Phân tích, thiết kế và xây dựng chương trình Quản lý nhân sự

PHẦN MỞ ĐẦU Chúng ta đang sống trong thời đại mà cuộc cách mạng công nghệ thông tin (CNTT) đang diễn ra mạnh mẽ hầu như khắp nơi trên thế giới. “Làn sóng thứ ba” này đã tác động tích cực đến hầu hết mọi hoạt động kinh tế - xã hội, làm thay đổi không chỉ lối sống, phong cách làm việc cũng như tư duy của con người mà còn tạo ra sự thay đổi lớn trong phương thức điều hành, quản lý của các tổ chức cũng như việc sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp. Nhờ ứng dụng CNTT mà việc quản lý của các tổ chức, các cơ quan trở nên gọn nhẹ và hiệu quả hơn. Hiện nay, theo xu thế chung của thế giới và vì những lợi ích to lớn được đem lại, không chỉ ở những nước phát triển mà ở các nước đang phát triển, không chỉ những công ty lớn mà ngay cả những tổ chức nhỏ đều đang cố gắng tự xây dựng, thuê hay mua những chương trình tin học phù hợp với yêu cầu, điều kiện của tổ chức mình. Cũng theo xu thế chung đó của thế giới, các công ty lớn nhỏ của Việt Nam cũng đang dần đưa vào sử dụng các chương trình quản lý phù hợp với công ty, tổ chức mình. Đó có thể là những chương trình quản lý hoạt động kinh doanh, quản lý kho bãi, quản lý khách hàng… hay những chương trình quản lý hoá đơn, quản lý hồ sơ …Việc sử dụng những chương trình này không những đem lại những lợi ích về mặt kết quả công việc mà còn giảm tối đa các chi phí phát sinh, như: chi phí về nhân sự, chi phí về lưu trữ, chi phí về thời gian… Cũng vì mục đích được đào tạo của mình là về lĩnh vực Kinh tế nên tôi đã lựa chọn công ty Thông tin di động VMS MobiFone – một công ty cung cấp mạng di động lớn nhất của Việt Nam để thực tập với mong muốn là sẽ được làm quen và được tìm hiểu về môi trường kinh doanh và làm việc chuyên nghiệp của công ty. Ở đây, tôi đã được tạo điều kiện thuận lợi để tìm hiểu về công ty cũng như một số hệ thống quản lý của công ty như: Quản lý nhân sự, quản lý tiền lương… Tôi nhận thấy rằng, đối với VMS có nhiều hoạt động, qui trình quản lý đã được tin học hoá hoàn toàn nhưng cũng có những hoạt động mà nhân viên của công ty còn phải thực hiện thủ công, có thể kể đến là hoạt động quản lý nhân sự, quản lý khách hàng… Chính vì vậy mà các công việc liên quan đều thực hiện một cách thủ công và phân chia cho mỗi chuyên viên đảm nhận một nhóm công việc riêng. Là sinh viên của khoa Tin học kinh tế, với mục tiêu của chuyên ngành được đào tạo là ứng dụng tin học có hiệu quả vào các hoạt động quản lý và tác nghiệp của một tổ chức kinh tế- xã hội cùng với đó là sự giúp đỡ của các anh chị trong phòng Tổ chức- Hành chính của công ty VMS, tôi đã đi đến quyết định là sẽ xây dựng một chương trình Quản lý nhân sự cho Trụ sở chính của công ty tại số 216 đường Trần Duy Hưng- Hà Nội. Hi vọng, chương trình của tôi sẽ giúp các anh chị chuyên viên của phòng Tổ chức- Hành chính giải quyết một phần khối lượng công việc mà hàng ngày họ phải giải quyết. Nội dung của báo cáo bao gồm: Chương 1: Tổng quan về công ty VMS Chương 2: Phương pháp luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin Chương 3: Phân tích, thiết kế và xây dựng chương trình Quản lý nhân sự. Do kiến thức và kinh nghiệm bản thân còn hạn chế nên báo cáo của tôi không thể tránh khỏi những sai sót, rất mong nhận được những lời nhận xét và góp ý của các thầy cô. Qua đây tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tuỵ của thầy giáo hướng dẫn TS Trương Văn Tú và các anh chị trong phòng Tổ chức- Hành chính của công ty Thông tin di động VMS MobiFone đã giúp đỡ, tạo điều kiện tốt nhất cho tôi hoàn thành tốt trong suốt quá trình thực tập. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VMS MOBIFONE I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN - Tên công ty: Công ty Thông tin di động VMS MobiFone - Trụ sở chính của công ty: 216 Trần Duy Hưng- Hà Nội VMS là doanh nghiệp Nhà nước hạng một trực thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt nam (VNPT). Được thành lập vào ngày 16 tháng 04 năm 1993, VMS đã trở thành doanh nghiệp đầu tiên khai thác dịch vụ thông tin di động GSM 900/1800 với thương hiệu MobiFone, đánh dấu cho sự khởi đầu của ngành thông tin di động Việt Nam. Lĩnh vực hoạt động chính của MobiFone là tổ chức thiết kế xây dựng, phát triển mạng lưới và triển khai cung cấp dịch vụ mới về thông tin di động có công nghệ, kỹ thuật tiên tiến hiện đại và kinh doanh dịch vụ thông tin di động công nghệ GSM 900/1800 trên toàn quốc. Đến nay, sau 13 năm phát triển và trưởng thành, MobiFone đã trở thành mạng điện thoại di động lớn nhất Việt Nam. Tính đến cuối năm 2006, VMS đã có hơn 5 triệu thuê bao, hơn 1.500 trạm phát sóng và 4.200 cửa hàng, đại lý trên toàn quốc MobiFone hiện đang cung cấp gần 40 dịch vụ giá trị gia tăng và tiện ích các loại. Những nỗ lực và cống hiến của MobiFone đã được thị trường ghi nhận. MobiFone vinh dự được người tiêu dùng bình chọn là “Mạng điện thoại di động được ưa thích nhất” trong 2 năm liên tiếp 2005 và 2006 do báo Echip tổ chức và “Thương hiệu mạnh Việt Nam 2005” do Thời báo Kinh tế Việt Nam tổ chức. Trong thời gian tới, VMS sẽ tiếp tục mở các trạm phát sóng mới, các cửa hàng đại lý mới nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng di động ngày càng tăng của người dân Chúng ta có thể thấy rõ tốc độ phát triển của VMS trong biểu đồ tăng trưởng dưới đây: BIỂU ĐỒ TĂNG TRƯỞNG THUÊ BAO MOBIFONE TỪ 1995 ĐẾN NAY:  Hiện nay, Công ty Thông tin di động có bốn Trung tâm Thông tin di động trực thuộc và một Xí nghiệp thiết kế. Trụ sở chính của Văn phòng Công ty đặt tại Hà Nội. Địa chỉ: Số 216 đường Trần Duy Hưng, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội. - Trung tâm Thông tin di động khu vực I có trụ sở chính tại Hà Nội, chịu trách nhiệm kinh doanh và khai thác mạng thông tin di động khu vực miền Bắc (các tỉnh phía Bắc đến Hà Tĩnh): Địa chỉ: Số 811A đường Giải Phóng, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội. - Trung tâm Thông tin di động khu vực II có trụ sở chính tại TP. Hồ Chí Minh, chịu trách nhiệm kinh doanh và khai thác mạng thông tin di động khu vực miền Nam (từ tỉnh Ninh Thuận đến các tỉnh miền Ðông Nam Bộ và TP Hồ Chí Minh): Địa chỉ: MM18 đường Trường Sơn, Phường 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh. - Trung tâm Thông tin di động khu vực III có trụ sở chính tại Ðà Nẵng, chịu trách nhiệm kinh doanh và khai thác mạng thông tin di động khu vực miền Trung và Cao Nguyên (từ tỉnh Quảng Bình đến tỉnh Khánh Hoà và tỉnh Ðắc Lắc: Địa chỉ: Số 263 đường Nguyễn Văn Linh, Thành phố Đà Nẵng. - Trung tâm Thông tin di động khu vực IV có trụ sở chính tại Cần Thơ, chịu trách nhiệm kinh doanh và khai thác mạng thông tin di động khu vực 10 tỉnh miền Tây Nam Bộ: Địa chỉ: Số 51F đường Nguyễn Trãi, Quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ. - Xí nghiệp thiết kế thành lập ngày 21 tháng 1 năm 1997 có trụ sở tại Hà Nội với nhiệm vụ tư vấn, khảo sát, thiết kế xây dựng các công trình thông tin di động. Căn cứ quyết định số 596/ QĐ-TCCB ngày 11/10/1997 của Tổng Cục trưởng Tổng cục Bưu điện về việc thành lập DNNN công ty Thông tin di động (VMS); Căn cư quyết định số 253/QĐ-TCCB-HĐQT ngày 28/09/1996 của Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty Bưu chính- Viễn thông Việt Nam về việc phê chuẩn Điều lệ Tổ chức& Hoạt động của công ty Thông tin di động. Căn cứ vào yêu cầu thực tế của công tác quản lý sản xuất kinh doanh Theo đề nghị của trưởng phòng TC-HC Hiện nay công ty có 12 phòng ban, cụ thể là: 1. Phòng xét thầu 2. Phòng Khách hàng-Bán hàng & Marketing 3. Phòng Công nghệ phát triển mạng 4. Phòng Chăm sóc khách hàng 5. Phòng Đầu tư xây dựng 6. Phòng Tin học - Cước phí 7. Phòng Kế toán- Thống kê- Tài chính 8. Phòng Điều hành khai thác 9. Phòng Xuất nhập khẩu 10. Phòng Tổ chức- Hành chính 11. Phòng Thanh toán cước phí 12. Ban Quản lý dự án Chúng ta có thể hình dung rõ hơn về cơ cấu tổ chức của toàn bộ công ty VMS thông qua mô hình sau: Giám đốc Công ty P. TTCP Ban QLDA P. XNK P. TC-HC P. KTTKTC P. ĐHKT P. ĐTXD P. TH-TC P. CSKH P. CNPTM P. KH-BH&M P. Xét thầu Phó Giám đốc Phó Giám đốc Trung tâm TTDĐ KV1 Trung tâm TTDĐ KV1 Trung tâm TTDĐ KV1 Trung tâm TTDĐ KV1 Trung tâm TTDĐ KV1 II. CHỨC NĂNG, QUYÊN HẠN VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN 1. Phòng Tổ chức- Hành chính (TC-HC) Phòng TC-HC là phòng chức năng của công ty giúp Giám đốc chỉ đạo & thực hiện các mặt công tác sau: - Xây dựng mô hình tổ chức bộ máy của công ty Công tác nhân sự và đào tạo Công tác lao động, tiền lương Công tác hành chính & quản trị Công tác bảo vệ, an ninh quốc phòng, thanh tra, an toàn lao động Công tác thi đua, khen thưởng Công tác thông tin nội bộ Phòng TC-HC gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. 2. Phòng Kế toán- Thống kê- Tài chính (KT-TK-TC) Phòng KT-TK-TC là phòng chức năng của Công ty giúp giám đốc chỉ đạo và thực hiện các mặt công tác sau: Tổ chức bộ máy kế toán toàn công ty Tổ chức và thực hiện hạch toán kế toán Tổ chức và thực hiện công tác thống kê & tài chính Hướng dẫn và chỉ đạo kiểm tra các đơn vị cơ sở thực hiện đầy đủ các chế độ KT-TK-TC. Phòng KT-TK- TC gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. 3. Phòng Kế hoạch -Bán hàng và Marketing (KH-BH&M) Phòng KH-BH&M là phòng chức năng của công ty giúp giám đốc chỉ đạo và thực hiện các mặt công tác sau Công tác kế hoạch - Công tác bán hang - Công tác Marketing Phòng KH-BH&M gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. 4. Phòng Quản lý đầu tư-Xây dựng (ĐT-XD) Phòng ĐT-XD là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc công ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành về các lĩnh vực công tác sau Quản lý nghiệp vụ về công tác ĐT-XD của công ty theo đúng các quy định của Nhà nước và của Ngành Kiểm tra, theo dõi, giám sát và đánh giá công tác ĐT-XD của các đơn vị trong toàn công ty. Phòng ĐT-XD gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. 5. Phòng Xuất nhập khẩu (XNK) Phòng XNK là phòng chuyên môn có chức năng tham mưu, giup Giám đốc công ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành về các lĩnh vực công tác sau: - Công tác XNK các thiết bị về thông tin di động. - Thực hiện công tác bảo hành, sửa chữa, yêu cầu thay thế thiết bị, vật tư, hàng hoá. - Tổ chức X-NK các thiết bị, vật tư hàng hoá theo các hợp đồng đã được ký kết và bàn giao cho các đơn vị có liên quan để triển khai thực hiện, lắp đặt theo nội dung của các hợp đồng. Phòng XNK gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. 6. Phòng Công nghệ và Phát triển mạng thông tin di động( P. CNPTM) Là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc công ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành các lĩnh vực sau: - Nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới cho mạng thông tin di động - Công tác phát triển mạng lưới thông tin di động ( bao gồm cả phần lõi mạng lưới của các dịch vụ mới). Phòng CNPTM gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. Phòng Tin học- Tính cước (P. TH-TC) Phòng TH-TC là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành về các lĩnh vực công tác sau - Quản lý, điều hành việc phát triển CNTT hỗ trợ cho công tác quản lý sản xuất kinh doanh của công ty - Quản lý, điều hành, khai thác mạng tin học hỗ trợ cho sản xuất kinh doanh của công ty - Quản lý, điều hành, triển khai thực hiện tính cước và đối soát cước của công ty Phòng TH-TC gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. 8. Phòng Xét thầu Phòng Xét thầu là phòng chuyên môn nghiệp vụ của công ty, có chức năng tham mưu giúp Giám đốc công ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành về các lĩnh vực công tác sau: - Quản lý và triển khai thực hiện việc lựa chọn nhà thầu đối với các dự án thuộc nguồn vốn tái đầu tư của công ty và các dự án được giao khác theo đúng các văn bản pháp qui hiện hành của Nhà nước và của Ngành. - Phối hợp hướng dẫn nghiệp vụ trong công tác đấu thầu đối với các đơn vị trực thuộc trong công ty. Phòng Xét thầu gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. 