Quản lý ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý

Lêi Më §Çu Trong sù ph¸t triÓn cña nh©n lo¹i cuèi thÕ kû 20 ®Çu thÕ kû 21 , c«ng nghÖ th«ng tin ®­îc coi lµ mét trong nh÷ng lÜnh vùc ¶nh h­ëng s©u réng nhÊt ®Õn toµn bé sinh ho¹t cña loµi ng­êi. Trªn thÕ giíi c«ng nghÖ th«ng tin ®· thóc ®Èy sù ph¸t triÓn cña mäi ngµnh tõ khoa häc, gi¸o dôc, y tÕ, giao th«ng, v¨n ho¸, ng«n ng÷ v.v cho ®Õn cuéc sèng cña tõng con ng­êi. ChÝnh v× vËy hiÖn nay , c«ng nghÖ th«ng tin hiÖn nay lµ ngµnh c«ng nghÖ cã tèc ®é ph¸t triÓn cao nhÊt trªn thÕ giíi. Ngay c¶ ViÖt Nam , c«ng nghÖ th«ng tin còng cã tèc ®é t¨ng tr­ëng nhanh mét c¸ch chãng mÆt. V× vËy c¸c nhµ qu¶n lý hiÖn ®¹i cµng ngµy cµng ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm nhiÒu h¬n trong viÖc x¸c ®Þnh nh÷ng yªu cÇu hÖ thèng hÖ thèng th«ng tin vµ tr¸ch nhiÖm trong viÖc ph©n tÝch, thiÕt kÕ vµ cµi ®Æt nh÷ng hÖ thèng th«ng tin sao cho chóng trî gióp tèt nhÊt nh÷ng yªu cÇu th«ng tin cña nhµ qu¶n lý. Ch­¬ng tr×nh qu¶n lý sinh viªn lµ mét ch­¬ng tr×nh qu¶n lý c¸c nghiÖp vô liªn quan ®Õn t×nh h×nh sinh viªn trong tr­êng nh­ : Qu¶n lý hå s¬ sinh viªn, nhËp ®iÓm cña sinh viªn, in b¶ng ®iÓm cña sinh viªn ... Th«ng b¸o cho bé phËn l·nh ®¹o biÕt vÒ t×nh h×nh sinh viªn trong tr­êng. C¨n cø vµo c¸c nghiÖp vô cña c«ng viÖc qu¶n lý sinh viªn, ch­¬ng tr×nh qu¶n lý sinh viªn ®­îc thùc hiÖn nh»m ®¸p øng c¸c nghiÖp vô ®ã. Ch­¬ng tr×nh nµy ®­îc viÕt trªn ng«n ng÷ lËp tr×nh Visual Foxpro 6.0, lµ ng«n ng÷ lËp tr×nh phi cÊu tróc, ®­îc coi lµ ng«n ng÷ thÕ hÖ 5. Ph­¬ng ph¸p nhËp sè liÖu ®ùîc thùc hiÖn trªn mét form nhËp sè liÖu, sau khi ®· nhËp xong mét d÷ liÖu nµo ®ã cÇn ph¶i ghi nhËn ngay d÷ liÖu nµy, sau khi ghi nhËn d÷ liÖu nµy d÷ liÖu ®­îc thÓ hiÖn trong mét b¶ng ngay sau ®ã. Ch­¬ng tr×nh nµy cho phÐp ng­êi qu¶n lý tÖp d÷ liÖu cã thÓ xuÊt mét b¸o c¸o tæng hîp cho biÕt t×nh h×nh sinh viªn trong mét thêi gian nµo ®ã, hoÆc t×m sinh viªn theo m· sinh viªn sÏ cho biÕt tÊt c¶ th«ng tin vÒ lý lÞch cña sinh viªn ®ã. HiÖn nay c¸c tr­êng ®¹i häc cña ViÖt Nam, còng nh­ c¸c doanh nghiÖp ®ang trong tiÕn tr×nh øng dông m¹nh mÏ sù ph¸t triÓn cña c«ng nghÖ th«ng tin vµo qu¶n lý. Míi ®Çu chØ lµ nh÷ng m¸y tÝnh c¸ nh©n ®¬n gi¶n vµ hiÖn nay lµ c¸c m¹ng th«ng tin phøc t¹p. Tuy nhiªn do ®Æc ®iÓm cña c«ng nghÖ th«ng tin cña ViÖt Nam míi trong qu¸ tr×nh ph¸t triÓn nªn mÆc dï ®· quan t©m ®Õn viÖc øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo qu¶n lý nh­ng c¸c phÇn mÒm hÖ thèng, c¸c phÇn mÒm trî gióp hoÆc phÇn mÒm qu¶n lý cã thÓ thay thÕ hoµn toµn c«ng viÖc thñ c«ng ch­a ®­îc quan t©m. Víi ch­¬ng tr×nh “qu¶n lý sinh viªn” nµy hy väng sÏ gióp cho ng­íi sö dông tiÕt kiÖm ®­îc thêi gian trong viÖc qu¶n lý vµ gióp cho c¸c nhµ qu¶n lý øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo lÜnh vùc qu¶n lý víi hiÖu qu¶ cao nhÊt. Ch­¬ng 1: Ph­¬ng ph¸p luËn ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý sinh viªn I.Kh¸i qu¸t vÒ qu¶n lý hÖ thèng qu¶n lý sinh viªn. 1. Kh¸i qu¸t chung : Trong suèt thêi gian chuyÓn ®æi tõ nÒn kinh tÕ bao cÊp sang nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, cïng víi sù quan t©m chØ ®¹o cña c¸c cÊp l·nh ®¹o ®¶ng, c¬ quan bé gi¸o dôc vµ nh÷ng nç lùc kh«ng ngõng cña tËp thÓ gi¸o viªn, häc sinh cña tr­êng kinh tÕ quèc d©n ®· ®¹t ®­îc nh÷ng kÕt qu¶ ®¸ng tù hµo. Thùc hiÖn ph­¬ng h­íng ®Ò ra trong nghÞ quyÕt cña §¶ng vµ Nhµ n­íc : “øng dông c«ng nghÖ th«ng tin trong tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc, t¹o ra sù chuyÓn biÕn râ rÖt vÒ chÊt l­îng vµ hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c gi¶ng d¹y vµ häc tËp, h×nh thµnh m¹ng th«ng tin quèc gia liªn kÕt víi mét sè m¹ng th«ng tin quèc tÕ”, NghÞ quyÕt 49/CP ngµy 4/8/1993 vÒ ph¸t triÓn c«ng nghÖ th«ng tin ë ViÖt Nam trong nh÷ng n¨m 90 vµ thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh vÒ ph¸t triÓn c«ng nghÖ th«ng tin trong ngµnh gi¸o dôc. Tr­êng ®¹i häc kinh quèc d©n ®· thµnh lËp riªng khoa tin häc kinh tÕ víi ph­¬ng ch©m “ ChÊt l­îng, hiÖu qu¶, ®æi míi vµ ph¸t triÓn tin häc” tËp trung x©y dùng c¬ së vËt chÊt, n©ng cao chÊt l­îng ®µo t¹o, häc tËp. Tr­êng ®¹i häc kinh tÕ quèc d©n lµ ®¬n vÞ trùc thuéc qu¶n lý cña Bé gi¸o dôc vµ ®µo t¹o, ®­îc ®iÒu hµnh bëi hiÖu tr­ëng. Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, sè l­îng sinh viªn t¨ng lªn do yªu cÇu ngµy cµng cao cña c«ng viÖc, ®ßi ph¶i ®­îc ®µo t¹o mét c¸ch chÝnh quy. HiÖn nay sè sinh viªn trong tr­êng kho¶ng 12000 ng­êi, kh«ng kÓ c¸c lo¹i h×nh ®µo t¹o kh¸c. Bé m¸y qu¶n lý cña tr­êng bao gåm : HiÖu tr­ëng Phã hiÖu tr­ëng(3 ng­êi) Phßng ®µo t¹o vµ c¸c phßng chøc n¨ng C¸c khoa trùc tiÕp qu¶n lý sinh viªn thuéc chuyªn ngµnh C¸c líp trùc thuéc khoa NhiÖm vô cña tõng bé phËn : HiÖu tr­ëng: chØ ®¹o chung * ChÞu tr¸ch nhiÖm truíc nhµ n­íc vµ c¸n bé c«ng nh©n viªn trong tr­êng vÒ mäi ho¹t ®éng ®µo t¹o. * X¸c lËp vµ phª duyÖt chÝnh s¸ch vµ cam kÕt qu¶ ho¹t ®éng ®µo t¹o cña tr­êng. * Bæ nhiÖm, uû quyÒn vµ ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm cho c¸c c¸n bé phô tr¸ch c¸c c«ng viÖc qu¶n lý vµ ®µo t¹o thùc hiÖn, kiÓm tra c«ng ho¹t ®éng liªn quan ®Õn chÊt l­îng, ®¶m b¶o cho hä hiÓu r»ng quy. 1.2-HiÖu phã: mét phô tr¸ch vÒ ®µo t¹o, mét phô tr¸ch vÒ hËu cÇn vµ mét phô tr¸ch vÒ quan hÖ. 1.3-Phßng ®µo t¹o : qu¶n lý tÊt c¶ mäi thø liªn quan ®Õn sinh viªn nh­ hå s¬ sinh viªn, ®iÓm sinh viªn... 1.4-C¸c khoa : qu¶n lý c¸c sinh viªn thuéc khoa cña m×nh vµ chuyÓn th«ng tin cho phßng ®µo t¹o. 1.5-C¸c líp : qu¶n lý sinh viªn cña líp tõ ®ã b¸o c¸o cho khoa thuéc chuyªn ngµnh cña m×nh. 2- Lý do vµ sù cÇn thiÕt cña viÖc x©y dùng ®Ò tµi øng dông tin häc trong viÖc qu¶n lý sinh viªn t¹i tr­êng ®¹i häc kinh tÕ quèc d©n. 2.1 - T×nh h×nh thùc tÕ vÒ hÖ thèng qu¶n lý ®iÓm sinh viªn. Tr­êng ®¹i häc kinh tÕ quèc d©n thuéc sù qu¶n lý cña bé gi¸o dôc vµ ®µo t¹o, bao gåm 15 khoa. Mçi khoa cã nhiÖm vô qu¶n lý sinh viªn thuéc khoa m×nh, cßn phßng ®µo t¹o cã tr¸ch qu¶n lý chung tÊt c¶ sinh viªn cña tr­êng víi c¸c néi dung : NhËp míi hå s¬ sinh viªn míi ®­îc tróng tuyÓn vµo tr­êng víi c¸c th«ng tin hä tªn, ngµy th¸ng n¨m sinh, quª qu¸n... N¹p ®iÓm cho sinh viªn sau mçi k× thi TÝnh ®iÓm trung b×nh sau mçi häc k× In ra danh s¸ch nh÷ng sinh viªn ®­îc häc bæng, l­u ban, ngõng häc, th«i häc. In ra b¶ng ®iÓm tæng hîp c¶ 4 n¨m cho mçi sinh viªn. T×m kiÕm hå s¬ sinh viªn ®Ó bæ sung, söa ch÷a, bæ sung c¸c th«ng tin hoÆc ®¸p øng yªu cÇu nµo ®ã. In ra c¸c giÊy chøng nhËn ®Ó sinh viªn ®¨ng kÝ xe m¸y, hé khÈu, thÎ sinh viªn... In ra c¸c b¸o c¸o vÒ t×nh h×nh häc tËp cña sinh viªn . 2.2 - T×nh h×nh øng dông tin häc trong c«ng t¸c qu¶n lý ®iÓm sinh viªn cña tr­êng ®¹i hoc kinh tÕ quèc d©n. HiÖn nay t¸t c¶ c¸c khoa vµ phßng ban ®Òu cã m¸y tÝnh vµ ®· ®Òu nèi m¹ng. Tuy nhiªn ch­a cã mét hÖ thèng m¹ng chung trong toµn tr­êng, hÖ thèng m¹ng míi chuÈn bÞ ®­îc x©y dùng. §iÒu nµy cho thÊy tr­êng ngµy cµng quan t©m ®Õn viÖc øng dông tin häc vµo trong c«ng t¸c gi¸o dôc cña tr­êng vµ qu¶n lý sinh viªn. Tuy vËy vÉn cßn mét sè nh÷ng bÊt cËp nh­ c¸c sinh viªn kh«ng thÓ lªn m¹ng ®Ó xem kÕt qu¶ thi cña m×nh, th«ng tin vÒ sinh viªn cßn thiÕu cËp nhËt... 3. Lý do thiÕt kÕ ®Ò tµi øng dông tin häc vµo c«ng t¸c qu¶n lý sinh viªn ë tr­êng ®¹i hoc kinh tÕ quèc d©n. Trong giai ®o¹n hiÖn nay, víi viÖc C«ng nghÖ th«ng tin ph¸t triÓn nh­ vò b·o ë trªn toµn thÕ giíi vµ nã ®· cã ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn viÖc ph¸t triÓn C«ng nghÖ th«ng tin ë n­íc ta. C«ng nghÖ th«ng tin gãp phÇn tæ chøc khai th¸c cã hiÖu qu¶ c¸c nguån th«ng tin rÊt phong phó vµ tiÒm tµng trong mäi lÜnh vùc ho¹t ®éng cña con ng­êi vµ x· héi. C«ng nghÖ th«ng tin phôc vô trùc tiÕp cho viÖc c¶i tiÕn qu¶n lý nhµ n­íc n©ng cao hiÖu qu¶ c¸c ho¹t ®éng gi¸o dôc vµ ®µo t¹o, s¶n xuÊt kinh doanh vµ c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ x· héi kh¸c, tõ ®ã gãp phÇn n©ng cao chÊt l­îng ®µo t¹o còng nh­ n©ng cao chÊt l­îng cuéc sèng nh©n d©n. Tr­êng ®¹i häc kinh tÕ quèc d©n còng ®· x¸c ®Þnh c«ng nghÖ th«ng tin trong nh÷ng n¨m tíi lµ mét ®ßi hái cÊp b¸ch nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c gi¶ng d¹y vµ häc tËp trong tr­êng, ®¸p øng tèt c¸c nhiÖm vô mµ bé gi¸o dôc ®· giao cho, ®ång thêi hoµ nhËp víi sù ph¸t triÓn CNTT trong c¶ n­íc vµ cã thÓ trë thµnh mét tr­êng mµ b»ng cÊp ®­îc c«ng nhËn trªn toµn thÕ giíi. Tr­êng ®· khai th¸c sö dông m¸y tÝnh vµo hµng sím nhÊt trong c¸c tr­êng ®¹i häc tuy nhiªn tõ khi nhµ n­íc ta chuyÓn sang nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng tin häc míi thùc sù b¾t ®Çu ®­îc gi¶ng d¹y phæ biÕn. §Æc biÖt trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y tr­êng ®· rÊt tró träng vµo c«ng nghÖ th«ng tin vµ ®· thµnh lËp riªng khoa tin häc, ®· ®µo t¹o ®­îc mét ®éi ngò c¸c cö nh©n ra tr­êng cã tr×nh ®é cao vÒ tin häc vµ ®· t¹o ®­îc chç ®øng trong c¸c c«ng ty lín còng nh­ mét sè vÞ trÝ l·nh ®¹o cÊp cao cña ®¶ng vµ nhµ n­íc. Tõ ®ã gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý, lµm lîi cho x· héi vµ n©ng cao ®êi sèng cña nh©n d©n trong c«ng cuéc ®æi míi ®Êt n­íc. MÆc dï ®· ®¹t ®­îc nhiÒu thµnh tÝch nh­ vËy nh­ng kh«ng ph¶i lµ kh«ng cã nh÷ng khã kh¨n nh­ thiÕu gi¸o viªn vÒ tin häc, thiÕu gi¸o viªn cã tr×nh ®é gi¶ng d¹y vÒ tin häc, ®éi ngò lµm c«ng t¸c qu¶n lý cã tr×nh ®é tin häc ch­a cao nªn dÔ dÉn ®Õn nh÷ng sai sãt trong c«ng t¸c qu¶n lý vµ ®­a ra ®­îc c¸c th«ng tin vÒ sinh viªn, b¸o c¸o vÒ t×nh h×nh häc tËp cña sinh viªn hay söa ch÷a ®iÓm cßn mÊt nhiÒu thêi gian. ChÝnh v× nhøng lý do trªn mµ em cho r»ng cÇn thiªt kÕ mét hÖ thèng míi cho c«ng t¸c qu¶n lý sinh viªn. Môc ®Ých cña viÖc thiÕt kÕ hÖ thèng míi lµ dÔ dµng sö dông, nhanh chãng ®­a ra ®­îc c¸c th«ng tin vÒ sinh viªn mét c¸ch thuËn tiÖn nhÊt vµ ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt. §Ó ®¹t ®­îc c¸c yªu cÇu trªn hÖ thèng míi cÇn ®¹t ®­îc c¸c c«ng viÖc sau. -T¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi ®èi víi c¸c c«ng t¸c chØnh söa huû bá vµ l­u tr÷ hå s¬ sinh viªn trong tr­êng. - ViÖc truy cËp ®Õn mét ®èi t­îng theo mét tiªu thøc nµo ®ã ®­îc nhanh chãng dÔ dµng -ViÖc xem xÐt, thèng kª sinh viªn theo mét tiªu thøc nµo ®ã cã thÓ thùc hiÖn bÊt kú lóc nµo cÇn ®Õn, trong mét kho¶ng thêi gian rÊt ng¾n cã thÓ n¾m b¾t ®­îc c¸c th«ng tin cÇn thiÕt. -Qu¸ tr×nh t¹o ra c¸c b¸o c¸o ®Ó ®¸p øng nhu cÇu cña l·nh ®¹o còng nh­ ®¸p øng nhu cÇu cña c¸c khoa, sinh viªn trong qu¸ tr×nh häc tËp mét c¸ch kÞp thêi, chÝnh x¸c ®Çy ®ñ vµ tiÕt kiÖm thêi gian. -Ch­¬ng tr×nh ph¶i dÔ sö dông, tr¸nh d­ thõa d÷ liÖu nh­ng ph¶i ®¶m b¶o ®Çy ®ñ th«ng tin, ®¶m b¶o ®­îc tÝnh bÝ mËt cña th«ng tin (nghÜa lµ x¸c ®Þnh ai lµ ng­êi ®­îc phÐp sö dông ch­¬ng tr×nh c¸c th«ng tin ®­îc ph©n ph¸t cho nh÷ng ®èi th­îng nµo. II- C¸c giai ®o¹n ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin 1.§¸nh gi¸ yªu cÇu ph¸t triÓn HTTT. Mét dù ¸n ph¸t triÓn hÖ thèng kh«ng tù ®éng tiÕn hµnh ngay khi cã b¶n yªu cÇu. V× lo¹i dù ¸n nµy ®ßi hái ®Çu t­ kh«ng chØ tiÒn b¹c, thêi gian mµ c¶ nguån nh©n lùc, do ®ã quyÕt ®Þnh vÊn ®Ò nµy ph¶i ®­îc thùc hiÖn sau mét cuéc ph©n tÝch cho phÐp x¸c ®Þnh c¬ héi vµ kh¶ n¨ng thùc thi. Sù ph©n tÝch nµy ®­îc gäi lµ ®µnh gi¸ hay thÈm ®Þnh yªu cÇu hay cßn ®­îc gäi lµ nghiªn cøu kh¶ thi vµ c¬ héi.Bao gåm c¸c c«ng ®o¹n sau: LËp kÕ ho¹ch, lµm râ yªu cÇu, ®¸nh gi¸ kh¶ n¨ng thùc thi, chuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o. 1.1.LËp kÕ ho¹ch. Mçi giai ®o¹n cña qu¸ tr×nh ph¸t triÓn hÖ thèng cÇn ph¶i ®­îc lËp kÕ ho¹ch cÈn thËn.LËp kÕ ho¹ch cña giai ®o¹n thÈm ®Þnh dù ¸n lµ lµm quen víi hÖ thèng ®ang xÐt, x¸c ®Þnh th«ng tin cÇn thu thËp còng nh­ nguån vµ ph­¬ng ph¸p thu thËp. Sè l­îng vµ sù ®a d¹ng cña nguån th«ng tin phô thuéc vµo kÝch th­íc vµ ®é phøc t¹p cña hÖ thèng nghiªn cøu. 1.2.Lµm râ yªu cÇu. Lµm râ yªu cÇu lµ lµm cho ph©n tÝch viªn hiÓu ®óng yªu cÇu cña ng­êi yªu cÇu. X¸c ®Þnh chÝnh x¸c ®èi t­îng yªu cÇu, thu thËp nh÷ng yÕu tè c¬ b¶n cña m«i tr­êng hÖ thèng vµ x¸c ®Þnh khung c¶nh nghiªn cøu. Lµm s¸ng tá yªu cÇu ®­îc thùc hiÖn chñ yÕu qua c¸c cuéc gÆp gì víi nh÷ng ng­êi yªu cÇu sau ®ã lµ víi nh÷ng ng­êi qu¶n lý chÝnh mµ bé phËn cña hä bÞ t¸c ®éng. Ph©n tÝch viªn ph¶i tæng hîp th«ng tin d­íi ¸nh s¸ng cña nh÷ng vÇn ®Ò ®· ®­îc x¸c ®Þnh vµ nh÷ng nguyªn nh©n cã thÓ nhÊt, chuÈn bÞ mét bøc tranh kh¸i qu¸t vÒ gi¶i ph¸p ®Ó tiÕn hµnh ®¸nh gi¸ kh¶ n¨ng thùc thi cña dù ¸n. 1.3.§¸nh gi¸ kh¶ thi. §¸nh gi¸ kh¶ n¨ng thøc thi cña mét dù ¸n lµ t×m xem cã nh÷ng yÕu tè nµo ng¨n c¶n nhµ ph©n tÝch thùc hiÖn, cµi ®Æt mét c¸ch thµnh c«ng gi¶i ph¸p ®· ®Ò ra hay kh«ng. Nh÷ng vÊn ®Ò chÝnh vÒ kh¶ n¨ng thùc thi lµ: kh¶ thi vÒ tæ chøc, kh¶ thi vÒ tµi chÝnh, kh¶ thi vÒ thêi h¹n vµ kh¶ thi vÒ kü thuËt. Kh¶ thi vÒ tæ chøc: §¸nh gi¸ t×nh kh¶ thi vÒ tæ chøc ®ßi hái ph¶i cã sù hoµ hîp gi÷a gi¶i ph¸p dù kiÕn víi m«i tr­êng tæ chøc. Kh¶ thi kü thuËt: TÝnh kh¶ thi kü thuËt ®­îc ®¸nh gi¸ b»ng c¸ch so s¸nh c«ng nghÖ hiÖn cã hoÆc cã thÓ mua s¾m ®­îc víi yªu cÇu kü thuËt cña hÖ thèng ®Ò xuÊt. Kh¶ thi tµi chÝnh: Kh¶ thi tµi chÝnh lµ x¸c ®Þnh xem lîi Ých h÷u h×nh chê ®îi cã lín h¬n tæng c¸c chi phÝ bá ra hay kh«ng. Kh¶ thi vÒ mÆt thêi gian: Xem cã kh¶ n¨ng hoµn thµnh ®óng h¹n kh«ng. 1.4.ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o. B¸o c¸o cho phÐp c¸c nhµ quyÕt ®Þnh cho phÐp dù ¸n tiÕp tôc hay dõng l¹i. B¸o c¸o ph¶i cung cÊp mét bøc tranh s¸ng söa vµ ®Çy ®ñ vÒ t×nh h×nh, khuyÕt nghÞ nh÷ng hµnh ®éng tiÕp theo.B¸o c¸o th­êng ®­îc tr×nh bµy ®Ó c¸c nhµ quyÕt ®Þnh cã thÓ yªu cÇu lµm râ h¬n c¸c vÊn ®Ò, sau ®ã lµ quyÕt ®Þnh tiÕp tôc hay lo¹i bá dù ¸n. 2.Ph©n tÝch nghiÖp vô. Môc ®Ých cña giai ®o¹n nµy lµ ®­a ra ph©n tÝch logic vÒ hÖ thèng hiÖn thêi, rót ra tõ ®ã c¸c yªu cÇu kh«ng t­êng minh cña nghiÖp vô, ®iÒu hiÓn nhiªn ph¶i tÝnh ®Õn trong thiÕt kÕ hÖ thèng míi. Môc ®Ých cña giai ®o¹n nµy cßn lµ ®Ó ®­a vµo trong yªu cÇu nghiÖp vô mäi tiªn nghi phô mµ ng­êi sö dông x¸c ®Þnh r»ng ch­a cã trong hÖ th«ng hiÖn t¹i. C¸c c«ng ®o¹n trong giai ®o¹n nµy bao gåm: s¬ ®å chøc n¨ng ph©n cÊp, s¬ ®å dßng d÷ liÖu, m« h×nh quan hÖ thùc thÓ, m« h×nh quan hÖ. 2.1. Ph©n tÝch chøc n¨ng nghiÖp vô. Mét trong nh÷ng vÊn ®Ò khã kh¨n nhÊt mµ c¸c nhµ ph©n tÝch gÆp ph¶i lµ viÖc x¸c ®Þnh ®ïng nh÷ng yªu cÇu logic ®¨ng sau hiÖn thùc vËt lý cña hÖ thèng hiÖn thêi. §Ó lµm cho nhiÖm vô nµy dÔ dµng h¬n, ph­¬ng ph¸p luËn b¾t buéc tiÕn hµnh ph©n r· mét c¸ch cã thø bËc c¸c chøc n¨ng nghiÖp vô bªn trong lÜnh vùc nghiªn cøu(s¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô). ViÖc nhÊn m¹nh vµo chøc n¨ng h¬nvµo tiÕn tr×nh g©y khã kh¨n cho nhµ ph©n tÝch lµm chÖch h­íng ghi nhËn c¸ch thøc c¸c tiÕn tr×nh ®­îc thùc hiÖn vÒ mÆt vËt lý. Ý t­ëng nµy ®­îc chuyÓn tiÕp sang ho¹t ®éng m« h×nh tiÕp theo, v× c¸c chøc n¨ng cña IFD trë thµnh c¸c tiÕn tr×nh cña s¬ ®å dßng d÷ liÖu DFD. Hai m« h×nh IFD vµ DFD kiÓm tra chÐo lÉn nhau vµ ®­íc lÆp ®i lÆp l¹i cho ®Òn khi ®¹t tíi mét m« h×nh c¸c yªu cÇu chøc n¨ng tho¶ ®¸ng ®¬n gi¶n vµ thÈm mü.Mét khÝa c¹nh quan träng kh¸c cña viÖc dïng s¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô BFD lµm c«ng cô lËp m« h×nh ®Çu tiªn lµ ë chç nhµ ph©n tÝch th­êng cã thÓ x¸c ®Þnh toµn bé chøc n¨ng tÝch hîp råi tiÕn hµnh kh¶o s¸t, ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ mét chøc n¨ng nµy mét c¸ch t¸ch biÖt ®èi víi c¸c chøc n¨ng kh¸c. 2.2. Ph©n tÝch c¸c yªu cÇu th«ng tin nghiÖp vô. §Ó xem xÐt chi tiÕt c¸c yªu cÇu th«ng tin cña hÖ thèng, cÇn dïng thªm hai m« h×nh n÷a lµ m« h×nh d÷ liÖu vµ m« h×nh quan hÖ. M« h×nh d÷ liÖu c¬ b¶n lµ m« h×nh quan hÖ-thuéc tÝnh-thøc thÓ ®¹t ®­îc th«ng qua c¸ch tiÕp cËn tõ trªn xuèng d­íi. M« h×nh quan hÖ ®­îc x©y dùng tõ nh÷ng thuéc tÝnh x¸c ®Þnh trong m« h×nh tr­íc vµ ®­îc chuyÓn qua qu¸ tr×nh chuÈn ho¸ . Hai m« h×nh nµy ®­îc dïng ®Ó kiÓm tra chÐo lÉn nhau nh­ng chóng còng ®­îc tÝch hîp víi c¸c m« hinhf chøc n¨ng mµ trong ®ã c¸c kiÓu thùc thÓ trong b¶n cuèi cïng cña s¬ ®å dßng d÷ liÖu. Bèn m« h×nh trªn ch­a ®ñ t­ liÖu cho ®Æc t¶ yªu cÇu, cÇn ph¶i cã gi¶i thÝch thªm, c¸c môc tõ trong tõ ®iÓn d÷ liÖu, c¸c m« t¶ tiÕn tr×nh møc thÊp cña DFD, c¸c th«ng tin nÒn t¶ngv.v… 3.ThiÕt kÕ hÖ thèng. Trong khi giai ®o¹n ph©n tÝch nghiÖp vô thuÇn tuý xö lý cho quan ®iÓm logic vÒ hÖ thèng vµ kh«ng liªn quan tíi c¸ch thøc cã thÓ tho¶ m·n cho c¸c yªu cÇu, th× giai ®o¹n thiÕt kÕ hÖ thèng l¹i bao gåm viÖc xem xÐt ngay lËp tøc c¸c kh¶ n¨ng cµi ®Æt c¸c yªu cÇu nghiÖp vô nµy b»ng c¸ch sö dông m¸y tÝnh. Qu¸ tr×nh thiÕt kÕ sö dông tÊt c¶ c¸c phÇn cña ®Æc t¶ yªu cÇu ®­îc x©y dùng trong qu¸ tr×nh ph©n tÝch lµm ®Çu vµo chÝnh. Qu¸ tr×nh nµy bao gåm c¸c phÇn sau: s¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô, s¬ ®å dßng d÷ liÖu, m« h×nh thùc thÓ, m« h×nh quan hÖ. C¸c tµi liÖu trî gióp gåm: c¸c m« t¶ tiÕn tr×nh, biÓu ®å c¸c yªu cÇu vËt lý, tõ ®iÓn d÷ liÖu. 3.1.X¸c ®Þnh hÖ thèng m¸y tÝnh. §©y lµ c«ng ®o¹n ®Çu tiªn cña c¸c tiÕn tr×nh thiÕt kÕ vµ nã dïng s¬ ®å dßng d÷ liÖu nghiÖp vô nh­ ®Çu vµo chÝnh. C«ng cô m« h×nh ®­îc dïng trong tiÕn tr×nh chÝnh lµ mét d¹ng DFD víi tªn lµ s¬ ®å dßng d÷ liÖu hÖ thèng vµ nã ®­îc x©y dùng b»ng c¸ch chia c¸c qu¸ tr×nh logic cña DFD nghiÖp vô thµnh c¸c tiÕn tr×nh vËt lý, mét sè trong chóng ®­îc thùc hiÖn b»ng m¸y tÝnh vµ mét sè kh¸c ®­îc thùc hiÖn bëi con ng­êi. §­êng ®øt qu·ng ®i qua trung t©m cña s¬ ®å ph©n t¸ch c¸c tiÕn tr×nh m¸y tÝnh ra khái tiÕn tr×nh thñ c«ng. Tuy nhiªn, còng cã dßng d÷ liÖu liªn hÖ gi÷a c¸c tiÕn tr×nh m¸y tÝnh vµ thñ c«ng, vµ c¸c dßng d÷ liÖu nµy biÓu hiÖn cho c¸c tµi liÖu, c¸c khu©n d¹ng, c¸c b¸o c¸o hoÆc c¸c mµn h×nh t¹o ra giao diÖn gi÷a ng­êi vµ m¸y cña hÖ thèng. 3.2.X¸c nhËn c¸i vµo, c¸i ra. Khi ng­êi sö dông ®· nhÊt trÝ víi mét c¸ch dïng m¸y tÝnh cho mét phÇn cña hÖ thèng, th× nhµ thiÕt kÕ cã kh¶ n¨ng x¸c ®Þnh c¸c khu vùc cña hÖ thèng cã thÓ thÝch hîp víi c¸ch tiÕp cËn lµm b¶n mÉu. C¸c dù tuyÓn b¶n mÉu riªng biÖt ®­îc ®¸nh dÊu trªn DFD hÖ thèng vµ c¸c nhµ thiÕt kÕ sÏ x©y dùng b¶n mÉu cña m×nh dïng c¸c chi tiÕt lÊy tõ c¸c ®Æc t¶ yªu cÇu, tõ b¶n sao cña tµi liÖu hÖ thèng cò. DFD hÖ thèng sÏ chØ ra kho d÷ liÖu logic nµo ®­îc sö dông bëi tiÕn tr×nh ®ang ®­îc lµm b¶n mÉu. 3.3. Ph©n tÝch viÖc sö dông c¬ së d÷ liÖu. TiÕn tr×nh nµy liªn quan tíi c¸ch thøc thùc hiÖn th©m nhËp d÷ liÖu trong c¸c tiÕn tr×nh hÖ thèng t­¬ng øng víi m« h×nh d÷ liÖu logic ®­îc x©y dùng trong giai ®o¹n ph©n tÝch. C¸c tiÕn tr×nh th©m nhËp d÷ liÖu ®­îc ¸nh x¹ lªn m« h×nh d÷ liÖu, chØ ra c¸c mÉu sö dông d÷ liÖu chi tiÕt vµ cung cÊp c¸c tµi liÖu gèc cho thiÕt kÕ vËt lý hÖ thèng tÖp c¬ së d÷ liÖu. 3.4. Ph¸t triÓn hÖ thèng m¸y tÝnh. §©y lµ phÇn phøc t¹p nhÊt trong c¸c tiÕn tr×nh thiÕt kÕ ®­îc vÏ trªn s¬ ®å vµ trªn thùc tÕ ®­îc ca¸u thµnh tõ ba tiÕn tr×nh con t¸ch biÖt. C¸c tiÕn tr×nh con nµy cïng cung cÊp ®Þnh nghÜa chi tiÕt vÒ c¸c ch­¬ng tr×nh m¸y tinh cña hÖ thèng. 3.4.1.X¸c nh©n chi tiÕt tiÕn tr×nh m¸y tÝnh. Môc ®Ých cña tiÕn tr×nh con nµy lµ ®Ó ®¶m b¶o r»ng kh«ng mét khÝa c¹nh nµo cña hÖ thèng míi dù kiÕn bÞ bá sãt. DFD lµ c«ng cô rÊt cã Ých cho ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ nh­ng nã thiÕu c¬ chÕ tù kiÓm tra toµn bé. §Ó cho phÐp kiÓm tra tÝnh ®Çy ®ñ cña DFD ta kiÓm tra tõng kiÓu thùc thÓ tõ m« h×nh d÷ liÖu, vµ t¹o ra mét danh s¸ch liªn tiÕp c¸c sù kiÖn mµ c¸c ho¹t ®éng sÏ ¶nh h­ëng tíi nã. 3.4.2.¸p dông c¸c kiÓm so¸t cÇn thiÕt. TiÕn tr×nh con n¸y bao gåm viÖc kiÓm tra toµn bé hÖ thèng ®­îc vÏ trong DFD hÖ thèng vµ x¸c ®Þnh nh÷ng kiÓm so¸t nµo cÇn ®­îc ¸p dông. Ph­¬ng ph¸p ®­îc sö dông bao gåm viÖc kiÓm tra c¸c phÇn lé ra cña hÖ thèng nh­ ®­îc vÏ trong DFD hÖ thèng. Nh÷ng t×nh huèng vµ hoµn c¶nh cã thÓ g©y ra thiÖt h¹i cho tõng ®Çu ra cÇn ®­îc kiÓm tra b»ng c¸ch lËt ng­îc l¹i m« h×nh DFD, khi x¸c ®Þnh ®­îc tõng yÕu ®iÓm trªn m« h×nh cÇn ph¶i cã quyÕt ®Þnh kiÓm so¸t vµ sÏ ®­a vµo trong ®Æc t¶. 