Quản lý ký túc xá trường cao đẳng công nghệ thông tin hữu nghị Việt - Hàn

Quản lý ký túc xá Trường Cao đẳng Công nghệ thông tin Hữu Nghị Việt - Hàn LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, công nghệ thông tin đã có những bước phát triển mạnh mẽ theo cả chiều rộng và sâu. Máy tính điện tử không còn là một thứ phương tiện quý hiếm mà đang ngày càng trở thành một công cụ làm việc và giải trí thông dụng của con người, không chỉ ở công sở mà còn ngay cả trong gia đình. Đứng trước sự bùng nổ thông tin, các tổ chức và các doanh nghiệp đều tìm mọi biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin của mình nhằm tin học hoá các hoạt động tác nghiệp của đơn vị mình. Mức độ hoàn thiện tuỳ thuộc vào quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. Từ nhu cầu nêu trên, trong thời gian thực tập tốt nghiệp em đã sử dụng vốn kiến thức ít ỏi của mình tìm hiểu và phân tích bài toán quản lý ký túc xá “Trường CĐ CNNT Hữu Nghị Viêt – Hàn”. Nó chỉ mang tính chất thử nghiệm để học hỏi, trao đổi kinh nghiệm và làm quen với thực tế. Với sự hướng dẫn tận tình của giáo em đã hoàn thành cuốn báo cáo đồ án tốt nghiệp này. Tuy đã cố gắng hết sức tìm hiểu, phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống nhưng chắc rằng không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự thông cảm và góp ý của quí Thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn. Qua đây cho phép em bày tỏ lòng biết ơn đến sự dạy dỗ chỉ bảo của các thầy, cô trong trường. Đặc biệt là thầy trực tiếp hướng dẫn đã chỉ bảo và giúp đỡ em trong thời gian thực hiện đồ án tốt nghiệp này, em chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của Thầy. NỘI DUNG Chương 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 1. Lý do chọn đề tài Ký túc xá của trường CĐ CNTT hữu nghị Việt Hàn về quy mô là rất lớn nên việc quản lý thông tin cán bộ KTX, quản lý sinh viên nội trú và cơ sở vật chất , các phòng , quản lý thu chi tiền phòng, điện nước, tìm kiếm thông tin là rất cần thiết. Ngày nay việc quản lý trên máy tính mang lại hiệu quả cao về nguồn nhân lực, kinh tế. Được dẫn chứng như Trường ĐHQG Tp.Hồ Chí Minh. Đặc biệt vào đầu năm số lượng SV đăng ký ở ký túc là rất nhiều vì vậy nếu có một chương trình quản lý ký túc sẽ giúp công việc nhanh hơn và tiết kiệm được nhiều thời gian cho công tác quản lý. - Em cảm thấy em làm đề tài quản lý là phù hợp với khả năng và năng lực hiện có của em. - Lý do cá nhân đây là năm học cuối ở ngôi trường này. Em muốn làm điều gì đó về ngôi trường mà em đã học, nên em đã quyết định đi sâu vào đề tài “Quản lý ký túc xá Trường CĐ CNTT Hữu Nghị Việt-Hàn” 2. Tình hình nghiên cứu - Quản lý ký túc xá là một vấn đề được đặt ra ở các trường có ký túc xá. Vì vậy có rất nhiều chương trình và công trình nghiên cứu về đề tài quản lý ký túc xá. Một ví dụ điển hình về công tác quản lý ký túc xá Trường ĐHQG T.p Hồ Chí Minh. Qua nghiên cứu thực tế, qua internet được biết mô hình quản lý ký túc xá của Trường ĐHQG Tp.Hồ Chí Minh đang được sử dụng là rất tốt rất phù hợp. Nên qua đó em muốn áp dụng cái mô hình này vào quản lý ký túc xá trường mình. Vì nó có những nét tương