Những "tuyệt chiêu" trong Excel

Những "tuyệt chiêu" trong Excel Nguồn : Lời nói đầu: Trong quá trình thực hiện một bảng tính, chúng ta có thể mắc phải vô số lỗi, hoặc có thể mắc phải   những sai lầm ngớ ngẩn, và thường không để ý tới những cái có thể giúp chúng ta xử lý bảng tính  nhanh hơn, gọn gàng hơn... Xin hân hạnh giới thiệu đến các bạn cuốn sách "Một ngày một tuyệt   chiêu", lược dịch từ cuốn Excel Hacks, của hai tác giả David và Raina Hawley. Những "tuyệt chiêu"  này sẽ giúp bạn tránh được những lỗi, và làm việc với bảng tính một cách có hiệu quả hơn.  Trước khi nói đến các "tuyệt chiêu" của Excel, xin nói sơ qua một chút về một số thủ thuật và quy  tắc cơ bản, những điều sẽ giúp các bạn thực hiện những "tuyệt chiêu" được nói đến trong các phần  sau cách dễ dàng hơn. Excel là một phần mềm bảng tính rất mạnh, và bạn có thể làm được những  điều không thể tin nổi với nó. Nhưng không may, có nhiều người thiết kế bảng tính của mình với quá   nhiều sự "lo xa", cẩn thận quá mức cần thiết, và làm cho nó trở nên phức tạp hơn là nó đáng bị như   vậy. Phần mở đầu này sẽ mách cho bạn một số thủ thuật và quy tắc mà nếu bạn làm theo, bạn sẽ   thấy chúng rất hiệu quả. Xin nói thêm, tất cả các "chiêu" được trình bày sau đây, đa phần là viết cho Excel 2007. Nếu nó   cũng có thể áp dụng cho các phiên bản trước, chúng tôi sẽ chú thích ở ngay bên cạnh: (Với Excel   2003 trở về trước, thì...) Quy tắc 80/20 Có lẽ việc quan trọng nhất khi thực hiện một bảng tính là dành một thời gian để nghiên cứu, xem xét  cách bố trí dữ liệu, tính trước những việc mình cần làm. Và đừng bao giờ nghĩ rằng sau khi hoàn  thành, tôi sẽ không cần phải thêm vào đó các dữ liệu hoặc các công thức khác, vì bạn sẽ luôn làm  ngược lại. Điều này có nghĩa rằng, bạn nên dành khoảng 80% thời gian để lên kế hoạch cho  một bảng tính và khoảng 20% thời gian để thực hiện bảng tính đó. 1 Cho dù rằng, việc này có vẻ không cần thiết với những bảng tính nhỏ, nhưng bảo đảm rằng, nếu  bạn quan tâm đến điều tôi vừa nói ở trên, thì về lâu về dài, bạn sẽ tránh được những cực nhọc khi  phải cứ phải sửa đi sửa lại bảng tính của mình, và dễ dàng thực hiện được những bảng tính lớn sau  khi đã dành cho nó một thời gian để lên kế hoạch thực hiện. Nên nhớ rằng, các bảng tính phải luôn  mang lại cho người dùng những thông tin chính xác, chứ không phải là thông tin chỉ chính xác trong  một trường hợp nào đó. Những mẹo nhỏ về cấu trúc một bảng tính Một trong những lỗi mà chúng ta hay mắc phải khi tạo một bảng tính, là chúng ta không thiết lập và  trình bày dữ liệu "theo cái cách mà Excel và các tính năng của nó mong đợi". Sau đây là một số lỗi  phổ biến chúng ta hay mắc phải khi thiết lập một bảng tính: • Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng tính (WorkBook) khác nhau • Bố trí dữ liệu trong nhiều trang tính (WorkSheet) khác nhau • Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng (Table) khác nhau • Có những hàng trống và cột trống trong khối dữ liệu (database) • Bỏ trống những ô có dữ liệu giống nhau (cùng chung một ngày, cùng chung một đơn vị tính,  v.v...) Ba điểm đầu tiên trên đây chỉ muốn nói đến một điều: Bạn nên luôn luôn cố gắng để giữ các  mối