Phân tích thiết kế hệ thống thông tin

LỜI NÓI ĐẦU Trong điều kiện quản lý kinh tế theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, mọi hoạt động kinh tế,tài chính trong doanh nghiệp phải được tiến hành theo nhiệm vụ kế hoạch đã được xây dựng trên cơ sở khoa học và hiệu quả,trong phạm vi,khuôn khổ các chính sách,chế độ,thể lệ về kinh tế tài chính của doanh nghiệp.Các doanh nghiệp phải thường xuyên thống kê,hạch toán để quản lý và sử dụng có hiệu quả số tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp,cũng như quản lý có hiệu quả các hoạt động kinh doanh.Hạch toán kế toán thông qua việc thu nhận thông tin về số tài sản,nguồn vốn hiện có,về tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp:lãi ,lỗ và chiều hướng kinh doanh có lợi hay không,.....Qua đó, đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện tốt nhiệm vụ đã đề ra ,chấp hành tốt những chính sách, thể lệ kinh tế tài chính ,hoạt động có hiệu quả ,tránh được những tổn thất cho doanh nghiệp ,đồng thời định hướng kinh doanh cho doanh nghiệp ngày càng phát triển. Hạch toán là tất yếu khách quan trong mọi hình thái kinh tế xã hội ,nó gắn liền với quá trình lao động sản xuất ,gắn liền với quá trình tái sản xuất ,quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp .Trong tình hình kinh tế phát triển ngày càng đa dạng và phức tạp ,với nền kinh tế nước ta hiện nay_nền kinh tế sản xuất hàng hoá nhiều thành phần ,được quản lý theo cơ chế thị trường ,làm nảy sinh nhiều vấn đề mới hết sức phức tạp cho việc quản lý và hạch toán kế toán vì các thông tin kinh tế ngày càng phong phú và có mối quan hệ phức tạp. Vì vậy ,hạch toán kế toán chính xác và kịp thời sẽ giúp cho doanh nghiệp có những bước phát triển về sản xuất kinh doanh .Do đó ,có một hệ thống hạch toán kế toán tiện lợi và chính xác được tin học hoá sẽ giúp rất nhiều cho sự phát triển của doanh nghiệp,vì hiện nay công việc hạch toán kế toán hiện thời của các doanh nghiệp còn nhiều khâu rườm rà ,thủ công phức tạp ,chủ yếu qua các hoá đơn chứng từ ,sổ sách kế toán ,việc tìm kiếm thông tin rất khó khăn ,mất nhiều công sức và thời gian. Để có một hệ thống thông tin thuận tiện ,người phân tích phải nắm rõ từng hoạt động chi tiết của từng bộ phận ,các mối liên quan của từng bộ phận với nhau ,cĩng như nắm rõ toàn bộ cấu trúc tổng quát của hệ thống .Việc phân tích và thiết kế hệ thống phải kỹ lưỡng ,nghiêm túc ,không được coi trọng việc này mà coi nhẹ việc kia. Vì hệ thống Hạch toán kế toán rất thiết thực cho các hoạt động của doanh nghiệp như vậy ,nên chúng em đã chọn đề tài này ,đồng thời qua đó giúp chúng em hiểu rõ hơn về công việc và hệ thống Hạch toán kế toán_Doanh nghiệp , cũng như hiểu rõ tầm quan trọng của việc Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Trong tiểu luận này ,vì kiến thức Hạch toán kế toán có hạn ,cho nên không tránh được những sai sót ,mong thầy cô và các bạn xem xét và chỉ bảo thêm .Chúng em xin chân thành cảm ơn Thầy Thạc Bình Cường đã tận tình giảng dạy và giúp đỡ chúng em hoàn thành đề tài này. BẢN BÁO CÁO NHIỆM VỤ TỪNG THÀNH VIÊN TRONG NHÓM Danh sách nhóm: ( nhóm 5 lớp D2_CNTT) 1.Lương Đức Sơn (nhóm trưởng) 2.Vũ Thị Mai Anh. 3.Lê Xuân Cường. 