9. Phòng Điều hành khai thác ( P. ĐHKT) Công tác quản lý, điều hành việc vận hành, khai thác, bảo dưỡng mạng lưới thông tin di động và các hệ thông dịch vụ giá trị gia tăng. - Quản lý, khai thác băng tần số của công ty - Nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới và dịch vụ mới về thông tin di động - Công tác hợp tác quốc tế Phòng ĐHKT gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. 10. Phòng Thanh toán cước phí (TTCP) Phòng TTCP là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc công ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành về các lĩnh vực sau: - Quản lý, điều hành việc phát triển hệ thống TTCP cho công tác quản lý SXKD của công ty. - Quản lý, điều hành, khai thác, triển khai các hoạt động liên quan đến việc TTCP. Phòng TTCP gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. Phòng Chăm sóc khách hàng (CSKH) Phòng CSKH là phòng chức năng của công ty giúp giám đốc chỉ đạo và thực hiện các mặt công tác sau - Công tác quản lý thuê bao - Các dịch vụ sau bán hàng trong toàn công ty - Tổ chức các chương trình thăm dò khách hàng, tổng hợp, phân tích thông tin. Phòng CSKH gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. Ban Quản lý dự án ( Ban QLDA) Ban QLDA là phòng chức năng của công ty giúp giám đốc chỉ đạo và thực hiện các mặt công tác sau. - Quản lý các dự án đầu tư xây dựng các công trình thông tin di động do công ty thông tin di động đảm nhận và giao nhiệm vụ. - Tổ chức triển khai thực hiện các dự án đầu tư xây dựng mới, các dự án đầu tư xây dựng nâng cấp, mở rộng do công ty thông tin di động làm chủ đầu tư hoặc được Tập đoàn Bưu chính- Viễn thông Việt Nam uỷ quyền làm chủ đầu tư. - Điều tra, khảo sát lập dự án đầu tư Ban QLDA gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Các khái niệm, chức năng của HTTT Khái niệm HTTT - HTTT là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, con người thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, các dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của HTTT được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Mô hình HTTT Nguồn Kho dữ liệu Phân phát Đích Xử lý và lưu trữ Thu thập Chức năng của HTTT trong tổ chức: - Thu thập - Lưu trữ - Xử lý - Phân phối Chức năng của HTTT trong tổ chức được R.N.Anthony đưa ra trong hình vẽ sau đây. Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ 3 mức quản lý có tên là: lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành tác nghiệp. Quyết định Cấp chiến lược Cấp chiến thuật Xử lý giao dịch Cấp tác nghiệp Quyết định Quyết định Thông tin Thông tin Thông tin Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu 2 Phân loại HTTT Theo tính chính thức và không chính thức - Một HTTT chính thức thường bao hàm một tập hợp các qui tắc và các phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra cũng được thiết lập theo một truyền thống. Đó là trường hợp hệ thống trả lương, hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau và cũng như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chẩn đoán tổ chức. - Những HTTT phi chi thích của một tổ chức bao chứa các bộ phận như tập hợp các hoạt động xử lý thông tin như gửi và nhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí và tạp chí. . Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi lại hoạt động mà chúng trợ giúp. Theo cách này có năm loại: HTTT quản lý, HTTT trợ giúp ra quyết định, HTTT xử lý giao dịch, HTTT chuyên gia và HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh - HTTT xử lý giao dịch TPS( Transaction Processing System) Hệ thống này xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho phép theo dõi hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra ra cá hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, các đăng ký môn theo học của sinh viên, cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế… - HTTT quản lý MIS( Management Information System) Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Chúng ta tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sự. Vì các HTTT quản lý phần lớn dựa vào các các dữ liệu sản sinh ra từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào các việc vận hành tốt hay