Quản lý sự thay đổi tổ chức

QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TỔ CHỨC 1. Sự tồn tại và thích ứng của tổ chức 2. Tác nhân gây ra sự thay đổi 3. Những phản ứng trước sự thay đổi 4. Vượt qua những phản ứng đối với sự thay đổi – làm chủ sự thay đổi. SỰ TỒN TẠI VÀ THÍCH ỨNG CỦA TỔ CHỨC  Tổ chức (doanh nghiệp) tồn tại và phát triển trong một môi trường thay đổi thường xuyên và sự tồn tại của nó phụ thuộc vào mức độ thích ứng với những cơ hội và những đòi hỏi mới.  Một tổ chức dù đang phát triển tốt nhưng nó vẫn có thể bị già cỗi, suy tàn theo thời gian nếu không được đổi mới (thay đổi) để duy trì sức sống.  Quá trình thay đổi liên quan đến toàn bộ tổ chức, nhóm và từng cá nhân, vì vậy nó cần được quản lý tốt. TÁC NHÂN GÂY RA SỰ THAY ĐỔI 1) Khoa học và công nghệ:  Kỹ thuật , công nghệ mới  Sự bùng nổ kiến thức  Phương pháp mới do ứng dụng KHKT  Sự bùng nổ thông tin Nhà quản trị khôn ngoan luôn theo dõi chặt chẽ mọi thay đổi xảy ra trong lĩnh vực liên quan đến công việc hay ngành nghề của mình. TÁC NHÂN GÂY RA SỰ THAY ĐỔI 2) Chính trị xã hội và pháp luật:  Sự quan tâm của con người đến môi trường sống của họ ngày càng tăng.  Sự thay đổi về nhu cầu tiêu dùng.  Sự thay đổi giá trị cuộc sống, công việc  Sự thay đổi về chính trị – xã hội.  Sự thay đổi quốc tế (toàn cầu hoá và hội nhập)  Sự điều chỉnh của pháp luật TÁC NHÂN GÂY RA SỰ THAY ĐỔI (t.t) 3) Kinh tế :  Áp lực cạnh tranh  Những đòi hỏi của người lao động  Sức ép từ nhà cung cấp  Sự thay đổi về nguồn lực Quyết định về sự thay đổi cần phải xét trên các khía cạnh tác động này. CÁC ĐỐI TƯỢNG CHỦ YẾU CỦA SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC (DN) Mục tiêu và chiến lược Công nghệ Sản phẩm Cơ cấu tổ chức Chính sách nhân sự Văn hoá tổ chức ĐẶC ĐIỂM CỦA SỰ THAY ĐỔI Chưa được thử nghiệm (cần thông tin để điều chỉnh) Phức tạp, khó quản lý (cần lập kế hoạch cho sự thay đổi) Chứa đựng rủi ro (cần chấp nhận rủi ro) CHUỖI PHẢN ỨNG THƯỜNG XẢY RA KHI CÓ SỰ THAY ĐỔI 1. Không đồng tình, hoài nghi với sự thay đổi, chống cự lại sự thay đổi 2. Quan sát ,thăm dò diễn biến của sự thay đổi 3. Chấp nhận sự thay đổi 4. Tích cực thực hiện sự thay đổi  Một bầu không khí làm việc cởi mở, thân thiện, chia sẻ hỗ trợ và tin cậy lẫn nhau sẽ góp phần rất lớn giúp việc thực hiện thay đổi dễ dàng hơn.  Hội chứng “mệt mỏi với sự thay đổi” CHUỖI PHẢN ỨNG THƯỜNG XẢY RA KHI CÓ SỰ THAY ĐỔI (t.t)  Một số cơ cấu tổ chức giúp dễ dàng thích nghi hơn với sự thay đổi. Công ty nào sẽ dễ thích nghi hơn với sự thay đổi ? Tại công ty A :  Ban giám đốc đưa ra mọi quyết định  Công việc của mỗi người được xác định rõ ràng  Mỗi cấp quản lý phải chịu trách nhiệm về công việc của nhân viên trực thuộc.  