Quản lý thư viện trường T36

Lời nói đầu Công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển..., ứng dụng và phát triển Công nghệ thông tin ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc ta... (Chỉ thị 58- CT/TW của Bộ chính trị – 10/2000) Công nghệ thông tin đã và đang phát triển mạnh ở nước ta trong những năm qua và sẽ còn tiếp tục thâm nhập, phát triển sâu vào mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội, khoa học, giải trí..., nó đã trở thành một trong những yếu tố quan trọng của sự phát triển kinh tế xã hội. Trong công tác quản lý, công nghệ thông tin đã xử lý được những khối lượng công việc khổng lồ, hỗ trợ công tác quản lý, đảm bảo sự an toàn cho cơ sở dữ liệu, tính toán và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả với độ chính xác cao... tạo được sự tin cậy cho công tác quản lý. Quản trị cơ sở dữ liệu( access) đang là một xu hướng có khả năng phát triển mạnh mẽ trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý. Nhất là ở Việt Nam, khi trình độ tin học hoá đang được nâng cao và chú trọng phát triển ở hầu hết các lĩnh vực. Đó vừa thể hiện vai trò của công nghệ mới đối với đời sống xã hội đồng thời cũng đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng, ngày càng phức tạp của một nền kinh tế đang phát triển mạnh mẽ. ở nước ta, cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế, tin học đang ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong công tác quản lý và từng bước khẳng định sức mạnh cũng như vị trí quan trọng của mình. Đã ra đời nhiều phần mềm quản lý khác nhau phù hợp với đặc thù của đất nước và đang được áp dụng trong nhiều lĩnh vực, mỗi công việc lại có những đặc điểm riêng, có những yêu cầu về xử lý thông tin khác nhau và đòi hỏi cần có nhưng phần mềm riêng. Quản lý thư viện là một lĩnh vực đòi hỏi lưu trữ đầy đủ, chính xác những thông tin về từng giáo viên để người quản lý dễ dàng nắm bắt và xử lý. Nhằm góp phần ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác quản lý, với những kiến thức đã được các thầy cô trang bị trong qua trình học tập, em đã nhận đề tài: “Quản lý thư viện trường T36” làm đề tài thực tập chuyên ngành của mình. Do thời gian và trình độ có hạn nên chương trình này chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót và còn nhiều phần chưa hoàn chỉnh. Để đề tài mang tính áp dụng được vào thực tiễn rất mong được sự đóng góp quí báu của Thầy, Cô giáo và bạn bè đồng nghiệp để đề tài được hoàn thiện hơn. Chương I Giới thiệu chương trình Microsoft Access 2000. I. Yêu cầu về thiết bị: Cần một máy tính 486 có bộ nhớ 16 MRAM trở lên có cài đặt Microsoft Access 97 hoặc Microsoft Access 2000. II. Mô hình dữ liệu của Microsoft Access. 1. Giới thiệu Microsoft Access: Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windown có sẳn các công cụ hữu hiện và tiện lợi để tự động sinh ra các chương trình cho hầu hết các bài toán quản lý, thống kê v.v... với Microsoft Access người dùng không phải viết câu lệnh cụ thể mà chỉ cần tổ chức dữ liệu thiết kế các yêu cầu giải quyết của công việc. Công cụ mạnh mẽ của Microsoft Access cung cấp tương tác cơ sở dữ liệu như bảng truy vấn, khi thực hiện truy vấn sẽ tập hợp được kết quả truy vấn hiện lên màn hình. Phần mềm của Microsoft Access kết hợp với công cụ có sẳn làm cho chương trình mềm dẽo hơn và hoàn toàn có thể thiết kết, cài đặt các cơ sở dữ liệu cho bài toán, nó giúp các ứng dụng thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access là thành phần được sử dụng trong việc xử lý cơ sở dữ liệu quan hệ. Microsoft Access khá rõ ràng và dễ sử dụng trong việc xử lý dữ liệu kiểu này một cách hiệu quả. Lợi ích của cơ sở dữ liệu quan hệ chính là ở chỗ chúng ta cần lưu trữ các dữ liệu có liên quan đến nhau. Những thông tin bổ sung cần thiết sẽ được kiến tạo nhờ các tính chất liên kết giữa các bảng dữ liệu. Trong chương trình quản lý thư viện chúng ta quan tâm đến thông tin tổng hợp từ nhiều bảng khác nhau muốn được thông tin tổng hợp như vậy chúng ta cần xác định mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu, cách thiết lập mối quan hệ trong. Microsoft Access cung cấp cho người sử dụng một cách thuận lợi, nó cho phép kết nối các trường của hai bảng dữ liệu mà còn cho phép quy định khả năng toàn vẹn dữ liệu của Microsoft Access. Đó là khả năng tự động cập nhật hay xoá những thông tin có liên quan trong cơ sở dữ liệu. Nếu người dùng cập nhập thông tin mà vi phạm đến nguyên tắc toàn vẹn dữ liệu thì Microsoft Access sẻ tự động điều chỉnh để ràng buộc tính toàn vẹn dữ liệu không bị phá vỡ. 2. Giao diện của Microsoft Access : Cũng như tất cả các phần mềm chạy trên môi trường Windown, Microsoft Access cung cấp cho người sử dụng một môi trường đồ họa trực quan, giao diện đồ hoạ giúp người làm việc một cách rõ ràng và tạo một tâm lý thân thiện với người sử dụng do cách trình bày bố trí đẹp mắt dễ hiểu, công cụ thiết kế trong thư viện củ Microsoft Access cho phép làm việc thuận tiện. 3. Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft Access: Microsoft Access cung cấp công cụ mạnh có thể giải quyết hầu hết các vấn đề về cơ sở dữ liệu nhờ công cụ có sẳn. Mỗi cơ sở dữ liệu Microsoft Access gồm 6 thành phần chính bao gồm: Bảng dữ liệu (Table), Bảng truy vấn (Queries), biểu mẫu (Forms), Báo biểu (Report), Marco và các đơn thể (Module). a. Bảng dữ liệu (Table): Các dữ liệu nguồn được lưu trữ trong bảng dữ liệu có quan hệ với nhau gọi là Bảng (Table), các bảng này phải được thiết lập quan hệ trước khi sử dụng những quan hệ giữa các bảng bao gồm ba loại quan hệ cơ bản. Dữ liệu của các bảng là dữ liệu thực tế từ các kho hồ sơ. Các bảng được thiết lập để lưu trữ đầy đủ thông tin cần thiết, đồng thời đảm bảo không dư thừa dữ liệu. việc hoàn thành các bảng dữ liệu là hoàn thành cơ bản việc thiết kế một cơ sở dữ liệu khi nhập liệu, vấn đề cần quan tâm chính là sự chính xác của chúng. Microsoft Access có khả năng giúp chúng ta qui định các hình thức biểu diễn dữ liệu và thông báo lỗi khi dữ liệu nhập không đúng qui định. Điều này được thực hiện khi thiết kế một bảng dữ liệu. Cấu trúc mỗi trường của một bảng gồm ba phần khi thiết kế và mỗi trường có thuộc tính riêng. Đó là các tên trường, kiểu dữ liệu của trường và phần mô tả dữ liệu. Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft Access gồm; + Text : Kiểu chữ tối đa là 255 ký tự + Memo: kiểu văn bản + Number: kiểu số, có thể là một byte,integr,long integer, Single,double + Date/Time: kiểu ngày giờ + Curency: kiểu tiền tệ + Counter: biến đếm + Yes/no: đúng/sai + Ole: Nhúng và kết nối đối tượng. Một đối tượng dữ lệu của phần mềm khác cho phép lồng gắn hay liên kết vào Microsoft Access . * Tính chất của trường: + File size: kích thước của trường được tính bằng byte + Format: hiển thị kiểu số học và kiểu ngày theo dạng thức. + Input mask: qui định khung nhập liệu hiển thị các ký tự mà người sử dụng định sẵn trong khuôn mẫu giúp người sử dụng không phải đánh vào các ký tự khi nhập dữ liệu. + Decimal places: qui định nhập ký tự thập phân phần lẻ đối với vùng số học. + Caption: chú giải, qui định một chuỗi ký tự dùng làm nhãn của vùng dữ liệu, nhãn này sẽ hiện ra cùng với ô dữ liệu trong báo biểu và biểu mẫu. + Default value: giá trị mặc nhiên, qui định mặc nhiên để Microsoft Access tự động gán cho vùng khi người sử dụng thêm một mẩu tin mới vào bảng. + Validation rule: qui tắc kiểm hợp qui định giới hạn của dữ liệu. +Validation text: Văn bản kiểm hợp lệ, nội dung của hông báo khi người sử dụng nhập liệu không đúng giới hạn cho phép. + Required: nếu chọn Yes ( thì bắt buộc phải nhập vào dữ liệu). +Allow zerolength: Cho phép chiều dài rỗng, chọn yes nếu trường hợp cho phép giá trị Null đối với vùng kiểu text hoặc Memo + Indexed: Vùng chỉ mục. * Cách đặt khoá chính cho bảng Chọn trường được dùng làm khoá chính rồi chọn Edit – Set Primary Key. Ngoài cách tạo lập bảng một cách thủ công như trên thì Microsoft Access còn cung cấp công cụ Table Wizarrd giúp người sử dụng tạo một bảng dữ liệu heo sự hướng dẫn từng bước của công cụ này. Tuy nhiên mỗi chương trình có những yêu cầu riêng, nhất là tên trường của bảng, do vậy công cụ ít được sử dụng khi tạo lập các bảng. Tuy nhiên đối với báo biểu hay Biểu mẫu thì công cụ Wizarrd lại rất được dùng tới, nhưng thường thì thiết kế với Disgn View. b. Bảng truy vấn (Queries). * Giới thiệu chung về bảng truy vấn: Sức mạnh của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là khả năng truy vấn dữ liệu với điều kiện của người dùng một cách nhanh chóng. Về điều kiện Microsoft Access làm cho người sử dụng hài lòng với khả năng kết xuất dữ liệu từ một thành phần khác gọi là bảng truy vấn. Việc tạo một bảng truy vấn rất đơn giản và dể hiểu. Ta chỉ cho Access lấy dữ liệu từ đâu và lấy những gì, Microsoft Access sẽ dựa trên các mối quan hệ đã được thiết lập sẳn để rút ra các thông tin mà người sử dụng yêu cầu. Khi một bảng truy vấn được thực hiện xong, những dữ liệu thoả mãn yêu cầu của người sử dụng sẽ được tập hợp trong một bảng dữ liệu gọi là: Dynaset. Gọi chúng là những bảng dữ liệu động vì trên thực tế Dynaset chỉ được thực hiện khi ta thực hiện một bảng truy vấn (Run Queries). Những thông tin trong Dynaset thay đổi theo sự thay đổi của thông tin chứa trong bảng dữ liệu. Nhờ sử dụng các bảng truy vấn ta có thể lọc được những thông tin cần thiết từ các bảng dữ liệu nguồn. Microsoft Access cung cấp cho người sử dụng một số Queries có công dụng và hiệu quả như sau: + Bảng truy vấn lựa chọn: (select query) là bảng truy vấn được nhiều người dùng nhất. Hình thức của nó giống như một bảng dữ liệu. Dữ liệu của bảng truy vấn được lựa chọn từ nhiều bảng khác nhau của cơ sở dữ liệu, người sử dụng có thể tham khảo, phân tích dữ liệu cũng như điều chỉnh dữ liệu ngay trên bảng truy vấn hay sử dụng bảng truy vấn như là dữ liệu cơ sở cho một tác vụ khác. + Bảng truy vấn tham khảo chéo (Crosstab Query): Biểu diễn kết quả truy vấn theo dạng hàng, cột có tiêu đề giống như một bảng tính. Với bảng truy vấn này người sử dụng có thể tổng hợp một số lượng lớn dữ liệu trong bảng dưới dạng liệt kê dễ tham khảo hơn. + Bảng truy vấn hành động ( Action Query): Bảng truy vấn này giúp người sử dụng thực hiện những thay đổi với nhiều mẫu tin cùng một lúc họ cũng có thể sử dụng bảng truy vấn này để tạo một bảng mới, xoá những mẫu tin trong một bảng dữ liệu, sửa đổi hay thêm mới những mẫu tin trong một bảng dữ liệu. + Bảng truy vấn hợp nhất (Union Query): Bảng truy vấn này kết hợp những vùng tương ứng của hai hay nhiều bảng. + Bảng truy vấn chuyển nhượng (Pacsthrough Query) : Gửi những lệnh tới một cơ sở dữ liệu SQL. + Truy vấn khai báo số liệu (Data-Definition Queries): Dùng để tạo, thay đổi hoặc xoá những bảng dữ liệu trong một sơ sở dữ liệu của Microsoft Access bằng cách dùng các lênh SQL. Tuy nhiên vì yêu cầu của chương trình không đòi hỏi những thông tin quá phức tạp hay truy cập dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu khác nên trong các cơ sở dữ liệu của chương trình quản lý thư viện chúng em sử dụng loại truy vấn chọn lựa. * Các công dụng của Query: Microsoft Access cung cấp cho người sử dụng rất nhiều sự uyển chuyển trong việc tạo lập các bảng truy vấn bằng cách sử dụng bảng truy vấn người ta có thể: + Lựa chọn các vùng dữ liệu cần thiết: Người sử dụng không cần phải bao hàm tất cả các vùng của một hay nhiều bảng dữ liệu trong cùng một bảng truy vấn. + Lựa chọn những mẫu tin: Người sử dụng có thể quy định những tiêu chuẩn theo đó chỉ có các mẫu tin thoả mãn các tiêu chuẩn đó mới được hiển thị trong bảng kết quả truy vấn (Dynaset), người sử dụng có thể tham khảo những mẫu tin theo một thứ tự quy định. + Tham khảo dữ liệu thuộc nhiều bảng dữ liệu khác nhau: Người sử dụng có thể thực hiện việc trả lời một câu hỏi nào đó liên quan đến dữ liệu thuộc nhiều bảng dữ liệu khác nhau và hiển thị kết quả trong Data Sheet. Người sử dụng cũng có thể sử dụng hỏi các câu hỏi liên quan đến dữ liệu thuộc một cơ sở dữ liệu khác của các phần mềm quản trị dữ liệu khác. + Thực hiện các phép tính: Người sử dụng có thể tạo những vùng dữ liệu mới trong đó chứa kết quả của những phép tính. + Sử dụng các bảng truy vấn để làm dữ liệu cho các biểu mẫu, báo biểu và các bảng truy vấn khác. Để lựa chọn những dữ liệu cần thiết cho biểu mẫu hoặc báo cáo người sử dụng có thể tạo một bảng truy vấn rồi dùng bảng truy vấn này như một bảng dữ liệu cơ sở cho một biểu mẫu hay một báo cáo mà người sử dụng sẽ tạo ra. + Thực hiện những thay đổi trong các bảng dữ liệu người sử dụng có thể đồng thời thực hiện việc cập nhập, xoá, nhập thêm các mẫu tin mới bằng