Quản lý nhà nước - Chương 2: Quản trị lao động văn phòng

Chương 2 QUẢN TRỊ LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG GV: NGUYỄN THỊ TIỂU LOAN BM: QTKD – Marketing Email: tieuloan.nguyen@gmail.com Nội dung Các chức danh của văn phòng Công tác tuyển dụng trong văn phòng 2 Khái niệm, vai trò và phân loại của lao động VP Các chức danh của văn phòng 3 Nhân viên văn phòng? 4 2.1. Chức danh của Văn phòng 5 Trong 7 ngành có nguồn cung cao tháng 4. Hành chính văn phòng xếp hàng thứ 2 sau kiểm toán và kế toán. Nguồn: vien-hanh-chinh-luong-nghin-dola-2755911.html 2.1.1. Thư ký văn phòng 6 Anh (chị) nghĩ gì về công việc thư ký văn phòng ? Có quan điểm cho rằng nghề thư ký văn phòng là nghề dễ làm? Anh (chị) nghĩ sao về quan điểm này? 2.1.1. Thư ký văn phòng 7 Thư ký là trợ lý của các cấp quản trị Thư ký văn phòng 2.1.1. Thư ký văn phòng (tt) 8 Chức năng của Thư ký văn phòng • Ghi tốc ký, soạn thảo văn bản • Xử lý văn bản đến và đi • Dự thảo các VB kiểm tra việc thi hành các quyết định của thủ trưởng. Công tác văn thư • Tổ chức các công tác đối ngoại • Hoạch định các cuộc hội họp • Chuẩn bị các chuyển đi công tác của thủ trưởng • Đảm bảo các điều kiện vật chất cho VP Hậu cần 2.1.1. Thư ký văn phòng 9 Phẩm chất và Kỹ năng mà một thư ký cần có? 2.1.1. Thư ký văn phòng 10 Kỹ năng mà một thư ký cần có Tổ chức khoa học Giao tiếp Tốc ký Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng Làm việc với Văn bản Quản lý thời gian Điều hành công việc 2.1.2. Quản trị viên văn phòng 11 Nhân viên văn phòng được giao nhiệm vụ, công việc cụ thể của công tác văn phòng 2.1.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng 12 2.1.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng Chức năng của nhà quản trị hành chính văn phòng - Xây dựng một cơ cấu hành chính hợp lý, có hiệu quả - Kiểm soát công việc hành chính văn phòng 13 2.1.3. Nhà quản trị hành chính VP Lãnh đạo Tổ chức Hoạch định 14 Phạm vi và trách nhiệm của một nhà quản trị văn phòng 2.1.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng 15 Vai trò, nhiệm vụ của một nhà Quản trị hành chính văn phòng Tạo lập các mối quan hệ Các công tác nhân sự Phân tích công việc, văn bản, báo cáo • Quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới • Quan hệ giữa các đồng nghiệp cùng cấp • Lập kế hoạch tuyển dụng • Thực hiện tổ chức tuyển dụng nhân sự • Đào tạo nhân viên • Phân tích các công việc chịu trách nhiệm • Quản lý văn bản • Viết báo cáo Các hoạt động giao tiếp trong văn phòng Khái niệm về giao tiếp và giao tiếp trong văn phòng? 16 Giao tiếp hành chính Là hoạt động xác lập mối quan hệ và sự tiếp xúc giữa con người với nhau để cùng hiểu biết các thông tin, điều chỉnh mục tiêu, hành vi của mình nhằm mang lại lợi ích thỏa mãn yêu cầu nhất định của quản lý hành chính. 17 Các loại giao tiếp T/c tiếp xúc GT trực tiếp GT gián tiếp Tính chất tổ chức GT chính thức GT không chính thức Vị thế Vị thế mạnh và yếu GT cân bằng Đặc điểm ngôn ngữ Bằng ngôn ngữ Phi ngôn ngữ 18 Nguyên tắc giao tiếp chung Hài hòa Tôn trọng Quan tâm Giao tiếp hiệu quả 19 Quản trị lao động văn phòng 20 2.2. Khái niệm, vai trò, phân loại của lao động VP 21 Tầm quan trọng của việc Quản trị lao động văn phòng? Quản trị lao động văn phòng là quá trình tiến hành công tác quản lý lao động của văn phòng thông qua các hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát nhằm đatk được mục tiêu, nhiệm vu với hiệu quả cao nhất. 2.2.1. Khái niệm lao động văn phòng 22 2.2.1. Quản trị lao động VP Lãnh đạo Tổ chức Hoạch định 23 Nhà quản trị hành chính văn phòng trong công tác quản trị lao động VP 2.2.