Nghiên cứu giải pháp quản lý nguồn học liệu điện tử tại trường Đại học Văn hóa, Thể thao và Du lịch Thanh Hóa

NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP QUẢN LÝ NGUỒN HỌC LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH THANH HÓA Trịnh Tất Đạt1 1. THỰC TRẠNG NGUỒN HỌC LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI THƯ VIỆN Để hiểu rõ khái niệm về thuật ngữ “Nguồn học liệu”, trước tiên cần phải hiểu một số khái niệm về “Vốn tài liệu” và “Nguồn thông tin”. Trong thư viện học, có thuật ngữ “Vốn tài liệu” không chỉ được hiểu là “tổng hợp các tài liệu có trong thư viện” mà là “bộ sưu tập nguồn thông tin”. Tại Mục 3, Điều 2 của Pháp lệnh Thư viện có định nghĩa về “Vốn tài liệu” như sau: “Vốn tài liệu là những tài liệu được sưu tầm tập hợp theo nhiều chủ đề, nội dung nhất định, được xử lý theo quy tắc, quy trình khoa học của nghiệp vụ thư viện để tổ chức phục vụ người đọc đạt được hiệu quả cao và được bảo quản”. Học liệu là tài liệu được tổ chức theo một tiêu chuẩn nghiệp vụ nhất định và được sử dụng cho mục đích học tập, đào tạo và nghiên cứu khoa học trong cơ quan đào tạo và nghiên cứu khoa học. Nguồn học liệu là các loại nguồn thông tin sử dụng để phục vụ quá trình đào tạo và nghiên cứu trực tiếp phục vụ đào tạo. Nguồn học liệu điện tử là các tài liệu học tập được số hóa theo một cấu trúc, định dạng và kịch bản nhất định, được lưu trữ trên máy tính nhằm phục vụ việc dạy và học qua máy tính (dạng thức số hóa có thể là văn bản, slide, bảng dữ liệu, âm thanh, hình ảnh, video số, các ứng dụng tương tác và cả tài liệu hỗn hợp gồm các dạng thức nói trên). 1 Trường Đại học Văn hóa, Thể thao và Du lịch Thanh Hóa. 418 XÂY DỰNG VÀ KHAI THÁC TÀI NGUYÊN GIÁO DỤC MỞ NHL điện tử của trường ĐH VH,TT&DL Thanh Hóa bao gồm: bài giảng, bài giảng điện tử, giáo trình, tập bài giảng, sách tham khảo, tạp chí thông tin khoa học, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học, kỷ yếu hội nghị khoa học đã được số hoá phục vụ trực tiếp cho hoạt dạy học, NCKH được khai thác thông qua các phương tiện điện tử. Các học liệu này được đầu tư từ nguồn kinh phí của Nhà trường, thu nhận qua hình thức tặng biếu. Với cách hiểu như vậy, NHL điện tử của Nhà trường bao gồm 3 nhóm học liệu chính sau: Nhóm 1: Tài liệu là giáo trình được sử dụng chính thức trong Nhà trường (có thể dưới dạng xuất bản phẩm, cũng như dưới dạng tài liệu nội sinh); Nhóm 2: Các đề cương bài giảng được giảng viên (GV) biên soạn và được sử dụng chính thức trong Nhà trường (thông thường dưới dạng tài liệu xám); Nhóm 3: Các tài liệu tham khảo chủ yếu phục vụ việc học tập và nghiên cứu (thông thường được đề xuất theo yêu cầu của GV và tồn tại dưới dạng các xuất bản phẩm trong và ngoài nước). Việc quản lý, lưu trữ, khai thác NHL của Nhà trường hiện nay cũng gặp một số vấn đề khá phức tạp hạn chế hiệu quả quản lý, lưu giữ, khai thác nguồn tin này. Với vai trò là “giảng đường thứ hai”, việc đưa ra giải pháp xây dựng NHL điện tử là rất cần thiết nhằm phát huy tối đa nguồn lực thông tin hỗ trợ hoạt động dạy – học và NCKH của GV và sinh viên (SV) trong Nhà trường. Một chính sách đủ kích thích và tạo môi trường tốt cho sự phát triển NHL, cần phải ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) để quản lý NHL điện tử này. Để đạt được điều đó, chính sách được thực thi phải hài hòa giữa quyền lợi và nghĩa vụ của mọi chủ thể có liên quan: người tạo ra NHL phải là GV; người sử dụng và khai thác NHL - các SV; người quản lý và cung cấp NHL đến người dùng - đội ngũ cán bộ thư viện. Ở