Quản lý dự án

QUẢN LÝ DỰ ÁN Giới thiệu môn học Môn học QTDA là sự tích hợp các khối kiến thức quản trị thông qua các khái niệm, các khuôn khổ phân tích, các tiến trình và công cụ quản lý dự án cơ bản để giải quyết bài toán triển khai dự án nhằm đạt được các kết quả cụ thể trong giới hạn về thời gian, ngân sách và chất lượng nhất định. Mục tiêu môn học Môn học được thiết kế nhằm trang bị cho người học những kiến thức và kỹ năng cần thiết trong việc quản lý một dự án, dù lớn hay nhỏ để đạt đến thành công. Kết thúc môn học này, người học có khả năng:  Nhận biết giá trị và thực tiễn của một số các công cụ và các phương pháp quản trị dự án hiệu quả.  Hiểu được những kiến thức nền tảng về quản trị dự án  Hiểu phương thức và thực hiện quản lý dự án một cách chung nhất Nội dung môn học 1. Tổng quan về dự án và quản lý dự án 2. Khởi sự và lựa chọn dự án 3. Hoạch định dự án 4. Thực hiện và kiểm soát dự án 5. Kết thúc dự án Tài liệu tham khảo  Cao Hào Thi, Nguyễn Thúy Quỳnh Loan, Quản lý dự án, NXB ĐHQG TP.HCM, 2011  Bennet P. Lientz, Kathryn P. Rea, Project Management for the 21st, third edition.  Georges Hirsch, Đặng Hữu Đạo, Nguyễn Tiến Dũng, Nguyễn Chân, Quản lý dự án, Nhà xuất bản Giáo dục và Trung tâm Pháp – Việt Đào tạo về quản lý, 1994.  Larry Richman, Project Managemant Step – By – Step, Amacom Book, 2002.  Project Management Institute, Project Management Body of Knowledge, 2013.  Từ Quang Phương, Quản lý dự án đầu tư, Nhà xuất bản Lao động xã hội, Hà Nội, 2005. Đánh giá kết quả học tập  Kiểm tra giữa kỳ ( _ %): - 1 số bài kiểm tra trắc nghiệm và tự luận  Thi kết thúc môn ( _ %): - Tự luận Nhiệm vụ của sinh viên và các yêu cầu  Đọc tài liệu trước khi tham dự buổi học  Làm các bài tập được yêu cầu  Tham gia thảo luận  Tham dự đầy đủ các bài kiểm tra  Có mặt tại lớp đúng giờ qui định  Không sử dụng điện thoại trong giờ học PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN MỤC TIÊU  Nhận dạng sự khác biệt giữa quản lý dự án và quản lý chức năng  Thảo luận các kiến thức cơ bản về quản lý dự án  Nhận dạng các thành viên liên quan quan trọng trong dự án  Thảo luận các dạng cấu trúc tổ chức dự án  Nhận biết các tiến trình quản lý một dự án Dự án là gì? Dự án mà bạn từng tham gia? Dự án là gì? Dự án là “một nổ lực tạm thời được cam kết để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất” (PMBOK, 2013) Dự án là gì? Dự án là một quá trình gồm các công việc, nhiệm vụ có liên quan với nhau được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách. Dự án là gì? Dự án là một chuỗi các hoạt động được sắp xếp nhằm đạt được một kết quả cụ thể trong phạm vi ngân sách và thời gian nhất định Công việc dự án Công việc không phải dự án Xây dựng thang bảng lương mới Thực hiện công việc tính và trả lương Tạo ra một phần mềm quản lý mới trong doanh nghiệp Áp dụng phần mềm trong hoạt động của doanh nghiệp Đạt chứng nhận ISO 9000 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 Mua thiết bị sản xuất, lựa chọn công nghệ Vận hành các thiết bị Xây dựng nhà máy Vận hành nhà máy Các loại dự án Các loại dự án Dự án xây dựng Dự án hợp đồng Dự án nghiên cứu và phát triển Dự án hệ thống thông tin Dự án đào tạo và quản lý Dự án bảo trì, bảo dưỡng Dự án viện trợ phát triển/phúc lợi công cộng Các đặc trưng cơ bản của dự án Mục tiêu, kết