Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng

MỤC LỤC Hình 1: Hợp đồng mua bán - 15 - Hình 2: Phiếu thu - 15 - Hình 3: Phiếu chi - 16 - Hình 4: Phiếu nhập kho - 16 - Hình 5: Phiếu xuất kho - 17 - Hình 6: Phúc đáp đơn đặt hàng - 18 - Hình 7: Biểu đồ phân rã chức năng - 39 - Hình 8: Biểu đồ dữ liệu mức khung cảnh ……………………………………………… - 42 - Hình 9: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh - 43 - Hình 10: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh - 44 - Hình 11: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh - 45 - Hình 12: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh - 46 - Hình 13: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Chức năng quản lý nhân viên - 47 - Hình 14: Liên kết giữa các thực thể - 49 - Hình 15: Mô hình thực thể liên kết ER - 50 - Hình 16. Hình chú thích - 51 - Hình 17: Mô hình quan hệ - 53 - Hình 18: Biểu đồ phân định chức năng xuất nhập hàng - 54 - Hình 19: Biểu đồ phân định chức năng quản lý thu chi - 55 - Hình 20: Biểu đồ phân định chức năng bán hàng - 55 - Hình 21: Biểu đồ DiagramSQLServer - 76 - Bảng 1 - 57 - Bảng 2 - 57 - Bảng 3 - 58 - Bảng 4 - 58 - Bảng 5 - 58 - Bảng 6 - 59 - Bảng 7 -59 - Bảng 8 - 59 - Bảng 9 - 59 - Bảng 10 - 60 - Bảng 11 - 60 - Bảng 12 - 60 - Bảng 13 - 61 - Bảng 14 - 61 - Chương I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG Cơ sở lý thuyết khảo sát hiện trạng: Đây là bước mở đầu của quá trình phát triển hệ thống, còn gọi là bước đặt vấn đề hay nghiên cứu sơ bộ. Khảo sát thực tế để làm quen và thâm nhập vào chuyên môn nghiệp vụ mà hệ thống đó phải đáp ứng, tìm hiểu các nhu cầu đặt ra với hệ thống đó, tập hợp các thông tin cần thiết. Để chúng ta đi vào phân tích và thiết kế một cơ sở dữ liệu hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng. 1.1.1. Mục đích khảo sát hiện trạng: Chúng ta xây dựng hệ thống mới nhằm mục đích thay thế hệ thống cũ đã có phần không phù hợp với nhu cầu của người dùng. Việc khảo sát nhằm để: Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống. Chỉ ra những chỗ hợp lý của hệ thống, cần được kế thừa và các chỗ bất hợp lý của hệ thống, cần được nghiên cứu khắc phục. Nội dung khảo sát và đánh giá hiện thực: Tìm hiểu môi trường kinh doanh, nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống chủ quản của công ty. Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ của từng đối tượng làm việc trong công ty, và sự phân cấp quyền hạn. Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ sổ sách, các tệp cùng với các phương thức xử lý các thông tin trong công ty. Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng. Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện trạng, các dự đoán, nguyện vọng và kế hoạch tương lai. Đánh giá, phê phán hiện trạng và đề xuất hướng giải quyết. Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng. Các yêu cầu khi điều tra: Trung thực, khách quan, phản ánh đúng tình hình thực tại. Không bỏ sót thông tin. Các thông tin thu thập phải được đo đếm. Không trùng lặp, nghĩa là phải tiến hành trong một trật tự sao cho mỗi người được điều tra không bị nhiều người điều tra hỏi đi hỏi lại một vấn đề. Không gây cảm giác xấu hay phản ứng tiêu cực ở người bị điều tra: phải luôn gợi mở, tế nhị, tuyệt đối không can thiệp vào nội bộ của họ, hay gây mâu thuẫn ở nơi điều tra. Các phương pháp điều tra: Để điều tra mang lại hiệu quả chúng ta có thể sử dụng các cách sau: Nghiên cứu tài liệu viết: Đây là sự quan sát gián tiếp bằng mắt qua giấy tờ, sổ sách, chứng từ, hóa đơn, phiếu thanh toán, các tài liệu tổng hợp như: thống kê, biên bản, … Quan sát: là cách theo dõi (bằng mắt) tại hiện trường, nơi làm việc một cách thụ động.Việc này đòi hỏi khá nhiều thời gian. Hơn nữa quan sát tỷ mỉ từng chi tiết. Công việc này chỉ có hiệu quả khi kết hợp nó với phỏng vấn ngay tại nơi làm việc là một cách làm rất có hiệu quả. Phỏng vấn: là cách làm việc trực tiếp với từng người hay nhóm người, trong đó người điều tra đưa ra các câu hỏi và chắt lọc lấy các thông tin cần thiết qua các câu trả lời của người được điều tra. Đây là phương pháp cơ bản của điều tra. Có hai loại câu hỏi: * Câu hỏi mở: là câu hỏi mà số khả năng trả lời là rất lớn, người hỏi chưa hình dung hết được. Câu hỏi mở dùng khi người hỏi chưa có ý định rõ ràng, muốn hỏi để thăm dò, để gợi mở vấn đề, người trả lời phải là người có hiểu biết rộng bao quát tất cả (Lãnh đạo chẳng hạn ). * Câu hỏi đóng: là câu hỏi mà ta đã có sẵn các phương án trả lời có thể dự kiến sẵn, chỉ cần khẳng định lại. Câu hỏi đóng dùng khi ta muốn xác định lại một vấn đề cho khả quan hơn. Các câu hỏi phải sắp xếp theo trật tự cụ thể: Thu hẹp dần: bắt đầu từ những câu hỏi khái quát về sau thu hẹp dần tập trung vào một vấn đề. Mở rộng dần: ban đầu là đề cập một vài vấn đề cụ thể rồi mở rộng dần. Thắt rồi mở: tập trung dần vào một chủ điểm, rồi lại bung nó ra. Ngoài ra thu được kết quả tốt khi điều tra ta cần kết hợp nhiều yếu tố. Phải tạo cho người được phỏng vấn một mối quan hệ để họ đồng cảm và cùng hợp tác để ta khai thác thông tin. Người đi phỏng vấn cũng phải tỏ ra lắng nghe, tôn trọng ý kiến của họ. Trung thực chính là đối sách tốt nhất. Phải thể hiện sự tin cậy, thiện cảm và tôn trọng Phiếu điều tra: Đây là một hình thức phỏng vấn không giáp mặt. Các câu hỏi được liệt kê trong một mẫu điều tra, và người được điều tra sẽ trả lời vào phiếu đó.Tuy nhiên phương pháp này mang lại hiệu quả không cao. Phân loại và biên tập các thông tin điều tra: Các thông tin sau khi thu thập được trong quá trình điều tra cần phải kiểm tra lại sau đó phân loại và biên tập lại. Ta có thể dựa vào các tiêu chuẩn sau: Hiện tại/ tương lai. Nội bộ/ môi trường ngoài. Tĩnh/ động. Sự phân loại và biên tập lại cho phép ta sắp xếp lại các thông tin một cách có hệ thống. Phê phán hiện trạng: Đây là một công việc khó khăn và tế nhị đòi hỏi người điều tra phải khéo léo, khiêm tốn và thận trọng đặt vấn đề, đưa ra cho khách hàng hiểu những vấn đề còn bất cập và những yếu kém của hiện trạng, từ đó xác định mục tiêu để phát triển hệ thống mới. Phác họa giải pháp và cân nhắc tính khả thi: Sau khi tìm hiểu và thấy rõ các hiện trạng và yêu cầu của bài toán chúng ta phải xác lập và xây dựng hệ thống mới. Xác định phạm vi: phạm vi của bài toán đặt ra có thể là bao trùm cả cơ quan, đơn vị, hay chỉ một phòng nhỏ, nó