Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho

LỜI NÓI ĐẦU Trong những năm gần đây cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế và sự phát triển của ngành CNTT. Tin học đang và sẽ phát triển một cách mạnh mẽ không ngừng, các ứng dụng của nó đã phổ biến trong các nghành Quản lí kinh tế, Sản suất kinh doanh,Y tế và Giáo dục,… Máy tính đã trở nên quen thuộc và được sử dụng rộng rãi trong đời sống xã hội. Tin học đã thâm nhập vào bất kì một công việc nào đặc biệt là trong lĩnh vực quản lí , nó đã giúp cho các nhà Quản lí xử lí khối lượng công việc khổng lồ một cách mau lẹ và chính xác . Trong lĩnh vực kinh doanh, hoạt động Quản lí vật tư hàng hoá nếu phải thực hiện bằng phương pháp thủ công “ ghi chép bằng tay “ hoặc nếu chỉ dừng ở việc sử dụng máy tính với phần mềm Excel để làm thì rất khó khăn ,tốn nhiều thời gian và không thực sự hiệu quả . Trong quá trình tìm hiểu thực tế tại nơi thực tập “Viện Công Nghệ Thông Tin Bộ Quốc Phòng”, em nhận thấy nhu cầu về một phần mềm Quản lí vật tự hàng hoá lưư kho là rất cần thiết cho đơn vị . Được sự hỗ trợ của cơ quan nơi thực tập, được sự hướng dẫn của thầy giáo Nguyễn Bá Tiến , em đã chọn đề tài: "Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho" để làm khoá luận tốt nghiệp của mình, đồng thời lấy đó làm tiền đề cho công việc sau này của mình . ĐỀ TÀI BAO GỒM CÁC CHƯƠNG SAU : + Chương 1: Tổng quan về Viện Công Nghệ Thông Tin, Bộ Quốc Phòng. + Chương 2: Cơ sở phương pháp luận trong việc nghiên cứu đề tài + Chương 3: Phân tích và thiết kế phần mềm Quản l‎ý hàng hoá vật tư lưu kho. Do thời gian có hạn, kinh nghiệm khảo sát, phân tích và lập trình chưa nhiều nên chắc chắn sẽ có những thiếu sót trong chương trình . Em rất mong nhận được sự quan tâm chỉ bảo của các Thầy cô giáo cũng như những góp ‎ ý của các bạn SV để chương trình được hoàn thiện hơn . Em xin chân thành cảm ơn Thầy Nguyễn Bá Tiến – Giáo viên hướng dẫn, và các Thầy cô giáo trong trường ĐHDL Phương Đông đã tận tình giúp đỡ em thực hiện đề tài này. CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BỘ QUỐC PHÒNG 1.1. TỔNG QUAN VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1.1.1.Tên tổ chức khoa học công nghệ Viện công nghệ thông tin- Trung tâm khoa học kĩ thuật và công nghệ quân sự. 1.1.2.Cơ quan ra quyết định thành lập - Bộ quốc phòng - Quyết định số 429/QĐ-TM ngày 12/5/2003 của tổng tham mưu trưởng về việc thành lập viện công nghệ thông tin trực thuộc trung tâm khoa học kĩ thuật- Công nghệ quân sự Bộ quốc phòng. - Viện công nghệ thông tin được thành lập trên cơ sở hợp nhất Phân viện chiến tranh thông tin và Phân viện công nghệ thông tin. Phân viện công nghệ thông tin tiền thân là Phân viện Toán- máy tính, sau đó là Trung tâm Toán – máy tính của Bộ quốc phòng, được chính thức đưa vào hoạt động với dàn máy tính đầu tiên từ ngày 15/4/1974. Phân viện chiến tranh thông tin được hình thành năm 2000 trên cơ sở bộ phận công nghệ thông tin của Viện KTQS2/BQP. 1.1.3.Thành phần kinh tế : Nhà nước 1.1.4.Trụ sở chính thức: Địa chỉ 1. 31 A Trần Phú- Ba Đình- Hà Nội. ĐT: (04)846364;(069)552612 1.1.5.Họ và tên người lãnh đạo của tổ chức Đại tá: Nguyễn Quang Bắc. Ngày sinh : 29/12/1952 Chức danh : Tiến sỹ khoa học. 1.1.6.Các cơ sở giao dịch : Cơ sở phía nam Địa chỉ: 2 Hồng Hà - Quận Tân Bình - TPHCM ĐT : (08)8446027 – (069)665420 1.1.7.Biên chế Chính nhiệm : 181 người. Kiêm nhiệm: 0 1.1.8.Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn Viện công nghệ thông tin có chức năng là 1 tổ chức nghiên cứu khoa học kĩ thuật và phát triển công nghệ trong các lĩnh vực thuộc ngành công nghệ thông tin phục vụ quốc phòng an ninh và kinh tế quốc dân. Là đơn vị đầu ngành về công nghệ thông tin của Bộ quốc phòng, Viện công nghệ thông tin có các nhiệm vụ sau: Tổ chức các hoạt động nghiên cứu khoa học kĩ thuật và công nghệ theo chương trình nghiên cứu của nhà nước và Bộ quốc phòng phù hợp với chức năng nhiệm vụ của Trung tâm khoa học kĩ thuật- Công nghệ quân sự trên các lĩnh vực công nghệ thông tin và toán quân sự, tự động hoá chỉ huy, chiến tranh thông tin, số hoá và điều khiển đáp ứng yêu cầu của quốc phòng an ninh. Nghiên cứu thiết kế, chế tạo ra các sản phẩm phục vụ cho sản xuất, sửa chữa, cải tiến và từng bước hiện đại hoá vũ khí, trang bị quân sự kĩ thuật. Tham gia nghiên cứu cơ bản, phát triển khoa học kĩ thuật và công nghệ nói chung làm cơ sở cho việc xây dựng ngành công nghệ thông tin đặc thù quốc phòng. Ứng dụng các thành tựu, kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ vào việc tổ chức sản xuất sản phẩm công nghệ thông tin hoàn chỉnh. Xây dựng quy trình công nghệ và tổ chức sản xuất thử nghiệm để hoàn thiện trước khi chuyển giao công nghệ. Tham gia tư vấn, thẩm định trong các lĩnh vực có liên quan . Thực hiện nhiệm vụ của một cơ sở công nghệ thông tin phục vụ, tính toán của quân đôi. Xây dựng và phát triển tiềm lực khoa học của viện. Tham gia đào tạo thạc sỹ, tiến sĩ và tham gia đào tạo nguồn lực cho các học viện, nhà trường trong quân đội thuộc ngành công nghệ thông tin. Tổ chức hợp tác về khoa học công nghệ, về chuyển giao công nghệ với các cơ sở nghiên cứu trong và ngoài nước, tham gia các hoạt động kinh tế gắn với chức năng, nhiệm vụ chuyên môn của viện theo quy định của nhà nước và Bộ quốc phòng. Viện công nghệ thông tin được quyền đứng tư cách pháp nhân để: Trực tiếp kí kết các hợp đồng về nghiên cứu khoa học công nghệ, chế thử sản phẩm, sản xuất, dịch vụ khoa học công nghệ, chủ trì hoặc tham gia thiết kế, chỉ đạo thi công các công trình xây dựng cơ bản ở đất liền, ngoài biển, đảo và biên giới phù hợp với khả năng chuyên môn để phục vụ kịp thời các yêu cầu của quân đội và xây dựng kinh tế. Được liên doanh, kí kết với các đối tác trong và ngoài nước nhằm nhanh chóng tiếp thu các thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến có liên quan đến sự phát triển kĩ thuật công trình quân sự trong các lĩnh vực hoạt động khoa học công nghệ đã đăng kí theo quy định của Bộ quốc phòng và nhà nước. Được tham gia sinh hoạt các hiệp hội khoa học kĩ thuật chuyên ngành và các học thuật khác, trao đổi, đào tạo chuyên gia, tiếp nhận đầu tư trang bị kĩ thuật, tài liệu và kinh nghiệm trong, ngoài quân đội và nhà nước để cùng hợp tác nghiên cứu, chế thử và sản xuất phát triển các sản phẩm có tính chuyên ngành theo đúng quy định của nhà nước và Bộ Quốc Phòng. Được dự tuyển, chủ trì hoặc tham gia thực hiện các đề tài, chương trình, đề án, dự án về nghiên cứu và triển khai khoa học kĩ thuật, công nghệ của quân đội và nhà nước trên các lĩnh vực khoa học kĩ thuật liên quan. Quản lý, khai thác cơ sở nghiên cứu , phòng thí nghiệm, hệ thống trang thiết bị thuộc quyền phục vụ nghiên cứu khoa học công nghệ, cung cấp các tư liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của viện. Được lựa chọn cán bộ khoa học kĩ thuật - công nghệ đủ phẩm chất chính trị , có năng lực chuyên môn giỏi, đúng chuyên ngành của viện, báo cáo cơ quan có thẩm quyền điều động, bố trí. Được cấp kinh phí cả ngoại tệ khi cần thiết phục vụ cho nghiên cứu khoa học và công nghệ. Mọi cán bộ của viện được hưởng đầy đủ các chế đồ bồi dưỡng, đào tạo, xét phong các chức danh khoa học theo chế độ của nhà nước. Mọi hoạt động khoa học công nghệ và sản xuất của viện theo đúng cơ chế, chính sách, các quy định, điều lệ, pháp luật hiện hành của nhà nước và Bộ quốc phòng. 