Quản lý tiền lương nhân viên của Công ty cổ phần TPT

CHƯƠNG 1 ĐẶT VẤN ĐỀ - ĐỊNH HƯỚNG ĐỀ TÀI LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Trong bất kỳ quốc gia nào, ở các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế… kế toán bao giờ cũng có vị trí đặc biệt quan trọng. Công tác kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam là bộ phận không thể thiếu ở tất cả các đơn vị tổ chức. Có nhiều loại kế toán như kế toán tài sản cố định, kế toán vật liệu, kế toán vốn bằng tiền, kế toán thanh toán, kế toán chi phí và giá thành, kế toán bán hàng, kế toán tiền lương... Trong đó kế toán tiền lương công nhân viên là một bộ phận quan trọng trong trong doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, nó góp phần quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế. Quản lý lương là một công việc phức tạp, đòi hỏi sự tỉ mỉ, chi tiết và độ chính xác cao. Quản lý lương một cách có hiệu quả không đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp quản lý lương truyền thống. Đối với một doanh nghiệp, tổ chức kinh tế việc xây dựng được một hệ thống quản lý lương sao cho có hiệu quả, đảm bảo sự công bằng, chính xác, thuận tiện là một trong những công tác được đặt lên hàng đầu nhằm ổn định nhân lực, phục vụ hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế. Ngày nay, với sự phát triển của khoa học kĩ thuật thì việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý không còn xa lạ nữa. Do tính chất quan trọng của việc quản lý tiền lương, một loạt các phần mềm quản lý lương, các dạng máy chấm công được ra đời… Tuy nhiên, giá thành của các sản phẩm này là không nhỏ và để áp dụng cho một tổ chức khinh doanh cụ thể thì đôi khi lại không đáp ứng được các nhu cầu cụ thể hoặc các chức năng của chúng quá rộng lớn mà tổ chức khinh doanh không sử dụng hết thì rất lãng phí. Nhận thức được vấn đề này nên trong thời gian học tập ở trường và thực tập ở “Công ty cổ phần TPT” em đã tìm hiểu công tác kế toán lương của Công ty. Nhu cầu về một phần mềm quản lý lương là rất cần thiết. Được sự hỗ trợ của Công ty và sự hướng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Minh Quyền, em xin chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm quản lý lương tại Công ty cổ phẩn TPT” làm đồ án tốt nghiệp của mình. Tuy đã hết sức cố gắng để có thể hoàn thiện đồ án một cách tốt nhất nhưng do còn chưa có nhiều kinh nghiệm nên đồ án không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và những người quan tâm để đồ án được hoàn thiện hơn. ĐỊNH HƯỚNG ĐỀ TÀI Phạm vi đề tài Quản lý tiền lương nhân viên của Công ty cổ phần TPT. Cơ sở giải quyết đề tài Vận dụng kiến thức đã học từ môn phân tích hệ thống với phương pháp thiết kế Merise để phân tích thông tin thu thập được, xây dựng các mô hình quan niệm cho dữ liệu và viết chương trình quản lý tiền lương bằng Microsoft Access 2003. Phương pháp thực hiện Thu thập thông tin từ: Ban Giám Đốc, phòng kế toán. Các thông tin về nhân viên. Các mẫu báo cáo. Tổng hợp thông tin: Phân tích thông tin. Thiết kế cơ sở dữ liệu. Viết chương trình dựa trên cơ sỡ dữ liệu đã thiết kế. MÔ TẢ ĐƠN VỊ THỰC TẬP Lịch sử hình thành và phát triển