Những tuyệt chiêu trong Excel

1 Những "tuyệt chiêu" trong Excel Nguồn : Lời nói đầu: Trong quá trình thực hiện một bảng tính, chúng ta có thể mắc phải vô số lỗi, hoặc có thể mắc phải những sai lầm ngớ ngẩn, và thường không để ý tới những cái có thể giúp chúng ta xử lý bảng tính nhanh hơn, gọn gàng hơn... Xin hân hạnh giới thiệu đến các bạn cuốn sách "Một ngày một tuyệt chiêu", lược dịch từ cuốn Excel Hacks, của hai tác giả David và Raina Hawley. Những "tuyệt chiêu" này sẽ giúp bạn tránh được những lỗi, và làm việc với bảng tính một cách có hiệu quả hơn. Trước khi nói đến các "tuyệt chiêu" của Excel, xin nói sơ qua một chút về một số thủ thuật và quy tắc cơ bản, những điều sẽ giúp các bạn thực hiện những "tuyệt chiêu" được nói đến trong các phần sau cách dễ dàng hơn. Excel là một phần mềm bảng tính rất mạnh, và bạn có thể làm được những điều không thể tin nổi với nó. Nhưng không may, có nhiều người thiết kế bảng tính của mình với quá nhiều sự "lo xa", cẩn thận quá mức cần thiết, và làm cho nó trở nên phức tạp hơn là nó đáng bị như vậy. Phần mở đầu này sẽ mách cho bạn một số thủ thuật và quy tắc mà nếu bạn làm theo, bạn sẽ thấy chúng rất hiệu quả. Xin nói thêm, tất cả các "chiêu" được trình bày sau đây, đa phần là viết cho Excel 2007. Nếu nó cũng có thể áp dụng cho các phiên bản trước, chúng tôi sẽ chú thích ở ngay bên cạnh: (Với Excel 2003 trở về trước, thì...) Quy tắc 80/20 Có lẽ việc quan trọng nhất khi thực hiện một bảng tính là dành một thời gian để nghiên cứu, xem xét cách bố trí dữ liệu, tính trước những việc mình cần làm. Và đừng bao giờ nghĩ rằng sau khi hoàn thành, tôi sẽ không cần phải thêm vào đó các dữ liệu hoặc các công thức khác, vì bạn sẽ luôn làm ngược lại. Điều này có nghĩa rằng, bạn nên dành khoảng 80% thời gian để lên kế hoạch cho một bảng tính và khoảng 20% thời gian để thực hiện bảng tính đó. Cho dù rằng, việc này có vẻ không cần thiết với những bảng tính nhỏ, nhưng bảo đảm rằng, nếu bạn quan tâm đến điều tôi vừa nói ở trên, thì về lâu về dài, bạn sẽ tránh được những cực nhọc khi phải cứ phải sửa đi sửa lại bảng tính của mình, và dễ dàng thực hiện được những bảng tính lớn sau khi đã dành cho nó một thời gian để lên kế hoạch thực hiện. Nên nhớ rằng, các bảng tính phải luôn mang lại cho người dùng những thông tin chính xác, chứ không phải là thông tin chỉ chính xác trong một trường hợp nào đó. Những mẹo nhỏ về cấu trúc một bảng tính Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 2 Một trong những lỗi mà chúng ta hay mắc phải khi tạo một bảng tính, là chúng ta không thiết lập và trình bày dữ liệu "theo cái cách mà Excel và các tính năng của nó mong đợi". Sau đây là một số lỗi phổ biến chúng ta hay mắc phải khi thiết lập một bảng tính:  Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng tính (WorkBook) khác nhau  Bố trí dữ liệu trong nhiều trang tính (WorkSheet) khác nhau  Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng (Table) khác nhau  Có những hàng trống và cột trống trong khối dữ liệu (database)  Bỏ trống những ô có dữ liệu giống nhau (cùng chung một ngày, cùng chung một đơn vị tính, v.v...) Ba điểm đầu tiên trên đây chỉ muốn nói đến một điều: Bạn nên luôn luôn cố gắng để giữ các mối liên quan giữa các dữ liệu được liên tục trong cùng một bảng dữ liệu. Tôi đã thấy rất nhiều các bảng tính không được trình bày theo cái quy tắc rất đơn giản này, và chính vì vậy, các bảng tính đó không thể tận dụng được tối đa các tính năng mạnh mẽ của Excel như PivotTable, SubTotal... Bạn chỉ có thể sử dụng các tính năng này khi bạn gom hết dữ liệu của bạn vào trong một bảng thật đơn giản. Không phải ngẫu nhiên mà Excel có 1.048.567 hàng (65.536 hàng trong Excel 2003 trở về trước) mà lại chỉ có 16.384 cột (256 cột trong Excel 2003 trở về trước). Điều này có ý nói rằng, bạn nên thiết lập dữ liệu của mình với các tiêu đề cột nằm ở hàng trên cùng, và các dữ liệu có liên quan thì nằm liên tục ở bên dưới tiêu đề của nó. Nếu như bạn có những dữ liệu được lặp lại hai lần hoặc nhiều lần trong các hàng của cùng một cột (các ngày tháng, các loại đơn vị tính chẳng hạn), bạn hãy chống lại sự cám dỗ bỏ trống các ô đó. Hãy cố gắng sắp xếp (sort) dữ liệu của bạn bất cứ khi nào có thể. Excel có rất nhiều những công cụ để tìm kiếm và tham chiếu công thức, và một số không nhỏ trong đó, đòi hỏi dữ liệu phải được sắp xếp theo một thứ tự hợp lý. Việc phân loại cũng sẽ giúp ích đáng kể cho tốc độ xử lý của một số các hàm. Những mẹo nhỏ khi định dạng Ngoài việc thiết kế cấu trúc của bảng tính cho hợp lý, việc định dạng cho nó cũng là một vấn đề cần bàn đến. Mặc dù một bảng tính nên được định dạng sao cho dễ đọc và dễ theo dõi, nhưng chúng ta ít khi nghĩ đến việc sử dụng thời gian cho có hiệu quả. Hãy luôn luôn định dạng thật đơn giản. Rất nhiều người lãng phí thời gian vào việc định dạng một bảng tính mặc dù không nhất thiết phải làm như vậy, và chính điều này làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Việc thường xuyên áp dụng những định dạng phức tạp cho bảng tính còn làm cho nó tăng kích thước, và cho dù bảng tính của bạn có thể trông giống như một tác phẩm nghệ thuật, nhưng nó lại có thể là một nỗi sợ hãi cho người khác. Một trong những kiểu phối màu tốt nhất mà bạn nên áp dụng cho một bảng tính, là màu đen, màu trắng và màu xám. Một gợi ý nữa, là nên bỏ trống vài hàng đầu tiên ở trên cùng (ít nhất là 3 hàng). Những hàng này sẽ được dùng cho những tính năng nâng cao hơn về sau, chẳng hạn như Advanced Filter, hoặc dùng làm vùng điều kiện cho các công thức xử lý dữ liệu (DSUM, DMAX, v.v...) Cũng đừng quan tâm đến việc canh lề cho dữ liệu. Theo mặc định, Excel canh phải cho những dữ liệu kiểu số, và canh trái cho những dữ liệu kiểu text. Và đó là điều tốt nhất rồi, đừng thay đổi nó. Nếu bạn thay đổi kiểu canh lề, bạn sẽ có thể không xác định được ngay tức khắc rằng đó là dữ liệu kiểu số hay dữ liệu kiểu text; và nó còn có thể gây nhầm lẫn cho người khác khi tham chiếu đến một ô, vì nhiều khi họ sẽ tưởng rằng dữ liệu trong ô đó là số, nhưng thật ra nó là text. Nếu bạn thay đổi kiểu canh lề mặc định, bạn sẽ bị nhức đầu với nó sau này. Chỉ có tiêu đề của bảng tính là được hưởng ngoại lệ mà thôi. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 3 Chỉ định dạng các ô theo kiểu text khi thật sự cần thiết. Bởi vì tất cả những dữ liệu nhập vào trong các ô đã được định dạng trước theo kiểu text sẽ bị chuyển thành dữ liệu kiểu text, ngay cả khi bạn nghĩ rằng cái bạn nhập vào là dữ liệu kiểu số hay dữ liệu kiểu ngày tháng. Và tồi tệ hơn nữa, bất kỳ ô nào chứa công thức tham chiếu đến một ô đã được định dạng theo kiểu text, cũng sẽ bị định dạng thành kiểu text. Nói chung, bạn đâu có muốn những ô chứa công thức lại bị định dạng theo kiểu text, phải không. Trộn các ô (merge cells) cũng là một vấn đề. Có một số công thức hoặc macro không thể chạy được với những ô đã được trộn. Cho nên, thay vì trộn ô, bạn hãy dùng chức năng "Center across selection", nằm trong Home ➝ nhóm Alignment. Nhấn vào cái mũi tên ở dưới cùng bên phải, sẽ mở ra hộp thoại Format với tab Alignment được chọn sẵn. Bạn sử dụng thanh trượt dọc của khung Horizontal để chọn Center Across Selection. Hoặc bạn cũng có thể right- click rồi chọn Format Cells từ shortcut menu. Với Excel 2003 trở về trước, bạn mở hộp thoại này từ menu Format ➝ Cells (Ctrl+1). Nên sử dụng Center Across Selection thay cho Merge Cells Những mẹo nhỏ khi dùng công thức Một sai lầm rất lớn khi sử dụng công thức là cho nó tham chiếu đến toàn bộ các cột trong mảng dữ liệu. Điều này làm cho Excel phải kiểm tra hàng ngàn ô, nếu không nói là hàng triệu, để chắc chắn không bỏ sót một dữ liệu nào. Ví dụ, giả sử bạn có một mảng dữ liệu từ A1 đến H1000, và bạn quyết định sẽ dùng những hàm tìm kiếm của Excel để trích ra những dữ liệu cần thiết. Bởi vì bạn còn phải bổ sung thêm dữ liệu vào mảng này, nên để chắc ăn, bạn tạo tham chiếu trong công thức đến toàn bộ các hàng của các cột trong mảng này. Khi đó, tham chiếu của bạn có thể sẽ là A:H, hoặc cụ thể hơn, là A1:H65536. Bạn nghĩ rằng làm như vậy thì bạn sẽ không lo lắng gì khi thêm dữ liệu vào trong mảng. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 4 Đó là một thói quen vô cùng tai hại mà bạn phải luôn tránh xa nó. Bởi nó sẽ làm cho bảng tính trở nên ì ạch, thậm chí là không chạy nổi. Bạn vẫn có thể loại bỏ những phần không cần tham chiếu ra khỏi công thức, mà lại bảo đảm được những dữ liệu mới thêm vào sẽ tự động được cập nhật trong tham chiếu của công thức, bằng cách dùng Table (List trong Excel 2003 trở về trước) hoặc sử dụng các Name động. Một vấn đề nữa thường xảy ra với những bảng tính lớn, mà cấu hình máy lại nhỏ, là Excel tính toán rất chậm khi dữ liệu được cập nhật. Để giải quyết vấn đề này, bạn thường được khuyên là hãy chuyển đổi chế độ tính toán của Excel thành dạng Manual: Nhấn vào nút Office ở góc trái phía trên của bảng tính, rồi chọn Excel Options ➝ Formulas (với Excel 2003 trở về trước, chọn menu Tools ➝ Options ➝ Calculations), rồi chọn Manual : Chọn Manual Caculation với Excel 2007 Chọn Manual Caculation với Excel 2003 Tuy nhiên, lời khuyên đó thì không hay cho lắm, mà chỉ là mang tính đối phó. Một bảng tính thì Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 5 bao giờ cũng có những công thức tính toán, nếu bạn đang chạy một bảng tính trong chế độ tính toán Manual, có thể bạn sẽ chỉ có được những thông tin cũ mèm, chưa hề được cập nhật. Nếu muốn có được thông tin chính xác, bạn phải nhấn F9. Nhưng, chắc chắn là không phải lúc nào bạn cũng nhớ điều này! Vậy bạn thử cân nhắc xem: Nếu như cần thắng chân bị kẹt và làm cho chiếc xe hơi của bạn chạy chậm lại, bạn sẽ sửa lại cần thắng chân, hay là gỡ bỏ cái thắng chân rồi tin tưởng hoàn toàn vào cái thắng tay? Nghĩa là, khi bảng tính của bạn chạy chậm, bạn sẽ sửa lại công thức cho nó chạy nhanh hơn, hay là đặt nó vào chế độ tính toán bằng tay rồi cứ thế mà làm tiếp? Hầu như chúng tôi không bao giờ làm điều này, nhưng rất nhiều người đã không ngần ngại đặt bảng tính của họ trong chế độ tính toán Manual. Nếu như bạn thấy rằng cần phải đặt bảng tính của mình trong chế độ tính toán Manual thì mới làm việc được, bạn nên suy nghĩ đến việc thiết kế lại bảng tính. Công thức mảng là một trong những nguyên nhân của vấn đề trên. Chúng là một lựa chọn tốt khi tham chiếu đến những ô riêng lẻ. Nhưng nếu bạn dùng chúng để tham chiếu đến những dãy dữ liệu lớn, thì hãy sử dụng chúng càng ít càng tốt. Khi có một số lượng lớn các mảng tham chiếu đến một dãy dữ liệu lớn, hiệu suất của bảng tính sẽ bị ảnh hưởng, đôi khi nó dừng hẳn luôn, và bạn bắt buộc phải dùng chế độ tính toán bằng tay. Excel có nhiều hàm chuyên xử lý những dữ liệu lớn thay cho công thức mảng, mà sẽ được đề cập đến trong chiêu thứ 79: Tránh lỗi #VALUE! khi tính tổng (SUM) hoặc đếm (COUNT) các ô. Ngoài ra, trong Excel Help có một số ví dụ rất hay sẽ giúp bạn cách để dùng công thức trên những bảng dữ liệu lớn để trích ra kết quả dựa theo những tiêu chuẩn. Hoặc bạn có thể sử dụng Pivot Table, sẽ được đề cập đến trong phần thứ 4 của loạt bài này. Mặc dù PivotTable thì có vẻ phức tạp khi bạn sử dụng nó lần đầu tiên, nhưng chúng tôi thành thật khuyên bạn hãy học cách sử dụng nó. Một khi bạn đã làm chủ được PivotTable, ngày nào đó bạn sẽ tự hỏi rằng làm sao tôi có thể sống mà không có PivotTable! Trước khi kết thúc phần mở đầu, xin nói điều này: Nếu bạn chẳng nhớ được gì (vì tôi nói nhiều quá), bạn chỉ cần nhớ một chuyện thôi: Excel sẽ chạy tốt hơn nếu tất cả các dữ liệu của bạn được xếp liên tục với nhau trong cùng một bảng. Nó sẽ giúp cho bạn thực hành các chiêu sau đây một cách dễ dàng hơn. ------------------------------------------------------------ Trong các chiêu sau đây, sẽ có một số biểu tượng nằm ở đầu mỗi chiêu:  Áp dụng cho tất cả các phiên bản của Excel  Chỉ áp dụng cho Excel 2007  Chỉ áp dụng cho những phiên bản trước Excel 2007  Chỉ áp dụng cho Excel 2003 và Excel XP  Chỉ áp dụng cho Excel 2000 Nội dung : 1. Tùy biến cửa sổ làm việc của bảng tính 2. Nhập dữ liệu đồng thời vào nhiều sheet 3. Ngăn chận người sử dụng thực hiện một số hành động nào đó nhất định 4. Ngăn chặn các nhắc nhở không cần thiết 5. Ẩn sheet sao cho người