Quản lý kho Dược theo chuẩn GSP

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐH KHOA HỌC TỰ NHIÊN TP.HCM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - - š-› - - Thái Phấn Tiến – MSSV: 0012102 Đỗ Minh Hiếu – MSSV: 0012037 Giáo viên hướng dẫn : Th.S. Nguyễn Thị Diễm Tiên LUẬN VĂN CỬ NHÂN TIN HỌC TP. HCM, NĂM 2004 Nhận xét của giáo viên hướng dẫn Tp. Hồ Chí Minh, ngày ...... tháng ...... năm 2004 Nhận xét của giáo viên phản biện Tp. Hồ Chí Minh, ngày ...... tháng ...... năm 2004 Lời Cảm Ơn ......š...¶...›...... Để thực hiện và hoàn thành tốt đề tài luận văn tốt nghiệp này, chúng em đã nhận được sự giúp đỡ và hướng dẫn rất tận tình của các Thầy Cô và các bạn thuộc khoa Công Nghệ Thông Tin trường Đại Học Khoa Học Tự Nhiên TP.Hồ Chí Minh, bộ môn Vi Tính Dược thuộc khoa Dược trường Đại Học Y Dược TP.Hồ Chí Minh . Chúng em xin cảm ơn các Thầy Cô thuộc khoa Công Nghệ Thông Tin, Thầy Cô bộ môn Vi Tính Dược đã cung cấp cho chúng em các thông tin kiến thức vô cùng quý báu và cần thiết trong suốt thời gian học tập tại trường để chúng chúng em có thể thực hiện và hoàn thành luận văn tốt nghiệp. Đặc biệt chúng em chân thành cảm ơn PGS.TS Đặng Văn Giáp, TS Lê Hoài Bắc, Th.S Nguyễn Thị Diễm Tiên, Th.S Đỗ Quang Dương, Cử Nhân Trần Minh Triết, Dược Sĩ Chung Khang Kiệt đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ chúng em trong suốt thời gian thực hiện đề tài. Cuối cùng, chúng em rất cảm kích và biết ơn gia đình cùng bạn bè đã tạo điều kiện thuận lợi, động viên và giúp đỡ để chúng em có đủ tự tin và nghị lực để thực hiện tốt đề tài. Do giới hạn về mặt thời gian và kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tiễn nên đề tài không tránh khỏi những sai sót ngoài ý muốn. Chúng em rất mong nhận được sự thông cảm của Quý Thầy Cô và mong đón nhận sự đóng góp ý kiến của Thầy Cô và các bạn. Trân trọng kính chào. Sinh viên thực hiện Thái Phấn Tiến - Đỗ Minh Hiếu Mục Lục Trang Danh mục bảng Trang Bảng 1- Danh sách các công việc Kho nguyên phụ liệu, hóa chất – thuốc thử 25 Bảng 2- Danh sách các công việc Kho bao bì 26 Bảng 3- Danh sách các công việc Kho thành phẩm, vật tư y tế 26 Bảng 4- Bảng mô tả các qui định nguyên phụ liệu 26 Bảng 5- Bảng mô tả các qui định bao bì 27 Bảxng 6- Bảng mô tả các qui định thành phẩm 27 Bảng 7 - BẢNG TRÁCH NHIỆM YÊU CẦU NGHIỆP VỤ NGUYÊN PHỤ LIỆU 40 Bảng 8 - BẢNG TRÁCH NHIỆM YÊU CẦU NGHIỆP VỤ BAO BÌ 41 Bảng 9 - BẢNG TRÁCH NHIỆM YÊU CẦU NGHIỆP VỤ THÀNH PHẨM 42 Bảng 10: Bảng 44 Bảng 11 - BẢNG PHÂN QUYỀN SỬ DỤNG 46 Bảng 12 - Danh sách Actor 50 Bảng 13 - Danh sách Use-case 50 Danh mục biểu mẫu Trang Biểu mẫu 1 – DANH MỤC NGUYÊN PHỤ LIỆU (NPL_BM1) 29 Biểu mẫu 2– PHIẾU TIẾP NHẬN NGUYÊN PHỤ LIỆU (NPL_BM2) 30 Biểu mẫu 3– NHẬP KHO NGUYÊN PHỤ LIỆU (NPL_BM3) 30 Biểu mẫu 4– TRẢ LẠI NGUYÊN PHỤ LIỆU (NPL_BM4) 31 Biểu mẫu 5– XUẤT KHO NGUYÊN PHỤ LIỆU (NPL_BM5) 31 Biểu mẫu 6– THEO DÕI NHẬP XUẤT NGUYÊN PHỤ LIỆU (NPL_BM6) 31 Biểu mẫu 7– THEO DÕI CHẤT LƯỢNG NGUYÊN PHỤ LIỆU (NPL_BM7) 31 Biểu mẫu 8 – DANH MỤC BAO BÌ (BB_BM1) 32 Biểu mẫu 9 – TIẾP NHẬN BAO BÌ (BB_BM2) 33 Biểu mẫu 10– NHẬP KHO BAO BÌ (BB_BM3) 33 Biểu mẫu 11– TRẢ LẠI BAO BÌ (BB_BM4) 