ®Ých, ®èi t­îng kh¸c nhau. ViÖc sö dông c¸c c«ng cô lµ kh«ng b¾t buéc( ®Æc biÖt lµ c¸c c«ng cô luång d÷ liÖu) vµ tuú thuéc vµo së tr­êng cña ®éi ngò ph©n tÝch hÖ thèng. Trong thùc tÕ, phÇn ph©n tÝch d÷ liÖu lµ phøc t¹p vµ quan träng nhÊt. C¸c phÇn ph©n tÝch chøc n¨ng vµ ph©n tÝch d÷ liÖu kh«ng ®­îc bá qua. a. Ph©n tÝch chøc n¨ng Cung cÊp mét c¸ch nh×n tæng thÓ tíi mäi c«ng viÖc. X¸c ®Þnh râ c¸c c«ng viÖc cÇn ph¶i gi¶i quyÕt ®Ó ®¹t môc tiªu qu¶n lý cña hÖ thèng. ViÖc ph©n r· lµ mét c¸ch biÓu diÔn cÊu tróc chøc n¨ng gióp cho viÖc kiÓm tra c¸c chøc n¨ng cßn thiÕu vµ cã thÓ dÔ dµng ph©n t¸ch, tæ hîp c¸c chøc n¨ng c«ng viÖc. CÊu tróc ph©n r· nµy kh«ng ph¶n ¸nh ®é quan träng hay thø tù gi¶i quyÕt c¸c chøc n¨ng. Trong giai ®o¹n ph©n tÝch chØ nªn ®­a vµo c¸c chøc n¨ng ph¶n ¸nh nghiÖp vô vµ thuéc ph¹m vi cña môc tiªu qu¶n lý ®Æt ra. Mét chøc n¨ng ®­îc xem lµ ®Çy ®ñ gåm nh÷ng thµnh phÇn sau: - Tªn chøc n¨ng. - M« t¶ cã tÝnh t­êng thuËt. - §Çu vµo cña chøc n¨ng (d÷ liÖu). - §Çu ra cña chøc n¨ng (d÷ liÖu). - C¸c sù kiÖn g©y ra sù thay ®æi, viÖc x¸c ®Þnh vµ hiÖu qu¶ cña chóng. Ph©n tÝch chøc n¨ng ®­a ra nh÷ng chi tiÕt quan träng sÏ ®­îc dïng l¹i nhiÒu lÇn trong c¸c giai ®o¹n sau cña qu¸ tr×nh ph©n tÝch. S¬ ®å chøc n¨ng sau khi ®­îc lËp sÏ cho chóng ta mét c¸ch nh×n toµn diÖn h¬n vÒ nh÷ng nhu cÇu hÖ thèng. b. Ph©n tÝch d÷ liÖu Thùc thÓ lµ ®èi t­îng chøa th«ng tin c¬ b¶n phôc vô cho c¸c chøc n¨ng mµ hÖ cÇn gi¶i quyÕt. Mçi thùc thÓ( Entity) lµ mét nhãm c¸c d÷ liÖu cã cïng thuéc tÝnh, lu«n cïng xuÊt hiÖn. C¸c thùc thÓ trung gian sÏ sinh ra trong phÇn thiÕt kÕ. C¸c thùc thÓ lÊy d÷ liÖu tõ c¸c thùc thÓ c¬ b¶n nh­ng sÏ bÞ söa ®æi theo yªu cÇu cña chøc n¨ng còng cÇn ®­a vµo giai ®o¹n ph©n tÝch. c. Ph©n tÝch ng÷ c¶nh M« t¶ mèi liªn hÖ thùc tÕ cña hÖ thèng víi c¸c yÕu tè, t¸c nh©n liªn quan ®Õn hÖ thèng. Trong s¬ ®å, phÇn bªn trong sÏ thÓ hiÖn c¸c chøc n¨ng chÝnh ë møc tæng qu¸t nhÊt víi dßng d÷ liÖu chÝnh trong hÖ. PhÇn bªn ngoµi cã thÓ lµ c¸c t¸c nh©n nh­ con ng­êi, mét tæ chøc hay bé phËn nghiÖp vô cña hÖ thèng kh¸c vµ dßng d÷ liÖu liªn quan ®Õn hÖ thèng. d. Ph©n tÝch luång d÷ liÖu S¬ ®å dßng d÷ liÖu (DFD) lµ mét c«ng cô ®Ó trî gióp bèn ho¹t ®éng chÝnh: (1) Ph©n tÝch: Dïng ®Ó x¸c ®Þnh c¸c quy tr×nh qu¶n lý, thÓ hiÖn yªu cÇu cña ng­êi sö dông. (2) ThiÕt