Quản lý chất lượng áp dụng cho quản lý tài chính cá nhân

Quản lý chất lượng áp dụng cho quản lý tài chính cá nhân Hiện nay, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 trong quản lý chất lượng tại nhiều tổ chức tại Việt Nam rất phổ biến và là một công cụ quản trị rất hữu dụng và phạm vi áp dụng rất đa dạng từ cơ quan hành chánh sự nghiệp đến các doanh nghiệp và kể cả trường trung học, trường đại học, bệnh viện… Việc áp dụng ISO 9000 cho quản lý tài chính cá nhân có được không? Đây là câu hỏi mà bản thân tôi là một chuyên gia tư vấn xây dựng, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 được hỏi rất nhiều từ các CEO và các học viên trong các khóa đào tạo. Theo tôi, câu hỏi trên rất hay. Kiếm được tiền đã khó, quản lý nó còn khó hơn. Chính vì vậy, chúng ta cần phải học cách làm để có thể quản lý tài chính cá nhân tốt nhất. Trả lời câu hỏi trên sẽ mở ra một lĩnh vực áp dụng của quản lý chất lượng rất rộng rãi, phổ biến và hữu dụng. Nguyên lý chính trong quản lý chất lượng là: viết ra những gì cần phải làm; làm đúng những gì đã viết; viết lại những gì đã làm; xem xét những gì đã làm; cải tiến những gì đã viết ra” (trích từ nguyên lý PDCA – Plan, Do, Check, Action của Giáo sư W. Edwards Dewing) Quản lý tài chính cá nhân thực chất là tiết kiệm tiền, kiếm tiền nhiều hơn để mua những thứ bạn muốn và để đối phó những rủi ro có thể xảy ra trong tương lai. Sau đây, tôi xin chia sẻ với các bạn về áp dụng quản lý chất lượng trong quản lý tài chính cá nhân qua “Thủ tục hoạt động: Quản lý tài chính gia đình”. 2. Mô tả lưu đồ. 2.1. Lập kế hoạch tài chính (kế hoạch thu, chi). Hàng năm, chậm nhất vào ngày 15/1 của năm sau, các thành viên trong gia đình sẽ dự thảo về Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng (MTCL) và kế hoạch để thực hiện mục tiêu đề ra. Điều rất quan trọng là mục tiêu đề ra phải đảm bảo yếu tố SMART (Cụ thể, đo lường được, khả thi, hợp lý và có quy định rõ thời gian thực hiện, thời gian đo lường). Và phải xây dựng được Danh mục thu tiền và danh mục chi tiền trong năm. Ví dụ về Mục tiêu chất lượng năm 2010: Hàng tháng gởi tiết kiệm tại Ngân hàng với số tiền là 10 triệu đồng. Hàng tháng, hạn mức tổng chi là 7 triệu đồng/tháng. Tổng thu nhập cả 2 vợ chồng là từ 18 triệu đồng/tháng trở lên (sau khi đã đóng thuế thu nhập cá nhân). Trong tháng 03/2010 sẽ thay mới 1 máy lạnh tại phòng khách. Trong tháng 09/2010, gia đình (gồm 3 người) sẽ đi du lịch Đà Lạt với tổng mức chi là 8 triệu đồng. Trong tháng 09/2010 sẽ mua 1 laptop (từ 15 triệu đồng – 20 triệu đồng) cho con thi vào đại học. Chậm nhất là ngày 31/1, gia đình sẽ công bố MTCL, Kế hoạch thực hiện MTCL. Đối với Kế hoạch thực hiện MTCL cần xác định rõ hàng tháng kế hoạch thu chi của từng danh mục. 2.2. Thực hiện theo đúng mục tiêu chất lượng và kế hoạch thực hiện. Hàng ngày, vào cuối ngày (trước khi đi ngủ) thống kê chi, thu trong ngày qua biểu số 1:” NHẬT KÝ THU CHI” NHẬT KÝ THU CHI THÁNG 06/2009 Đơn vị tính: VNĐ Ngày Nội dung chi/thu Số tiền Phân loại danh mục Ghi chú 01/06/09 Đi siêu thị (mua thức ăn cho cả tuần) 400.000 Tiền chợ Chi tiết xem hóa đơn Ăn sáng (3 người) 30.000 Đổ xăng (đổ 3 lít) 42.600 Tổng cộng 472.600 02/06/09 …. 