Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên của cục doanh nghiệp vừa và nhỏ

Lời mở đầu Chúng ta đều biết công nghệ thông tin càng ngày càng phát triển như vũ bão trên toàn cầu. Ở trên toàn thế giói nói chung và Việt Nam nói riêng công nghệ thông tin cũng đã được sử dụng rộng rãi trong mọi hoạt động kinh tế xã hội. Công nghệ thông tin đã trở thành một nghành hết sức quan trọng trong công cuộc phát triển nền kinh tế ở mọi quốc gia. Cục Doanh nghiệp nhỏ và vừa(DNNVV) thuộc bộ kế hoạch và đầu tư cũng là nơi ứng dụng nghành công nghệ thông tin trong mọi hoạt động của cục.Tất cả các phòng của cục đã đều được trang bị đầy đủ máy vi tính để thực hiện công việc thuận tiện và dặc biệt là thuận tiện trong công tác quản lí. Qua thời gian thực tập và được tìm hiểu về cách thức làm việc của cục DNNVV e đã quyết định chọn đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên của cục DNNVV”. E hy vọng rằng đề tài của mình có thể giúp cho cục DNNVV có thể quản lí hoò sơ cán bộ công nhân viên của mình thuận tiện hơn. Cũng như các nhân viên cũng có thể tìm kiếm thông tin chính xác của bản thân khi phải làm các hồ sơ hay báo cáo cho lãnh đạo một cách nhanh gọn và chính xác. Em xin cám ơn thầy giáo Phùng Tiến Hải và các anh chị ở cục DNNVV đã giúp em hoàn thành đề tài này! Chương 1: Giới thiệu chung về cục Doanh nghiệp nhỏ và vừa thuộc bộ kế hoạch và đầu tư và đề tài “Quản lí hồ sơ cán bộ công nhân viên của cục doanh nghiệp nhỏ và vừa thuộc bộ kế hoạch và đầu tư” Cơ cấu tổ chức của cục doanh nghiệp nhỏ và vừa(DNNVV) 1.1. Giới thiệu chung về cục DNNVV 1.1.1. Chức năng. Cục Phát triển DNNVV thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý về xúc tiến phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa, đăng ký kinh doanh, khuyến khích đầu tư và sắp xếp, đổi mới và phát triển doanh nghiệp nhà nước. 1.1.2. Nhiệm vụ. - Xây dựng kế hoạch phát triển DNN&V, hướng dẫn các địa phương xây dựng kế hoạch và hỗ trợ giúp phát triển DNN&V . - Xây dựng các chương trình trợ giúp của Nhà nước, hướng dẫn, theo dõi việc thực hiện các chương trình hỗ trợ sau khi được duyệt. - Theo dõi việc thực hiện chính sách hỗ trợ giúp DNN&V ở các bộ, ngành và các địa phương. Định kỳ sáu tháng, tổng hợp báo cáo về việc phát triển DNN&V và đề xuất ra các giải pháp cần thiết để - Phối hợp với các cơ quan,để cung cấp các thông tin cần thiết và xúc tiến trợ giúp DNN&V trong việc tư vấn kỹ thuật và tiếp cận công nghệ, trang thiết bị mới, hướng dẫn, đào tạo vận hành, quản lý kỹ thuật và quản lý doanh nghiệp. . Bộ máy tổ chức của cục. - Cục trưởng - Các phòng ban - Phòng hợp tác quốc tế - Trung tâm thong tin doanh nghiệp - Phòng xúc tiến DNNVV - Trung tâm hỗ trợ DNNVV(Hà Nội, Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh) -Văn phòng cục - Phòng đăng kí kinh doanh - Phòng tổng hợp và khuyến khích đầu tư trong nước - Phòng sắp xếp và đổi mới doanh nghiệp nhỏ và vừa - Sơ đồ tổ chức bộ máy của cục Chức năng của các phòng 1.2.1 Văn phòng cục Chỉ đạo các hoạt động của cục 1.2.2. Phòng hợp tác quốc tế. 1.2.2.1.Chức năng. Phòng Hợp tác quốc tế có trách nhiệm giúp Lãnh đạo Cục trong lĩnh vực hợp tác quốc tế thuộc