Phương pháp soạn thảo tài liệu phù hợp yêu cầu tiêu chuẩn iso 9001:2000

ĐÀO TẠO PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO TÀI LIỆU PHÙ HỢP YÊU CẦU TIÊU CHUẨN ISO 9001:2000MỤC ĐÍCH - YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG TÀI LIỆUMỤC ĐÍCH:LÀ PHƯƠNG TIỆN ĐỂ QUẢN LÝ HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNGYÊU CẦU:- ĐƠN GIẢN: * VỪA ĐỦ, RÕ RÀNG, NGẮN GỌN, CÓ KHẢ NĂNG THỰC THI; * NGUYÊN TẮC KISS: (KEEP IT SIMPLE AND STRAIGHTFORWARD)- DỄ KIỂM SOÁT- DỄ TRUY TÌM, DỄ THẤY, DỄ LẤY, DỄ SỬ DỤNG- CÓ CẤU TRÚC KHOA HỌCNGUYÊN TẮC THỰC HIỆN:CÂN ĐỐI GIỮA:ĐỂ:- HIỂU KỸ VẤN ĐỀ; VÀ- TRÁNH DƯ THỪA, LÃNG PHÍ* MỨC ĐỘ CHI TIẾT CỦA CÁC TÀI LIỆU PHẢI TƯƠNG ỨNG VỚI NĂNG LỰC* TRÁNH TÌNH TRẠNG QUÁ NHIỀU TÀI LIỆU KHI NĂNG LỰC CÓ THỂ ĐẢM BẢO HTCL HOẠT ĐỘNG HIỆU QUẢ.TÀI LIỆU CỦAHỆ THỐNGQUẢN LÝCHẤT LƯỢNGNĂNG LỰC NHÂN SỰPHÂN TÍCH NHU CẦU VỀ TÀI LIỆUBAO NHIÊU TÀI LIỆU?NHẬN BIẾT NHU CẦU VỀ TÀI LIỆUĐỂ BIẾT MỘT QUY TRÌNH CÓ THỰC SỰ CẦN THIẾT CHO HOẠT ĐỘNG CỦA ĐƠN VỊ HAY KHÔNG VÀ KHI NÀO PHẢI BIÊN SOẠN MỘT QUY TRÌNH TA CÓ THỂ CĂN CỨ TRÊN:- YÊU CẦU CỦA CÁC CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN, YÊU CẦU CỦA ĐỐI TÁC HOẶC CỦA KHÁCH HÀNG- YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN ÁP DỤNG- LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CỦA ĐƠN VỊ - MỨC ĐỘ ẢNH HƯỞNG CỦA CÁC QUÁ TRÌNH ĐẾN KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA ĐƠN VỊ- MỨC ĐỘ PHỨC TẠP CỦA CÔNG VIỆC HOẶC HOẠT ĐỘNG- MỨC ĐỘ SAI LỖI CỦA NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC- SỰ CẦN THIẾT CHO VIỆC ĐÀO TẠO NHÂN SỰ MỚI- GIÁ TRỊ GIA TĂNG MÀ TÀI LIỆU ĐEM LẠI Mã: SL-75-Q-04Rev.0Slides đào tạo soạn thảo văn bản theo ISO 9001: 2000Trang:14PHÙ HỢPPHÙ HỢPLÃNG PHÍ,QUAN LIÊU GIẤY TỜKHÔNG PHÙ HỢP,TÀI LIỆU KHÔNG ĐẢMBẢO HOẠT ĐỘNGCÓ HIỆU LỰCCỦA HỆ THỐNGTài liệunhiều,chi tiếtNăng lực caoThấpNHẬN BIẾT NHU CẦUNHẬN BIẾT NHU CẦUNHẬN BIẾT NHU CẦUBAO NHIÊU TÀI LIỆU?BAO NHIÊU TÀI LIỆU?BAO NHIÊU TÀI LIỆU?HOẠCH ĐỊNH CẤU TRÚC TÀI LIỆU(CÁC TÀI LIỆU VÀ SỰ KẾT NỐI GIỮA CHÚNG)VIỆN DẪNTHAM KHẢONHẬN BIẾT NHU CẦUSỔ TAY CHẤT LƯỢNGCÁC TÀI LIỆU TỔ CHỨC TỰXÁC ĐỊNH CẦN CÓ (HƯỚNG DẪN, TÀI