đồng giống nhau ( Về cơ sở vật chất, Về đội ngũ quản lý...) 3. Mục tiêu và phương pháp nghiên cứu *Mục tiêu Mục tiêu được xác định hàng đầu quản lý ký túc xá nâng cao chất lượng sống cho sinh viên. Chương trình đảm bảo được: Quản lý được phòng ở trong ký túc xá số phòng Tài sản trong ký túc xá Quản lý sinh viên trong ký túc xá ( Danh sách sinh viên từng phòng, trưởng phòng, địa chỉ, lớp, số điện thoại liên hệ…) Quản lý theo dõi sửa chữa phòng ở trong ký túc xá. Quản lý thu tiền ở, tiền điện nước cấp hóa đơn. Quản lý đăng ký ở ký túc xá. Quản lý thi đua giữa các phòng *Phương pháp nghiên cứu - Nghiên cứu khoa học là một họat động tìm kiếm, xem xét, điều tra, hoặc thử nghiệm. Dựa trên những số liệu, tài liệu, kiến thức,… đạt được từ các thí nghiệm NCKH để phát hiện ra những cái mới về bản chất sự vật, về thế giới tự nhiên và xã hội, và để sáng tạo phương pháp và phương tiện kỹ thuật mới cao hơn, giá trị hơn. Con người muốn làm NCKH phải có kiến thức nhất định về lãnh vực nghiên cứu và cái chính là phải rèn luyện cách làm việc tự lực, có phương pháp từ lúc ngồi trên ghế nhà trường. - Phương pháp khoa học Phương pháp khoa học (PPKH). Những ngành khoa học khác nhau cũng có thể có những PPKH khác nhau. Ngành khoa học tự nhiên như vật lý, hoá học, nông nghiệp sử dụng PPKH thực nghiệm, như tiến hành bố trí thí nghiệm để thu thập số liệu, để giải thích và kết luận. Còn ngành khoa học xã hội như nhân chủng học, kinh tế, lịch sử… sử dụng PPKH thu thập thông tin từ sự quan sát, phỏng vấn hay điều tra. Tuy nhiên, PPKH có những bước chung như: Quan sát sự vật hay hiện tượng, đặt vấn đề và lập giả thuyết, thu thập số liệu và dựa trên số lịệu để rút ra kết luận (Bảng1.1). Nhưng vẫn có sự khác nhau về quá trình thu thập số liệu, xử lý và phân tích số liệu Nhằm thu thập thông tin từ quan sát hiện trạng: Ví dụ: Ký túc xá “Trường CĐ CNTT Hữu Nghị Việt-Hàn” gồm 4 khu: A1, B1, B2, B3, A2. Hiện tại sinh viên đang sống và sinh hoạt ở các khu A1, B1, B2 Mục đích là đưa danh sách sinh viên vào CSDL của bài toán. Bước Nội dung 1 Quan sát sự vật, hiện tượng 2 Đặt vấn đề nghiên cứu 3 Đặt giả thuyết hay sự tiên đoán 4 Thu thập thông tin hay số liệu thí nghiệm 5 Kết luận Bảng 1.1 Các bước cơ bản trong phương pháp khoa học - Phương pháp thu thập số liệu Thu thập số liệu thí nghiệm là một công việc quan trọng trong NCKH. Mục đích của thu thập số liệu (từ các tài liệu nghiên cứu khoa học có trước, từ quan sát và thực hiện thí nghiệm) là để làm cơ sơ lý luận khoa học hay luận cứ chứng minh giả thuyết hay tìm ra vấn đề cần nghiên cứu. + Có 3 phương pháp thu thập số liệu: a) Thu thập số liệu bằng cách tham khảo tài liệu. b) Thu thập số liệu từ những thực nghiệm (các thí nghiệm trong phòng, thí nghiệm ngoài đồng, …). c) Thu thập số liệu phi thực nghiệm (lập bảng câu hỏi điều tra). - Phương pháp này khá phổ biến, vận dụng vao để thu thập các con sô: Ví Dụ: như phòng B2 311 hiện tại danh sách phòng đó có 7 sinh viên. - Ngoài ra thu thập số liệu từ phi thực nghiệm ( như đặt các phiếu hỏi…) Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN 1. Cở sở lý thuyết 1.1. Các khái niệm cở bản - Cơ sở dữ liệu: Là