Phân tích thiết kế hệ thống cho hệ thống quản lí nhân sự

LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, lĩnh vực công nghệ thông tin đặc biệt là tin học phát triển vô cùng mạnh mẽ. Những ứng dụng trong thực tế đã làm thay đổi toàn bộ đời sống xã hội. Tin học cũng góp phần không nhỏ và là công cụ đắc lực trong quá trình quản lý: Quản lý thư viện, quản lí vật tư, quản lí bán hàng, quản lí khách sạn, … Trong đó có quản lí nhân sự trường học là một trong những ứng dụng cần thiết nhất giúp cho quá trình quản lí của nhà nước đơn giản nhưng hiệu suất lao động lớn hơn rất nhiều. Hiện nay, quản lí nhân sự trong trường học tuy chưa được sử dụng rộng rãi (do chưa có điều kiện cơ sở vật chất kĩ thuật) nhưng trong tương lai không xa do những lợi ích, thuận lợi mà nó mang lại, chương trình sẽ được sử dụng rộng rãi trong thực tế. Do đó, em chọn đề tài “Quản lý nhân sự trường tiểu học Chấn Thịnh” làm đề tài thực tập của mình. Em nhận thấy đây cũng là một đề tài hay, có ích. Nhờ sự khuyến khích, hướng dẫn nhiệt tình của cô Tống Minh Ngọc, em đã khảo sát thực tế hiện trạng quản lý nhân sự của trường và với lượng kiến thức trong những thời gian được đào tạo tại trường, em hy vọng rằng đề tài này của em có thể góp một phần nhỏ giúp cho công việc quản lý nhân sự của trường tiểu học Chấn Thịnh trong thực tế được thuận lợi hơn. Trong chương trình quản lý nhân sự trường học này, em đã sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access. Tuy nhiên, do thời gian có hạn nên chương trình không khỏi có những thiếu sót, em rất mong nhận được những lời góp ý và chỉ bảo của thầy cô và các bạn để chương trình được hoàn thiện hơn và qua đó em có thể củng cố lại kiến thức của mình. Để hoàn thành được chuyên đề thực tập này, ngoài sự cố gắng của bản thân em còn có một phần không nhỏ là nhờ vào hướng dẫn nhiệt tình của cô Tống Minh Ngọc và sự dạy bảo các thầy cô giáo trong suốt quá trình em học tập tại trường. Em xin chân thành cảm ơn cô Tống Minh Ngọc đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp. CHƯƠNG I: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG I.1 GIỚI THIỆU: Trường tiểu học Chấn Thịnh là trường tiểu học nằm ở miền núi phía Tây Bắc, thuộc của tỉnh Yên Bái. Trường được thành lập từ năm 1981 với tổng số giáo viên là 31 và 750 học sinh. Nhiệm vụ của từng phòng ban: Phòng ban giám hiệu : + Hiệu trưởng : là người có quyền cao nhất quản lý chung hoạt động của trường. + Hiệu phó gồm có: Hiệu phó phụ trách về chuyên môn (quản lý hồ sơ, phân lớp, phân công lao động,…). Phòng hành chính : + Kế toán : có nhiệm vụ quản lý lương (tính lương hàng tháng cho cán bộ giáo viên và lưu trữ lương các tháng, đi nhận lương ở phòng giáo dục, phát lương cho giáo viên vào cuối tháng, …) I.2 HIỆN TRẠNG QUẢN LÍ NHÂN SỰ CỦA TRƯỜNG I.2.1 Quản lí hồ sơ giáo viên: a. Cập nhật hồ sơ giáo viên: Hồ sơ giáo viên được lưu trong kho lưu trữ tài liệu của trường và chỉ có ban giám hiệu mới có quyền cập nhật thông tin cán bộ công nhân viên khi có sự thay đổi như: Thêm thông tin khi cán bộ giáo viên mới có quyết định công tác của sở giáo dục chuyển về trường, xóa thông tin khi giáo viên chuyển công tác, sửa thông