Quản lý và sử dụng thông tin của Khoa Ung bướu – Bệnh viện Nhi Trung Ương

ĐẶT VẤN ĐỀ Ung thư là một vấn đề mang tính toàn cầu. Nó đang là mối hiểm họa của toàn nhân loại chứ không riêng của bất kì một nước nào bởi tính nguy hiểm và mức độ tử vong do nó gây ra. Theo thống kê của Bộ Y tế, tại Việt Nam, mỗi năm phát hiện mới khoảng 200.000 người bệnh bị ung thư và khoảng 70.000 người đã chết vì căn bệnh này. Đặc biệt hiện nay đó là tình trạng ung thư ở trẻ em đang gia tăng đáng kể. Khoa Ung bướu – Bệnh viện Nhi Trung Ương là nơi tập trung khám và điều trị cho các trẻ bị ung thư và các bệnh liên quan. Là một khoa lâm sàng, hàng ngày khoa có rất nhiều lượt bệnh nhân được khám và điều trị. Để đáp ứng với số lượng bệnh nhân gia tăng, đồng thời giúp cho các cán bộ y tế của khoa có thể dễ dàng quản lý tình trạng bệnh tật của bệnh nhân và quá trình điều trị, đòi hỏi khoa cần có hệ thống thông tin quản lý chi tiết và thường xuyên cập nhật. Với vai trò hết sức quan trọng trong việc phòng chống Ung thư và các bệnh liên quan ở trẻ em, nhóm chúng tôi đã quyết định tìm hiểu các thông tin về khoa. Tuy nhiên, trong khả năng của mình, chúng tôi dừng lại ở việc mô tả việc quản lý và sử dụng thông tin của Khoa Ung bướu – Bệnh viện Nhi Trung Ương. Do quá trình thực hiện ngắn cũng như kinh nghiệm còn hạn chế, bản báo cáo này còn mắc nhiều sai sót. Nhóm chúng tôi hi vọng nhận được sự đóng góp quý báu từ phía các thầy cô và các bạn sinh viên để báo cáo có thể được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn! Nhóm 4 – K6C NỘI DUNG Mục tiêu Mô tả các loại thông tin và cách thức quản lý thông tin tại khoa Ung bướu – Bệnh viện Nhi Trung Ương. Mô tả được cách thức sử dụng thông tin quản lý sức khỏe tại khoa Ung bướu – Bệnh viện Nhi Trung Ương. Đưa ra một số bàn luận về hệ thống quản lý và việc sử dụng thông tin tại khoa Ung bướu. Giới thiệu chung về khoa Ung bướu - Bệnh viện Nhi Trung Ương Sơ lược về Bệnh viện Nhi Trung Ương Bệnh viện Nhi Trung Ương được thành lập từ năm 1969 trên cơ sở khoa Nhi Bệnh viện Bạch Mai với tên gọi là Viện Bảo vệ Sức khoẻ Trẻ em, năm 1997 được đổi tên là Viện Nhi, tên gọi hiện nay có quyết định chính thức vào tháng 06 năm 2003. Trong khoảng giữa các giai đoạn trên Viện còn có các tên gọi không chính thức là: Bệnh viện Nhi Việt Nam – Thuỵ Điển, Viện Nhi Olof Palmer. Tổng số cán bộ hiện nay là 1023 người. Bệnh viện Nhi Trung Ương được Bộ Y tế giao nhiệm vụ là đơn vị đầu ngành của hệ thống Nhi khoa toàn quốc. Bệnh viện là trung tâm viện trường và là tuyến điều trị cao nhất về Nhi khoa trong cả nước Bệnh viện có 22 chuyên khoa lâm sàng bao gồm: Thần kinh, Hô hấp, Dinh dưỡng, Ung bướu, Thận, Nội tiết, Máu, Tim mạch, Tiêu hoá, Ngoại khoa, Sơ sinh, Điều trị tích cực, Hồi sức ngoại, PT Chỉnh hình Nhi, Liên khoa TMH- Mắt- RHM,  Cấp cứu, Lây, Tâm bệnh, Phẫu thuật gây mê - Hồi sức, Đông y, Khoa khám bệnh, Phục hồi chức năng. Hàng năm Bệnh viện có khoảng 40.000 bệnh nhân nội trú, 350.000 lần khám ngoại trú. Mỗi năm Bệnh viện tiến hành hơn 6000 ca phẫu thuật lớn bao gồm: Phẫu thuật Thần kinh, lồng ngực, Tim mạch, Tiết niệu, Tiêu hoá, Tạo hình và chỉnh hình. Đặc biệt, trong những