một tập hợp các bảng dữ liệu có quan hệ với nhau sao cho cấu trúc của chúng cũng như các mối quan hệ bên trong giữa chúng là tách biệt với chương trình ứng dụng bên ngoài, đồng thời nhiều người dùng khác nhau cũng như nhiều ứng dụng khác nhau có thể cùng khai thác và chia sẻ một cách chọn lọc lúc cần. - Thực thể: Là hình ảnh cụ thể của một đối tượng trong hệ thống thông tin quản lý. Một thực thể xác định Tên và các thuộc tính. - Thuộc tính: Là một yếu tố dữ liệu hoặc thông tin của thực thể ấy. - Lớp thực thể: Là các thực thể cùng thuộc tính. - Lược đồ quan hệ: Tập các thuộc tính của một quan hệ. Lược đồ một quan hệ gồm các thuộc tính của thực thể cùng với các mệnh đề ràng buộc. VD: Lược đồ một quan hệ R = = ( A1:D1,A2:D2, .., An :Dn , M) Trong đó: R là một lược đồ quan hệ Ai : tên thuộc tính Di : miền xác định của thuộc tính M : mệnh đề ràng buộc Nội dung của một lược đồ quan hệ gọi là các bộ. - Các phép toán tối thiểu: * Tìm kiếm dữ liệu theo tiêu chuẩn đã chọn, không làm thay đổi trạng thái cơ sở dữ liệu. * Thay đổi cấu trúc cơ sở dữ liệu. * Thay đổi nội dung cơ sở dữ liệu. * Xử lý, tính toán trên cơ sở dữ liệu. 1.2. Khái niệm phụ thuộc dữ liệu và các dạng chuẩn - Một thuộc tính gọi là phụ thuộc vào các thuộc tính khác khi giá trị của thuộc tính này phụ thuộc vào giá trị của thuộc tính kia. Sự phụ thuộc này có thể là gián tiếp hay trực tiếp. - Một quan hệ bao giờ cũng có một nhóm thuộc tính mà giá trị của chúng qui định giá trị của các thuộc tính khác, nhóm thuộc tính đó gọi là khoá. - Với một quan hệ tuỳ vào các phụ thuộc của các thuộc tính vào khoá có trong đó mà ta phân chia các quan hệ đó thành các dạng chuẩn khác nhau. Các dạng chuẩn cơ bản: * Dạng chuẩn 1 * Dạng chuẩn 2 * Dạng chuẩn 3 Các dữ liệu lưu trữ dưới dạng chuẩn 3 tránh được hiện tượng dư thừa dữ liệu, tạo cho dữ liệu có tính độc lập cao. Các quan hệ nếu chưa ở dạng chuẩn 3 sẽ được phân rã thành các quan hệ nhỏ hơn có dạng chuẩn 3. 1.3. Khái niệm chỉ dẫn và khoá chỉ dẫn - Để có thể tìm kiếm thông tin nhanh theo một tiêu chuẩn nào đó chúng ta tạo ra các thông tin chỉ dẫn theo tiêu chuẩn đó. Các thông tin chỉ dẫn là các thông tin giúp ta tìm kiếm dữ liệu nhanh. Các thông tin này gọi là khoá chỉ dẫn. Khoá chỉ dẫn có thể là 1 trường hoặc nhiều trường trong trường hợp này phải chỉ ra thứ tự. Với cách tạo ra khoá theo tiêu chuẩn nào đó ta có thể tìm kiếm dữ liệu nhanh theo tiêu chuẩn đó. 1.4. Mục tiêu và tính ưu việt của mô hình quan hệ - Cho một lược đồ dữ liệu dễ sử dụng, mô hình đơn giản, người dùng không cần biết cấu trúc vật lý của dữ liệu. Tiện lợi cho người dùng cuối không chuyên tin học. - Tăng cường tính độc lập của dữ liệu, đặc biệt là độc lập vật lý. - Cho một khả năng có một ngôn ngữ thao tác bậc cao. - Tối ưu việc tìm kiếm dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, hệ quản trị tự tìm cách truy nhập. - Cải thiện nâng cao toàn vẹn dữ liệu và bảo mật dữ liệu. - Có thể phục vụ cho nhiều chương trình ứng dụng. - Có cơ sở toán học phong phú chắc chắn: * Lý thuyết quan hệ * Dạng chuẩn có độ bền vững và đầy đủ thông tin 2. Công cụ phát triển 2.1. Lựa chọn công cụ 2.1.2. Lý do chọn công cụ Visual Basic 6.0 - Do tính chất của cơ sở dữ liệu của bài toán chương trình này sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 trong việc tạo giao diện và chương trình chính, kết hợp với My SQL tạo cơ sở dữ liệu. Chương trình chạy trên nền Win95/ Win98/Win XP/Window 7. - Visual Basic là ngôn ngữ lập trình thông dụng trên Windows. Visual Basic 6.0 hỗ trợ quản lý Cơ sở dữ liệu và Internet, đặc biệt là quản lý cơ sở dữ liệu. - Visual Basic có nhiều tính năng mới. Các điều khiển mới cho phép ta viết các chương trình ứng dụng kết hợp các giao diện, cách xử lý và tính năng của Office 97 và trình duyệt Web Internet Explorer. - Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan (Visual), nghĩa là khi thiết kế chương trình ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đây là thuận lợi lớn so với các ngôn ngữ lập trình khác, Visual Basic cho phép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng về màu sắc, kích thước và hình dáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng. - Bên cạnh đó, Visual Basic còn hỗ trợ tính năng kết nối môi trường dữ liệu Access, My SQL, SQL,...Việc liên kết dữ liệu có thể thực hiện bằng nhiều cách. Trong đó thiết kế DataEnvironment là một điểm mới trong VB 6.0. Nó dùng để quản lý một cách trực quan việc kết nối một cơ sở dữ liệu. Nghĩa là khi ta có một thiết kế DataEnvironment trong ứng dụng thì ta có thể quản lý tất cả các thông tin gắn liền với kết nối ở một nơi, chứ không phải như những kỹ thuật cổ điển nhúng thông tin kết nối trong CSDL trong chương trình. - Sử dụng những điều khiển chuẩn của Visual Basic: Sử dụng những điều khiển ấy để lấy thông tin mã của người sử dụng nhập vào và để hiển thị kết xuất trên màn hình. Ví dụ: hộp văn bản, nút lệnh, hộp danh sách... - Lập trình với đối tượng: Những đối tượng là thành phần chính để lập trình Visual Basic. Đối tượng có thể là form, điều khiển, cơ sở dữ liệu. - Lập trình với đối tượng: Những đối tượng là thành phần chính để lập trình Visual Basic. Đối tượng có thể là form, điều khiển, cơ sở dữ liệu. - Lập trình với phần hợp thành: Khi cần sử dụng khả năng tính toán của Microsoft Excel, định dạng một tài liệu sử dụng thanh công cụ của Microsoft Word, lưu trữ và xử lý dữ liệu dùng Microsoft Jet...Tất cả những điều này có thể thực hiện bằng cách xây dựng những ứng dụng sử dụng thành phần ActiveX. Tuy nhiên người sử dụng có thể tạo ActiveX riêng. - Đáp ứng những sự kiện phím và con chuột: Sử dụng phím nóng, rê và thả chuột như tính năng của OLE... - Làm việc với văn bản đồ hoạ: Xử lý văn bản, chèn hình theo ý muốn - Gỡ rối và quản lý lỗi - Xử lý ổ đĩa thư mục và file: Qua phương thức cũ là lệnh Open, Write# và một tập hợp những công cụ mới như FSO (File System Object). - Thiết kế cho việc thi hành và tính tương thích: Chia xẻ hầu hết những tính năng ngôn ngữ cho ứng dụng - Phân phối ứng dụng: Sau khi tạo xong một ứng dụng ta có thể tự do phân phối cho bất kỳ ai. Ta có thể phân phối trên đĩa, trên CD, trên mạng... - Chương trình "Quản lý ký túc xá Trường CĐ CNTT Hữu Nghị Việt-Hàn" là chương trình quản lý cơ sở dữ liệu (lưu trữ, tra cứu...) tại trường. Do đó việc dùng ngôn ngữ VB 6.0 là thích hợp. 2.1.3. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL + MySQL là một phần mềm quản trị CSDL mã nguồn mở, miễn phí nằm trong nhóm LAMP (Linux - Apache -MySQL - PHP) + MySQL là một phần mềm quản trị CSDL dạng server-based (gần tương đương với SQL Server của Microsoft). MySQL quản lý dữ liệu thông qua các CSDL, mỗi CSDL có thể có nhiều bảng quan hệ chứa dữ liệu.MySQL có cơ chế phân quyền người sử dụng riêng, mỗi người dùng có thể được quản lý một hoặc nhiều CSDL khác nhau, mỗi người dùng có một tên truy cập (user name) và mật khẩu tương ứng để truy xuất đến CSDL.Khi ta truy vấn tới CSDL MySQL, ta phải cung cấp tên truy cập và mật khẩu của tài khỏan có quyền sử dụng CSDL đó. Nếu không, chúng ta sẽ không làm được gì cả. 2.1.4. Sử dụng VB.NET để kết nối mySQL - Những ai đã quen với lập trình .NET khi sử dụng ADO để kết nối với CSDL cũng đã rất quen thuộc với cụm từ Connection String Đúng ra, trong lập trình Connection String là thuộc tính của đối tượng ADO Connection. Với MySQL cũng vậy, một số thông số truyền vào chuỗi định nghĩa kết nốivới CSDL gần như giống hoàn toàn với ADO.NET; tuy nhiên chúng ta không sử dụng ADO.NET mà là MySQL Connector. Mở và đóng kết nối Việc mở và đóng kết nới một đối tượng ADO.NET là công việc cực kỳ quan trọng nhất trong bất cứ tình huống nào. Bởi vì nếu coding không cẩn thận sẽ dễ gây ra tràn bộ nhớ. Quá trình mở và đóng kết nối luôn trãi qua 3 bước: Tạo một đối tượng ADO Connection; gửi ConnectionString cho thuộc thính của đối tượng hoặc truyền vào hàm khởi tạo của đối tượng, dùng phương thức Open() để mời kết nối. Khi không có nhu cầu sử dụng đối tượng Connection này nữa, hãy dùng IsNothing (cho VB.NET) để hủy tất cả các connection và liên kết tới đối tượng; và cũng để giải phóng tài nguyên hệ thống. Cũng giống như SQL; MySQL cũng dựng sẵn các exception để giải quyết vấn đề lỗi xảy ra của đối tượng. Xem 2 ví dụ để có thể thấy cách mở và đóng kết nối an toàn khi sử dụng MySQLConnection Dim MySQLConnectionString As String Dim MyADOConnection As MySqlConnection MySQLConnectionString = "Server=myServer;" & _ "Database=myDatabase;" & _ "Uid=myUserID;" & _ "Pwd=myPassword;" & _ "Connect Timeout=30;" MyADOConnection = New MySqlConnection(MySQLConnectionString) MyADOConnection.Open() Private Function MySQLADOConnectionOpen(ByRef pErrorMessageString As String) As Boolean Try mMySqlConnection = New MySqlConnection mMySqlConnection.ConnectionString = mMySQLConnectionString mMySqlConnection.Open() Return (True) Catch exError As MySqlException pErrorMessageString = exError.Message Return (False) End Try End Function Public Function MySQLADOConnectionClose(ByRef pErrorMessageString As String) As Boolean Try If Not IsNothing(mMySqlConnection) Then If mMySqlConnection.State = ConnectionState.Open Then mMySqlConnection.Close() End If mMySqlConnection = Nothing End If Return (True) Catch exError As MySqlException pErrorMessageString = exError.Message Return (False ) End Try End Function Đọc và xử lý dữ liệu - Trước khi bắt đầu; bạn dãy dùng phần mềm Toad for MySQL để tạo CSDL và tạo dữ liệu giả làm ví dụ. Đây là công cụ rất