Công ty cổ phần TPT Trước đây việc sở hữu một chiếc máy vi tính (Computer) được xem như một thứ xa xỉ với tất cả mọi người, công dụng của nó lại càng trở nên xa lạ và ít người biết đến. Năm 1940, chiếc máy tính đầu tiên đã ra đời và đến nay trong chúng ta không ai là không hiểu rõ tầm quan trọng mà máy tính đem đến trong đời sống hằng ngày. Ngày nay, với tốc độ tăng nhanh đến vượt bậc về tính năng của công nghệ, việc sở hữu và sử dụng máy vi tính nói riêng và các sản phẩm tin học nói chung đang và sẽ trở thành một nhu cầu không thể thiếu trong đời sống của mọi người nhất là người thuộc tầng lớp trí thức. Ngoài ra, đối với TP Cần Thơ - một nơi phát triển nhất của khu vực ĐBSCL thì nhu cầu đó lại càng không thể thiếu, người tiêu dùng ở đây không chỉ dừng lại ở mong muốn sở hữu những sản phẩm công nghệ cao, mà còn đòi hỏi những sản phẩm phải chất lượng, được sản xuất bởi những thương hiệu nổi tiếng và đặc biệt phải được cung cấp tại những cửa hàng, những công ty có uy tín trên địa bàn. Nhận thấy được nhu cầu trên, Ban quản trị Công ty cổ phần TPT - lúc đó chỉ là những cá thể kinh tế nhỏ lẻ - đã cùng nhau hợp tác và cho ra đời công ty chuyên cung cấp các sản phẩm công nghệ thông tin, thiết bị văn phòng, thiết bị điện tử, thiết bị viễn thông chất lượng cao… Công ty cổ phần TPT được thành lập vào ngày 18/09/2009 với Mã Số Thuế là: 1801069358, được đăng ký tại Sở Kế Hoạch Đầu Tư Thành phố Cần Thơ. Bao gồm những giới thiệu khái quát như sau: Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN TPT. Người đại diện: Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám Đốc – Ông Trần Thanh Tặng. Trụ sở chính: Số 09B Lý Tự Trọng, Phường An Phú, Quận Ninh Kiều Thành phố Cần Thơ. Website: www.tptcantho.com.vn. Email: tptcantho@hcm.com.vn. Điện thoại: 07103 834 566. Số tài khoản: 01011100135748 tại Ngân hàng Vietcombank chi nhánh Cần Thơ. 000570406609 tại Ngân hàng Sài Gòn Công Thương chi nhánh Cần Thơ. Lĩnh vực kinh doanh: Cung cấp, bảo hành các thiết bị tin học, thiết bị văn phòng. Chức năng hoạt động và cơ cấu tổ chức tại Công ty cổ phần TPT Chức năng hoạt động Do mong muốn không ngừng phát triển hoạt động kinh doanh của mình, các sản phẩm của Công ty đang kinh doanh đã lên đến hơn 200 sản phẩm, bên cạnh đó việc cung cấp các dịch vụ kèm theo cũng được quan tâm nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người tiêu dùng. Công ty cổ phần TPT đã mở rộng kinh doanh với các hoạt động chủ yếu như sau: Cung cấp các thiết bị văn phòng như: máy in, máy fax, máy scan, máy hủy tài liệu, máy đếm tiền của các hãng: Panasonic, Samsung, Canon… Mua bán các loại máy tính xách tay (laptop) của các hãng như: SONY, HP - COMPAQ, DELL, ASUS, ACER, LENOVO, TOSHIBA, APPLE, SAMSUNG… Máy tính để bàn được sản xuất bởi các nhà nổi tiếng như HP, DELL, IBM, ASUS… Kinh doanh các loại linh kiện máy tính như: DVD, DVD Writer, HDD, Soundcard, Monitor LCD, Mainboard, Ram, Keyboard, Mouse, Case và nguồn, Card màn hình… Bên cạnh Công ty còn thực hiện các hoạt động dịch vụ sữa - chữa bảo trì các thiết bị tin học - văn phòng, dịch vụ cho thuê máy chiếu, đại lý ký gửi, mua bán hàng hóa… Ngoài ra, với đội ngũ nhân viên trình độ cao và giàu kinh nghiệm, cùng với sự chỉ đạo quan tâm tận tình của các nhà quản lý, của Hội đồng quản trị và đặc biệt là sự hỗ trợ thường xuyên từ các Công ty đối tác (các nhà cung ứng hàng hóa), Công ty cổ phần TPT đã thực hiện tốt các chức năng chính như sau: Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ tin học - văn phòng chất lượng với giá cả phù hợp. Sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng trong thời gian sớm nhất với hiệu quả cao nhất. Tư vấn miễn phí các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật cao giúp khách hàng luôn cập nhật thường xuyên và tiếp cận các công nghệ mới trong khu vực và trên thế giới. Chính sách chăm sóc khách hàng cũng như hậu mãi sau bán hàng được thực hiện một cách tốt nhất nhằm đem lại cho khách hàng sự hài lòng tối đa. Cơ cấu tổ chức tại công ty Cổ phần TPT Để có thể cùng nhau góp phần phát triển công ty cũng như giúp cho quá trình quản lý phòng ban, quản lý nhân viên một cách linh hoạt và phù hợp. Ban quản trị Công ty cổ phần TPT đã xây dựng bộ máy quản lý với cơ cấu tổ chức chặt chẽ, bao gồm các phòng ban có chức năng, nhiệm vụ, và cơ cấu nhân sự hợp lý. Tuy các phòng ban được phân chia rõ ràng với nhau về mọi mặt nhưng luôn có mối quan hệ hỗ trợ, phối hợp đồng bộ với nhau nhằm tạo nên sức mạnh tập thể và đạt được mục tiêu mà Công ty đề ra trong mọi thời điểm. Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty được xây dựng như sau: Hội Đồng Quản Trị Tổng Giám đốc Kho Phòng Kinh Doanh Phòng Kế Toán Phòng Kỹ Thuật Thủ Kho Giám Đốc Kinh Doanh Kế Toán Trưởng Trưởng Phòng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhiệm vụ của từng phòng ban Hội đồng quản trị: Gồm toàn bộ cổ đông có phần vốn góp chiếm tỉ lệ cao nhất trong Công ty, đây là cơ quan quản lý toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định các vấn đề quan trọng của Công ty, với những quyền và nghĩa vụ chủ yếu sau: Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển, kế hoạch kinh doanh của Công ty. Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định pháp luật. Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay. Giám sát, chỉ đạo Giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty. Quyết định cơ cấu tổ chức, thành lập chi nhánh và việc góp vốn. Khi thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, Hội đồng quản trị luôn phải tuân thủ theo quy định của Pháp luật và điều lệ Công ty. Giám đốc Công ty: Ông Trần Thanh Tặng là Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc Công ty, là người có quyền trực tiếp quản lý, điều hành mọi hoạt động của Công ty và là người đại diện cho Công ty trước pháp lý, chịu trách nhiệm trước Pháp luật về những hoạt động trong quá trình kinh doanh của Công ty. Giám đốc là người trực tiếp vạch ra những kế hoạch kinh doanh cho Công ty, chỉ đạo xuyên suốt quá trình hoạt động của Công ty thông qua những nghiệp vụ chuyên sâu. Là người tham gia và chỉ đạo chính trong việc tìm hiểu và nắm bắt thị trường từ nhu cầu của người tiêu dùng cho đến mẫu mã, giá cả sản phẩm mà Công ty quyết định cung cấp một cách linh hoạt. Không ngừng nghiên cứu và phân tích những