bao quát công tác quản lý toàn diện hay một vài công việc đơn lẻ. Phạm vi của bài toán phụ thuộc vào phạm vi của tổ chức: Cơ quan lớn, cỡ quốc gia hay quốc tế: tập đoàn, tổng công ty,… Cơ quan trung bình: công ty liên doanh, … Cơ quan cỡ vừa và nhỏ: xí nghiệp, nhà máy, … Xác định mục tiêu: Mang lại lợi ích nghiệp vụ: : tăng khả năng xử lý, đáp ứng yêu cầu, tin cậy chính xác an toàn, bí mật. Mang lại lợi ích kinh tế: giảm biên chế, chi phí hoạt động, tăng thu nhập … Mang lại lợi ích sử dụng: thuận tiện nhanh chóng … Khắc phục khuyết điểm của hệ thống cũ, hỗ trợ chiến lược phát triển lâu dài … Phác họa dự án: Chỉ cho người dùng thấy được triển vọng của dự án. Có một định hướng cụ thể trong dự án. Chỉ ra được: Các chức năng chính của hệ thống đầu vào đầu ra, các giải pháp thực hiện. Kiến trúc tổng thế của hệ thống (phần cứng phần mềm). Các nguyên tắc đảm bảo: Để xây dựng hệ thống quản lý bán hàng hoàn chỉnh, đảm bảo dữ liệu về mọi mặt ta phải dựa trên các nguyên tắc sau: Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất: thông tin được tích lũy và cập nhật thường xuyên để phục vụ cho bài toán quản lý. Chúng ta nên tổ chức thông tin thành các mảng cơ bản để tránh dư thừa thông tin và để đảm bảo thông tin được nhất quán, thống nhất. Nguyên tắc linh hoạt thông tin: ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải có những công cụ đặc biệt để tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có trích từ mảng cơ bản. Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra: Đây là nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng thêm hiệu xuất sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Hệ thống quản lý bán hàng: Tìm hiểu hệ thống: 1.2.1.1. Tổng quan về hệ thống quản lý bán hang tại chi nhánh công ty TNHH TM & DV Vĩnh Cường Đà Nẵng: Công ty TNHH TM & DV Vĩnh Cường chuyên bán và giới thiệu các loại sản phẩm Điện tử mang thương hiệu SUMO, AGO, SHINA có chi nhánh tại Đà Nẵng. Chi nhánh mới được thành lập được hai năm song sản phẩm của công ty đã có mặt ở khắp các tỉnh miền Trung - Tây Nguyên nói riêng và trên khắp cả nước nói chung. Công ty gồm có 3 chi nhánh giới thiệu - bán sản phẩm và một nhà máy sản xuất lắp ráp. SUMO có nhiều mẫu sản phẩm như: Đầu đĩa DVD, Tivi, nồi cơm, máy xay sinh tố, … Hoạt động chính của công ty là bán và giới thiệu các sản phẩm của công ty cho các công ty và cửa hàng trên địa bàn các tỉnh miền Trung và Tây Nguyên. 1.2.1.2. Các văn bản giấy tờ liên quan: Nội quy công ty: Hợp đồng Hình 1: Hợp đồng mua bán Phiếu thu: Hình 2: Phiếu thu Phiếu chi: Hình 3: Phiếu chi Phiếu nhập kho: Hình 4: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho: Hình 5: Phiếu xuất kho Phúc đáp đơn hàng: Hình 6: Phúc đáp đơn đặt hàng 1.2.2. Bài toán quản lý bán hàng: 1. Mô tả bài toán: Qua một thời gian tìm hiểu về hệ thống quản lý bán hàng ở công ty Điện Tử SUMO dựa vào các phương pháp điều tra, em tổng kết được những thông tin về bài toán quản lý bán hàng như sau: Những vấn đề đặt ra ở công ty: Hệ thống quản lý của chi nhánh phân công thành những phòng riêng rẽ mỗi phòng phụ trách một mảng công việc. Cơ cấu tổ chức: Quản lý tổng thể chi nhánh công