LIỆU KỸ THUẬT...)BIỂU MẪUTHỦ TỤC VÀ CÁC KẾ HOẠCH CHẤT LƯỢNGCHÍNH SÁCH/ MỤC TIÊUSTCLThủ tục/Quy địnhHD/ Tiêu chuẩnTÀI LIỆU NỘI BỘ +Tiêu chuẩn Việt namTiêu chuẩn ngành Yêu cầu của khách hàngQuy định pháp luậtSách tham khảo/ hướng dẫnCatalogue .....TÀI LIỆU BÊN NGOÀICẤU TRÚC HỆ THỐNG TÀI LIỆUYÊU CẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG TÀI LIỆU- Là công cụ để định hướng và duy trì hệ thống chất lượng. - Số lượng không hạn chế, tuỳ thuộc quy mô HTQLCL ( 7)- Thuận tiện khi sử dụng (dễ truy cập, dễ bảo quản, dễ phân phối)- Tất cả các tài liệu phải được phê duyệt trước khi sử dụng1. Hình thức- Thống nhất, dễ nhận biết- Tên gọi rõ ràng, phản ánh được nội dung bên trong- Đẹp mắt- Chữ viết dễ đọc, có chia đoạn, phân chương, khuyến khích sử dụng hình ảnh.- Sử dụng khổ giấy sao cho thuận tiện trong việc sao chụp và lưu giữ (A3)2. Nội dung- Tương ứng với các quá trình của HTQLCL- Có sự nối kết giữa các tài liệu, nhưng tránh trùng lặp- Phù hợp với hoạt động thực tế và đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001- Mạch lạc, có logic, mang tính hỗ trợ (hướng dẫn ) cho người thực hiện công việc- Linh hoạt, đảm bảo phù hợp với đa số các trường hợp3. Ngôn ngữ- Văn viết- Từ ngữ phải phù hợp với văn hoá của tổ chức, phù hợp với đối tượng sử dụng tài liệuYÊU CẦU ĐỐI VỚI MỘT TÀI LIỆU TRONG HỆ THỐNG TÀI LIỆU1. CẤU TRÚC- MỤC ĐÍCH- PHẠM VI ÁP DỤNG- TÀI LIỆU THAM KHẢO- ĐỊNH NGHĨA (NẾU CẦN)- TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN- NỘI DUNG CHÍNH (LƯU ĐỒ/ BẢNG TÓM TẮT + MÔ TẢ CHI TIẾT)- CÁC HƯỚNG DẪN/ PHỤ LỤC, BIỂU MẪU ĐI KÈM2. HÌNH THỨC TRÌNH BÀY- TRANG BÌA (TRANG 1): BIỂU TƯỢNG CỦA TỔ CHỨC; LOẠI TÀI LIỆU; TÊN TÀI LIỆU; MÃ SỐ; KÝ HIỆU LẦN SỬA ĐỔI; NGÀY BAN HÀNH; TRANG/TỔNG SỐ TRANG ; BẢNG THEO DÕI SỰ SỬA ĐỔI ; MỤC LỤC ; CÁC Ô KÝ DUYỆT ; DANH SÁCH PHÂN PHỐI ; PHÂN GHI CHÚ/ NHẮC NHỞ.- TRANG NỘI DUNG (TRANG 2 - N) : BIỂU TƯỢNG CỦA ĐƠN VỊ ; LOẠI TÀI LIỆU ; TÊN TÀI LIỆU ; MÃ SỐ ; KÝ HIỆU LẦN SỬA ĐỔI ; NGÀY BANHÀNH ; TRANG/ TỔNG SỐ TRANG- BIỂU MẪU : BIỂU TƯỢNG CỦA TỔ CHỨC ; TÊN BIỂU MẪU ; MÃ SỐ ; TRANG/ TỔNG SỐ TRANG (NẾU CẦN)3. CÁC DẤU HIỆU NHẬN DẠNG- LOẠI TÀI LIỆU : SỔ TAY CHẤT LƯỢNG, QUY TRÌNH, HƯỚNG DẪN, TIÊU CHUẨN, PHƯƠNG PHỎP THẨM ĐỊNH,..