4.Lê Anh Nga. 5.Nguyễn Văn Khuê. Nhiệm vụ : Chưong I: Khảo sát hệ thống Lương Đức Sơn và Nguyễn Văn Khuê. 1.Giới thiệu về Hạch toán kế toán . 2.Giới thiệu chung về hệ thống. Chưong II: Phân tích hệ thống 1.Hệ thống Hạch toán kế toán mới. Lương Đức Sơn 2.Biểu đồ phân cấp chức năng. Vũ thị Mai Anh và Lê Anh Nga. 3.Biểu đồ luồng dữ liệu (3 mức). Vũ thị Mai Anh và Lê Anh Nga 4.Phân tích dữ liệu. Nguyễn Văn Khuê Chưong III: Thiết kế hệ thống 1.Lựa chọn ngôn ngữ ,hệ quản trị. Lương Đức Sơn 2.Thiết kế dữ liệu vào ,ra. Lương Đức Sơn 3.Thiết kế các file dữ liệu Lê Xuân Cường. 4.Thiết kế chương trình,thiết kế Modul. Lương Đức Sơn Chưong IV: Cài đặt ,sử dụng. Lê Xuân Cường CHƯƠNG I_KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1)Giới thiệu về Hạch toán kế toán: Ngày nay ,trong điều kiện nền kinh tế thị trường ,kế toán được những nhà quản lý kinh doanh và chủ doanh nghiệp quan niệm như một “ngôn ngữ kinh doanh” ,được coi như “Nghệ thuật” để ghi chép ,phân loại ,tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế_tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh bằng các phương pháp khoa học của kế toán như chứng từ tài khoản ,tính giá và tổng hợp_cân đối ,nhằm cung cấp thông tin một cách đầy đủ ,kịp thời ,chính xác về tình hình tài sản của doanh nghiệp ,sự vận động của chúng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh ,cũng như toàn bộ tình hình ,kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong từng thời kỳ giúp quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả hơn. Để phát huy được vai trò của Hạch toán kế toán,thực hiện được những nhiệm vụ quy định ,Hạch toán kế toán cần đảm bảo đầy đủ các yêu cầu sau: + Tài liệu kế toán cung cấp phải đảm bảo tính chính xác ,trung thực ,khách quan. + Tài liệu kế toán cung cấp phải kịp thời đầy đủ. + Tài liệu kế toán cung cấp phải rõ ràng ,dễ hiểu. +Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm. Một số khái niệm cần biết về kế toán : Chứng từ kế toán: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đều phải được lập chứng từ làm cơ sở pháp lý cho mọi số liệu ghi chép trên các tài khoản ,sổ kế toán và báo cáo kế toán. Chứng từ kế toán được chia thành 2 loại: chứng từ gốc(chứng từ ban đầu) và chứng từ tổng hợp(là chứng từ dùng để tổng hợp tài liệu các chứng từ gốc cùng loại ,phục vụ cho việc ghi sổ kế toán được thuận lợi). Chương trình luân chuyển chứng từ kế toán là đường đi của chứng từ kế toán được xác định trước đến các bộ phận chức năng,các cá nhân có liên quan ,thực hiện chức năng truyền thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ kế toán. Tài khoản: tài khoản kế toán là cách thức phân loại và hệ thống hoá các loại tài sản và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế .Nói cách khác ,tài khoản kế toán là phương tiện để tóm tắt tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng tới một khoản mục tài sản,vốn chủ sở hữu,doanh thu hoặc chi phí riêng biệt....Mỗi tài khoản có tên và mã số riêng theo quy định của Bộ tài chính về hệ thống tài khoản.Tài khoản kế toán được chia làm 2 bên: Nợ (Debit) và Có (Credit). ’’Nợ ’’ và ’’Có” ở đây chỉ là quy ước để ghi chép chứ không mang ý nghĩa kinh tế. Ghi nợ(có) một tài khoản là ghi một số tiền vào bên Nợ(Có) của tài khoản đó.Số dư của một tài khoản là số chênh lệch giữa tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tài khoản đó. 2)Giới thiệu chung về hệ thống: Phương pháp Hạch toán kế toán của hệ thống cũ :Trong tiểu luận này chúng tôi khảo sát Hệ thống Hạch toán kế toán của công ty May 20. * Một vài nét về công ty may 20 : Công ty may 20 là Doanh nghiệp Nhà nước, trực thuộc Tổng Cục Hậu Cần -Bộ quốc phòng .Công ty là một trong những đơn vị sản xuất kinh doanh có hiệu qủa của Tổng Cục Hậu Cần, có bề dày kinh nghiệm sản xuất. Sản phẩm của công ty rất đa dạng, phong phú cả về quy cách, chủng loại, mẫu mã và khối lượng sản phẩm lớn.Vì vậy hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành một cách hợp lý sẽ giúp công ty quản lý có hiệu quả quá trình chi phí và định hướng được sản xuất là một vấn đề có ý nghĩa thiết thực và có tầm quan trọng to lớn TÊN GIAO DỊCH CỦA CÔNG TY: CÔNG TY MAY 20 Tên giao dịch quốc tế: Grement Company No20 Viết tắt: Garexim No 20 Trụ sở chính tại: Phường Phương liệt -Quận Thanh Xuân -Hà nội. Bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo hình thức kế toán tập trung và bố trí thành phòng kế toán, chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Công ty. Bao gồm 6 người: Trưởng phòng kế toán; bốn nhân viên kế toán, thủ quỹ TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN Kế toán thanh toán Kế toán ngân hàng Kế toán vật tư thành phẩm tiêu thụ Kế toán tập hợp CFXS,và tính GTSP Thủ quỹ Bộ máy tổ chức kế toán : Tại các xí nghiệp thành viên có ban kế toán, chịu sự chỉ đạo nghành dọc của phòng tài chính -kế toán của Công ty. Trực tiếp tổ chức hạch toán phần nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo sự phân công, phân cấp của công ty theo đúng chế độ. thực hiện tổng hợp, tiếp nhận, thanh quyết toán lương, thưởng lương và các khoản chi khác trong xí nghiệp. Định kỳ báo cáo tài chính với giám đốc xí nghiệp và Công ty. Tại kho (kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm): Căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi vào thẻ kho, sổ chi tiết, nguyên vật liệu, thành phẩm. Cuối tháng lên báo cáo và hàng ngày chuyển chứng từ cho phòng tài chính kế toán Công ty. Tại phòng tài chính - kế toán Công ty sau khi tiếp nhận các chứng từ ban đầu, theo từng lĩnh vực công việc phân công,các nhân viên kế toán tiến hành công việc kiểm tra, phân loại, xử lý, ghi sổ. Để phù hợp với tình hình hoạt động cũng như khối lượng của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán ” Nhật ký chung ”.Việc áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung rất tiện lợi cho việc ghi chép trên máy. Đây là hình thức đơn giản, dễ làm thích hợp với mọi loại hình doanh nghiệp trong điều kiện thực hiện công tác trên máy vi tính. Để hạch toán hàng tồn kho, Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Kỳ kế toán là hàng tháng, năm tài chính