Phần mềm phục vụ cho công việc soạn thảo văn bản

MICROSOFT WORDPhần mềm phục vụ cho công việc soạn thảo văn bảnstart/programs/microsoft wordCác quy tắc nhập liệu cơ bảnTừ (word): Một từ phải được phân cách bằng 1 khoảng trắng (space).Dấu phân cách ()[]., : ; ‘’): Dấu phân cách phải được gõ sát với từ đứng trước.Dòng: Gõ tự nhiên để Word tự xuống dòng. Chỉ dùng phím khi qua đoạn khác, không dùng để xuống dòng.Đoạn: Kết thúc 1 đoạn bằng 1 phím Canh lề: Dùng lệnh canh lề của Word, không dùng khoảng trắng để chèn thêm.Di chuyển con trỏ: Dùng CTRL và TABCopy & PasteCut & PasteGIỚI THIỆUThanh Thực đơnThanh Công cụThanh Thước đoVùng soạn thảoThanh cuộnThanh Trạng tháiTên tập tinCÁC BƯỚC SOẠN THẢO CƠ BẢNGọi MS WordTạo mới (File - New) hay chỉnh sửa (File –Open)Định dạng trang in (File – Page Setup)Lưu văn bản (thường xuyên, tránh sự cố mất điện) (File – Save)Kết thúc (File – exit)CÁC BƯỚC SOẠN THẢO VĂN BẢN NGẮN (THƯ – CÔNG VĂN)Văn bản ngắn: Không cần làm mục lụcĐánh số các mục ít, đơn giảnSoạn thảo như các bước cơ bảnSử dụng FONT (Menu – Toolbar)Đánh số trangBullet and NumberingSử dụng PARAGRAPH (Menu – Toolbar)CÁC BƯỚC SOẠN VĂN BẢN DÀI (CÓ MỤC LỤC)Văn bản dài:Có mục lụcĐánh số nhiều cấp.Sử dụng STYLEHeading 1Heading 2Heading 3Tạo mục lục: Insert – References – Index & Table – Table of contentsSỬ DỤNG BẢNG (TABLE)Mục đích:Nhập dữ liệu dưới dạng danh sách, biểu thống kê.Muốn dùng với mail merge phải sử dụng bảng.Chú ý:Kích thước bảng mặc định theo khổ giấy hiện hànhKhông nên làm bảng quá dài vì có thể làm hư fileThao tác:Tạo bảngLàm việc với dòng cột: thêm bớt, thay đổi kích thướcLàm việc với bảng: Vị trí xuất hiệnLàm việc với ô: vị trí văn bản, trộn, táchSắp thứ tự (Sort)Tính toánTrang trí bảng:Border & ShadingChuyển đổi bảng qua text và ngược lại Mail Merge – Tools / Mail Merge Nội dung thực hiệnTạo danh sách dữ liệu(Data Source)Tạo mẫu văn bản(Main document)Chèn các cột vào mẫu văn bảnThực hiện việc trộnMở Tool bar Mail Merge: View – Tool bar – Mail MergeMỘT SỐ CÔNG CỤ HỖ TRỢThao tác nhanh:Tìm và thay thếChuyển nhanh đến 1 trangSử dụng tabAutocorrect & AutotextTrình bàyTrình bày nhiều cộtDropcapFootnotes – EndNotesThêm hình ảnh & ký hiệu đặc biệtWord ArtDrawingIN VĂN BẢNVăn bản sử dụng kiểu giấy Portrait & LandscapeXem trước khi inIn ra giấyMỘT SỐ CÔNG CỤ CHUYÊN DÙNGSử dụng các mẫu Văn bản (TEMPLATES)SỬ DỤNG BẢNG (TABLE) Các tham số cần thiết Tools / Option Tạo trang văn bản – File/New hoặc Open Lưu nội dung văn bản Chọn kiểu chữ – Format/FontCon trỏ xác định vị trí đặt nội dung nhập.Đoạn văn là bao gồm các từ liên tiếp nhau và kết thúc bằng ký hiệu Enter (¶).Đánh dấu khối theo thứ tự dòng:Shift + Hoặc Đánh dấu một khối bất kỳ:Shift + Alt + Đánh dấu khối toàn bộ văn bản:CTRL + ATiếp theo * Nhập nội dungSao chép và Di chuyển nội dungĐánh dấu khối nội dung.Nhấn CTRL + C (CTRL + X)Di chuyển con trỏ đến vị trí mới.Nhấn CTRL + VTìm kiếm, Thay thế và Di chuyển nhanhTiếp theo* Các thao tác trên nội dung?,*,,[],[-] Định dạng trang inFile/Page Setup Chọn cỡ giấyTiếp theo – Hiển thị trang theo định dạngView/Print LayoutLEFTRIGHTTOPBOTTOMVÙNG SOẠN THẢO Canh vị trí TAB – Format/TabsDROP CAPFormat/Drop Cap Format – text directionRight Click - Cell Alignment Merge