cách dùng một bảng truy vấn hành động. Người sử dụng cũng có thể sử dụng một bảng truy vấn kiểu này để tạo một bảng dữ liệu mới trong đó bao hàm những mẫu tin lấy từ một hay nhiều bảng dữ liệu đã có khác. * Cách tạo lập một bảng truy vấn trong Microsoft Access . + Xác định các bảng và các trường tham gia: Muốn tạo một bảng truy vấn, đầu tiên người sử dụng phải xác định các dữ liệu ra của bảng truy vấn này được lấy từ đâu ? người sử dụng sẽ chọn những bảng dữ liệu hoặc những bảng truy vấn khác để thêm vào cửa sổ thiết kế bảng truy vấn. + Lập tiêu chuẩn lựa chọn. Bảng kết quả truy vấn có thể rất dài và dư thừa dữ liệu nếu không có những tiêu chuẩn lựa chọn. Việc đặt một tiêu chuẩn chọn lựa ta phải dùng một biểu thức. Biểu thức có thể từ đơn giản đến phức tạp, nó sẽ định ra điều kiện mà dữ liệu phải thoả mãn mới được chọn vào bảng kết quả truy vấn. * Đặt các thuộc tính cho bảng truy vấn: Microsoft Access cho phép chúng ta thiết lập các thuộc tính cho từng trường của bảng truy vấn cũng như cho toàn bảng truy vấn. Các thuộc tính của từng trường quy định cách thức trình bày dữ liệu, các thuộc tính Query quy định cách thức hoạt động của nó. * Thực hiện các phép tính trong bảng truy vấn: Trong thực tế chúng ta thường gặp những câu hỏi đặt ra đối với từng nhóm dữ liệu. Microsoft Access cung cấp cho chúng ta một số phép tính để thực hiện đối với những nhóm mẫu tin bao gồm các hàm sau: Sum: Tính tổng các giá trị trên một trường kiểu số Avg: tính giá trị trung bình của một trường Min: Tính giá trị nhỏ nhất của một trường Max: Tính giá trị lớn nhất của một trường Count: đếm số mẩu tin trong trường First: Giá trị của trường ở mẫu tin đầu tiên Last: Giá trị của trường ở mẫu tin cuối cùng. * Sắp xếp các mâu tin theo thứ tự. Qui định các tham số: chức năng này cho phép thay đổi nhiều tiêu chuẩn chọn lựa đối với một vùng Query. điều này làm cho việc thiết kế cũng như sử dụng Query linh hoạt hơn và thuận tiện hơn, các tham số dựa vào Query là không hạn chế c. Biểu mẫu (Form): * Khái niệm về biểu mẫu trong Microsoft Access. Một yêu cầu không thể thiếu được là chương trình phải có một giao diện đẹp, dễ sử dụng và dễ hiểu. Có thể nối thiết kế giao diện là công việc rất quan trọng liên quan đến thành công hay thất bại của một hệ chương trình phần mềm. Hiện nay xu thế thiết kế các chương trình phần mềm trên Windows phát triển mạnh. Các chương trình này nhờ sự hỗ trợ của môi trường đồ hoạ ngày càng đẹp và thân thiện với người sử dụng hơn. Biểu mẫu là một công việc về dạng thức có thể sử dụng để hiển thị dữ liệu theo cách tổ chức của chúng người sử dụng và thuận tiện cho họ trong việc nhận biết dữ liệu. Khi làm việc với các biểu mẫu người sử dụng có thể điều chỉnh dữ liệu, xem dữ liệu và in dữ liệu. * Công dụng của các biểu mẫu: Chương trình quản lý thư viện có mục đích là đưa ra những thuận lợi cho việc tra cứu đối với người sử dụng. Để đạt được mục đích này chương trình còn cần những biểu mẫu trình bày thông tin một cách khoa học. Mỗi biểu mẫu thu nhận những thông tin từ các bảng nguồn, bảng truy vấn hay các biểu mẫu con và hiển thị lên màn hình hay máy in tuỳ theo sở thích của người