tin khi có sự thay đổi hoặc nhầm lẫn,... Cán bộ giáo viên và kế toán cung cấp các thông tin về lý lịch của bản thân cho ban giám hiệu. Cán bộ giáo viên và kế toán chỉ có quyền xem thông tin về hồ sơ cán bộ giáo viên mà không có quyền thay đổi hoặc cập nhật, khi có sự sai sót nào đó thì phải kịp thời thông báo lại cho ban giám hiệu để chỉnh sửa lại thông tin cho chính xác. b. Cập nhật lịch công tác: Vì đây là trường tiểu học nên cán bộ giáo viên nhận được phân công dạy lớp nào thì sẽ có trách nhiệm dạy tất cả các môn học của lớp đó. Đầu năm học ban giám hiệu lại lên lịch phân công cho giáo viên dạy trong năm học đó, cụ thể giáo viên đó dạy khối, lớp nào. Lịch công tác được ban giám hiệu cập nhật theo ngày, tháng, kỳ học, năm học do có nhiều thay đổi: lịch bố trí dạy thêm giờ của giáo viên do bồi dưỡng học sinh giỏi, dạy thay do giáo viên nghỉ ốm hoặc nghỉ phép, lịch họp hội đồng,... Lịch công tác chỉ ban giám hiệu mới có quyền cập nhật, thay đổi. Giáo viên và kế toán chỉ được xem lịch công tác để thực hiện theo quyết định công tác đó mà không có quyền thay đổi, cập nhật. I.2.2 Quản lí lương: a. Cập nhật bảng chấm công: Bảng chấm công là sự theo dõi của ban giám hiệu về những buổi dạy thêm giờ của giáo viên và lấy đó làm cơ sở để kế toán cập nhật lương cán bộ giáo viên được lĩnh thêm lương dạy thêm giờ trong tháng. Giáo viên và kế toán chỉ được xem không có quyền thay đổi cập nhật. b. Cập nhật danh sách nâng lương: Danh sách nâng lương được cập nhật dựa vào danh sách cán bộ giáo viên được nâng lương trong tháng trong bản quyết định nâng lương của phòng giáo dục. Kế toán lấy đó làm cơ sở để tính lương giáo viên theo bậc và hệ số mới cập nhật. Ban giám hiệu và giáo viên chỉ được xem mà không có quyền cập nhật, thay đổi. Cập nhật bảng lương tháng: CÁCH TÍNH LƯƠNG Lương cơ bản = (hệ số lương + hệ số khu vực +hệ số chức vụ)*290000 Ưu đãi = (hệ số lương + hệ số chức vụ) * 290000 * 70% Lương thực lĩnh = lương cơ bản + ưu đãi – (BHXH + BHYT + tạm ứng) + Lương dạy thêm giờ + Thưởng BHXH = 5% * lương cơ bản BHYT = 1% * lương cơ bản Hệ số lương hai năm tăng một lần: 0,17 Hệ số ban đầu là: 1,74 Hệ số lương = 1,74 + số năm công tác * 0,17/2 Tiền dạy thêm giờ = Số buổi * (Lương cơ bản/ 24) Thưởng = Tiền thưởng theo xếp loại và tiền thưởng do các thành tích khác: Giáo viên xếp loại A: 100000 Giáo viên xếp loại B: 70000 Giáo viên xếp loại C: 50000 Giáo viên xếp loại D: 30000 Chỉ kế toán mới được phép cập nhật, thay đổi, tính lương theo những số liệu và cách tính theo quy định. Ban giám hiệu và giáo viên chỉ được xem mà không có quyền cập nhật, thay đổi dữ liệu. c. Cập nhật bảng thành tích: Bảng thành tích được ban giám hiệu cập nhật sau mỗi kì học. Đó là những thành tích mà giáo viên đạt được trong quá trình công tác như : đạt danh hiệu giáo viên dạy giỏi, đạt kết quả tốt trong công tác bồi dưỡng học sinh giỏi,...Mỗi thành tích đó có mức thưởng tương ứng, do phòng giáo dục quy định. Giáo viên và kế toán chỉ được phép xem thông tin mà không có quyền cập nhật, thay đổi thông tin. d. Cập nhật bảng xếp loại: Bảng xếp loại đó là kết quả bình bầu của cả hội đồng nhà trường vào cuối kì. Với mỗi mức xếp