Những tính năng cơ bản – Nâng cao của Excel

mục lục Phần I: Giới thiệu về Windows 2000. Giới thiệu. khởi động và thoát khỏi Windows. 2 Khởi động. Thoát khỏi Windows. Cài đặt chương trình ứng dụng. 4 Gỡ bỏ chương trình ứng dụng. 6 Phần II. Làm việc với Excel. Chương I. Xây dựng bảng tính và các hàm trong Excel. Giới thiệu chung. 6 Các bước xây dựng bảng tính. 8 Các hàm cơ bản trong Excel. Hàm thống kê. 9 Hàm tham chiếu và tìm kiếm. 11 Hàm tính toán và xử lý chuỗi. 12 Nhóm hàm cơ sở dữ liệu. 13 Chương II. Xử lý dữ liệu và kiểm tra lỗi chính tả. I. Thao tác cơ bản khi làm việc với Excel Thao tác làm với Sheet. 18 Thao tác làm với dòng ,cột. 19 Thao tác làm với cơ sở dữ liệu. 19 II. Thiết lập Form đơn giản để nhập/tìm kiếm dữ liệu, Sắp xếp và lọc dữ liệu Thiết lập Form đơn giản để nhập/tìm kiếm dữ liệu. 20 Sắp xếp dữ liệu. 21 Lọc dữ liệu Lọc tự động. 22 Lọc bằng lệnh Advanced Filter. 23 III. Tính năng bảo vệ trong Excel 1. Bảo vệ sổ tính. 23 2. Bảo vệ trang tính 23 3. Bảo vệ vùng dữ liệu trong trang 24 4. Gỡ bỏ chế độ bảo vệ 24 IV. Kiểm tra lỗi chính tả 24 V. Sử dụng tính năng Autocorrect Options 24 VI. Chuẩn bị trang in 25 Chương III. Biểu đồ và chèn hình ảnh trong Excel I. Làm việc với biểu đồ 1. Khái niệm 25 2. Các bước tạo biểu đồ 26 3. Hiệu chỉnh biểu đồ 27 4. Các tiêu đề đặc biệt của biểu đồ 28 5. Hiển thị hoặc ẩn các trục toạ độ 28 6. Chia tỷ lệ đối với loại dữ liệu kiểu thời gian 28 7. Hiển thị đường kẻ lưới 28 8. Hiển thị hoặc ẩn hộp chú giải 28 9. Hiển thị nhãn dữ liệu 28 10. Hiển thị bảng dữ liệu 28 11. Quyết định nơi đặt biểu đồ 29 Chương IV Chia sẻ các chương trình khác I.Hoà trộn Excel với Word 1.Tạo một bảng tính mới từ Word 29 2.Chèn một bảng tính Excel có sẵn vào Word 3Liên kết 1 phần của bảng tính Excel có sẵn trong Word 30 4.Hoà trộn tài liệu Word với Excel 30 II. Hoà trộn excel với Access 1. Chèn 1 bảng tính Excel vào Access III. Chia sẻ các sổ tính trên mạng 31 Chương V. ứng dụng thực tế của Excel 1.Trong trường học 32 2.Trong quản lý xuất nhập khẩu 33 3.Trong quản lý tiền lương 34 4. Trong quản lý vận tải 36 LỜI MỞ ĐẦU. Chúng ta đang ở trong thời kỳ công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, không còn ai có thể nghi ngờ vai trò của công nghệ thông tin trong đời sống trong khoa học, kỹ thuật kinh doanh cũng như trong mọi mặt vận động của xã hội, Dưới mọi quy mô từ xí nghiệp, công ty cho đến Quốc Gia và cả Quốc tế. Việc nắm bắt thông tin thật nhanh nhiều và chính xác kịp thời ngày càng đóng vai trò quan trọng trong quản lý điều hành. Hay nói cách khác xử lý thực chất và xử lý thông tin , xong mọi thông tin cần được xử lý trên máy(theo bất cứ quy trình cụ thể nào) cũng đều được thể hiện bằng các dữ liệu mà cụ thể hơn là các số liệu đối với MS Excel ghi trên dạng tải nào đó. ở nước ta trong những năm gần đây việc xử lý số liệu không còn xa lạ với người làm tin học. Đặc biệt với người làm văn phòng hay kinh doanh buôn bán. Các ứng dụng vào trong quản lý ngày càng được phổ biến hơn và đòi hỏi quản lý thông tin khá hơn, phức tạp với nhiều luồng thông tin khác nhau. Chính vì vậy em đã chọn đề tài: Những tính năng cơ bản – nâng cao của Excel cho báo cáo tốt nghiệp. Trong báo cáo này gồm có 2 phần chính Phần I: Em đã giới thiệu sơ qua về Windows và cài đặt chương trình ứng dụng trên Windows Phần II: Làm việc với Excel. Trong phần II này em đã nêu một số tính năng cơ bản và nâng cao trong khi làm việc với Excel, ngoài ra em còn nêu ra một số bài toán Excel ứng dụng vào thực tế quản lý. Qua thời gian học tập và rèn luyện em đã biết thêm được một số kiến thức sau này em mong muốn ứng dụng nó vào thực tế công việc. Tuy nhiên vì vẫn còn non yếu về kiến thức kinh nghiệm về thực tế cũng như hạn chế về tài liệu và thời gian thực hiện nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót. Vì vậy em mong thầy cô giáo đóng góp ý kiến xây dựng báo cáo của em ngày càng hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy Phạm Văn Sơn, và các thầy cô trong khoa công nghệ thông tin đã giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này. Hà nội, ngày 7 tháng 8 năm 2006 sinh viên: Lê thị thu Hà. PHẦN I: GIỚI THIỆU VỀ WINDWS 2000 1. GIỚI THIỆU Windows 2000 có 2 bộ :bộ Microft windows 2000 sever là bộ hệ diều hành mạng dành cho máy chủ, bộ Microsoft windows 2000 Professional dành cho máy trạm và máy tính xách tay. windows 2000 có độ tin cậy cao, tránh lỗi cho người sử dụng,dễ học,dẽ sử dụng nhất, hỗ trợ rộng rãi các dạng chuẩn internet, có nhiều phông chữ đẹp dùng mã Unicode :times new roman, Arial,Tahoma…, với các phông chữ này có thể dùng tiếng việt đồng thời với nhiều ngôn ngữ khác trên thế giới Yêu cầu phần cứng chạy windows 2000 :CPU 133 Mhz trở lên , bộ nhớ Ram tối thiểu là 64MB , đĩa cứng cồn trống ít nhất là 650MB ,màn hình VGA trở lên, ổ đĩa CD-ROM hay DVD bàn phím và chuột . 2.khởi động và thoát windows 2000 2.1 Khởi động với máy tính đã cài windows2000 đầu tiên chắc chắn rằng không có đĩa trong ổ A ,bật máy tính .Trong chốc lát windows 2000 sẽ nắm chắc quyền điều khiển hệ thống và chuyển sang giao dịên đồ hoạ. Nếu máy tính nối mạng khi khởi động sẽ xuất hiện Welcome To Windows yêu cầu ta nhập vào tên người dùng và mật khẩu truy nhập mạng Màn hình giao diện gồm có màn hình nền desktop, trên màn hình có các biểu tưởng. 2.2 Thoát khỏi WINDOWS 2000 Để thoát khỏi WINDOWS 2000 ta chi cần nhấn vào Start sau đó chọn turn off compuer, một cửa sổ hiện ra ta chọn turn off để tắt máy. 3. Cài đặt các chương trình ứng dụng Tôi giới thiệu với các bạn đây là một chương trình ứng dụng nhạc JetAudio 6.0. Bước đầu tiên ta nhấn đúp chuột vào file setup của chương trình sau đó một cửa s hiện ra ta chọn next, một cửa sổ khác hiện ra ta chọn vào lựa chọn một và tiếp tục next như hình minh hoạ Ta chọn next Tiếp tục next Next next tiếp Sau đó chờ đời giây lát để chương trình cài đặt tiếp đến là finish để hoàn thành công việc. 4. Gỡ bỏ các chương trình ứng dụng Bước đầu ta bấm vào start chọn control panel\Add or Remove program chọn chương trình cần gỡ bỏ chọn Remove sau đó làm theo chỉ dẫn của chương trình và next cuối cùng là chọn finish để hoàn tất việc gỡ bỏ một chương trình. Ví dụ như ta gỡ bỏ chương trình JetAudio chọn vào chương trình nhấn vào Change\Remove nó hiện ra một cửa sổ hỏi ta có muốn gỡ bỏ chương trình ứmg dụng này không. Nếu gỡ bỏ ta chọn Yes còn không ta chọn No. Sau đó chương trình sé hỏi ta có muốn gỡ bỏ dữ liệu của chương trình hay không ta chọn Yes để gỡ bỏ hết . Sau đó cửa sổ finish se hiện ra và ta chọn finish để hoàn tất công việc gỡ bỏ PHẦN II LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH EXCEL CHƯƠNGI XÂY DỰNG BẢNG TÍNH VÀ CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL 1.Giới thiệu chung. Làm công tác văn phòng hẳn bạn có nhu cầu xử lý số liệu để làm báo cáo theo yêu cầu nghiệp vụ của mình. Dữ liệu có thể do bạn trực tiếp gõ vào để quản lý nhưng cũng có thể một chương trình máy tính nào đó sinh ra một đống dữ liệu và bạn phải xử lý chúng thành một bảng biểu với những số liệu phân tích. Mục tiêu của khoá học là giúp bạn bắt đầu hệ thống hoá lại các thao tác cơ bản ,sau đó cung cấp một số kỹ năng cao cấp để bạn có thể xử lý với số liệu lớn ,từ nhiều nguồn khác nhau và đích cuối cùng là in được một bản báo cáo chuyên nghiệp với cấu trúc định dạng thay đổi tuỳ ý chỉ qua vài nhấp chuột . Chúng ta sẽ cùng nhau giải quyết vấn đề khó khăn này thông qua các tình huống nghiệp vụ cụ thể .Trong mỗi chương, mỗi bài toán tình huống được giới thiệu lồng ghép với các thao tác kỹ thuật với Excel cho tới khi bài toán được giải quyết . cách tiếp cận qua các ví dụ như vậy cho phép chúng ta nhanh chóng nắm bắt được các tính năng của Excel và hoàn cảnh áp dụng chúng . Nhưng sẽ có vẻ hơi vội néu nghĩ rằng như vậy là đủ cho hành trang kỹ năng văn phòng của bạn .kỹ năng chỉ được hình thành một khi áp dụng thương xuyên các những điều biết được trong những tình huống biến đổi đa dạng . Chúng ta sẽ lần lượt xem xét và giải quyết các tình huống sau : Tình huống đơn giản đầu tiên giúp bạn đánh bóng lại nhữnh kỹ năng cơ sở mà bạn đã biết hoặc đã làm với Excel, xử lý tính toán đơn giản ,sinh biểu đồ ,định dạng trang in và in ra thành báo một cách chuyên nghiệp. Nảy sinh một số yêu cầu phân tích dữ liệu .chúng ta hãy thử một số hàm phân tích, thao tác xử lý dữ liệu cao cấp . Dữ liệu trở lên lớn hơn , thậm chí là đầu ra của môt chương trình máy tính nào đó. Dường như bạn đang phải làm chức năng của một chương trình máy tính và xử lý đống dữ liệu đó có thể cơ sở dữ liệu .Chưa hết , yêu cầu báo cáo hôm nay thì thế này , mai thế khác. Làm sao để làm báo cáo phức tạp và theo các khuôn dạng yêu cầu khác nhau?. Mạng máy tính làm mọi người ít thấy nhau nhưng lại hay “gặp “ nhau hơn . Trong một môi trường công tác trên mạng, bạn có thể làm việc với những người bạn chưa gặp mặt. Dữ liệu bây giờ có thể được cập nhật và xử lý bởi nhiều người. Sản phẩm của bạn cũng phải được chia sẻ cùng với đồng nghiệp. Làm sao cùng nhau làm việc và sử dụng dữ liệu của nhau trên cùng một bàn tính. Thông tin lấy từ nhiều nguồn khác nhau, thậm chí qua internet. Thay vì cắt dán một cách thủ công với nhiều sai sót, bạn cần đảm bảo dữ liệu khi xử lý luôn được cập nhật mới nhất. Thêm nữa dữ liệu sẽ đựôc trao đổi với