ty là Giám đốc chi nhánh công ty: Anh Phạm Công Hoàng. Phòng kinh doanh có 3 nhân viên. Phòng này có một trưởng phòng. Phòng kế toán gồm hai nhân viên một kế toán tài chính và một kế toán kho. Phòng kỹ thuật gồm hai nhân viên. Ngoài ra công ty còn có hai nhân viên lái xe và một showroom trưng bày và giới thiệu sản phẩm của công ty. Công việc cụ thể đối với từng phòng: Giám đốc chi nhánh: thâu tóm quản lý toàn bộ hoạt động của công ty, nhận báo cáo thống kê định kỳ của phòng kế toán và phòng kinh doanh, kiểm tra các hóa đơn để nhập_xuất tiền. Nhận các báo cáo từ phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng kỹ thuật. Phòng kinh doanh: Nhận đơn đặt hàng dự trù từ phòng kế toán sau đó tiến hành soạn thảo và liên lạc đặt hàng với tổng công ty. Cập nhật những thay đổi về các loại sản phẩm như: đơn giá, đặc điểm, thời gian bảo hành, … theo bảng báo giá của công ty đưa xuống. Tính các chi phí kèm theo như: cước vận chuyển, các vấn đề phát sinh, VAT … để gửi lên cho phòng quản lý. Việc định giá để giao cho các công ty con, khách hàng là khác nhau đối với từng khu vực. Dựa vào báo cáo tổng kết và thống kê hàng tháng của phòng kế toán để tiến hành tìm hiểu, phân tích thị trường tiêu dùng trên địa bàn các tỉnh miền Trung và Tây Nguyên. Từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp với từng thời điểm, từng khu vực để tăng số lượng và lợi nhuận cho công ty. Ngoài ra tùy vào từng thời điểm để đưa ra những chương trình khuyến mại hợp lý. Phòng phụ trách việc đặt hàng từ các công ty con, cửa hàng đại lý của công ty sau đó tập hợp đơn đặt hàng từ phía khách hàng, gửi đơn phúc đáp lại cho khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu). Sắp xếp lịch giao hàng cho từng nhóm hoặc liên hệ với các công ty vận chuyển thuê. Từng nhóm sau khi nhận được lịch trình công việc trong tuần, nhận phiếu giao hàng và đến kho hàng nhận hàng và tiến hành công việc của mình. Sau chuyến đi giao hàng của nhóm mình về kiểm tra lượng hàng còn lại đối chiếu sổ sách, tổng kết số tiền và nợ lại của khách hàng cho kế toán vào sổ và nộp lại tiền cho phòng kế toán. Phòng kế toán: phụ trách việc thu giữ, thống kê tổng hợp các loại giấy tờ sổ sách của công ty. Kế toán kho: Chuyên phụ trách về vấn đề nhập và xuất hàng. Khi nhập hàng mới về thì tiến hành nhập vào máy để lưu. Từ những bản kế hoạch của phòng kinh doanh chuyển xuống sẽ tiến hành soạn các hóa đơn xuất hàng dựa theo hóa đơn đặt hàng của khách hàng. Sau đó tiến hành thống kê lượng hàng bán ra_nhập về theo định kỳ. Kiểm tra các mặt hàng còn lại trong kho, lập đơn đặt hàng dự trù gửi lên cho phòng kinh doanh. Nhập hàng vào kho: có hai kiểu nhập hàng vào kho: Nhập hàng mới lấy về. Khi nhận hàng từ công ty_ nhà cung cấp kèm theo hóa đơn hay bản kê khai chi tiết các mặt hàng, thủ kho tiến hành đối chiều kiểm tra lô hàng. Nhập hàng do khách hàng trả lại vì lỗi, … thủ kho ghi lại tên khách trả lại, lý do trả hàng, ngày trả hàng gửi lại kế toán. Xuất hàng: có hai kiểu xuất Xuất hàng cho bộ phấn bán hàng theo phiếu xuất hàng hay là các hóa đơn giao hàng cho các công ty con. Xuất hàng do hàng bị lỗi quá hạn … về công ty và hàng khuyến mại cho