hữu ích, tích hợp với MySQL, IBM DB2, và MS SQL. Ví dụ, bạn tạo được CSDL *DROP TABLE IF EXISTS `DOITUONG`; CREATE TABLE `DOITUONG` ( `MA_DOI_TUONG` varchar(20) NOT NULL, `TEN_DOI_TUONG` varchar(60) NOT NULL, PRIMARY KEY (`TEN_DOI_TUONG`), KEY `MA_DOITUONG` (`MA_DOI_TUONG`), ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1; * INSERT INTO DOITUONG (`MA_DOI_TUONG`,`TEN_DOI_TUONG) VALUES ('”+Me.txtmadoituong.text+”','','”+Me.txttendoituong.text+”'); 2.2. Môi trường làm việc - Hệ thống máy tính chủ yếu được sử dụng hiện nay tại nhà trường chủ yếu là máy PC. - Đa số người sử dụng trên thực tế hoặc đã làm quen với tin học chủ yếu sư dụng hệ điều hành Windows. - Hệ thống chương trình HTQLKT sẽ rất tiện dụng khi chạy trên môi trường mạng. Tuy nhiên nó vẫn có thể cài trên máy lẻ, áp dụng với những cơ sở chưa ứng dụng mạng máy tính trong quản lý. 2.3. Kết luận - Đây là chương trình quản lý thực hiện tin học hoá vào trong lĩnh vực quản lý ký túc xá trường mà trước đây vẫn quản lý theo lối thủ công. Cơ sở dữ liệu của bài toán này được phân tích và thiết kế theo phương pháp MERISE (Methode pour Rassembler les Idees Sans Effort: Các phương pháp để tập hợp các ý tưởng không cần cố gắng ). - Một số mặt mạnh của phương pháp Merise là có cơ sở khoa học vững chắc, hiện tại nó là một trong những phương pháp phân tích được dùng nhiều ở Pháp và Châu Âu khi phải phân tích và thiết kế các hệ thống lớn. Là phương pháp dung thiết kế một hệ quản trị cơ sở dữ liệu hoàn hảo từ những yêu cầu cơ bản ban đầu, giúp từng bước cảm nhận và hoàn thành hệ thống thông tin một cách logic. - Tuy nhiên phương pháp này cũng có một số nhược điểm là cồng kềnh, do đó để giải quyết các áp dụng nhỏ , việc áp dụng phương pháp này nhiều lúc đưa đến việc kéo dài thời gian, nặng nề không đáng có. Mức mô tả Các khái niệm sử dụng Dữ liệu Xử lý Quan niệm Mô hình quan niệm dữ liệu Mô hình quan niệm xử lý Logic Mô hình logic dữ liệu Mô hình logic xử lý Vật lý Mô hình vật lý dữ liệu Mô hình vật lý xử lý Hình 2.8 Bảng các khái niệm sử dụng + Nhu cầu thực tế - Trên thực tế nhu cầu xem xét thông tin về một vấn đề nào đó tại một thời điểm đối với người quản lý, nhà lãnh đạo rất cần thiết. Các thông tin này là một trong nhiều phần nhỏ trong hệ thống dữ liệu đầy đủ. Các dữ liệu cần xem xét chỉ được quan tâm theo một khía cạnh nào đó mà thôi. - Tại mỗi lúc các thông tin mà người sử dụng cần biết là rất khác nhau. Thông tin có thể là nhắn gọn hoặc đầy đủ tuỳ thuộc vào yêu cầu cụ thể của người sử dụng. - Việc xem xét theo dõi các thông tin tại một thời điểm bất kỳ có ý nghĩa rất lớn. Chúng cho phép người quản lý theo dõi được việc quản lý thường xuyên đối với các sinh viên đang học tại trường + Bài toán đặt ra - Cho phép người sử dụng chọn và tra cứu thông tin sinh viên ở nội trú một cách thân thiện và nhanh chóng nhất. - Cho phép người quản lý có thể bổ sung hoặc sửa đổi thông tin sinh viên một cách nhanh chóng nếu được nhận quyền tương ứng như vậy. - Hệ thống tự động kiểm tra các khoản nêu các khoản đã thu khoản nào chưa thu. - Khi sinh viên muốn lam thủ tục ở nội trú thì hệ thống sẽ cho biết danh sách các phòng còn trống