những ứng dụng khác nhau như thế nào. 2. Các bước cần chuẩn bị xây dựng bảng tính Bước 1: quyết định chọn công cụ Excel Bạn hãy trả lời các ccâu hởi dưới đây , nếu các câu trả lời là “có” thì Excel đúng là công cụ mà bạn sử dụng . Các thông tin có cấu trúc dạng bảng không? Dữ liệu có ổn định và được xử lý định kỳ không ? Có cần thực hiện tính toán , phân tích trên số liệu không? Bước 2 tổ chức cấu trúc bảng chứa thông tin. Chia tách thông tin thành các bảng , trang có tính độc lập không nên bắt đầu công việc bằng cách nhập luôn dữ liệu vào trang tính Excel. Một chút thời gian tổ chức bảng dữ liệu sẽ tiết kiệm vô khối công sức sau này và hơn thế nữa nó còn giúp bạn quản lý dữ liệu nhất quán hơn. nếu còn nghi ngờ bạn nên hởi một chuyên gia cơ sở dữ liệu trong công ty bạn. Việc thiết kế, tổ chức bản dữ liệu chính là nghề tạo công ăn việc làm cho anh ta. Những dữ liệu liên quan trực tiếp với nhau và không gây ra sự lặp lại dư thừa trong bảng tính thì nên xếp vào với nhau thành một bảng. Mỗi bảng nên đặt trên một trang trong sổ tính. Trong mỗi bảng chọn lưu theo hàng ngày hay cột cho một thuộc tính : theo cách thông thương thì các cột sẽ là các loại thông tin thuộc tính cố định và các hàng sẽ chứa dữ liệu được cập nhật và bổ sung. Như vậy bạn có thể chọn cuộn lên, xuống màn hình để trình duyệt qua dữ liệu một cách tự nhiên. Nếu tất cả các thuộc tính của dữ liệu cố định, tức là bảng dữ liệu có kích thước ổn định thì việc sắp xếp theo cột hoặc hàng chỉ là ý thích của bạn. Gộp nhóm các thông tin liên quan, tách/ che dấu thông tin phụ :Do kích thước màn hình và trang giấy máy in là bạn có hạn và người đọc báo cáo cũng không phải quan tâm đến tất cả dữ liệu của bạn, vì vậy cần sắp xếp các thuộc tính cột cho hợp lý. Hãy đặt các cột thông tin có lien quan hệ gần gũi nhau để dễ quản lý .Nếu một cột không cần xuất hiện trong báo cáo chính thì chúng ta có thể dấu nó đi . Chú ý tới các rằng buộc ‘chia ra’ trong tổng số dữ liệu được nhất quán. Rất thông thường các báo cáo thường chứa một cột giá trị tổng nói chung và được phân tích chi tiết thành các số liệu trong các cột con. Giá trị trong các cột con có thể bị rằng buộc theo các cách sau. Chia ra: Cộng các giá trị trong các cột con bằng giá trị tổng số. Ví dụ tổng số nhân viên chia ra theo nam và nữ . Trong đó :Cộng các gía trị trong các cột nhỏ hơn gí trị tổng số. Ví dụ số nhân viên trong đó biết tiếng Anh. Trong tổng: Cộng các giá trị trong các cột con có thể lớn hơn hoặc bằng tổng số. Ví dụ trong tổng số nhân viên có x người biết tiêng Pháp và y người biết tiếng Anh. Bước 3: Nhập và lưu trữ dữ liệu: Có thể dùng tính năng chia sẻ để phân chia cho nhiều người cập nhật. Tính năng này cao cấp nhưng bù lại bạn có thể sử dụng dữ liệu hoặc sử dụng kết quả của mình hay cho người khác. Mỗi người có thể phụ trách một phần dữ liệu của mình nhưng báo cáo là thành quả của nhóm –một mô hình cộng tác lý tưởng. Đây là những vùng cho phép và không cho phép sửa đổi. Khi chia sẻ hẳn nhưng người khác có thẻ sơ hay cố ý thay đổi dữ liệu của bạn. Điều này quả là không mong muốn bạn hãy