là từ 1/1 đến 31/12. Tại Công ty các phần kế toán bao gồm: Kế toán vốn bằng tiền,kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ,kế toán tiền lưong và các khoản theo lương,kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm,kế toán tài sản cố định,kế toán bán hàng.... SỔ CÁI CHỨNG TỪ GỐC SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT SỔ THẺ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sơ đồ Hạch toán kế toán : Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Hạch toán kế toán Nhật ký chung là phương pháp sử dụng sổ Nhật ký chung để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản ,sau đó sử dụng số liệu ở số Nhật ký chung để ghi sổ cái các tài khoản liên quan. Các ưu , nhược điểm của hệ thống này : + Ưu điểm : Đơn giản ,dễ cập nhật do kết cấu sổ đơn giản rất thuận tiện cho việc xử lý công tác kế toán . + Nhược điểm : Ghi chép trùng lặp nhiều,hệ thống hạch toán bằng thủ công,việc tổgn hợp số liệu báo cáo không kịp thời nếu sự phân công công tác của cán bộ kế toán không hợp lý. Nhu cầu tin học hoá : Hệ thống Hạch toán kế toán trên máy không chỉ giúp cho công tác kế toán dễ dàng ,thuận tiện ,lược bỏ được nhiều khâu trung gian rườm rà, tiết kiệm được thời gian ,hệ thống được các công việc ,giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn ,kinh tế hơn ,nó còn giúp cho việc quản lý chặt chẽ hơn ,tránh được những nhầm lẫn đáng tiếc có thể xảy ra do công tác xử lý thủ công nhàm chán gây ra ,tránh được những tổn thất không đáng có cho doanh nghiệp. CHƯƠNG II_PHÂN TÍCH HỆ THỐNG. Hệ thống Hạch toán kế toán mới : Yêu cầu của hệ thống mới : sau khi khảo sát và phân tích hệ thống hạch toán kế toán cũ của doanh nghiệp ” Công ty May 20 ” ,chúng ta thấy cần có những yêu cầu sau mà hệ thống mới cần đáp ứng : Cập nhật ,lưu trữ những hoá đơn ,chứng từ .Việc cập nhật phải đơn giản ,rễ dàng hỗ trợ việc tính toán và định khoản , tránh được những sai sót khi cập nhật. Việc tìm kiếm tra cứu nhanh chóng ,chính xác. Tính toán ,thống kê và báo cáo các số liệu chính xác ,nhanh chóng. HOẠCH TOÁN KẾ TOÁN Cập nhật chứng từ Ghi sổ Tìm kiếm và tra cứu Thống kê Sơ đồ hệ thống tài khoản Sơ đồ tổ chức hệ thống : Các chức năng cuả hệ thống : Hệ thống Hạch toán kế toán gồm 4 chức năng chính là : 1_Cập nhật chứng từ. 2_ Ghi sổ 3_Tìm kiếm và tra cứu. 4_Thống kê. Các chức năng trên phân tách ra thành các chức năng nhỏ hơn như sau : 1_Cập nhật chứng từ . 2_Ghi sổ : Ghi sổ Nhật ký chung. Ghi sổ Nhật ký bán hàng. Ghi sổ Nhật ký thu. Ghi sổ Nhật ký mua hàng. Ghi sổ Nhật ký chi. Ghi sổ cái ( tổng hợp các chức từ cùng loại tài khoản) 3_Tìm kiếm và tra cứu : Tìm kiếm chứng từ Tìm kiếm tài khoản. 