dùng không thể dùng lệnh unhide để hiện ra 6. Tự thiết kế một bảng tính mẫu (template) 7. Tạo chỉ mục cho các Sheet trong Workbook 8. Giới hạn vùng cuộn của bảng tính Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 6 9. Khóa và bảo vệ những ô có chứa công thức 10. Sử dụng định dạng theo điều kiện để tìm dữ liệu trùng 11. Tìm dữ liệu xuất hiện 2 hoặc nhiều lần bằng công cụ Conditional Formating 12. Tạo riêng một thanh công cụ cho riêng một bảng tính cụ thể 13. Sao chép công thức giữ nguyên tham chiếu tương đối (giống như sao chép tham chiếu tuyệt đối) 14. Gỡ bỏ những liên kết ma 15. Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường 16. Cứu dữ liệu từ một bảng tính bị lỗi 17. Sử dụng Data-Validation khi danh sách nguồn nằm trong một Sheet khác 18. Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox 19. Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting 20. Đếm hoặc cộng những ô đã được định dạng có điều kiện 21. Tô màu dòng xen kẽ 22. Tạo hiệu ứng 3D trong các bảng tính hay các ô 23. Bật, tắt chức năng Conditional Formatting bằng 1 checkbox 24. Dùng nhiều List cho 1 Combobox 25. Tạo một danh sách xác thực thay đổi theo sự lựa chọn từ một danh sách khác 26. Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn 27. Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực 28. Trích xuất dữ liệu số trong 1 chuỗi bằng VBA 29. Tùy biến chú thích của ô bảng tính 30. Sort thứ tự dựa trên nhiều hơn ba cột 31. Sắp xếp ngẫu nhiên 32. Thao tác trên dữ liệu với Advanced Filter 33. Tạo các định dạng số cho riêng bạn 34. Tăng thêm số lần Undo cho Excel 35. Tự tạo danh sách để fill 36. Làm nổi các Subtotal của Excel 37. Chuyển đổi các hàm và công thức trong Excel thành giá trị 38. Thêm dữ liệu vào danh sách Validation một cách tự động 39. Ngày tháng trong Excel 40. Cho phép sử dụng tính năng Group and Outline trên bảng tính bị khoá 41. Bẫy lỗi để trống dữ liệu"]Bẫy lỗi để trống dữ liệu 42. Giảm danh sách xổ xuống của Validation, sau khi chọn 1 43. Thêm các danh sách có sẵn và cả danh sách tự tạo vào menu chuột phải Mời các bạn tham gia thảo luận các tuyệt chiêu tại đây Tra cứu hàm Excel | Công thức và Hàm trong Excel 2007 | Các hàm của Analysis Toolpak Addin | Những tuyệt chiêu trong Excel Thay thái độ, đổi cuộc đời | Nên đọc trước khi gửi một câu hỏi hoặc tạo mới môt đề tài | PivotTable & PivotChart 2007 - Từ căn bản đến nâng cao | Góp ý với các bài viết của BNTT Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 7 Giáo Trình Microsoft Excel 2007 Toàn tập - SSDG Nội dung : Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel Chương 2: Các Khái Niệm Cơ Bản Và Xử Lý Dữ Liệu Trong Bảng Tính Chương 3: Các Thao Tác Dữ Liệu Đặc Biệt Trong Excel Chương 4: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các Hàm Chương 5: Khai Thác Cơ Sở Dữ Liệu Chương 6: Đồ Thị Trong Excel Chương 7: Định Dạng Trang Và In Bảng Tính Chương 8: Làm Việc Với Nhiều Bảng Tính - Macro, Templates Chương 9: Phím Tắt Và Thủ Thuật Chương 10: Gồm 50 bài tập có phim minh họa: Bài tập cơ bản: 