Quản lý nội dung - Kỹ năng quan trọng của nhà quản lý hiện đại

Quản lý nội dung - Kỹ năng quan trọng của nhà quản lý hiện đại Ngày nay internet đã làm thay đổi hoạt động quản lý công ty. Trước đây, quản lý tập trung vào việc “đến và trò chuyện”. Còn ngày nay, việc “đọc và và viết” đang trở thành trọng tâm của các hoạt động quản lý điều hành. Và một kỹ năng quan trọng của các nhà quản lý hiện đại ra đời từ đây:“Quản lý nội dung” (Content Management – CM). Xu hướng này được củng cố mạnh mẽ khi mà một nghiên cứu gần đây của hãng nghiên cứu META Group cho thấy trên 80% các nhà quản lý kinh doanh hiện lựa chọn email như một công cụ giao tiếp hàng đầu của họ. Cuộc cách mạng công nghệ thông tin đã làm thay đổi đáng kể bộ mặt các hoạt động kinh doanh. Trong quá khứ, các hoạt động kinh doanh được dựa nhiều trên các địa chỉ liên lạc, các bữa ăn trưa và những cái bắt tay. Còn giờ đây, ngày một ít hoạt động kinh doanh được thực hiện theo cách này. Ví dụ, Amazon có trên 30 triệu khách hàng. Bao nhiêu người trong số những khách hàng này đã nói chuyện, gặp gỡ trực tiếp với người đại diện quản lý của Amazon? Rất, rất ít. Số đông các khách hàng giao tiếp với Amazon và với các nhà quản lý của hãng thông qua nội dung. Nội dung này được đăng tải trên trang web của Amazon hay được gửi đi qua email. Hơn tất cả, đối với những người sử dụng Internet hiện nay, nội dung nhàm chán là lý do thích đáng để không quay trở lại một web. Và nếu như bạn xem nội dung như là một tài sản chủ yếu và muốn duy trì tính "tươi mới" để tạo nên sự hiệu quả của các web site, việc quản lý nội dung sẽ đóng vai trò quan trọng. Có thể khẳng định rằng nội dung ở một trang web hay bất cứ đâu về công ty bạn luôn là một tài sản có giá trị. Nội dung này phải được cập nhật thường xuyên nếu muốn khách hàng quay trở lại. Một hệ thống quản lý nội dung tốt sẽ cho phép bạn tập trung vào một số công việc kinh doanh khác. Bạn có thể giảm chi phí vận hành, tǎng mức độ thường xuyên của việc cập nhật nội dung, cũng như tǎng cường chất lượng và số lượng của nội dung được giới thiệu trên website của bạn. Không ít nhà quản lý ngày nay đang tìm kiếm một công cụ giúp họ tự động hoá các quá trình quản lý nội dung. Lợi ích lớn nhất của việc quản lý nội dung là ở chỗ bất cứ ai cho dù có hay không có chuyên môn kỹ thuật đều có thể gửi thông tin tới công ty của bạn. Điều này rất quan trọng đối với những hoạt động kinh doanh chịu áp lực về thời gian và các website có chức năng tương tác với khách hàng. Nghiên cứu của META Group cho thấy có tới 80% các nhà quản lý kinh doanh tin rằng email là một công cụ giao tiếp hiệu quả hơn điện thoại rất nhiều. Ba lý do hàng đầu khiến các nhà quản lý kinh doanh ưa chuộng email hơn điện thoại đó là: - Nó cho phép giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau. - Nó có thể đẩy nhanh quá trình giao tiếp. - Nó cho phép các giao tiếp được ghi lại một cách chính thức. Matt Cain, trưởng nhóm nghiên cứu của META Group, giải thích rằng: “Những kết quả này hé mở nhiều vấn đề quan trọng trong cuộc cách mạng giao tiếp ngày nay. Rõ ràng rằng email