Quản lý hệ thống bán hàng

Lêi nãi ®Çu Trong nh÷ng thËt kû ngÇn ®©y ,ngµnh C«ng NghÖ Th«ng Tin ph¸t triÓn mét c¸ch nhanh chãng vµ cã nhiÒu b­íc tiÕn nh¶y vät.ë VIÖt Nam ngµnh c«ng nghÖ th«ng tin tuy cßn trÎ nh­ng tèc ®é ph¸t triÓn kh¸ m¹nh mÏ vµ ®anh dÇn ®­îc øng dông trong nhiÒu lÜnh vùc cña ®êi sèng x· héi,gãp phÇn thóc ®Èy sù ph¸t triÓn cña ®Êt n­íc. Tin häc ho¸ trong c«ng t¸c qu¶n lý nh»m gi¶m bít søc lao ®éng cña con ng­êi ,tiÕt kiÖm ®­îc thêi gian,®é chÝnh x¸c cao,gän nhÑ vµ tiÖn lîi h¬n rÊt nhiÒu so víi lµm thñ c«ng qu¶n lý trªn giÊy tê nh­ tr­íc ®©y.Tin häc ho¸ gióp thu hÑp kh«ng gian l­u tr÷ tr¸nh ®­îc thÊt l¹c d÷ liÖu,tù ®éng hÖ thèng ho¸ vµ cô thÓ ho¸ c¸c th«ng tin theo nhu cÇu cña con ng­êi. Tuy nhiªn vÒ vÊn ®Ò then chèt ë ®©y lµ chóng ta ph¶i x©y dùng ®­îc hÖ thèng thèng tin phï hîp vµ hiÖu qu¶,mµ vÉn b¶o mËt trong hÖ thèng. §IÒu nµy ®ßi hái chóng ta ph¶i trang bÞ mét kiÕn thøc tèt vÒ ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng ®Ó cã thÓ m« t¶ ®óng quy tr×ng vµ c¸ch thøc ho¹t ®éng cña hÖ thèng. Vµ d­íi ®©y lµ phÇn b¸o c¸o vÒ mét trong nh÷ng c«ng viÖc tiªu biÓu ma phÇn mÒm ACCESS cã thÓ øng dông ®­îc vµ ®em l¹i hiÖu qu¶ cao. §ã lµ ”Qu¶n Lý HÖ Thèng B¸n Hµng” ¸p dông cô thÓ lµ C«ng Ty CP M¸y TÝnh-TruyÒn Th«ng-§IÒu KhiÓn-3C 21/6 Lý Nam §Õ-QuËn Hoµn KiÕm-Hµ Néi. Víi kiÕn thøc con ch­a ®­îc x©u s¾c ch¾c kh«ng tr¸nh khái nh÷ng nhÇm lÉn thiÕu sãt trong qu¸ tr×nh lµm v× vËy em mong thÇy c« b¹n ®äc chØ b¶o thªm. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n PhÇn I Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng qu¶n lý b¸n hµng Ch­¬ng I Kh¶o s¸t vµ thiÕt lËp hÖ thèng b¸n hµng 1>Kh¶o s¸t hÖ thèng. 1.1>HiÖn tr¹ng hÖ thèng - Quy tr×nh b¸n hµng b¾t ®Çu b»ng viÖc tiÕp nhËn trùc tiÕp ®¬n hµng tõ kh¸ch hµng hay c¸c ®¹i diÖn th­¬ng m¹i. §¬n hµng cã thÓ qua ®IÖn tho¹i,m¸y fax hay e-mail vµ ®­îc chuyÓn thµnh ®¬n hµng bëi phßng b¸n. Khi nhËn ®­îc ®¬n hµng bé phËn khiÓm tra sÏ kiÓm so¸t xem lµ kh¸ch hµng cò hay kh¸ch hµng míi vµ sè nî cña kh¸ch cã v­ît qu¸ giíi h¹n cho phÐp hay kh«ng sau ®ã b¾t ®Çu kiªm tra l­îng mÆt hµng cã trong kho .NÕu l­îng hµng trong kho ®ñ ®¸p øng yªu cÇu cña kh¸ch hµng th× lËp mét ph¶iÕu xuÊt hµng göi