30 bài Bài tập nâng cao: 10 bài Bài tập mở rộng: 10 bài HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH Chương trình sẽ tự động cài đặt. Bạn chỉ cần click chuột vào nút "Tiếp Tục" để hoàn tất quá trình cài đặt. Nếu máy tính của Bạn không tự động cài đặt được. Bạn sẽ phải tự cài đặt bằng cách mở chương trình Windows Explorer lên. Sau đó, Bạn vào thư mục SETUP và chọn tập tin SetUp.exe để cài đặt. Trong lúc sử dụng chương trình, có thể do tốc độ của ổ đĩa CD Rom hơi chậm, nên Bạn vui lòng chờ trong giây lát ! Nếu chương trình cài đặt bị lỗi bạn hãy vào thư mục CDRom\Setup và chạy tập tin ISScript10.MSI Chúc Bạn cài đặt và sử dụng tốt chương trình ! Download : Giáo Trình Microsoft Word 2007 : Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 8 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007 Nguồn : HƯỚNG DẪN BẰNG FILES VIDEOS : (*) Do tốc độ đường truyền nên có thể bạn sẽ nhìn thấy một trang trắng trước khi đoạn phim tải xong. Tổng quan giao diện Excel : Bài 1: Tổng quan giao diện Excel Bài 2: Chèn thêm và xoá bớt bảng tính Bài 3: Đổi tên, sao chép và di chuyển bảng tính Bài 4: Đổi màu SheetTab và ẩn hiện bảng tính Bài 5: Bảo vệ bảng tính Bài 6: Chọn hình ảnh làm nền cho bảng tính Cách nhập dữ liệu kiểu công thức : Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 9 Bài 7: Cách nhập dữ liệu kiểu công thức Bài 8: Thao tác với khối trong Excel Bài 9: Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính Bài 10: Định dạng dữ liệu Bài 11: Đặt tên, ghi chú và bảo vệ ô Chèn đối tượng hình ảnh : Bài 12: Chèn đối tượng hình ảnh Bài 13: Chèn đối tượng ClipArt Bài 14: Chèn đối tượng SmartArt Bài 15: Chèn đối tượng WordArt Bài 16: Chèn đối tượng TextBox Bài 17: Chèn các ký tự đặc biệt vào bảng tính Bài 18: Hiệu chỉnh ClipArt & hình ảnh Các bước tạo đồ thị : Bài 19: Các bước tạo đồ thị Bài 20: Thiết lập lại biểu đồ Bài 21: Hiệu chỉnh tiêu đề Bài 22: Hiện/ ẩn các nhãn dữ liệu Bài 23: Sửa đổi các trục Bài 24: Hiện/ẩn các đường kẻ lưới Bài 25: Xoay đồ thị dạng 3D Sắp xếp cơ sở dữ liệu : Bài 26: Sắp xếp cơ sở dữ liệu Bài 27: Lọc tự động Bài 28: Lọc nâng cao Bài 29: Tổng hợp dữ liệu theo nhóm Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 10 Đặt lề trang in : Bài 30: Đặt lề trang in Bài 31: Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang Bài 32: Lặp lại tiêu đề bảng tính khi sang trang Bài 33: Thực hiện in ấn Bài 34: Chèn và hiệu chỉnh lưu đồ Bài 35: Chèn và hiệu chỉnh biểu đồ Bài 36: Chèn và hiệu chỉnh Wordart Bài 37: Tạo và hiệu chỉnh Textbox Bài 38: Lập và hiệu chỉnh biểu thức toán học Thao tác tạo bảng : Bài 39: Thao tác tạo bảng Bài 40: Các thao tác trên bảng Bài 41: Thao tác chỉnh sửa bảng biểu Bài 42: Định dạng đường viền và nền cho bảng Thiết lập chức năng AutoCorrect : Bài 43: Thiết lập chức năng AutoCorrect Bài 44: Tạo ghi chú cho tài liệu Bài 45: Sử dụng chức năng tìm kiếm và thay thế Bài tập thực hành : Bài 46: Bảng kê tiền thuê máy vi tính Bài 47: Bảng kê chí phí khách sạn Bài 48: Bảng giá NoteBook Bài 49: Bảng thống kê xuất hàng