hoàn toàn phù hợp với môi trường kinh doanh thay đổi không ngừng cả về mặt địa lý lẫn tính năng động tuyệt vời. Email giải quyết tốt vấn đề truyền tải thông tin một cách nhanh chóng và đảm bảo những bản lưu thông tin kinh doanh có thể tái sử dụng bất cứ lúc nào”. Nội dung – cho dù ở trong email, website hay trong các văn bản tài liệu in – đã trở thành dầu bôi trơn giúp bộ máy kinh doanh vận hành trơn tru hơn. Vì vậy, thật ngạc nhiên khi rất ít công ty hiểu được giá trị cũng như sự hiệu quả của việc quản lý nội dung. Theo nghiên cứu của hãng Prescient Digital Media, chỉ có khoảng chưa đến 6% các công ty ngày nay quan tâm thực sự tới việc quản lý nội dung thông tin. Rất nhiều nhà quản lý doanh nghiệp ngày nay vẫn chỉ chú tâm đến những phương thức quản lý truyền thống. Gerry McGovern, nhà tư vấn quản lý nội dung và là tác giả cuốn sách Content Critical and The Web Content Style Guide không mấy ngạc nhiên với kết quả điều tra của Prescient Digital Media. Gerry đã tổ chức rất nhiều cuộc hội thảo về việc quản lý nội dung trên toàn thế giới. Và ông vẫn đang phải nỗ lực tìm kiếm những công ty thực sự quan tâm tới vấn đề này. Đây rõ ràng là một việc đáng tiếc. Các công ty kinh doanh hiện đại ngày một tạo ra nhiều những nội dung hơn. Nhưng các công ty dường như bỏ qua việc đánh giá mức độ hiệu quả của các nội dung đó cũng như những giá trị mà nó tạo ra. Vậy làm thế nào các nhà quản lý có thể quản lý nội dung một cách chuyên nghiệp nhất? Một trong vấn đề quan trọng trong thế giới internet đó là không quan tâm tới bạn viết như thế nào, việc chính tả chuẩn xác và ngữ pháp đầy đủ không phải là yếu tố thiết yếu nhất mà điểm mấu chốt ở chỗ bạn phải tập trung vào sự lôi cuốn người đọc và hướng tới những gì họ cần. Một cách thức diễn đạt rõ ràng, đơn giản và ngắn gọn cũng không kém phần quan trọng. Nó sẽ khiến người đọc cảm thấy thoải mái và dễ chịu. Hãy nghĩ về cách bạn đọc một tài liệu nào đó. Nếu một hai đoạn đầu không mấy liên quan tới những gì bạn cần hay không thu hút được bạn, bạn sẽ chuyển ngay sang tài liệu khác. Việc cải thiện khả năng viết của bạn sẽ cải thiện luôn cả cơ hội được mọi người đọc những gì bạn viết. Trong một nền kinh tế có quá nhiều các thông tin tràn ngập, ai thu hút được quan tâm của mọi người, người đó sẽ giành phần thắng. Rất nhiều công ty hiện bố trí, sắp xếp thông tin hết sức nghèo nàn. Nhiều trang web xem ra giống một nơi gom góp các thông tin rời rạc hơn là một thư viện được sắp xếp có tổ chức. Nếu bạn không tổ chức, sắp xếp thật tốt các nội dung, mọi người sẽ không thế nhanh chóng tìm thấy những gì họ muốn. Những gì không thể tìm thấy sẽ không được đọc. Hiện nay, có rất nhiều loại sản phẩm nhằm giúp quản lý nội dung trên thị trường. Các sản phẩm này thực hiện những chức năng và có những tính năng khác nhau. Bạn cần phải nghiên cứu và tìm ra giải pháp tốt nhất phù hợp với các nhu cầu của tổ chức. Cuối cùng, nội dung một tài sản giá trị trong kinh doanh. Việc quản lý nội dung hiệu quả bao gồm việc tạo dựng, biên tập và đăng tải - sẽ đem lại cho bạn hình ảnh một nhà quản lý hiện đại và thành công.