trong từng khu nhà để sắp xếp chỗ ở hợp lý Chương 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 1. Phần tổng quan 1.1. Phạm vi và ràng buộc cho hệ thống 1.1.1. Phạm vi hệ thống - Hệ thống là một chương trình quản lý, thực hiện đầy đủ các chức năng, nhằm quản lý các sinh viên ở và sinh hoạt ký túc xá. 1.1.2. Các ràng buộc hệ thống - Hệ thống phải được sử dụng bởi tất cả các thành viên trong ban quản lý ký túc xá. Và đặc biệt là các bạn sinh viên trong trường. - Hệ thống phải bắt đầu hoạt động sau 6 tháng từ khi triển khai - Kinh phí thực hiện phải đảm bảo ít nhất, mà chương trình vẫn đảm bảo được tốt nhất. 2.1. Phân tích 2.1.1. Sơ đồ tổ chức BAN GIÁM HIỆU Phòng Y Tế Phòng Công Tác Sinh Viên Phòng Hành Chính Phòng Tài Vụ 2.1.2. Mô tả hoạt động hiện trạng của bài toán tương ứng Người dùng Chức năng sử dụng Phòng Công Tác Sinh Viên Thêm đối tượng, tra cứu, cập nhật Phòng Tài Vụ Tra cứu, cập nhật Phòng Hành Chính Tra cứu, cập nhật Sinh Viên Tra cứu, đăng ký mới Hình 3.1 Bảng mô tả hoạt động hiện trạng của bài toán tương ứng 2.1.3. Nhận xét đánh giá hiện trạng và đặc tả bài toán - Thiếu: Phương tiện quản lý - Kém: Chu trình quá lâu, nhất là khâu giải quyết hồ sơ đăng ký ở KTX… - Tốn: Nhân lực ở khâu kiểm sóat & tìm kiếm… Đầu mỗi năm học, phòng CTSV sẽ lên kế hoạch phân công kiểm tra khả năng phòng ốc của mỗi khu ký túc xá thuộc khu ký túc xá của nhà trường. Căn cứ trên chỉ tiêu sinh viên đầu vào của năm học đó sẽ tiến hành lên kế hoạch chuẩn bị đón tiếp sinh viên vào ký túc xá. Sau đó tiến hành thông báo đến sinh viên về việc tiếp nhận sinh viên các khoá vào khu ký túc xá của trường với mức quyết định ưu tiên cho từng đối tượng sinh viên căn cứ vào khả năng tiếp nhận thực tế của khu ký túc xá. Phòng CTSV phân công cán bộ tiếp nhận hồ sơ sinh viên đăng ký vào ở KTX. Sau khi đã nhận đầy đủ các hồ sơ thủ tục cần thiết về việc đăng ký ở ký túc xá của sinh viên, Phòng công tác sinh viên nhanh chóng xem xét hồ sơ và trả lời cho sinh viên tối đa trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ về việc tiếp nhận hay không tiếp nhận sinh viên vào ở trong ký túc xá. Trường hợp sinh viên đả đăng ký vào ký túc xá nhưng không được chấp nhận thì phải thông báo và nêu lý do cụ thể. Trong thời hạn tối đa là 7 ngày từ ngày ra thông báo sinh viên được tiếp nhận vào ký túc xá, Phòng CTSV sẽ lên kế hoạch hoàn tất các thủ tục cần thiết. Mức phí ký túc xá được BGH quy định theo 3 mức cụ thể: 80.000d/thang, 100.000d/1thang và 120.000d/tháng Đơn xin ở ký túc xá chỉ có giá trị trong một học kỳ nhất định. Sau mỗi học kỳ, trước khi nghỉ hè, nghỉ tết sinh viên phải bàn giao lại phòng cho P.CTSV và làm lại thủ tục đăng ký nếu muốn tiếp tục ở tại KTX. Một tháng trước khi hợp đồng nội trú hết hạn, Phòng CTSV của trường phải thông báo cho sinh viên nội trú biết và thông báo thời gian đăng ký cụ thể. Việc đăng ký tiếp tục ở tại ký túc xá phải được thực hiện đúng theo lịch do Phòng Công Tác Sinh Viên đề ra. Sau khi mọi thủ tục đăng ký và lệ phí được hoàn tất. Phòng CTSV sẽ tiến hành bố trí sắp xếp chỗ ở cho sinh viên nội trú, đồng thời tiến hành làm thủ tục đăng ký tạm trú, tạm vắng với cơ quan