30/06/09 Tiền lương 18.000.000 Tiền lương Thu tiền ….. … .. .. Tổng cộng 6.500.000 (Chi); Thu là 18.000.000 Đối với dòng tiền thu thì ghi ở cột ghi chú là Thu tiền. Ngày 2 của tháng sau, hoàn thành thống kê các tổng chi của từng danh mục chi trong tháng theo biểu số 2:” Thống kê các khoản thu chi trong tháng” THỐNG KÊ CÁC KHOẢN THU CHI TRONG THÁNG Đơn vị tính: VNĐ TT Khoản thu chi Số tiền Định mức 1. Ăn sáng 900.000 2. Tiền chợ 1.200.000 - 1.500.000 3. Gạo (12.000 đ/kg) 180.000 - 240.000 4. Tiền ga 195.000 - 200.000 5. Tiền điện 250.000 - 300.000 6. Tiền điện thoại (bàn, di động) 1.000.000 - 1.300.000 … … … … Tổng cộng 6.500.000 - 7.000.000 Tháng nào mà mức chi vượt định mức là phải phân tích nguyên nhân tại sao chi vượt và có kế hoạch tiết kiệm trong các tháng sau để bù đắp phần chi. Thông thường biện pháp khắc phục là cắt giảm các khoản chi cho giải trí, giao tế nhân sự (như chiêu đãi bạn bè, mua quà, đi xem phim). Hoặc có biện pháp để tăng nguồn thu. 2.3. Căn cứ kết quả thống kê hàng tháng, hàng quý, mà gia đình có thể cải tiến mục tiêu đề ra. 2.4. Điều thú vị nhất sau khi chúng ta thực hiện được 1 năm là chúng ta sẽ tìm được “chìa khóa của quy tắc vàng trong làm giàu” và kế hoạch quản lý tài chính cá nhân ngắn hạn và dài hạn. Kết thúc 1 năm, bạn sẽ đo lường được giá cuộc sống của gia đình trong 1 năm là bao nhiêu tiền (P) với các chuẩn mực cuộc sống trong năm vừa qua. Căn cứ mức lãi suất tiết kiệm kỳ hạn 12 tháng/ năm, rút tiền lãi hàng tháng (r). Chúng ta sẽ có được chìa khóa như sau: Ngày 31/12/2009 bạn thống kê toàn bộ năm 2009 chi tiêu là 84 triệu đồng = giá cuộc sống gia đình bạn trong năm 2009. Đây là mức cho bạn biết để đảm bảo cuộc sống gia đình bạn trong tương lai giống như năm 2009 thì bạn phải có số tiền tiết kiệm trong ngân hàng là x = P/r. (Với P là 84 triệu đồng, r là 9%/năm – tham chiếu mức lãi suất của Ngân hàng Sài Gòn Công Thương có hiệu lực ngày 17/06/2009) -> x = 934 triệu đồng. Con số x là mức điểm hòa vốn của cuộc sống gia đình bạn. Nếu bạn có đủ số tiền x vào ngày 1/1/2010 gởi vào ngân hàng là x (934 triệu đồng) thì Trị giá tương lai của dòng tiền (F) bạn gởi trên là vào ngày 1/1/2011 là (1+9%)1x 934 triệu đồng = 1.018.060 triệu đồng. [F = (1+r)1.x] Số tiền 934 triệu đồng là mức tài trợ cuộc sống gia đình bạn mỗi năm với chuẩn mực cuộc sống tương đương năm 2009. Giả sử hàng tháng không có thu nhập thì gia đình bạn vẫn có cuộc sống với các chuẩn mực đã đề ra. Nếu có những rủi ro xảy ra trong năm 2010 dẫn đến mức chi tiêu sẽ tăng, thì bạn sẽ chủ độngxác định rõ sẽ cắt khoản danh mục chi tiêu nào hoặc giảm mức chi tiêu của danh mục nào đó (tức bạn phải giảm Chuẩn mực cuộc sống) hoặc bạn sẽ phải tăng nguồn thu nhập để đảm bảo Mục tiêu đã đề ra. Tóm lại khi bạn thực hiện triệt để, đúng theo nguyên lý PDCA thì chúng ta sẽ kiểm soát được chi phí của gia đình trong một năm, chúng ta sẽ thích ứng nhanh với các rủi ro xảy ra như lạm phát, chi phí bệnh tật, chi phí giao tế (đám cưới, đám giỗ..), và đạt được mục tiêu sống trong ngắn hạn và dài hạn. Khi các bạn có số tiền x ở trên (điểm hòa vốn của cuộc sống gia đình bạn) thì lúc này bạn sẽ hoạch định được Mục tiêu cuộc sống dài hạn và trả lời cho bạn rằng khi nào bạn trở thành triệu phú, tỷ phú. Ví dụ, vào ngày 1/1/2010, gia đình bạn có nguồn tiền tiết kiệm là 934 triệu đồng, và khả năng thu nhập của gia đình bạn vẫn đảm bảo mức chi trong năm thì số tiền 934 triệu đồng vào ngày 1/1/2011 là 1.018.060.000 đồng vào ngày 1/1/2012 là 1.109.685.400 đồng, vào ngày 1/1/2013 là 1.209.557.086 đồng, vào ngày 31/1/2015 là 1.437.074.774 đồng. Giả sử trong 5 năm (2011 – 2015) bạn chủ động để đảm bảo thu đủ bù chi thì số tiền tiết kiệm của bạn lúc đầu là 934.000.000 đồng sau 5 năm đã là 1.437.074.774 đồng. Đây chính là “chìa khóa của nguyên tắc làm giàu” hay dân gian có câu:” Tiền đẻ ra tiền”: tiền đã đẻ ra tiền là 503.074.774 đồng. Tác giả: Hoàng Quốc Thanh – Công ty Cổ Phần Bê Tông Ly Tâm 620.