4_Thống kê : Thống kê thu/chi Cân đối tài khoản Báo cáo kế hoạch hàng tháng (hàng năm). II BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG : Hạch toán kế toán Tìm kiếm và tra cứu Thống kê Ghi sổ Cập nhật chứng từ Ghi sổ Nhật ký chung Cân đối tài khoản Thống kê thu chi Báo cáo kế hoạch hàng tháng hàng năm Ghi sổ Nhật ký thu/chi Ghi sổ Nhật ký bán hàng Ghi sổ Nhật ký mua hàng Tìm kiếm theo tài khoản Tìm kiếm chứng từ III_Biểu đồ luồng dữ liệu : 1)Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh : Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh của hệ thống hạch toán kế toán có những thành phần sau: 2 tác nhân ngoài là : + Phòng giao dịch : làm việc với khách hàng ,nhận các chứng từ ,hoá đơn để giao cho phòng kế toán + Hệ thống quản lý : 1 chức năng duy nhất là : Hạch toán kế toán Phòng giao dịch Hệ thống quản lý Hạch toán kế toan Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh : ( Hình 1) Trong biểu đồ này : 2 tác nhân ngoài là ”phòng giao dịch ” và “ Hệ thống quản lý “ Chức năng tổng quát “ Hạch toán kế toán “ được phân tách thành 4 chức năng: Cập nhật chứng từ :ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Ghi sổ: tổng hợp các số liệu của những nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tìm kiếm và tra cứu . - Thống kê : là phần hạch toán cuối cùng để thống kê toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh : ( Hình 2) Trong biểu đồ này những chức năng chính của biểu đồ dữ liệu mức đỉnh lại được phân tách nhỏ thành các chức năng sau : Cập nhật chứng từ. Ghi sổ Ghi sổ nhật ký chung Ghi sổ nhật ký bán hàng. Ghi sổ nhật ký mua hàng. Ghi sổ nhật ký thu. Ghi sổ nhật ký chi. Ghi sổ cái. Tra cứu và tìm kiếm : Tìm kiếm chứng từ. Tra cứu theo tài khoản. Thống kê : Thống kê thu/chi:là thống kê về thu nhập và chi phí của doanh nghiệp,thống kê về khả năng tài chính của doanh nghiệp để có thể chi trả tiếp cho các hoạt động của doanh nghiệp. Cân đối tài khoản : đưa ra các thông tin về các tài khoản được cân đối số phát sinh nợ ,số phát sinh có. Báo cáo kế hoạch hàng tháng : đưa ra các thông tin về số dư đầu kỳ,số phát sinh trong kỳ ,và dự đoán . IV_Phân tích dữ liệu : Mô hình quan hệ : a)Xác định thực thể : Trong hệ thống này chúng ta khảo sát hệ thống hạch toán kế toán theo nguyên tắc ”Nhật ký chung “ nên có những chứng từ sổ sách (thực thể) sau : + Sổ Nhật ký chung. + Sổ Nhật ký đặc biệt( Nhật ký mua hàng , thu ,chi , bán hàng) + Sổ cái. b)Xác định quan hệ : Các chứng từ gốc sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung.,một số đối tượng kế toán có lượng phát sinh lớn như thu ,chi ,nhập ,xuất thì được ghi vào các sổ Nhật ký đặc biệt liên quan đến nghiệp vụ đó, trong trường hợp này thì không ghi vào sổ Nhật ký chung vì các sổ nhật ký đặc biệt là một phần của sổ nhật ký chung.Vậy nên quan hệ của chứng từ gốc với các sổ Nhật ký là quan hệ 1 - n. Chứng từ gốc Sổ nhật ký chi Sổ nhật ký mua hàng Sổ nhật ký thu Sổ nhật ký bán hàng Sổ nhật ký chung Mỗi sổ cái theo dõi một tài khoản nên từ sổ Nhật ký chung ,sổ nhật ký bán hàng ,sổ nhật ký mua hàng ,sổ nhật ký thu ,sổ nhật ký chi sẽ được tổng hợp và ghi vào các Sổ cái theo dõi tài khoản tương ứng.Vậy quan hệ giữa chúng là 1 - n. Sổ Cái Sổ nhật ký chi Sổ nhật ký mua hàng Sổ nhật ký thu Sổ nhật ký bán hàng Sổ nhật ký chung c) Xác định thuộc tính : Sổ nhật ký bán hàng Sổ nhật ký chung Chứng từ gốc Số chứng từ * Số chứng từ * Số chứng từ * Ngày lập chứng từ Ngày lập chứng từ Ngày lập chứng từ Diễn giải Ngày ghi sổ Ngày ghi sổ Tài khoản nợ Số hiệu tài khoản nợ Phải