Những kỹ năng quản lý cơ bản

Những kỹ năng quản lý cơ bản (1) 1. Kỹ năng nắm bắt nhu cầu và đặc trưng của các vị trí Trong mỗi tổ chức các thành viên đều có những yêu cầu và đặc trưng công việc riêng biệt, chính vì vậy người lãnh đạo phải thực hiện một số nguyên tắc sau đây:  Phải nắm bắt được nhu cầu cũng như những đặc trưng của bản thân  Nhận biết nhu cầu và những đặc trưng của từng thành viên trong tổ chức. Điều này giúp cho mỗi nhà lãnh đạo dễ dàng hơn trong việc cộng tác với mỗi thành viên trên phương diện cá nhân để giúp họ phát huy khả năng của mình.  Sự gắn kết này sẽ hỗ trợ cho quá trình lập kế hoạch và hoàn tất công việc.  Đồng thời tạo dựng lòng tin cũng như sự tin cậy giữa các thành viên trong tổ chức. Các nhà lãnh đạo có thể thông qua những cuộc đàm luận và tiếp xúc thông thường với những thành viên của mình để tìm hiểu những thông tin cần thiết như:  Tại sao họ tham gia vào vị trí công viêc đó?  Họ trông đợi gì vào chương ttrình của người lãnh đạo?  Mối quan tâm chính của họ là gì?  Những kế hoạch của họ trong thời gian tới. 2. Kỹ năng phân tích và sử dụng những tiềm lực sẵn có Khi xét tới tiềm lực của mỗi tổ chức là xét tới các yếu tố cần thiết để triển khai một công việc. Trong đó yếu tố con người đóng vai trò quan trọng vì nó sở hữu những kiến thức và kỹ năng mà công việc cần đến. Những kiến thức này được tích lũy qua kinh nghiệm thực tiễn và được sử dụng một cách nhuần nhuyễn tạo thành kỹ năng hữu ích cho công việc. Khi tận dụng khả năng và kiến thức của các thành viên để hoàn thành công việc, các nhà lãnh đạo đã giúp họ học hỏi thêm kinh nghiệm và cải thiện các kỹ năng của mình. Điều này sẽ tạo ra một quan điểm tích cực khi sử dụng một kỹ năng nào đó trong công việc.  Thường xuyên cập nhật thông tin cho bản kê năng lực nhân sự để sử dụng trong việc xây dựng các kế hoạch.  Nắm bắt được mục tiêu và nguồn lực của tổ chức mình điều hành.  Lưu giữ và quan tâm đến lý lịch của các thành viên trong bản kê năng lực nhân sự.  Tìm hiểu kỹ năng, mối quan tâm, năng lực của mỗi thành viên. 3. Kỹ năng trao đổi thông tin: Các bước cải thiện kỹ năng tiếp nhận thông tin:  Tập trung lắng nghe một cách tỉ mỉ.  Ghi chép phác thảo thông tin.  Đưa ra câu hỏi và trình bày lại những thông tin mà bạn nắm bắt được. Các bước cải thiện kỹ năng truyền đạt thông tin:  Đảm bảo mọi người sẵn sàng lắng nghe vấn đề bạn trình bày.  Trình bày mạch lạc rõ ràng.  Sử dụng biểu đồ minh họa nếu cần thiết.  Yêu cầu người nghe ghi lại các thông tin quan trọng.  Khuyến khích người nghe đưa ra các câu hỏi và trình bày lại những thông tin đã được đề cập. Những kỹ năng quản lý cơ bản (2) 4. Kỹ năng xây dựng kế hoạch: Xây dựng kế hoạch là một trong những kỹ năng quan trọng trong các kỹ năng khai thác, dưới đây là những bước cơ bản để ứng dụng hiệu quả kỹ năng này:  Xác định mục tiêu và nhiệm vụ cần phải thực hiện.  Xem xét các vấn đề như: trang thiết bị, tri thức, kỹ năng, quan điểm công việc.  