chức năng và nhiệm vụ của Cục. 1.2.2.2. Nhiệm vụ. Quan hệ về đối ngoại Phòng có nhiệm tổ chức hoạt động đối ngoại liên quan đến quảng bá vai trò của Cục và tăng cường hợp tác với các nhà tài trợ và là đơn vị chủ trì/ điều phối thực hiện các cuộc gặp gỡ, hội thảo quốc tế của Cục; có thực hiện các nhiệm vụ khác ví dụ như các hoạt động ngoại giao, tổ chức chuyến đào tạo, ngoài nước. Lên kế hoạch triển khai, giám sát hoạt động hợp tác quốc tế Phòng là đơn vị đầu mối các hoạt động hợp tác quốc tế của Cục bao gồm việc là đầu mối trong các hoạt động DNNVV và liên quan đến ASEAN – APEC, các tổ chức song phương và đa phương Phòng chịu có phân tích tính hiệu quả của việc tài trợ quốc tế, theo dõi xu hướng các nhà tài trợ và hoạt động việc phát triển DNNVV và tư nhân trong nước. Phòng cũng hỗ trợ các cơ quan, hiệp hội, doanh nghiệp và cơ quan địa phương thông qua việc đánh giá nhu cầu của họ về phát triển DNNVV và lượng hóa nhu cầu hỗ trợ giúp quốc tế cần thiết 1.2.3. Trung tâm thông tin doanh nghiệp Chức năng Trung tâm thông tin doanh nghiệp là đơn vị cung cấp thông tin về ĐKKD của doanh nghiệp trên toàn quốc. Nhiệm vụ  -Quản trị cổng thông tin doanh nghiệp. Cổng thông tin doanh nghiệp cung cấpcác thông tin hữu ích cho các nhà đầu tư trong nước và quốc tế, cho các doanh nghiệp, đặc biệt là cho DNNVV đang kinh doanh có kế hoạch kinh doanh tại Việt Nam -Quản trị Mạng thông tin doanh nghiệp quốc gia gồm có 64 Phòng ĐKKD cấp tỉnh/TP trong đó có 10 tỉnh đã kết nối NBIN. NBIN là một hệ thống bao gồm thông tin về ĐKKD của các DN Việt nam hoạt động theo Luật Doanh nghiệp -Tham gia việc phát triển các chương trình thông tin cho DNNVV. -Tham gia công việc xây dựng năng lực thông tin cho các thể chế về cơ sở hạ tầng hỗ trợ DNNVV cấp quốc gia và cấp tỉnh. 1.2.4. Phòng xúc tiến DNNVV 1.2.4.1. Chức năng Phòng Xúc tiến phát triển các doanh nghiệp thuộc Cục Phát triển DNNVV thực hiện chức năng điều phối, và chuẩn bị các chính sách và các chương trình xúc tiến, phát triển các DNNVV tại Việt Nam. 1.2.4.2. Nhiệm vụ  -Đóng góp vào dự thảo cơ cấu các chính sách và pháp lý liên quan đến quá trình xúc tiến phát triển DNNVV. -Theo dõi các tình hình thực hiện thể chế, chính sách hỗ trợ và phát triển DNNVV tại các cấp bộ, cấp ngành và cấp địa phương, xây dựng các kế hoạch và chiến lược  phát triển DNNVV -Điều phối, hướng dẫn, theo dõi công việc thực hiện các việc trợ giúp của Chính phủ đối với DNNVV -Tạo ra dự thảo và thực hiện các kế hoạch xây dựng năng lực đội ngũ cán bộ trong cơ cấu hỗ trợ DNNVV - Thực hiện việc điều phối các bộ ngànhvà chính quyền địa phương để thiết lập các vươn ươm doanh nghiệp. -Thực hiện công việc phối hợp với Phòng Hợp tác quốc tế xây dựng kế hoạch, chương trình hợp tác quốc tế về xúc tiến việc phát triển DNNVV và bao gồm dự thảo báo cáo đánh giá các sáng kiến xúc tiến, phát triển DNNVV.; -Luôn cập nhật nội dung về các lời khuyên cho DNNVV cho Cổng thông tin doanh nghiệp Việt Nam -Và thực hiện việc theo dõi và giúp Lãnh đạo Cục chỉ đạo hoạt động của 03 Trung tâm Hỗ trợ kỹ thuật DNNVV. -Chỉ đạo các hoạt động của cục Hướng dẫn nghiệp vụ và thủ tục về đăng ký kinh doanh và , - Thực hiện việc