thu từ người mua(Nợ) Tài khoản có Số hiệu tài khoản có Ghi có tài khoản doanh thu Số tiền Số phát sinh Nợ Số phát sinh Có Số phát sinh Có Nhật ký chi tiền Nhật ký thu tiền Nhật ký muahàng Số chứng từ * Số chứng từ * Số chứng từ * Ngày lập chứng từ Ghi nợ tài khoản Ghi có tài khoản Ngày ghi sổ Ghi có tài khoản Ghi nợ tài khoản Tài khoản ghi Nợ Số phát sinh có Số phát sinh nợ Số phát sinh nợ Ngày ghi sổ Ngày ghi sổ Phải trả người bán (ghi có) Ngày lập chứng từ Ngày lập chứng từ Sổ Cái Số tài khoản Tên tài khoản Số chứng từ * Ngày ghi sổ Số hiệu tài khoản đối ứng Số phát sinh nợ Số phát sinh có CHƯƠNH III_ THIẾT KẾ HỆ THỐNG Lựa chọn ngôn ngữ ,hệ quản trị : Trong chương trình này chúng tôi lựa chọn ngôn ngữ thiết kế lập trình hệ thống hạch toán kế toán là ngôn ngữ Visual Basic vì ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng này rất phù hợp với việc quản lý file cơ sở dữ liệu . Ngôn ngữ Visual Basic là ngôn ngữ có rất nhiều tính năng ưu việt,có giao diện đẹp,có khả năng đồ hoạ trong Windows cho phép người sử dụng truy xuất đến dữ liệu một cách trực tiếp,đơn giản để xem xét và hiển thị dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 7.0 for Windows là một hệ cơ sở dữ liệu mạnh để tạo các áp dụng cơ sở dữ liệu ,việc tính toán trên Access rất dễ dàng đơn giản và thuận tiện.Việc thiết kế hệ thống hạch toán bằng Visual Basic để sử lý cơ sở dữ liệu access sẽ giúp người sử dụng nắm bắt được chương trình nhanh hơn ,dễ sử dụng và bảo mật dữ liệu. Thiết kế dữ liệu vào : Dữ liệu vào là các hoá đơn chứng từ phát sinh trong các nghiệp vụ kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp, các phiếu thu_chi_xuất_nhập,thẻ kho,thẻ tài sản cố định...... Ví dụ: ngày 16 tháng 1 năm 1998 có phiếu xuất kho vật liệu cho xí nghiệp2: Đơn vị: Công ty may 20 PHIẾU XUẤT KHO Số 3 Ngày16 tháng 1 năm 1998 Nợ: Có: Họ và tên người nhận: Vũ Thị Thâm. Bộ phận: Xí nghiệp may 2 Lý do xuất kho: Tiến hành hoạt động sản xuất 24 - 3000 QPCS -LQ Xuất tại: kho vật tư STT Tên vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Vải gabadin peco rêu khổ 1. 4m VLC 95 Mét 7. 577,1 2 Vải katê mộc khổ 1. 25m VLC 99982 Mét 748,35 3 Chỉ T 407 – 40/2 – 5000m/c PL03 Cuộn 113 4 Chỉ T 407 – 60/3 – 5000m/c PL06 Cuộn 108 5 Khuy nâu 12 ly PL47 cái 45. 000 6 Khuy nâu 20 ly PL48 cái 15. 000 Cộng Xuất ngày 16 tháng1 năm 1998 Phụ trách bộ phận Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Từ phiếu xuất kho trên ta rút ra được những thông tin mà hệ thống cần lưu trữ : số chứng từ ,ngày lập chứng từ ,diễn giải ,tài khoản ,số tiền. Thẻ tài sản cố định : Đơn vị................... Mẫu số 02 - TSCĐ Địa chỉ................... Ban hành theo QĐ số 1141-T/QĐ CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1996 của Bộ tài chính THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số :.............. Ngày ........tháng ..........năm ........ lập thẻ.......... Kế toán trưởng (ký,họtên):.............................. Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số.......... ngày.........tháng.......năm........... Tên ,ký mã hiệu ,quy cách (cấp hạng) TSCĐ.......... Số hiệu TSCĐ.................. Nước sản xuất (xây dựng )...........................năm sản xuất................. Bộ phận quản lý ,sử dụng .......................... Năm đưa vào sử dụng................... Công suất (diện tích ) thiết kế.. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày.. .. .. .. .. ..tháng .. .. .. .. .. ..năm.. .. .. .. .. .. lý do định chỉ :.. .. ... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Số hiệu chứng từ Nguyên giá tài sản cố định Giá trị hao mòn tài sản cố định Ngày , tháng ,năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn Từ mẫu trên ta rút ra được các thông tin sau cần lưu trữ : số hiệu chứng từ ,ngày tháng lập chứng từ ,diễn giải ,tài khoản ,số tiền. Thiết kế dữ liệu ra : a.Thiết kế các thông tin tìm kiếm và tra cứu : Các thông tin được tìm kiếm và tra cứu là các hoá đơn ,chứng từ được nhập vào ,lưu trữ và tính toán ,tra cứu theo tài khoản để đưa ra các dữ liệu như : tình trạng thiết bị ,máy móc ,công cụ ,dụng cụ ,vốn vay và trả ngân hàng ,khả năng thanh toán bằng tiền mặt,.......... Những thông tin này theo định kỳ hàng tháng ,hàng quý ,hàng năm sẽ cung cấp dữ liệu để so sánh đối chiếu ,thống kê thu / chi ,lập báo cáo kế hoạch hàng tháng ,háng năm. Thiết kế loại tìm kiếm và tra cứu : Tìm kiếm và tra cứu Nơi tìm kiếm : Thuộc tính tìm kiếm và tra cứu Toán tử Giá trị b)Thiết kế các bảng biểu : + Bảng thống kê thu /chi + Bảng báo cáo kế hoạch IV) THIẾT KẾ CÁC FILE DỮ LIỆU : A_File Chứng từ : Tên trường Kiểu trường Độ rộng Chú thích Số chứng từ Number Khoá Ngày lập chứng từ Date 8 Diễn giải Text 60 Tài khoản nợ Number Tài khoản có Text 15 Số tiền Number A_File sổ nhật ký chung : Tên trường Kiểu trường Độ rộng Chú thích Số chứng từ Number Khoá Ngày lập chứng từ Date 8 Ngày ghi sổ Date 8 Tài khoản nợ Number Tài khoản có Number Số phát sinh có Number Số phát sinh nợ Number A_File sổ nhật ký bán hàng : Tên trường Kiểu trường Độ rộng Chú thích Số chứng từ Number Khoá Ngày lập chứng từ Date 8 Ngày ghi sổ Date 8 Phải thu từ người mua(ghi nợ) Number Ghi có tài khoản doanh thu Number Số phát sinh có Number A_File sổ nhật ký mua hàng : Tên trường Kiểu trường Độ rộng Chú thích Số chứng từ Number Khoá Ngày lập chứng từ Date 8 Ngày ghi sổ Date 8 Tài khoản ghi nợ Number Phải trả người bán(ghi có) Number Số phát sinh nợ Number A_File sổ nhật ký thu : Tên trường Kiểu trường Độ rộng Chú thích Số chứng từ Number Khoá Ngày lập chứng từ Date 8 Ngày ghi sổ Date 8 Ghi có tài khoản Number Ghi nợ tài khoản Number Số phát sinh nợ Number A_File sổ nhật ký chi : Tên trường Kiểu trường Độ rộng Chú thích Số chứng từ Number Khoá Ngày lập chứng từ Date 8 Ngày ghi sổ Date 8 Ghi có tài khoản Number Ghi nợ tài khoản Number Số phát sinh có Number A_File sổ cái : Tên trường Kiểu trường Độ rộng Chú thích Số tài khoản Number Khoá Tên tài khoản Text 50 Ngày ghi sổ Date 8 Số chứng từ Number Số hiệu tài khoản đối ứng Number Số phát sinh nợ Number Số phát sinh có Number V_Thiết kế Module : Module chính Lược đồ cấu trúc trương trình: Thống kê Tìm kiếm và tra cứu Ghi sổ Cập nhật Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ cái Báo cáo kế hoạch Cân đối tài khoản Thống kê thu/chi b) Đặc tả Module : Mức 1 : Module chính Mức 2 : Gồm 4 module Cập nhật,Ghi sổ ,Tìm kiếm và tra cứu ,Thồng kê Mức 3: Module Ghi sổ phân chia thành 3 module là : Sổ nhật ký chung ,các sổ nhật ký đặc biệt(sổ nhật ký bán hàng,nhật ký mua hàng,nhật ký thu,nhật ký chi),sổ cái. Module Thống kê phân chia thành 3 module là :thống kê thu/chi,cân đối tài khoản,lập báo cáo kế hoạch. Dữ liệu đưa vào và lấy ra của các module : + Module cập nhật chứng từ : Dữ liệu vào : các hoá đơn ,chứng từ phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh được chuyển đến phòng kế toán. Dữ liệu ra : các thông tin về chứng từ kế toán được định khoản . + Module ghi sổ Nhật ký: Dữ liệu vào : các thông tin về chứng từ kế toán trong File chứng từ. {Các chứng từ được ghi vào các sổ nhật ký thu,chi,mua hàng ,bán hàng thì không ghi vào sổ nhật ký chung để tránh trùng lặp.} Dữ liệu ra : các thông tin về chứng từ đã được tổng hợp . + Module tìm kiếm và tra cứu : Dữ liệu vào : các thông tin về chứng từ ở các file chứng từ ,file sổ nhật ký chung ,sổ nhật ký thu,sổ nhật ký chi/sổ nhật ký mua hàng,sổ nhật ký bán hàng. Dữ liệu ra : các thông tin về hoá đơn ,chứng từ ,các thông tin về tài khoản tương ứng với thông tin cần tìm như tài sản ,chi phí ,doanh thu ,vốn chủ sở hữu,chi phí riêng biệt,........ + Module thống kê: Dữ liệu vào :các thông tin về chứng từ ở các sổ. Dữ liệu ra : các bảng thống kê thu/chi,bảng cân đối tài khoản ,bảng báo cáo kế hoạch hàng tháng ,bảng báo cáo kế hoạch hàng năm. Modul chính : Từ modul này ta có thể gọi thực hiện các công việc của Hạch toán kế toán. 1.Modul Cập nhật chứng từ: Các chứng từ phát sinh theo nghiệp vụ ,sau khi được phân loại và được cập nhật vào File ” Chungtu.mdb ” trong máy. 2.Modul Ghi sổ :Các chứng từ trong File ’’ Chungtu.mdb” sẽ được kế toán định khoản và chuyển sang các sổ cần ghi như Sổ nhật ký chung ở File ’’Nhatkychung.mdb” sổ Nhật ký bán hàng ở File ’’Nhatkybanhang.mdb”,...... Sau đó ,kế toán sẽ tổng hợp số liệu và đưa vào sổ cái ở File ’’ Socai.mdb” 3.Modul Tìm kiếm và tra cứu : ở phần này giúp ta tìm kiếm các chứng từ , Tài khoản : các tình trạng thiết bị ,nguyên vật liệu ,dụng cụ ,sản phẩm ,các hoạt động thu ,chi ,nhập ,xuất...... Tra cứu theo tài khoản tương ứng : Module thống kê : + Module thống kê thu/chi : ở module này giúp ta thống kê được doanh thu và chi phí hàng tháng của doanh nghiệp ,thống kê được khả năng tiền mặt còn có khả năng thanh toán chi hay không ?. + Module cân đối tài khoản : + Module Lập báo cáo kế hoạch hàng tháng : CHƯƠNG IV CÀI ĐẶT , SỬ DỤNG Cấu hình hệ thống : Hệ thống thông tin Hạch toán kế toán được thiết kế dựa trên ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng Visual Basic 5.0,cơ sở dữ liệu được thiết kế bằng Access 7.0 for Windows.Vì vậy ,cấu hình máy tối thiểu là máy 486 và 16MB RAM trở lên.Máy sử dụng hệ điều hành Windows 95 hoặc những phiên bản sau như Windows 98,...... Hướng dẫn cài đặt ,sử dụng : Chương trình sau khi được thiết kế và lập trình được dịch ra file chạy .exe,nên khi cài