năm qua nhiều tiến bộ khoa học kỹ thuật đã được áp dụng, tỷ lệ tử vong tại Bệnh viện liên tục giảm thấp. Bên cạnh công tác điều trị, Bệnh viện còn kết hợp với Bộ môn Nhi trường Đại học Y Hà Nội đào tạo sinh viên Nhi khoa, Bác sỹ chuyên khoa cấp I, cấp II, Thạc sỹ, Tiến sỹ Nhi khoa. Bệnh viện là trung tâm nghiên cứu khoa học Nhi khoa cao nhất của cả nước, là cơ quan đầu ngành Nhi khoa tập trung chỉ đạo ngành theo phương hướng chăm sóc sức khoẻ ban đầu, nâng cao chất lượng chẩn đoán và điều trị, phấn đấu giảm tỷ lệ tử vong trẻ sơ sinh. Sơ lược về khoa Ung bướu – Bệnh viện Nhi Trung Ương Khoa Ung bướu – Bệnh viện Nhi Trung Ương được thành lập từ tháng 3, năm 1998 với 10 giường bệnh, 2 bác sĩ, các điều dưỡng và tổ chức hành chính chung với khoa Dinh dưỡng. Hiện nay, khoa có 20 người. Trong đó, có 6 bác sĩ, 13 điều dưỡng và 1 hộ lý. Phụ trách khoa hiện tại gồm: TS. Bùi Ngọc Lan (Trưởng khoa), CN. Nguyễn Thị Thanh Nhàn (Điều dưỡng trưởng). Khoa Ung bướu có nhiệm vụ chính là chăm sóc và điều trị cho các bệnh nhân các tỉnh phía Bắc và từ Hà Tĩnh trở ra bị mắc các bệnh ung thư máu và các bệnh lý u đặc ác tính. Ngoài ra, khoa còn phối hợp với các khoa phòng khác trong công tác chẩn đoán bệnh cũng như thực hiện các nghiên cứu khoa học liên quan đến vấn đề ung thư ở trẻ em Về hoạt động điều trị, khoa tiếp nhận và điều trị nội trú các bệnh nhân ung thư trẻ em. Khoa đã áp dụng các phác đồ tiên tiến, phối hợp chặt chẽ với các chuyên khoa Ngoại, Huyết học xét nghiệm, Giải phẫu bệnh, Chẩn đoán hình ảnh, tìm mọi biện pháp nâng cao chất lượng khám chữa bệnh, khám và điều trị ngoại trú 3 buổi/tuần. Ngoài ra, khoa còn có các hoạt động nghiên cứu khoa học và đào tạo khác như triển khai các lớp học cập nhật nâng cao kiến thức Ung thư nhi cho bác sĩ, điều dưỡng tại khoa, tham dự các buổi Hội thảo, báo cáo khoa học, các lớp nâng cao kiến thức do Bệnh viện tổ chức, liên hệ hợp tác bước đầu để đào tạo cán bộ chuyên về ung thư ở Australia, Cộng hoà Pháp, Hoa Kỳ,... Cách thức quản lý thông tin sức khỏe của khoa Ung bướu – Bệnh viện Nhi Trung Ương Nhóm thông tin chính tại khoa Ung bướu – Bệnh viện Nhi Trung Ương Hệ thống thông tin được quản lý tại khoa Ung bướu – Bệnh viện Nhi Trung Ương gồm 2 nhóm thông tin chính: thông tin hành chính và thông tin lâm sàng Thông tin hành chính Thông tin hành chính của bệnh nhân Thông tin hành chính về bệnh nhân: tên tuổi bệnh nhân, giới tính, tên bố (mẹ), nghề nghiệp, địa chỉ liên lạc,… Thông tin chuyển giữa phòng khám và các khoa, các phòng bệnh của bệnh nhân Thông tin về nhập viện, xuất viện hoặc giấy chuyển viện (nếu bệnh nhân chuyển từ tuyến dưới lên) Thông tin về số lượng bệnh nhân tử vong Thông tin về viện phí của bệnh nhân Thông tin về Bảo hiểm Y tế của bệnh nhân (trẻ trên 6 tuổi) và thẻ khám chữa bệnh miễn phí (dành cho trẻ dưới 6 tuổi) Thông tin hành chính về cán bộ khoa Thông tin về số lượng cán bộ tại khoa Thông tin về số giờ làm việc và lương của cán bộ y tế thuộc khoa quản lý Thông tin lâm sàng Các kết quả xét nghiệm: sinh hóa, máu,… Thông tin chẩn đoán hình ảnh Cách thức thu thập thông tin tại khoa Khi bệnh nhân được chuyển đến khoa Ung bướu, bệnh nhân sẽ được tiếp đón và phải khai báo một số thông tin cho điều dưỡng trưởng hoặc điều dưỡng hành chính: thông tin bệnh nhân, về gia đình hoặc người giám hộ cho bệnh nhân (tên, tuổi, nghề nghiệp, đối tượng được khám bệnh miễn phí hay được thanh toán bảo hiểm, địa chỉ liên lạc khi cần thiết,…); giấy tờ tóm tắt quá trình điều trị hoặc chuyển viện (nếu có). Các thông tin này sẽ được lưu vào sổ bệnh án hoặc lưu vào máy tính bằng các phần mềm chuyên dụng (Medsoft). Đối với các bệnh nhân đã từng khám và đang điều trị tại khoa, các thông tin của họ sẽ được tra thông qua mã khám bệnh những lần khám trước. Sau đó, các thông tin sẽ được chuyển cho các bác sĩ chuyên trách để khám, chỉ định các xét nghiệm cần thiết và đưa ra phác đồ điều trị thích hợp cho bệnh nhân. Các thông tin về quá trình điều trị của bệnh nhân sẽ được lưu vào sổ theo dõi của bệnh nhân, bệnh án và máy tính. Đối với bệnh nhân nội trú Công tác tiếp đón người bệnh được tiến hành tại khoa khám bệnh, khoa ngoại. Tại đây, người bệnh phải nộp viện phí tạm ứng (đối với trẻ trên 6 tuổi). Sau đó người bệnh được phân loại sơ bộ để khám, chẩn đoán ban đầu. Từ đó, bệnh nhân được phân loại thành 2 loại: có chỉ định điều trị ngoại trú hay chuyển vào các khoa/phòng trong bệnh viện để điều trị nội trú (cụ thể là những bệnh nhân được phân loại để chuyển vào điều trị nội trú tại khoa Ung bướu) Khi được chuyển đến khoa, bệnh nhân sẽ được chỉ định những xét nghiệm cần thiết, phác đồ điều trị thích hợp và được kê toa thuốc cần thiết. Sau đó, những thông tin về toa thuốc để điều trị cho bệnh nhân sẽ được điều dưỡng trưởng lưu vào máy tính bằng phần mềm Medsoft và chuyển đến phòng Dược để được phê duyệt nhận thuốc điều trị. Bệnh nhân được nhận thuốc kèm bảng in đơn thuốc đã được phê duyệt. Kết thúc điều trị, bệnh nhân phải thanh toán viện phí còn thiếu tại phòng kế toán. Đối với bệnh nhân ngoại trú Khi đến khám bệnh, bệnh nhân cần mang theo sổ theo dõi quá trình điều trị để cung cấp những thông tin cần thiết về tiến triển bệnh, phác đồ điều trị, các loại thuốc được sử dụng trong quá trình điều trị để cung cấp thông tin cơ bản và cần thiết cho quá trình điều trị ngoại trú tại khoa. Cách thức xử lý và phân tích thông tin Các thông tin về điều trị được ghi lại trong bệnh án, các xét nghiệm được dán vào trong bệnh án. Các nhân viên trong khoa đều có trách nhiệm quản lý hồ sơ bệnh án và những người có trách nhiệm trực tiếp với hồ sơ đó là các nhân viên điều trị và chăm sóc bệnh nhân đó. Các thông tin của bệnh nhân nằm trong hồ sơ bệnh án nội trú, sau khi ra viện được thu nhập và lưu trữ tại Khoa Lưu trữ bệnh viện (trực thuộc phòng Kế hoạch tổng hợp). Các thông tin dùng để chia sẻ giữa các khoa với nhau, báo cáo cho cấp trên để lập kế hoạch, đánh giá hoặc phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học trong Viện. Các thông tin của bệnh nhân, viện phí,… được xử lý qua phần mềm Medisoft do Bộ Y tế cung cấp. Thông tin sau khi được thu thập sẽ được thống kê lại và tiến hành phân tích. Việc phân tích sẽ phụ thuộc vào mục đích sử dụng thông tin: dùng để báo cáo, nghiên cứu hay lập kế hoạch,… Các thông tin của Viện được phòng kế hoạch tổng hợp lưu