Quản lý ký túc xá

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN -----------o0o ----------- KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ Giáo viên hướng dẫn: Th.S Trần Thị Kim Oanh Sinh viên thực hiện: Trần Thị Hương Lớp: 43B2 - CNTT Vinh, tháng 5 - 2006 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 2 PHẦN I:TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KÝ TÚC XÁ 4 1.Mục đích khoá luận 4 2.Yêu cầu khoá luận 5 3. Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu 6 PHẦN II:KHẢO SÁT HỆ THỐNG 7 1. Hoạt động của hệ thống hiện tại 7 2. Đánh giá của hệ thống hiện tại 11 3. Yêu cầu đối với hệ thống quản lý hiện nay 11 PHẦN III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 13 1. Các chức năng chính của hệ thống 13 2. Đặc tả chức năng của hệ thống 14 3. Phân tích thiết kế hệ thống 16 4. Biểu đồ luồng dữ liệu 18 5. Xác định các kiểu chuẩn hoá 23 6. Thiết kế các tệp CSDL 28 PHẦN IV: GIAO DIỆN CHÍNH VÀ MODUL CỦA CHƯƠNG TRÌNH 32 PHẦN V: KẾT LUẬN 41 LỜI KẾT 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 LỜI MỞ ĐẦU Cùng với sự phát triển của các lĩnh vực kinh tế, xã hội, nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng cao và không ngừng biến đổi. Khi hệ thống càng phát triển, càng phức tạp thì các phương thức quản lý cổ điển truyền thống sẽ trở nên cồng kềnh và khó có thể đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của hệ thống. Để xử lý các thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả, đòi hỏi phải có sự hỗ trợ của một công cụ hiện đại, đó chính là công nghệ thông tin. Sự phát triển nhảy vọt của công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ đến các hoạt động xã hội, làm thay đổi một cách sâu sắc đến phong cách sống làm việc của một xã hội. Công nghệ thông tin đã trở thành trụ cột chính của nền kinh tế tri thức. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý các hoạt động xã hội và nghiên cứu khoa học được nhiều người quan tâm. Phạm vi ứng dụng của công nghệ thông tin ngày càng mở rộng trên nhiều lĩnh vực: truyền thông, đo lường, tự động hoá, quản lý các hoạt động của con người và xã hội… Những lợi ích mà các phần mềm ứng dụng mang lại là đáng kể: xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác, khoa học, giảm bớt nhân lực và công sức, phí tổn thấp và hiệu quả công việc nâng cao một cách rõ rệt. Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, các ngôn ngữ lập trình, các hệ quản trị cơ sở dữ liệu không ngừng phát triển và đổi mới, cho phép chúng ta xây dựng các phần mềm ứng dụng hỗ trợ việc quản lý các hoạt động xã hội một cách tốt nhất. Với tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nên tôi muốn tìm hiểu ngôn ngữ lập trình Visual Basic và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft access để xây dựng phần mềm quản lý Ký túc xá . Khoá luận: QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ Khoá luận gồm ba chương: Chương 1. Tổng quan về hệ thống quản lý ký túc xá Chương 2. Phân tích và thiết kế hệ thống Chương 3. Thiết kế giao diện và thiết kế Modul Khoá luận được hoàn thành vào tháng 5 năm 2006 tại trường Đại Học Vinh, với sự hướng dẫn của cô giáo Thạc sĩ Trần Thị Kim Oanh . Nhân dịp này tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô, người đã định hướng và tận tình giúp đỡ tôi trong quá trình học tập nghiên cứu. Cảm ơn các thầy cô giáo khoa Công nghệ thông tin trường Đại Học Vinh đã giảng dạy và chỉ bảo những vấn đề liên quan đến đề tài.Xin cảm ơn các thầy cô quản lý ký túc xá trường Đại Học Vinh đã tạo điều kiện cho tôi trong quá trình khảo sát hệ thống. Xin cảm ơn người thân và bạn bè đã giúp đỡ tạo điều kiện cho tôi suốt quá trình học tập và hoàn thành luận văn. Vinh, tháng 5 năm 2006 Tác giả PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ 1.Mục đích khoá luận Trong xã hội phát triển thông tin đã được ứng dụng vào thực tế và thu được những thành quả to lớn về kinh tế lẫn chính trị. Các mối quan hệ , tính trật tự và tổ chức là những thuộc tính phổ biến cả mỗi hệ thống xã hội. Hệ thống càng phát triển, tức có nhiều mối quan hệ giữa chúng thì trật tự càng phức tạp, do đó nội dung thông tin càng phong phú, nếu như xử lý các thông tin đó bằng phương pháp thủ công truyền thống thì khá vất vả. Do vậy, để xử lý thông tin một cách nhanh chóng , chính xác và có hiệu quả , ngày nay ngành công nghệ thông tin đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp và công cụ cần thiết. Như vậy , có thể nói công nghệ thông tin đã thâm nhập vào tất cả các ngành trong đời sống xã hội với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo , nhanh chóng mà không làm mất đi sự chính xác đặc biệt , nó đã đánh dấu một bước ngoặt trong việc áp dụng tin học vào các hệ thống quản lý. Quản lý Ký túc xá là một công việc rất khó khăn đòi hỏi tính cẩn thận và khoa học ,và chính xác , với chương trình Quản lý ký túc xá tôi mong trong tương lai sẽ trở thành một phần mềm thực sự có ích , giúp quản lý sinh viên nội trú bằng máy tính một cách tiện lợi , nhanh chóng hơn cách quản lý bằng tay và chính xác cao. Công việc quản lý Ký túc xá như chúng ta đã biết đó là quản lý hồ sơ sinh viên trong thời gian ở ký túc, quản lý số lượng phòng của ký túc, số lượng sinh viên ở trong ký túc, chuyển phòng, tìm phòng khi có yêu cầu, thống kê danh sách sinh viên theo yêu cầu của ban quản lý... Với công việc này quản lý bằng sổ sách có nhiều hạn chế sẽ mất nhiều thời gian, công sức nhất là quản lý ký túc có số lượng sinh viên lớn đòi hỏi nhân lực nhiều . Với những yêu cầu , tính chất của công việc quản lý Ký túc xá việc đưa hệ thống vào xử lý bằng máy tính là một yêu cầu cấp thiết . Nó sẽ giải quyết được các yêu cầu nêu trên một cách tối ưu nhất , hiệu quả nhất . 2.Yêu cầu của khoá luận Để quản lý sinh viên ở trong ký túc xá phải thực hiện được các công việc sau : - Cập nhật thông tin về Ký túc xá: Mã ký túc . tên tên ký túc . Để cập nhật , quản lý các thông tin về các ký túc xá hiện có của ký túc.Có thể nhập mới một ký túc , huỷ bỏ một ký túc ký túc khi không còn sử dụng nữa. Có thể sửa đổi các thông tin liên quan đến ký túc xá đó . - Cập nhật thông tin phòng của mỗi ký túc xá :mã phòng, mà ký túc xá , loại phòng .Để cập nhật , quản lý các phòng hiện có của các ký túc. Có thể loại bỏ , nhập mới , sửa đổi các thông tin liên quan đến các phòng của các ký túc . - Cập nhật thông tin khoa :mã khoa , tên khoa , để quản lý các khoa học trong hồ sơ của sinh viên .Có thể sửa đổi thông tin về các tên các khoa , có thể bổ sung , xoá bỏ một khoa khi không có sinh viên học trong đó. - Cập nhật thông tin về hồ sơ của sinh viên :mã sinh viên , tên sinh viên , khoa học, ngày sinh , giới tính , quê quán , mã phòng: Để quản lý hồ sơ sinh viên khi vào ở trong ký túc xá. Sinh viên đó được phân công ở phòng số mấy , ký túc xá bao nhiêu , và học ở khoa nào được quản lý một cách chặt chẽ. - Xử lý chuyển phòng: khi một sinh viên có nguyện vọng chuyển từ phòng này sang phòng khác thì được sự đồng ý của quản lý ký túc,và kiểm tra xem phòng đó đã đủ số lượng sinh viên ở chưa, nếu chưa đủ thì sinh viên đó sẽ được chuyển sang và được quản lý ở phòng mới. - Xử lý kỷ luật : Khi có một sinh viên vi phạm kỷ luật thì sẽ được lưu lại sau đó có thể thông báo cho khoa hoặc cho gia đình biết tình hình của sinh viên hoặc con mình.Sau khi sinh viên bị vi phạm kỷ luật khi đang ở trong ký túc thì ký túc sẽ có các hình thức để xử lý , nếu như vi phạm nhẹ thì bị cảnh cáo , nếu nặng quá sẽ bị đuổi không cho ở trong ký túc xá nữa . - Có thể lưu lại danh sách những sinh viên đã từng ở trong ký túc xá trong một thời gian nào đó.Trong một thời gian khi tạo mới dữ liệu thì số sinh viên đã từng ở trong ký túc xá sẽ được lưu lại thành một bảng riêng để khi có yêu cầu xem hay thống kê. - Ngoài ra còn có thể tìm kiếm phòng còn thiếu số lượng sinh viên trong mỗi phòng , hoặc tìm kiếm sinh viên trong ký túc xá - Có thể cho phép thống kê theo yêu cầu của ban quản lý : thống kê danh sách sinh viên theo ký túc , theo phòng , theo giới tính, hoặc theo dân tộc , tôn giáo …. 3. Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu cần đáp ứng những yêu cầu sau: - Ngân hàng dữ liệu thích hợp với mô hình thông tin phong phú và đang đáp ứng nhu vầu đòi hỏi thực tiền ứng dụng - Phải có các công cụ hiệu quả để tránh tranh chấp và xung đột dữ liệu - Công cụ lập trình mạch lạc cho pháp người lập trình sử dụng hệ thống hoàn chỉnh , nhanh chóng , mềm dẻo. Để đáp ứng được những yêu cầu đó nên tôi chọn ngôn ngữ Visual basic và hệ cơ sở dữ liệu Access là công cụ lập trình để giải quyết bài toán này . Ưu điểm của ngôn ngữ lập tình Visual basic là khá phổ cập , và là ngôn ngữ mạnh , giao diện đẹp , có tính năng tự động cao , có khả nằng kết nối cao , truy cập các tệp cơ sở dữ liệu tạo hiệu ứng nhanh chóng và thuận lợi, sử dụng nó tiện lợi trong môi trường Windows. PHẦN II. KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1.Hoạt động của hệ thống hiện tại Sau đây là một số tìm hiêu về phương pháp quản lý sinh viên ở ký túc xá trường Đại học Vinh làm bằng phương pháp thủ công truyền thống: Hệ thống quản lý ký túc xá có chức năng chính là quản lý, kiểm tra và giám sát các sinh viên nội trú ở trong các trường Đại học. Và quản lý số lượng các phòng , số lượng sinh viên ở mỗi phòng. Hệ thống gồm các chức năng chính như sau : a.Đăng ký thủ tục Khi một sinh viên có mong muốn vào ở trong ký túc xá thì trước hết phải phải làm thủ tục đăng ký .Khi một sinh viên đăng ký vào ở ký túc xá được cán bộ quản lý ký túc hướng dẫn làm các thủ tục đăng ký phòng ở .Nếu là sinh viên mới phải có giấy báo nhập học , nếu là sinh viên cũ phải có thẻ sinh viên.Sau khi kiểm tra các giấy tờ có liên quan của sinh viên đã đầy đủ thì cán bộ quản lý bán cho mỗi sinh viên một phiếu ở trong thời hạn 10 tháng với số tiền 500000 ngàn. Sinh viên đăng ký hồ sơ của mình qua phiếu ở . Hồ sơ đăng ký gồm :Họ tên sinh viên, giới tính, ngày sinh, quê quán,khoa học và đăng ký các thông tin đó vào phiếu ở mà mình đã mua. Cán bộ quản lý dựa trên phiếu ở đó để sắp xếp danh sách phòng ở cho sinh viên đó và quản lý sinh viên dựa trên số phiếu mà sinh viên đó đã khai các thông tin vào. b.Sắp xếp phòng ở Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký , sinh viên được ban quản lý sắp xếp phòng ở vào trong cácphòng của ký túc xá .Trước khi sắp xếp phòng cho sinh viên đó cán bộ quản lý kiểm tra xem phòng nào còn rỗng , hay còn thiếu sinh viên ở trong mỗi phòng, có thể theo nguyện vọng của sinh viên đó muốn ở phòng nào và phòng đó là nam hay nữ để sắp xếp cho phù hợp . Danh sách sinh viên ở được đăng ký tuần tự theo các phòng còn rỗng . Ký túc xá qui định mỗi phòng tối đa là 8 sinh viên, tầng 1 thường là nam ở , còn nữ thường ở các tầng phía trên. c.Quản lý sinh viên Sau khi sinh viên đã ổn định phòng ở thì sẽ phải tuân thủ mọi nội quy mà ký túc xá đặt ra . Nếu sinh viên nào vi phạm sẽ bị lập biên bản kỷ luật , và tuỳ vào mức độ năng nhẹ của vi phạm sẽ ứng với các hình thức phạt khác nhau. d.Chuyển phòng Trong quá trình ở ký túc xá sinh viên đó không được tự tiện ra khỏi ký túc khi không được sự cho phép của ban quản lý của ký túc. Và không được ra khỏi ký túc ở khi chưa hết hạn , nếu muốn ra thì phải bán phiếu ở cho một người khác (không thông qua lý túc ) sau khi được sự đồng ý của ban quản lý thì hồ sơ sinh viên đó sẽ được thay thế bằng hồ sơ của sinh viên mới., còn ở thì không thu thêm tiền vì đây chỉ là hình thức đổi cho sinh viên khác. Nếu một sinh viên trong quá trình ở muốn chuyển sang phòng khác , được sự đồng ý của cán bộ quản lý thì hồ sơ sinh viên đó sẽ được chuyển từ phòng cũ sang phòng mới , và sinh viên đó được quản lý từ phòng mới này. e.Quản lý phòng và các ký túc xá Ký túc hiện tại có 3 ký túc xá : Ký túc xá số 1 , ký túc xá số 2 , ký túc xá số 4, có 11 cán bộ quản lý , 1giám đốc và 1 phó giám đốc.Các ký túc xá được phân công các cán bộ quản lý khác nhau . Sau mỗi năm thì ký túc xá lại khoá hồ sơ cũ bằng cách hoàn thành các thủ tục liên quan . Nếu một sinh viên muốn ở tiếp thì phải lại mua phiếu ở như lúc đầu. f.Thống kê danh sách sinh viên Trong quá trình quản lý , theo yêu cầu của giám đốc hay ban lãnh đạo cần thông tin về một danh sách sinh viên nào đó theo yêu cầu thì ban quản lý sẽ thống kê danh sách hoặc thống kê số lượng . Thống kê danh sách sinh viên theo ký túc xá , theo phòng , theo giới tính , theo dân tộc , tôn giáo…Có thể theo yêu cầu của ban quản lý thống kê số lượng như : số lượng phòng hiện có của ký túc , số sinh viên của mỗi phòng,số sinh viên theo khoa , số sinh viên nam hoặc nữ …. TỔNG KẾT: Từ kết quả đã khảo sát và việc phân tích tính thiết thực, hiệu quả và độ tiện lợi của hệ thống cũ, chúng ta thấy rằng hệ thống này còn có rất nhiều điểm không còn phù hợp với công việc quản lý của hiện nay. Một số công việc có thể dẫn đến sai lạc thông tin và xử lý quá chậm, mất nhiều thời gian... Vì những điều như thế tôi đã mạnh dạn đưa ra một ý tưởng về một hệ thống quản lý ký túc xá có khả năng thay thế hoàn chỉnh hệ thống mà chúng ta đã có với các chức năng hoàn toàn giống với công tác quản lý ký túc xá của các trường có ký túc xá cộng thêm những chức năng có thế tiết kiệm thời gian, khả năng xử lý chính xác, nhanh nhạy và đầy hiệu quả. Tôi đã kết hợp những chuẩn, các quy tắc cứng của nhiệm vụ quản lý sinh viên ở ký túc xá đã có với công nghệ thông tin đó là chiếc máy tính mà hiện nay nó không còn là quá khó đối với với các trường Đại hoc . 2.Đánh giá về hệ thống hiện tại .Ưu điểm : Hầu hết cán bộ quản lý được phân công làm các công việc khác nhau , quản lý các ký túc xá khác nhau và có sự quản lý của giám đốc và phó giám đốc . Và đã hoàn thành các công việc mình được giao , công việc tiến hành rất đơn giản và dễ làm. . Nhược điểm: - Trong quá trình quản lý sinh viên mất nhiều thời gian , công sức nhất là khi phải quản lý số lượng sinh viên lớn . -Việc kiểm tra đánh giá , sửa đổi , bổ sung , tìm kiếm thông tin chậm , mất nhiều thời gian và công sức. -Quá trình quản lý sinh viên hầu hết dựa trên thủ công không phù hợp với thời kỳ tự động hóa ,không đáp ứng được yêu cầu thời đại mới thời đại Công nghệ thông tin , đòi hỏi tính toán chính xác cao , nhanh. 3.Yêu cầu đối với hệ thống quản lý hiện nay Từ những hạn chế nêu trên cho thấy việc tổ chức lại hệ thống quản lý ký túc trở thành một phần mền máy tính có sự quản lý của cán bộ quản lý là một vấn đề cần thiết. Hệ thống mới phải khắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ , phải đáp ứng được những yêu cầu mang lại hiệu quả cao trong công việc quản lý sinh viên ở ký túc , dễ dàng thực hiện .Hệ thống mới phải thực sự giúp người quản lý truy nhập , xử lý , kết xuất các thông tin một cách đầy đủ kịp thời .Bên cạnh đó hệ thống ứng dụng mới phải có giao diện thuận lợi , thân thiện và dễ sử dụng. a. Yêu cầu về phần mềm - Phần mềm phải thiết kế chạy trên mạng cục bộ - Máy chủ phải sử dụng Hệ điều hành Windows 98 trở lên - Cơ sở dữ liệu: Microsoft access b. Về người sử dụng - Người sử dụng phải có trình độ cơ bản về tin học PHẦN III : PHÂN TÍCH – THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG MÔ HÌNH DỮ LIỆU CHO HỆ THỐNG MỚI 1.Các chức năng chính của hệ thống 1.Cập nhật Khoa 2.Cập nhật Ký túc 3.Cập nhật Phòng Cập nhật TT ký túc 4. Cập nhật hồ sơ SV 5.xử lý chuyển phòng 6.Tìm kiếm thông tin Xử lý thông tin 7. xử lý kỷ luật 8.Tạo mới dữ liệu QLKTX 9.Thống kê theo số lượng 10. Thống kê theo DS Thống kê thông tin 11.DS V đã từng ở ký túc 12.In hồ sơ SV theo phòng 13.In thông tin tìm kiếm In ấn 14. In thống kê 2.Đặc tả các chức năng chính của hệ thống a. Cập nhật thông tin ký túc - Cập nhật Khoa:Bao gồm tên khoa , mã khoa . Chức năng này cho phép cập nhật thông tin các khoa của trường mà sinh viên học .Có thể thêm mới một khoa , hoặc sửa đổi thông tin của khoa khi cần thiết , có thể huỷ bỏ khoa khi không còn tồn tại . - Cập nhật ký túc: Bao gồm Mã ký túc , tên ký túc. Chức năng này cho phép cập nhật tên các ký túc hiện có của trường, có thể xoá bỏ khi không còn sử dụng được nữa. Có thể Sửa đổi các thông tin về ký túc. - Cập nhật phòng:Bao gồm Mã ký túc xá, mã phòng , loại phòng. Chức năng này cho phép thêm một phòng mới , sửa thông tin về phòng đó như là phong nam hay là phòng nữ , xoá các thông tin về các phòng của ký túc . - Cập nhật hồ sơ sinh viên:Bao gồm số phiếu, họ tên sinh viên, ngày sinh , quê quán , giới tính, khoa học … Chức năng này cho phép nhập hồ sơ sinh viên vào các phòng của các ký túc. Khi một sinh viên đăng ký vào ơ sẽ được cập nhật các thông tin của sinh viên đó để sau này quản lý .Có thể sửa đổi các thông tin của sinh viên đó khi thông tin bị sai, xoá bỏ sinh viên khi không còn ở trong ký túc nữa . b. Xử lý thông tin - Xử ký chuyển phòng: chức năng này cho phép chuyển một sinh viên từ một phòng này sang phòng khác cùng loại phòng . Khi một sinh viên có ý định chuyển sang phòng khác được sự đồng ý của ban quản lý sẽ được chuyển sang phòng mới này . Hồ sơ của sinh viên đó sẽ được chuyển qua phòng mới . - Xử lý kỷ luật : chức năng này lưu lại thông tin các hình thức vi phạm của học sinh khi đang ở trong ký túc.Khi một sinh viên bị vi phạm các nội quy của ký túc sẽ bị lập biên bản kỷ luật . - Tìm kiếm thông tin: chức năng này cho phép tìm kiếm thông tin của một sinh viên nào đó ở trong ký túc. - Tạo mới dữ liệu: Chức năng này cho phép ta tạo mới dữ liệu khi sang năm mới . Có thể lưu lại danh sách sinh viên đã từng ở ký túc xá của năm vừa mới quản lý , và có thể loại bỏ danh sách sinh viên ở trong ký túc của các năm trước nếu đồng ý. c.Thống kê thông tin - Thống kê theo số lượng: chức năng này cho phép thống kê các số lượng như : số lượng phòng hiện có , số phòng có sinh viên ở , số sinh viên trong mỗi phòng , số sinh viên theo giới tính , theo tôn giáo , dân tộc … - Thống kê theo danh sách : chức năng này cho phép thống kê danh sách sinh viên theo yêu cầu như: theo ký túc xá , theo phòng , theo giới tính , theo khoa, theo dân tộc , tôn giáo … - Thống kê danh sách sinh viên đã từng ở trong ký túc:chức năng này cho phép từ cho phép thống kê danh sách sinh viên đã từng ở ký túc trong các năm trước mà mình đã lưu . d. In ấn - In hồ sơ sinh viên theo phòng: chức năng này cho phép in hồ sơ của các sinh viên có trong một phòng của ký túc. - In thông tin tìm kiếm : chức năngnày cho phép in thông tin sau khi tìm kiếm được. - In thống kê: chức năng này cho phép in các thông tin thống kê được. 3.Phân tích thiết kế a. Lựa chọn hướng phân tích Khi phân tích thiết kế hệ thống ta có thể chọn một trong hai hướng là hướng chức năng và hướng dữ liệu. Trong đề tài này tôi lựa chọn phân tích theo hướng chức năng. Với cách tiếp cận này, chức năng được lấy làm trục chính của quá trình phân tích và thiết kế, tiến hành phân tích trên xuống có cấu trúc. Các bước thực hiện: - Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng - Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu - Xây dựng mối quan hệ giữa các thực thể -Xây dựng mô hình dữ liệu b. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng Sơ đồ phân cấp chức năng được sử dụng để nêu ra chức năng và quá trình cho biểu đồ luồng dữ liệu, thông qua nó để mô tả các chức năng xử lý của hệ thống theo các mức. Việc phân rã chức năng được thực hiện trong sơ đồ phân cấp chức năng còn được dùng để chỉ ra mức độ mà từng quá trình hoặc quá trình con phải xuất hiện trong biểu đồ luồng dữ liệu. Khảo sát thực tế của “ Hệ thống quản lý sinh viên ở ký túc xủa trường đại học ”, sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống được trình bày theo các mức cụ thể sau: In thông tin tìm kiếm Cập nhật thông tin Xử lý thông tin Thống kê TT In ấn Cập nhật Khoa Cập nhật ký túc Cập nhật phòng Tìm kiếm SV Chuyển phòng TK theo số lượng TK theo danh sách In hồ sơ SVtheo phòng Quản lý ký túc xá Cập nhật hồ sơ SV Xử lý kỷ luật In thống kê Tạo mới dữ liệu DSSV đã từng ở ký túc xá 4.Biểu đồ luồng dữ liệu Biểu đồ luồng dữ liệu dùng để diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong mối quan hệ trước, sau của tiến trình xử lý và việc trao đổi thông tin trong hệ thống. Biểu đồ luồng dữ liệu giúp ta thấy được đằng sau những gì thực tế xảy ra trong hệ thống, làm rõ những chức năng và các thông tin cần thiết. Biểu đồ luồng được chia thành các mức như sau: a.Biểu đồ mức khung cảnh : Là mức tổng quát nhất được xây dựng ở giai đoạn đầu của quá trình phân tích và được dùng để vạch ra biên giới của hệ thống, cũng như buộc người phân tích – thiết kế phải xem xét mọi tham số bên ngoài hệ thống. ở mức này người phân tích chỉ cần xác định được các tác nhân và coi toàn bộ các xử lý của hệ thống là một chức năng, trong biểu đồ chưa có kho dữ liệu. Yêu cầu/đáp ứng hồ sơ sinh viên QLKTX Ban quản lý Sinh viên Hồ sơ SV Yêu cầu/đáp ứng yêu cầu Yêu cầu/đáp ứng tìm kiếm Xử lý thông tin b.Biểu đồ luồng mức đỉnh Dựa vào sơ đồ phân cấp chức năng ở mục 2, để tách các chức năng thành các chức năng con trên cơ sở tôn trọng 4 nguyên tắc sau: - Các luồng dữ liệu được bảo toàn. - Các tác nhân ngoài được bảo toàn. - Có thể xuất hiện các kho dữ liêu. - Có thể bổ sung các luồng dữ liệu nội bộ. Cập nhật thông tin Sinh viên Xử lý thông tin Kho dl Thống kê TT In ấn Người quản lí Yêu cầu thống kê Đáp ứng yêu cầu TK Yêu cầu In Yêu cầu TT SV Hồ sơ Sinh viên Yêu cầu thông tin Đáp ứng yêu cầu TT Đáp ứng yêu cầu c.Biểu đồ luồng mức dưới đỉnh Từ 3 chức năng cơ bản được mô tả ở biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Ta tiến hành phân rã thành các chức năng con chi tiết ứng với biểu đồ phân cấp chức năng thấp nhất theo các nguyên tắc cơ bản sau: - Phải phân rã các chức năng ở mức trên xuống mức dưới, - Các tác nhân ngoài được bảo toàn từ sơ đồ mức đỉnh, - Kho dữ liệu xuất hiện dần theo yêu cầu quản lý nội bộ, - Bảo toàn các luồng dữ liệu vào ra với các tác nhân ngoài và thêm các luồng nội bộ. - Có thể tách biểu đồ thành từng trang ứng với một hoặc vài chức năng ở mức đỉnh. Cập nhật khoa Cập Nhật hồ sơ SV Cập nhật ký túc Cập nhật phòng Ban quản lý Sinh viên Hồ sơ sinh viên - chức năng cập nhật thông tin: -Chức năng Xử lý thông tin: Sinh viên Ban quản lý Xử lý kỷ luật Tìm kiếm Sinh viên Chuyển phòng Thông tin yêu cầu xử lý Xử lý thông tin kỷ luật Yêu cầu/đáp ứng TT Tạo mới dữ liệu Yêu cầu tạo mới Đáp ứng tạo mới Hồ sơ sinh viên - Chức năng thống kê : Ban quản lý Thống kê theo danh sách Thống kê theo số lượng TT yêu cầu TT Đáp ứng TT yêu cầu TT Đáp ứng DSSV đã từng ở ký túc xá TT Đáp ứng TT yêu cầu -Chức năng In ấn Ban quản lý In thông tin tìm kiếm In thống kê In hồ sơ SV theo phòng TT yêu cầu TT Đáp ứng TT yêu cầu TT Đáp ứng TT yêu cầu TT Đáp ứng 5.Xác định các kiểu chuẩn hoá a. Chuẩn hoá lược đồ cơ sở dữ liệu Trong thực tế, một ứng dụng có thể được phân tích, thiết kế thành nhiều lược đồ cơ sở dữ liệu khác nhau và tất nhiên chất lượng thiết kế của các lược đồ cơ sở dữ liệu này cũng khác nhau. Chất lượng thiết kế của một lược đồ cơ sở dữ liệu có thể được đánh giá dựa trên các tiêu chuẩn như: sự trùng lặp thông tin, chi phí kiểm tra các ràng buộc toàn vẹn… Sự chuẩn hoá lược đồ cơ sở dữ liệu có ý nghĩa rất lớn đối với mô hình dữ liệu quan hệ. Trong thực tế, ở những bước tiếp cận đầu tiên, người phân tích thiết kế rất khó xác định được ngay một cơ sở dữ liệu của một ứng dụng sẽ gồm những lược đồ quan hệ con (thực thể) nào (có chất lượng cao), mỗi lược đồ quan hệ con có những thuộc tính và tập phụ thuộc hàm ra sao?. Thông qua một số kinh nghiệm, người phân tích - thiết kế có thể nhận diện được các thực thể của lược đồ cơ sở dữ liệu nhưng lúc đó chất lượng của nó chưa hẳn đã cao. Bằng phương pháp chuẩn hoá, người phân tích – thiết kế có thể nâng cao chất lượng của lược đồ cơ sở dữ liệu ban đầu để đưa vào khai thác. Chuẩn hoá là quá trình khảo sát các danh sách thuộc tính và áp dụng một tập các quy tắc phân tích vào các danh sách đó, chuyển chúng thành một dạng mà: - Tối thiểu việc lặp lại (cùng một thuộc tính có mặt ở nhiều thực thể). - Tránh dư thừa (các thuộc tính có giá trị là kết quả từ tính toán đơn giản được thực hiện trên các thuộc tính khác). Để đánh giá một cách cụ thể chất lượng thiết kế của một lược đồ cơ sở dữ liệu, tác giả của mô hình dữ liệu quan hệ E.F Codd, đã đưa ra 3 dạng chuẩn (1NF, 2NF, 3NF). Người phân tích - thiết kế bắt đầu với một danh sách các thuộc tính dự định đối với một kiểu thực thể, sau khi áp dụng 3 quy tắc chuẩn hoá, từ kiểu thực thể gốc, các kiểu thực thể mới được xác định và tất cả chúng đều được chuẩn hoá hoàn toàn. Có thể nói dạng chuẩn thứ 3 (3NF) là tiêu chuẩn tối thiểu trong việc thiết kế cơ sở dữ liệu. b. Sơ đồ chuẩn hoá Dựa vào hồ sơ sinh viên và các bảng liên quan ta có sơ đồ chuẩn hoá như sau: Tài liệu /Kiểu Thực thể Hồ sơ sinh viên Chưa chuẩn hoá 1NF 2NF 3NF Số phiếu Họ tên Ngày sinh Giới tính Thường trú Mã khoa Mã phòng Phòng trưởng Mã KTX Loại phòng Tên KTX Tên khoa Số phiếu Họ tên Ngày sinh Giới tính Thường trú Mã khoa Mã phòng Phòng trưởng Mã KTX Tên KTX Mã phòng Mã KTX Tên phòng Loại phòng Mã khoa Tên khoa Số phiếu Họ tên Ngày sinh Giới tính Thường trú Mã khoa Mã phòng Phòng trưởng Mã KTX Tên KTX Mã phòng Mã KTX Tên phòng Loại phòng Mã khoa Tên khoa Số phiếu Họ tên Ngày sinh Giới tính Thường trú Mã khoa Mã phòng Phòng trưởng Mã KTX Tên KTX Mã phòng Mã KTX Tên phòng Loại phòng Mã khoa Tên khoa c. Sơ đồ thực thể và các thuộc tính Phòng Mã KTX Mã phòng Loại phòng Số phiếu Họ tên Ngày sinh Giới tính Th