cân nhắc kỹ vùng nào cố định, vùng nào chia sẻ chung. Nêú các vùng quá rời rạc và vụn vặt thì rất khó quản lý và bạn rễ mắc lỗi. Xác lập quy ước tổ chức dữ liệu theo thời gian và phiên bản: Đối với dữ liệu được cập nhật theo thời gian bạn nên lưu dữ liệu dưới các tên khác nhau theo phiên bản để dễ dàng khôi phục và thống kê, phân tích theo thời gian. Ví dụ bạn có thể bổ sung ngày tháng vào cuối tên tệp lưu trữ như là phiên bản cho dữ liệu sổ tính. Bước 4 :Tạo báo cáo từ dữ liệu đã có. Xử lý và phân tích dữ liệu: Quyết định sử dụng loại biểu đồ ,công thức xử lý dữ liệu những cột nào sẽ xuất hiện trong báo cáo. Tổ chức sắp đặt trang in; Hãy chọn vị trí đặt dữ liệu , biểu đồ, tiêu đề chính, dòng đầu, cuối trang và thực hiện các bước dưới đây. Xây dựng các khung hình khác nhau cho một bộ nhớ dữ liệu và lưu trữ lại. Thông thường với cùng một bộ dữ liệu chúng ta có thể sinh ra nhiều báo cáo khác nhau. Nếu công việc là định kỳ mà mỗi lần báo cáo lại phải chọn lọc , sắp xếp và định dạng lại trang in cho bảng tính thì quả là mất thời gian và dễ gây sai sót. Excel cho phép bạn lưu trữ lại các mẫu báo cáo để sử dụng lại về sau. Bạn hãy nghĩ tới bảng tính như là một kho dữ liệu và báo cáo là cách thức trình bày dữ liệu đó như thế nào. 3.Các hàm cơ bản trong Excel 3.1 Hàm thống kê Hàm tính tổng: =Sum(number1, number2,...) Trả về tổng tất cả các tham số trong danh sách các tham số . Number1,number2...là các số cần tính tổng ,chúng có thể là số, địa chỉ ô , phạm vi khối ô. (cho phép đến 30), Hàm làm tròn =Round(number,n) Làm tròn số number theo con số được định bởi n Nếu n=0 làm tròn đến hàng đơn vị hoặc lấy 0 số lẻ Nếu n=1làm tròn lấy 1 số lẻ Nếu n =2 làm tròn lấy 3 số lẻ Nếu n=-1 làm tròn đến hàng chục Nếu n=-2 làm tròn đến hàng trăm Hàm tính trung bình =Average(number1,number2,...). Hàm lấy giá trị lớn nhất =Max(number1,number2,...) Trả về giá trị lớn nhất trong danh sách các tham số Hàm lấy giá trị nhỏ nhất =Min (number1,number2,...) Trả về giá trij nhỏ nhất trong danh sách các tham số Hàm điều kiện =If(logical_test,value_if_true,value_if_false). Logical_test: Điều kiện cho trước bất kỳ(dạng số hay công thức...), điều kiện này trả về true hay =1 hoặc false hay 0 Value_if_true: Đối số này ở dạng bất kỳ, nó được thể hiện nếu được kiểm tra điều kiện ở đối logical_test là đúng(True hay bằng 1). Value_if_false: Đối số này ở dạng bất kỳ, nó được thể hiện nếu được kiểm tra điều kiện ở đối logical_test là sai(False hay bằng 0). Hàm logic And và Or =And(logical1,logical2,..) Hàm trả về giá trị True nếu cả các tham số của nó có giá trị True. Hàm trả về giá trị False nếu có ít nhất một tham số mang giá trị False. =Or(logical1,logical2,..) Hàm trả về True nếu có ít nhất một tham số la True. Hàm trả về False nếu tất cả tham số là False. Hàm xếp hạng. =Rank(number,ref ,oder) Number là số muốn xem thứ hạng + Ref một mảng ,địa chỉ ô haydãy ô có chứa số muốn tìm thứ hạng + Order đối này có giá trị 0,1quy định xếp thứ hạng theo thứ tự từ nhỏ đến lớn Nếu order =1 thì Excel sắp xếp thứ tự từ nhỏ đến lớn Nếu order =0 thì Excel sắp