Cân nhắc các khả năng để đưa ra ý tưởng mới.  Rút ra kết luận và đánh giá từng lựa chọn.  Thực hiện kế hoạch.  Đánh giá kế hoạch. 5. Kỹ năng điều hành và quản lý Sự lãnh đạo của người đứng đầu mỗi tổ chức có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của mỗi cá nhân cũng như tổ chức đó. Tại sao vậy? Giống như một động cơ muốn vận hành được phải có bộ điều khiển ổn định một tổ chức muốn hoạt động nhịp nhàng thì phải có sự lãnh đạo thống nhất. Khi kế hoạch đã được đặt ra bất cứ ai trong tập thể cũng phai nỗ lực để hoàn tất công việc dưới sự điều hành của người quản lý. Kỹ năng này sẽ giúp cho mỗi nhà lãnh đạo kiểm soát được quá trình công việc của tập thể đang diễn ra thế nào, từ đó sẽ đưa ra các ý kiến chỉ đạo để hoàn thành công việc. Để điều hành công việc một cách hiệu quả nhất người quản lý phải có khả năng đưa ra các ví dụ cho công việc đang tiến hành, bên cạnh đó phải thực hiện một số nguyên tắc sau đây: Thường xuyên giám sát tình hình cũng như tinh thần làm việc của các thành viên:  Đưa ra các chỉ đạo rõ ràng hợp lý.  Sẵn sàng hỗ trợ và giúp đỡ khi cần thiết.  Nhanh chóng tháo gỡ những khó khăn mắc phải. Hướng dấn nhân viên cách tự giải quyết vấn đề. 6. Kỹ năng đánh giá Muốn biết được công việc có đạt hiệu quả và các thành viên có cộng tác nhịp nhàng với nhau hay không thì phải nhờ đến kỹ năng đánh giá của người lãnh đạo, điều này sẽ giúp cho mỗi tổ chức cải thiện được hoạt động của mình. Sau bất cứ một hoạt động nào hai vấn đề được quan tâm sẽ là: Kết quả công việc:  Công việc đã được hoàn tất chưa?  Công việc có được hoàn thành đúng yêu cần không?  Công việc có hoàn thành đúng thời gian quy định không? Quan hệ đồng nghiệp:  Mối quan hệ giữa các thành viên có chiều hướng tích cực hay tiêu cực?  Mức độ tham gia công việc của mỗi thành viên có công bằng không?  Các thành viên có hứng thú với công việc của mình hay không?  Những mâu thuẫn nội bộ có được giải quyết triệt để không? Những kỹ năng quản lý cơ bản (3) 7. Kỹ năng làm mẫu Một trong những kỹ năng lãnh đạo quan trọng là khả năng đưa ra các ví dụ cụ thể để định hướng cho các thành viên trong tổ chức của mình đạt hiệu quả công việc cao nhất, kỹ năng này có tác dụng hơn hẳn so với cách truyền đạt bằng ngôn ngữ thông thường. Nếu không có kỹ năng này thì việc áp dụng các kỹ năng khác sẽ hoàn toàn không có hiệu quả. Khi đặt mình vào vị trí của các thành viên thì mỗi nhà lãnh đạo có thể nắm bắt được cái mà nhân viên của họ cần từ những người quản lý. 8. Kỹ năng chung sức lãnh đạo: Trên thực tế kỹ năng lãnh đạo là rất đa dạng, nhưng trong khuôn khổ bài viết này tác giả muốn trích dẫn một câu nói nổi tiếng của Lão Tử một hiền triết Trung Hoa, ông cho rằng một nhà lãnh đạo có tài là người biết thừa nhận công lao của tập thể. Chính vì vậy họ cần biết cách truyền đạt các kỹ năng sẵn có cho nhân viên của mình chứ không phải dùng những kỹ năng đó làm giảm khả năng phát triển của mỗi cá nhân hoặc làm họ phụ thuộc quá nhiều vào vị trí lãnh đạo. 9. Kỹ năng hướng dẫn chỉ bảo Kỹ năng hướng dẫn chỉ bảo là rất quan trọng:  Nhằm giúp đỡ người khác giải quyết các vấn đề  Nhằm khuyến khích hoặc đảm bảo  Nhằm giúp mọi người khai thác đạt được tiềm năng của mình Kỹ năng hướng dẫn chỉ bảo có thể có hiệu quả nếu một người:  Không quyết đoán - họ không thể tự mình đưa ra quyết định  Bị bối rối - họ có không đủ thông tin hoặc có quá nhiều thông tin.  Bị bế tắc - họ không có sự lựa chọn nào khác. Bạn nên hướng dẫn chỉ bảo như thế nào?  Trước hết, hãy hiểu tình huống. Lắng nghe cẩn thận. Tóm tắt. kiểm tra sự thật. Diễn giải để đảm bảo là bạn hiểu.  Thứ hai, hãy giúp liệt kê càng nhiều sự lựa chọn càng tốt.  Thứ ba, hãy giúp liệt kê những bất lợi của các lựa chọn.  Thứ tư, hãy giúp liệt kê thuận lợi của các lựa chọn. Cuối cùng, hãy để người đó đưa ra quyết định về biện pháp giải quyết. Vai trò của người hướng dẫn chỉ bảo là động viên và đưa ra thông tin chứ không phải lời khuyên. Những kỹ năng quản lý cơ bản (4) 10. Kỹ năng đại diện cho nhóm Bạn nên đại diện ở đâu? Những người giữ vai trò đại diện thường làm công việc đại diện ở các cuộc họp cơ quan, cuộc họp của những tư vấn viên, cuộc họp của các quan chức, cuộc họp của tổ chức những người làm công tác thăm dò tìm kiếm (EOA), các diễn đàn lên kế hoạch, và đại diện cho các tổ chức có đặc quyền. Người lãnh đạo nên làm công tác đại diện trong hai tình huống:  Không có sự tư vấn – Khi họ không có cơ hội để tham vấn những nhân viên chuyên trách về một quyết định nào đó  Có sự tư vấn - Khi họ có thể gặp những nhân viên chuyên trách về vấn đề đó Trong một vài trường hợp người lãnh đạo phải diễn đạt quyết định chuyên trách một cách chính xác; trong các trường hợp khác, họ phải sử dụng những đánh giá độc lập. Bạn sẽ cần phải bám vào và phân tích quan điểm của các thành viên và cố gắng diễn đạt các quan điểm này theo như chỉ dẫn của người chuyên trách của bạn, tổ chức được đặc quyền của bạn. 11. Truyền đạt một cách hiệu quả Truyền đạt một cách hiệu quả là quá trình làm tăng nhận thức, kỹ năng, và cách nhìn nhận của cả nhóm và từng thành viên. Cái cần tập trung là học chứ không phải là dạy. Để việc truyền đạt đạt hiệu quả, phải có việc tiếp thu. Các bước cho việc truyền đạt hiệu quả bao gồm:  Lựa chọn mục tiêu truyền đạt  Đưa ra những kinh nghiệm khám phá mà có thể giúp người học hiểu được sự cần thiết phải có kỹ năng đó  Thể hiện hoặc giải kỹ năng đó  Cho phép người học thực hành kỹ năng đó  Đánh giá qua quá trình Những việc cần làm để có thể trở thành nhà lãnh đạo  Có tinh thần trách nhiệm.  Hiểu rõ khả năng của bản thân.  Dẫn đầu trong mọi công việc.  Phát triển khả năng nhân viên.  Sẵn sàng trợ giúp khi cần thiết.  Chăm sóc lợi ích cho nhân viên cũng như tổ chức mình.  Cập nhật thông tin đầy đủ cho mọi vị trí.  Xây dựng các mục tiêu khả thi.  Đưa ra quyết định sáng suốt và nhạy bén.  Nắm bắt được công việc của bản thân.  Xây dựng tinh thần làm việc tập thể.  Quyết tâm theo đuổi mục tiêu.