Quản lý nhà nước - Chương 3: Quản trị thông tin

Chương 3 QUẢN TRỊ THÔNG TIN GV: NGUYỄN THỊ TIỂU LOAN BM: QTKD – Marketing Email: tieuloan.nguyen@gmail.com Nội dung Chính sách quản trị thông tin Quản lý văn thư điện tử Quản lý và lưu trữ hồ sơ tài liệu 2 Chính sách quản trị thông tin 3 Các giải pháp về quản trị thông tin ? 4 3.1. Chính sách quản trị thông tin Thông tin là gì? Thông tin gồm những loại nào? Thực hiện quản trị thông tin trong tổ chức là quản trị những lĩnh vực nào? Cho các ví dụ? 5 3 .1 .1 .K h ái n iệ m , p h ân lo ại , v ai tr ò c ủ a th ô n g ti n Thông tin trong lĩnh vực quản trị là sự phản ánh nội dung và hình thức liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố của hệ thống đó và giữa hệ thống đó với môi trường. 3.1.1.1. Khái niệm thông tin 6 3 .1 .1 .K h ái n iệ m , p h ân lo ại , v ai tr ò c ủ a th ô n g ti n 3.1.1.2. Phân loại thông tin Phân loại theo dạng thức thông tin 7 Dữ liệu đã được cấu trúc Dữ liệu chưa được cấu trúc Thông tin tham khảo và thư viện 3 .1 .1 .K h ái n iệ m , p h ân lo ại , v ai tr ò c ủ a th ô n g ti n 3.1.1.2. Phân loại thông tin Phân loại theo hình thức truyền thông tin 8 Không lời Qua Internet Bằng lời 2 .1 .1 .K h ái n iệ m , p h ân lo ại , v ai tr ò c ủ a th ô n g ti n 3.1.1.2. Phân loại thông tin (tt) Phân loại theo xuất xứ của thông tin 9 Thông tin bên ngoài vào doanh nghiệp Thông tin từ cơ quan ra ngoài Thông tin trong nội bộ doanh nghiệp 2 .1 .1 .K h ái n iệ m , p h ân lo ại , v ai tr ò c ủ a th ô n g ti n 3.1.1.2. Phân loại thông tin (tt) Phân loại theo tính chất pháp l{ của thông tin 10 Chính thức Không chính thức 3.1.1.2. Phân loại thông tin (tt) Phân loại theo cấp quản l{ 11 Ngang Ngang Chéo : Thông tin từ trên xuống : Thông tin từ dưới lên : Thông tin ngang 3.1.1.3. Vai trò của thông tin Thông tin được xem là một loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kz tổ chức nào. Thông tin là một nguồn lực then chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân lực, tài lực và các nguồn lực hữu hình khác. 12 3.1.2. Vai trò của quản trị thông tin 3.1.2.1. Khái niệm về quản trị thông tin 13 Phương thức Lập kế hoạch Tập hợp, tạo mới Tổ chức; sử dụng Phổ biến Kiểm soát, loại bỏ 3.1.2. Vai trò của quản trị thông tin 2.1.2.1. Khái niệm về quản trị thông tin Quản trị thông tin là việc một cơ quan sử dụng các phương thức để xử lý một cách có hiệu quả các thông tin liên quan đến các công việc hoạt động của cơ quan, đơn vị. 14 15 3.1.2.2. Các lĩnh vực quản trị thông tin Quản trị nguồn thông tin Quản trị công nghệ thông tin Quản trị xử l{ thông tin Quản trị tiêu chuẩn thông tin và các chính sách • Sẵn sàn, thuận tiện • Khai thác tối đa nguồn tin • Chính xác, tin cậy, toàn diện, nhất quán • Duy trì chất lượng • Yêu cầu về bảo mật thông tin • Nhấn mạnh hiệu quả xử l{ thông tin 16 3.1.3. Các nguyên tắc quản trị thông tin 3.1.4. Tổ chức thực hiện quản trị thông tin 3.1.4.1. Những yêu cầu chung 17 Quản trị thông tin cần chú { những yêu cầu gì? Quy trình tổ chức công tác thông tin? Nguyên tắc quản trị thông tin Tất cả các nhân viên đều sẵn sàng truy cập tất cả các thông tin mà họ cần cho công việc Tài sản thông tin được khai thác tối đa Chất lượng thông tin phải được duy trì Thông tin được sử dụng trong lĩnh vực công nghệ thông tin phải chính xác, đáng tin cậy, được cập nhật thường xuyên, toàn diện và nhất quán 18 Nguyên tắc quản trị thông tin Đặt hiệu quả cao trong công tác quản trị thông tin Nhấn mạnh vai trò của việc lưu trữ thông tin Nhấn mạnh việc quản l{ thông tin bằng Công nghệ thông tin 19 3.1.4.2. Quy trình tổ chức công tác thông tin Xác định nhu cầu thông tin Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin Thu thập thông tin Phân tích và xử lý thông tin Cung cấp phổ biến thông tin Lưu trữ và bảo quản thông tin 20 Xác định nhu cầu thông tin - Để thu thập thông tin phải xác định các thông tin nào tổ chức đang cần - Các nguồn thông tin luôn đa dạng nhưng không phải lúc nào tổ chức cũng cần đến 21 Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin Nguồn thông tin của tổ chức thường được phân loại: - Thông tin từ bên ngoài vào tổ chức và từ tổ chức ra ngoài ( Quá trình xử l{ văn bản đến và đi) - Thông tin truyền đạt giữa các phòng ban chức năng 22 Thông tin giữa các phòng ban chức năng 23 Thông tin giữa các phòng ban Các TP thường rất ngại NV chuyển thông tin cho bộ phận khác mà bản thân họ không biết. Nhiều NV thích vượt mặt TP để chuyển thông tin cho bộ phận khác hay cấp trên của TP mình. 24 25 Những yêu cầu cụ thể Yêu cầu về bằng chứng thông tin Phản hồi thông tin (feedback) Đảm bảo việc nhận thông tin (comfirm) Quản l{ thông tin đầu vào 26 Những yêu cầu cụ thể Tránh các lỗi quản l{ hồ sơ Phần mềm hỗ trợ các công tác lưu trữ Chú { yêu cầu về bảo mật thông tin Đưa ra những quy định chung Các quy định xử lý thông tin thường được áp dụng trong doanh nghiệp 27 - Đối với thông tin quan trọng, người gửi phải đảm bảo người nhận đã nhận được thông tin - Giao nhận giấy tờ phải có bằng chứng giao nhận - Sau khi nhận thông tin, tiến hành xử l{ sau 30 phút, trường hợp khẩn, xử l{ trong ngày đó Các phương pháp xử lý thông tin Thông tin từ bên ngoài vào 28 Vào sổ văn bản đến Chuyển văn bản đến bộ phận cần Yêu cầu người nhận k{ vào sổ VB đến Mẫu sổ quản lý văn bản đến 29 STT Ngày nhận văn bản Cơ quan gửi văn bản Số ký hiệu văn bản Ngày tháng năm ban hành văn bản Tên loại văn bản Trích yếu nội dung Nơi nhận hay người nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Mẫu giao diện phần mềm quản lý văn bản đến 30 Xử lý thông tin bằng mail (mail quan trọng) Nhân viên nhận mail Ghi nội dung mail vào sổ công văn đến In mail làm 2 bảng (1 lưu hồ sơ, 1 chuyển cho người nhận) Người nhận k{ vào sổ công văn đến 31 Thông tin từ cơ quan ra ngoài - Lưu trữ bằng chứng chuyển giao (phiếu chuyển phát nhanh) - Vào sổ công văn quản l{ văn bản đi 32 STT Ngày tháng năm ban hành văn bản Tên loại và trích yếu Số ký hiệu văn