Mọi thông tin và chỉ thị phải được truyền đạt tuần tự qua từng cấp từ trên xuống hoặc từ dưới lên.  Các công việc đều đã được quy định rõ ràng; mọi đề nghị cải tiến cách thức làm việc đều được đón nhận với một thái độ khó chịu.  CHUỖI PHẢN ỨNG THƯỜNG XẢY RA KHI CÓ SỰ THAY ĐỔI (t.t) Tại công ty B :  Trong một số trường hợp, cấp dưới được trao quyền ra quyết định chứ không phải chỉ biết làm theo quyết định.  Bản mô tả công việc tạo điều kiện cho sự phát triển của cá nhân và cho phép đáp ứng sự thay đổi.  Thông tin đi theo 2 chiều : cung cấp-phản hồi  Nhân viên được độc lập trong công việc.  Việc huấn luyện được thực hiện đúng lúc, đúng nơi để bổ xung cho nhân viên những kỹ năng và kiến thức cần thiết cho công việc. NGUYÊN NHÂN CỦA KHÁNG CỰ VỚI SỰ THAY ĐỔI 1. Lo sợ mất mát chức vụ hay vị trí hiện tại 2. Lo lắng triển vọng nghề nghiệp sẽ bị ảnh hưởng. 3. Sợ bị ảnh hưởng thu nhập 4. Lo sợ phải học tập mới 5. Sợ mất mát mối quan hệ bạn bè ổn định 6. Sợ rủi ro 7. Không tin vào đội ngũ quản lý 8. Lo sợ những điều không biết vì thiếu thông tin. QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI NHƯ THẾ NÀO ? 1. Hoạch định sự thay đổi. Lập kế hoạch hợp lý là đã giải quyết được hơn một nửa vấn đề.  Lý do phải thay đổi ?  Mục tiêu đặt ra cho sự thay đổi ( do ban giám đốc đặt ra).  Cần điều chỉnh gì cho phù hợp với điều kiện thực tế.  Liên quan đến bộ phận nào ?  Thời gian dự tính thực hiện  Các nguồn lực có thể sử dụng  Lường trước các khó khăn và hạn chế 2. Thông tin đầy đủ, rõ ràng về sự thay đổi để tránh sự mơ hồ hoặc hoang mang.  QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI NHƯ THẾ NÀO ? (t.t) 3. Tạo ra cơ hội tham gia cho nhân viên để trao đổi về sự thay đổi. 4. Nêu bật những khía cạnh tích cực của thay đổi  Tạo hứng thú mới cho công việc  Triển vọng thăng tiến  Cơ hội tiếp thu những kỹ năng mới  Được trao thêm quyền 5. Nhà quản trị thể hiện lòng nhiệt tình đối với sự thay đổi. “Lòng nhiệt tình có hiệu ứng lây lan tới mọi người” 6. Đánh giá những đóng góp tích cực của nhân viên với sự thay đổi.  đôi khi cần đến biện pháp cứng rắn để sự thay đổi được thành công. ĐỂ SỰ THAY ĐỔI THÀNH CÔNG 1. Chuẩn bị về mặt tâm lý cho sự thay đổi (giai đoạn “Rã đông” ) Làm nóng bầu nhiệt huyết của mọi người trước những tư tưởng đổi mới. 2. Chuẩn bị đủ thời gian để nhân viên làm quen với kỹ năng mới, cách làm việc mới. (giai đoạn tái định hình ) 3. Xử lý tinh tế những khủng hoảng sau sự thay đổi : - Giảm biên chế - Thuyên chuyển sang việc khác,  Gia tăng nhịp độ làm việc để tập trung sự chú ý vào công việc và khen thưởng thoả đáng cho những đóng góp của nhân viên cho sự thay đổi thành công.