1.1.9. Đội ngũ cán bộ khoa học công nghệ Đội ngũ cán bộ, công nhân viên của viện được thành lập và phát triển 30 năm nay. Đến nay đã có một đội ngũ cán bộ khoa học công nghệ tương đối mạnh, gồm 2 tiến sĩ khoa học, 5 tiến sĩ, 12 thạc sĩ, 84 kĩ sư và cử nhân, 42 nhân viên kĩ thuật. Cán bộ khoa học công nghệ của viện công nghệ thông tin có trình độ đại học trở lên, có khả năng thiết kế các hệ thống thông tin và viết phần mềm. Viện hiện có 5 phòng ban cơ quan, 15 phòng nghiên cứu. 1.1.10. Năng lực công nghệ và kinh nghiệm triển khai các hệ thống công nghệ thông tin Làm chủ các hướng công nghệ, Viện công nghệ thông tin đã duy trì được đội ngũ cán bộ nghiên cứu tương đối toàn diện đã làm việc với hầu hết các sản phẩm tin học mới như : - Các hệ thống phần mềm trên UNIX ,Window NT, Linux, NetWare,... - Mạng Intranet/ Internet, công nghệ Portal. - Các phầm mềm mã nguồn mở. - Các hệ thống Exchange, Lotus Notes, Microsoft Office. - Công nghệ Web. Cán bộ khoa học của Viện công nghệ thông tin có khả năng lập trình với hầu hết các ngôn ngữ hiện đại từ cấp thấp đến cấp cao, tham gia nhiều chương trình nghiên cứu cơ bản của quân đội và nhà nước. 1.2. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUYÊN MÔN ĐÃ TÌM HIỂU TẠI NƠI THỰC TẬP Trong quá trình thực tập tại Viện công nghệ thông tin, em đã tìm hiểu và nghiên cứu được một số vấn đề liên quan đến việc quản lý hàng hoá lưu kho, các chiến lược kho bãi, hệ thống quản lý thông tin, xử lý nguyên vật liệu và hàng hoá,... trong công tác quản lý hàng hoá vật tư tại viện nhằm đáp ứng các nhu cầu trong và ngoài quân đội. Sau đây là một vài nội dung chính trong vấn đề quản lý hàng hoá vật tư lưu kho. 1.2.1. Quản lý hàng hoá lưu kho Hàng hoá lưu kho là một nội dung trong công tác hậu cần và đã nhận được sự quan tâm lớn của các nhà quản lý trong các thập kỉ vừa qua. Các nhà điều hành ngày nay nhận ra rằng duy trì hàng hoá quá mức sẽ rất đắt. Bởi vậy rất nhiều nỗ lực đã được triển khai để loại bỏ hàng hoá lưu kho không cần thiết. Tuy nhiên có vô vàn tình huống mà ở đó phải duy trì hàng hoá lưu kho, đặc biệt là khi đáp ứng nhu cầu của khách hàng bên ngoài. Mục tiêu của nhà quản lý chỉ được thực hiện khi nó là cái cần thiết để thoả mãn nhu cầu khách hàng và quản lý một cách hiệu quả. Các vấn đề về hàng hoa lưu kho có liên hệ rất chặt chẽ với các nội dung của dịch vụ khách hàng. Khách hàng hy vọng tìm những sản phẩm mong muốn sẵn có khi họ cần chúng. Nếu các khách hàng nội bộ phải đối mặt với một giá hàng trống rỗng, quá trình sản xuất lợi ích sẽ dừng lại. Các khách hàng bên ngoài, những người không thể hoàn tất một chuyến mua hàng gần như sẽ chuyển sang một đối thủ cạnh tranh. Về thực chất quản lý hàng hoá lưu kho bao gồm việc cân bằng chi phí của việc duy trì hàng hoá lưu kho với chi phí của việc không duy trì hàng hoá lưu kho. Trong trường hợp đầu, các tổ chức gánh chịu các chi phí trực tiếp liên quan đến bảo hiểm, thuế, kho bãi và sự lạc hậu cũng như các quỹ gắn với các mặt hàng đang có trong tổ chức. Thêm vào đó tổng tài sản sẽ gia tăng bởi khối lượng hàng hoá lưu kho, dẫn đến kết quả đầu tư ở mức thấp hơn. Việc