loại thì có mức thưởng tương ứng. Ban giám hiệu cập nhật bảng xếp loại, kế toán và giáo viên chỉ được xem mà không có quyền thay đổi thông tin. Tuy nhiên, từ trước tới nay các công việc quản lí hành chính, quản lí nhân sự, tính điểm vẫn mang tính chất thủ công, tốn nhiều thời gian và công sức mà hiệu quả lại không cao. Ví dụ: Để tính lương hàng tháng, người kế toán phải tính toán một cách thủ công nên không tránh khỏi những sai sót, nhầm lẫn. Khi muốn sửa thì phải thay làm lại bảng nhân sự mới. Khi cần xem thông tin về một giáo viên thì việc tìm kiếm hồ sơ mất rất nhiều thời gian,... Do những bất cập như vậy nên vấn đề ứng dụng tin học vào quản lí nhân sự, quản lí lương của cán bộ giáo viên là một điều tất yếu và hết sức cần thiết. I.3 MỘT SỐ HẠN CHẾ CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÍ NHÂN SỰ TỪ TRƯỚC ĐẾN NAY: Hệ thống quản lí nhân sự của trường tuy không lớn lắm song mất rất nhiều thời gian, công sức do tính toán lương thủ công và có thể nhầm lẫn. Hồ sơ giáo viên được lưu trữ trong tủ hồ sơ dữ liệu nhưng có thể bị ảnh hưởng bởi tác động của khách quan như: mối mọt, khí hậu,... Mỗi tháng ban giám hiệu phải cập nhật lại thông tin cho cán bộ giáo viên do có nhiều thay đổi. Khó khăn khi muốn thay đổi hoặc cập nhật dữ liệu. Khó khăn cho cán bộ giáo viên khi muốn xem thông tin hồ sơ giáo viên của mình. I.4 MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG CỦA ĐỀ TÀI: Từ những khảo sát và đánh giá hạn chế của hệ thống quản lí nhân sự của trường, ta có thể đưa ra những biện pháp khắc phục nhằm đưa tin học được ứng dụng trong thực tế, nhằm giúp cán bộ quản lí hoàn thành việc quản lí nhân sự một cách nhanh chóng, chính xác. Giúp cho cán bộ quản lý không còn vất vả, hiệu suất lao động cao hơn rất nhiều. Giảm bớt thời gian ghi chép, không gây nhầm lẫn, thiếu chính xác. Sửa dữ liệu thuận tiện. Mọi việc cập nhật, tìm kiếm, …đều được thực hiện nhanh, chính xác, tiết kiệm thời gian. CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG II.1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT II.1.1 Mục đích: Hệ thống thông tin nào cũng có một đời sống và trải qua một số giai đoạn nhất định. Các giai đoạn chính thường là: tìm hiểu nhu cầu, phân tích, thiết kế, cài đặt, khai thác và bảo dưỡng. Hệ thống quản lý nhân sự cũng nằm trong quy luật đó. Giai đoạn tìm hiểu nhu cầu là nhằm làm rõ hệ thống quản lý nhân sự sẽ được lập ra phải đáp ứng các nhu cầu quản lý hồ sơ cán bộ, quản lý lương, và đưa ra các bản báo cáo thống kê của người sử dụng. Xác định đối tượng sử dụng là ban giám hiệu, kế toán, giáo viên và những nhu cầu gì của từng đối tượng người sử dụng. Giai đoạn phân tích là nhằm đi sâu vào bản chất và chi tiết hệ thống, cho thấy là hệ thống quản lý nhân sự trường học phải thực hiện những việc gì và các dữ liệu mà nó đề cập là những dữ liệu nào, có cấu trúc ra sao.