khách hàng (nếu có). Kế toán tài chính: Chuyên phụ trách những vấn đề về tài chính của công ty. Thống kê về tài chính như: các khoản nợ của khách hàng, vấn đề về thuế, chi phí công tác, tiền lương cho nhân viên trong công ty, … Phòng kỹ thuật: Phụ trách việc bảo hành các loại sản phẩm của công ty khi có lỗi, đồng thời phối hợp với các trạm bảo hành trong khu vực. Khách hàng: Khách hàng phải đặt hàng với công ty bằng cách gọi điện trực tiếp cho nhân viên kinh doanh, hoặc gửi fax, gửi đơn đặt hàng. Sau khi nhận được hàng, khách hàng kiểm tra số lượng và quy cách đóng gói. Khách hàng sẽ thanh toán ngay sau khi nhận được đủ hàng, hoặc thanh toán trước, hoặc thanh toán sau một khoảng thời gian được hai bên thống nhất. Khách hàng có thể lựa chọn 1 trong các hình thức thanh toán sau: Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt. Chuyển khoản qua ngân hàng vào tài khoản của công ty. Phát biểu thành bài toán quản toán: Qua những thông tin tìm hiểu trên thực tế như trên ta có thể phát biểu thành bài toán như sau: Công ty được tổ chức thành các phòng (đơn vị). Mỗi phòng có một tên duy nhất, một mã số, và một trưởng phòng. Phòng kinh doanh làm công việc xây dựng kế hoạch làm việc trong tuần, tháng và phụ trách việc bán hàng. Công ty bán nhiều mặt hàng nên ta cần xây dựng một cơ sở dữ liệu về các mặt hàng của công ty. Chúng ta sẽ quản lý về các thông tin: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, đơn giá nhâp, đơn giá xuất, số lượng trong kho, trị giá theo tuyến đường, ngày nhập hàng, thời hạn bảo hành. Một số ứng dụng cần thực hiện: bổ sung thêm một mặt hàng mới và lưu lại kết quả đó, cập nhật đơn giá nhập và đơn giá xuất, cập nhật các chi phí khác như cước phí vận chuyển … Việc nhập hàng được quản lý bởi các thông tin: số phiếu nhập, ngày nhập, tên nhà cung cấp, số hóa đơn, mã hàng, mặt hàng, đơn vị tính, số lượng. Xuất hàng được quản lý bởi các thông tin: mã xuất kho, ngày đặt hàng, nhân viên nhận hàng, tên khách. Mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị tính. Khách hàng đặt mua hàng của công ty thông qua việc gọi điện thoại, gửi đơn đặt hàng hoặc fax. Công ty sẽ trả hàng tận kho cho khách hàng kèm hóa đơn bán hàng của công ty. Ta quản lý hóa đơn bán hàng bởi các thông tin: hóa đơn số, mã khách, mã nhân viên, ngày lập, hình thức thanh toán, tên hàng, số lượng, đơn giá bán, tổng tiền. Một hóa đơn bán nếu chưa đủ hàng để cung cấp có thể xuất làm nhiều lần. Tương tự như vậy Công ty nhập hàng từ công ty tổng thông qua hóa đơn đặt hàng hoặc gọi điện thoại trực tiếp hoặc gửi fax. Đối với nhân viên cần quản lý ở các thông tin: mã nhân viên, họ tên nhân viên, ngày sinh, ngày vào làm việc, địa chỉ, điện thoại và nơi làm việc. Đối với đối tác là khách hàng ta quản lý ở các mục: mã khách, tên khách hàng, địa chỉ liên hệ, người đại diện giao dịch, điện thoại, mail. Một số tính toán: Định giá: Giá nhập = giá mua + các chi phí khác Các chi phí khác ở đây: cước vận chuyển, thuế giá trị gia tăng … Giá thành = giá nhập + chi phí khác. Chi phí khác: khấu hao … Giá vốn = giá thành + chi phí khác. Chi phí khác: bao bì, quảng cáo, phần trăm lương nhân viên. Giá bán = giá