xếp thứ tự từ lớn đến nhỏ Nếu bỏ qua đối số này thì Exclel hiểu order hiểu đối số này băng 0 Hàm đếm số trong dãy. =Count(Value1,Value2,...). Đếm số ô trong dãy ô, đếm các ô có chứa số hoặc ngày tháng còn kiểu dữ liệu khác không đếm. COUTA(value1,value2,...) Value1,value2 có thể là giá trị số ,địa chỉ ô hay dãy ô công thức. Đếm số ô trong dãy ô, đếm các ô có nội dung bất kỳ. 3.2. Nhóm hàm tìm kiếm và tham chiếu. Hàm HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup) Lookup_value:giá trị cần tìm kiếm trong bảng thứ nhất của bảng Table_array:là mảng ,tên,dãy hay vung để tìm kiếm thông tin Row_index_num:số hàng được xác định trog bảng Range_lookup:là giá trị logic (true=1,false=0) Quyết định sẽ so tương đối hay chính xác với đối số lookup_value Nếu range_lookup=1(true) so tương đối Nếu range_lookup=0 (false) so chính xác Nếu bỏ qua đối số nay thì Excel hiểu là range_lookup =1 Hàm Index Chứa chức năng mảng =Index(array,row_num,column_num) Array là mảng được xác định trước Row_num:số hàng trong mảng Column_num:số cột trong mảng Chứa chức năng tham chiếu =Index(reference,row_num,column_num,area_num) Reference:là một dãy hay nhiều dãy gọi là khu vực nội dung có thể là Row_num: số hàng trong bảng Column_num :số cột trong bảng Area_num:đối số này dùng để nhận diện từng khu vực. Hàm VLOOKUP =Vlookup(lookup_value,table_array,col_inder_num,range_lookup) Lookup_value:giá trị cần tìm trong cột thứ nhất của bảng giới hạn Table_array:bảng giới hạn để dò Col_inder_num:số thứ tự cột trong bảng giới hạn để trả về kết quả Range_lookup:là giá trị logic(true=1,false=0)quyết định chính xác hay tương đối trong bảng giới hạn Nếu range_lookup=1(true) so tương đối Nếu range_lookup=0(false)so chính xác Nếu bỏ qua đối số này thì Excel hiểu range _lookup=1 Các hàm ngày =Date(year,month,day) Trả về số thứ tự của ngày theo năm tháng và ngày chỉ định =Day(serial_number) Trả về giá trị ngày(từ 1 đến 31)trong tháng tương ứng Serial có thể là số hay chuỗi =Month(serial_number) Trả về giá trị tháng từ 1 đến 12 trong năm =Year(serial_number) Trả về số năm tương ứng 3.3. Hàm tính toán và xử lý chuỗi Hàm lấy phần nguyên =INT(number) Trả về phần nguyên của số number Hàm lấy phần dư =Mod(number,divior) Trả về phần dư của phép chia nguyên (numberchia cho divior) Hàm lấy ký tự bên trái của chuỗi =Left(text,number_chars) Text: Là chuỗi ký tự văn bản. Number_chars: là tổng số ký tự cần lấy Hàm lấy ký tự bên phải của chuỗi =Right(text,number_chars) Text: Là chuỗi ký tự văn bản. Number_chars: là tổng số ký tự cần lấy Hàm lấy ký tự bên trong của chuỗi =Mid(text,Start_num,Number_chars) Text: Chuỗi ký tự văn bản. Start_num: Là vị trí bắt đầu lấy ký tự. Number_chars:Tổng số ký tự cần lấy. =Len(text) Trả về chiều dài của chuỗi text tức là số ký tự có trong chuỗi Hàm đổi chuỗi thành giá trị số =Value(text) Chuyển chuỗi thành giá trị số 3.4.Nhóm hàm cơ sở dữ liệu. Hàm Daverage. Tính trung bình cộng của những mẫu tin thoả mãn điều kiện trên cột khai báo trong cơ sở dữ liệu =DAVERAGE(Database,Field,Criteria) Database:Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu. Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột muốn lấy trung bình. Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định những giá trị trong trường cần tính trung bình. Hàm Dcount. Đếm số ô thoả mãn tiêu chuẩn được định nghĩa trong đối Criteria. =DCOUNT(Database,Field,Criteria) Database:Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu. Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột muốn cần đếm. Nếu không chọn số này thì Excel sẽ đếm toàn bộ cơ sở dữ liệu. Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định trường không trống trong khi đếm. Hàm Dmax Lấy giá trị lớn nhất trong một cột của những mẫu tin dữ liệu. =DMAX(Database,Field,Criteria) Database:Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu. Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cộtmà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất. Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định ràng buộc trên mẫu tin nào cần tìm giá trị lớn nhất. Hàm Dmin Lấy giá trị nhỏ nhất trong một cột của những mẫu tin dữ liệu =DMIN(Database,Field,Criteria) Database:Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu. Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cộtmà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất. Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định ràng buộc trên mẫu tin nào cần tìm giá trị nhỏ nhất. Chú ý: Trong khi giải quyết các bài toán về Excel chúng ta thường gặp phải những thông báo lỗi sau đây: TÊN LỖI Ý NGHĨA Name? Lỗi này xảy ra khi Excel không thể nhận diện được tên trong công thức chẳng hạn: bạn không đặt chuỗi trong dấu nháy kép hay viết sai tên hàm... #VALUE! Lỗi này là lỗi giá trị , chẳng hạn tính toán trên ký tự không đúng hay các đối không phù hợp với hàm. #NUM! Lối này là lỗi về số trong hàm chẳng hạn: Đưa vào một số quá lớn hay quá bé, hay số này không tồn tại ...nói chung nhập một đối số không phù hợp. #DIV/0 Đây là lỗi chia cho zero(chia cho 0), Excel không thể thực hiện phép tính được, Excel mặc định những ô trống là bằng 0. #NULL! Lỗi này là do trong công thức tồn tại phần giao rỗng. #REF! Lỗi này là lỗi tham chiếu ô, chẳng hạn : Xoá các dòng hay cột mà dòng hay cột đó được dùng trong công thức hay phép tham chiếu xa trên các chương trình không chạy được. N/A Lỗi này có ý nghĩa tuỳ theo công thức chẳng hạn: Công thức đẫ tham chiêú đến một giá trị không tồn tại. Bài toán tổng hợp hãy xem ví dụ sau BẢNG THỐNG KÊ HOÁ ĐƠN HÀNG MÁY IN Stt Mã hàng Tên hàng Chủng loại Ngày bán Sl Hoá đơn đơn giá Thuế VAT Doanh thu 1 P121L 5/8/2005 8 X 2 P300K 6/8/2005 6 3 P110L 6/8/2005 7 X 4 P110L 9/8/2005 12 5 P810P 11/8/2005 8 X 6 P895P 11/8/2005 10 7 P810P 12/8/2005 3 8 P300K 13/8/2005 2 X 9 P121L 14/8/2005 4 10 P300K 15/8/2005 9 11 P580K 16/8/2005 7 X 12 P810L 17/8/2005 14 X 13 P810L 18/8/2005 15 X 14 P580K 20/8/2005 3 15 P810L 29/8/2005 1 Bảng tên hàng và hoá đơn Mã hàng Tên hàng đơn giá 300 LQ300 193 580 LP580 418 810 Stylus Photo 810 196 895 Stylus Photo 895 347 110 HP Larser 1100 188 121 Samsung1210 154 810 CanonLBP810 145 Yêu cầu thực hiện 