Để xác định được yêu cầu của công việc thì ta phải phân tích sơ đồ luồng dữ liệu, nêu ra một mô hình về hệ thống thông qua các quá trình và chức năng khác nhau. Qua phân tích ở trên thì toàn bộ hoạt động của hệ thống có thể chia làm hai phần: Luồng thông tin vào và luồng thông tin ra. Luồng thông tin vào của hệ thống bao gồm: Nhập thông tin hồ sơ giáo viên Nhập thông tin về lương Nhập thông tin về lịch công tác Nhập danh sách nâng lương Nhập bảng phân lớp Luồng thông tin ra của hệ thống: Là các dữ liệu được trả lại sau khi người sử dụng nhập các yêu cầu tìm kiếm cần thiết. Giai đoạn thiết kế là nhằm đưa ra các quyết định về cài đặt hệ thống, để sao cho hệ thống thỏa mãn được các yêu cầu mà giai đoạn phân tích đã đưa ra, đồng thời lại thích ứng với các điều kiện ràng buộc trong thực tế. Giai doạn cài đặt bao gồm hai công việc chính là lập trình và kiểm định. Giai đoạn khai thác và bảo dưỡng là giai đoạn đưa hệ thống vào sử dụng đồng thời thực hiện các chỉnh sửa, khi phát hiện thấy hệ thống còn có chỗ chưa thích hợp. Do đó để có một hệ thống có chất lượng cao, đáp ứng mọi nhu cầu của người dùng thì việc phân tích kỹ hệ thống là điều hết sức cần thiết. Để xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự của trường tiểu học thì ta phải phân tích kỹ hiện trạng quản lý của hệ thống. II.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu(BLD): Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình xử lý thông tin với các yêu cầu sau: Sự diễn tả là ở mức logic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi "Làm gì?", mà bỏ qua câu hỏi "Làm như thế nào?". Chỉ rõ các chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần mô tả. Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó và qua đó phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng. Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu Các chức năng xử lý: Một chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu (thay đổi giá trị, cấu trúc, vị trí của một dữ liệu, hoặc từ một số dữ liệu đã cho tạo ra một dữ liệu mới), chức năng xử lý được biểu diễn bằng hình tròn hay hình ô van, bên trong có ghi tên nhãn. Quản lý nhân sự Luồng dữ liệu: Bảng lương tháng Một luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năng nào đó. Một luông dữ liệu được vẽ trong một biể đồ luồng dưới dạng một mũi tên, trên đó có viết tên của luồng dữ liệu. Kho dữ liệu: Một kho dữ liệu là một dữ liệu (đơn hay có cấu trúc) được lưu lại, để có thể được truy nhập nhiều lần về sau. Một kho dữ liệu được vẽ trong một biểu đồ luồng dưới dạng hai đoạn thẳng nằm ngang, kẹp giữa tên của kho dữ liệu. Hồ sơ giáo viên Tác nhân trong: Tác nhân trong là một chức năng hay một hệ con của hệ thống, được mô tả ở một trang khác của mô hình, nhưng có trao đổi thông tin với các phần tử thuộc trang hiện tại của mô hình. Tác nhân trong được biểu diễn bằng hình chữ nhật hở một phía và bên trong có ghi tên nhãn Quản lý hồ sơ Tác nhân ngoài: Giáo viên Tác nhân ngoài là một thực thể ngoài hệ thống, có trao đổi thông tin với hệ thống. II.1.3 Các tính chất của hệ thống: Hệ thống tạo ra những đặc trưng chung để thể hiện một số nhiệm vụ nhằm đạt được mục đích nào đó mà từng thành phần đơn lẻ của nó không thể được. Thông thường một hệ thống bao giờ cũng là một hệ thống con của một hệ thống lớn và chính nó cũng bao gồm một hệ thống con. Phạm vi và quy mô của hệ thống được xác định theo một thể thống nhất. Giữa các thành phần của hệ thống có thể sắp xếp theo một quan hệ nào đó. II.2 BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG II.