quả xác định Nguồn lực có giới hạn và tách biệt Sản phẩm dự án mang tính độc nhất Dự án có chu kỳ phát triển riêng và có thời gian tồn tại hữu hạn Dự án liên quan đến nhiều bên Môi trường hoạt động va chạm Tính bất định và độ rủi ro cao Kế hoạch có tổ chức Quản lý dự án là gì? QLDA là việc ứng dụng các kiến thức, các kỹ năng, các công cụ và các kỹ thuật vào các hoạt động dự án để đáp ứng các yêu cầu của dự án (PMBOK, 2013) QLDA bao gồm một tập hợp các nguyên tắc, phương pháp, và kỹ thuật mà mọi người sử dụng để hoạch định và kiểm soát công việc dự án có hiệu quả. (Project Managemant Step - By - Step, 2002) Những ràng buộc bao gồm nhưng không giới hạn khi thực hiện quản lý dự án  Phạm vi  Chất lượng  Tiến độ  Ngân sách  Nguồn lực  .... Bộ ba ràng buộc cơ bản của quản lý dự án Phạm vi, chất lượng Thời gian Chi phí Bộ ba ràng buộc cơ bản của quản lý dự án  Các ràng buộc đều quan trọng  Các hành động trong một ràng buộc thường ảnh hưởng đến các hành động trong các ràng buộc khác Phạm vi, chất lượng Thời gian Chi phí Bộ ba ràng buộc cơ bản của quản lý dự án Phạm vi, chất lượng Thời gian Chi phí • Sự đánh đổi giữa các ràng buộc phải được giải quyết khi cần thiết Sự thành công của một dự án Một dự án thành công có các đặc điểm sau:  Mức độ kỹ thuật, kết quả thích hợp  Hoàn thành trong thời gian và chi phí cho phép  Được chấp nhận bởi khách hàng/người sử dụng  Các thay đổi phạm vi là ít nhất và/hoặc được sự đồng thuận.  Không làm thay đổi văn hóa, chuẩn mực chung của tổ chức.  Không đảo lộn dòng công việc chính của tổ chức Sự khác biệt giữa quản lý dự án và quản lý chức năng CHỨC NĂNG DỰ ÁN Loại công việc Lặp lại, liên tục Duy nhất, không lặp lại Trọng tâm Hoàn thành công việc hiệu quả Hoàn thành dự án Trách nhiệm quản lý Quản lý con người Quản lý công việc Ngân sách Ngân sách được huy động liên tục Ngân sách tài trợ cho những dự án cụ thể Ứng phó với khách hàng và sự thay đổi môi trường Ít ứng phó. Thời gian ứng phó dài hơn Ứng phó nhiều hơn. Thời gian ứng phó ngắn hơn Rủi ro Công việc ổn định, ít rủi ro Rủi ro cao bởi vì công việc là duy nhất và không quen thuộc Các kiến thức cơ bản về quản lý dự án (PMBOK) Mua sắm Phạm vi Thời gian Chi phí Chất lượng Rủi ro Mua sắm Thông tin Nhân lực Các kiến thức cơ bản về quản lý dự án (PMBOK) Nguồn: Viện quản lý dự án Cấu trúc tổ chức dự án  Là một kiểu mẫu được đặt ra để phối hợp hoạt động giữa các cá nhân trong tổ chức dự án.  Xác lập mối quan hệ giữa dự án với tổ chức mẹ  Ảnh hưởng mạnh đến việc làm thế nào quản lý dự án hiệu quả.  Thường hạn chế các nguồn lực sẵn có  Các loại cấu trúc tổ chức dự án:  Cấu trúc tổ chức theo chức năng  Cấu trúc tổ chức theo dự án  Cấu trúc tổ chức theo ma trận Cấu trúc tổ chức theo chức năng  Dự án được chia làm nhiều phần và được phân công tới các bộ phận chức năng hoặc các nhóm trong bộ phận chức năng nhất định. Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý chức năng cấp cao GĐ Marketing Tổng giám đốc GĐ Sản xuất GĐ Tài chính GĐ Kinh doanh  Ưu điểm  Nhược điểm  Áp dụng Cấu trúc tổ chức theo chức năng Cấu trúc tổ chức theo dự án Một nhà quản lý dự án phải chịu trách nhiệm quản lý một nhóm gồm những thành viên nòng cốt được chọn từ các phòng chức năng trên cơ sở làm việc toàn phần. Các nhà quản lý chức năng không tham gia chính thức Các bộ phận chức năng Giám đốc DA 1 Giám đốc DA 2 Tổng giám đốc Giám đốc DA n Các bộ phận chức năng Các bộ phận chức năng Sản xuất Tiếp thị • Ưu điểm • Nhược điểm • Áp dụng Cấu trúc tổ chức theo dự án Cấu trúc tổ chức theo ma trận  Mỗi dự án chịu sự điều phối của các giám đốc dự án và sự tham gia của các chuyên viên ở các bộ phận chuyên môn Tổng giám đốc Các giám đốc DA Sản xuất Nhân sự R & D Tài chính Tiếp thị Dự án 1 Dự án 2 Dự án 3  Ưu điểm  Nhược điểm  Áp dụng Cấu trúc tổ chức theo ma trận Những căn cứ để lựa chọn mô hình tổ chức QLDA  Quy mô dự án  Thời gian thực hiện  Công nghệ sử dụng  Độ bất định và rủi ro của dự án  Địa điểm thực hiện dự án  Các nguồn lực và chi phí cho dự án  Số lượng dự án cùng thực thi trong một thời kỳ và tầm quan trọng của nó Thành viên có liên quan (Stakeholder) là những người ảnh hưởng đến dự án hoặc là những người bị ảnh hưởng bởi dự án Thành viên có liên quan (Stakeholder) Thành viên có liên quan trong hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp, dự án: họ là ai? Thành viên có liên quan (Stakeholder) Tại sao phải nhận diện các thành viên có liên quan Các tình huống thực tế đã cho thấy. Định nghĩa vai trò của nhà quản lý dự án và các thành viên có liên quan  Giám đốc dự án: có thể là bạn lắm chứ!  Người đứng đầu dự án, chịu trách nhiệm về kết quả hoàn thành dự án  Thành viên đội dự án: người thực hiện, kiểm soát, điều phối viên  Tạo ra các kết quả kỳ vọng.  Cũng tham gia trong tiến trình QLDA  Nhà bảo trợ (Sponsor)  Bảo trợ về tài chính  Bảo trợ về chính trị  Khách hàng của dự án  Người trong nội bộ hoặc bên ngoài được hưởng lợi từ DA  Người sẽ chấp nhận kết quả cuối cùng do dự án tạo ra  Các giám đốc nguồn lực/chức năng  Cung cấp các nguồn lực đặc biệt là nhân lực tham gia vào DA  Các thành viên khác: nhà cung cấp, giới truyền thông.. Mối quan hệ giữa dự án và các thành viên có liên quan trong dự án Dự án Giám đốc DA Đội QLDA Nhà tài trợ Các GĐ chức năng Nhà cung cấp Khách hàng Các TV liên quan khác GĐ các danh mục đầu tư Cơ quan QLDA Các thành viên liên quan trọng trong dự án Xác định các vị trí then chốt hay thành viên liên quan quan trọng bằng cách nào? Những điều quan trọng cần xác định về các bên liên quan đến dự án  Họ là ai  Vai trò của họ là gì?  Cách tiếp cận nào đối với các bên liên quan?  Họ đòi hỏi gì tại mỗi giai đoạn của dự án?  Làm thế nào những chấp thuận và đánh giá diễn ra?  Làm thế nào các thông tin thích hợp sẽ được thông báo? Vai trò của nhà quản lý dự án “Nhà quản lý dự án có vai trò như nhạc trưởng trong một dàn nhạc, điều phối các nhạc công, trong đó mỗi nhạc công là một tài năng với sở trường riêng” L.R. Sayles Vai trò của nhà quản lý dự án  Tồn tại với điều kiện ràng buộc của dự án  Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.  Quản lý các mối quan hệ giữa người và người trong tổ chức dự án  Duy trì sự cân bằng giữa chức năng: - Quản lý dự án - Kỹ thuật của dự án  Đương đầu với rủi ro trong quá trình QLDA Một số kỹ năng của nhà quản lý dự án Kỹ năng QLDA Kỹ năng giao tiếp Kỹ năng tác động về mặt tổ chức Kỹ năng kỹ thuật Kỹ năng tổng hợp Khởi sự dự án Hoạch định dự án Thực hiện dự án Kết thúc dự án Bản tuyên bố dự án Bản kế hoạch dự án Đầu ra quản lý dự án - Các báo cáo thực trạng - Các kết quả phải chuyển giao Tài liệu dự án được lưu trữ Chi phí