liên quan giữa các dữ liệu được liên tục trong cùng một bảng dữ liệu. Tôi đã thấy rất  nhiều các bảng tính không được trình bày theo cái quy tắc rất đơn giản này, và chính vì vậy, các  bảng tính đó không thể tận dụng được tối đa các tính năng mạnh mẽ của Excel như PivotTable,  SubTotal... Bạn chỉ có thể sử dụng các tính năng này khi bạn gom hết dữ liệu của bạn vào trong  một bảng thật đơn giản. Không phải ngẫu nhiên mà Excel có 1.048.567 hàng (65.536 hàng trong Excel 2003 trở về trước)  mà lại chỉ có 16.384 cột (256 cột trong Excel 2003 trở về trước). Điều này có ý nói rằng, bạn nên  thiết lập dữ liệu của mình với các tiêu đề cột nằm ở hàng trên cùng, và các dữ liệu có liên  quan thì nằm liên tục ở bên dưới tiêu đề của nó. Nếu như bạn có những dữ liệu được lặp lại hai  lần hoặc nhiều lần trong các hàng của cùng một cột (các ngày tháng, các loại đơn vị tính chẳng  hạn), bạn hãy chống lại sự cám dỗ bỏ trống các ô đó. Hãy cố gắng sắp xếp (sort) dữ liệu của bạn bất cứ khi nào có thể. Excel có rất nhiều những  công cụ để tìm kiếm và tham chiếu công thức, và một số không nhỏ trong đó, đòi hỏi dữ liệu phải  được sắp xếp theo một thứ tự hợp lý. Việc phân loại cũng sẽ giúp ích đáng kể cho tốc độ xử lý của  một số các hàm. Những mẹo nhỏ khi định dạng Ngoài việc thiết kế cấu trúc của bảng tính cho hợp lý, việc định dạng cho nó cũng là một vấn đề cần  bàn đến. Mặc dù một bảng tính nên được định dạng sao cho dễ đọc và dễ theo dõi, nhưng chúng ta  ít khi nghĩ đến việc sử dụng thời gian cho có hiệu quả. Hãy luôn luôn định dạng thật đơn giản.  Rất nhiều người lãng phí thời gian vào việc định dạng một bảng tính mặc dù không nhất thiết phải  2 làm như vậy, và chính điều này làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Việc thường xuyên áp dụng  những định dạng phức tạp cho bảng tính còn làm cho nó tăng kích thước, và cho dù bảng tính của  bạn có thể trông giống như một tác phẩm nghệ thuật, nhưng nó lại có thể là một nỗi sợ hãi cho  người khác. Một trong những kiểu phối màu tốt nhất mà bạn nên áp dụng cho một bảng tính, là  màu đen, màu trắng và màu xám. Một gợi ý nữa, là nên bỏ trống vài hàng đầu tiên ở trên cùng (ít nhất là 3 hàng). Những hàng này  sẽ được dùng cho những tính năng nâng cao hơn về sau, chẳng hạn như Advanced Filter, hoặc  dùng làm vùng điều kiện cho các công thức xử lý dữ liệu (DSUM, DMAX, v.v...) Cũng đừng quan tâm đến việc canh lề cho dữ liệu. Theo mặc định, Excel canh phải cho những dữ  liệu kiểu số, và canh trái cho những dữ liệu kiểu text. Và đó là điều tốt nhất rồi, đừng thay đổi nó.  Nếu bạn thay đổi kiểu canh lề, bạn sẽ có thể không xác định được ngay tức khắc rằng đó là dữ liệu  kiểu số hay dữ liệu kiểu text; và nó còn có thể gây nhầm lẫn cho người khác khi tham chiếu đến một  ô, vì nhiều khi họ sẽ tưởng rằng dữ liệu trong ô đó là số, nhưng thật ra nó là text. Nếu bạn thay đổi  kiểu canh lề mặc định, bạn sẽ bị nhức đầu với nó sau này. Chỉ có tiêu đề của bảng tính là được  hưởng ngoại lệ mà thôi. Chỉ định dạng các ô theo kiểu text khi thật sự cần thiết. Bởi vì tất cả những dữ liệu nhập vào  trong các ô đã được định dạng trước theo kiểu text sẽ bị chuyển thành dữ liệu kiểu text, ngay cả khi  bạn