- TÊN TÀI LIỆU : (QT) KIỂM SOÁT HỒ SƠ, (HD)YÊU CẦU ĐỐI VỚI MỘT TÀI LIỆU TRONG HỆ THỐNG TÀI LIỆU- Mã số : chùm chữ và số dùng thay thế cho tên gọi của tài liệu, cho biết nguồn gốc và vị trí của tài liệu đó trong hệ thống tài liệu của tổ chức- Lần sửa đổi : cho biết nội dung của tài liệu đã thay đổi bao nhiêu lần so với lần ban hành đầu tiên, từ 0 đến n. Tài liệu mới nhất là tài liệu có lần sửa đổi lớn nhất. - Ngày ban hành : ngày tài liệu được chính thức sử dụng và có hiệu lực - Các ký hiệu hỗ trợ khácKIỂM SOÁTĐANG SỬ DỤNGLỖI THỜICHỈ DÙNG CHO DỰ ÁN......................................MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP MÃ HOÁ TÀI LIỆUMã số tài liệu được dùng để thay thế cho tên gọi của tài liệu, cho biết nguồn gốc và vị trí của tài liệu đó trong hệ thống tài liệu của tổ chứcI/ Các ký tự thường sử dụng ST (QM) : Sổ tay chất lượng TC (SD) : tiêu chuẩn cơ sở QT (PR) : Quy trình CS (QP) : Chính sách chất lượng HD (WI) : Hướng dẫn MT (QO) : Mục tiêu chất lượng BM (F) : Biểu mẫu ......II/ Phương pháp1. Theo thứ tự ban hành tài liệuÄ Ký hiệu tài liệu + số thứ tự (01 - n)2. Theo thứ tự các yêu cầu của ISO 9001Ä Ký hiệu tài liệu + 2 chữ số của yêu cầu trong ISO 9001 + số thứ tự (01 - n)3. Theo thứ tự các tài liệu trong một phòng ban/ đơn vịÄ Ký hiệu tài liệu + viết tắt tên đơn vị soạn thảo + số thứ tự (01 - n)4. Theo thứ tự các quá trình của HTQLCLÄ Ký hiệu quá trình +ký hiệu tài liệu + số thứ tự (01 - n)GIỚI THIỆU VỀ CÁC LOẠI TÀI LIỆU TRONGHỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNGLÀ TÀI LIỆU CÔNG BỐ CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG VÀ MÔ TẢ HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG CỦA MỘT TỔ CHỨC;MÔ TẢ, HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN VÀ DUY TRÌ HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG;NHẰM MỤC ĐÍCH: - THÔNG BÁO VỀ CHÍNH SÁCH, THỦ TỤC - CẢI TIẾN VIỆC TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN GIỮA CÁC BỘ PHẬN, KHU VỰC VÀ CÁ NHÂN - GIÚP NHÂN VIÊN LÀM VIỆC HIỆU QUẢ HƠN DO HIỂU RÕ TRÁCH