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng : QUẢN LÝ NHÂN SỰ Tìm kiếm dữ liệu Tìm kiếm theo hồ sơ giáo viên Tìm kiếm theo bảng lương Quản lý hồ sơ Cập nhật bảng xếp loại Cập nhật lịch công tác Cập nhật hồ sơ giáo viên Quản lý lương Cập nhật bảng chấm công Cập nhật bảng thành tích Cập nhật danh sách nâng lương Cập nhật bảng lương Báo cáo Báo cáo bảng thành tích Báo cáo bảng lương tháng Báo cáo hồ sơ giáo viên Báo cáo lịch công tác Quản lý nhân sự trường tiểu học Chấn Thịnh Tìm kiếm dữ liệu Tìm kiếm theo hồ sơ giáo viên Tìm kiếm theo bảng lương Quản lý hồ sơ Cập nhật bảng xếp loại Cập nhật lịch công tác Cập nhật hồ sơ giáo viên Quản lý lương Cập nhật bảng chấm công Cập nhật bảng thành tích Cập nhật danh sách nâng lương Cập nhật bảng lương Báo cáo Báo cáo bảng thành tích Báo cáo bảng lương tháng Báo cáo hồ sơ giáo viên Báo cáo lịch công tác II.2.2 Giải thích biểu đồ phân cấp chức năng: a. Chức năng: Quản lý hồ sơ giáo viên Đây là chức năng do ban giám hiệu dùng để quản lý toàn bộ những vấn đề liên quan đến hồ sơ giáo viên, bao gồm: Cập nhật hồ sơ giáo viên: thêm mới hồ sơ giáo viên khi có một giáo viên mới có quyết định công tác tại trường, sửa thông tin hồ sơ giáo viên khi có sai sót, lưu thông tin giáo viên,... Cập nhật lịch công tác: do ban giám hiệu cập nhật những thông tin về việc phân lớp cho cán bộ giáo viên và cập nhật những công việc cần thực hiện trong thời gian gần nhất. Cập nhật bảng xếp loại: là việc ban giám hiệu cập nhật xếp loại cho cán bộ giáo viên vào cuối kỳ học. b.Chức năng: Quản lý lương Cập nhật bảng chấm công: là công việc mà ban giám hiệu cập nhật sau khi phân công công tác đột xuất cho cán bộ giáo viên: dạy thêm giờ, dạy thay, dạy bồi dưỡng học sinh giỏi,... Từ đó, kế toán lấy đó làm cơ sở để tính tiền lương thu nhập thêm cho cán bộ giáo viên. Cập nhật danh sách nâng lương: khi có quyết định nâng lương thì người kế toán phải cập nhật danh sách những cán bộ giáo viên được nâng lương trong tháng. Cập nhật bảng thành tích: là công việc mà ban giám hiệu cập nhật những thành tích của cán bộ giáo viên trong năm học như: giáo viên đạt danh hiệu giáo viên dạy giỏi các cấp, giáo viên đạt danh hiệu chiến sĩ thi đua, các thành tích đã đạt được của trường,... Cập nhật bảng lương: là công tác mà kế toán phải có nhiệm vụ hoàn thành, bao gồm các công tác như: tính lương cho cán bộ giáo viên trong tháng, kế toán có trách nhiệm thực hiện việc phát lương cho cán bộ giáo viên vào cuối tháng. c.Chức năng: Tìm kiếm Chức năng này giúp cho ban giám hiệu, kế toán, giáo viên có thể tìm được những thông tin cần thiết sau khi đã nhập điều kiện tìm kiếm, bao gồm: Tìm kiếm theo hồ sơ giáo viên: tìm kiếm những vấn đề liên quan đến hồ sơ giáo viên: Tìm kiếm theo tên giáo viên Tìm kiếm theo mã giáo viên Tìm kiếm theo năm sinh Tìm kiếm theo danh sách Đảng viên Tìm kiếm theo trình độ Tìm kiếm theo giới tính Tìm kiếm theo dân tộc Tìm kiếm theo bảng lương: tìm kiếm những vấn đề liên quan đến lương của cán bộ giáo viên. Tìm kiếm theo tên giáo viên Tìm kiếm theo bậc lương Tìm kiếm theo tổng lương Tìm kiếm theo lương còn lại Tìm kiếm lương theo tháng Tìm kiếm lương theo năm Tìm kiếm theo danh sách ký nhận lương d. Chức năng: Báo cáo Chức năng này thực hiện việc in ra các bản báo cáo về hồ sơ giáo viên, về lương, về thành tích, về lịch công tác. II.