vốn * a% a% tùy theo từng loại mặt hàng, từng khu vực có giá trị khác nhau Lãi lỗ = giá bán – giá vốn. Tính toán khác: Doanh thu: P = Q * p Q là số lượng bán ra, p là đơn giá. Lượng tồn kho: LT = TK đầu kỳ + SL nhập – SL xuất TK đầu kỳ: thống kê đầu kỳ, SL nhập: số lượng nhập, SL xuất: số lượng xuất ra. Chiết khấu: CK = tổng tiền/HD * a% a% là tỷ lệ chiết khấu,tùy vào khu vực khách hàng và mặt hàng. Yêu cầu và hướng giải quyết: Yêu cầu phần mềm: Phầm mềm quản lý bán hàng phải đảm bảo được những yêu cầu sau: Yêu cầu chức năng: Hệ thống cần đảm bảo được những chức năng sau: Phân quyền truy nhập: Kế toán kho: được phép truy cập vào hệ thống thực hiện các công việc: xuất hàng, nhập hàng, thống kê hàng tồn, … Kế toán tài chính: được phép truy cập vào hệ thống thực hiện các công việc liên quan đến tài chính của công ty như: lập phiếu nhập tiền vào tài khoản công ty, lập phiếu xuất tiền, các khoản thu chi phát sinh, thống kê công nợ, … Trưởng phòng kinh doanh: truy cập vào hệ thống để thực hiện những công việc: cập nhật thông tin về hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng. Lưu trữ: hệ thống cần đảm bảo lưu trữ về: Hàng hóa: hệ thống cần đảm bảo lưu trữ các thông tin về hàng hóa như: tên, đặc điểm, giá, thời gian bảo hành, … Trong đó có các thao tác về hàng hóa như: thêm, sửa, xóa, … Khách hàng: thông tin về những khách hàng là đại lý bán và giới thiệu các sản phẩm của công ty, bao gồm các thông tin về: họ tên, địa chỉ, điện thoại, … Đơn đặt hàng: quản lý các đơn đặt hàng từ phía khách hàng và của công ty với công ty tổng, bao gồm các thông tin về: tên hàng, số lượng, ngày đặt, … Cùng các thao tác thêm mới, sửa, hủy, … Phiếu nhập hàng: quản lý về các thông tin nhập từ đơn đặt hàng vào kho, bao gồm các thông tin số phiếu, tên hàng, số lượng, đơn giá, ngày nhập, giá thành, … Ngoài ra, công ty còn nhập hàng từ phía khách hàng khi hàng có lỗi, .. Phiếu xuất: quản lý về các thông tin số phiếu xuất, tên hàng, số lượng, ngày xuất, đơn giá, … cùng các thao tác: thêm mới, sửa, xóa. Tra cứu: Hàng hóa: tìm kiếm thông tin về mặt hàng, thời gian bảo hành, … Đơn đặt hàng: thông tin về các đơn đặt hàng, số lượng từng mặt hàng để làm văn bản đối chiếu, … Khách hàng: thông tin về khách hàng. Phiếu nhập: thông tin về mặt hàng, số lượng, đơn giá, … Phiếu xuất: thông tin về số lượng, mặt hàng, tổng số tiền, khách hàng, số dư nợ (nếu có), … Thống kê: Thống kê lượng hàng bán ra theo tháng, quý, năm. Thống kê lượng hàng nhập vào theo tháng, quý, năm. Thống kê sản phẩm bị lỗi, bảo hành, .. Thống kê lãi suất, tiền thu chi của công ty,… Thống kê lượng tồn kho, … Báo cáo tổng kết, báo cáo công nợ, doanh thu, … Có chức năng in ấn các văn bản như: hóa đơn bán hàng, phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng, danh sách mặt hàng, hợp đồng mua bán, … Yêu cầu hệ thống: Phần mềm có giao diện thân thiện với người dùng, thuận tiện, dễ sử dụng. Cách tiếp cận và hướng giải quyết: Đối với một bài toán quản lý sẽ có nhiều cách tiếp cận. Phổ biến là hai cách tiếp cận: Cách tiếp cận bằng các phương pháp có cấu trúc, hay còn được gọi là cách tiếp cận hướng chức năng. Cách tiếp cận bằng phương