quy định chế độ báo cáo và kiểm tra, theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện việc đăng ký kinh doanh và sau đăng ký kinh doanh của các doanh nghiệp tại các địa phương trong cả nước, phối hợp xử lý các vi phạm, trong việc thực hiện đăng ký kinh doanh thuộc quyền của Bộ -Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin về doanh nghiệp trong phạm vi cả nước cung cấp thông tin về doanh nghiệp cho cơ quan có liên quan theo định kỳ, cung cấp thông tin cần thiết cho các doanh nghiệp -Và phát hành bản tin công bố các thông tin về doanh nghiệp doanh nghiệp thành lập phá sản, những nội đung thay đổi trong đăng ký kinh doanh các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp 1.2.5. Trung tâm hỗ trợ DNNVV 1.2.5.1. Chức năng -Có 3 Trung tâm hỗ trợ kỹ thuật Hà Nội, Đà Nẵng và TP. Hồ Chí Minh được thiết lập nhằm trợ giúp DNNVV nâng cao công nghệ, cải thiện chất lượng sản phẩm. 1.2.5.2. Nhiệm vụ -Ba trung tâm hỗ trợ kỹ thuật DNNVV cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn về lĩnh vực đầu tư, nâng cấpcông nghệ, xúc tiến, ứng dụng thiết bị,công nghệ mới, nâng chất lượng sản phẩm. -Ba trung tâm này hoạt động chính cung cấp thông tin và lời khuyên cho DNNVV về công nghệ và dựa vào các nhà tư vấn va các nhà cung cấp công nghệ để đáp ứng nhu cầu. Ba trung tâm sẽ tổ chức đào tạo và thay đổi các khóa học với từng chủ đề liên quan đến công nghệ và xúc tiến hợp tác giữa DNNVV với doanh nghiệp quy mô lớn và hướng dẫn họ trong công việc chọn lựa, duy trì và vận hành công nghệ mới. 1.2.6. Phòng tổng hợp và khuyến khích đầu tư trong nước 1.2.6.1. Chức năng  -Phòng Tổng hợp và khuyến khích đầu tư trong nước chịu trách nhiệm tổng hợp các vấn đề chung của Cục và quản lý nhà nước về khuyến khích đầu tư trong nước. 1.2.6.2. Nhiệm vụ -Tổng hợp và lập dự thảo báo cáo năm, kế hoạch hành động cho Cục và trợ giúp Cục trưởng với vai trò Thư ký và hợp tác với đơn vị khác. -Trong năm 2005, Phòng là đơn vị chủ đạo điều phối để lập ra các Kế hoạch phát triển DNNVV giai đoạn 2006-2010 và Phòng còn thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến hội nhập quốc tế, gia nhập Tổ chức Thương mại thế giới,  chống độc quyền Khuyến khích đầu tư trong nước Tiến hành công việc theo dõi tình hình thực hiện và kết quả thực hiện khuyến khích đầu tư trong nước, hợp tác với các địa phương bộ ngành liên quan để đưa ra các quy chế về thủ tục giải quyết tư vấn để bổ sung chỉnh sửa luật và các quy định . 1.2.7 Phòng sắp xếp đổi mới Doanh nghiệp nhà nước 1.2.7.1. Chức năng -Phòng Sắp xếp, Đổi mới Doanh nghiệp nhà nước có công việc tham mưu giúp Lãnh đạo Cục thực hiện chức năng quản lý nhà nước cấp Trung ương. 1.2.7.2.Nhiệm vụ -Phòng Sắp xếp, Đổi mới DNNN là đơn vị thuộc Cục Phát triển DNNVV có trách nhiệm xây dựng chiến lược chương trình kế hoạch sắp xếp đổi mới và nâng cao hiệu quả DNNN. Phòng cũng làm đầu mối phối hợp với các đơn vị liên quan thẩm định đề án thành lập, tổ chức lại -Phòng còn tham gia xây dựng mục tiêu, nhiệm vụ chiến lược và định hướng chiến lược phát triển, đầu tư vốn, bổ sung them vốn trong quá trình hoạt động đối với các Tổng công ty do Thủ tướng quyết định thành lập