Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống tính lương cho Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội

MỤC LỤC MỞ ĐẦU Đất nước ta đang trong quá trình đổi mới và phát triển, bước đầu đã gặt hái được những thành công nhất định, điều đó được thể hiện qua mức tăng trưởng kinh tế ổn định và ngày càng cao, tỉ lệ lạm phát được kiềm chế, được đánh giá là “điểm đến” của du khách và các nhà đầu tư quốc tế. Thành công này có sự đóng góp không nhỏ của ngành Tin học, ngành đã và đang trở thành mũi nhọn của quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Cùng với sự đổi mới của đất nước, sự phát triển vượt trội của ngành Công nghệ thông tin nói chung cũng như nhu cầu cấp thiết ứng dụng tin học trong công tác quản lý của các doanh nghiệp nói riêng, trong mấy năm vừa qua, hàng loạt các Công ty phần mềm đã ra đời trên thị trường Việt Nam. Điển hình có công ty phần mềm CardPro chuyên về lĩnh vực đồ họa, Hp Group chuyên về phần mềm giáo dục đào tạo, đặc biệt, có rất nhiều công ty phần mềm tài chính kế toán như phần mềm kế toán Fast Accouting, phần mềm kế toán Effect, phần mềm Cyber Accounting của công ty Cổ phần phần mềm QTDN Cybersoft. Cybersoft là một công ty máy tính chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp, với đội ngũ nhân viên năng động và có trách nhiệm. Trong thời gian này, được sự hướng dẫn trực tiếp của GĐ. Lê Cảnh Toàn và sự giúp đỡ của đội ngũ cán bộ, nhân viên Cybersoft, em thực hiện đề tài “Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống tính lương cho Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội” bằng Visual Foxpro 7.0. Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty vận tải Hà Nội. Với gần 900 cán bộ công nhân viên được bố trí trong các bộ phận khác nhau như lái xe, sửa chữa, văn phòng, bán vé, bảo vệ…, việc tính lương cho Xí nghiệp rất phức tạp, yêu cầu tỉ mỉ và chi tiết. Mỗi tháng, kế toán viên phải tính lương theo hai kỳ với nhiều loại mẫu biểu, chứng từ như bảng lương tạm ứng, bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng, lương ngoài giờ, báo cáo đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội… Toàn bộ các công việc này nếu được thực hiện bằng thủ công đơn thuần sẽ vô cùng vất vả, tốn kém thời gian, nhân lực và có thể còn dẫn đến sai sót khó kiểm soát. Chính vì thế, việc tin học hóa kế toán lương cho Xí nghiệp là rất cần thiết nhằm tiết kiệm thời gian, sức lao động, giảm bớt sai sót, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của chuyên đề bao gồm: Chương I: Vài nét về công ty Chương này sẽ giới thiệu sơ lược về cơ sở thực tập – Công ty cổ phần phần mềm QTDN Cybersoft – một công ty đã chiếm được uy tín lớn trên thị trường phần mềm kế toán. Chương II: Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý Phương pháp luận nghiên cứu là nền tảng khoa học để phát triển tư duy thực tiễn. Khi nghiên cứu một bài toán quản lý từ cấp chiến lược đến cụ thể, phương pháp phân tích và thiết kế hợp lý giúp giải quyết vấn đề một cách đúng đắn và khoa học. Chương này sẽ giới thiệu sơ lược cách tiếp cận hệ thống, phương pháp vòng đời phát triển của một hệ thống thông tin với bảy giai đoạn: Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin, Phân tích chi tiết, Thiết kế logic, Đề xuất các phương án của giải pháp, Thiết kế vật lý ngoài, Triển khai kỹ thuật hệ thống, Cài đặt và khai thác. Chương III: Khảo sát, phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin tính lương tại Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội Những nội dung, công việc khảo sát, phân tích, thiết kế, lập trinh hệ thống thông tin tính lương cho Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội sẽ được trình bày cụ thể trong chương này. Phần cuối của chuyên đề là các phụ lục: Phụ lục 1: Mã của một số thủ tục chính của chương trình. Phụ lục 2: Tài liệu tham khảo. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của KS.Bùi Thế Ngũ và các cán bộ, nhân viên công ty Cybersoft đã và đang hướng dẫn em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này! Hà Nội, ngày 12.06.2006 Sinh viên: Nguyễn Thị Lan Anh CHƯƠNG I VÀI NÉT VỀ CÔNG TY Những nét cơ bản về công ty Tên tiếng Việt: Công ty cổ phần phần mềm Quản trị doanh nghiệp Cybersoft Tên tiếng Anh: Cyber Software for Business managerment Jsc Tên giao dịch: CYBERSOFT Trụ sở: 413 Nguyễn Khang, Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại: 84-4-7847223 Fax: 84-4-7847224 E-mail: cyber-soft@hn.vnn.vn Website: www.Cybersoft.com.vn Thành lập công ty Cùng với sự đổi mới của đất nước, sự phát triển như vũ bão của nghành Công nghệ thông tin nói chung cũng như nhu cầu cấp thiết ứng dụng tin học trong công tác quản lý của các doanh nghiệp nói riêng, Công ty Cybersoft được thành lập ngày 04 tháng 11 năm 2003 theo giấy chứng nhận số 0103003113 do Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp. Cybersoft là Công ty Cổ phần Phần mềm quản trị doanh nghiệp có nhiều kinh nghiệm trong việc triển khai về phần mềm kế toán và quản trị sản xuất kinh doanh tại Việt Nam. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, mục đích của công ty là kết hợp các hiểu biết về nghiệp vụ và khả năng công nghệ để tạo ra cho thị trường Việt Nam sản phẩm và dịch vụ có tính chuyên nghiệp cao trong lĩnh vực quản trị tài chính doanh nghiệp. Với đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp cùng với sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, Cybersoft đang dần chiếm lĩnh uy tín trên thị trường cả ba miền Bắc – Trung – Nam, là một trong những công ty hàng đầu tại Việt Nam về cung cấp các giải pháp phần mềm tài chính và quản trị doanh nghiệp. Chức năng Cybersoft chuyên cung cấp các công cụ hiện đại trong quản lý tài chính kế toán và sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp. Các sản phẩm và dịch vụ của Cybersoft dựa trên cơ sở kết hợp những hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ, khả năng công nghệ, phương thức hỗ trợ khách và kinh nghiệm thực tế. Công ty có các chức năng chính sau: Thiết kế và xây dựng các phần mềm ứng dụng kế toán tài chính và phần mềm quản lý sản xuất kinh doanh. Tư vấn, hỗ trợ và đào tạo khách hàng cài đặt và sử dụng các phần mềm ứng dụng. Mục tiêu của công ty Mục tiêu của Cybersoft là trở thành nhà cung cấp hàng đầu tại thị trường Việt nam về giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý sản xuất và kinh doanh. Với khẩu hiệu “Thành công của khách hàng là mục tiêu của Công ty!”, Cybersoft luôn luôn sẵn sàng cung cấp phần mềm và dịch vụ tốt nhất, thoả mãn tối đa nhu cầu của khách hàng. Trên cơ sở ấy Cybersoft luôn luôn không ngừng phát triển để tạo ra các sản phẩm đáp ứng ngày càng đầy đủ hơn về yêu cầu thông tin quản lý trong nền kinh tế thị trường. Giá trị và niềm tin Công ty mong muốn đóng góp cho xã hội, xây dựng đất nước giàu mạnh thông qua các sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Chính vì thế, các cán bộ công nhân viên Cybersoft lao động