xấu củ hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường… là các HTTT quản lý. - HTTT trợ giúp ra quyết định DSS( Decision Support System) Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một qui trình được tạo ra từ 3 giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống DSS phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình - HTTT chuyên gia ES(Expert System) Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống ES như là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên, đặc trưng riêng của của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa cá sự kiện và các qui tắc được chuyên gia sử dụng. - HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA(Information System for Competitive Advantage) HTTT loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một HTTT mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ ra rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, HTTT quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. HTTT ISCA được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng nghành công nghiệp…( trong khi bốn loại HTTT trên người sử dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức). Nếu như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống ISCA là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp. Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ - HTTT tài chính - HTTT marketing - HTTT quản trị nguồn nhân lực - HTTT quản lý kinh doanh và sản xuất - HTTT văn phòng Phương pháp xây dựng một HTTT Nguyên nhân cần xây dựng một HTTT Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng xây dựng một HTTT là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện HTTT liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong các hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một HTTT mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một HTTT? Nhưng cũng còn một số nguyên nhân khác nhau nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lược chính trị. Có thể kể ra một số nguyên nhân như: Những vấn đề về quản lý Những yêu cầu mới của nhà quản lý Sự thay đổi của công nghệ Thay đổi sách lược chính trị Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một HTTT mới. Những luật mới của Chính phủ mới ban hành, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Các hành động của một doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn tới việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong HTTT của mình. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các HTTT của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này. Bên cạnh đó, vai trò của những thách thức chính trị cũng không thể bỏ qua. Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT. Trong phần lớn các tổ chức, có các cơ chế, ít nhiều chính thức đang tồn tại, để xác định liệu một nghiên cứu phát triển về HTTT có nên được thực hiện hay không. Vấn đề có thể là một yêu cầu đơn giản gửi tới từ một bộ phận hoặc một phòng ban đến lãnh đạo các bộ phận tin học của tổ chức, những người này chịu trách nhiệm quyết định liệu yêu cầu có thể chấp nhận được không. Bởi vì tình trạng như vậy có thể thường được xem như là để ngỏ cửa, nhiều tổ chức đặt ra một hội đồng tin học chịu trách nhiệm quyết định về những quyết định loại đó. Trong đại đa số trường hợp hội đồng tin học được cấu thành từ những người chịu trách nhiệm về các chức năng chính của tổ chức. Cách thức này đảm bảo rằng mọi khía cạnh đều được xem xét khi một quyết định được đưa ra. Quyết định của hội đồng hoặc của người chịu trách nhiệm trong một số trường hợp, có thể không bắt buộc phải dẫn tới việc cài đặt một hệ thống mới, nó chỉ mới khởi động một dự án phát triển. Suốt quá trình của dự án, người ta phải xem lại quyết định này có nghĩa là phải xác định xem sẽ tiếp tục dự án hay kết thúc nó. Phương pháp xây dựng HTTT Mục đích của dự án xây dựng một HTTT là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một HTTT, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước. Bởi vì, một HTTT là một đối tượng phức tạp, vận độn