cho bé phËn kho yªu cÇu xuÊt hµng cho kh¸ch.NÕu l­îng hµng kh«ng ®ñ th× tiÕn hµnh giao dÞch trùc tiÕp víi kh¸ch hµng hoÆc chê trong mét kho¶ng thêi gian ®Ó c«ng ty mua hµng vÒ. Nh©n viªn b¸n hµng lu«n theo dâi t×nh tr¹ng hµng ho¸ cßn tån ®äng ®Ó ®¸p øng nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt khi tiÕp nhËn ®¬n hµng.Sau khi tiÕp nhËn ®¬n hµng nh©n viªn cã nhiÖm vô ph¶I kiÓm tra ®¬n ®Æt hµng trong ngµy vµ tÝnh hîp ph¸p cña nh÷ng ®¬n ®Æt hµng Êy.MÆt kh¸c h»ng ngµy nh©n viªn b¸n hµng ph¶I xö lý nh÷ng ®­n ®Æt hµng ®· ®Õn hÑn.NÕu kh¸ch hµng ®Õn ®óng hÑn th× tiÕn hµnh theo tho¶ thuËn lËp ho¸ ®¬n nÕu cã c¶ sù ®ång ý c¶ hai bªn ®ång thêi ®­a ra ph­¬ng thøc thanh to¸n.NÕu kh¸ch hµng kh«ng ®Õn ®óng hÑn th× thùc hiÖn viÖc t¹m xo¸ ®¬n hµng vµ thùc hiÖn viªc lo¹i bá sau ®ã nÕu ®¬n hµng kh«ng cã gi¸ trÞ.Sau khi b¸n hµng nh©n viªn ph¶I tæng hîp th«ng tin vµ b¸o c¸o lªn ban l·nh ®¹o c«ng ty ®Ó thu thËp th«ng tin ,®¸ng gi¸ t×nh h×ng kinh doanh chung cña toµn c«ng ty. 1.2>NhËn xÐt hÖ thèng cò. HÖ thèng b¸n hµng kiÓu cò ®· phï hîp víi qu¸ tr×ng kinh doanh cña c«ng ty trong nh÷ng ngµy ®Çu míi thµnh lËp khi quy m« ho¹t ®éng cßn nhá,møc ®é kinh doanh ch­a lín,c¸c c«ng viÖc xö lý Ýt.Ty nhiªn hÞªn nay do nhu cÇu c¹nh tranh vµ ph¸t triÓn trªn thÞ tr­êng kinh tÕ buéc c«ng ty ph¶I cã sù thay ®æi vÒ quy m« vµ ph­¬ng ph¸p kinh doanh chÝnh v× thÕ mµ hÖ thèng hiÖn t¹i ®· béc lé mét sè nh­îc ®IÓm sau: Khi cÇn kiÓm tra xem kh¸ch hµng cò hay kh¸ch hµng míi va kiÓm so¸t sè nî cña kh¸ch hµng th× c¸c nh©n viªn cña c«ng ty ph¶I t×m l¹i nh÷ng ®èng sæ s¸ch víi sè liÖu dµy ®Æc rÊt mÊt thêi gian vµ cã thÓ dÉn ®Õn nhÇm lÉn. §èi víi viÖc qu¶n lý kho hµng do hµng ngµy l­îng hµng xuÊt nhËp vµo kho diÔn ra liªn tôc nªn mçi ngµy bé phËn qu¶n lý kho ph¶I lËp sæ s¸ch thèng kª hµng ho¸ ph¶iÕu xuÊt nhËp kho,khi cÇn tæng hîp in sè liÖu ph¶I huy ®éng tÊt c¶ c¸c sè liÖu thèng kª võa vÊt v¶ võa tèn thêi gian vµ nh©n lùc. §èi víi bé phËn kÕ to¸n :C«ng ®o¹n tÝnh tiÒn hµng lËp ho¸ ®¬n thanh to¸n tiÒn b»ng ph­¬ng ph¸p thñ c«ng nªn kh«ng thÓ tr¸nh khái nhÇm lÉn. ViÖc l­u tr÷ ho¸ ®¬n,sè liÖu,danh s¸ch hµng,danh s¸ch nhµ cung cÊp,danh s¸ch c¸c mÆt hµng ®­îc thùc hiÖn trªn sæ s¸ch,chøng tõ nªn c«ng ty cã mét sè l­îng lín d÷ liÖu.