giảm hàng hoá lưu kho có thể dẫn đến những hậu quả khác thậm chí là những chi phí cao hơn dưới dạng dịch vụ khách hàng nghèo nàn, giảm doanh thu hoặc ngưng trệ sản xuất. Bởi vậy các nhà quản lý phải cân nhắc một cách thật kỹ lưỡng tất cả những chi phí liên quan trong quyết định duy trì hàng hoá lưu kho ở mức nào. 1.2.2. Chiến lược kho bãi Kho bãi có thể đóng vai trò đa dạng trong hệ thống quản lý của một hãng. Kho bãi có thể đóng vai trò như các cơ sở tập hợp, trung tâm dỡ hàng và trong một vai trò đa chức năng bao gồm cả hai. Đối với một số tổ chức, các kho bãi đóng vai trò như một điểm thống nhất hoặc tập hợp. Ví dụ những số lượng nhỏ của các hàng hoá đa dạng có thể được nhận vào kho bãi từ nhiều nhà bán lẻ qua những chuyến vận chuyển thấp hơn tải trọng tối đa. Tại cơ sở, rất nhiều mặt hàng sau đó được kết hợp thành một loại hàng hoá dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng và được vận chuyển đến khách hàng với số lượng đủ tải trọng của phương tiện. Ví dụ, một nhà sản xuất có thể mua các yếu tố từ nhiều nhà bán lẻ khác, chúng được kết hợp vào một chuyến xe tải tại kho để vận chuyển đến nhà máy lắp ráp. Trong sự sắp xếp này, mục tiêu là sử dụng nhà kho như một công cụ để thiểu hoá khoảng cách mà một chuyến vận chuyển thấp hơn tải trọng phải được vận chuyển. Chức năng kho bãi là một nhân tố rất quan trọng của hệ thống cung ứng, không chỉ trên cơ sở hàng ngày, mà còn bởi vì các quyết định xung quanh kho bãi có các chi phí dài hạn quan trọng và việc áp dụng các dịch vụ khách hàng. Kho bãi phải đuợc định vị sao cho phục vụ các khách hàng của công ty một cách tối ưu. Một khi một cơ sở được xác định, các nhà quản lý phải quyết định nó nên được quản lý như thế nào hay sử dụng một số hình thức kết hợp. Những vấn đề này trở nên đặc biệt phức tạp và đa diện đối với một hãng phục vụ cho thị trường toàn cầu bởi vì các thị trường khác nhau yêu cầu các cách tiếp cận khác nhau. Cùng với một số các yếu tố của hệ thống, của rất nhiều lựa chọn khác nhau về kho bãi phải được cân nhắc thận trọng để đảm bảo rằng các nhu cầu của khách hàng được đáp ứng ở mức giá thấp nhất có thể. 1.2.3. Hệ thống xử lý nguyên vật liệu và bao gói hàng hoá Hệ thống xử lý thủ công thường yêu cầu nhiều lao động. Các kho bãi sử dụng một phương thức không tự động hoá thường dựa trên một hệ thống khá đơn giản, đó là các giá và ngăn để lưu trữ hàng hoá. Các nhân viên vận hành sắp xếp hoặc di dời hàng hoá bằng tay hoặc qua một số thiết bị được cơ giới hoá như một thiết bị nâng( xe nâng). Hệ thống thủ công yêu cầu những khoảng cách khá rộng để phù hợp với những phương tiện và bị hạn chế theo chiều thẳng đứng bởi vì tất cả các mặt hàng phải ở trong tầm với của người công nhân hoặc xe nâng, hệ thống thủ công có thể làm việc tốt nhất ở những nơi có nhu cầu hoặc rất cao hoặc rất thấp đối với những hàng hoá được dự trữ ở trong đó. Chúng cung cấp một sự linh hoạt rất lớn trong việc thực hiện các đơn đặt hàng, bởi vì chúng sử dụng hệ thống xử lý linh hoạt nhất là con người. Tuy nhiên, kho bãi có nhiều nhân công có thể có chi phí rất lớn nếu mức lương ở địa phương cao. Hơn nữa, người làm việc có thể sắp xếp hàng hoá vào các vị trí không đúng, ghi chép sai về thông tin vị trí, làm hỏng hàng hoá, và lựa chọn sai đơn đặt hàng của khách hàng. Rất nhiều những lỗi này có thể được loại bỏ qua sự tự động hoá của chức năng xử lý nguyên vật liệu. 1.2.4. Quản lý thông tin Thông tin là một yếu tố chủ yếu của bất cứ một hệ thống hậu cần nào bởi