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng - Tổ chức cần những nhân viên như thế nào? - Khi nào chúng ta cần họ? - Họ phải có các kỹ năng gì? - Đã có sẵn nguồn nhân sự chưa? 24 HOẠCH ĐỊNH LAO ĐỘNG VP Đặt các mục tiêu theo nguyên tắc SMART 25 Các loại kế hoạch - Kế hoạch tác nghiệp: mang tính chất thường xuyên - Kế hoạch một lần: dự án, nhằm hỗ trợ công tác văn phòng - Kế hoạch cụ thể: cụ thể cho từng tháng, quý, năm. 26 2.2.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng - Lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo - Sắp xếp nhân sự trong văn phòng 27 TỔ CHỨC LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG 2.2.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng - Phân công công việc cụ thể cho mỗi người - Thường xuyên động viên, tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ 28 LÃNH ĐẠO LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG 2.2.3. Nhà quản trị hành chính văn phòng Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện công việc của nhân viên, xây dựng các quy định về kiểm soát nhân sự, kịp thời giải quyết các tình huống phát sinh 29 KIỂM SOÁT LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TRONG VĂN PHÒNG 30 2.3 Thực hiện công tác tuyển dụng Tuyển dụng là một trong những nhiệm vụ hàng đầu và liên tục nhằm đảm bảo cho hoạt động liên tục của văn phòng. Tuyển dụng sai lầm dẫn đến: - Tốn kém chi phí - Tạo tâm lý bất an cho nhân viên - Có thể liên quan đến pháp lý - Ảnh hưởng đến cả uy tín của doanh nghiệp 31 2.3.1. Xây dựng và thực hiện chính sách tuyển dụng Quy trình tuyển dụng 1. Xác định nhu cầu tuyển dụng 1. Thành lập bộ phận làm nhiệm vụ tuyển dụng 2. Xây dựng kế hoạch tuyển dụng 3. Tìm kiếm thu hút ứng viên 3. Xét duyện hồ sơ dự thi 4. Tổ chức thi tuyển 5. Phỏng vấn chuyên môn 6. Đánh giá quyết định 7.Tiếp nhận nhân viên 8. Ký hợp đồng thử việc 9. Đánh giá kết quả thử việc 10. Ký hợp động chính thức 32 Xác định nhu cầu nhân sự Nguồn ứng viên nội bộ Nguồn ứng viên mới - Nhân viên nữ - Bạn bè của nhân viên - Các trường học - Các trung tâm giới thiệu việc làm 33 Đánh giá hồ sơ - Hiện tượng khếch trương thành tích - Đánh dấu nội dung cảm thấy thích - Xem xét quá trình công tác - Thay đổi chỗ làm liên tục - Thay đổi định hướng nghề nghiệp - Lý lịch cẩu thả 34 Quá trình phỏng vấn Đặt các câu hỏi theo nguyên tắc tam giác quan hệ “ Cái gì? thế nào? Kết quả? Câu hỏi mở: Nên: nhận xét của anh chị về những khó khăn của công việc thư ký? Không nên: Theo anh chị công việc thư ký có khó khăn gì? 35 Kết thúc phỏng vấn Không nên hứa hẹn điều gì cả kể cả người phỏng vấn có quyền quyết định sau cùng 36 Câu hỏi ôn tập 1. Chức năng và nhiệm vụ của thư ký văn phòng là gì? 2. Chức danh thư ký được phân loại như thế nào? 3. Một nhân viên hành chính văn phòng bình thường có thể thực hiện thay các nhiệm vụ của văn phòng hay không? 4. Vì sau xác định nhu cầu về nhân sự là công tác đầu tiên và quan trọng nhất trong công tác quản trị lao động văn phòng? 5. Khái niệm giao tiếp trong văn phòng, hoạt động giao tiếp trong văn phòng nhấn mạnh các yêu cầu gì? 37 Câu hỏi ôn tập 6. Khi giao tiếp trong văn phòng cần tôn trọng các nguyên tắc gì? 7. Các bước cơ bản của một quy trình tuyển dụng nhân sự trong văn phòng là gì? 8. Có quan điểm cho rằng “Văn phòng luôn phải thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự, Anh (chị) nghĩ như thế nào về quan điểm này? 38