Bài 50: Bảng tính lương Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 11 MICROSOFT OFFICE : EXCEL ( Nhấp lên link này của Quản Trị Mạng ) . MS Excel - Bài 1: Bắt đầu Microsoft Excel 2007 MS Excel - Bài 2: Tùy chỉnh trong Excel MS Excel - Bài 3: Làm việc với Workbook MS Excel - Bài 4: Thao tác với dữ liệu MS Excel - Bài 5: Chỉnh sửa Worksheet MS Excel - Bài 6: Tính toán trong Excel MS Excel - Bài 7: Tạo Macros trong Excel 2007 MS Excel - Bài 8: Sort and Filter MS Excel - Bài 9: Graphics MS Excel - Bài 10: Biểu đồ trong Excel 2007 MS Excel - Bài 11: Định dạng bảng tính MS Excel - Bài 12: Phát triển Workbook MS Excel - Bài 13: Định dạng trang tính và in MS Excel - Bài 14: Layout Những "tuyệt chiêu" trong Excel 1.Tùy biến cửa sổ làm việc của bảng tính 2.Nhập dữ liệu đồng thời vào nhiều sheet 3.Ngăn chận người sử dụng thực hiện một số hành động nào đó nhất định 4.Ngăn chặn các nhắc nhở không cần thiết 5.Ẩn sheet sao cho người dùng không thể dùng lệnh unhide để hiện ra 6.Tự thiết kế một bảng tính mẫu (template) 7.Tạo chỉ mục cho các Sheet trong Workbook 8.Giới hạn vùng cuộn của bảng tính 9.Khóa và bảo vệ những ô có chứa công thức 10.Sử dụng định dạng theo điều kiện để tìm dữ liệu trùng 11.Tìm dữ liệu xuất hiện 2 hoặc nhiều lần bằng công cụ Conditional Formating 12.Tạo riêng một thanh công cụ cho riêng một bảng tính cụ thể 13.Sao chép công thức giữ nguyên tham chiếu tương đối (giống như sao chép tham chiếu tuyệt đối) 14.Gỡ bỏ những liên kết ma 15.Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường 16.Cứu dữ liệu từ một bảng tính bị lỗi 17.Sử dụng Data-Validation khi danh sách nguồn nằm trong một Sheet khác 18.Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox 19.Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting 20.Đếm hoặc cộng những ô đã được định dạng có điều kiện 21.Tô màu dòng xen kẽ 22.Tạo hiệu ứng 3D trong các bảng tính hay các ô 23.Bật, tắt chức năng Conditional Formatting bằng 1 checkbox Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 12 24.Dùng nhiều List cho 1 Combobox 25.Tạo một danh sách xác thực thay đổi theo sự lựa chọn từ một danh sách khác 26.Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn 27.Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực 28.Trích xuất dữ liệu số trong 1 chuỗi bằng VBA 29.Tùy biến chú thích của ô bảng tính 30.Sort thứ tự dựa trên nhiều hơn ba cột 31.Sắp xếp ngẫu nhiên 32.Thao tác trên dữ liệu với Advanced Filter 33.Tạo các định dạng số cho riêng bạn 34.Tăng thêm số lần Undo cho Excel 35.Tự tạo danh sách để fill 36.Làm nổi các Subtotal của Excel 37.Chuyển đổi các hàm và công thức trong Excel thành giá trị 38.Thêm dữ liệu vào danh sách Validation một cách tự động 39.Ngày tháng trong Excel 40.Cho phép sử dụng tính năng Group and Outline trên bảng tính bị khoá 41.Bẫy lỗi để trống dữ liệu"]Bẫy lỗi để trống dữ liệu 42.Giảm danh sách xổ xuống của Validation, sau khi chọn 1 43.Thêm các danh sách có sẵn và cả danh sách tự tạo vào menu chuột phải Những điểm mới trong Excel 2007 Với một giao diện người