sử dụng. Các biểu mẫu trong Microsoft Access rất linh hoạt dễ cập nhập, xem, chỉnh , sửa và in ấn. Trong môi trường Microsoft Access chúng ta có thể thiết kế biểu mẫu dưới nhiều hình thức: Văn bản , hình ảnh, đồ thị…, với những đường nét và màu sắc tuỳ chọn . Thông tin đưa ra cũng có thể được chọn lọc hay đưa ra theo một thứ tự tuỳ ý. Biểu mẫu trong Microsoft Access có rất nhiều công dụng. + Biểu mẫu cung cấp khả năng tiện lợi cho người sử dụng để quan sát dữ liệu. Chúng ta có thể xem xét hông tin của biểu mẫu dưới nhiều hình thức khác nhau. Đó có thể là dạng Form View để xem từng bản ghi một cách riêng rẽ hoặc dạng DataSheet để xem xét tất cả những bản ghi của biểu mẫu đó . + Sử dụng các biểu mẫu để giảm bớt thời gian cũng như sự phức tạp khi nhập dữ liệu. Chúng ta cũng có thể sử dụng danh sách thả xuông (ComboBox) để tăng cường khả năng nhập liệu. Những hộp Combo cho phép chúng ta tập hợp những thông tin có sẵn, giúp giảm bớt thời gian cũng như tăng tốc độ chính xác khi cùng một giá trị của thông tin được lặp đi lặp lại nhiều lần. + Biểu mẫu còn cung cấp các ô điều khiển tính toán giúp chúng ta trong việc tổng hợp thông tin. * Các đối tượng được sử dụng trong biểu mẫu: Các đối tượng dùng trong biểu mẫu rất đa dạng chúng có thể là các ô điều khiển như Text Box, Label, Combo Box, Option Button, các hình ảnh, đồ hoạ v.v.. Các ô điều khiển trong Microsoft Access có thể thuộc loại Unbound Control hoặc Bound Control. Unbound Control là những đối tượng không gắn với môi trường nào trong các bảng dữ liệu hoặc truy vấn. Chúng ta xem sét nhưng đối tượng được sử dụng nhiều nhất trong biểu mẫu. + Các hộp văn bản (Text Box): Có thể dùng để trình bày tên, địa chỉ hay các thuộc tính cá nhân khác của danh mục sách, như vậy hộp văn bản này là những Bound Control vì chúng được gắn với những trường đã tồn tại trong các bảng dữ liệu hay truy vấn. + Các nhãn (Label) dùng để trang trí biểu mẫu hiển thị các dòng chữ miêu tả như tiêu đề , chú giải hay những thông tin khác trong biểu mẫu . Ô nhãn luôn luôn là Unbound Control và giá trị của nó luôn luôn không thay đổi. +Các hình ảnh đồ hoạ: (bound control) hay những hình ảnh để trang trí biểu mẫu. + Các hộp Combo và hộp danh sách: thường dùng để chứa một giá trị của một trường nào đó có ít giá trị giúp cho việc nhập dữ liệu nhanh chóng chính xác. + Các nút chọn: có thể là chọn một vài giá trị hoặc chỉ là một trong số các giá trị đưa ra. + Các nút lệnh: Các nút lệnh là khi có một biến cố xảy ra trên nó thì nó sẽ thực hiện một sự kiện để đáp ứng biến cố đó. Các biến cố có thể bấm nút chuột một lần, bấm đúp chuột, di chuột, bấm vào các phím Short cut… các dữ kiện có thể xảy ra rất nhiều loại như mở một số biểu mẫu thực hiện Macro, Query. + Subform (biểu mẫu phụ): Thực chất đây là một phương pháp đưa dữ liệu từ nhiều bảng có quan hệ với bảng dữ liệu nguồn của biểu mẫu chính. Phương pháp này đặc biệt có hiệu quả khi dùng kết nối dữ liệu của các bảng có quan hệ Một – Nhiều. Thông tin ở phía bên một sẽ được đưa vào biểu mẫu chính và thông tin ở phía bên nhiều sẽ được vào biểu mẫu phụ . Như vậy khi hiển thị biểu mẫu ở dạng Formview thì