§IÒu nµy rÊt dÔ dÉn ®Õn mÊt m¸t th«ng tin còng nh­ ng©y khã kh¨n cho viÖc t×m kiÕm mÆc dï ®èng sæ s¸ch ®ã ®· ®­îc s¾p xÕp cã khoa häc. 1.3>Yªu cÇu ®èi víi hÖ thèng míi. HÒ thèng b¸n hµng kiÓu míi lµ hÖ thèng qu¶n lý b»ng ph­¬ng ph¸p tù ®éng ho¸. Gi¶m tèi ®a c«ng ®o¹n thñ c«ng. ViÖc tÝnh to¸n sè liÖu,cËp nhËt t×m kiÕm,söa th«ng tin ®­îc lµm b»ng m¸y tÝnh vµ ph¶I cã ®é chÝnh x¸c cao,nhanh chãng vµ thuËn lîi. C¸c mÉu ho¸ ®¬n chøng tõ,thèng kª b¸o c¸o ®­îc nhËp s½n trong m¸y. C¸c d÷ liÖu l­u trªn m¸y ph¶I ®­îc ®¶m b¶o an toµn. Ch­¬ng II Ph©n tÝch hÖ thèng 2.1>C¸c chøc n¨ng cña hÖ thèng HÖ thèng B¸n hµng Mua hµng Qu¶n lý kho Thèng kª b¸o c¸o 2.2>C¸c ph­¬ng thøc ho¹t ®éng 2.2.1>HÖ thèng §¨ng ký:Thùc hiÖn ®¨ng ký míi mét tµI kho¶ng cho ng­êi sö dông ®Ó cã thÓ ®¨ng nhËp vµo hÖ thèng vµ cã thÓ sö dông c¸c øng dông cña hÖ thèng. Ph©n quyÒn:Tuú thuéc vµo chøc vô cña ng­íi sö dông lóc ®¨ng ký mµ cã quyÒn h¹n nhÊt ®Þnh trong viÖc sö dông hÖ thèng. 2.2.2>B¸n hµng Qu¶n lý kh¸ch hµng:khi nhËn ®­îc ®¬n hµng tõ kh¸ch hµng hay c¸c ®¹i diÖn th­¬ng m¹i,bé phËn kiÓm tra sÏ kiÓm so¸t nÕu lµ kh¸ch hµng cò vµ sè nî cña kh¸ch kh«ng qu¸ giíi h¹n cho phÐp th× chuyÓn ®¬n hµng sang bé phËn b¸n hµng,ng­îc l¹i b¸o c¸o víi ban xö lý ®¬n hµng qu¸ h¹n .NÕu lµ kh¸ch hµng míi th× tuú thuéc vµo hoµn c¶nh cô thÓ ®Æt mét giíi h¹n nî vµ t¹o mét ph¶iÕu ghi kh¸ch hµng míi. Danh s¸ch hµng b¸n:khi nhËn ®­îc ®¬n hµng ®· kiÓm tra,bé phËn nµy tiÕn hµnh kiÓm tra mçi mÆt hµng trong kho.NÕu l­îng hµng trong kho ®ñ ®Ó ®¸p øng yªu cÇu cña kh¸ch hµng th× ®¸nh dÊu vµo ®¬n hµng.NÕu l­îng hµng kh«ng ®ñ ®Ó ®¸p øng yªu cÇu th× gëi mét yªu cÇu mua hµng cho bé phËn mua hµng ®Ó cung cÊp l­îng tèi thiÓu yªu cÇu. 2.2.3>Mua hµng Qu¶n lý nhµ cung cÊp:víi mçi mÆt hµng th× cã nhµ cung cÊp cô thÓ,viÖc qu¶n lý nhµ cung cÊp thuËn lîi cho viÖc mua hµng lÇn sau. Danh s¸ch mua hµng:bé phËn nµy cã nhiÖm vô ®¸nh gi¸ xu h­íng mua cña kh¸ch hµng th«ng qua yªu cÇu mua hµng tõ bé phËn b¸n hµng vµ th«ng qua bé phËn kiÓm kª kho ®Ó ®IÒu chØnh viÖc mua hµng ®Þnh kú. 2.2.4>Qu¶n lý kho KiÓm kª kho:kiÓm tra thèng kª l­îng hµng xuÊt nhËp,l­îng hµng tån trong kho ®Ó lËp b¸o c¸o vµ yªu cÇu mua hµng