trữ và thống kê. Các thông tin này được chuyển lên các cấp cao hơn như Viện trưởng, BYT và các nơi khác như tổng cục thống kê,…Thông tin được báo cáo cho Viện trưởng, cán bộ, nhân viên trong Viện theo định kỳ hàng tuần/ tháng/ hàng quý/ hàng năm. Mặt khác thông tin được báo cáo lên BYT theo thường kỳ 6 tháng/ 1 lần (tháng 6 và tháng 12). Ngoài việc báo cáo theo thường kỳ, thông tin còn được báo cáo khi được yêu cầu: Viện trưởng, BYT yêu cầu… Lưu trữ và bảo quản thông tin Các thông tin như về quá trình thực hiện y lệnh,viện phí, bệnh nhân ra vào trong viện được lưu giữ bằng số sách ghi chép hàng ngày. Điều dưỡng trưởng hoặc điều dưỡng hành chính sẽ nhận những giấy tờ đó. Người nhận sẽ dán các giấy tờ đó vào bệnh án và ghi lại các thông tin liên quan đến người bệnh: họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, địa chỉ, họ tên bố, mẹ, nghề nghiệp, trình độ văn hoá, đối tượng thanh toán (BHYT, viện phí…); thông tin của những người có liên quan: họ tên, địa chỉ, điện thoại của gia đình hoặc người cần báo tin. Sổ sách này được lưu trữ tại Khoa Lưu trữ bệnh viện trong 2 năm. Nếu bệnh nhân nhập viện thì sổ sách này sẽ được chuyển xuống khoa mà bệnh nhân điều trị. Các thông tin lưu trữ bệnh án của bệnh nhân thì được lưu trữ vào trong máy tính của bệnh viện, máy tính riêng của khoa (dự án này được tài trợ bởi Bệnh viện của trường đại học Lund, Thụy Điển). Những người có trách nhiệm ghi chép, lưu trữ hồ sơ bệnh án là các nhân viên trực tiếp điều trị và chăm sóc bệnh nhân đó. Các thông tin về điều trị được ghi lại trong bệnh án, các xét nghiệm được dán vào trong bệnh án. Các thông tin này được lưu trữ bằng phần mềm máy tính Medsoft trong 20 năm... Các thông tin của bệnh nhân nằm trong hồ sơ bệnh án nội trú, sau khi ra viện được nhập và lưu trữ tại Khoa Lưu trữ bệnh viện (trực thuộc phòng Kế hoạch tổng hợp). Thông tin về lương nhân viên, tiền thưởng; tiền đầu tư, bảo trì và vận hành máy móc, vật tư, trang thiết bị y tế, thuốc men, phí vận chuyển được quản lý, lưu trữ bằng phần mềm Excel trong 2 năm; được cập nhật vào mỗi cuối tuần, do cán bộ phòng Kế hoạch tổng hợp phụ trách. Ưu nhược điểm của các phương pháp lưu trữ thông tin Medisoft Phần mềm này được sử dụng chủ yếu để lưu trữ các thông tin liên quan đến bệnh nhân và đến khám và điều trị tại viện. Ưu điểm : Nhanh, đẹp, sạch, dễ phát hiện sai sót, tiết kiệm thời gian hơn so với dùng sổ sách. Dễ quản lý và kiểm soát các bệnh nhân, ví dụ như: nhập thông tin bệnh nhân đến Viện và tra cứu thông tin về các bệnh nhân đã từng đến khám, có thể thống kê nhanh tổng số người ra, vào Viện trong ngày. Có thể chuyển thành tất cả các file: doc, exel, pdf…dễ dàng cho việc cung cấp thông tin. Nhược điểm: Sự thay đổi BHYT (thẻ bảo hiểm, cách chi trả) à chờ công ty phần mềm thay đổi để có thể tính toán cho bệnh nhân đúng theo hiện hành của BYT Sổ sách: Sổ sách được sử dụng song song với các phần mềm để lưu trữ một số thông tin, dùng để phòng trường hợp máy bị mất dữ liệu. Ưu điểm: Không sợ bị ảnh hưởng do các sự cố máy tính và phần mềm. Có thể lưu trữ được tất cả các thông tin. Nhược điểm: Tốn thời gian trong việc nhập thông tin, và tra cứu