bản Nơi nhận văn bản Đơn vị lưu văn bản Họ tên chức vụ người ký Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 Tham khảo sự vận động của các loại hình thông tin 33 L/đạo tập đoàn Quần chúng Quyết định Thông báo Công văn Nghị quyết Kế hoạch Tờ trình Công văn Đề án VP Cty VP tập đoàn Xử lý Lãnh đạo công ty Lưu trữ Các đơn vị Dư luận, tin tức Dư luận, tin tức Truyền đạt bằng lời Truyền đạt bằng lời Đi Đi Đến Đến Quản lý văn thư điện tử 34 3.2.1. Thư điện tử là gì? E-mail, là một hệ thống chuyển nhận thư từ qua các mạng máy tính. 35 3.2.2. Phân loại và xử lý sơ bộ thư điện tử Phân loại và xử lý sơ bộ 36 2.2.3. Quy định xử lý văn thư điện tử - Ngày 03/12/2008, thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg về việc sử dụng hệ thống thư điện tử trong cơ quan nhà nước. 37 2 .2 .4 . N gu yê n t ắc t rả lờ i t h ư đ iệ n t ử 38 Tên, chức danh của người nhận Lời chào mở đầu Nội dung thư Lời chào kết Chữ ký Tái bút (nếu có) Cấu trúc một thư điện tử đơn giản Khi nhận được Email , trả lời ngày nếu có đầy đủ thông tin theo yêu cầu. Nếu chưa có đủ thông tin cũng gửi thư thông báo đã nhận được mail và sẽ sơm liên lạc lại. - Hình thức và văn phong cẩu thả - Tiêu đề không rõ ràng, không chữ k{ - Không dùng chữ viết tắt, viết dài dòng, lang mang - Không sử dụng chữ in hoa khi viết mail - Không sử dụng một tài khoản cho cả việc chung và việc riêng 2.2.5. Những lỗi cần tránh khi sử dụng thư điện tử 39 Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu 40 3.3.1. Khái quát chung về công tác quản lý TL,HS Thảo luận: Vì sao phải thực hiện quản l{ và sắp xếp tài liệu, hồ sơ? 41 - Hồ sơ tác nghiệp - Hồ sơ hành chính - Hồ sơ nguyên tắc - Hồ sơ nhân sự - Tài liệu sách báo 42 3.3.1.1. Phân loại hồ sơ tài liệu Theo chức năng 3.3.1.2. Một số phương pháp sắp xếp hồ sơ 43 3.3.1.3. Lập danh mục hồ sơ cụ thể, chính xác 44 3.3.2. Quản lý con dấu 45 3.3.2. Quản lý con dấu • Nghị định 58/2001/NĐ-CP về quản l{ và sử dụng con dấu • Thông tư 07/2002/TT-LT giữa Bộ Công an và Ban tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định 80 • Nghị định 31/2009/NĐ-CP • Thông tư 05-TT/BNV quy định mẫu và việc tổ chức khắc các con dấu của cơ quan tổ chức 46 3.3.2. Quản lý con dấu 47 Quy trình đóng dấu 3.3.2. Quản lý con dấu 48 Quy trình đóng dấu 3.3.3. Quản lý văn bản Đến, Đi - Nghị định 110/2004/NĐ-CP về quy trình quản l{ văn bản Đến và Đi. 49 Câu hỏi ôn tập 1. Anh (chị) nhận xét như thế nào về tầm quan trọng của việc phân loại thông tin trong tổ chức ? 2. Thông tin giữ vai trò như thế nào đối với tổ chức? 3. Có các cách phân loại thông tin nào? 4. Phân tích khái niệm của quản trị thông tin? 5. Các nguyên tắc chung của quản trị thông tin là gì? 50 Câu hỏi ôn tập 6. Vì sao nguyên tắc về “bằng chứng thông tin” được xem là một yêu cầu rất quan trọng đối với việc chuyển giao thông tin? Anh (chị) hãy nêu ví dụ cụ thể liên quan. 7. Tầm quan trọng của việc xác định nhu cầu thông tin trong quy trình tổ chức thông tin. 51 52