kÕ: Dïng ®Ó minh ho¹ c¸c ph­¬ng ¸n cho ph©n tÝch viªn, lËp tr×nh viªn vµ ng­êi dïng xem xÐt khi thiÕt kÕ mét hÖ thèng míi. ThÓ hiÖn quy tr×nh xö lý th«ng tin trong hÖ thèng. (3) Liªn l¹c: DFD lµ mét c«ng cô trùc quan, ®¬n gi¶n, dÔ hiÓu trî gióp cho viÖc hiÓu biÕt lÉn nhau gi÷a ph©n tÝch viªn vµ ng­êi sö dông. (4) Tµi liÖu: ViÖc dïng DFD trong ®Æc t¶ yªu cÇu ng­êi dïng vµ ®Æc t¶ thiÕt kÕ hÖ thèng lµm ®¬n gi¶n c«ng viÖc m« h×nh ho¸ vµ chÊp nhËn nh÷ng tµi liÖu nh­ vËy. 2.2.3. ThiÕt kÕ hÖ thèng Lµ giai ®o¹n ph¸t triÓn c¸c b­íc ph©n tÝch ë giai ®o¹n tr­íc thµnh c¸c m« h×nh logic vµ vËt lý, thiÕt kÕ giao diÖn víi ng­êi sö dông. Giai ®o¹n nµy phô thuéc nhiÒu vµo cÊu h×nh cña phÇn cøng vµ phÇn mÒm ®­îc lùa chän. KÕt qu¶ lµ hå s¬ thiÕt kÕ chiÕm kho¶ng 15-25% c«ng søc. §Çu chÝnh cña qu¸ tr×nh thiÕt kÕ lµ c¸c ®Æc t¶ yªu cÇu ®· ®­îc x©y dùng trong qu¸ tr×nh ph©n tÝch. Trong giai ®o¹n nµy tõ kh¸i niÖm biÓu diÔn bëi m« h×nh quan hÖ thùc thÓ cã thÓ sinh ra ®­îc c¸c m« h×nh d÷ liÖu logic. Giai ®o¹n nµy lµ qu¸ tr×nh chuyÓn tõ c¸c m« h×nh d÷ liÖu vµ chøc n¨ng thµnh c¸c thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu vµ thiÕt kÕ module. Trong giai ®o¹n thiÕt kÕ, cã rÊt nhiÒu c«ng cô cho phÐp ®Æc t¶ hÖ thèng song kh«ng ph¶i tÊt c¶ c¸c c«ng cô ®Òu cÇn ph¶i sö dông. NÕu sö dông qu¸ Ýt c¸c c«ng cô ph¸t triÓn hÖ thèng sÏ lµm cho hÖ thèng kÐm chÊt l­îng, ng­îc l¹i viÖc sö dông qu¸ nhiÒu c¸c c«ng cô sÏ g©y l·ng phÝ thêi gian ®Ó ®ång bé c¸c m« h×nh, mét mÆt cã thÓ kÐo dµi thêi gian x©y dùng, mÆt kh¸c l¹i cã thÓ lµm gi¶m chÊt l­îng hÖ thèng. Ng­êi ph©n tÝch ph¶i tù chÞu tr¸ch nhiÖm ®¸nh gi¸ ®Ó cã quyÕt ®Þnh ®óng xem nªn dïng c«ng cô nµo cho phï hîp víi hÖ thèng cô thÓ. ThiÕt kÕ hÖ thèng bao gåm c¸c c«ng viÖc: - X¸c ®Þnh hÖ thèng m¸y tÝnh. - Ph©n tÝch viÖc sö dông d÷ liÖu. - H×nh thøc ho¸ hÖ thèng thµnh phÇn: ¸p dông c¸c c¸ch kiÓm so¸t cÇn thiÕt, gép nhãm c¸c thµnh phÇn chøc n¨ng. - ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu vËt lý. - ThiÕt kÕ ch­¬ng tr×nh. 2.2.4. X©y dùng ch­¬ng tr×nh Lµ giai ®o¹n lËp tr×nh trªn c¬ së c¸c ph©n tÝch, thiÕt kÕ ë c¸c giai ®o¹n tr­íc. KÕt qu¶ lµ ch­¬ng tr×nh. Giai ®o¹n nµy chiÕm kho¶ng 35-60% c«ng søc. Giai ®o¹n nµy gåm c¸c b­íc : a. Thi c«ng: - Trªn c¬ së kÕt qu¶ thiÕt kÕ tiÕn hµnh tÝch hîp, m· ho¸ c¸c