pháp hướng đối tượng. Đối với cách tiếp cận hướng chức năng còn một số bất cập mà phương pháp hướng đối tượng đã phần nào khắc phục được những nhược điểm đó. Và ngày nay khi ngôn ngữ lập trình ngày càng phát triển theo hướng đối tượng như: DOT.NET, C#, Java, VB.NET,… thì phương pháp hướng đối tượng đang dần thay thế cho phương pháp hướng chức năng. Đối với bài toán quản lý này em lựa chọn phương pháp tiếp cận hướng chức năng, cài đặt cơ sở dữ liệu trên SQL Server 2005 và sử dụng ngôn ngữ lập trình C Sharp. Chương II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG Cơ sở lý thuyết phân tích hệ thống quản lý bán hàng. Đại cương về hệ thống thông tin: Một số khái niệm cơ bản: Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con người, phương tiện và các phương pháp xử lý thông tin. Hệ thống thông tin bao gồm hai thành phần cơ bản: các dữ liệu ghi nhận thực trạng của doanh nghiệp và các xử lý cho phép biến đổi các dữ liệu. Các dữ liệu: đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Có thể tách các dữ liệu thành hai phần: Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ cơ quan như dữ liệu về nhân sự, phòng ban, nhà kho, … Cấu trúc cơ quan không phải là cố định mà có thể có biến động khi có một sự kiện xảy ra (chẳng hạn khi một nhân viên nghỉ việc, chuyển địa điểm nhà kho, …). Sự kiện thưởng xảy ra bất chợt ngoài ý muốn của con người. Điều chỉnh lại các dữ liệu cho hợp lý được gọi là cập nhật. Các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ như: bán hàng, xuất/ nhập hàng, … được coi là một tác nghiệp (chẳng hạn nhập về một lô hàng, xuất hóa đơn, …) Khi một tác nghiệp xảy ra sự kiện này cần được ghi nhận và làm thay đổi dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh. Các xử lý: đó là những quá trình biến đổi thông tin nhằm vào hai mục đích chính: Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định, chẳng hạn lập các chứng từ giao dịch (hóa đơn, phiếu thu, …), lập các báo cáo, thống kê, … Trợ giúp ra các quyết định, thường là cung cấp những thông tin cần thiết cho việc lựa chọn một quyết định của lãnh đạo như lệnh điều động, mẫu hợp đồng, … Mỗi xử lý thường áp dụng một số quy tắc quản lý định sẵn và diễn ra theo một trật tự (gọi là thủ tục). Các quy tắc quản lý và các thủ tục có thể được ấn định bởi hệ thống lãnh đạo và như vậy có thể điều chỉnh theo ý muốn hoặc một số được quy định từ bên ngoài mà ta không thể tùy tiện thay đổi được. Trong thực tế, thuật ngữ hệ thống thông tin thường được dùng để chỉ môi trường điện tử - tin học trợ giúp cho một công việc quản lý cụ thể nào đó, hay nói cách khác là để chỉ cái mục đích đạt được sau quá trình xây dựng nhằm tin học hóa trợ giúp cho công tác quản lý. Quy trình phát triển hệ thống thông tin: Quy trình phát triển hệ thống thông tin được chia thành nhiều giai đoạn. Tùy thuộc vào phương pháp luận và quy định về phương thức làm việc của đơn vị, quy trình này có thể được chia thành số lượng bước nhiều ít khác nhau. Tuy nhiên có thể tổng hợp chung thành các các bước: Khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng, cài đặt và bảo trì hệ thống. Chiến lược và khảo sát: Là giai đoạn tìm hiểu quy