biến động của thị trường, dự đoán được những tình huống có thể xảy ra dù là xấu nhất để tránh thiệt hại cho Công ty cả về ngắn hạn và dài hạn. Phòng Kinh doanh: Trực tiếp chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động tiếp thị bán hàng tới khách hàng nhằm đạt mục tiêu về doanh số, thị phần… thông qua những nhiệm vụ chính sau: Thực hiện hoạt động bán hàng, các chương trình Marketing, khuyến mãi nhằm thu hút khách hàng hiện tại và tiềm năng, mang lại doanh thu cho Công ty. Lập kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện phân phối và cung cấp các sản phẩm đến khách hàng. Đảm bảo việc trưng bày, giới thiệu sản phẩm đến khách hàng đầy đủ và nhanh chóng nhất. Phối hợp với các bộ phận liên quan như Kế toán, Kho, Phòng kỹ thuật… để thực hiện tốt mục tiêu Công ty đề ra. Phòng Kế toán: Đây là bộ phận thực hiện công tác hạch toán kế toán, theo dõi và phản ánh kết quả kinh doanh, tình hình hoạt động thông qua các chỉ tiêu vốn, tài sản, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… Bộ phận này có các nhiệm vụ chủ yếu: Thực hiện công tác thống kê các khoản thu - chi trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính - kế toán, trong đánh giá sử dụng tài sản, tiền vốn theo đúng chế độ quản lý tài chính Nhà nước. Định kỳ tập hợp, phản ánh các thông tin cho Ban giám đốc Công ty về tình hình biến động của nguồn vốn, hiệu quả sử dụng vốn, vấn đề lợi nhuận… Là nơi trực tiếp hạch toán kế toán, thanh toán, quyết toán với Nhà Nước và Cơ quan thuế. Phối hợp các phòng ban khác trong mọi công việc nhằm đạt được mục đích hoạt động kinh doanh của Công ty một cách nhanh nhất. Phòng kỹ thuật: Là bộ phận quy tụ những nhân viên được đào tạo ngành Công nghệ thông tin, với những công việc chủ yếu: Thực hiện công tác bảo trì, bảo hành, sữa chữa đồng thời tư vấn khách hàng cách vận hành, sử dụng các thiết bị mạng, thiết bị văn phòng… Thực hiện việc xây dựng và cập nhật các tin tức về thị trường, về sản phẩm, về chương trình khuyến mãi… trên Website của Công ty cho mọi đối tượng khách hàng có thể tham khảo. Hỗ trợ và tham gia triển khai các dự án tin học đến các trường học khi có yêu cầu. Kho: Là bộ phận không thể thiếu trong Công ty, đây là bộ phận gồm những nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong công việc quản lý và bảo vệ hàng hóa tránh bị hư hỏng, cũng như mất mát từ khi nhập kho đến khi xuất kho giao cho khách hàng. Họ lưu trữ hàng hóa theo một hệ thống nhất định và đảm bảo phục vụ ổn định quá trình kinh doanh của Công ty. Với cơ cấu tổ chức đơn giản nhưng phù hợp với tình hình thực tế của mình. Công ty cồ phần TPT dễ dàng tạo điều kiện cho các phòng ban làm việc đúng với chuyên môn và trình độ của từng nhân viên, các công việc không chồng chéo nhau dẫn đến các cá nhân trong Công ty dễ dàng phát huy tính sáng tạo của mình giúp Công ty ngày càng phát triển. Ngoài ra, với cơ cấu tổ chức linh động, các chỉ thị từ Ban lãnh đạo rất dễ dàng đến với từng nhân viên, giúp họ nhanh chóng nắm bắt thông tin và hoàn thành đúng tiến độ công việc cũng như nhiệm vụ đã được giao làm Công ty ngày càng phát triển ổn định và vữnh mạnh. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần TPT Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế Toán Trưởng Kế Toán Tổng Hợp Kế Toán Xuất, Nhập, Tồn Kế Toán Công Nợ Thủ Quỹ Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo cao nhất trong bộ máy kế toán của Công ty, là người chịu sự quản lý của Giám Đốc và chịu trách nhiệm đối với toàn bộ các vấn đề công tác kế toán tại Công ty. Là người bổ trợ cho Giám Đốc việc thực hiện Pháp lệnh kế toán, thống kê và báo cáo cho Giám đốc các chỉ tiêu tài chính cho Công ty, đồng thời tổ chức công tác kế toán hợp lý, khoa học, hoạch định các kế hoạch kinh tế, tài chính hằng năm cho Công ty. Lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ sau khi đã khóa sổ, đồng thời chịu trách nhiệm với Giám đốc về báo cáo quyết toán của Công ty. Kế toán tổng hợp: Kiểm tra tính chính xác của từng phần hành kế toán, làm cơ sở đánh giá tình hình kinh doanh để kịp thời điều chỉnh sao cho phù hợp với tình hình thực tế theo khung, mức, lên sổ cái tổng hợp từng tài khoản để xác định kết quả kinh doanh, sau đó lên bảng cân đối số phát sinh, lập bảng cân đối kế toán. Kế toán xuất, nhập, tồn: Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình mua vào, bán ra của Công ty để từ đó phản ánh chính xác tình hình xuất, nhập, tồn hàng hóa của Công ty. Kế toán công nợ: Có trách nhiệm mở tài khoản chi tiết, theo dõi tình hình biến động các khoản nợ bên trong và bên ngoài Công ty theo từng đối tượng. Thủ quỹ: Thực hiện thu, chi, quản lý tiền mặt, chi lương, chi thưởng cho nhân viên. Lập báo cáo quỹ, hàng ngày đối chiếu với kế toán tổng hợp về tình hình thu, chi tiền mặt tại Công ty. CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ THỰC TIỄN CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN CƠ SỞ LÝ THUYẾT Mô hình quản lý Hiện nay có có rất nhiều phương pháp quản lý cơ sở dữ liệu phổ biến như: Mô hình dữ liệu phân cấp, mô hình mạng, mô hình dữ liệu quan hệ, mô hình dữ liệu thực thể kết hợp, mô hình dữ liệu hướng đối tượng… Mô hình dữ liệu quan hệ: Là mô hình được nghiên cứu nhiều nhất, nó có cơ sở lý thuyết vững chắc nhất. Mô hình dữ liệu này cùng với mô hình dữ liệu thực thể kết hợp đang được sử dụng rộng rãi trong việc phân tích và thiết kế cơ sỡ dữ liệu hiện nay. Trước đây khi mà công nghệ thông tin còn khá xa lạ thì phần lớn công tác quản lý tại các doanh nghiệp, các cơ sở sản xuất, trường học, bệnh viện… đều làm thủ công rất tốn thời gian và tỉ lệ chính xác cũng không cao. Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin thì công tác quản lý cũng đã được nâng cao rất nhiều bằng cách tổ chức quản lý thông tin trên cơ sở dữ liệu. Đây là cách quản lý có nguồn gốc trực tiếp từ lý thuyết kế toán nên đã nhanh chóng phát triển và thu hút sự quan tâm của phần lớn người dùng bởi nó gần gũi với con người, đảm bảo an toàn và độc lập về dữ liệu. Giới thiệu về phương thiết kế MERISE và hệ thống thông tin Giới thiệu về phương pháp MERISE Merise là phương pháp dùng để thiết kế hệ thống thông tin. Đặc trưng đầu tiên và quan trọng của MERISE là thể hiện cách nhìn tổng quan về các cơ quan xí nghiệp bằng cách gắn bó việc thiết kế hệ thống tin học hóa quản lý với việc hiện