tham gia để thực hiện các Đề án thực hiện mô hình Công ty mẹ- Công ty con, tham gia ý kiến vào các Đề án xây dựng mô hình Tập đoàn kinh tế cũng như theo dõi và tham gia thực hiện chuyển đổi DN sang công ty TNHH có một thành viên. -Phòng còn chủ trì hoặc tham gia với các đơn vị khác thực hiện nghiên cứu, tư vấn và soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật và cơ chế chính sách về DNNN liên quan đến hoạt động thành lập, sáp nhập, hợp nhất giải thể NDNN thành lập và quản lý đơn vị phụ thuộc, tổ chức quản lý và chuyển DNNN thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên theo Luật Doanh nghiệp, các quy định về đa sở hữu...Phòng phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện Chương trình cổ phần hóa , tổng công ty nhà nước giai đoạn 2007-2010 theo Quyết định số 1729/QĐ-TTg ngày 29 tháng 12 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ và tham gia soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật theohướng dẫn chuyển đổi công ty nhà nước sang tổ chức và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp của năm 2005. 2. Công việc cần thiết mục tiêu và các phương pháp của công việc xây dựng của đề tài “quản lí hồ sơ cán bộ công nhân viên 2.1. Thực tế về việc quản lí hồ sơ cán bộ cuă cục DNNVV Cục DNNVV là cơ quan thuộc Bộ kế hoạch và phát triển với nhiều cán bộ và phòng ban . Mỗi một phòng ban lại có nhiệm vụ và chức năng rieng trong công việc quản lí. Và trong đó thì công việc quản lí hồ sơ cán bộ công nhân viên là một trong những công việc đóng vai trò rất quan trọng đó là; -Nhận hồ sơ của các cán bộ nhân viên vừa mới được tuyển dụng vào kho hồ sơ của cục DNNVV -Kiểm tra được thong tin của các cán bộ từ kho hồ sơ có thiếu sót thì sửa chữa được -Cập nhật được thong tin kịp thời của các cán bộ nghỉ hưu hay là chuyển công tác làm việc đến cơ quan khác. -Dò tìm hồ sơ cán bộ công nhân viên để có thể sửa chữa các thông tin để đáp ứng được các yêu cầu của cấp trên. -Cung cấp các báo cáo về danh sách của các cán bộ công nhân viên theo những tiêu chí nhất định -Cung cấp các danh sách tiền lương của cán bộ công nhân viên trong cục -Cung cấp các danh sách báo cáo lao động quỹ và quỹ tiền lương trích ra để nộp bảo hiểm xã hộ. -Cung cấp các danh sách cán bộ công nhân viên có đủ thời gian để nâng lương, các cán bộ được nâng lương. -Cung cấp danh sách các cán bộ nghỉ hưu -. . . 2.2. Công việc ứng dụng tin học trong công tác quản lí và sự cần thiết cũng như mục tiêu của việc xây dựng đề tài “Quản lí hồ sơ cán bộ công nhân viên “ của cục. Hiện nay tại các phòng ban của cục hầu hết đã trang bị đủ các thiết bị máy tính.Qua công việc khảo sát việc ứng dụng tin học trong công việc quản lý thì chúng ta thấy rằng việc quản lý của cục vẫn còn một số việc làm thủ công chưa tận dụng được hết các ứng dụng sẵn có của tin học, cục vẫn còn áp dụng các phần mềm như Window, Word,Excel…để phục vụ công tác nghiên cứu. Trong thời gian vừa qua cục đã đầu tư mua một số phần mềm kế toán nhằm giúp cho phòng tài chính kế toán hoạch toán các nghiệp vụ và quản lý thu chi một cách chính xác, hiệu quả. Tuy vậy, trong vấn đề quản lý hồ sơ của cán bộ thì cục chưa sử dụng được