nghĩ rằng cái bạn nhập vào là dữ liệu kiểu số hay dữ liệu kiểu ngày tháng. Và tồi tệ hơn nữa,  bất kỳ ô nào chứa công thức tham chiếu đến một ô đã được định dạng theo kiểu text, cũng  sẽ bị định dạng thành kiểu text. Nói chung, bạn đâu có muốn những ô chứa công thức lại bị định  dạng theo kiểu text, phải không. Trộn các ô (merge cells) cũng là một vấn đề. Có một số công thức hoặc macro không thể chạy được  với những ô đã được trộn. Cho nên, thay vì trộn ô, bạn hãy dùng chức năng "Center across  selection", nằm trong Home ➝ nhóm Alignment. Nhấn vào cái mũi tên ở dưới cùng bên phải, sẽ  mở ra hộp thoại Format với tab Alignment được chọn sẵn. Bạn sử dụng thanh trượt dọc của khung  Horizontal để chọn Center Across Selection. Hoặc bạn cũng có thể right­click rồi chọn Format  Cells từ shortcut menu. Với Excel 2003 trở về trước, bạn mở hộp thoại này từ menu Format ➝ Cells  (Ctrl+1). 3 Nên sử dụng Center Across Selection thay cho Merge Cells Những mẹo nhỏ khi dùng công thức Một sai lầm rất lớn khi sử dụng công thức là cho nó tham chiếu đến toàn bộ các cột trong mảng  dữ liệu. Điều này làm cho Excel phải kiểm tra hàng ngàn ô, nếu không nói là hàng triệu, để chắc  chắn không bỏ sót một dữ liệu nào. Ví dụ, giả sử bạn có một mảng dữ liệu từ A1 đến H1000, và bạn quyết định sẽ dùng những hàm tìm  kiếm của Excel để trích ra những dữ liệu cần thiết. Bởi vì bạn còn phải bổ sung thêm dữ liệu vào  mảng này, nên để chắc ăn, bạn tạo tham chiếu trong công thức đến toàn bộ các hàng của các cột  trong mảng này. Khi đó, tham chiếu của bạn có thể sẽ là A:H, hoặc cụ thể hơn, là A1:H65536. Bạn  nghĩ rằng làm như vậy thì bạn sẽ không lo lắng gì khi thêm dữ liệu vào trong mảng.  Đó là một thói quen vô cùng tai hại mà bạn phải luôn tránh xa nó. Bởi nó sẽ làm cho bảng tính  trở nên ì ạch, thậm chí là không chạy nổi. Bạn vẫn có thể loại bỏ những phần không cần tham chiếu  ra khỏi công thức, mà lại bảo đảm được những dữ liệu mới thêm vào sẽ tự động được cập nhật trong  tham chiếu của công thức, bằng cách dùng Table (List trong Excel 2003 trở về trước) hoặc sử dụng  các Name động. Một vấn đề nữa thường xảy ra với những bảng tính lớn, mà cấu hình máy lại nhỏ, là Excel tính toán  rất chậm khi dữ liệu được cập nhật. Để giải quyết vấn đề này, bạn thường được khuyên là hãy  chuyển đổi chế độ tính toán của Excel thành dạng Manual: Nhấn vào nút Office ở góc trái phía trên  4 của bảng tính, rồi chọn Excel Options ➝ Formulas (với Excel 2003 trở về trước, chọn menu Tools  ➝ Options ➝ Calculations), rồi chọn Manual : Chọn Manual Caculation với Excel 2007 Chọn Manual Caculation với Excel 2003 Tuy nhiên, lời khuyên đó thì không hay cho lắm, mà chỉ là mang tính đối phó. Một bảng tính thì bao  giờ cũng có những công thức tính toán, nếu bạn đang chạy một bảng tính trong chế độ tính toán  Manual, có thể bạn sẽ chỉ có được những thông tin cũ mèm, chưa hề được cập nhật. Nếu muốn có  được thông tin chính xác, bạn phải nhấn F9. Nhưng, chắc chắn là không phải lúc nào bạn cũng  nhớ điều này! Vậy bạn thử cân nhắc xem: Nếu như cần thắng chân bị kẹt và làm cho chiếc xe hơi  của bạn chạy chậm lại, bạn sẽ sửa lại cần thắng chân, hay là gỡ bỏ cái thắng chân rồi tin tưởng  