hết mình, có trách nhiệm nghề nghiệp, luôn luôn đổi mới và tự hoàn thiện. Công ty tin tưởng rằng hạnh phúc của mỗi cá nhân phụ thuộc vào mức độ sử dụng các tài năng tiềm ẩn trong mỗi cá nhân đó. Vì vậy các cán bộ công nhân viên Cybersoft sẽ cùng nhau xây dựng một doanh nghiệp đem lại cho mỗi thành viên của mình điều kiện phát triển đầy đủ nhất về tài năng và một cuộc sống đầy đủ về vật chất, phong phú về tinh thần. Cơ cấu tổ chức Hiện nay, cơ cấu tổ chức của Cybersoft gồm các phòng ban sau: Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm: có nhiệm vụ nghiên cứu và xây dựng các chi tiết trong yêu cầu đặc thù của khách hàng, thiết kế chi tiết các phương án giải quyết, thực hiện xây dựng phần mềm với các chức năng phân hệ luôn mở rộng, nâng cao tính nghiệp vụ và khả năng phân tích quản trị của chương trình, bảo hành phần mềm theo yêu cầu. Phòng cung cấp giải pháp cho các doanh nghiệp: có nhiệm vụ tư vấn và xây dựng hệ thông tin tài chính kế toán và quản trị doanh nghiệp, cài đặt chương trình, hướng dẫn sử dụng và bảo hành, nâng cấp các hệ thống đã được cài đặt, thiết kế các sản phẩm “may đo” theo yêu cầu của khách hàng. Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng: có nhiệm vụ giải đáp các thắc mắc, hướng dẫn chi tiết cách khắc phục các vấn đề khó khăn qua điện thoại, fax, thư điện tử hoặc trực tiếp tại trụ sở của khách hàng. Phòng dự án: có nhiệm vụ triển khai và lập trình phần mềm ứng dụng dựa trên cơ sở tiếp thu nhu cầu và đặc thù của khách hàng để phát triển một phần mềm “may đo” thông minh, thích hợp hệ thống ứng dụng đa phân hệ. SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC Hiện nay Cybersoft có hơn 30 nhân viên có trình độ đại học các chuyên ngành toán, tin, kế toán, luật, kinh tế và ngoại ngữ. Hình thức tổ chức kinh doanh Cybersoft là công ty chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm và được biết đến dưới hình thức “Công ty cổ phần”. Loại hình doanh nghiệp này trong những năm gần đây trở nên phổ biến và đã bộc lộ rất nhiều ưu điểm. Ngoài những cổ đông chính thức, công ty còn hình thành được những cổ đông thường bằng cách hàng năm bán 5% cổ phần cho các nhân viên của công ty. Đến cuối năm, lợi nhuận của Cybersoft được chia cho các cổ đông theo tỉ lệ cổ phần đóng góp. Với hình thức này, người lao động – với tư cách là chủ doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm và phấn đấu hết mình vì công việc. Ban lãnh đạo Cybersoft cũng quan tâm đến môi trường cạnh tranh trong công ty, bởi vì cạnh tranh tạo ra không khí làm việc tích cực, năng động, phát huy được thế mạnh của mỗi cá nhân. Tuy nhiên, đây là sự cạnh tranh tích cực, tiến bộ. Những cá nhân xuất sắc, có những ý tưởng mới, táo bạo và khả thi luôn được ủng hộ và áp dụng. Đặc biệt, đối với những cá nhân này, công ty luôn có một chế độ lương thưởng xứng đáng nhằm khuyến khích họ tích cực hơn nữa. Ngoài ra, khuyến khích cạnh tranh cũng là thúc đẩy đội ngũ nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn cũng như các vấn đề về quản lý. Sản phẩm, dịch vụ và khách hàng của Cybersoft Các sản phẩm Phần mềm kế toán Với sự cố gắng của toàn thể tập thể cán bộ trong công ty, đầu tháng 06 năm 2004 công ty đã cho ra đời phiên bản phần mềm Cyber Accounting 2005 với nhiều tính năng kỹ thuật mới. Cyber Accounting được thiết kế tuân thủ theo đúng các quy định mới nhất của Bộ Tài chính Việt Nam ban hành. Cyber Accounting được ứng dụng chủ yếu dành cho các doanh nghiệp sản xuất hoặc