33 Biểu mẫu 12– XUẤT KHO BAO BÌ (BB_BM5) 34 Biểu mẫu 13– THEO DÕI NHẬP XUẤT BAO BÌ (BB_BM6) 35 Biểu mẫu 14 – THEO DÕI CHẤT LƯỢNG BAO BÌ (BB_BM7) 36 Biểu mẫu 15– DANH MỤC THÀNH PHẨM (TP_BM1) 37 Biểu mẫu 16– TIẾP NHẬN THÀNH PHẨM (TP_BM2) 37 Biểu mẫu 17– NHẬP KHO THÀNH PHẨM (TP_BM3) 37 Biểu mẫu 18– TRẢ LẠI THÀNH PHẨM (TP_BM4) 37 Biểu mẫu 19– XUẤT KHO THÀNH PHẨM (TP_BM5) 37 Biểu mẫu 20 – THEO DÕI NHẬP XUẤT THÀNH PHẨM (TP_BM6) 38 Biểu mẫu 21– THEO DÕI CHẤT LƯỢNG THÀNH PHẨM (TP_BM7) 39 Danh mục màn hình chương trình Màn hình 1 - Giới thiệu 172 Màn hình 2 - Sơ đồ bố trí kho 173 Màn hình 3 - Danh mục nguyên phụ liệu 174 Màn hình 4 - Danh mục loại nguyên phụ liệu 175 Màn hình 5 –Tiếp nhận nguyên phụ liệu 176 Màn hình 6 - Nhập kho nguyên phụ liệu 178 Màn hình 7 - Trả lại nguyên phụ liệu 179 Màn hình 8 - Danh mục đỗi tác 180 Màn hình 9 - Danh mục lý do xuất 180 Màn hình 10 - Danh mục loại đối tác 182 Màn hình 11 - Theo dõi xuất nhập nguyên phụ liệu 183 Màn hình 12 - Báo cáo theo dõi xuất nhập nguyên phụ liệu 183 Màn hình 13 - Báo cáo danh mục nguyên phụ liệu 184 Màn hình 14 - In phiếu tiếp nhận nguyên phụ liệu 185 Màn hình 15 - In phiếu nhập nguyên phụ liệu 186 Màn hình 16 - In danh sách trả lại nguyên phụ liệu 187 Màn hình 17 – Theo dõi vị trí nguyên phụ liệu 189 Màn hình 18 – Tra cứu danh mục nguyên phụ liệu 190 Màn hình 19 - Tra cứu tồn kho 192 Màn hình 20 - Báo cáo hạn dùng nguyên phụ liệu 192 Màn hình 21 - Xuất hàng nguyên phụ liệu 194 Màn hình 22 - Quản trị người dùng 195 Màn hình 23 - In phiếu xuất 196 Màn hình 24 – Tra cứu hạn dùng nguyên phụ liệu 197 Phần mở đầu GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI Đặt vấn đề Công nghệ thông tin ngày nay đã và đang đóng vai trò vô cùng quan trọng trong xã hội, giúp con người làm việc với mức độ chính xác cao, quản lý và tổ chức công việc đạt hiệu quả, cũng như thông tin được phổ biến và cập nhật nhanh chóng, chính xác. Không ngoài mục đích trên, với đề tài quản lý kho dược theo chuẩn GSP, chúng em mong muốn áp dụng các kiến thức được học trong trường, cùng với việc tìm hiểu, nghiên cứu các ngôn ngữ và môi trường lập trình mới để xây dựng một hệ thống phần mềm nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý kho xí nghiệp dược theo tiêu chuẩn GSP (thực hành tốt bảo quản tốt). Hệ thống phần mềm được xây dựng nhằm hỗ trợ cho thủ kho có thể theo dõi việc nhập xuất, theo dõi chất lượng, báo cáo tồn kho, kiểm kê một cách tự động và dễ dàng. Hệ thống cũng giúp cho ban giám đốc, các tổng kho có thể giám sát và theo dõi hoạt động xuất nhập của xí nghiệp. Tuy chủ đề không mới, nhưng điểm mạnh của đề tài là ở chỗ được phân tích thiết kế và lập trình theo hướng đối tượng và lập trình trên môi trường .NET một hệ thống ứng dụng quản lý. Trong khuôn khổ luận văn tốt nghiệp, với những giới hạn về mặt kiến thức và thời gian thực hiện, những khó khăn trong việc sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng, là phương pháp phân tích thiết kế khá xa lạ đối với sinh viên chuyên ngành hệ thống thông tin, cùng với việc xây dựng ứng dụng trên môi trường lập trình .NET. Một số khái niệm về GSP: Định nghĩa: GSP