vì nó đóng vai trò như keo dán hệ thống này lại với nhau. Những tiến bộ trong hệ thống thông tin đang làm thay đổi cách thức quản lý. Việc tự động hoá chức năng xử lý đơn đặt hàng dẫn đến dịch vụ khách hàng tốt hơn và thu thập được nhiều thông tin hơn cho những phân tích sau này. Việc sử dụng ngày càng nhiều của hệ thống trợ giúp ra quyết định đang giúp các nhà quản lý cải thiện cả việc ra quyết định của họ lẫn khả năng dự toán. Giao dịch dữ liệu điện tử đem lại cho các hãng một công cụ để truyền thông tin qua kênh một cách chính xác hơn và ở mức chi phí thấp hơn so với hệ thống thủ công. Cuối cùng những tiến bộ về công nghệ trong rất nhiều loại của phần cứng sẽ tiếp tục tăng cường chất lượng của thông tin có thể sử dụng đối với nhà quản lý, cải thiện dịch vụ khách hàng và giảm thời gian phục vụ. CHƯƠNG 2 CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRONG VIỆC NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 2.1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 2.1.1. Khái niệm về dữ liệu và thông tin Thông tin và dữ liệu là hai khái niệm khác nhau nhưng thường được dùng lẫn lộn. Dữ liệu là các số liệu hoặc tài liệu cho trước chưa được xử lý. Thông tin là dữ liệu đã được xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, có nghĩa và có giá trị đối với đối tượng nhận tin trong việc ra quyết định. Thông tin của quá trình xử lý này có thể trở thành dữ liệu của quá trình khác. Để mô tả thông tin người ta thường sử dụng hai khái niệm độ cứng và độ phong phú của thông tin Độ cứng của một thông tin là thước đo khách quan của tính chính xác và mức độ tin cậy của một mẩu tin. Độ phong phú của thông tin diễn tả một quan niệm cho rằng thông tin đó giàu hay nghèo. Nó phụ thuộc vào phương tiện thông tin liên lạc. Sau đây là bảng chỉ ra độ phong phú của thông tin truyền đưa qua một số phương tiện thường dùng. Phong phú nhất à à à Nghèo nàn nhất Mặt đối mặt Điện thoại Tài liệu gửi đích danh Tài liệu viết không giành cho riêng ai Số liệu 2.1.2.Hệ thống thông tin a.Khái niệm về hệ thống thông tin Trong bất kỳ một tổ chức doanh nghiệp, xã hội, chính trị nào cũng đều tồn tại một hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, … thực hiện hoạt động thu thập dữ liệu, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường. Hệ thống thông tin được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng của nó cùng với các dữ kiện đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu. Để một hệ thống thông tin có thể được nhìn một cách trực quan người ta tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin. Nhờ có việc mô hình hoá các hệ thống thông tin mà nhà quản lý có thể thực hiện một cách nhanh hơn công việc của mình. Trong mỗi tổ chức thì mô hình hệ thống thông tin có một đặc thù riêng tuy nhiên nó cũng tuân theo một quy tắc nhất định. Mô hình hoá hệ thống thông tin PHÂN PHÁT XỬ LÝ VÀ LƯU GIỮ NGUỒN ĐÍCH KHO DỮ LIỆU THU THẬP Thông qua mô hình trên, ta thấy mọi hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. Ví dụ: Trong quản lý hàng hoá vật tư thì nguồn chính là các phiếu xuất và nhập vật tư. Qua đây ta cần phải thu thập được các thông tin như hàng hoá được xuất và nhập từ kho nào, chất lượng và số lượng hàng ra sao, đơn vị nhận là đơn vị nào. Vấn đề xử lý: chương trình phải cập nhật được dữ liệu đưa vào như cập nhật được danh mục hàng hoá, vật tư, phiếu xuất, phiếu nhập, phải in ra được các báo cáo đầu ra cần thiết. Sau khi xử lý và lưu trữ, các dữ liệu phải được đưa vào kho dữ liệu như các danh mục… Đích chính là các đầu ra, đó là các báo cáo như báo cáo hàng tồn kho, báo cáo xuất, nhập hàng hoá. Có nhiều cách phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức nhưng có hai cách phân loại thông dụng nhất là: Phân loại theo mục đích của thông tin đầu ra Phân loại theo lĩnh vực và mức độ ra quyết định b.Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Với cùng một hệ thống thông tin có nhiều cách mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. Ví dụ trong một chương trình quản lý vật tư hàng hoá thì người sử dụng coi chương trình này như một thực thể cấu thành từ một đầu cuối đối với những thông báo được hiện ra trên màn hình và một tập hợp các thủ tục cần thực hiện ( viết các báo cáo xuất, nhập, nhập mới các danh mục đơn vị nhập, đơn vị xuất, rồi in ra báo cáo hàng tồn kho, báo cáo xuất, nhập hàng hoá…). Còn cán bộ kỹ thuật tin học thì nhìn chương trình này như một thực thể với những thủ tục khác nhau được viết trong ngôn ngữ lập trình gì và chúng tốn dung lượng là bao nhiêu. Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình lô gíc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Lôgic Vật lý ngoài Vật lý trong LÔGIC VẬT LÝ NGOÀI VẬT LÝ TRONG NGUỒN TIN LÔGIC VẬT LÝ NGOÀI VẬT LÝ TRONG ĐÍCH TIN Lôgic Vật lý ngoài Vật lý trong Thông tin vào Thông tin ra Lưu trữ dữ liệu Một hệ thống thông tin theo ba mô hình Mô hình lô gíc ( thể hiện góc nhìn của quản lý) mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi " Cái gì ? " và " Để làm gì ?". Mô hình vật lý ngoài ( thể hiện góc nhìn của người sử dụng ) chú ý đến những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình, bàn phím sử dụng. Mô hình này chú ý đến mặt thời gian hệ thống. Mô hình này trả lời các câu hỏi " Cái gì?" , "Ai?", "ở đâu ?" và "Khi nào?" Mô hình vật lý trong ( thể hiện góc nhìn kỹ thuật ) chú ý đến những thông tin liên quan loại trang bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình này giải đáp câu hỏi " Như thế nào ?" 2.1.3.Cơ sở dữ liệu Một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công tác quản lý là quản lý dữ liệu. Dữ liệu được coi là nguyên liệu để chế biến thành thông tin dưới dạng tiện dùng và có ích cho việc ban hành các quyết định. Dù ở trong thời đại nào thì việc thu thập dữ liệu cũng rất quan trọng. Khi máy tính điện tử chưa ra đời thì tất cả thông tin vẫn được thu thập, lưu trữ, xử lý và cập nhật. Các dữ kiện này được ghi trong sổ sách hay ghi trong các phích bằng bìa cứng…. Ngày nay nhờ sự phát triển bùng nổ của công nghệ máy tính mà việc xử lý, lưu trữ dữ liệu trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn rất nhiều. Trong hệ thống thông tin người ta lưu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng những dữ liệu cần thiết. Nếu kho dữ liệu này được đặt trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử và được bảo quản nhờ chương trình máy tính thì nó còn được gọi là ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu. Phương pháp phổ biến để thiết kế các cơ sở dữ liệu là mô hình dữ liệu. Mô hình dữ liệu của một cơ sở dữ liệu là một bản phác thảo mà họ chỉ ra các thực thể, các thuộc tính của mỗi thực thể và những mối quan hệ giữa chúng. Thông qua mô hình dữ liệu ta có thể biết được cấu trúc, quan hệ và ý nghĩa của dữ liệu. Lập mô hình dữ liệu là một phần việc chính của quá trình thiết kế một cơ sở dữ liệu. Có lập mô hình dữ liệu đúng thì thiết kế cơ sở dữ liệu mới tốt được. Thiết kế mô hình dữ liệu là yếu tố quan trọng làm cho cơ sở dữ liệu trở thành công cụ hữu ích cho việc ra quyết định Một số khái niệm liên quan đến mô hình dữ liệu quan hệ: Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản trị muốn lưu giữ thông tin về nó. Một số thực thể có vẻ vật chất như vật tư, máy móc, khách hàng, sinh viên…, còn một số thực thể khác chỉ là những khái niệm hay quan niệm như tài khoản, dự án, nhiệm vụ công tác. Mỗi thực thể có những đặc điểm và tính chất được gọi là thuộc tính. Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt thường không chia nhỏ được nữa. Các thuộc tính mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ. Dòng ( bản ghi ) dùng để ghi chép dữ liệu về một cá thể tức là biểu hiện riêng biệt thực thể. Cột ( trường ) dùng để lưu trữ thông tin về từng thực thể. Giao giữa một dòng và một cột là một ô chứa mẩu dữ liệu ghi chép một thuộc tính của các thực thể trên dòng đó. Bảng gồm toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin do một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường. Trong một bảng thì thường có các khóa chính. Khoá chính là một kiểu chỉ mục đặc biệt. Khoá chính thể hiện tính duy nhất của mẩu tin. Vì vậy sẽ không có hai mẩu tin trong cùng một bảng mà có cùng giá trị cho trường khoá chính cũng như trong trường khoá chính sẽ không có giá trị rỗng. Cơ sở dữ liệu là một kho chứa thông tin. Có nhiều loại cơ sở dữ liệu. Sau đây là những khái niệm liên quan đến cơ sở dữ liệu quan hệ, đây là cơ sở dữ liệu (quan hệ) phổ biến nhất hiện nay. Một cơ sở dữ liệu quan hệ chứa các dữ liệu trong các bảng, được cấu tạo bởi các dòng còn gọi là các mẩu tin, và cột còn gọi là các trường. Một cơ sở dữ liệu cho phép truy vấn các tập hợp các dữ liệu con từ các bảng, cho phép nối các bảng với nhau cho mục đích truy cập các mẩu tin liên quan với nhau chứa trong các bảng khác nhau. Ví dụ trong việc quản lý hàng hoá vật tư có sử dụng cơ sở dữ liệu có tên là db1.mdb.Trong này có các bảng như DM_DVN, DM_DVX, CTCHUNG, CTVT,…Trong các bảng có chứa các thông tin về đơn vị nhập, đơn vị xuất, số chứng từ, ngày viết chứng từ, tên vật tư, số lượng, đơn giá,…. Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu Cập nhật dữ liệu: Dữ liệu được nhập vào cơ sơ dữ liệu thông qua việc nhập liệu. Thể thức dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu không giống như thể thức dữ liệu được nhìn thấy khi nhập. Ngày nay, phần lớn những phần mềm ứng dụng cho phép chúng ta sử dụng giao diện đồ hoạ bằng hình thức các form điền biểu hiện bản ghi của cơ sở dữ liệu với những ô trắng để người sử dụng nhập thông tin hay đánh dấu các mục được chọn. Truy vấn dữ liệu: Truy vấn dữ liệu là làm thế nào để lấy được dữ liệu từ cơ sở dữ liệu. Thông thường sử dụng ngôn ngữ truy vấn: ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structured Query Language). Lập các báo cáo từ cơ sở dữ liệu: Báo cáo là những dữ liệu được kết xuất ra từ cơ sở dữ liệu, được tổ chức sắp xếp và đưa ra dưới dạng in ấn. Lập báo cáo là một bộ phận đặc biệt của hệ quản trị cơ sở dữ liệu dùng để lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu để xử lý và đưa ra cho người sử dụng trong một thể thức sử dụng được. 2.2. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt. Phát triển một hệ thống thông tin thì bao gồm việc phân tích, thiết kế và cài đặt. Phân tích một hệ thống bao gồm việc thu thập dữ liệu và sắp xếp chúng để đưa ra chẩn đoán về thực tế. Thiết kế nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiệ