Những nhân vật chính của dự án

Những nhân vật chính của dự án (HocKynang.com) - Sự thành công của dự án thường chịu ảnh hưởng từ những người trực tiếp tham gia. Tất nhiên, một cơ cấu tổ chức tốt và việc quản lý hiệu quả luôn đóng vai trò quan trọng, nhưng sẽ không có kết quả đúng như kỳ vọng của mọi người, nếu dự án không tập hợp được những con người phù hợp, hoặc nếu những người này không hiểu rõ vai trò của họ trong dự án. Chương này sẽ giới thiệu về các nhân vật chính của dự án cùng vai trò và trách nhiệm của họ, đồng thời đưa ra lời khuyên về những đặc điểm của các nhà quản lý dự án và nhóm dự án hiệu quả, cũng như cách thức lựa chọn thành viên cho nhóm. Nhà tài trợ Dù dự án do một nhà quản lý hay một đội ngũ nhân viên lập nên thì nó vẫn phải có một nhà tài trợ. Nhà tài trợ phải là người có thẩm quyền đối với dự án. Nhà tài trợ nên là nhà quản lý hay điều hành và có vai trò thật sự đối với kết quả làm việc đồng thời chịu trách nhiệm về tính hiệu quả của dự án. Nhà tài trợ có quyền xác định phạm vi công việc, cung cấp các nguồn lực cần thiết, chấp thuận hay từ chối kết quả sau cùng. Nói cách khác, nhà tài trợ cần có khả năng: • Hỗ trợ dự án ở cấp độ cao nhất • Giải quyết các trở ngại của tổ chức • Cung cấp những nguồn lực cần thiết cho dự án • Giao tiếp hiệu quả với giám đốc điều hành và các thành phần liên quan khác. Trong cuốn sách Radical Innovation (Đổi mới triệt để), Richard Leifer và các tác giả đã viết rằng trong mỗi trường hợp mà họ nghiên cứu, nhà tài trợ đều đóng những vai trò quan trọng. Nhà tài trợ giữ cho các dự án tồn tại bằng cách cung cấp nguồn lực cần thiết một cách công khai hoặc đôi khi bí mật. Nhà tài trợ ngăn cản những nỗ lực chấm dứt hoạt động của dự án và gia tăng giá trị của mục tiêu dự án đối với cấp quản lý cao hơn. Không có sự bảo vệ và ủng hộ của nhà tài trợ, các dự án sẽ phá sản hoặc chỉ được triển khai chậm chạp, dẫn đến việc tiêu tốn ngân sách mà không mang lại kết quả cụ thể nào. Nhà tài trợ phải bảo vệ dự án trước một số nhân vật cấp cao nếu những người này nhìn nhận hoạt động của nhóm là mối đe dọa cho lợi ích cá nhân của họ. Sự bảo vệ đó đặc biệt quan trọng trong trường hợp mục tiêu của dự án là phát triển các sản phẩm hay công nghệ mà, nếu thành công sẽ làm giảm doanh thu từ các sản phẩm hiện tại hoặc làm chúng trở nên lỗi thời. Khi đó, các nhà điều hành có quyền lực đại diện cho dòng sản phẩm hiện tại có thể chống đối mục tiêu của dự án, đồng thời lợi dụng vị thế của họ để từ chối cấp vốn hoặc gây khó khăn cho công việc của nhóm. Trong The Prince, Machiavelli đã cảnh báo những người cố thay đổi hiện trạng: “Không có gì khó thực hiện hơn, với thành công mong manh hơn, cũng không gì nguy hiểm hơn việc khởi đầu một trật tự mới, bởi vì nhà cải cách luôn có những người chống đối – những người vốn hưởng lợi từ trật tự cũ”. Nhà tài trợ cho dự án của bạn có sức ảnh hưởng mạnh mẽ không? Nếu có, nhà tài trợ có đảm đương được vai trò cung cấp nguồn lực và ngăn cản những kẻ chống đối nội bộ không? Nhà tài trợ có đủ sáng suốt để phân biệt giữa việc nhận xét tiêu cực, chủ quan với lời phê bình khách quan, có tính xây dựng nhằm tìm kiếm giải pháp khả thi cho các khúc mắc không? Nếu bạn là nhà điều hành cấp cao, hãy cân nhắc thật kỹ trước khi quyết định người sẽ trở thành nhà tài trợ của nhóm dự án. Họ có thật sự quan tâm với thành quả của nhóm không? Họ hành động với tư cách là người bảo vệ cho nhóm, hay chỉ là người kiểm tra công việc? Bạn có thu xếp để họ giữ vai trò cá nhân trong sự thành bại của nhóm không? Họ có quyền lợi cá nhân gì nếu dự án thành công không? Điểm cuối cùng nên được đặc biệt chú ý: nhà tài trợ cần nhập cuộc thật sự với nhóm. Nếu họ không mất gì, nhưng cũng không nhận được gì từ kết quả của dự án, thì hãy xem xét lại động cơ của việc họ nhiệt tình, tích cực tham gia vào dự án. Nhà quản lý dự án Bất kỳ dự án nào cũng cần có nhà quản lý. Nhà quản lý dự án là người chịu trách nhiệm lập kế hoạch và lịch trình cho các nhiệm vụ của dự án, cũng như quản lý việc thực hiện dự án. Đây cũng là người chịu trách nhiệm cao nhất về thành công của dự án. Nhà quản lý này được nhà tài trợ trao thẩm quyền và đóng vai trò trung tâm trong từng giai đoạn của dự án, từ thiết kế và tổ chức đến kết thúc và đánh giá dự án, cũng như mọi công việc liên quan đến dự án trong khoảng thời gian chuyển tiếp giữa những giai đoạn đó. Ở nhiều khía cạnh, nhiệm vụ của nhà quản lý dự án cũng tương tự nhiệm vụ của bất kỳ nhà quản lý nào khác. Cả hai đều chịu trách nhiệm đạt được kết quả thông qua sự nỗ lực của nhân viên và với sự trợ giúp của các nguồn lực khác. Và cũng như nhà quản lý truyền thống, nhà quản lý dự án phải thực hiện những công việc sau: • Tuyển chọn các thành viên phù hợp • Cung cấp một “khung sườn” cho các hoạt động của dự án • Định hướng rõ ràng • Điều hành hoạt động • Thương thảo với cấp trên, đặc biệt là với nhà tài trợ • Hòa giải các mâu thuẫn • Xác định nguồn lực cần thiết • Lập các điểm mốc • Đảm bảo mọi thành viên đều có đóng góp và được hưởng lợi • Giữ cho công việc tiến triển đúng hướng • Đảm bảo các mục tiêu của dự án hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách Bạn có thấy những nhiệm vụ này rất giống nhiệm vụ của một nhà quản lý điển hình không? Trong những dự án lớn thì quả đúng là như vậy. Khi đó, người quản lý dự án đóng vai trò người ra quyết định, người giao phó, người chỉ đạo, người thúc đẩy và người lên kế hoạch làm việc cho những người khác. Họ là một nhà quản lý truyền thống. Tuy nhiên, người quản lý dự án không có thẩm quyền chính thức đối với những người làm việc trong dự án. Ví dụ, một nhà quản lý dự án công nghệ thông tin có thể là trưởng phòng công nghệ thông tin, còn các thành viên của dự án được huy động từ nhiều phòng ban khác nhau như tiếp thị, tài chính, dịch vụ khách hàng… Họ không phải là những người mà nhà quản lý dự án có thể chỉ đạo trực tiếp hoặc có một hình thức chi phối theo kiểu truyền thống như tăng lương và thăng chức. Vì thế, nhà quản lý dự án phải dựa vào năng lực lãnh đạo của mình để gây ảnh hưởng đến hành vi và hiệu suất làm việc của những người tham gia. (HocKynang.com)