những tính năng của tin học để ứng dụng trong công cuộc quản lý. Các việc như nhận hồ sơ mới của cán bộ thực hiện một cách hết sức thủ công như sử dụng những kho lưu trữ các bộ hồ sơ cồng kềnh, tốn nhiều diện tích. Mỗi khi có yêu cầu của cấp trên về hồ sơ của cán bộ thì lại tốn rất nhiều công sức trong công việc tìm kiếm. Do vậy mà việc quản lý hồ sơ của cục diễn ra hết sức phức tạp, không tránh khỏi những nhầm lẫn và hiệu quả tìm kiếm không cao. Đứng trước tình hình như vậy em thấy rằng phải cần thiết xây dựng đề tài mới để phục vụ công việc quản lí hồ sơ cán bộ của cục. Mục tiêu của hệ thống này là: -Giúp nhập mới hồ sơ, sửa chữa hồ sơ cũng như huỷ bỏ hay lưu trư hồ sơ cán bộ công nhân viên. -Thực hiện việc cập nhật kịp thời các thong tin của các can bộ nghỉ có lí do. -Tìm kiếm thong tin trực tiếp đến một đối tượng nào đó. -Thống kê danh sách -các nhân viên theo những điều kiện nhất định -Đưa ra các báo cáo để trình lên lãnh đạo hay các phòng bên có liên quan dên. 2.3. Các công cụ để phục vụ đề tài. Cơ sở để viết chương trình này là Foxpro là chương trình được đánh giá cao và chiếm khá ưu thế hiện nay.Hiện nay nhờ những ưu thế của nó mà nó đã trở thành công cụ đắc lực để giúp các cơ quan tổ chức quản lí tốt công việc của mình.các nhà quản lí dữ liệu đều phải nhận biết cơ quan của mình như mọt xã hộ thu nhỏ và phải kịp thời nắm bắt đựoc những thành tựu của công nghệ thong tin. Đây là điều kiện để quản lí dữ liệu thành công. Trong hệ thống thong tin hiện nay thì các nhà quản lí lưu trữ dữ liệu trong kho dữ liệu.Đó là nơi cất trữ dữ liệu một cách có hệ thống và giúp cho việc tìm kiếm thuận tiện và nhanh chóng nhất. Nếu mà các dữ liệu này được đặt trong bộ nhớ của máy tính điện tử thì công việc càng trở nên thuận lợi. Do vậy mà ngân hàng dữ liệu là một hệ thống dung máy tính điện tử để quản lí và lưu trữ của nhiều người và để sử dụng với nhiều mục đích quản lí khác nhau.và kho dữ liệu cùng với các phương tiện để duy trì sự hoạt động của nó thì đã tạo ra một hệ thống quản lí.Vìvậy mà quản lí dữ liệu đóng một vai trò hết sức quan trọng.Hệ quản trị cơ sở dữ liệu cua fổp có thể đảm nhận được các yêu cầu như sau: -Chia sẻ: Có thể nhiều người tiếp cận cùng một lúc được. -Vận chuyển: Thuận tiện chuyển đến cho người ra quyết định. -Có thể Bảo mật: Có thể ngăn ngừa sự phá hoại và không cho ké không đáng tin cậy sử dung được. -Rất kịp thời : Được cập nhật thường xuyên. -Rất phù hợp: Đặc biệt cần thiết cho việc ra các quyết định. Công việc thiết kế một hệ thống thong tin quản lí nhân sự dựa trên hệ cơ sở dữ liệu foxpro là phương pháp thiết kế phổ biến.Việc tạo lập mô hình dữ liệu là phần chính của quá trình thiét kế một cơ sở dữ liệu và cơ sở dữ liệu đã được thiết kếphải thoả mãn được yêu cầu của ban quản lí Chương 2 : Cơ sở của phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin 1. Mục đích của công việc phát triển hệ thống thông tin Đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, nó phải có ích lợi trong hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân thủ giới hạn về tài chính và thời gian định trước.Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp. Do vậy, muốn là chủ được nó phải tiến hành theo một phương pháp nhất định. Phương pháp là một tập hợp các bước, các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lí .Các nguyên tắc làm cơ sở chung cho nhiều phương pháp là: - Sử dụng các loại mô hình -Chuyển từ cái chung sang cái riêng nhất -Chuyển từ mô hình vật lí sang mô hình logic khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lí khi sang giai đoạn thiết kế - Một trong những phương pháp sử dụng để phân tích, thiết kế hệ thống ở đây là phương pháp áp dụng nguyên tắc ba. Phương pháp này được trình bày ở đây gồm 76 giai đoạn. Mỗi giai đoạn gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo. Từ đây trở đi cuối mỗi giai đoạn lại bao gồm một dãy các công đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về vấn đề tiếp tục hoặc chấm dứt sự phát triển hệ thống. Sau đây là các giai đoạn hệ thống thông tin quản lí: Giai đoạn 1: Đánh giá các yêu -Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống đều phải được lập kế hoạch và cẩn thận và rõ rang. Đó là bước làm quen với hệ thống đang xét, và xác định thông tin phải thu thập nguồn và phương pháp thu thập thông tin cần dung. 1.1.1 Làm rõ các nhu cầu. -Đây là bước nhằm mục đích làm cho ta hiểu rõ yêu cầu của người yêu cầu. Chính giai đoạn này đánh giá yêu cầu và cụ thể là công đoạn làm rõ yêu cầu cho phép ta xác định các câu trả lời, xem người sử dụng muốn gì và tiếp theo đánh giá xem là yêu cầu đúng như lời đề nghị hay có thể giảm xuống hay phải tăng cường mở rộng them và làm sáng tỏ yêu cầu được thực hiện chủ yếu qua việc gặp gỡ với những yêu cầu sau đó là những người quản lí chính trong đó bộ phận củ họ bị tác động hoặc bị hệ thống nghiên cứu ảnh hưởng tới, và khung cảnh hệ thống được xem như các nguồn, đích của thông tin, và các bộ phận, chức năng và các cá nhân tham gia vào quá trình xử lí số liệu. Về việc tiếp theo phảo làm là tổng hợp thông tin của những vấn đề đã được xác định và những nguyên nhân có thể nhất và chuẩn bị một bức tranh khái quát về giải pháp để tiến hành đánh giá khả năng thực thi của dự án.ấu đó phỏng vấn, quan sát, nghiên cứu tài liệu việc sử dụng các phiếu điều tra là những công cụ được tin dung của nhà phân tích. Chúng được dùng suốt trong quá trình phát triển dự án trong giai đoạn đánh giá yêu cầu. 1.1.2 Công việc đánh giá khả thi - Đánh giá khả thi của một dự án là xem có yếu tố nào ngăn cần nhà phân tích phải thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay là không.Tuy nhiên là trong quá trình phát triển hệ thống luôn luôn phải tiến hành việc đánh giá lại và vấn đề chính về khả năng thực thi là khả thi về tổ chức, và tài chính khẳ năng về thời hạn và về khẳ thi kỹ thuật. Đánh giá khả thi là rất quan trọng. Nó đòi hỏi phân tích viên phải hiểu sâu về vấn đề và năng lực thiết kế nhanh các yếu tố của giải pháp và đánh giá chi tiét của giải pháp đó. Nếu đánh giá nhận định là không tích cực thì nhà phân tích phải có đề xuất mới. Công việc chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. Báo cáo cho phép các nhà quyết định dự án tiếp tục hay ngừng lại. Báo cáo phải cung cấp đầy đủ về tình hình và khuyến nghị những hành động tiếp theo. Báo cáo được trình bày để các nhà ra quyết định có thể yêu cầu làm rõ thêm nhiều các vấn đè. Sau đó họ sẽ ra quyết định tiếp tục hay loại bỏ dự án và nội dung yêu cầu của báo cáo gồm các mục sau: - Nhắc lại các yêu cầu. - Các phương pháp tiến hành đánh giá yêu cầu. - Mô tả lại khung cảnh - Tìm hiểu hệ thống nghiên cứu - Nêu ra các vấn đề - Đánh giá tính khă thi - Đưa ra cá kiến nghị. - Đề xuất dự án. 1.2. Giai đoạn 2: Là phân tích chi tiết. Phân tích chi tiết tiến hành sau khi có sự quyết định đánh giá thuận lợi về yêu cầu và mục đích chính của việc phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề mà hệ thống đang nghiên cứu, xác định rõ các nghuyên nhân đích thực của các vấn đề đó, xác định đựơc những đòi hỏi và ràng buộc áp dụng riêng đối với hệ thống và xác định được các mục tiêu mà hệ thống thông tin phải đạt được. Qua đó mà phân tích chi tiết có thể tiếp tục hoặc ngừng phát triển hệ thống thông tin mới.Công đoạn thực hiện trong giai đoạn này gồm: Lên kế hoạch phân tích chi tiết gồm. -Tạo lập đội ngũ: phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tầm quy mô hệ thống, khích cỡ tổ chức cách thức quản lí dự án trong tổ chức sẵn sàng và thêm kinh nghiệm của các thành viên . - Lựa chọncác phương pháp và công cụ, là các phương tiện làm dễ dàng việc thực hiện các nhiệm vụ.công cụ thêm là thu thập thông tin chính là qua các cuộc phỏng vấn các phiếu điều tra và quan sát nghiên cứu tài liệu của tổ chức. -Cuối cùng là xác định thời hạn :Đó là thực hiện tuân thủ thời gian đã ấn định. 1.2.2. Nghiên cứu môi trương hệ thống thông tin. Hệ thông thông tin chịu ảnh hưởng từ rất nhiều yếu tố bên ngoài và ngược lại cũng ảnh hưởng tới các nhân tố đố, và các nhân tố đó dược gọi là ràng buộc của hệ thống. Nghiên cứu nó là đánh giá mức độ phù hợp của hệ thống và các ràng buộc của môi trường, được chia thành ba lĩnh vực sau: 1.2.2.1.Môi trường bên ngoài. -Là các hoạt động sản phẩm hay dịch vụ. -Các nghành hoạt động. -Việc phát triển chung của cả ngành. -Cạnh tranh, thị phần. -Công nghệ sử dungtrong ngành. -Các luật cơ bản mà ngành phải tuân thu chấp hành. -Yếu tố trọng điểm của việc thành công của các tổ chức. 1.2.2.2. Môi trường của tổ chức. - Các nhiệm vụ đề ra. - Tình hình lịch sử. - Các kích cỡ tăng trưởng thị phần và năng lực. - Các vấn đề về khách hàng. - Các chính sách mục tiêu dài hạn nhắn hạn. - Kế hoạch của công việc hành động. - Mức độ của việc tập trung trách nhiệm. - Việc phân bổ địa lí. - Các hoạtt động quản lý. - Các đặc trưng về nhân sự và tin học. - Tổ chức công đoàn. - Tình trang tài chính dự kiến ngân sách dự kiến trong việc xử lí dữ liệu. 1.2.2.3. Môi trường vật lí. -Phân bố của người sử dụng khách hàng. -Tổ chức những nơi thực hiện xử lý dữ liệu. -Mức độ an ninh kiểm soát. 1.2.2.4 Môi trường kỹ thuật. - Phần cứng, phần mềm tại chỗ cho xử lý dữ liệu và các thiết bị khác cơ sở dữ liệu và các tệp tin học. - Nhân sự phát triển hệ thống khai thác. 1.2.3. Nghiên cứu hệ thống hiện tại. 1.2.3.1. Thu thập thông tin về hệ thong đang tồn tại. Để có dược một hình ảnh đầy đủ về các cán bộ và của hệ thống và sự vận động thì các dữ liệu và các tài liệu kể ra sau đay phải được thu nhập,hoạt động chung của hệ thống,dữ liệu vào, thông tin ra, xử lý, cơ sở dữ liệu. 1.2.3.2 Vấn đề hệ thống. Nhiệm vụ đặt ra la phải tìm hiểu các vấn đề các nguyên nhân có thể của nó sâu sắc so với giai đoạn trước. 