lại thông tin. Sổ sách dễ bị ẩm mốc, hỏng,… Tốn diện tích để bảo quản.. Cách thức sử dụng thông tin quản lý sức khỏe của khoa Ung bướu – Bệnh viện Nhi Trung Ương Mục đích sử dụng thông tin Các thông tin thu được trong quá trình trước, trong và sau điều trị được lưu trữ tại sổ bệnh án,và các phần mềm lưu trữ tại Khoa và Bệnh viện nhằm phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau: Thông tin về hành chính (tài chính, nhân viên,…) hay các thông tin khác (nhóm bệnh chủ yếu, bệnh nhân ra vào viện, bệnh nhân tử vong,…) sẽ được dùng làm số liệu báo cáo cho Ban giám đốc, lãnh đạo Bệnh viện và các khoa phòng khác. Thông tin về chuyên môn, lâm sàng (kết quả xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh,…) là những thông tin hữu ích trong quá trình nghiên cứu khoa học của các y, bác sĩ tại Bệnh viện. Ngoài ra, những thông tin này còn được sử dụng trong các hội thảo khoa học về liên quan đến vấn đề Ung bướu ở trẻ em. Qua những thông tin trên có thể đánh giá được tình trạng mắc các bệnh Ung bướu của trẻ em, là thông tin cơ sở cho các kế hoạch, chương trình can thiệp phòng chống các bệnh Ung bướu ở trẻ em. Đối tượng và cách thức sử dụng thông tin Đối tượng Bác sĩ, các nghiên cứu viên, và các nhân viên phòng Kế hoạch tổng hợp thường là những đối tượng chính sử dụng các loại thông tin của khoa Ngoài ra, các thông tin còn được cung cấp cho Bệnh nhân khi cần thiết hay các cơ quan Bảo hiểm, các đơn vị lãnh đạo cao hơn, các hãng thông tấn báo chí hoặc là tài liệu sử dụng cho các sinh viên khi đến học tập và thực hành tại Bệnh viện. Cách thức sử dụng thông tin Trong nội bộ Bệnh viện Thông tin dùng để chia sẻ giữa các khoa với nhau. Thông tin dùng để báo cáo cho Ban giám đốc và lãnh đạo cấp trên để lập kế hoạch đánh giá hay can thiệp Thông tin được sử dụng để phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học của các y, bác sĩ trong Bệnh viện Các đơn vị và các nhân khác Các bệnh nhân có thể sao chép các thông tin liên quan đến bản thân (bệnh án) nếu cần thiết để phục vụ cho việc điều trị hay hưởng trợ cấp xã hội theo quy định của Nhà nước. Các đơn vị cao hơn ví dụ như thanh tra và kiểm toán có thể sử dụng thông tin để kiểm tra, giám sát công tác chăm sóc và điều trị bệnh nhân của Khoa và Bệnh viện. Cơ quan bảo hiểm có thể sử dụng thông tin của Viện cho việc chi trả bảo hiểm. Chia sẻ thông tin giữa các đơn vị có liên quan (các Tổ chức quốc tế mà khoa hợp tác: Bệnh viện của trường Đại học Lund, Thụy điển; các tổ chức làm từ thiện như Tổ chức SJ; hoặc các hãng thông tấn báo chí như báo Sức khỏe và đời sống, Gia đình, kênh O2 TV) Các thông tin có thể dùng để phục vụ cho các đối tượng bên ngoài nghiên cứu khoa học và sinh viên học tập, nghiên cứu. Hiệu quả sử dụng thông tin Nhìn chung, các thông tin tại khoa đều được sử dụng đúng mục đích, phục vụ được yêu cầu của các đối tượng sử dụng. Tuy nhiên, hiệu quả sử dụng của một số thông tin còn chưa cao do quá trình ghi nhận thông tin thiếu chính xác, không tỉ mỉ hoặc các thông tin mà bệnh nhân cung cấp không đúng, sai sự thật. Ví dụ: Một số gia đình sử dụng ngày sinh Âm lịch cho con hoặc khai báo địa chỉ không chính xác nên khó