1 tính tên hàng dựa vào bảng tến hàng và đơn giá 2 tính chủng loại dựa vào ký tự thứ hai của mã hàng 3 đơn giá dựa vào bảng tên hàng và đơn giá 4 thuế VAT:nếu hoá đơn đánh dấu x thì mới tính 5% thuếu VAT còn ngược lại thì không tính 5 doanh thu được tính :đơn giá *sl * tỷ giá +thuế VAT 6 đặt lọc cao cấp advanced:lọc loại máy in HP Larser1100 với đơn giá >=188,máy in LQ 300 với mức thuế VAT 386 7 thống kê theo nhóm chủng loại bài giải Bảng thống kê hoá đơn hàng máy in stt mã hàng tên hàng chủng loại ngày bán sl hoá đơn đơn giá thuế VAT doanh thu 1 P121L samsung 1210 1 05/08/2005 8 x 154 7.7 1239.7 2 P300K LQ300 3 06/08/2005 6 193 1158 3 P110L HP Larser 1100 1 06/08/2005 7 x 188 9.4 1325.4 4 P110L HP Larser 1100 1 09/08/2005 12 188 2256 5 P810P stylus Photo 810 8 11/08/2005 8 x 196 9.8 1577.8 6 P895P stylus Photo 895 8 11/08/2005 10 347 3470 7 P810P stylus Photo 810 8 12/08/2005 3 196 588 8 P300K LQ300 3 08/15/05 2 x 193 9.65 395.65 9 P121L samsung 1210 1 8/15/2005 4 154 616 10 P300K LQ300 3 16/08/2005 9 193 1737 11 P580K LQ580 5 17/08/2005 7 x 418 20.9 2946.9 12 P810L stylus Photo 810 8 18/08/2005 14 x 196 9.8 2753.8 13 P810L stylus Photo 810 8 20/08/2005 15 x 196 9.8 2949.8 14 P580K LQ580 5 25/08/2005 3 418 1254 15 P810L stylus Photo 810 8 29/08/2005 1 196 196 Bảng tên hàng và đơn giá BẢNG THỐNG KÊ Thống kê nhóm 1 4 Thống kê nhóm 3 3 thống kê nhóm 5 2 Thống kê nhóm 8 6 mã hàng tên hàng đơn giá USD 300 LQ300 193 580 LQ580 418 810 stylus Photo 810 196 895 stylus Photo 895 347 110 HP Larser 1100 188 121 samsung 1210 154 810 canon LBP 810 145 Bảng điều kiện tên hàng đơn giá thuế VAT HP Larser 1100 >=188 LQ300 <=386 Bảng lọc stt mã hàng tên hàng chủng loại ngày bán sl Hoá đơn đơn giá thuế VAT doanh thu 3 P110L HP Larser 1100 1 06/08/2005 7 x 188 9.4 1325.4 4 P110L HP Larser 1100 1 09/08/2005 12 188 2256 8 P300K LQ300 3 08/15/05 2 x 193 9.65 395.65 Trước tiên ta làm thao tác với cột đầu tiên là cột số thứ tự ta làm thao tác như sau: đánh số 1 vào ô A5 nhấn phím Ctrl kéo xuống đến ô 19 Để biết được tên hàng trước tiên ta cần phải biết được tham chiếu tuyệt đối , tương đối và tham chiếu trang tính Một ô trong bảng tính được xác định bởi cặp hai giá trị toạ độ của trục ngang và dọc trục ngang theo thứ tự A,B,C và trục dọc theo thứ tự 1,2,3 Ví dụ ô C6 chứa xâu mục hàng (LQ300) Từ một ô mới chúng ta có thể sử dụng giá trị của các ô đã có bằng cách sử dụng tham chiếu theo địa chỉ toạ độ như trên . Ví dụ ô J5 được tính bởi F5*H5 và được nhập theo công thức là sự kêt hợp cả hàm if =if(G5=”x”,F5*H5+I5,F5*H5) công thức này được sao chép thông minh tới các ô khác trong cột J5 đến J19 bằng cách nhấp chuột vào J5 xuất hiện dấu cộng ta kéo dấu vuông bên dưới co tới ô cuối cùng các công thức sẽ tự động gióng theo chỉ số tương ứng từ 5 đến 19 một tham chiếu toạ độ xy còn có các biểu diẽn khác là $XY,X$Y,$X$Y. Dấu $ ược sử dụng để cố định giá trị toạ độ đi sau nó ,bất kể cả khi công thức chứa nó được sao chép tới vị trí mới . Khái niệm tham chiếu đó gọi là tham chiếu tuyệt đối . _Tham chiếu giữa các trang tính với bài này t