công an tại địa phương trường cư trú. Tất cả yêu cầu chuyển đổi phòng ở trong khu ký túc xá phải được sự đồng ý của Phòng CTSV. Tất cả các sinh viên phải tuân thủ tuyệt đối qui định của ký túc xá. Mọi trường hợp muốn đăng ký ở lại hè hoặc lễ, tết phải làm phiếu đăng ký và nộp về phòng CTSV và phải được sự phê duyệt của Phòng CTSV. Tất cả các hồ sơ sinh viên nội trú phải được quản lý theo đúng qui định của lưu trữ hồ sơ sinh viên và nhằm đảm bảo việc quản lý sinh viên nội trú theo nguyên tắc phân bổ phòng của ký túc xá (Theo Lớp, Theo Khoa, Sau đó phân bổ các sinh viên còn lại). 2.2. Phân thích dữ liệu 2.2.1. Mô hình hóa dữ liệu quan niệm ER có đặc tả mô hình 2.2.1.1. Mô hình hóa dữ liệu ERD HOSO (1,1) SINHVIEN DOITUONG NHATKYLE PHIKHAC NHATKY TIEUTHU TAISAN PHONG KHUNHA KYLUAT KHENTHUONG NHATKY BH NHATKYPHIO Của (1,1) Liên Quan (1,1) (1,n) Liên Quan (1,n) (1,1) ỞTai (1,n) Của (1,n) (1,1) Của (1,n) (1,1) Thuộc (1,1) (1,n) Liên Quan (1,1) (0,n) Của (0,n) (1,1) Thuộc (1,n) (1,1) Thuộc (1,1) (1,n) Hình 3.2 Mô hình hóa dữ liệu ERD 2.2.1.2. Đặc tả mô hình SINH VIEN Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ghi chú MA_SV INTEGER THUỘC TÍNH KHÓA HO_VA_TEN VARCHAR 60 NGAY_SINH DATETIME EMIAL VARCHAR 30 LỚP VARCHAR 20 KHOA VARCHAR 20 PHONG Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ghi chú MA_PHONG INTEGER THUỘC TÍNH KHÓA TEN_PHONG VARCHAR 45 SO_LUONG INTEGER KHUNHA Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ghi chú MA_KHU_NHA INTEGER THUỘ TÍNH KHÓA TEN_KHU_NHA VARCHAR 45 SO_LUONG_PHONG INTEGER KHENTHUONG Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ghi chú MA_KHEN_THUONG INTEGER THUỘC TÍNH KHÓA TEN_KHEN_THUONG VARCHAR 60 KYLUAT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ghi chú MA_KY_LUAT INTEGER THUỘC TÍNH KHÓA TEN_KY_LUAT VARCHAR 60 HO SO Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ghi chú MA_HO_SO INTEGER THUỘC TÍNH KHÓA TINH_TRANG BOLEAN NHATKYBH Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ghi chú NAM_THU VARCHAR 10 THUỘC TÍNH KHÓA SO_BIEN_LAI VARCHAR 20 THUỘC TÍNH KHÓA NGAY_THU DATETIME SO_TIEN INTEGER NHATKYTIEUTHU Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ghi chú THANG INTEGER THUỘC TÍNH KHÓA SL_DIEN_DUNG INTEGER SL_NUOC_DUNG INTEGER NHATKYPHIKHAC Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ghi chú THANG INTEGER THUỘCTÍNH KHÓA SO_TIEN_VUOT_DM VARCHAR 45 NHAT KY PHI O Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ghi chú NAM_THU VARCHAR 10 THUỘC TÍNH KHÓA SO_BIEN_LAI VARCHAR 20 THUỘC TÍNH KHÓA NGAY_THU DATETIME SO_TIEN VARCHAR 45 TAI SAN Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ghi chú MA_TAI_SAN INTERGER THUỘC TÍNH KHÓA TEN_TAI_SAN VARCHAR 45 DOI TUONG Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích thước Ghi chú MA_DOI_TUONG INTERGER THUỘC TÍNH KHÓA TEN_DOI_TUONG VARCHAR 60 2.2.2. Biểu diễn mô hình quan niệm ERD Hình 3.2 Mô Hình ERD1 Hình 3.3 Mô Hình ERD2 2.3. Phân tích yêu cầu hệ thống 2.3.1. Xác định yêu cầu chức năng và phi chức năng 2.3.1.1. Các yêu cầu chức năng - Quản lý lưu trữ tất cả thông tin hồ sơ đăng ký ở ký túc xá. - Quản lý danh sác sinh viên ở ký túc