Nhân viên làm việc kém? Cách phòng và chữa “bệnh”

Nhân viên làm việc kém? Cách phòng & chữa “bệnh” Trong bài viết “Nhân viên làm việc kém! Quét sạn hay đối mặt?” vừa qua, VNS đã đề cập đến một vấn đề hiện đang rất “nóng hổi” ở nhiều công ty. Bài viết nêu ra 4 lý do dẫn đến tình trạng nhân viên làm việc kém, và câu hỏi là chúng ta phải giải quyết tình trạng đó như thế nào, chọn cách đơn giản là sa thải nhân viên hay chọn phương án đối mặt, phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề để tìm ra những giải pháp và quy trình thay đổi? Tại buổi hội thảo “Quản lý nhân viên có hiệu suất làm việc kém” vào ngày 4/7 vừa qua tại Khách sạn Kim Đô do VietnamSkills và Talentlink hợp tác tổ chức, diễn giả Trịnh Thành Thịnh cùng trên một trăm nhà quản lý của các công ty đã cùng thống nhất chọn phương án đối mặt, bởi sa thải nhân viên chỉ là hành động xử lý mang tính tiêu cực và tạm thời, không thể giải quyết tận gốc vấn đề. Phòng bệnh hơn chữa bệnh Không hiếm những công ty mỗi tháng cho vài nhân viên nghỉ việc. Có lẽ công việc quá bận rộn và có phần chủ quan mà nhiều nhà quản lý thường để “nước đến chân mới nhảy”, chuyện đã xảy ra rồi mới bắt tay giải quyết tạm bợ và cứ để sự việc tiếp diễn lặp đi lặp lại với nhiều nhân viên. Phòng bệnh hơn chữa bệnh, nếu ngay từ đầu chúng ta có biện pháp phòng ngừa thì tình trạng nhân viên làm việc hiệu suất kém hẳn sẽ giảm đến mức tối thiểu. Vậy phải phòng bệnh như thế nào? Trước khi thực hiện công tác Quản lý nhân viên hiệu suất kém - Managing Individual Underperformance (MIU), chúng ta cần vạch ra những giải pháp nhằm ngăn chặn việc nhân viên làm việc kém, như:  Tiêu chí chọn nhân viên phải rõ ràng về kỹ năng, chú ý tìm hiểu thái độ/tính cách của nhân viên ngay từ quá trình phỏng vấn xem có phù hợp với môi trường làm việc và văn hóa của công ty hay không.  Bản miêu tả công việc (Job description) phải cụ thể và chi tiết, đúng người đúng việc.  Nêu rõ những quyền lợi và trách nhiệm của nhân viên trong hợp đồng. Tiêu chí đánh giá là các chuẩn mực đo lường hiệu quả của công việc như: SMART goal, những mục tiêu/kết quả cụ thể. Việc xác định rõ những mục tiêu và tiêu chí đánh giá trước với nhân viên sẽ giúp nhân viên hiểu rõ về công việc và công ty, tránh đi tình trạng hiệu suất kém trong công việc.  Luôn theo dõi để nhắc nhở và động viên nhân viên để họ yên tâm làm việc; đối xử công bằng với mọi nhân viên, không thiên vị ai.  Truyền đạt những kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm làm việc để giúp nhân viên có thể hoàn thành tốt công việc của mình.  Đãi ngộ (lương bổng, tưởng thưởng) xứng đáng với mức cống hiến của nhân viên với công ty. Quản lý cũng là bác sỹ Đúng vậy, nhà quản lý cũng kiêm nhiệm chức trách một bác sỹ trong công ty khi phải luôn sẵn sàng bắt mạch, chẩn đoán và chữa bệnh tận gốc nếu xảy ra tình trạng nhân viên làm việc có hiệu suất kém. Để “bắt mạch” nhân viên làm việc tốt hay không, ngoài việc nhận biết từ hiệu quả công việc, hiệu suất làm việc giảm sút như thế nào, người quản lý còn có thể dựa vào các dấu hiệu qua thái độ của nhân viên như: mất tự tin, khác thường, thụ động, thiếu trung thực, mất tập trung, không kiên nhẫn… Sau khi “bắt mạch” vấn đề, chúng ta tiếp tục tìm hiểu nguyên nhân qua bản thân nhân viên ấy cũng như những người xung quanh để biết: do bản thân người ấy như kỹ năng kém, giao tiếp kém, bị stress do áp lực công việc, sức khoẻ kém, hoàn cảnh gia đình… hay do yếu tố khách quan như khối lượng công việc quá mức, quy trình làm việc kém, trang thiết bị nghèo nàn, bị cô lập… hoặc lý do khác như vì chính nhà quản lý thiếu động viên kèm cặp. Xác định rõ nguyên nhân, chúng ta mới có thể đề xuất giải pháp “chữa bệnh” thích hợp, một cách chính thức – thông báo rõ cho nhân viên, hoặc không chính thức - ngấm ngầm “chữa bệnh”. Cách “chữa bệnh” – cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên tùy thuộc vào từng nguyên nhân cụ thể cũng như tùy theo đánh giá của nhà quản lý về hiệu suất của nhân viên dựa trên mức chuẩn. Nếu do kiến thức/năng lực chuyên môn/giao tiếp của nhân viên kém thì người quản lý có thể cho người kèm cặp, hướng dẫn trong một thời gian dự án nhất định, hoặc cho nhân viên theo học một khóa học nâng cao kỹ năng chuyên môn. Nếu xuất phát từ chuyện riêng như stress, sức khỏe hay vấn đề gia đình làm ảnh hưởng, công ty nên có hành động giúp đỡ trong khả năng có thể, hoặc cho nhân viên nghỉ phép một thời gian để giải quyết. Còn nếu do yếu tố khách quan như bị giao việc quá mức, quy trình làm việc kém, trang thiết bị nghèo nàn, bị cô lập, sếp thiếu quan tâm… thì người quản lý cần xem lại quy trình hoạt động của cả công ty và cách quản lý/chỉ đạo nhân viên của bản thân để từ đó có những điều chỉnh thích hợp Quản lý nhân viên không hề là việc dễ dàng, nhất là ở những công ty lớn, vì vậy, việc chuẩn bị kỹ trong khâu tiền MIU (phòng bệnh) để tránh xảy ra những trường hợp nhân viên làm việc hiệu suất kém thực sự rất quan trọng. Một vị bác sỹ nếu chữa bệnh giỏi hẳn sẽ rất được yêu mến, nhưng nếu bác sỹ ấy còn biết cách hướng dẫn mọi người phòng bệnh tốt thì sẽ càng được khâm phục. Chúc cho mỗi nhà quản lý chúng ta sẽ là một “bác sỹ” giỏi trong công ty của mình.