hoàn toàn vào cái thắng tay? Nghĩa là, khi bảng tính của bạn chạy chậm, bạn sẽ sửa lại công thức  cho nó chạy nhanh hơn, hay là đặt nó vào chế độ tính toán bằng tay rồi cứ thế mà làm tiếp? Hầu  5 như chúng tôi không bao giờ làm điều này, nhưng rất nhiều người đã không ngần ngại đặt bảng tính  của họ trong chế độ tính toán Manual. Nếu như bạn thấy rằng cần phải đặt bảng tính của mình  trong chế độ tính toán Manual thì mới làm việc được, bạn nên suy nghĩ đến việc thiết kế lại bảng  tính. Công thức mảng là một trong những nguyên nhân của vấn đề trên. Chúng là một lựa chọn tốt khi  tham chiếu đến những ô riêng lẻ. Nhưng nếu bạn dùng chúng để tham chiếu đến những dãy dữ liệu  lớn, thì hãy sử dụng chúng càng ít càng tốt. Khi có một số lượng lớn các mảng tham chiếu đến  một dãy dữ liệu lớn, hiệu suất của bảng tính sẽ bị ảnh hưởng, đôi khi nó dừng hẳn luôn, và bạn bắt  buộc phải dùng chế độ tính toán bằng tay. Excel có nhiều hàm chuyên xử lý những dữ liệu lớn thay cho công thức mảng, mà sẽ được đề cập  đến trong chiêu thứ 79: Tránh lỗi #VALUE! khi tính tổng (SUM) hoặc đếm (COUNT) các ô. Ngoài ra,  trong Excel Help có một số ví dụ rất hay sẽ giúp bạn cách để dùng công thức trên những bảng dữ  liệu lớn để trích ra kết quả dựa theo những tiêu chuẩn. Hoặc bạn có thể sử dụng Pivot Table, sẽ  được đề cập đến trong phần thứ 4 của loạt bài này. Mặc dù PivotTable thì có vẻ phức tạp khi bạn sử  dụng nó lần đầu tiên, nhưng chúng tôi thành thật khuyên bạn hãy học cách sử dụng nó. Một khi bạn  đã làm chủ được PivotTable, ngày nào đó bạn sẽ tự hỏi rằng làm sao tôi có thể sống mà không có  PivotTable! Trước khi kết thúc phần mở đầu, xin nói điều này: Nếu bạn chẳng nhớ được gì (vì tôi nói nhiều quá),   bạn chỉ cần nhớ một chuyện thôi: Excel sẽ chạy tốt hơn nếu tất cả các dữ liệu của bạn được   xếp liên tục với nhau trong cùng một bảng. Nó sẽ giúp cho bạn thực hành các chiêu sau đây  một cách dễ dàng hơn. ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ Trong các chiêu sau đây, sẽ có một số biểu tượng nằm ở đầu mỗi chiêu: • Áp dụng cho tất cả các phiên bản của Excel • Chỉ áp dụng cho Excel 2007 • Chỉ áp dụng cho những phiên bản trước Excel 2007 • Chỉ áp dụng cho Excel 2003 và Excel XP • Chỉ áp dụng cho Excel 2000 Nội dung : 1. Tùy biến cửa sổ làm việc của bảng tính    2. Nhập dữ liệu đồng thời vào nhiều sheet    3. Ngăn chận người sử dụng thực hiện một số hành động nào đó nhất định    4. Ngăn chặn các nhắc nhở không cần thiết    5. Ẩn sheet sao cho người dùng không thể dùng lệnh unhide để hiện ra    6. Tự thiết kế một bảng tính mẫu (template)    6 7. Tạo chỉ mục cho các Sheet trong Workbook    8. Giới hạn vùng cuộn của bảng tính    9. Khóa và bảo vệ những ô có chứa công thức    10.Sử dụng định dạng theo điều kiện để tìm dữ liệu trùng    11.Tìm dữ liệu xuất hiện 2 hoặc nhiều lần bằng công cụ Conditional Formating    12.Tạo riêng một thanh công cụ cho riêng một bảng tính cụ thể    13.Sao chép công thức giữ nguyên tham chiếu tương đối    (giống như sao chép tham chiếu  tuyệt đối) 14.Gỡ bỏ những liên kết ma    15.Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường    16.Cứu dữ liệu từ một bảng tính bị lỗi    17.Sử dụng Data­Validation khi danh sách nguồn nằm trong một Sheet khác    18.Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox    19.Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting    20.Đếm hoặc cộng những ô đã được định dạng có điều kiện    21.Tô màu dòng xen kẽ    22.Tạo hiệu ứng 3D trong các bảng tính hay các ô    23.Bật, tắt chức năng Conditional Formatting bằng 1 checkbox    24.Dùng nhiều List cho 1 Combobox    25.Tạo một danh sách xác thực thay đổi theo sự lựa chọn từ một danh sách khác    26.Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn    27.Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực    28.Trích xuất dữ liệu số trong 1 chuỗi bằng VBA    29.Tùy biến chú thích của ô bảng tính    30.Sort thứ tự dựa trên nhiều hơn ba cột    31.Sắp xếp ngẫu nhiên    32.Thao tác trên dữ liệu với Advanced Filter    33.Tạo các định dạng số cho riêng bạn    34.Tăng thêm số lần Undo cho Excel    35.Tự tạo danh sách để fill    36.Làm nổi các Subtotal của Excel    37.Chuyển đổi các hàm và công thức trong Excel thành giá trị    38.Thêm dữ liệu vào danh sách Validation một cách tự động    39.Ngày tháng trong Excel    40.Cho phép sử dụng tính năng Group and Outline trên bảng tính bị khoá    41.Bẫy lỗi để trống dữ liệu"]Bẫy lỗi để trống dữ liệu    42.Giảm danh sách xổ xuống của Validation, sau khi chọn 1    43.Thêm các danh sách có sẵn và cả danh sách tự tạo vào menu chuột phải    Mời các bạn tham gia thảo luận các tuyệt chiêu tại đây Tra cứu hàm Excel | 7 Công thức và Hàm trong Excel 2007 |  Các hàm của Analysis Toolpak Addin    | Những tuyệt chiêu trong Excel    Thay thái độ, đổi cuộc đời    | Nên đọc trước khi gửi một câu hỏi hoặc tạo mới môt     đề tài    |  PivotTable & PivotChart 2007 ­ Từ căn bản đến nâng cao    | Góp ý với các bài viết     của BNTT     Giáo Trình Microsoft Excel 2007 Toàn t p - SSDGậ N i dungộ : Ch ng 1: Làm Quen V i Microsoft Excelươ ớ Ch ng 2: Các Khái Ni m C B n Và X Lý Dươ ệ ơ ả ử ữ Li u Trong B ng Tínhệ ả Ch ng 3: Các Thao Tác D Li u Đ c Bi tươ ữ ệ ặ ệ Trong Excel Ch ng 4: Gi i Thi u Và S D ng Các Hàmươ ớ ệ ử ụ Ch ng 5: Khai Thác C S D Li uươ ơ ở ữ ệ Ch ng 6: Đ Th Trong Excelươ ồ ị Ch ng 7: Đ nh D ng Trang Và In B ng Tínhươ ị ạ ả Ch ng 8: Làm Vi c V i Nhi u B ng Tính -ươ ệ ớ ề ả Macro, Templates Ch ng 9: Phím T t Và Th Thu tươ ắ ủ ậ Ch ng 10: G m 50 bài t p có phim minh h a:ươ ồ ậ ọ Bài t p c b n: 30 bàiậ ơ ả Bài t p nâng cao: 10 bàiậ Bài t p m r ng: 10 bàiậ ở ộ H NG D N CÀI Đ T CH NG TRÌNHƯỚ Ẫ Ặ ƯƠ Ch ng trình s t đ ng cài đ t. B n ch c n click chu t vào nút "Ti p T c" đ hoàn t t quá trình càiươ ẽ ự ộ ặ ạ ỉ ầ ộ ế ụ ể ấ đ t.ặ N u máy tính c a B n không t đ ng cài đ t đ c. B n s ph i t cài đ t b ng cách m ch ng trìnhế ủ ạ ự ộ ặ ượ ạ ẽ ả ự ặ ằ ở ươ Windows Explorer lên. Sau đó, B n vào th m c SETUP và ch n t p tin SetUp.exe đ cài đ t.ạ ư ụ ọ ậ ể ặ Trong lúc s d ng ch ng trình, có th do t c đ c a đĩa CD Rom h i ch m, nên B n vui lòng chử ụ ươ ể ố ộ ủ ổ ơ ậ ạ ờ trong giây lát ! N u ch ng trình cài đ t b l i b n hãy vào th m c CDRom\Setup và ch y t p tin ISScript10.MSIế ươ ặ ị ỗ ạ ư ụ ạ ậ Chúc B n cài đ t và s d ng t t ch ng trình !ạ ặ ử ụ ố ươ Download : 8 Giáo Trình Microsoft Word 2007 : 9