NHIỆM CỦA MÌNH VÀ CỦA NHỮNG NGƯỜI CÓ LIÊN QUAN; - LÀM TÀI LIỆU CHO ĐÀO TẠO ĐỂ NHÂN VIÊN HIỂU ĐƯỢC CÁCH THỨC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TRONG TỔ CHỨC; - CUNG CẤP TÀI LIỆU LÀM CƠ SỞ ĐỂ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG; - CHỨNG MINH CHO KHÁCH HÀNG, TỔ CHỨC CHỨNG NHẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG; - ĐƯỢC SỬ DỤNG NHƯ MỘT CÔNG CỤ MARKETING.SỔ TAY CHẤT LƯỢNGLÀ TÀI LIỆU MÔ TẢ TẬP HỢP HAY TRÌNH TỰ CÁC CÔNG VIỆC PHẢI LÀM;THỦ TỤC PHẢI MÔ TẢ MỨC ĐỘ CHI TIẾT CẦN THIẾT ĐỂ KIỂM SOÁT CÁC HOẠT ĐỘNG, CÁC MỐI QUAN HỆ TƯƠNG TÁC CỦA CÁC NHÂN VIÊN: - QUẢN LÝ, - THỰC HIỆN, - KIỂM TRA XÁC NHẬN CÔNG VIỆCTRẢ LỜI CÁC CÂU HỎI:LÀM GÌ? AI LÀM? KHI NÀO LÀM? LÀM Ở ĐÂU? LÀM NHƯ THẾ NÀO? (5W + 1H)GIÚP PHỔ BIẾN RỘNG RÃI KINH NGHIỆM VÀ KỸ NĂNG CỦA MỘT SỐ THÀNH VIÊN TRONG TỔ CHỨC;CÓ THỂ NÓI THỦ TỤC LÀ TÀI LIỆU QUI ĐỊNH CÁCH THỨC PHỐI HỢP GIỮA CÁC BỘ PHẬN VÀ THIÊN VỀ MẶT TỔ CHỨC HƠN LÀ KỸ THUẬT.THỦ TỤC CÓ THỂ:- NẰM TRONG SỔ TAY CHẤT LƯỢNG; HOẶC- ĐƯỢC VIỆN DẪN ĐẾN TRONG SỔ TAY CHẤT LƯỢNGTHỦ TỤC / QUY TRÌNHHƯỚNG DẪN: TRONG KHI THỦ TỤC CÓ THỂ TRẢ LỜI CÁC CÂU HỎI NHƯ: - LÀM GÌ? (WHAT)? - CÔNG VIỆC ĐÓ AI LÀM (WHO)? - KHI NÀO LÀM CÔNG VIỆC ĐÓ? (WHEN)? - CÔNG VIỆC ĐÓ LÀM NHƯ THẾ NÀO (HOW)?. - CÔNG VIỆC ĐÓ LÀM Ở ĐÂU (WHERE)? - TẠI SAO PHẢI LÀM CÔNG VIỆC ĐÓ (WHY)? (5W+1H) HƯỚNG DẪN CHỈ TRẢ LỜI DUY NHẤT “LÀM NHƯ THẾ NÀO?” - HOW? THÔNG THƯỜNG: - HƯỚNG DẪN NHẰM MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG CHUNG CHO MỘT SỐ THÀNH VIÊN CỦA TỔ CHỨC THỰC HIỆN (CÁC) CÔNG VIỆC GIỐNG NHAU - HƯỚNG DẪN LÀ TÀI LIỆU CHI TIẾT HÓA CÔNG VIỆC ĐƯỢC ĐỀ CẬP TRONG THỦ TỤC.HƯỚNG DẪNNGUYÊN TẮC:- NGẮN GỌN;- CHIA THÀNH CÁC BƯỚC NHỎ;- ĐẢM BẢO DỄ SỬ DỤNG;- DỄ ĐỌC VÀ DỄ LÀM THEO;- DỄ TIẾP CẬN;- CHÍNH XÁCHƯỚNG DẪNCÁC LOẠI HƯỚNG DẪN:- BẢN VẼ SẢN PHẨM, CÁC ĐẶC TÍNH;- CÔNG VIỆC THƯỜNG LÀM;- CÁC BƯỚC THỬ NGHIỆM (CHO MỘT CÔNG ĐOẠN)- HƯỚNG DẪN KIỂM TRA;- HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ;- CÁC HƯỚNG DẪN CỦA ĐƠN VỊ- ...BIỂU MẪUĐỂ GHI CHÉP THỐNG NHẤT CÁC KẾT QUẢ CÔNG VIỆC ĐÃ ĐẠT ĐƯỢC VÀ LÀ CƠ SỞ ĐỂ LÀM BẰNG CHỨNG CHO KẾT QUẢ CỦA CÁC CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆNTRONG QUÁ TRÌNH SỬ DỤNG, BIỂU MẪU TRẢI QUA CÁC GIAI ĐOẠN SAU:CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI BIỂU MẪU:- CÓ ĐẦY ĐỦ CÁC Ô VÀ CHỖ TRỐNG ĐỂ GHI CHÉP KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC;- CÓ CÁC Ô CHỮ KÝ;- MÃ SỐ NHẬN DẠNG, NGÀY THÁNG ÁP DỤNG BIỂU MẪU;- SỐ TRANG KHI CẦN THIẾT;- KHÔNG MƠ HỒ (CÁC Ô ĐỂ GHI CÁC KẾT QUẢ PHẢI RÕ RÀNG, ĐƯỢC HIỂU NHẤT QUÁN)CÁC LƯU Ý:- KHÔNG NHẤT THIẾT PHẢI ĐÓNG DẤU THỂ HIỆN TÌNH TRẠNG SOÁT XÉT TRÊN TẤT CẢ CÁC BIỂU MẪU, CHỈ CẦN MỘT BẢN GỐC CÓ DẤU ĐỂ SO SÁNH ĐỐI CHIẾU KHI CẦN THIẾTBIỂU MẪU LÀ TÀI LIỆUDỮ LIỆUHỒ SƠCÁC PHƯƠNG ÁN TRÌNH BÀY QUY TRÌNH1. LƯU ĐỒ;2. BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC3. HÌNH ẢNH4. DIỄN GIẢI THUẦN TÚY BẰNG LỜI VĂN;5. PHỐI HỢP GIỮA CÁCH 1 VÀ 4 TRÊN; * BÊN TRÁI: LƯU ĐỒ * BÊN PHẢI: DIỄN GIẢI BẰNG LỜI VĂN6. PHỐI HỢP CÁCH 1 VÀ CÁCH 4: * CÁC TRANG ĐẦU: LƯU ĐỒ * CÁC TRANG TIẾP THEO: DIỄN GIẢI HOẶC NGƯỢC LẠI (LƯU ĐỒ ĐÍNH KÈM NHƯ PHỤ LỤC) 7. PHỐI HỢP CÁCH 3 VÀ 4: * HÌNH ẢNH XEN LẪN DIỄN GIẢI BẰNG LỜI VĂN LƯU ĐỒ CÓ THỂ TRÌNH BÀY THEO:1. MỘT CỘT (CÁC TRÁCH NHIỆM LIỆT KÊ THEO DÒNG);2. NHIỀU CỘT (CÁC TRÁCH NHIỆM KÊ THEO CỘT)CÁCH THỨC SOẠN THẢO QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC CẤU TRÚC CỦA QUY TRÌNH:TRANG BÌA + CÁC Ô KÝ DUYỆTBẢNG THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI + DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU1. MỤC ĐÍCH 2. PHẠM VI ÁP DỤNG 3. TÀI LIỆU THAM KHẢO4. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA (NẾU CÓ)5. TRÁCH NHIỆM HOẶC QUY ĐỊNH CHUNG (NẾU CÓ)6. NỘI DUNG: BAO GỒM 6.1 LƯU ĐỒ6.2 DIỄN GIẢI NỘI DUNG CHI TIẾT7. HỒ SƠ LƯU8. PHỤ LỤCCÁCH THỨC SOẠN THẢO QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG PHẦN NỘI DUNG CỦA QUY TRÌNH:- LIỆT KÊ TOÀN BỘ CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC PHẢI THỰC HIỆN LIÊN QUAN ĐẾN HOẠT ĐỘNG CẦN LẬP QUY TRÌNH;- XÁC ĐỊNH RÕ BƯỚC ĐẦU VÀ BƯỚC CUỐI CỦA QUÁ TRÌNH ĐÓ;- SẮP XẾP LẠI CÁC BƯỚC THEO TRÌNH TỰ THỜI GIAN VÀ LUỒNG CHUYỂN GIAO CÔNG VIỆC;- ĐỐI CHIẾU VỚI CÁC YÊU CẦU TRONG TCVN ISO 9001:2000 ĐỂ BỔ SUNG CÁC BƯỚC, CÁC HOẠT ĐỘNG TIÊU CHUẨN YÊU CẦU