cho bé phËn mua hµng khi sè hµng nµo ®ã trong kho ®· hÕt hoÆc nhá h¬n møc yªu cÇu cña ®¬n hµng. NhËp hµng:Hµng nhËn ®­îc tõ n¬I cung cÊp sÏ ®­îc kiÓm tra theo ph¶iÕu mua hµng do bé phËn mua hµng göi ®Õn.Khi hµng nhËn ®­îc kiÓm tra ®Çy ®ñ,ph¶iÕu giao hµng cña nhµ cung cÊp sÏ ®­îc ký nhËn vµ hµng sÏ ®­îc chuyÓn vµo kho.Mét b¶n sao cña ph¶iÕu giao hµng sÏ ®­îc göi ®Õn bé phËn qu¶n lý tµI chÝnh ®Ó thanh to¸n sau khi ph¶iÕu nhËp hµng ®· ®­îc ®IÒn ®Çy ®ñ ,ph¶iÕu nhËp hµng sÏ ®­îc chuyÓn cho bé phËn kiÓm kª kho ®Ó cËp nhËt th«ng tin vÒ hµng. XuÊt hµng khi nhËn ®­îc th«ng b¸o xuÊt hµng cïng víi ph¶iÕu gom hµng tÊt c¶ mÆt hµng sÏ ®­îc gom l¹i vµ göi cho kh¸ch hµng kÌm theo ph¶iÕu xuÊt hµng thoe thø tù ®Õn cña th«ng b¸o.Khi hµng ®­îc giao kh¸ch hµng sÏ ký vµo ph¶iÕu xuÊt hµng vµ chuyÓn cho bé phËn tµI chÝnh.Mét b¶n sao cña ph¶iÕu xuÊt hµng sÏ chuyÓn cho bé phËn qu¶n lý tµI chÝnh,mét b¶n sao cña ph¶iÕu xuÊt hµng sÏ chuyÓn cho bé phËn kiÓm kªkho ®Ó cËp nhËt th«ng tin vÒ hµng trong kho. 2.2.5>Thèng kª b¸o c¸o. Thèng kª doanh thu b¸n hµng:c¨n cø vµo viÖc ho¹ch to¸n thu chi bé phËn nµy sÏ lËp b¸o c¸o vÒ doanh thu b¸n hµng cña c«ng ty theo tõng thêi kú nhÊt ®Þng göi tíi ban l·nh ®¹o cña c«ng tyvµ ®­a ra nh÷ng ph­¬ng ph¸p,nh÷ng chiÕn luù¬c kinh doanh cho phï hîp. Th«ng kª nî:Do h×nh thøc thanh to¸n cña c«ng ty cã thÓ lµ tr¶ ngay hoÆc nî nªn nh©n viªn b¸n hµng cÇn ph¶I l¹p mét b¸o c¸ovÒ t×nh h×nh nî cña kh¸ch hµng ®Ó tiÖn theo dâi tõ ®ã ®­a ra quyÕt ®Þnh tiÕp tôc b¸n hoÆc kh«ng b¸n cho kh¸ch hµng. Thèng kª hµng tån kho:c¨n cø vµo ph¶iÕu nhËp xuÊt hµng nh©n viªn kiÓm kª kho sÏ lËp b¸o c¸o vÒ l­îng hµng ho¸ cßn tån kho göi tíi ban l·nh ®¹o c«ng ty ®Ó ®­a ra c¸ch gi¶I quyÕt. 2.3>C¸c th«ng tin vµo ra cña hÖ thèng. 2.3.1>Qu¶n lý kh¸ch hµng: Th«ng tin vµo:c¸c th«ng tin vÒ kh¸ch hµng:hä tªn,ngµy sinh,®Þa chØ giíi tÝnh. Th«ng tin ra:Danh s¸ch kh¸ch hµng. 2.3.2>Qu¶n lý nha cung cÊp. Th«ng tin vµo:C¸c th«ng tin vÒ nhµ cung cÊp:Hä tªn,§Þa chØ,§iÖn tho¹i,TµI kho¶n. Th«ng tin ra:danh s¸ch nha cung cÊp. 2.3.3>Danh môc hµng. Th«ng tin vµo:c¸c th«ng tin vÒ hµng:M· hµng,Tªn hµng,Nhµ cung cÊp.Sè l­îng,§¬n gi¸. Th«ng tin ra:Danh môc hµng. 2.3.4>NhËp hµng. Thonng tin vµo:§¬n yªu cÇu