đại hóa tổ chức. Merise ra dời năm 1974 do một nhóm nghiên cứu tại trường đại học nước Pháp. Phương pháp này càng hoàn thiện và được sử dụng rộng rãi không chỉ trong nước mà còn trong nhiều xí nghiệp khác nhau tại các nước trên thế giới. Các thành phần tham gia hệ thống thông tin Người dùng (Users) Là người tổ chức phải phục vụ. Cung cấp thông tin cho người phân tích hệ thống. Đưa yêu cầu cho hệ thống tương lai. Thử nghiệm, kiểm chứng, khai thác và sử dụng hệ thống thông tin. Người quản lý (Management) Chiệu trách nhiệm về một lĩnh vực nào đó của hệ thống. Là người am hiểu tường tận về lĩnh vực của họ. Là đối tượng mà người phân tích hệ thống liên hệ. Người hiệu chỉnh (Autudiors) Người phân tích hệ thống (Systems analysts): Là chìa khóa của bất kỳ sự phát triển đề án nào. Người phân tích hệ thống đóng một số vai trò như sau: Thu thập thông tin. Người sáng chế: Người phân tích hệ thống phải: Hiểu thấu đáo yêu cầu của người dùng. Có kiến thức về kỹ thuật máy tính. Biết ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết những vấn đề thực tế. Người trung gian hòa giải (Mediator). Người lãnh đạo dự án (Project leader). Người thiết kế hệ thống (Systems designers) Là người nhận kết xuất từ những người phân tích hệ thống. Chuyển mỗi phát biểu tự do về kỹ thuật của người dùng thành một thiết kế có tính kiến trúc cấp cao. Người phân tích hệ thống và người thiết kế hệ thống làm việc gần gũi với nhau từ đầu đến cuối đề án. Người lập trình (Programers) Nhận sản phẩm từ những người thiết kế hệ thống để thảo chương. Người điều hành (Operational personnel) CÁC MỨC ĐỘ MÔ TẢ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÁC MÔ HÌNH TƯƠNG ỨNG Các mức độ mô tả hệ thống thông tin Merise chia ra làm 3 mức độ mô tả hệ thống thông tin: mức quan niệm, mức tổ chức, mức kỹ thuật. Mức quan niệm Mức này tương đương với việc xây dựng mục đích của Công ty qua việc thể hiện lý do tồn tại. Nó mô tả toàn bộ các quy tắc quản lý, các mục tiêu và những ràng buộc đặt ra đối với xí nghiệp mà không cần xét đến nguyên nhân tạo ra chúng. Ví dụ: Các nguyên tắc quản lý nhân sự, nguyên tắc tính lương, chuyển giao thành phẩm. Mức tổ chức (mức luận lý) Xác định tổ chức cần đưa vào cơ quan xí nghiệp để đạt được mục tiêu. Đó là việc chính xác hóa các vị trí làm việc thời gian biểu của các thao tác. Trả lời cho câu hỏi “ai làm”, “làm gì”. Ví dụ: Phân chia công việc nào bắt buộc người làm, công việc nào bắt buộc máy làm. Mức kỹ thuật Kết hợp, lựa chọn các phương tiện kỹ thuật cần cho công việc. Các mô hình tương ứng Tùy theo sự phân chia dữ liệu và xử lý dữ liệu, 3 mức trên được mô tả dưới dạng các mô hình sau: Mô hình quan niệm cho dữ liệu (MCD) Mô tả dữ liệu và mối quan hệ giữa chúng thông qua các khái niệm: Thực thể. Quan hệ. Thuộc tính. Mô hình quan niệm cho xử lý (MCT) Mô tả phần động của hệ thống thông tin nhờ vào các khái niệm: Quá trình. Tác tử. Biến cố. Mô hình luận lý cho dữ liệu (MLD) Là mô hình quan hệ trong cơ sở dữ liệu quan hệ. Mô hình tổ chức cho xử lý (MOT) Trình bày cách phân công công việc cho từng trạm làm việc. Mô hình vật lý cho dữ liệu (MPD) Trình bày cách tổ chức về vật lý cho dữ liệu, chứa