và mức độ tuyển dụng Các giai đoạn của dự án Tác động của các biến theo thời gian tiến triển dự án Thời gian dự án Cao Mức độ Thấp Chi phí thay đổi Ảnh hưởng của các bên có liên quan, rủi ro và sự không chắc chắn Các nhóm tiến trình quản lý dự án Tiến trình thực hiện Mức độ hoạt động Tiến trình hoạch định Tiến trình Khởi sự Tiến trình Kết thúc Giai đoạn bắt đầu Giai đoạn kết thúc Thời gian Tiến trình Kiểm soát Xu thế lựa chọn hoạt động dự án  Đang trở thành một phương thức chuẩn trong kinh doanh  Trọng tâm mới là các dự án và nhóm dự án được giao giải quyết vấn đề cụ thể  Dự án đang hình thành, tuyển nhân viên, hoàn thành, sau đó đóng cửa. Đội dự án đến và đi với các vấn đề và cơ hội  Chu kỳ sản phẩm giảm. Mỗi sản phẩm mới là một dự án mới  Thu hẹp doanh nghiệp: sử dụng các nguồn lực bên ngoài Kết luận phần 1 50 Phần 2 KHỞI SỰ VÀ LỰA CHỌN DỰ ÁN Sau khi kết thúc chủ đề này, học viên có khả năng tốt hơn trong việc:  Định nghĩa dự án của tổ chức  Nhận biết các mô hình lựa chọn dự án và những ứng dụng cụ thể Mục tiêu 52 Dự án tiến triển như thế nào? Ý tưởng Định nghĩa dự án Xác định phạm vi dự án Lựa chọn dự án Thực hiện dự án 53 Thực hiện thay đổi chiến lược Chiến lược Đầu tư Thực hiện Dự án thành công là chìa khoá đáp ứng mục tiêu của chiến lược trong tổ chức Mở rộng Thị trường Phát triển Hạ tầng Sát nhập & Mua lại Giới thiệu Sản phẩm mới Cải tiến Quy trình DỰ ÁN 54 Lựa chọn dự án và các tiêu chuẩn chọn lựa 1. Lựa chọn dự án • Là tiến trình đánh giá các dự án riêng lẽ hoặc các nhóm dự án và sau đó chọn lựa một số trong các dự án đó để thực hiện sao cho các mục tiêu của tổ chức mẹ sẽ đạt được. • Sự lựa chọn phải được đưa ra giữa các phương án cạnh tranh nhau. 55 Lựa chọn dự án và các tiêu chuẩn chọn lựa 2. Các tiêu chuẩn chọn lựa mô hình lựa chọn dự án (Souder-1973)  Thực tế (realism)  Năng lực (Capability)  Tính linh hoạt (Flexibility)  Dễ sử dụng (Ease of use)  Chi phí thấp (Low cost) (Jack R.Meredith, Samuel J.Mantel, JR – 2003)  Dễ vi tính hóa (Easy computerization) 56 Các loại mô hình lựa chọn dự án  Các mô hình định tính  Các mô hình định lượng Các loại mô hình lựa chọn dự án 1. Các mô hình định tính  Con bò linh thiêng (The Sacred Cow)   Sự cần thiết cho hoạt động (The Operating Necessity)   Đối diện với cạnh tranh (The Competitive Necessity)  58 Các loại mô hình lựa chọn dự án 2. Các mô hình định lượng NPV, IRR, PP, B/C  Dựa trên việc phân tích ngân lưu của dự án  Giá trị tiền tệ theo thời gian: Suất chiết khấu  Câu hỏi cơ bản :  Dự án có khả thi tài chính hay không ?  Làm thế nào để lựa chọn dự án tốt nhất từ danh mục dự án? 59 Các chỉ tiêu thẩm định định lượng IRR > r BCR > 1 CÁC BƯỚC TRONG QUÁ TRÌNH LỰA CHỌN DỰ ÁN  Bước 1: Liệt kê các dự án (DA) hiện tại và các ý tưởng DA. Nguồn ý tưởng: khách hàng - quản lý cấp cao - đội ngũ nhân sự.  Bước 2: Xác định tính cần thiết hoặc cơ hội của từng DA  Bước 3: Dự tính sơ bộ thời gian và ngân sách cho từng DA  Bước 4: Đánh giá tính khả thi chung của từng DA  Bước 5: Xác định các rủi ro liên quan đến DA.  Bước 6: Xem xét lại danh sách các DA, các mục tiêu, tính khả thi và các rủi ro với các thành viên liên quan trong dự án.  Bước 7: Loại bỏ các dự án không khả thi và không phù hợp và sắp xếp các dự án còn lại.  Bước 8: Chọn lựa các dự án quan trọng nhất và thực hiện ngay