là những nguyên tắc chung về việc bảo quản thuốc đối với mỗi cơ sở (bao gồm nguyên liệu và sản phẩm). Các nguyên tắc này phải phù hợp với tình hình thực tế của mỗi cơ sở Lãnh vực áp dụng: Tồn trữ, vận chuyển và phân phối Cơ sở áp dụng: Nhà sản xuất, nhà xuất-nhập khẩu, nhà phân phối sỉ và khoa dược bệnh viện Qui trình Lô (Batch): Lô sản xuất: Bao gồm một số lượng sản phẩm được sản xuất trong cùng một quá trình và với một lệnh sản xuất, được xem là đồng nhất về tính chất và đồng nhất về chất lượng. Số lô: chuỗi ký tự và/ hoặc chữ số được ấn định sao cho việc nhận dạng sản phẩm và truy tìm hồ sơ sản xuất được dễ dàng và hiệu quả Tuổi thọ (shelf life, expiration dating period): - Số năm (hay tháng) sản phẩm còn đạt tiêu chuẩn. Thí dụ: 2 năm. - Được xác định dựa trên tài liệu thử nghiệm/ theo dõi về độ ổn định. Hạn dùng (expirate date, expiration date): - Tháng năm sản phẩm còn đạt tiêu chuẩn. Thí dụ: 12/05 - Được suy ra từ tuổi thọ và tính từ ngày sản xuất Hạn thử lại (retest date): - Ngày tháng năm nguyên liệu được kiểm nghiệm lại. Thí dụ 01/12/20 Đề cương chi tiết Tên đề tài Quản lý kho dược theo chuẩn GSP (Good Storage Pratice) Mục tiêu và việc thực hiện đề tài Tìm hiểu và khảo sát qui trình bảo quản thuốc theo chuẩn GSP (Good Storage Practice) tại các xí nghiệp dược nhằm xây dựng một hệ thống quản lý hỗ trợ bảo quản thuốc theo chuẩn GSP. Hệ thống sẽ được cài đặt và triển khai tại các kho của các xí nghiệp Nội dung tóm tắt yêu cầu của đề tài Giám đốc xí nghiệp, phụ trách tổng kho, trưởng kho nguyên phụ liệu, bao bì, thành phẩm, vật tư y tế Theo dõi thông tin danh mục các sản phẩm Theo dõi quá trình nhập xuất sản phẩm: tiếp nhận, nhập kho, trả lại sản phẩm Theo dõi quá trình kiểm tra chất lượng sản phẩm Theo dõi báo cáo tồn kho sản phẩm Theo dõi báo cáo hàng cận hạn dùng sản phẩm Theo dõi báo cáo hạn kiểm tra lại sản phẩm Theo dõi báo cáo thanh lý sản phẩm Theo dõi báo cáo kiểm kê sản phẩm Thủ kho Thủ kho nguyên phụ liệu: Cập nhật thông tin danh mục các nguyên phụ liệu Cập nhật quá trình nhập xuất sản phẩm: tiếp nhận, nhập kho, trả lại nguyên phụ liệu Cập nhật quá trình kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu Báo cáo tồn kho nguyên phụ liệu Báo cáo hàng cận hạn dùng nguyên phụ liệu Báo cáo hạn kiểm tra lại nguyên phụ liệu Báo cáo thanh lý nguyên phụ liệu Báo cáo kiểm kê nguyên phụ liệu Thủ kho bao bì: Cập nhật thông tin danh mục bao bì Cập nhật quá trình nhập xuất sản phẩm: tiếp nhận, nhập kho, trả lại bao bì Cập nhật quá trình kiểm tra chất lượng bao bì Báo cáo tồn kho bao bì Báo cáo hàng cận hạn dùng bao bì Báo cáo hạn kiểm tra lại bao bì Báo cáo thanh lý bao bì Báo cáo kiểm kê bao bì Thủ kho thành phẩm: Cập nhật thông tin danh mục thành phẩm Cập nhật quá trình nhập xuất sản phẩm: tiếp nhận, nhập kho, trả lại thành phẩm Cập nhật quá trình kiểm tra chất lượng thành phẩm Báo cáo tồn kho thành phẩm Báo cáo hàng cận hạn dùng thành phẩm Báo cáo hạn kiểm tra lại thành phẩm Báo cáo thanh lý thành phẩm Báo cáo kiểm kê thành phẩm Thủ kho thiết bị vật tư y tế: Cập nhật thông tin danh mục thiết bị vật tư y tế Cập nhật quá trình nhập xuất sản phẩm: tiếp