Quản lý dự án: 11 lỗi thường gặp của các nhà quản lý

Quản lý dự án: 11 lỗi thường gặp của các nhà quản lý Theo công ty nghiên cứu Standish Group, không có gì ngạc nhiên khi chỉ 29% các dự án CNTT thành công trọn vẹn. Danh sách 11 lỗi mà các bộ phận CNTT thường mắc phải sẽ giúp bạn xác định chỗ sai sót của các dự án và đưa ra các biện pháp để khắc phục những sai sót này. Tránh được những rủi ro thường gặp trong việc quản lý dự án mang lại lợi ích rất lớn. Không chỉ tăng tỷ lệ thành công mà bạn còn có thể làm hài lòng khách hàng, các cổ đông, và tăng khả năng cạnh tranh do hoàn thành dự án đúng thời gian và đúng ngân sách và sau cùng là mang lại lợi nhuận cho công ty. Lỗi trong bố trí nhân viên 1. Thiếu những nhân viên có chuyên môn phù hợp Việc sắp xếp nhân viên hợp lý rất quan trọng, tuy nhiên bố trí nhân viên không hợp lý là lỗi hay mắc phải nhất trong danh sách những lỗi thường gặp trong quản lý dự án. Không dùng đúng người có thể làm hỏng cả dự án. Chía khóa thành công của một dự án là dùng đúng người có chuyên môn thích hợp. Giải pháp: Theo ông Koppelman, Standish Group, những nhà quản lý dự án và CNTT cần một cái nhìn toàn diện về chuyên môn và khối lượng công việc của tất cả nguồn lực, bao gồm cả các tư vấn viên, nhà thầu, và những công ty đối tác. Họ thường lơ là trong việc đánh giá chuyên môn của những nguồn nhân lực này mặc dù họ đảm nhiệm phần lớn công việc. Phần mềm quản lý dự án có thể mang lại cái nhìn tổng quan về chuyên môn và khối lượng công việc của mỗi bên tham gia. Khi các nhà quản lý dự án và CNTT hiểu rõ công việc của từng người, họ phải tìm ra được cách phân bổ các nguồn nhân lực trong các dự án và lượng công việc hàng ngày. Ông Koppelman cho biết bạn nên đồng bộ hóa nhân viên và dự án hết sức có thể. Ông cũng nói thêm rằng một giải pháp hữu hiệu là bổ nhiệm một người quản lý nguồn nhân lực, người này sẽ chịu trách nhiệm chỉ định nhân viên cho mỗi dự án và đảm bảo phân bổ nhân viên phù hợp với các dự án. 2. Thiếu những nhà quản lý dự án có kinh nghiệm Dự án có thể nhanh chóng vượt ra ngoài vòng kiểm soát nếu thiếu sự chỉ đạo của một người quản lý dự án có kinh nghiệm. Giải pháp: Thuê những nhà quản lý dự án có bằng cấp và khả năng theo yêu cầu để quản lý các thành phần tham gia. Một nhà quản lý dự án giỏi phải có nhiều khả năng. Họ cần phải biết cách tổ chức các cuộc họp, xử lý rủi ro, và quản lý nhiều thành phần khác nhau – nhân viên kinh doanh, nhân viên CNTT chuyên trách bảo mật, và nhân viên tài chính quản lý ngân sách. “Nếu bạn không giải quyết được vấn đề tài chính, quản lý ngân sách hàng tuần và thông báo cho khách hàng về bất cứ sự thay đổi nào, bạn có thể nhanh chóng gặp rắc rối”. Một nhà quản lý dự án kinh nghiệm cũng cần thành thạo bất kỳ công nghệ nào đang được triển khai. Lỗi triển khai 3. Phương pháp quản lý dự án Đây là lỗi thứ hai trong những lỗi thường gặp nhất trong quản lý dự án. Thiếu phương pháp có thể tăng nguy cơ thất bại đối với các công việc liên quan đến dự án, dự án phải thực hiện lại, và kết quả là không được hoàn thành đúng thời hạn hay đúng ngân sách. Giải pháp: Một phương pháp quản lý dự án giúp bạn tiến hành dự án hiệu quả và giúp bạn nhận thức được các hoạt động liên quan đến việc tiến hành dự án. Xác địnhđúng ranh giới của tiêu chuẩn và phương pháp sẽ loại bỏ các rủi ro liên quan đến các dự án CNTT. 4. Quá nhiều qui trình Quá nhiều quy trình khiến nhóm thực hiện dự án kém linh hoạt. Giải pháp: Linh hoạt trong tổ chức và trao đổi với các bên tham gia và nhà tài trợ dự án. 5. Lơ là những thay đổi về phạm vi dự án luôn dẫn đến việc vượt ngân sách và thời hạn. Giải pháp: Nên theo chu trình yêu cầu thay đổi chính thức: Các cá nhân nếu có yêu cầu thay đổi cần giải thích những thay đổi cụ thể bằng văn bản thay đổi phạm vi, và nhà quản lý dự án cần xác định yêu cầu này sẽ có tác động như thế nào đến ngân sách và thời hạn. Nhà đầu tư phải ký xác nhận yêu cầu thay đổi phạm vi này. 6. Thiếu dữ liệu cập nhật về hiện trạng dự án Bạn không thể quản lý những công việc mà bạn không rõ. Bạn không thể sắp xếp các nguồn lực hay phản ứng với những thay đổi về phạm vi dự án. Giải pháp: Ứng dụng phần mềm. 7. Bỏ qua hoặc xem nhẹ vấn đề Vấn đề không thể tự nó giải quyết. Vấn đề sẽ càng nghiêm trọng hơn nếu bạn bỏ qua vấn đề càng lâu và hậu quả là làm tăng chi phí cho dự án. Giải pháp: Biết được khi nào có sai sót và việc nhanh chóng dàn xếp càng nhiều bên tham gia càng tốt để giải quyết sai sót là rất quan trọng trong quản trị dự án. Lỗi kế hoạch 8. Không dành thời gian để xác định rõ phạm vi dự án Nếu doanh nghiệp không xác định trước phạm vi một dự án, thì dự án này rất có nguy cơ thất bại.Thêm vào đó, CNTT sẽ thiếu sự minh bạch và thiếu phương hướng cần thiết để hoàn thành dự án đúng thời hạn và đúng ngân sách và đạt mục tiêu của doanh nghiệp. Giải pháp: Lên kế hoạch dự án tốt cần xác định tình trạng của vấn đề và phạm vi dự án. 9. Không hiểu hết sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các dự án Các dự án không hoạt động độc lập. Chúng thường phụ thuộc vào các dự án khác được tiến hành đồng thời. Khi các nhà quản lý dự án không nhận thấy sự liên quan lẫn nhau giữa các dự án – như nhân viên được bổ nhiệm vào một dự án lại cần cho một dự án khác; các dự án sẽ bị đình trệ. Sự đình trệ này có thể ảnh hưởng đến toàn bộ các dự án. Giải pháp: Xem xét đến sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các dự án khi lên lập hoạch cho dự án. Việc bàn bạc với các thành phần tham gia và lên kế hoạch cho dự án có thể giúp hiểu rõ và kiểm soát tốt sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các dự án. 10. Không đánh giá rủi ro đúng mức Sự cố xảy ra, và cả dự án bị bất ngờ. Do đó dự án đi lệch hướng trong khi CNTT cố gắng xoay sở giải quyết mớ lộn xộn mà họ đã không lường trước. Giải pháp: Đánh giá rủi ro là một phần của việc lập kế hoạch cho dự án. Các rủi ro phát sinh có thể làm chậm tiến độ hay lệch hướng dự án, vượt ngân sách, hoặc khiến bạn không thể hoàn thành yêu cầu dự kiến. Tìm ra cách giảm nhẹ những rủi ro đó. Nếu các nhà quản lý ngồi xuống và suy nghĩ về những rủi ro đó, họ sẽ bắt kịp được tiến độ. Việc này không mất nhiều thời gian, và hiểu rõ điểm yếu trong dự án thậm chí trước khi triển khai dự án là rất hữu ích. 11. Không liên lạc hiệu quả với các nhà đầu tư và cổ đông. CNTT sẽ không đáp ứng được yêu cầu dự kiến. Giải pháp: Cần thông tin liên lạc về dự án với mọi người liên quan. Họ có thể sẽ phát hiện ra những hiểu lầm về phạm vi của dự án hay những yêu cầu nảy sinh của hệ thống khi bộ phận CNTT chuyển biểu giải trình về công việc với hàng nghìn dòng mô tả chức năng và đặc tính của hệ thống. Do chủ doanh nghiệp không có thời gian kiểm tra những tài liệu kỹ thuật chi tiết như vậy, họ sẽ bỏ qua chúng. Việc thử nghiệm cũng rất quan trọng đối với sự thành công của dự án, đặc biệt khi dự án sắp hoàn thành. NGUỒN: ITweek