dùng hướng kết quả mới. Microsoft Office Excel 2007 cung cấp các công cụ phong phú, có nhiều đặc tính giúp các bạn có thể sử dụng để phân tích, chia sẻ và quản lý dữ liệu một cách dễ dàng. 1.Giao diện người dùng hướng kết quả Giao diện người dùng hướng kết quả làm cho bạn dễ dàng làm việc trong Microsoft Office Excel. Nhiều lệnh và đặc tính thông thường vẫn được dấu trong các menu phức tạp và thanh công cụ thì bây giờ trở lên dễ dàng hơn khi tìm trên các tab hướng nhiệm vụ, chúng gồm có các nhóm logic lệnh và nhiều tính năng. Các hộp thoại được thay thế với menu thả xuống hiển thị các tùy chọn có Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 13 sẵn, chú thích chỉ dẫn hoặc phần duyệt mẫu xem trước được cung cấp để giúp bạn chọn tùy chọn hợp lý. Dù bạn đang làm gì trong giao diện người dùng đi chăng nữa – dù nó đang định dạng hay phân tích dữ liệu – thì Excel cũng thể hiện cho bạn các công cụ hữu ích nhất để có thể thực hiện thành công nhiệm vụ đó. Mọi công cụ đều được đưa ra trong các tab nhiệm vụ 2.Nhiều hàng, cột hơn và nhiều giới hạn mới Để bạn có thể khai thác số lượng lớn dữ liệu trong bảng tính, Office Excel 2007 hỗ trợ lên đến 1 triệu hàng và 16 nghìn cột trên mỗi bảng tính. Đặc biệt, hệ thống dòng kẻ Office Excel 2007 là 1.048.576 hàng và 16.384 cột, chúng thực sự đã cung cấp cho bạn hơn đến 1500% số hàng và 6300% số cột so với Microsoft Office Excel 2003. ] Bảng tính rộng hơn - Thay vì 4 nghìn loại định dạng, bây giờ bạn có thể sử dụng số lượng không giới hạn trong cùng một workbook và số ô tham chiếu trên từng ô tăng từ 8 nghìn đến giới hạn cho phép bởi bộ nhớ. - Để cải thiện hiệu suất của Excel, quản lý bộ nhớ được tăng từ 1GB trong Microsoft Office Excel 2003 đến 2GB đối với Office Excel 2007. - Bạn cũng sẽ cảm thấy tính toán nhanh hơn trong các bảng tính lớn nhiều công thức bởi vì - Office Excel 2007 hỗ trợ bộ bộ vi xử lý kép và nhiều chipset. - Office Excel 2007 cũng hỗ trợ lên đến 16 triệu màu. 3.Office themes và Excel styles Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software For evaluation only. 14 Trong Office Excel 2007, bạn có thể định dạng dữ liệu một cách nhanh chóng bằng việc áp dụng Office theme hoặc style đặc biệt. Các Office theme có thể được chia sẻ qua chương trình khác của Office 2007 như Microsoft Office Word và Microsoft Office PowerPoint, trong khi đó style được thiết kế để thay đổi định dạng của các mục Excel đặc biệt như bảng, biểu đồ, PivotTable, hình hay sơ đồ. Việc áp dụng Office theme: Office theme là thiết lập ban đầu gồm màu, phông chữ, dòng và các hiệu ứng tô màu có thể được áp dụng cho toàn bộ workbook hoặc các mục đặc biệt như biểu đồ hay bảng biểu. Chúng có thể giúp bạn tạo các tài liệu trông rất tuyệt vời. Công ty của bạn có thể đang cung cấp một Office theme tập thể và bạn có thể sử dụng nó hoặc chọn từ Office theme định nghĩa sẵn trong Excel. Bạn cũng có thể dễ dàng tạo các Office theme riêng và áp dụng với tất cả các workbook của Excel hay tài liệu khác trong bộ Office 2007. Khi tạo một theme, màu,