MÀ HIỆN TẠI ĐƠN VỊ CHƯA CÓ (NẾU CÓ);- LOẠI BỎ NHỮNG BƯỚC CÔNG VIỆC THỪA KHÔNG TẠO RA GIÁ TRỊ GIA TĂNG;- ẤN ĐỊNH CÁC TRÁCH NHIỆM CÓ LIÊN QUAN CHO TỪNG BƯỚC CỦA QUY TRÌNH (CÀNG CỤ THỂ CÀNG TỐT); VÍ DỤ: PHÒNG HÀNH CHÍNH - VĂN PHÒNG BỘ  NHÂN VIÊN VĂN THƯ- XÁC ĐỊNH CÁC TÀI LIỆU, CÁC BIỂU MẪU CẦN THIẾT (NẾU CÓ), ĐƯỢC SỬ DỤNG CHO TỪNG BƯỚC CÔNG VIỆC TƯƠNG ỨNG TRONG QUY TRÌNH.THỦ TỤC / QUY TRÌNH CÁC KÝ HIỆU CHUẨN VÀ THỐNG NHẤT DÙNG ĐỂ VẼ LƯU ĐỒ:XÁC ĐỊNH NHIỆM VỤ VÀ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH N.C.K.H HÀNG NĂMTỔNG HỢP Ý KIẾN GÓP Ý, CHỈNH SỬA, BỔ SUNG DỰ THẢO BÁO CÁOXEM XÉT / PHÊ DUYỆTDỪNG2BƯỚC MỞ ĐẦU VÀ BƯỚC KẾT THÚC MỘT QUÁ TRÌNHCÁC BƯỚC CÔNG VIỆC ĐƯỢC THỰC HIỆN TRONG QUÁ TRÌNHCÁC BƯỚC KIỂM TRA, QUYẾT ĐỊNH, CÂN NHẮC, LỰA CHỌNDỪNG, KẾT THÚCĐIỂM NỐI KHI CHUYỂN SANG TRANG KẾ TIẾPLUỒNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC THỰC HIỆNCÁCH THỨC SOẠN THẢO QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC CÁCH THỨC DIỄN GIẢI NỘI DUNG CHI TIẾT CỦA QUY TRÌNH:CĂN CỨ VÀO LƯU ĐỒ ĐỂ DIỄN GIẢI NỘI DUNG CHI TIẾT CỦA QUY TRÌNH.BÁM SÁT CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN: 5W+1H (WHO, WHEN, WHAT, WHERE, WHY AND HOW) 4M+1I (MAN, MATERIAL, MACHINE, METHOD AND INFORMATION)VỀ CƠ BẢN, CHÍNH LÀ TRẢ LỜI CÁC CÂU HỎI SAU: KHI NÀO? AI THỰC HIỆN? LÀM VIỆC GÌ? Ở ĐÂU? CĂN CỨ VÀO CÁI GÌ?SỬ DỤNG PHƯƠNG TIỆN, TÀI LIỆU, BIỂU MẪU GÌ? LÀM NHƯ THẾ NÀO?RIÊNG LÀM NHƯ THẾ NÀO, THÌ TÙY THUỘC VÀO NỘI DUNG, TÍNH CHẤT CÔNG VIỆC CÓ THỂ GIẢI THÍCH KHÁI QUÁT CÁCHTHỨC THỰC HIỆN. TRƯỜNG HỢP CÓ NHỮNG BƯỚC CÔNG VIỆC CẦN QUY ĐỊNH CHI TIẾT CÁCH THỨC THỰC HIỆN (MANGTÍNH KỸ THUẬT HOẶC CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ)  CHỈ CẦN THAM CHIẾU ĐẾN MỘT HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC CÓ LIÊNQUAN (CÓ THỂ ĐÍNH KÈM Ở PHẦN PHỤ LỤC, HOẶC TÁCH RIÊNG, VÍ DỤ “HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ KIỂM TRA VBQPPL”).VÍ DỤ: ĐỂ DIỄN GIẢI BƯỚC “XÂY DỰNG KẾ HOẠCH XUẤT BẢN ĐỊNH KỲ, HÀNG NĂM” TRONG QUÁ TRÌNH XUẤT BẢN ẤNPHẨM THÔNG TIN CHUYÊN ĐỀ KHOA HỌC PHÁP LÝ CỦA VIỆN KHOA HỌC PHÁP LÝVÀO THÁNG 1 HÀNG NĂM (1), CĂN CỨ VÀO GIẤY PHÉP XUẤT BẢN