trình hoạt động của hệ thống thực, các nhu cầu thông tin chính làm cơ sở xác định các yêu cầu, phạm vi của hệ thống thông tin. Việc khảo sát thường được tiến hành qua các giai đoạn: Khảo sát sơ bộ: nhằm mục đích khả thi của bài toán. Khảo sát chi tiết: nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng định những kết quả thu được. Báo cáo: lập hồ sơ khảo sát. Ở giai đoạn khảo sát cần xác định rõ những nhu cầu, vấn đề quan tâm, để có giới hạn chính xác của công việc. Cũng ở giai đoạn này cần tìm hiểu và xác định cụ thể đối tượng sử dụng dù họ có thể sẽ bị biến động cả về số lượng và loại công việc. Phân tích hệ thống: Là giai đoạn xác định rõ các mục tiêu quản lý chính cần đạt được của hệ thống, nên được các yếu tố quan trọng và đảm bảo đạt được các mục tiêu của hệ thống. Dựa trên các mục tiêu đó, xác định được các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu. Mục tiêu chính của giai đoạn này là biến đổi phần đầu vào thành các đặc tả có cấu trúc. Đây là quá trình mô hình hóa hệ thống với các sơ đồ luồng dữ liệu, thực thể liên kết, sơ đồ phân rã chức năng, sơ đồ ngữ cảnh, … Các công cụ thể hiện (chủ yếu là dạng đồ họa) được sử dụng trong các bước khác nhau của quá trình xây dựng và có thể để phục vụ các mục đích, đối tượng khác nhau. Việc sử dụng các công cụ là không bắt buộc (đặc biệt là các công cụ luồng dữ liệu) và tùy thuộc vào sở trường của đội ngũ phân tích hệ thống. Trong thực tế, phần phân tích dữ liệu là phức tạp và quan trọng nhất. Các phần phân tích chức năng và phân tích dữ liệu không được bỏ qua. Phân tích chức năng: Cung cấp một cách nhìn tổng thể tới mọi công việc. Xác định rõ các công việc cần phải giải quyết để đạt mục tiêu quản lý của hệ thống. Việc phân rã là một cách biểu diễn cấu trúc chức năng giúp cho việc kiểm tra các chức năng còn thiếu và có thể dễ dàng phân tích, tổ hợp các chức năng công việc. Cấu trúc phân rã này không phản ánh độ quan trọng hay thứ tự giải quyết các chức năng. Trong giai đoạn phân tích chỉ nên đưa vào các chức năng phản ánh nghiệp vụ và thuộc phạm vi của mục tiêu quản lý đặt ra. Một chức năng được xem là đầy đủ gồm những thành phần sau: Tên chức năng. Mô tả có tính tường thuật. Đầu vào của chức năng (dữ liệu). Đầu ra của chức năng (dữ liệu). Các sự kiện gây ra sự thay đổi, việc xác định và hiệu quả của chúng. Phân tích chức năng đưa ra những chi tiết quan trọng sẽ được dùng lại nhiều lần trong các giai đoạn sau của quá trình phân tích. Sơ đồ chức năng sau khi được lập sẽ cho chúng ta một cách nhìn toàn diện hơn về những nhu cầu hệ thống. Phân tích dữ liệu: Thực thể là đối tượng chứa thông tin cơ bản phục vụ cho các chức năng mà hệ cần giải quyết. Mỗi thực thể là một nhóm các dữ liệu có cùng thuộc tính, luôn cùng xuất hiện. Các thực thể trung gian sẽ sinh ra trong phần thiết kế. Các thực thể lấy dữ liệu từ các thực thể cơ bản nhưng sẽ bị sửa đổi theo yêu cầu của chức năng cũng cần đưa vào giai đoạn phân tích. Phân tích ngữ cảnh: Mô tả mối quan hệ thực tế của hệ thống với các yếu tố, tác nhân liên quan đến hệ thống. Trong sơ đồ, phần bên trong sẽ thể hiện các chức năng chính ở mức tổng quát nhất với các dòng dữ liệu c