nhËp kho,th«ng tin hµng nhËp. Th«ng tin ra:Ph¶iÕu xuÊt hµng. 2.3.5>B¸n hµng. Th«ng tin vµo:§¬n yªu cÇu xuÊt kho,ph¶iÕu gom hµng,th«ng tin hµng xuÊt. Th«ng tin ra:Ph¶iÕu xuÊt hµng. 2.3.6>Th«ng kª doanh thu b¸n hµng. Th«ng tin vµo. Th«ng tin ra:B¸o c¸o doanh thu b¸n hµng. 2.3.7>Thèng kª nî. Th«ng tin vµo Th«ng tin ra:Thèng kª nî. 2.3.8>Thèng kª hµng tån. Th«ng tin vµo:Ph¶iÕu nhËp hµng,ph¶iÔuuÊt hµng. Th«ng tin ra:Thèng kª hµng tån kho. 2.4>S¬ ®å ph©n r· chøc n¨ng Qu¶n lý b¸n hµng HÖ thèng §¨ng ký QL Nh©n viªn Trî gióp Qu¶n lý kh¸ch hµng NhËp th«ng tin kh¸ch hµng Söa th«ng tin kh¸ch hµng Xo¸ th«ng tin kh¸ch hµng Qu¶n lý nhµ cung cÊp NhËp th«ng tin nhµ cung cÊp Söa th«ng tin nhµ cung cÊp Xo¸ th«ng tin nhµ cung cÊp Qu¶n lý hµng NhËp th«ng tin hµng Söa th«ng tin hµng Xo¸ th«ng tin hµng Qu¶n lý nhËp xuÊt NhËp hµng B¸n hµng Thèng kª b¸o c¸o Thèng kª doanh thu b¸n hµng Thèng kª nî Thèng kª hµng tån kho T×m kiÕm T×m kiÕm kh¸ch hµng T×m kiÕm hµng T×m kiÕm nhµ cung cÊp 2.5.M« h×nh luång d÷ liÖu 2.5.1. KhiÖu sö dông KÝ hiÖu t¸c nh©n ngoµi. Tªn t¸c nh©n ngoµI Tªn chøc n¨ng KÝ hiÖu kho d÷ liÖu. Tªn kho KÝ hiÖu chøc n¨ng KÝ hiÖu luång d÷ liÖu. Tªn luång d÷ liÖu KÝ hiÖu t¸c nh©n trong Tªn t¸c nh©n trong 2.5.2. M« h×nh møc khung c¶nh. §¬n ®Æt hµng Ph¶iÕu mua hµng Kh¸ch Hµng Nhµ cung cÊp Qu¶n lý b¸n hµng Hµng+ph¶iÕu Hµng+ph¶iÕu XuÊt hµng giao hµng cñaNCC Thanh to¸n Thanh to¸n 2.5.3>M« h×nh møc d­íi ®Ønh. 2.5.3.1>Chøc n¨ng b¸n hµng. §¬n yªu cÇu ®Æt hµng Hµng b¸n Qu¶n lý Kh¸ch hµng Kh¸ch Hµng Hµng Th«ng tin hµng b¸n §¬n hµng Thanh to¸n Hµng 2.5.3.2>Chøc n¨ng mua hµng. Nhµ cung cÊp Qu¶n lý nhµ cung cÊp Danh s¸ch hµng mua Nhµ cung cÊp Ph¶iÕu mua hµng Th«ng tin nhµ cung cÊp Th«ng tin hµng mua Thanh to¸n Hµng + Ph¶iÕu giao hµng Hµng 2.5.3.3>Chøc ng¨ng qu¶n lý kho. Nhµ cung cÊp Hàng Phiếu nhập hàng §¬n yªu cÇu nhËp kho NhËp kho Kh¸ch hµng Hàng Hàng + Phiếu xuất hàng trong kho Thông tin Hµng XuÊt kho KiÓm kª kho Ph¶iÕu giao hµng §¬n yªu cÇu xuÊt kho §¬n yªu cÇu mua hµng + Ph¶iÕu gom hµng 2.5.3.4. Chức năng báo cáo Phiếu xuất hàng Hàng Phiếu xuất hàng Thống kê hàng tồn Thống kê nợ Thanh toán Ban giám đốc Thống kê doanh thu bán hàng Phiếu xuất hàng Phiếu nhập hàng Báo cáo nợ Thông tin Yêu cầu báo cáo Báo cáo hàng tồn kho Thông tin yêu Yêu cầu báo cáo Báo cáo về doanh thu bán hàng Thông tin Yêu cầu báo cáo 2.6. Thiết kế cơ sở dữ liệu 2.6.1 Danh mục nhà cung cấp STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 MaNCC Text 10 Mã nhà cung cấp 2 TenNCC Text 50 Tên nhà cung cấp 3 DIACHI Text 50 Địa chỉ 4 DIENTHOAI Text 20 Điện thoại 5 TAIKHOAN Text 20 Tài khoản 2.6.2. Danh mục khách hàng STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 MaKH Text 10 Mã khách hàng 2 TenNCC Text 50 Tên nhà cung cấp 3 DIACHI Text 50 Địa chỉ 4 DIENTHOAI Text 20 Điện thoại 5 LoaiKH Text 20 Loại khách hàng 2.6.3. Hoá đơn xuất STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Mahoadonxuat Text 10 Mã hoá đơn xuất 2 MaKH Text 10 mã khách 3 Ngayxuat datetime ngày xuất 4 MaNV Text 10 Mã nhân viên 5 Datra number integer Đã trả 2.6.4. Hoá đơn nhập STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Mahoadonnhap Text 10 Mã hoá đơn nhập 2 MaKH Text 10 Mã khách hàng 3 Ngayxuat Date/time Ngày xuất 4 MaNV Text 10 Mã nhân viên 5 Datra Number integer Đã trả 2.6.5. Danh mục hàng STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Mahang Text 10 Mã hàng 2 Tenhang Text 30 Tên hàng 3 Donvitinh Text 50 Đơn vị tính 4 Ngaysanxuat date/time Ngày sản xuất 5 Hansudung date/time Hạn sử dụng 2.6.6. Danh mục nhân viên STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 MaNV Text 10 Mã nhân viên 2 Hoten text 30 Họ tên nhân viên 3 DIACHI Text 50 Địa chỉ 4 Chucvu Text 20 Chức vụ 5 Ngaysinh date/time Ngày sinh 6 Gioitinh text 50 Giới tính 2.6.7. Đăng nhập STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Tendangnhap Text 50 Tên đăng nhập 2 Matkhau text 50 Mật khẩu 3 Quyensudung text 50 Quyền sử dụng 2.6.8. Chi tiết hoá đơn nhập STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Mahoadonnhap Text 10 Mã hoá đơn nhập 2 Mahang Text 10 Mã hàng 3 Soluong number integer Số lượng 4 Dongia number integer Đơn giá 2.6.9. Chi tiết hoá đơn xuất STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Mahoadonxuat Text 10 Mã hoá đơn nhập 2 Mahang Text 10 Mã hàng 3 Soluong number integer Số lượng 4 Dongia number integer Đơn giá 2.7. Mô hình thực thể liên kết