SÔ 11/GP-XBBT NGÀY 28/02/2005 (5), CHUYÊN VIÊN CỦAVIỆN KHOA HỌC PHÁP LÝ (2) XÂY DỰNG (3) KẾ HOẠCH XUẤT BẢN ĐỊNH KỲ, HÀNG NĂM CHO TỪNG LOẠI ẤN PHẨM THÔNGTIN KHOA HỌC PHÁP LÝ (4), NHẰM ĐẢM BẢO SỐ LƯỢNG BÀI THEO KỊP TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC NGHIÊN CỨU PHÁPLUẬT VÀ NHU CẦU XÃ HỘI. KẾ HOẠCH XUẤT BẢN ĐỊNH KỲ, HÀNG NĂM ĐƯỢC LẬP THEO BIỂU MẪU BM/QT-KHPL-03-01 (5). TRONG KẾ HOẠCH, CẦN XÁC ĐỊNH NHỮNG VẤN ĐỀ CHÍNH NHƯ SAU (6):- ĐƯA RA ĐƯỢC KIẾN NGHỊ VỚI TỔNG BIÊN TẬP VỀ NỘI DUNG CHỦ ĐỀ DỰ KIẾN ĐĂNG;- DỰ KIẾN ĐƯỢC NHỮNG THAY ĐỔI THÔNG TIN ĐỘT BIẾN CHO KẾ HOẠCH CỦA NĂM;- ĐỀ XUẤT BỔ SUNG KẾ HOẠCH CHO CHO TỜ THÔNG TIN KHOA HỌC PHÁP LÝ.GHI CHÚ: (1) KHI NÀO; (2) AI; (3) LÀM VIỆC GÌ; (4) CÁI GÌ; (5) SỬ DỤNG PHƯƠNG TIỆN, TÀI LIỆU, BIỂU MẪU GÌ (6) LÀM NHƯ THẾ NÀOCÁCH THỨC SOẠN THẢO QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆCPHÂN TÍCH CÁCH THỨC XÂY DỰNG QUA CÁC VÍ DỤ THỰC TẾMỘT SỐ QUY TRÌNH CỦA BỘ TƯ PHÁP TRONG QUÁ TRÌNH THÍ ĐIỂM:1.1 QUY TRÌNH ĐƠN GIẢN, TƯƠNG ĐỐI HOÀN THIỆN: QUY TRÌNH XÂY DỰNG BÁO CÁO ĐỊNH KỲ, ĐỘT XUẤT CỦA VĂN PHÒNG BỘ1.2 QUY TRÌNH PHỨC TẠP, TƯƠNG ĐỐI HOÀN THIỆN: QUY TRÌNH XÂY DỰNG GIÁO TRÌNH, HỌC LIỆU CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT2. MỘT SỐ QUY TRÌNH DO CÁC ĐƠN VỊ THUỘC BỘ ĐÃ XÂY DỰNG TRONG GIAI ĐOẠN 1 (TỪTHÁNG 12/2008 ĐẾN THÁNG 2/2009), ĐÃ TƯ VẤN VÀ ĐANG HOÀN THIỆN:2.1 CÁC QUY TRÌNH ĐƠN GIẢN:2.1.1. QUY TRÌNH ĐƠN GIẢN, TƯƠNG ĐỐI HOÀN THIỆN:QUY TRÌNH HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ TRỢ GIÚP PHÁP LÝ2.1.2. QUY TRÌNH ĐƠN GIẢN, CHƯA HOÀN THIỆN:QUY TRÌNH CẤP, THAY ĐỔI, GIA HẠN GIẤY PHÉP HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CNNN2.2 CÁC QUY TRÌNH CÓ NHIỀU BƯỚC, PHỨC TẠP:2.2.1 QUY TRÌNH PHỨC TẠP, TƯƠNG ĐỐI HOÀN THIỆN:QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH VBQPPL TRONG TRƯỜNG HỢP THÀNH LẬP HỘI ĐỒNG THẨM ĐỊNHQUY TRÌNH HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ THI HÀNH ÁN DAN SỰ2.2.2 QUY TRÌNH PHỨC TẠP, TƯƠNG ĐỐI HOÀN THIỆN, NHƯNG CÓ THỂ CẢI TIẾN TỐT HƠN:QUY TRÌNH LẬP, PHÂN BỔ, ĐIỀU CHỈNH VÀ BỔ SUNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚCTỔNG KẾT