các chức năng về lựa chọn kỹ thuật như mạng PC, phần mềm cài đặt. Mô hình tác nghiệp cho xử lý (MPT) Mô tả các xử lý cho từng đơn vị xử lý. Để thiết kế xây dựng một hệ thống thông tin lớn hoạt động tốt, dễ bảo trì và gắn bó thiết thực cho người sử dụng đòi hỏi phải tiến hành theo từng mức và theo từng mô hình theo thứ tự sau: MCT MOT MCD MLD MPD MPT CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN Mô hình quan niệm cho dữ liệu (MCD) Thực thể Định nghĩa: Thực thể là một nhóm các đối tượng có thực trong thế giới mà ta đang khảo sát. Nó tồn tại một cách độc lập, các đối tượng được nhóm lại dựa vào một số đặc tính chung nào đó. Ký hiệu: Liên kết Định nghĩa: Một liên kết giữa các thực thể là mối kết hợp về ngữ nghĩa giữa các thực thể đó. Ký hiệu: Thuộc tính Định nghĩa: Thuộc tính là dữ liệu mà người ta nhận biết trên một thực thể hoặc một liên kết. Tên của thuộc tính được ghi bên dưới thực thể hoặc liên kết. Thuộc tính của thực thể phụ thuộc vào thực thể đó. Thuộc tính của liên kết phụ thuộc vào các thực thể tham gia vào liên kết. Chú ý: Mỗi thực thể có ít nhất một thuộc tính, trong khi đó một liên kết có thể không có thuộc tính nào. Mỗi thuộc tính chỉ được phép xuất hiện trên một đối tượng và duy nhất. Tên thuộc tính phải viết đủ dài để chúng không được lặp lại nhau. Bản số Có 2 loại bản số bản số tối thiểu và bản số tối đa: Bản số tối thiểu: Bằng 0 hoặc bằng 1 là số lần tối thiểu mà một thể hiện của thực thể tham gia vào các thể hiện của một liên kết. Bản số tối đa: Bằng 1 hoặc n là số lần tối đa mà một thể hiện của thực thể tham gia vào các thể hiện của một liên kết. Liên kết Bản số tối thiểu Bản số tối đa Khóa Khóa của thực thể là một thuộc tính đặc biệt của thực thể sao cho với mỗi giá trị của thuộc tính này tương ứng với một và chỉ một thể hiện của thực thể. Các khóa này thường được ghi đầu tiên trong danh sách các thuộc tính của thực thể và phải gạch dưới. Khóa của liên kết thường được tạo thành bởi tất cả các khóa của các thực thể tạo nên liên kết đó. Chiều của liên kết Chiều của liên kết là số lượng đối tượng tham gia vào quan hệ đó. Có các loại chiều của liên kết như sau: Liên kết 2 chiều. Liên kết 3 chiều. Liên kết > 3 chiều. Mối kết hợp tự thân. Tổng quát hóa và chuyên biệt hóa Chuyên biệt hóa là sự phân hoạch một thực thể thành một tập các thực thể. Các thực thể chuyên biệt thừa hưởng tất cả các thuộc tính của thực thể tiền bối. Các thực thể chuyên biệt có thể có các mối kết hợp khác nhau. Tổng quát hóa là gộp các thực thể thành một thực thể bao hàm tất cả các thể hiện của các thực thể con. Mục đích: Diễn giải khái niệm về tập con hay lớp con đối với các thực thể. Ý nghĩa: Cho phép trình bày một cách tổng quát các thực thể cũng như các quan hệ vẫn không bỏ sót các đặc thù của nó. Phụ thuộc hàm Phụ thuộc hàm giữa các thuộc tính Định nghĩa: Tồn tại một phụ thuộc hàm giữa thuộc tính A và thuộc tính B, nếu với mỗi giá trị của thuộc tính A đều xác định duy nhất một thuộc tính B. Ký hiệu: AàB Ta nói: Thuộc tính B phụ thuộc hàm với thuộc tính A. Hay Thuộc tính A xác định hàm thuộc tính B. Phụ thuộc hàm sơ cấp giữa các thuộc tính Định nghĩa: Tồn tại một phụ thuộc