nhận, nhập kho, trả lại thiết bị vật tư y tế Cập nhật quá trình kiểm tra chất lượng thiết bị vật tư y tế Báo cáo tồn kho thiết bị vật tư y tế Báo cáo hàng cận hạn dùng thiết bị vật tư y tế Báo cáo hạn kiểm tra lại thiết bị vật tư y tế Báo cáo thanh lý thiết bị vật tư y tế Báo cáo kiểm kê thiết bị vật tư y tế Tóm tắt nội dung của luận văn Toàn bộ nội dung của luận văn được tổ chức thành sáu chương, bao gồm: Chương 1 : Giới thiệu đề tài Chương 1 bắt đầu bằng việc mô tả một cách khái quát nội dung thực hiện của luận văn tốt nghiệp, mục tiêu mong muốn đạt được khi thực hiện đề tài cũng như giới thiệu tổng quan về công cụ và môi trường phát triển ứng dụng. Chương 1 còn đề cập đến đề cương chi tiết của luận văn, thông qua đó chúng ta nắm bắt được các vấn đề chính sẽ được đề cập và giải quyết trong các chương sau. Chương 2 : Khảo sát hiện trạng Nội dung chính của chương này là thông qua khảo sát hiện trạng thực tế hoạt động của các xí nghiệp dược như: Sanofi Synthelabo, Imexpharrm, Domesco mà mô tả lại các qui trình hoạt động của các công việc có liên quan đến nội dung của đề tài với mục đích thông suốt các hoạt động diễn ra trong thực tế. Chương 3 : Kết quả phân tích hiện trạng Từ kết quả khảo sát hiện trạng của Chương 2, Chương 3 đề cập đến vấn đề hệ thống sẽ được triển khai như thế nào và cách thức hoạt động ra sao. Ngoài ra chương này còn trích dẫn danh sách các yêu cầu chức năng và phi chức năng của hệ thống. Với các nghiệp vụ chức năng có kèm bảng mô tả các biểu mẫu có liên quan đến các công việc và một số các qui định ràng buộc dữ liệu cho các nghiệp vụ đó. Chương này là nền tảng để từ đó tiến hành bắt tay vào việc phân tích và thiết kế hệ thống ứng trong các chương sau. Chương 4 : Kết quả phân tích thiết kế hệ thống Chương 4 được thiết kế tập trung vào ba vấn đề chính, đó là thiết kế tầng dữ liệu, thiết kế tầng xử lý và thiết kế đối tượng giao tiếp người dùng. Ứng dụng phương pháp phân tích thiết kế theo hướng đối tượng để lập ra danh sách các use-case và actor của hệ thống, phân tích thiết kế các lược đồ use-case và đặt tả chi tiết hoạt động của use-case. Từ đó lọc ra danh sách các đối tượng có liên quan đến hoạt động của hệ thống. Tiếp theo là mô hình thực thể kết hợp cùng với bảng mô tả chi tíêt ý nghĩa, thuộc tính của từng thực thể và các mối kết hợp Phần thiết kế dữ liệu của hệ thống được thực hiện bằng cách ánh xạ các bảng dữ liệu từ các lớp đối tượng của hệ thống, xây dựng sơ đồ logic, mô tả chi tiết các bảng và danh sách các ràng buộc toàn vẹn trên dữ liệu. Phần thiết kế các hoạt động xử lý chính của các đối tượng trong ứng dụng. Phần này mô tả các hàm xử lý của các lớp đối tượng trong ba tầng xử lý của ứng dụng theo mô hình ba lớp. Tiếp theo là thiết kế các sơ đồ phối hợp hoạt động tổng thể giữa các đối tượng ở các tầng giao tiếp cơ sở dữ liệu, tầng xử lý và tầng giao tiếp người dùng. Và chi tiết hơn là sơ đồ phối hợp hoạt động giữa các đối tượng trong từng nghiệp vụ và trong từng hoạt động xử lý chính của nghiệp vụ. Phần thiết kế của chương là cốt lõi chính cho việc cài đặt và thử nghiệm chương trình trong chương kế tiếp. Chương 5 : Cài đặt Nội dung chính của Chương 5 bao gồm mô tả các xử lý ba lớp trên môi trường cài đặt .NET bằng ngôn ngữ VB.NET kết quả cài đặt của hệ thống thông qua các giao diện người dùng. Chương 6 : Tổng kết Cuối cùng là tổng kết những ưu, khuyết điểm của hệ chương trình, đề xuất phương án khắc phục nhược điểm và đề ra hướng phát triển của đề tài, tài liệu tham khảo. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG Nhiệm vụ của chương này là thông qua khảo sát hiện trạng hoạt động nghiệp vụ của các xí nghiệp dược như: Sanofi Synthelabo, Imexpharm, Domesco để từ đó có cơ sở cho quá trình phân tích thiết kế hệ thống. Do việc khảo sát hiện trạng dựa trên nhiều xí nghiệp, trong mỗi xí nghiệp các hoạt động nghiệp vụ lại khác nhau, cũng như có xí nghiệp đã đạt chuẩn GSP, có xí nghiệp chưa đạt chuẩn GSP, nên ở đây chúng em xin trình bày các hoạt động chung nhất của các xí nghiệp với sự tham khảo tài liệu chỉ dẫn thực hiện GSP của WHO và Bộ y tế Việt Nam. Công việc nhập nguyên phụ liệu, bao bì, hóa chất- thuốc thử Ghi chú: Do qui trình nhập nguyên phụ liệu, bao bì, hóa chất, thuốc thử tương tự nhau nên ở đây ta chỉ xét đến qui trình nhập nguyên phụ liệu. Qui trình nhập bao bì, hóa chất, thuốc thử thì tương tự. Hoạt động nhập nguyên phụ liệu Hàng tháng, phòng kế hoạch sẽ lên kế hoạch sản xuất một lượng thành phẩm nhất định. Từ lượng thành phẩm này phòng kế hoạch sẽ tính toán được lượng nguyên phụ liệu cần đặt và yêu cầu phòng cung ứng đặt hàng nhà cung cấp. Lúc này phòng cung ứng sẽ lập đơn đặt hàng nhà cung cấp. Mỗi nguyên phụ liệu bao gồm các thông tin sau: Nguyên phụ liệu: Mã nguyên liêu, tên nguyên liêu, đơn vị tính, nhiệt độ bảo quản và các yêu cầu bảo quản khác. Nguyên phụ liệu bao gồm nhiều loại: độc thường lạnh cháy nổ. Mỗi nguyên phụ liệu nằm trong nhiều lô sản xuất.. Mỗi lô sản xuất bao gồm các thông tin: Lô sản xuất: Mã lô sản xuất, ngày sản xuất, nơi sản xuất, hạn dùng, số thùng, qui cách, nước sản xuất. Một lô sản xuất được cung ứng bởi một nhà cung cấp duy nhất. Thông tin nhà cung cấp bao gồm: Nhà cung cấp: Mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp. Có 2 loại nhà cung cấp: trong nước và ngoài nước. Khi nguyên phụ liệu về đến kho, nguyên phụ liệu sẽ được biệt trữ tại kho. Lúc này thủ kho sẽ lập phiếu tiếp nhận nguyên phụ liệu. Phiếu tiếp nhận nguyên phụ liệu: Tên kho sẽ tiếp nhận nguyên phụ liệu, ngày nhận, tên nguyên phụ liệu, lô sản xuất, hạn dùng, quy cách, tổng số thùng, số lượng tòan bộ, tên nhà sản xuất, tình trạng nguyên phụ liệu bao bì. Phiếu tiếp nhận này sẽ được gửi cho phòng kiểm nghiệm. Lúc này phòng kiểm nghiệm sẽ xuống kho lấy mẫu để kiểm nghiệm xem nguyên phụ liệu có đạt yêu cầu hay không. Sau khi kiểm nghiệm xong, phòng kiểm nghiệm sẽ lập phiếu báo kết quả nguyên phụ liệu thành 2 liên một cho kho, một cho phòng cung ứng. Phiếu báo kết quả nguyên phụ liệu: Tên nguyên phụ liệu, lô sản xuất, nơi sãn xuất, hàm lượng, mã phiếu tiếp nhận, ngày tiếp nhận, phiếu kiểm nghiệm, ngày kiểm tra lại, số thùng. Mỗi phiếu kiểm nghiệm là duy nhất. Nếu lô nguyên phụ liệu không đạt chất lượng thì phòng cung ứng sẽ có nhiệm vụ liên lạc với nhà cung cấp. Ngược