3.4.3.Gép nhãm c¸c thµnh phÇn cña hÖ thèng m¸y tÝnh. §Õn ®©y c¸c tiÕn tr×nh cña hÖ thèng cÇn ®­îc xö lý trªn m¸y tÝnh ®· ®­îc xö lý nh­ nh÷ng ho¹t ®éng riªng biÖt ta cÇn phèi hîp chóng thµnh c¸c hÖ thèng con, c¸c bé ch­¬ng tr×nh, c¸c modul. C«ng cô chÝnh ®­îc dïng trong viÖc gép nhãm c¸c thµnh phÇn cña may tÝnh cã tªn lµ s¬ ®å dßng d÷ liÖu m¸y tÝnh. Nã hoµn toµn lµ mét DFD vËt lý, t­¬ng ph¶n víi DFD nghiÖp vô logic. 3.5.ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu vËt lý. §©y lµ m« t¶ cho tiÕn tr×nh mµ theo ®ã nhµ thiÕt kÕ tÖp/c¬ së d÷ liÖu t¹o ra c¸c ®Þnh nghÜa d÷ liÖu cho hÖ thèng dù kiÕn vµ thiÕt lËp c¸c cÊu tróc tÖp s½n sµng cho cµi ®Æt. C¸c chi tiÕt tõ ph©n tÝch sù sö dông d÷ liÖu ®­îc tiÒn hµnh tr­íc ®ã lµ: m« h×nh d÷ liÖu, m« h×nh quan hÖ, s¬ ®å ph©n tÝch ®­êng dÉn, m« h×nh hoa tiªu, biÓu ®å sö dông d÷ liÖu. Nhµ thiÕt kÕ th­êng b¾t ®Çu b»ng viÖc ¸p dông ‘quy t¾c c¾t thø nhÊt’ ®èi víi m« h×nh d÷ liÖu logic, ®Ó chuyÓn chóng thµnh tËp hîp c¸c tÖp t­¬ng øng víi phÇn mÒm xö lý tÖp cô thÓ ®ang ®­îc sö dông ttrong tæ chøc. Tõ ®ã trë ®i tÖp nµy ®­îc lµm tèi ­u cho ®Õn khi chóng ¨n khíp víi yªu cÇu cña hÖ thèng. 4.X©y dùng. 4.1.Tèi ­u b¶n mÉu vµ x©y dùng ch­¬ng tr×nh. ViÖc nµy bao gåm lÊy th«ng tin t÷ ng­êi thiÕt kÕ CSDL trªn cÊu tróc ®· nhÊt trÝ lÇn cuèi vµ ®Þnh nghÜa vÒ CSDL råi ®iÒu chØnh ch­¬ng tr×nh ng«n ng÷ thÕ hÖ 4 theo nhiÒu b¶n mÉu kh¸c.Khi b¶n mÉu ®· ®­îc c¶i biªn th× cã thÓ ®­a ra mét b¶n míi ®· ®­îc tèi ­u ho¸. MÆc dï cã sù nhÊn m¹nh viÖc lµm b¶n mÉu nh­ng trong nhiÒu hÖ thèng m¸y tÝnh nghiÖp vô cßn cã c¸c tiÕn tr×nh tÝnh to¸n phøc t¹p mµ c¸c ng«n ng÷ thÕ hÖ 4 v¸ c¸c c¸ch lµm b¶n mÉu tá ra kh«ng thÝch hîp. Trong nh÷ng hoµn c¶nh ®ã, viÖc lËp tr×nh sÏ ®­îc thùc hiÖn theo c¸c kü thuËt lËp tr×nh cã cÊu tróc chÆt chÏ, vµ bëi nh÷ng ng­êi lËp tr×nh chuyªn nghiÖp. 4.2.Hoµn thiÖn thiÕt kÕ ch­¬ng tr×nh. Chi tiÕt cña tiÕn tr×nh nµy phô thuéc vµo phÇn mÒm ®­îc sö dông, vµo kiÓu cña hÖ thèng ®­a vµo vµ phô thuéc vµo c¸ch tiÕp cËn ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ ®­îc tiÕn hµnh trong c¸c giai ®o¹n tr­íc. Th«ng th­êng giai ®o¹n nµy sÏ lµ kÕt qu¶ cña qu¸ tr×nh ph¸t triÓn hÖ thèng. C¸c b¶n cuèi cïng cña b¶n mÉu hÖ thèng sÏ ®­îc ®­a ra vµ chóng sÏ ®­îc c¶i tiÕn lÆp ®i lÆp l¹i cho ®Õn khi ®¹t tíi d¹ng hoµn toµn chÊp nhËn ®­îc ®èi víi ng­êi sö dông. 5.Cµi ®Æt vµ b¶o tr× hÖ thèng. 5.1.Cµi ®Æt. §©y lµ qu¸ tr×nh chuyÓn ®æi tõ hÖ thèng cò sang hÖ thèng míi. Môc tiªu cña giai ®o¹n nµy lµ tÝch hîp hÖ thèng ®­îc ph¸t triÓn vµo c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc mét c¸ch Ýt va vÊp nhÊt vµ ®¸p øng víi thay ®æi cã thÓ x¶y ra trong suèt qu¸ tr×nh sö dông. Giai ®o¹n nµy cã c¸c c«ng ®o¹n: LËp kÕ ho¹ch chuyÓn ®æi, chuyÓn ®æi c¸c tÖp vµ c¬ së d÷ liÖu, ®µo t¹o vµ hç trî ng­êi dïng. 5.2.B¶o tr× hÖ thèng. §©y lµ giai ®o¹n chiÕm chi phÝ lín nhÊt trong chu kú sèng cña mét hÖ thèng ®èi víi phÇn lín c¸c tæ chøc. Qu¸ tr×nh nµy cã thÓ b¾t ®Çu ngay sau khi hÖ thèng ®­îc cµi ®Æt. Lý do cho sù tån t¹i cña giai ®o¹n nµy lµ nh»m tiÕn triÓn hÖ thèng vÒ mÆt chøc n¨ng ®Ó hç trî tèt h¬n nh÷ng nhu cÇu thay ®æi vÒ mÆt nghiÖp vô. C¸c ho¹t ®éng b¶o tr× hÖ thèng kh«ng chØ gií h¹n ë nh÷ng biÕn ®æi vÒ phÇn mÒm, phÇn cøng mµ cßn c¶ ë nh÷ng thay ®æi vÒ quy tr×nh nghiÖp vô. ViÖc b¶o tr× hÖ thèng cÇn dõng l¹i ë ®iÓm mµ t¹i ®ã viÖc ph¸t triÓn míi hay mua míi hÖ thèng thay cho hÖ thèng cò sÏ cã tÝnh kinh tÕ h¬n. Ch­¬ng II: Giíi thiÖu vÒ foxpro vµ mét sè øng dông vÒ foxpro HiÖn nay cã nhiÒu hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu thiÕt kÕ c¸c ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm qu¶n lý nh­ ORACLE, VISUAL BASIC, SQL SERVER..tuy nhiªn nh÷ng hÖ qu¶n trÞ trªn cã thiªn h­íng hç trî nhiÒu cho hÖ thèng m¹ng. Trong khi ®ã yªu cÇu cña chóng ta ph¶i võa cã thÓ hç trî ®­îc hÖ thèng m¹nh võa cã thÓ qu¶n lý mét c¸ch hiÖu qu¶. MÆt kh¸c do c¸c doanh nghiÖp n­íc ta hiÖn nay vÉn cßn nhá ch­a cÇn ®Õn nh÷ng hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu qu¸ phøc t¹p nªn chóng ta cÇn ph¶i chän mét ng«n ng÷ phï hîp víi hÖ thèng chóng ta cÇn qun¶ lý. Cã mét ng«n ng÷ phï hîp víi c¸c yªu cÇu ®ã lµ VISUAL FOXPRO. Chµo mõng c¸c b¹n ®Õn víi Visual foxpro, mét m«i tr­êng h­íng ®èi t­îng m¹nh mÏ cho viÖc x©y dùng c¬ së d÷ liÖu cña b¹n vµ ph¸t triÓn c¸c øng dông. Visual foxpro cung cÊp c¸c c«ng cô b¹n cÇn ®Ó tæ chøc c¸c b¶ng chøa th«ng tin, ch¹y c¸c query, t¹o mét hÖ thèng c¬ së d÷ liÖu liªn quan thèng nhÊt, hay lËp tr×nh mét s¾p xÕp mét d÷ liÖu hoµn chØnh cho ng­êi sö dông. Visual Foxpro mang ®Õn cho b¹n nh÷ng kh¶ n¨ng réng më gióp cho b¹n trong nhiÒu lÜnh vùc khi ph¸t triÓn øng dông vµ c¬ së d÷ liÖu. B¹n cã thÓ thÊy sù tiÕn bé trong thùc thi hay sö dông nguån tµi nguyªn hÖ thèng vµ m«i tr­êng thiÕt kÕ. N©ng cao kh¶ n¨ng qu¶n lý c¬ së d÷ liÖu vµ Project. Trong version nµy, cã thÓ thÊy ®iÓm m¹nh h¬n Project vµ database. B¹n cã thÓ sö dông nh÷ng s¶n phÈm code nh­ Microsoft Visual Sourcesafe xem ë phÇn c¸c thµnh phÇn cña Project Manager. B¹n còng cã thÓ kiÓm so¸t nh÷ng hµnh vi do Projecthook Class cung cÊp khi thùc hiÖn lÖnh Create class, createobject() hay Newobject() hoÆc sö dông Application Builder. Database container cho phÐp nhiÒu ng­êi sö dông t¹o lËp hoÆc sö dông ®ång thêi trong cïng mét Database. §Æc ®iÓm lu«n ®¸p øng lµm míi theo yªu cÇu cho viÖc cËp nhËt nh÷ng ý t­ëng cña m×nh trªn c¬ së d÷ liÖu vµ project. §Æc tr­ng t×m kiÕm vµ s¾p xÕp trong database designer cho phÐp thay ®æi c¸ch nh×n ®èi víi c¸c ®èi t­äng trong c¬ së d÷ liÖu. Còng nh­ vËy, kh¶ n¨ng truy xuÊt b»ng phÝm cã s½n trong project manager hoÆc database designer gióp cho b¹n nhËn biÕt c¸c ®oÝi t­îng rÊt mau lÑ. M¸y mãc b©y giê cho phÐp thay ®æi nh÷ng gi¸ trÞ sai. Pessimistic buffering handle kho¸ record hiÖu qu¶ h¬n. Gi¸ trÞ Null lµ mét kho¸ nhËn diÖn vµ cã thÓ sö dông vµ cã thÓ sö dông t¹i chç “.Null.” Ph¸t triÓn c¸c øng dông dÔ dµng h¬n Visual Foxpro thªm mét chøc n¨ng application wizard cung cÊp c¸c Project hook class míi vµ kh¶ n¨ng n©ng cao ®Æc tÝnh application framework lµm choøng dông hiÖu qu¶ h¬n, chóng ta còng thªm nh÷ng tÝnh n¨ng n©ng cao kinh nghiÖm ph¸t triÓn øng dông vµ thªm nh÷ng tiÖn lîi h¬n cho øng dông. . C¸c líp nÒn cña Visual foxpro lµm dµng h¬n khi thªm gÇn 100 ®Æc tÝnh vµo øng dông. . Component gallery t¹o sù dÔ dµng khi qu¶n lý c¸c líp cña Visual Foxpro, nh÷ng v¨n b¶n, nh÷ng tÖp tin mµ b¹n muèn thªm vµo øng dông cña m×nh. . PhÇn míi application Builder cho phÐp thªm