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu : Tính lương Lương được lưu trữ Thông tin về lươnglịch công tác Lịch công tác, chấm công Thông tin giáo viên Quản lí nhân sự Kế toán Giáo viên Ban giám hiệu Hồ sơ giáo viên a. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh (mức 0): Giải thích: Trong Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh (mức 0)gồm có 1 chức năng xử lý là quản lý nhân sự, các luồng dữ liệu truyền dẫn thông tin vào ra như tác nhân ban giám hiệu có luồng dữ liệu ra là thông tin lịch công tác đến chức năng quản lý và luồng dữ liệu vào là thông tin giáo viên từ chức năng quản lý đến tác nhân giáo viên. b. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1): Thông tin tìm kiếm Giáo viên Quản lý hồ sơ giáo viên Tìm kiếm dữ liệu Kế toán Ban giám hiệu Thông tin lương mới Hồ sơ Thông tin hồ sơ giáo v iên, thành tích, danh sách nâng lương, bảng lương tháng Báo cáo Bảng thành tích Hồ sơ Bảng lương Hồ sơ mới Bảng lương Bảng chấm công Danh sách nâng lương Quản lý lương Yêu cầu cần tìm kiếm Thông tin trả lời Thông tin tìm kiếm Bảng phân lớp Thông tin đã lưu trữ Bảng lương Thông tin trả lời Thông tin trả lời Bảng thành tích Bảng chấm công Danh sách nâng lương Bảng phân lớp Giải thích: Trong biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh gồm có 4 chức năng các kho dữ liệu và các luồng thông tin vào ra Chức năng quản lý hồ sơ giáo viên có luồng dữ liệu vào chứa thông tin về hồ sơ mới từ tác nhân ban giám hiệu. Chức năng tìm tiếm dữ liệu có luồng dữ liệu vào mang thông tin yêu cầu tìm kiếm và thông tin tìm kiếm từ ban giám hiệu, kế toán và giáo viên, luồng dữ liệu ra chứa thông tin trả lời từ chức năng tìm kiếm dữ liệu đến tác nhân ban giám hiệu, kế toán và giáo viên. Chức năng quản lý lương có luồng dữ liệu vào mang thông tin lương mới tới từ kế toán, ngoài ra chức năng còn lấy thông tin vào từ các kho dữ liệu như bảng lương, bảng thành tích, danh sách nâng lương. Chức năng báo cáo có luồng dữ liệu ra mang thông tin đã lưu trữ đến kế toán và hồ sơ giáo viên, thành tích, danh sách nâng lương, bảng lương tháng đến giáo viên và các luồng dữ liệu vào từ các kho dữ liệu bảng lương, hồ sơ, bảng phân lớp… c. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 1: Quyết định phân lớp Cập nhật lịch công tác Cập nhật hồ sơ giáo viên Cập nhật bảng phân lớp Ban giám hiệu Bảng phân lớp Lịch công tác Hồ sơ Giải thích: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 1 gồm có 3 chức năng đó là cập nhật hồ sơ giáo viên, cập nhật bảng phân lớp, cập nhật bảng thành tích , các luồng dữ liệu vào ra, các kho lưu trữ dữ liệu Chức năng cập nhật hồ sơ giáo viên, cập nhật bảng phân lớp và cập nhật lịch công tác có luồng dữ liệu vào mang thông tin hồ sơ giáo viên,thông tin quyết định phân lớp và thông tin lịch công tác từ ban giám hiệu đến và luồng dữ liệu ra chứa thông tin về hồ sơ giáo viên, thông tin quyết định phân lớp, thông tin lịch công tác từ các chức năng nói trên đến tác nhân ban giám hiệu. d. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 2: Cập nhật bảng lương Cập nhật danh sách nâng lương Kế toán Bảng lương Quyết định nâng lương Tính lương Danh sách nâng lương Cập nhật bảng chấm công Cập nhật bảng thành tích Ban giám hiệu Bảng thành tích Thông tin thành tích Thông tin bảng chấm công Bảng chấm công Giải thích: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 2 gồm có 4 chức năng các luồng dữ liệu vào ra và kho dữ liệu Chức năng cập nhật bảng chấm công có luồng dữ liệu vào mang thông tin bảng chấm công đến từ tác nhân ban giám hiệu, ngược lại từ chức năng này có luồng dữ liệu ra mang ra thông tin về bảng chấm công đến ban giám hiệu. Chức năng cập nhật bảng thành tích có luồng dữ liệu vào từ ban giám hiệu và từ cập nhật bảng thành tích cũng luồng dữ liệu ra đến ban giám hiệu mang thông tin thành tích. Chức năng cập nhật bảng lương có luồng dữ liệu vào từ kế toán mang thông tin tính lương và luồng dữ liệu ra từ cập nhật bảng lương đến kế toán Chức năng cập nhật danh sách nâng lương có luồng dữ liệu vào từ tác nhân kế toán và luồng dữ liệu ra từ chức năng này đến kế toán phản ánh thông tin về danh sách nâng lương e. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 3: Thông tin cần tìm kiếm Thông tin cần tìm kiếm Thông tin trả lời Thông tin trả lời Điều kiện tìm kiếm Thông tin trả lời Thông tin trả lời Điều kiện tìm kiếm Điều kiện tìm kiếm Điều kiện tìm kiếm Tìm kiếm theo bảng lương Tìm kiếm theo hồ sơ giáo viên Ban giám hiệu Kế toán Giáo viên Hồ sơ Bảng lương Thông tin tìm kiếm Thông tin trả lời Thông tin tìm kiếm Thông tin trả lời Giải thích: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 3 gồm có 2 chức năng là tìm kiếm theo hồ sơ giáo viên và tìm kiếm theo bảng lương các luồng dữ liệu vào ra và các kho dùng để lưu trữ thông tin. Chức năng tìm kiếm theo hồ sơ giáo viên có luồng dữ liệu vào mang thông tin điều kiện tìm kiếm từ tác nhân ban giám hiệu, giáo viên và luồng dữ liệu vào mang thông tin tìm kiếm từ kế toán đến chức năng này và ngược lại từ chức năng này cũng có luồng dữ liệu ra mang thông tin trả lời đến ban giám hiệu, kế toán, giáo viên . Chức năng tìm kiếm theo bảng lương có luồng dữ liệu vào mang thông tin điều kiện tìm kiếm từ tác nhân là ban giám hiệu, giáo viên đến và luồng dữ liệu vào mang thông tin tìm kiếm từ tác nhân kế toán đến. Chưc năng này cũng có luồng dữ liệu ra mang thông tin trả lời đến ban giám hiệu, kế toán và giáo viên. f. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 4: Báo cáo bảng lương tháng Báo cáo danh sách giáo viên Báo cáo bảng phân lớp Báo cáo thành tích Ban giám hiệu Kế toán Bảng lương Hồ sơ Giáo viên Giáo viên Thông tin giáo viên Thông tin giáo viên Bảng lương Bảng lương Lịch công tác Bảng thành tích Lịch công tác Bảng thành tích Lịch công tác Thành tích Bảng lương Thông tin giáo viên Giải thích: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh chức năng 4: gồm có 4 chức năng như báo cáo bảng lương tháng, báo cáo bảng phân lớp, báo cáo danh sách giáo viên, các luồng dữ liệu vào ra các kho dữ liệu lưu trữ thông tin Chức