khăn trong việc liên hệ và cung cấp các thông tin cho gia đình khi cần thiết. Đánh giá chất lượng thông tin của khoa Ung bướu – Bệnh viện Nhi Trung Ương Chất lượng thông tin có tầm quan trọng đối với y tế. Thông tin có chất lượng đáp ứng các nhu cầu của những người sử dụng nó, dễ hiểu và dễ sử dụng. Thông tin có chất lượng thúc đẩy quá trình ra quyết định bằng cách cung cấp các bằng chứng để hỗ trợ cho đánh giá và kết luận. Dựa trên quá trình quan sát theo dõi và thu thập thông tin, nhóm đánh giá về chất lượng thông tin của Khoa Ung bướu – Bệnh viện Nhi Trung Ương như sau: Tính chính xác hoặc tính giá trị: Tính chính xác hay tính giá trị đề cập tới độ đúng đắn hoặc chính xác của thông tin, khách quan và không bị sai lệch, tuân thủ những tiêu chuẩn. Theo đánh giá, thì thông tin của khoa còn thiếu tính chính xác do sai sót trong quá trình thu thập và ghi chép tuy tần số xuất hiện không nhiều. Nhiều gia đình khai ngày tháng năm sinh của bệnh nhân theo Âm lịch, khai sai địa chỉ bệnh nhân, khai thiếu hoặc không khai quá trình điều trị trước đó, sử dụng tiếng địa phương khiến sai lệch thông tin,... Độ tin cậy: Độ tin cậy đề cập đến sự nhất quán của thông tin không liên quan đến số lần thu thập, phương pháp ghi chép, lưu trữ và báo cáo thông tin. Theo đánh giá, thông tin đảm bảo thống nhất trong tất cả các thông tin liên quan đến bệnh nhân. Tính đầy đủ: Tính đầy đủ liên hệ tới sự có mặt của toàn bộ thông tin cần thiết đối với bệnh nhân. Thông tin đầy đủ có vai trò quan trọng trong việc suy luận hay ra quyết định chính xác. Theo đánh giá, các thông tin của khoa đều đảm bảo tính đầy đủ các nội dung cơ bản và cần thiết. Tính toàn diện: Thông tin toàn diện là toàn bộ các thông tin quan tâm đến một bệnh nhân hay một vấn đề sức khỏe cụ thể, giúp giải thích vấn đề sức khỏe. Theo đánh giá, các thông tin của khoa có tính toàn diện ở mức trung bình do thiếu các thông tin vè chế độ dinh dưỡng, luyện tập, nghỉ ngơi của bệnh nhân. Tính cập nhật và kịp thời: Thông tin được cập nhật có nghĩa là thông tin được ghi chép tại hoặc gần thời điểm mà thông tin được đề cập tới. Thông tin kịp thời là khoảng thời gian giữa các sự kiện và thời điểm báo cáo sự kiện được giảm thiểu. Theo đánh giá, các thông tin của khoa đảm bảo tính cập nhật và kịp thời do có nhân viên chuyên trách cập nhật thường xuyên. Tính rõ ràng: Tính rõ ràng của số liệu có nghĩa là số liệu có thể đọc được. Theo đánh giá, tính rõ ràng của thông tin của khoa chỉ ở mức trung bình do vẫn mắc các sai sót do chữ viết tay khó đọc, viết tắt, hoặc các lỗi sao chép khác. Ý nghĩa: Ý nghĩa đề cập tới ý nghĩa của thông tin đối với người sử dụng nó. Theo đánh giá, các thông tin có chất lượng và được các y bác sĩ sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau như làm báo cáo, nghiên cứu, xin tài trợ. Khả năng tiếp cận: Khả năng tiếp cận là khả năng sẵn có của thông tin đối với người sử dụng tại thời điểm và địa điểm cần thiết. Theo đánh giá, khả năng tiếp cận của thông tin chỉ ở mức trung bình. Đôi khi bác sĩ cần tới thông tin từ hồ sơ bệnh án của bệnh nhân có thể khó tiếp cận nó, mất thời gian và công sức. Từ những tiêu chí trên, nhóm đánh giá thông tin của khoa Ung bướu – bệnh viện Nhi Trung Ương có chất lượng tốt. Phương pháp thu thập thông tin của nhóm Phương pháp thu thập của nhóm và ưu nhược điểm của từng phương pháp Để thu được những thông tin cần thiết về quy trình quản lý và sử dụng thông tin tại khoa Ung bướu – Bệnh viện Nhi Trung Ương, nhóm đã sử dụng một số phương pháp thu thập thông tin sau: Phỏng vấn cán bộ y tế: bác sỹ, y tá, nhân viên phòng tài chính tổng hợp, cán bộ phòng tổ chức nhân sự,… Với phương pháp này, thông tin mà nhóm thu được khá nhanh, toàn diện, tập trung vào vấn đề quan tâm, có thể phản hồi nếu còn chưa rõ. Tuy nhiên, việc phỏng vấn đòi hỏi mối quan hệ tốt giữa người phỏng vấn với cán bộ y tế và thời gian để phỏng vấn không nhiều, phụ thuộc thời gian của các cán bộ y tế Phỏng vấn bệnh nhân và người nhà bệnh nhân. Thông tin thu được từ phương pháp này nhiều, thực tế, thời gian phỏng vấn linh hoạt nhưng chủ quan, không toàn diện Xem sổ sách, báo cáo liên quan: mẫu hồ sơ bệnh án, giấy tờ tài chính, nghiên cứu khoa học, báo cáo hoạt động, … Với phương pháp này, thông tin thu được rõ ràng, toàn diện, thời gian thu thập linh hoạt, nhưng có thể gây khó khăn cho việc tổng hợp thông tin bởi có quá nhiều thông tin, không tập trung, các thông số kỹ thuật có thể gây khó hiểu cho nhóm Quan sát: quan sát quy trình thu viện phí, viết giấy khám, chuyển viện, … Thông tin thu được từ phương pháp này xác thực, tuy vậy lại khá chủ quan và không toàn diện, tốn thời gian và nhân lực Khó khăn và thuận lợi trong quá trình thu thập thông tin của nhóm Thuận lợi Được nhà trường tạo điều kiện thuận lợi trong việc cung cấp giấy giới thiệu cho nhóm đến cơ sở để lấy thông tin Kế hoạch làm việc của nhóm đã được lên lịch rõ ràng, chi tiết. Các thành viên trong nhóm đều làm việc tích cực, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao Các kỹ năng thu thập thông tin đã được trang bị và thực hành trong quá trình học tập tại nhà trường Nhóm nhận được sự hướng dẫn cụ thể từ phía giáo viên và trợ giảng trước khi xuống cơ sở cũng như trong quá trình hoàn thành báo cáo Khi xuống cơ sở, nhóm nhận được sự giúp đỡ tận tình từ phía Bệnh viện, đặc biệt là cán bộ tại khoa Ung bướu (nơi nhóm thu thập thông tin) Khó khăn Thời gian thu thập thông tin ít do trùng với thời gian học trên lớp Kinh nghiệm và kỹ năng thu thập thông tin của nhóm còn hạn chế Do bệnh nhân tại khoa đông nên quá trình trình phỏng vấn lấy thông tin thường bị gián đoạn. Các bác sĩ tại khoa không có nhiều thời gian nên không thể trả lời được hết các câu hỏi của nhóm Do điều kiện bảo mật thông tin nên có một số mảng thông tin nhóm không thể khai thác được Kỹ năng viết báo cáo còn hạn chế nên chưa thể hiện hết được kết quả thu thập thông tin đầy đủ như thực tế khai thác được KẾT LUẬN Báo cáo đã mô tả quá trình quản lý cũng như sử dụng thông tin tại khoa Ung bướu – Bệnh Viện Nhi Trung Ương một cách chi tiết. Tuy chỉ dừng lại ở mức độ mô tả, nhưng nhóm đã đưa ra những đánh giá riêng của mình về chất lượng thông tin và trình bày chi tiết quá trình thu thập thông tin của nhóm. Có thể nói, quá trình hoàn thành bài tập này là một lần nhóm được trải nghiệm với thực tế, giúp hiểu thêm được quá trình thu thập và quản lý thông tin y tế tại bệnh viện. Nó có ý nghĩa tiền đề cho các môn học sau này cũng như cho công việc của nhóm sau khi ra trường. Tuy nhiên, báo cáo chỉ dừng lại ở mức độ mô tả, chưa đi sâu vào việc phân tích cũng như so sánh, đối chiếu với các hình thức thu thập và quản lý thông tin khác do kinh nghiệm của nhóm còn hạn chế. Nhóm hi vọng có thể phát triển được báo cáo này về cả quy mô và chất lượng để thu được kết quả tốt hơn và có tính ứng dụng thực tiễn nhiều hơn trong tương lai. Phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức Bệnh viện Nhi Trung Ương Phụ lục 2: Bộ câu hỏi dành cho cán bộ y tế Bác tên là gì? Chức vụ trong khoa? Hệ thống thông tin sức khỏe của khoa có những loại thông tin chính gì? Cách thức thu thập thông tin của khoa như thế nào? Ai là người chịu trách nhiệm? Công cụ thực hiện ra sao? Thời gian thu thập định kỳ hay không? Thông tin được xử lý và phân tích ra sao? Quá trình thu thập, truyền giao, xử lý, phân tích và trình bày báo cáo như thế nào? Ai là người thực hiện Thông tin được lưu trữ và bảo quản ra sao? Thông tin quản lý sức khỏe được sử dụng vào mục đích gì? Ai có thể sử dụng những thông tin đó? Hiệu quả sử dụng ra sao? Phụ lục 3: Bộ câu hỏi phỏng vấn bệnh nhân và người nhà bệnh nhân 1. Anh/ chị/ cô/ chú/ bác năm nay bao nhiêu tuổi 2. Lý do anh/ chị/ cô/ chú/ bác tới bệnh viện 3. Anh/ chị/ cô/ chú/ bác ghi những thông tin gì vào sổ khám bệnh, nộp sổ khám bệnh ở đâu, ai là người tiếp nhận sổ khám bệnh 4. Anh/ chị/ cô/ chú/ bác đã kê khai những thông tin gì để được giới thiệu vào phòng khám, ai là người tiếp nhận thông tin đó, thông tin đó được lưu trên giấy tờ hay trên máy tính 5. Giấy siêu âm, xét nghiệm, chụp phim nếu có sẽ được nộp vào phòng nào và ai chịu trách nhiệm khám 6. Kết quả siêu âm, xét nghiệm, chụp phim sẽ được gửi cho ai và ai lưu trữ, phương thức lưu trữ như thế nào 7. Anh/ chị/ cô/ chú/ bác đã điền những thông tin gì vào thủ tục nhập viện 8. Anh/ chị/ cô/ chú/ bác nộp tiền khám, làm các xét nghiệm, siêu âm, chụp phim, viện phí, thuốc men ở đâu, cho ai, phương thức lưu trữ thông tin là gì 8. Anh/ chị/ cô/ chú/ bác lĩnh tư trang, đồ dùng, thuốc men ở đâu 9. Các thông tin cá nhân và các kết quả siêu âm, xét nghiệm, chụp phim sẽ được chuyển từ phòng khám bệnh lên phòng điều trị như thế nào 10. Ai là người chịu trách nhiệm quản lí, theo dõi sức khỏe, bệnh án, phác đồ điều trị của anh/ chị/ cô/ chú/ bác 11. Kết quả từ các xét nghiệm, siêu âm, chụp phim sau khi nhập viện sẽ được gửi cho ai đọc, phân tích, lưu trữ 12. Ai là người quyết định cho anh/ chị/ cô/ chú/ bác chuyển viện và khi đó thì mình phải kê khai những thông tin gì 13. Thủ tục xuất viện gồm những gì, ai là người lưu giữ bệnh án của anh/ chị/ cô/ chú/ bác 14. Anh/ chị/ cô/ chú/ bác thanh toán viện phí ở đâu, cho ai 15. Cách thức thanh toán của bệnh viện đối với những bệnh nhân có BHYT và không có BHYT như thế nào, thông tin được lưu trữ vào đâu Phụ lục 4: Bảng kiểm quan sát quá trình quản lý và sử dụng thông tin sức khỏe Nhóm Chỉ tiêu quan sát Kết quả quan sát Có Không Quá trình nhập viện Giấy tóm tắt quá trình điề