thương mại có quy mô vừa và lớn. Cyber Accounting 2005 được lập trên ngôn ngữ Microsoft Visual Foxpro 7.0, có thể chạy trên mạng LAN, WAN, Internet nhiều người sử dụng hoặc trên máy đơn lẻ với các hệ điều hành thông dụng như Windows NT, Windows2000, Windows 9*, Novell NetWare. Phần mềm tổng hợp CyberSoft Corporate 2005 thực hiện tổng hợp các báo cáo từ đơn vị cấp dưới thành báo cáo hợp nhất của toàn công ty, toàn Tổng Công ty hoặc toàn ngành. Các báo cáo của các đơn vị cấp dưới có thể nhập trực tiếp hoặc đọc từ các tệp số liệu báo cáo gửi tiền từ các đơn vị cấp dưới qua đường thư điện tử hoặc đĩa mềm. Phần mềm tổng hợp báo cáo từ các đơn vị cấp dưới CyberSoft Corporate 2005 được liên kết với phần mềm kế toán cơ sở Cyber Accounting 2005. Các báo cáo của đơn vị cấp dưới được Cyber Accounting 2005 kết xuất ra các tệp số liệu và truyền lên đơn vị cấp trên qua đường thư điện tử. CyberSoft Corporate 2005 sẽ đọc các tệp số liệu báo cáo này và tổng hợp (hợp nhất) thành báo cáo chung. Phần mềm Cyber Business 9.0 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic.net Cơ sở dữ liệu SQL Server 2000 hoặc Oracal 9.i Mô hình hệ thống Client/server chạy trên mạng LAN, WAN, Internet Phần mềm Cyber Business 9.0 được đĩnh nghĩa như một hệ thống đa phân hệ (multi modul software application) giúp cho tổ chức và doanh nghiệp quản lý nguồn lực và điều hành tác nghiệp. Dịch vụ Dịch vụ tư vấn CyberSoft thực hiện khảo sát thực trạng và yêu cầu về xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh. Trên cơ sở kết quả khảo sát đưa ra các đề, các phương án khác nhau về xây dựng hệ thống thông tin của doanh nghiệp. Các chuyên gia của Cybersoft với hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ và kinh nghiệm triển khai ứng dụng cho rất nhiều doanh nghiệp sẽ đưa ra giải pháp tối ưu cho khách hàng. Dịch vụ hỗ trợ và bảo trì Tuỳ theo yêu cầu của khách hàng CyberSoft ký kết và thực hiện các hợp đồng dịch vụ về hỗ trợ và bảo trì hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp. Các nhân viên của CyberSoft luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải quyết mọi khó khăn của khách hàng qua điện thoại, qua thư điện tử, fax hoặc trực tiếp tại trụ sở của khách hàng. Cybersoft có riêng hệ thống thông tin “CyberSoft Assistant” lưu trữ các vấn đề vướng mắc thường gặp và cách thức giải quyết nhằm hỗ trợ cho khách hàng một cách nhanh nhất. Dịch vụ đào tạo CyberSoft thực hiện đào tạo mới, đào tạo lại cho các đơn vị khách hàng. Đối với các đơn vị lớn CyberSoft mở các lớp đào tạo tập trung cho các nhân viên kế toán của tất các đơn vị thành viên. CyberSoft còn tham gia đào tạo kế toán trên máy cho các trường đại học và trung học chuyên nghiệp, các trung tâm đào tạo về kế toán và quản lý. CyberSoft hỗ trợ các trường và các trung tâm trong việc cung cấp các phần mềm, bài giảng và số liệu thực hành về kế toán trên máy. Dịch vụ phát triển phần mềm "may đo" Đối với các doanh nghiệp lớn Cybersoft thực hiện khảo sát và xây dựng các phần mềm “may đo” theo đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý của các đơn vị khách hàng. Đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp với nhiều kinh nghiệm thực hiện các dự án lớn sẽ xây dựng các hệ thống thông tin lớn một cách nhanh chóng và hiệu quả. Khách hàng của công ty Chỉ trong chưa đầy ba năm, Cybersoft đã thành công với mạng lưới khách hàng trên toàn quốc Một số khách hàng tiêu biểu của công ty: Công ty xi măng Hải Phòng. Công ty