những thông tin ở phía nhiều sẽ có quan hệ với mẫu tin tương ứng của phía bên một sẽ được trình bày. Điều này rất thuận tiện để kết nối dữ liệu. Chẳng hạn khi xem toàn bộ quá trình quản lý danh mục sách nào đó thì chỉ cần đưa ra các thông tin liên quan tới danh mục sách đó vào biểu mẫu chính, còn các thông tin về nguồn cung cấp , nhà xuất bản được đưa vào biểu mẫu phụ. Việc thiết kế biểu mẫu phụ cũng tương đương với việc thiết kế một biểu mẫu chính. Nguồn dữ liệu thuộc các biểu mẫu phụ này là bảng dữ liệu hoặc bảng truy vấn. Và để có thể xem tất cả các thông tin liên quan đến thông tin ở biểu mẫu chính chúng ta có thể thiết kế biểu mẫu phụ ở dạng DataSheet. Chúng ta cũng phải chỉ ra trường kết nối ở các mục tính chất LinK ChildField (của biểu mẫu phụ) và Link MaterField (của biểu mẫu chính). Trên đây là những đối tượng biểu mẫu chủ yếu được dùng trong chương trình. Ngoài ra còn một vài đối tượng khác như hình vẽ hộp kiểm tra (Chek Box)… Tuy nhiên chúng ít được sử dụng và cũng không phức tạp nên không trình bày ra đây. * Đặt thuộc tính cho các đối tượng của các biểu mẫu: Khi thiết kế một biểu mẫu thì việc cài đặt tính chất cho các đối tượng biểu mẫu là quan trọng. Có rất nhiều tính chất đặc trưng cho từng đối tượng, nhưng chúng ta cần xem xét một vài tính chất thường dùng nhất: Đặt Font: Đối với các hộp văn bản các nhãn… Đặt màu chữ, màu nền của đối tượng, của biểu mẫu, rất quan trọng trong việc dùng biểu mẫu làm giao diện với người dùng. Đặt tên đối tượng: tên này dùng để làm tham chiếu đến các đối tượng trong các Modul chương trình. Chỉ ra nguồn dữ liệu cho ACCESS biết đối tượng này lấy ra từ đâu? Quy định cho biết có thể chỉnh sửa hay không? d. Báo biểu (Report): - Các khái niệm về báo biểu và công dụng của nó: Ngoài việc sử dụng biểu mẫu dùng để trình bày dữ liệu, ACCESS còn cung cấp một đối tượng khác rất thích hợp cho việc tạo các bản báo cáo có dữ liệu là các báo biểu ( Report) công cụ này tạo nhiều khả năng linh hoạt và đặc biệt thuận tiện trong công tác tạo và in ấn các bản báo cáo, bảng tổng kết. Trong một báo biểu người sử dụng có thể tổ chức thông tin, quy định dạng thức in sao cho phù hợp với yêu cầu về thông tin cũng như mỹ quan của người sử dụng. Người sử dụng cũng có thể dùng nhiều thành phần thông tin khác nhau để thiết kế bảng báo biểu của mình, chẳng hạn như: chữ số, hình ảnh, đồ thị và những trang trí khác. Khi sử dụng Microsoft ACCESS người sử dụng có thể dùng báo biểu để: + Tổ chức và trình bày dữ liệu theo từng nhóm + Tính toán cộng trừ nhóm hoặc tổng các tính toán khác + Bao hàm biểu mẫu, báo biểu con, đồ thị trong báo biểu + Trình bày dữ liệu dưới dạng hấp dẫn hơn Trong báo biểu dữ liệu có thể được lấy từ những bảng dữ liệu hoặc bảng truy vấn. Dữ liệu cũng có thể được tạo ra bởi những quy định tính toán. Đặc biệt công cụ Report Winzard giúp cho người sử dụng một vài dạng chuẩn để hiển thị dữ liệu. Tất nhiên người sử dụng hoàn toàn có thể tự tạo một báo biểu theo cách riêng của người sử dụng, nhưng thông thường nên dùng công cụ này trước rồi sau đó sửa lại theo ý mình, như vậy sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. - Các đối tượng trong báo biểu Các đối tượng điều khiển trong báo biều cũng tương tự như trong biểu mẫu. e. Macro: * Khái niêm và công cụ Macro: Macro là một lệnh hay một nhóm quy định sẵn để mỗi khi gọi ra thi hành (bằng cách bấm một phím quy định hay một nút chuột) nó sẽ giúp người sử dụng thực hiện liên tiếp một hay nhiều tác vụ cùng một lúc một cách tự động. Mỗi tác vụ mà người sử dụng quy định trong Macro để Microsoft Access thi hành được gọi là “một hành động” (Action) Microsoft Access cung cấp 47 Action để người sử dụng có thể lựa chọn mỗi khi người sử dụng muốn tạo ra một Macro trong cơ sơ dữ liệu của mình. Khi người sử dụng cho chạy một Macro, Microsoft Access sẽ thực hiện một hành động theo thứ tự mà người sử dụng đã quy định trong Macro, những hành động đó tác động lên những đối tượng dữ liệu cho chính người sử dụng quy định trong Macro. Trong một Macro người sử dụng cũng có thể thi hành một Macro khác. Macro cung cấp cho người sử dụng rất nhiều thuận lợi. Về nguyên tắc bất kỳ một tác vụ nào mà người sử dụng phải thực hiện, tốt nhất là nên dùng một Macro. Việc tự động hoá thi hành một tác vụ mà người sử dụng phải thực hiện sẽ nâng cao tính hiệu quả và sự chính xác của dữ liệu. Với Macro người sử dụng có thể: + Điều khiển các biểu mẫu và báo biểu hoạt động đồng thời + Tìm và lọc thông tin một cách tự động + Xác định giá trị của những ô điều khiển trong biểu mẫu. Người sử dụng có thể gán kết quả tính toán hoặc một dữ liệu từ một bảng dữ liệu khác cho ô điều khiển trong biểu mẫu. + Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu +Tự động hoá việc chuyển liệu +Tạo một môi trường sử dụng riêng cho người sử dụng khi dùng Microsoft Access người sử dụng có thể dùng một Macro để mỗi khi mở cơ sở dữ liệu áp dụng của mình thì sẽ tự động mở một loạt truy vấn, biểu mẫu, báo biểu. Có thể thấy Macro giống như một đoạn chương trình chứa các tệp lệnh tuần tự. Nhưng Macro trong Microsoft Access không đơn thuần là việc ghi lại các chuỗi, các phím tự động thực hiện các công việc lập lại, trong thực tế nó có thể thực hiện nhiều chức năng thay cho việc phải viết mã một đoạn chương trình. Sử dụng một Macro đôi khi có hiệu quả hơn việc viết mã nguồn để thực hiện cùng một lúc công việc vì Macro có tính chính xác cao hơn và tiết kiệm thời gian hơn so với việc viết chương trình. * Tạo một Macro: Người sử dụng có thể tạo một Macro bằng cách tạo một cửa sổ Macro trong cơ sở dữ liệu hoặc từ công cụ Menu Builder… tại cửa sổ Macro chọn một hành động trong số các hành động được cung cấp tại mục Action của cửa số thiết kế Macro. Đối với mỗi hành động khác nhau thì tham số tương ứng khác nhau. Hành động ở đây là mở biểu mẫu (Open Form) với các tham số : tên biểu mẫu, dạng hiển thị, biểu thức lọc dữ liệu, điều kiện, chế độ dữ liệu và chế độ cửa sổ. Trong một số trường hợp người sử dụng chỉ cần thực hiện một hành động hoặc một chuỗi hành động thuộc Macro, nếu một điều kiện đặc biệt nào đó được thoả mãn. Với một Macro như thế này người sử dụng có thể mở một biểu mẫu mà chỉ giới hạn ở những bảng ghi cần thiết. Điều này rất có ít cho người sử dụng chỉ muốn xem thông tin về một loại sách n