hàm sơ cấp giữa hai thuộc tính A và B, nếu tồn tại một phụ thuộc hàm giữa A và B và không tồn tại 1 thuộc tính con nào của A để xác định được B. Phụ thuộc hàm sơ cấp trực tiếp giữa các thuộc tính Định nghĩa: Tồn tại một phụ thuộc hàm sơ cấp trực tiếp giữa hai thuộc tính A và B nếu có: Một phụ thuộc hàm sơ cấp giữa A và B. Không tồn tại một thuộc tính C nào, sao cho C phụ thuộc hàm với A rồi C cũng phụ thuộc hàm với B. Phụ thuộc hàm giữa các thực thể Định nghĩa: Tồn tại một phụ thuộc hàm giữa hai thực thể X và Y nếu mỗi thể hiện của thực thể X xác định duy nhất một thể hiện của thực thể Y. Ký hiệu: X NGUỒN Y ĐÍCH Thực thể Y phụ thuộc hàm với thực thể X Các quy tắc chuẩn hóa (MCD) Mục đích của chuẩn hóa MCD là nhằm để loại bỏ sự lặp đi lặp lại của các thuộc tính trong các thực thể của các quan hệ, nhằm tránh sự dư thừa dữ liệu, giải quyết nhập nhằng các mối quan hệ của các thực thể. Quy tắc 1: Đối với bất kỳ một thể hiện nào của thực thể, mọi thuộc tính đều phải có ý nghĩa và phải có giá trị duy nhất. Quy tắc 2: Mọi thuộc tính của một thực thể đều phụ thuộc vào khóa của thực thể đó bằng một phụ thuộc hàm sơ cấp trực tiếp. Quy tắc 3: Mọi thuộc tính của liên kết phải phụ thuộc vào khóa của liên kết đó bằng một phụ thuộc hàm sơ cấp trực tiếp. Lỗi Fan Traps: Lỗi này thường xuất hiện khi có 2 phụ thuộc hàm cũng chỉ vào một thực thể đích, mà hai thực thể nguồn có mối liên hệ. Lỗi Chasm Traps: Lỗi này thường xuất hiện khi có phụ thuộc hàm yếu nằm trên con đường đi giữa 2 thực thể có mối liên hệ. Các bước xác định mô hình MCD: Thu thập các thông tin cần quản lý. Xác định các lĩnh vực từ các thông tin thu thập được (nếu thông tin thuộc nhiều lĩnh vực). Kê khai tất cả các dữ liệu của từng lĩnh vực. Xác định các thực thể cần quản lý. Xác định các thuộc tính của các thực thể và của các liên kết trong từng lĩnh vực. (Thông thường các danh từ sử dụng trong các văn bản, biểu bảng hoặc trong các câu trả lời thẩm vấn sẽ liên quan đến các thuộc tính của thực thể, còn các động từ sẽ liên quan đến các liên kết.) Kiểm tra quy tắc chuẩn hóa 1 và 2. Đặt mối liên kết giữa các thực thể. Kiểm tra quy tắc chuẩn hóa 3. Đặt bản số. Hoàn thành mô hình MCD. Mô hình luận lý cho dữ liệu (MLD) Khái niệm về MLD MCD đã cung cấp một cách trình bày độc lập với kỹ thuật về các thông tin của cơ quan. Nó quá mềm dẻo về mặt ngôn ngữ do đó hệ quản trị cơ sở dữ liệu khó có thể hiểu được. Cho nên cần thiết phải có một giai đoạn chuyển đổi từ MCD sang MLD gần gũi với máy tính hơn. Mục đích của MLD là nhằm tổ chức dữ liệu một cách tối ưu, để MLD có thể sử dụng trong một trường tập tin cổ điển và môi trường cơ sở dữ liệu. Các quy tắc chuyển từ MCD sang MLD Quy tắc 1: Mỗi thực thể trong MCD sẽ được chuyển thành một quan hệ trong MLD. Khóa của thực thể trở thành khóa chính của quan hệ. Quy tắc 2: Mỗi thuộc tính của MCD sẽ được chuyển thành một thuộc tính trong MLD. Thực thể đích chuyển thành quan hệ đích, thực thể nguồn chuyển thành quan hệ nguồn trong MLD. Quan hệ nguồn này sẽ gồm tất cả các thuộc tính của thực thể nguồn và chứa thêm khoá của thực thể đích. Khoá này được xem là khoá ngoại của quan hệ nguồn. Quy tắc 3: Một li