cổ phần xây dựng đường bộ số 1 Hà Tĩnh. Nhà máy thuốc lá Thanh Hóa. Công ty đường Bình Định. Tổng Công ty Vận tải Hà Nội. Tổng Công ty chè. Tổng Công ty Sông Mã. Viện Dầu khí (HN, SG). Công ty Cao su Đà Nẵng. Công ty CP đại lý Ford Hà Nội. Công ty CP đại lý Ford Thăng Long. Công ty CP đại lý Ford Thủ đô. Công ty dược Vĩnh Phúc. Sở giáo dục Nam Định (38 trường PTTH). Công ty cổ phần GasPetrolimex (SG,HN,ĐN,HP). … Lý do lựa chọn đề tài Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội có xấp xỉ 900 lao động. Tuy nhiên, Hệ thống chương trình kế toán lương hiện đang sử dụng chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý. Cụ thể: Phần mềm MS.Excel hoạt động độc lập, không có sự kết nối dữ liệu, vì thế không đáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống thông tin hoạt động tốt. Chẳng hạn, khi có sự sửa chữa hoặc xóa danh mục nhân viên, rất có thể sẽ bỏ sót thông tin trong một tệp có liên quan nào đó, do việc cập nhật hoàn toàn là thủ công. MS.Excel không có tính năng phân quyền, thông tin dễ dàng bị can thiệp trái phép bởi bất kì người dùng nào. Sự thiếu an toàn này có thể sẽ gây ra những thiệt hại khôn lường. Việc tính toán hàng tháng dựa trên Excel có thể mất tới vài ngày, sự chậm chạp này có thể gây nên việc thanh toán lương cho công nhân viên không kịp thời. Chưa có sự đồng bộ dữ liệu với các phân hệ kế toán khác trong Xí nghiệp và Tổng Công ty. Công ty Cybersoft đang chịu trách nhiệm thiết kế lại chương trình quản lý lương cho Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội. Nhận thấy đây là một đề tài có tính thực tiễn cao, có thể giải quyết được những vấn đề khó khăn nêu trên, vì thế em đã lựa chọn “Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống tính lương cho Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội” làm đề tài cho chuyên đề thực tập và luận văn tốt nghiệp. CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Khái quát về hệ thống thông tin quản lý Cách tiếp cận hệ thống Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Quan điểm hệ thống xem xét sự vật trong sự thống nhất và trong các mối liên hệ tương tác của các yếu tố tạo thành. Khi nghiên cứu một vấn đề quản lý, từ việc nghiên cứu có tính chiến lược để giúp ta giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó, quan điểm hệ thống giúp ta một cách nhìn nhận để hiểu biết vấn đề một cách đúng đắn và khoa học. Theo quan điểm hệ thống, mặc dù mỗi hệ thống thông tin có một đặc thù riêng về mô hình, tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định và bao gồm bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin Cơ sở dữ liệu được sử dụng như một công cụ để lưu trữ và diễn giải các trường thuộc tính của mẩu tin. Đây là một trong những bộ phận quan trọng nhất của hệ thống thông tin. Dữ liệu có tầm quan trọng sống còn đối với tổ chức. Chính vì thế mà khi phân tích, thiết kế thì yêu cầu đầu tiên là phải nghiên cứu về cơ sở dữ liệu. Các thông tin trước đây thường được lưu trữ trong các sổ sách, các bảng biểu… Ngày nay, trong sự bùng nổ của công nghệ thông tin thì việc lưu trữ các thông tin được diễn ra một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều. Các khái niệm liên quan: Thực thể (Entity): là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin về nó như: nhân viên, sinh viên, khách hàng, máy móc, thiết bị… Khi nói đến thực thể nghĩa là nói đến một tập hợp thực thể cùng loại, còn thực thể cụ thể như “nhân viên Lê Văn Thiết”, “máy in EPSON LQ 2170” thì gọi là phần tử thực thể, hay lần xuất của thực thể trên. Ví dụ: Thực thể NHÂN VIÊN là bao gồm các nhân viên. Thuộc tính (Attribute): là những đặc điểm và tính chất của mỗi thực thể. Mỗi thuộc tính được gọi là một trường, thường không chia nhỏ được nữa. Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những mẩu tin về thực thể cụ thể mà ta muốn lưu trữ. Ví dụ thực thể nhân viên được mô tả bởi bộ các thuộc tính: mã nhân viên, tên nhân viên, giới tính, ngày sinh, quê quán, chức vụ, bậc lương, tài khoản ngân hàng… Trường dữ liệu (Field): để lưu trữ thông tin về từng thực thể hay chính là để ghi các thuộc tính của thực thể. Ví dụ: Bộ thuộc tính cho thực thể “Tuyến xe” có thể là như sau: Mã tuyến xe. Tên tuyến xe. Giá lái xe. Giá nhân viên bảo vệ. … Bản ghi (Record): là tập hợp bộ giá trị các trường của một thực thể cụ thể làm thành một bản ghi. Bảng (Table): là nơi lưu trữ toàn bộ các bản ghi thông tin cho một thực thể. Mỗi dòng của bảng là một bản ghi và mỗi cột là một trường. Ví dụ: Bảng Danh mục tuyến xe như sau: STT Mã tuyến xe Tên tuyến xe Giá lái xe Giá NV bán vé 1 T01 Tuyến tiêu chuẩn 01 6 800 3 900 2 T02 Tuyến tiêu chuẩn 02 7 000 4 000 … … … … … Cơ sở dữ liệu (Database): là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan với nhau. Được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người dùng khác nhau với những mục đích khác nhau. Cập nhật dữ liệu: dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu qua việc nhập dữ liệu. Việc nhập dữ liệu có thể thông qua các mẫu nhập liệu của chương trình. Truy vấn dữ liệu: cho phép giao tác với máy thông qua một cách thức nào đó để nhằm xuất ra các kết quả như ý muốn. Thông thường sử dụng ngôn ngữ truy vấn. Có hai kiểu truy vấn thường dùng: truy vấn có cấu trúc và truy vấn bằng ví dụ. Truy vấn SQL (Structured Query Language) là ngôn ngữ phổ dụng nhất được dùng để truy vấn các cơ sở dữ liệu hiện nay. Ngôn ngữ này có gốc từ tiếng Anh. Truy vấn bằng ví dụ QBE (Query By Example) tạo cho người sử dụng một lưới điền hoặc một mẫu để xây dựng cấu trúc một mẫu hoặc mô tả dữ liệu mà họ muốn tìm kiếm. Lập các báo cáo (Report) từ cơ sở dữ liệu: mục đích của báo cáo là cho phép hiển thị thông tin ra màn hình hay xuất ra máy in. Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu: dữ liệu phải được tổ chức sao cho thuận tiện cho việc cập nhật và truy vấn, điều đó đòi hỏi phải có cơ chế gắn kết các thực thể với nhau. Các mô hình thường được sử dụng trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu là: Mô hình mạng lưới. Mô hình phân cấp. Mô hình quan hệ. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt Ngày nay, thời đại thông tin bùng nổ dẫn đến hệ quả là hàm lượng trí tuệ chiếm đến 70% trong các sản phẩm được xã hội tạo ra. Thế giới hiện tại được nhìn dưới ba góc độ: Vật chất làm cho thế giới tồn tại. Năng lượng làm cho thế giới phát triển. Thông tin làm cho thế giới phát triển hài hòa và có tổ chức. Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Một hệ thống thông tin hoạt động kém là nguồn gốc của những hậu quả xấu nghiêm trọng. Hoạt động xấu hay tốt của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng của các thông tin như sau: Tin cậy Độ tin cậy của một hệ thống thông tin thể hiện dưới hai góc độ: độ xác thực và độ chính xác. Trong một nền kinh tế cạnh tranh, thông tin ít độ tin cậy có thể gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Một hệ thống tính lương bỏ sót phụ cấp ăn trưa cho một số nhân viên có thể sẽ đánh mất niềm tin của nhân viên, thậm chí có thể gây ra kiện tụng. Đầy đủ Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế. Ví dụ, một nhà quản lý thấy thông tin từ văn phòng Xí nghiệp đến Ban giám đốc công ty tỏ ra chậm chạp nên quyết định mua thêm máy tính bổ sung cho văn phòng. Tuy nhiên trong thực tế lại cần máy in và máy photocopy hơn, việc mua thêm máy tính trở nên lãng phí. Thích hợp Hệ thống có quá nhiều thông tin không thích ứng cho người nhận dẫn đến các quyết định sai lầm và tốn kém do việc tạo ra những thông tin không dùng đến. Dễ hiểu. Thông tin thiếu sự sáng sủa, sử dụng quá nhiều từ viết tắt và đa nghĩa cũng dẫn đến những quyết định sai lầm hoặc chậm chạp. Được bảo vệ. Thông tin là nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyên vật liệu. Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người có quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây những thiệt hại lớn cho tổ chức. Đúng thời điểm Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết. Một công đoàn có thể biểu tình nếu việc phiếu trả lương phát chậm nhiều lần, một dịch vụ vận tải sẽ mất khách hàng khi trễ hẹn tới nửa ngày. Làm thế nào để có một hệ thống thông tin hoạt động tốt là mục tiêu theo đuổi của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào. Một tổ chức hoạt động hiệu quả chỉ khi nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống thông tin. Ứng dụng tin học trong công tác xây dựng hệ thống thông tin quản lý Lý do để phát triển một hệ thống thông tin quản lý Điều gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Trước hết, sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống. Một hệ thống kế toán không kiểm soát được sự xâm phạm trái phép của người sử dụng, một phần mềm quản lý huy động vốn của ngân hàng tính sai thời gian đáo hạn cho khách hàng v.v… là những ví dụ gần gũi cho thấy tất yếu phải phát triển hệ thống thông tin mới. Các yếu tố cạnh tranh như giá cả, chất lượng, dịch vụ, thủ tục, thị phần… Chẳng hạn, một trạm bán vé máy bay phải luôn tìm cách thỏa mãn nhu cầu của khách hàng không thể bỏ qua cơ hội phát triển hệ thống thông tin nhằm mục đích đẩy nhanh tốc độ và giao dịch chính xác. Hệ thống thông tin quản lý có những thay đổi về khoa học công nghệ nên cần thiết kế mới để hoạt động hiệu quả hơn. Ví dụ, Tổng Công ty vận tải Hà Nội đã được tin học hóa yêu cầu Xí nghiệp buýt Hà Nội phải xây dựng hệ thống tính lương mới nhằm đồng bộ hóa và chia sẻ dữ liệu. Việc phát triển hệ thống thông tin là do yêu cầu của cấp trên. Ví dụ, Ban giám đốc mong muốn đẩy nhanh tốc độ tăng trưởng nên yêu cầu Phòng Nhân sự tuyển thêm chuyên gia cho phụ trách tin học. Những yêu cầu mới của quản lý, chẳng hạn lắp đặt những quầy giao dịch tự động, Chính phủ ban hành luật thuế mới… cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới. Người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình thông qua phương tiện thông tin. Người quản lý nhận thấy rằng thông tin là phương tiện nhanh nhất, hiệu quả nhất để đạt mục đích tăng cường sự chỉ đạo, uy tín của mình. Những áp lực từ cấp dưới cũng là nguyên nhân để phát triển một hệ thống mới. Chẳng hạn, một bộ phận làm việc mà các nhân viên chủ yếu là cán bộ có trình độ đại học, trên đại học rõ ràng mong muốn được làm việc trong hệ thống thông tin hiện đại. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây là phương pháp vòng đời phát triển của hệ thống thông tin. Phương pháp này