lại, lô nguyên phụ liệu nào đạt chất lượng sẽ được đánh lại theo lô riêng của xí nghiệp để dễ dàng cho việc quản lý. Do nguyên phụ liệu về làm nhiều đợt nên với một lô nhà sản xuất ta sẽ có nhiều lô kho. Nếu một lô nhà sản xuất có nhiều lô kho thì các lô kho sẽ phân biệt với nhau qua: lô sản xuất, ngày nhập kho. Mỗi lô kho phải được kiểm nghiệm lại sau một khoảng thời gian qui định. Qúa trình kiểm nghiệm này giống như trên. Mỗi lô kho sẽ được cấp cho 1 phiếu tình trạng. Phiếu này gồm 3 loại: phiếu xanh, phiếu đỏ, phiếu vàng. Phiếu xanh: nguyên phụ liệu đạt, phiếu đỏ: nguyên phụ liệu không đạt và chờ xử lý. Phiếu vàng: nguyên phụ liệu đang chờ được kiểm nghiệm. Nếu lô kho nào có phiếu vàng hay phiếu đỏ thì không được xuất đi sản xuất. Sau khi nhận được phiếu báo kết quả nguyên phụ liệu, phòng cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho thành 4 liên cho: kế toán để thanh toán tiền nhà cung cấp, phòng cung ứng, kho, kế toán. Hình 1 - Qui trình nhập nguyên phụ liệu (1): Phiếu tiếp nhận (2), (3): Phiếu báo kết quả kiểm nghiệm (4), (5), (6): Phiếu nhập kho Qui trình nhập nguyên phụ liệu Công việc nhập thành phẩm, vật tư y tế Ghi chú: Do qui trình nhập thành phẩm, vật tư y tế tương tự nhau nên ở đây ta chỉ xét đến qui trình nhập thành phẩm. Qui trình nhập vật tư y tế tương tự như qui trình này. Hoạt động nhập thành phẩm Sau khi đã sản xuất ra thành phẩm, bộ phận sản xuất sẽ thông báo đến cho phòng kiểm nghiệm. Lúc này phòng kiểm nghiệm sẽ kiểm nghiệm thành phẩm và gửi phiếu báo kiểm nghiệm thành phẩm cho phòng kinh doanh. Sau đó phòng quản lý chất lượng sẽ làm lệnh đồng ý xuất xưởng cho phòng kinh doanh. Lúc này phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập thành phẩm thành 4 liên: kho, kế toán, phòng kinh donah, khách hàng. Phòng kinh doanh sẽ gửi phiếu báo kết quả kiểm nghiệm cùng với phiếu nhập thành phẩm cho kho. Kho sẽ lưu trữ lại phiếu kiểm nghiệm và phiếu nhập thành phẩm. Hình 2 - Qui trình nhập thành phẩm (1) Lệnh xuất xưởng thành phẩm (2) Phiếu báo kết quả kiểm nghiệm (3), (4), (5): Phiếu nhập kho Qui trình nhập thành phẩm Công việc xuất thành phẩm, vật tư y tế Ghi chú: Do qui trình xuất thành phẩm, vật tư y tế tương tự nhau nên ở đây ta chỉ xét đến qui trình xuất thành phẩm. Qui trình xuất vật tư y tế thì tương tự Hoạt động xuất thành phẩm Khi có nhu cầu xuất thành phẩm, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu xuất thành phẩm thành 4 liên cho: kho, khách hàng, kế toán, phòng kinh doanh Hình 3 - Qui trình xuất thành phẩm (1), (2), (3): Phiếu xuất kho Qui trình xuất thành phẩm Công việc theo dõi chất lượng Hoạt động theo dõi chất lượng Hàng tháng thủ kho phải lập hồ sơ theo dõi chất lượng các sản phẩm. Việc theo dõi chất lượng sẽ có sự tham gia của phòng kiểm nghiệm. Sau đó, kết quả theo dõi sẽ được chuyển cho phòng quản lý chất lượng để giải quyết. Nếu có sản phẩm không đạt chất lượng hay hết hạn dùng, phòng quản lý chất lượng sẽ quýêt đinh xem có hủy bỏ hay không. Hình 4 - Qui trình theo dõi chất lượng (1): Phiếu báo kết quả kiểm nghiệm (2): Báo cáo theo dõi chất lượng Qui trình theo dõi chất lượng Công việc kiểm kê Hoạt động kiểm kê Hàng tháng thủ kho phải thực hiện kiểm kê. Việc kiểm kê giúp xác định được sự sai lệch giữa tồn thực tế và tồn sổ sách. Kết quả kiểm kê sẽ được gửi cho phòng kế toán và tổng kho Hình 5 - Qui trình kiểm kê (1), (2) : Báo cáo kiểm kê Qui trình kiểm kê Công việc theo dõi nhập xuất Hoạt động theo dõi nhập xuất Hàng tháng thủ kho phải thực hiện theo dõi nhập xuất. Việc theo dõi nhập xuất giúp xác định được hoạt động nhập xuất của kho. Kết quả theo dõi nhập xuất sẽ được gửi cho phòng kế toán và tổng kho Qui trình theo dõi nhập xuất Hình 6 - Qui trình theo dõi nhập xuất (1) : Báo cáo theo dõi nhập xuất Phần phân tích - thiết kế KẾT QUẢ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG Trong chương trước ta đã khảo sát qua hiện trạng thực tế, có được các qui trình hoạt động của các công việc có liên quan. Giờ đây, ta tìm hiểu mô hình tổ chức, phân tích hoạt động của hệ thống được thiết kế. Phần còn lại của chương này sẽ mô tả các yêu cầu chức năng và phi chức năng của hệ thống và bảng trách nhiệm mà người dùng và hệ thống phải thực hiện để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả. Mô hình triển khai ứng dụng Qua khảo sát và phân tích hiện trạng thực tế cho thấy hệ thống cần được xây dựng theo mô hình khách chủ và triển khai hoạt đông trên mạng nội bộ của xí nghiệp. Hình 7 - Mô hình triển khai ứng dụng Sơ lược về cách hoạt động của hệ thống: Hệ chương trình được tổ chức theo kiểu Client- Server. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu sử dụng là SQL Server 2000. Khi muốn sử dụng chương trình, hệ thống yêu cầu người dùng đăng nhập với username và password được cấp. Ứng với từng vai trò (role) mà người dùng có thể sử dụng một số chức năng của hệ thống. Bộ phận quản trị hệ thống Có quyền quản trị toàn bộ hệ thống cũng như cập nhật danh sách người dùng và phân cấp quyền hạn cho từng nhóm hoặc cho từng người dùng cụ thể. Ban giám đốc Có quyền theo dõi tinh hình các sản phẩm trong kho: các thông tin nhâp xuất, thông tin chất lượng, báo cáo, kiểm kê. Các sản phẩm ở đây là bao gồm: nguyên phụ liệu, hóa chất thuốc thử, bao bì, thành phẩm, vật tư y tế. Tổng kho Có quyền theo dõi tinh hình các sản phẩm trong kho: các thông tin nhâp xuất, thông tin chất lượng, báo cáo, kiểm kê. Các sản phẩm ở đây là bao gồm: nguyên phụ liệu, hóa chất thuốc thử bao bì, thành phẩm., hóa chất thuốc thử Trưởng kho nguyên phụ liệu Có quyền theo dõi tinh hình nguyên phụ liệu trong kho: các thông tin nhâp xuất, thông tin chất lượng, báo cáo, kiểm kê. Trưởng kho hóa chất – thuốc thử: Có quyền theo dõi tinh hình hóa chất – thuốc thử trong kho: các thông tin nhâp xuất, thông tin chất lượng, báo cáo, kiểm kê. Trưởng kho bao bì Có quyền theo dõi tinh hình bao bì trong kho: các thông tin nhâp xuất, thông tin chất lượng, báo cáo, kiểm kê. Trưởng kho thành phẩm Có quyền theo dõi tinh hình thành phẩm trong kho: các thông tin nhâp xuất, thông tin chất lượng, báo cáo, kiểm kê. Trưởng kho vật tư y tế Có quyền theo dõi tinh hình vật tư y tế trong kho: các thông tin nhâp xuất, thông tin chất lượng, báo cáo, kiểm kê. Thủ kho nguyên phụ liệu Có quyền nhập liệu, thực hiện các thủ tục nhập xuất, theo dõi nhập xuất, theo dõi chất lượng, lập báo cáo, kiểm kê, thẻ kho của kho nguyên phụ liệu Thủ kho hóa chất – thuốc thử Có quyền nhập liệu, thực hiện các thủ tục nhập xuất, theo dõi nhập xuất, theo dõi chất lượng, lập báo cáo, kiểm kê, thẻ kho của kho hóa chất – thuốc thử Thủ kho bao bì Có quyền nhập liệu, thực hiện các thủ tục nhập xuất, theo dõi nhập xuất, theo dõi chất lượng, lập báo cáo, kiểm kê, thẻ kho của kho bao bì Thủ kho thành phẩm Có quyền nhập liệu, thực hiện các thủ tục nhập xuất, theo dõi nhập xuất, theo dõi chất lượng, lập báo cáo, kiểm kê, thẻ kho của kho thành phẩm Thủ kho vật tư y tế Có quyền nhập liệu, thực hiện các thủ tục nhập xuất, theo dõi nhập xuất, theo dõi chất lượng, lập báo cáo, kiểm kê, thẻ kho của kho vật tư y tế. Yêu cầu chức năng Ở đây chúng ta xem xét bảng mô tả các yêu cầu nghiệp vụ của hệ chương trình ứng dụng với các biểu mẫu (BM) và các qui định (QD) ràng buộc dữ liệu có liên quan. Danh sách các công việc nghiệp vụ được tổ chức theo từng bộ phận thực hiện chuyên môn nghiệp vụ. Và phần cuối là bảng qui định trách nhiệm mà người dùng và hệ thống ứng dụng cần phải thực hiện để đảm bảo tính chính xác, ổn định và hoạt động hiệu quả của chương trình. Danh sách các công việc Bộ phận : Kho nguyên phụ liệu, hóa chất – thuốc thử Ghi chú: Do biểu mẫu, qui định hóa chất- thuốc thử giống nguyên phụ liệu nên ta chỉ xét nguyên phụ liệu. Hóa chất – thuốc thử tương tự Mã số: NPL Bảng 1 - Danh sách các công việc Kho nguyên phụ liệu, hóa chất – thuốc thử Mã số Công việc Biểu mẫu Qui định Ghi chú NPL_YC1 Danh mục NPL_BM1 NPL_QD1 NPL_YC2 Tiếp nhận NPL_BM2 NPL_QD2 NPL_YC3 Nhập kho NPL_BM3 NPL_QD3 NPL_YC4 Trả lại NPL_BM4 NPL_YC5 Xuất kho NPL_BM5 NPL_QD4 NPL_QD5 NPL_QD6 NPL_YC6 Theo dõi nhập xuất NPL_BM6 NPL_YC7 Theo dõi chất lượng NPL_BM7 NPL_YC8 Báo cáo danh mục NPL_BM8 NPL_YC9 Báo cáo tồn kho NPL_BM9 NPL_YC10 Báo cáo cận hạn dùng NPL_BM10 NPL_YC11 Báo cáo hạn thử lại NPL_BM11 NPL_YC12 Báo cáo thanh lý NPL_BM12 NPL_YC13 Báo cáo kiểm kê NPL_BM13 Bộ phận : Kho bao bì Mã số : BB Bảng 2 - Danh sách các công việc Kho bao bì Mã số Công việc Biểu mẫu Qui định Ghi chú BB_YC1 Danh mục BB_BM1 BB_QD1 BB_YC2 Tiếp nhận BB_BM2 BB_QD2 BB_YC3 Nhập kho BB_BM3 BB_QD3 BB_YC4 Trả lại BB_BM4 BB_YC5 Xuất kho BB_BM5 BB_QD4 BB_QD5 BB_QD6 BB_YC6 Theo dõi nhập xuất BB_BM6 BB_YC7 Theo dõi chất lượng BB_BM7 BB_YC8 Báo cáo danh mục BB_BM8 BB_YC9 Báo cáo tồn kho BB_BM9 BB_YC10 Báo cáo cận hạn dùng BB_BM10 BB_YC11 Báo cáo hạn thử lại BB_BM11 BB_YC12 Báo cáo thanh lý BB_BM12 BB_YC13 Báo cáo kiểm kê BB_BM13 Bộ phận : Kho thành phẩm, vật tư y tế Ghi chú: Do biểu mẫu, qui định thành phẩm giống vật tư y tế nên ta chỉ xét thành phẩm. Vật tư y tế thì tương tự Mã số : TP Bảng 3 - Danh sách các công việc Kho thành phẩm, vật tư y tế Mã số Công việc Biểu mẫu Qui định Ghi chú TP_YC1 Danh mục TP_BM1 TP_QD1 TP_YC2 Tiếp nhận TP_BM2 TP_QD2 TP_YC3 Nhập kho TP_BM3 TP_QD3 TP_YC4 Trả lại TP_BM4 TP_YC5 Xuất kho TP_BM5 TP_QD4 TP_QD5 TP_QD6 TP_YC6 Theo dõi nhập xuất TP_BM6 TP_YC7 Theo dõi chất lượng TP_BM7 TP_YC8 Báo cáo danh mục TP_BM8 TP_YC9 Báo cáo tồn kho