1.2.3.3 Xây dựng mô hình vật lí ngoài. Để thực hiện công việc này thì phân tích viên phải dựa vào các dũ liệu mô tả đã thu nhập được về hệ thống nó tạo thành tư liệu vè hệ thống như nó đang tồn tại và cũng là cơ sơ để kiểm tra sự hiểu biết của phân tích viên về hệ thống với người sử dụng thông tin được rút ra từ các tài liệu đều phục vụ cho việc chuẩn đoán về hệ thống đồng thời nó trợ giúp xác định các mục tiêu mà hệ thống mới cần phải đạt được. Những mô hình vật lí ngoài và mô hình logic nó có giá trị khi chúng phản ánh thực tế của hệ thống đang nghiên cứu. Phân tích viênnhiều lần quay lại với người sử dụng để lấy thông tin thêm và hợp thức hoá mô hình của mình. 1.2.3.4 Xây dựng mô hình lô gíc. Mô hình lôgic sẽ đựoc xây dựng từ mô hình vật lí ngoài qua các dữ liệu thu nhập được từ trước. Nó mô tả hệ thống thực tại cho phân tích viên hợp lệ hoá về hệ thống người sử dụng và là công cụ để xác định những vấn đề thuộc nguyên nhân của hệ thống. Mô hình này cũng để chuẩn đoán và xác định mục tiêu nhu cầu của hệ thống mới nhưng nó khác với mô hình vật lí ngoài lien quan vấn đề khác trong cùng một thực tế. 1.2.3.5 Công việc chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải quyết vấn đề Công đoạn này bao gồm ba nhiêm vụ chủ yếu. Đó là việc đưa ra chuẩn đoán xác định các mục tiêu hệ thống được sửa chữa hoặc hệ thống mới cần phải đạt được và xác định các yếu tố của giảu pháp. 1.2.3.6 Đánh giá lại tính khả thi. Thông tin thu thập đến thời điểm này vẫn chưa thể đánh giá tính khả thi của dự án mà ta cần phải có thông tin tiếp theo về hệ thống sẽ xây dựng và cài đặt. Đối với mỗi yếu tố trong giải pháp ta phải xác định loại công nghệ cần có để thực thi giải pháp là đánh giá nhiệm vụ và thời gian càn có để thiết kế thực hiện và cài đặt cho giải pháp cuối cùng xác đinh ảnh hưởng của yếu tố giải pháp lên tổ chức. 1.2.3.7 Sửa đổi đề xuát của dự án. Phần cuối của giai đoạn là sự phác hoạ một đề xuất của dự án và đã được những người sử dụng chấp thuận dưới thông tin vừa mới thu nhập và đánh giá khả thi lại vừa rồi chúng ta cần xem xét và sửa đổi lại đề xuất của dự án phải cung cấp những thông tin rõ nhất cho người ra. quyết định biết được các nhiệm vụ. 1.2.3.8 Khâu chuẩn bị trình bày báo cáo phân tích chi tiết. Đây là một tài liệu rất quan trọng vì nóphục vụ cho việc tiếp tục hay uỷ bỏ dự án. Báo cáo này phải nêu bật những điều căn bản mà nhóm phân tích viên đã tìm thấy và báo cáo phải đảm bảo thông tin chính xác 1.3 Giai đoạn 3: Là thiết kế logic. Giai đoạn này có nhiệm vụ xác định tất cả các thành phần lô gíc của một hệ thống cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống hiện tại và đạt những mục tiêu đã đề ra ở giai đoạn trước đó,gồm những công đoạn như sau. 1.3.1 Công việc thiết kế cơ sở dữ liệu. Là xác định yêu cầu cácthông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới là một công việc rất khó khăn nguyên nhân để giải thích sự khó khăn đó: - Đặc đi