năng báo cáo bảng lương tháng có luồng dữ liệu ra mang thông tin bản lương đến ban giám hiệu, kế toán giáo viên và chức năng này lấy dữ liệu vào từ kho dữ liệu bảng lương. Chức năng báo cáo bảng phân lớp có luồng dữ liệu ra mang thông tin lịch công tác đến tác nhân là ban giám hiệu, kế toán, giáo viên và chức năng này lấy dữ liệu vào từ kho dữ liệu lịch công tác. Chức năng báo cáo danh sách giáo viên có luồng dữ liệu ra mang thông tin giáo viên đến các tác nhân là ban giám hiệu, kế toán, giáo viên và lấy dữ liệu vào từ kho dữ liệu hồ sơ. Chức năng báo cáo thành tích lấy dữ liệu vào từ kho dữ liệu bảng thành tích, các luồng dữ liệu ra mang thông tin về thành tích đến các tác nhân giáo ban giám hiệu, kế toán, giáo viên. Chương III: PHÂN TÍCH CƠ SỞ DỮ LIỆU III.1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ DỮ LIỆU Mục đích của phân tích hệ thống về dữ liệu là lập lược đồ khái niệm về dữ liệu, làm căn cứ cho việc thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống sau này. Để hệ thống chính xác và nhất quán thì cần phải phân tích hệ thống về dữ liệu một cách chặt chẽ, logic. Phân tích dữ liệu là việc phân tích các đơn vị thông tin có ích cho hệ thống (các thực thể) và xác định rõ mối liên kết tham chiếu giữa chúng. Quá trình phân tích được bắt đầu từ việc xác định các mô hình dữ liệu, gồm hai giai đoạn: Xác định thực thể và kiểu các thực thể. Xác định liên kết và xây dựng các mối liên kết giữa các thực thể. Xác định kiểu thực thể: Kiểu thực thể (entity type) là một tập hợp các thực thể được mô tả bởi cùng một tập hợp các kiểu thuộc tính và biểu diễn cho một lớp tự nhiên các vật thể trong thế giới thực.Mà một thực thể (entity) là một vật thể cụ thể hay trừu tượng, tồn tại thực sự và khá ổn định trong hệ thống thực, mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin. Mỗi kiểu thực thể ta cần phải xác định được các thuộc tính của chúng. Xác định liên kết và mối liên kết giữa các thực thể: Một liên kết là sự gom nhóm các thực thể trong đó mỗi thực thể có một vai trò nhất định. Một kiểu liên kết (asociation type) là một tập hợp các liên kết có cùng ý nghĩa. Một kiểu liên kết là được định nghĩa giữa nhiều kiểu thực thể. Số các kiểu thực thể tham gia vào kiểu liên kết gọi là số ngôi của kiểu liên kết. III.2 PHÂN TÍCH DỮ LIỆU TRONG HỆ THỐNG QUẨN LÝ NHÂN SỰ TRƯỜNG HỌC: Các kiểu thực thể: III.2.1 Kiểu thực thể 1: (Hồ sơ giáo viên); Mã giáo viên: là thuộc tính khoá, nhờ thuộc tính này ta phân biệt giáo viên này với giáo viên khác; Họ tên (Họ và tên giáo viên): họ tên giáo viên ứng với mã giáo viên; Địachỉ: Địa chỉ thường trú của giáo viên; Ngày sinh; Giới tính; Quê quán; Dân tộc; Trình độ : Trình độ học vấn cao nhất của giáo viên; Ngày vào làm (Ngày bắt đầu nhận quyết định công tác); Ngày biên chế (Ngày vào biên chế); Đảng viên; Chức vụ; Số sổ bảo hiểm; XepLoai (Xếp loại) Lương cơ bản (Mức lương cơ bản); Bậc lương; III.2.2 Kiểu thực thể 2: Bảng lương (Bảng thanh toán tiền lương giáo viên) Mã giáo viên:là thuộc tính khoá; Hệ số lương; Hệ số khu vực; Hệ số chức vụ; Lương cơ bản; Ưu đãi: 70% ưu đãi; Bảo hiểm xã hội: số tiền bảo hiểm xã hội mà giáo viên phải đóng; Bảo hiểm y tế