module ch­¬ng tr×nh. - ViÕt c¸c c©u lÖnh s¶n sinh CSDL. - Thùc hiÖn c¸c c©u lÖnh trªn hÖ qu¶n trÞ CSDL lùa chän. b. T¹o c¸c CSDL kiÓm tra. c. KiÓm thö ch­¬ng tr×nh. 2.2.5. Cµi ®Æt hÖ thèng a. LËp tµi liÖu h­íng dÉn sö dông. b. ChuyÓn ®æi d÷ liÖu cò. Thùc hiÖn chuyÓn ®æi c¬ së d÷ liÖu nÕu cã yªu cÇu thay ®æi sang hÖ thèng míi. ViÖc nµy ®ßi hái ®ång thêi hiÓu biÕt cÊu tróc cña c¶ hÖ thèng cò vµ hÖ thèng míi vµ nguyªn t¾c chuyÓn ®æi. C¬ chÕ chuyÓn ®æi ph¶i ®­îc thiÕt kÕ ngay trong giai ®o¹n thiÕt kÕ hÖ thèng. c. KiÓm nghiÖm, cµi ®Æt. 2.2.6. B¶o tr× hÖ thèng B¶o tr× hÖ thèng ®­îc tÝnh tõ khi hÖ thèng ®­îc chÝnh thøc ®­a vµo sö dông. C«ng viÖc b¶o tr× bao gåm : a. Theo dâi viÖc sö dông hÖ thèng, nhËn c¸c th«ng b¸o lçi. b. Söa ®æi, n©ng cÊp phiªn b¶n. c. Trî gióp hiÖu chØnh c¸c sai sãt sè liÖu. Th«ng th­êng viÖc b¶o tr× ®­îc tiÕn hµnh miÔn phÝ trong kho¶ng 6 tíi 12 th¸ng. Sau ®ã hîp ®ång b¶o tr× sÏ ®­îc tiÕp tôc hµng n¨m víi trÞ gi¸ kho¶ng 10% tæng gi¸ trÞ hÖ thèng. ViÖc b¶o tr× cã thÓ thùc hiÖn t¹i chç hoÆc th«ng qua mét Trung T©m hç trî tõ xa. 2.3. Ph­¬ng ph¸p luËn ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin. Cïng víi sù ph¸t triÓn cña c«ng nghÖ th«ng tin, viÖc x©y dùng hÖ thèng ®· dÇn ®­îc chuÈn hãa chuyÓn thµnh c¸c ho¹t ®éng chuyªn nghiÖp, c«ng nghiÖp hãa h¬n. C¸c ph­¬ng ph¸p luËn ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng dÇn ®­îc h×nh thµnh vµ hoµn thiÖn. Mét cuéc c¸ch m¹ng, ®Ønh cao cña sù hoµn thiÖn lµ sù ra ®êi cña ph­¬ng ph¸p luËn ph©n tÝch thiÕt kÕ cã cÊu tróc kÕt hîp ®­îc kÕt qu¶ cña c¸c c¸ch tiÕp cËn h­íng chøc n¨ng vµ h­íng d÷ liÖu vµ ph­¬ng ph¸p luËn ph©n tÝch thiÕt kÕ h­íng ®èi t­îng. Mét ph­¬ng ph¸p luËn th«ng th­êng ®­îc ®Æc tr­ng bëi c¸c yÕu tè sau: - Quy tr×nh vµ ph©n ®o¹n c¸c b­íc tiÕn hµnh. - C¸c c«ng cô vµ c¸ch thøc m« h×nh hãa. - C¸ch tiÕp cËn (h­íng chøc n¨ng, h­íng ®èi t­îng, trªn xuèng, d­íi lªn...). 2.3.1. Ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch thiÕt kÕ cã cÊu tróc. Ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch thiÕt kÕ cã cÊu tróc tËp trung vµo c¸c chøc n¨ng cña hÖ thèng, bao gåm c¸c ho¹t ®éng: Kh¶o s¸t, Ph©n tÝch, ThiÕt kÕ, X©y dùng vµ cµi ®Æt ch­¬ng tr×nh. §Æc tr­ng míi cña ph­¬ng ph¸p nµy lµ c¸c ho¹t ®éng cã thÓ thùc hiÖn mét c¸ch song song. Mçi ho¹t ®éng cã thÓ cung cÊp nh÷ng söa ®æi phï hîp cho mét hoÆc nhiÒu hÖ thèng tr­íc ®ã. Trong ph©n tÝch cã cÊu tróc c¸ch tiÕp cËn cÊp tiÕn cho phÐp c¸c ho¹t ®éng kh¶o s¸t, ph©n tÝch, thiÕt kÕ, x©y dùng vµ cµi ®Æt ch­¬ng tr×nh ®­îc tiÕn hµnh mét c¸ch song song. ChÝnh ­u ®iÓm nµy ®· lµm cho ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch cã cÊu tróc ngµy cµng ®­îc ph¸t triÓn. Ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch thiÕt kÕ cã cÊu tróc ®­îc sö dông réng r·i trong viÖc ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ c¸c hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý v× tÝnh ®on gi¶n vµ hiÖu qu¶ cña ph­¬ng ph¸p. MÆt kh¸c, nhiÒu kh¸i niÖm c¬ së, kh«ng thÓ thiÕu ®­îc ®èi víi ng­êi ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ còng ®­îc bao hµm trong ph­¬ng ph¸p nµy. Th«ng qua ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch thiÕt kÕ nµy, ng­êi dïng cã thÓ dÔ dµng n¾m b¾t ®­îc phÇn cèt lâi - quy tr×nh x©y dùng: C¸c b­íc trong quy tr×nh x©y dùng hÖ thèng vµ yªu cÇu ®èi víi mçi b­íc, ®Ó ®¹t ®­îc tr×nh ®é cÇn thiÕt cho c«ng viÖc thÈm ®Þnh gi¸m s¸t. Cã nhiÒu c«ng cô ®­îc sö dông trong qu¸ tr×nh ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ. Tuy nhiªn víi hÖ thèng Ýt phøc t¹p sÏ kh«ng ®ßi hái ph¶i sö dông tÊt c¶ c¸c c«ng cô nµy. Ba c«ng cô quan träng ®Ó m« h×nh ho¸ hÖ thèng theo ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch thiÕt kÕ cã cÊu tróc lµ: - M« h×nh chøc n¨ng. - M« h×nh d÷ liÖu. - M« h×nh luång d÷ liÖu. Trong ®ã mçi m« h×nh thÓ hiÖn mét c¸ch nh×n ë gãc ®é kh¸c nhau vµo hÖ thèng. a. M« h×nh chøc n¨ng. M« h×nh nµy m« t¶ c¸c chøc n¨ng chÝnh cña hÖ thèng th«ng tin, th«ng th­êng ®­îc biÓu diÔn b»ng s¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô, thÓ hiÖn hÖ thèng tõ khÝa c¹nh chøc n¨ng, tr¶ lêi cho c©u hái: HÖ thèng thùc hiÖn nh÷ng c«ng viÖc g×? M« h×nh ®­îc sö dông cho môc ®Ých nµy lµ s¬ ®å ph©n r· chøc n¨ng (Business Functional Diagram viÕt t¾t lµ BFD). Néi dung chÝnh cña BFD lµ s¬ ®å ph©n cÊp chøc n¨ng cña hÖ thèng. T­ t­ëng trªn xuèng (Top-Down) ®­îc thÓ hiÖn râ nÐt trªn s¬ ®å nµy. Tr­íc tiªn c¸c chøc n¨ng cÇn thiÕt ®­îc liÖt kª vµ ph©n lo¹i thµnh c¸c nhãm chøc n¨ng. ViÖc ph©n lo¹i cã thÓ theo lo¹i h×nh tÝnh chÊt c«ng viÖc, cã thÓ theo ®¬n vÞ sö dông, cã thÓ theo d÷