cell – Split cellĐánh dấu cell liên quanChọn Right Click – Merge Cell / Split CellCó thể dùng Table – Drawn table để Split CellTable - SortTable – Convert – Text to TableTable - FormulaCanh lề Đoạn văn – Format/Paragraph PARAGRAPHPhân cột nội dung văn bản – Format/ColumnsChú ý: Nên chia cột sau khi gõ văn bản xong BULLETĐánh dấu đầu đoạn văn Định dạng các Đoạn vănĐánh dấu đầu đoạn văn (tiếp theo)Định dạng nội dung văn bản3.2 Định dạng các Đoạn vănĐánh dấu đầu đoạn văn (tiếp theo)Định dạng nội dung văn bản3.2 Định dạng các Đoạn vănVẽ khung và Tô màu đoạn vănFormat – Border and ShadingVẽ khung và Tô màu đoạn văn Footnotes & EndnotesInsert – Reference - Footnotes HEADER & FOOTERView / Header - Footer Chèn ký tự đặc biệt vào văn bảnInsert – Symbol Nhập công thức toán họcInsert / Object Chèn hình ảnh vào văn bảnInsert - PictureFormat - PictureĐịnh dạng nội dung văn bản3.3 Định dạng các Trang văn bảnĐưa bảng vào trang văn bảnTableĐịnh dạng nội dung văn bản3.3 Định dạng các Trang văn bảnĐặt Tên trong nội dung văn bảnInsert / Bookmark Đánh dấu khối nội dung cần đặt tên.Chọn Insert / Bookmark Xác định Tên cần đặt.Danh sách tên đã đặtĐịnh dạng nội dung văn bản3.3 Định dạng các Trang văn bảnLiên kết nội dung các văn bảnInsert / HyperLinkĐánh dấu khối nội dung nối.Chọn Insert / HyperLink Xác định Tên nội dung được liên kết.Định dạng nội dung văn bản3.3 Định dạng các Trang văn bảnMột số công cụ định dạng tự độngSử dụng các bộ định dạng của WordFormat / Theme Tự động định dạng nội dung theo các mẫu đã định nghĩaFormat / AutoFormat Xem nội dung định dạng của từng phần nội dung văn bản.Format / Reveal Formatting Công cụ AutoCorrectTools / AutoCorrect option In nội dung văn bản4.1 Xem nội dung in File / Print Preview 4.2 In nội dung File / Print (CTRL + P)Công cụ chuyên dùng1. Style – Format / Style and Formatting Công cụ chuyên dùngTemplates – File / New / TemplateCông cụ chuyên dùng2. Templates (tt) – File / New / TemplateTạo thư mục có tên MyTemplate trong thư mục Template.Định nghĩa lại đường dẫn trong phần Tools / Option / File Location / User TemplatesInsert / Index and Tables STYLELàm việc với cộtĐánh dấu toàn bộ cộtThêm cột: Để con trỏ tại vị trí cần thêm.Chọn Table – Insert – Columns to the Left/ Right: Thêm cột mới bên trái/ phảiCopy cột: Đánh dấu cả cột – Copy – PasteXóa cột: Để con trỏ tại vị trí cần xóa.Chọn Table – Delete – ColumnsCut cột: Đánh dấu cả cột – CutChỉnh chiều rộng cột:Bằng tay: Kéo chuột.Tự động: Table – Autofit – Distribute columns eventlyLàm việc với dòngĐánh dấu toàn bộ dòngThêm dòng: Dùng phím tabĐể con trỏ tại vị trí cần thêm.Chọn Table – Insert – Rows above/below: Thêm cột mới bên trên/ dướcCopy cột: Đánh dấu cả cột – Copy – PasteXóa dòng: Để con trỏ tại vị trí cần xóa.Chọn Table – Delete – RowsCut dòng: Đánh dấu cả cột – Cut (Ctrl – X)Chỉnh chiều cao dòng:Bằng tay: Kéo chuột.Tự động: Table – Autofit – Distribute rows eventlyHeading row repeat: Tiêu đề dòng lập lại khi qua trang mớiMail mergeInsert Merge FieldTable propertiesFormat – Border and ShadingTìm và thay thếAutocorrectTool – Autocorrect OptionsAutoTextTool – Autocorrect Options - AutoTextInsert – Picture – Word ArtView – Toolbar - DrawingAdd text: Thêm chữ vào hìnhGrouping