đây, quyền và mức được phép khai thác, sử dụng các NHL từ phía người dùng tin cũng đã được xác định và chỉ dẫn một cách rõ ràng. Hiện nay, NHL điện tử gồm 887 đầu tài liệu với tổng số 143.557 trang học liệu điện tử, trong đó: 419PHẦN 4. THỰC TRẠNG VÀ KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI TÀI NGUYÊN GIÁO DỤC MỞ - Giáo trình, tài liệu tham khảo là 744 đầu / 119.940 trang học liệu; - Tài liệu nội sinh là 143 đầu / 23.617 trang học liệu; * Cơ sở dữ liệu giáo trình, tài liệu tham khảo Với chức năng và nhiệm vụ phục vụ hoạt động dạy – học, NCKH của GV và SV lĩnh vực văn hóa, nghệ thuật, thể thao và du lịch, thư viện luôn chú trọng tới công tác bổ sung NHL, đảm bảo có chất lượng. Căn cứ vào các lĩnh vực và các chuyên ngành đào tạo của trường, hàng năm thư viện xây dựng kế hoạch bổ sung tài liệu cho phù hợp. Diện bổ sung xây dựng trên cơ sở được trợ giúp của Ban Giám hiệu, cán bộ chuyên môn để dự kiến đúng số lượng bản bổ sung cho từng tên tài liệu. Để xác định số lượng bản tài liệu của thư viện cần căn cứ vào: cơ cấu kho của thư viện; thành phần và số lượng bạn đọc; khả năng tài chính của thư viện dành cho công tác bổ sung; tầm quan trọng của các đề mục hay tiểu mục. Xuất phát từ chức năng và nhiệm vụ, căn cứ vào quá trình hoạt động, xây dựng và phát triển vốn tài liệu, thư viện đã xác định diện bổ sung tài liệu như sau: - Các tài liệu phục vụ cho giảng dạy, nghiên cứu và học tập là: Sách giáo trình, sách tham khảo, tài liệu tra cứu và các loại tạp chí chuyên ngành. - Các tài liệu chỉ đạo, phục vụ cho mục đích giải trí và nâng cao đời sống cho NDT là: Các sách chính trị xã hội, sách văn học và các loại báo, tạp chí của cơ quan trung ương xuất bản. Thư viện chủ động phục vụ NHL điện tử dưới hai hình thức: Xây dựng các bộ sưu tập sách điện tử theo từng chuyên ngành, cung cấp toàn văn, hoặc cung cấp cho người dùng đường dẫn truy cập; Liên kết với các nhà xuất bản uy tín về sách điện tử trong và ngoài nước: Thư viện mua quyền truy cập một khối lượng sách điện tử từ các nhà xuất bản này và cung cấp tài khoản, mật khẩu cho người dùng truy cập. * Cơ sở dữ liệu nội bộ (luận án, luận văn, báo cáo khoa học) Truy cập vào CSDL này, người dùng sẽ biết được thông tin cơ bản về mô tả vật lý, chủ đề của tài liệu cũng như tình hình lưu trữ tại thư viện. Bên cạnh đó, một số luận văn, luận án, công trình nghiên cứu đã được số hóa và cho phép bạn đọc tải về. 420 XÂY DỰNG VÀ KHAI THÁC TÀI NGUYÊN GIÁO DỤC MỞ Về bản chất, đầy là tập hợp các nguồn thông tin chủ yếu dưới dạng số, nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin được hình thành từ nhu cầu học tập, giảng dạy tại các trường ĐH. Nếu chú ý đến tính tự chủ, sự tạo lập uy tín, truyền thống của Nhà trường, sẽ thấy cơ bản nguồn tin tạo nên “linh hồn” của các Trung tâm Học liệu lại chính là nguồn tin nội sinh. Sự khác biệt về uy tín, chất lượng đào tạo cũng như tiềm lực của đội ngũ GV chính nằm ở sự phong phú, đầy đủ và giá trị thiết thực của nguồn tin nội sinh tạo nên phần cốt lõi cho trung tâm học liệu, được thể hiện như sau: - Bộ phận chiếm tỷ trọng lớn của nguồn tin nội sinh trong Nhà trường là “tài liệu xám”. Từ đặc điểm này có thể thấy, các vấn đề liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ sẽ là yếu tố được quan tâm hàng đầu nhằm tạo điều kiện cho việc phát triển hoạt động thông tin một cách lâu dài, ổn định. - Hoạt động tạo ra nguồn tin nội sinh chủ yếu là các hoạt động có kế hoạch, chịu sự quản lý trực tiếp của Nhà trường. Dù rằng nguồn lực đảm bảo cho việc triển khai các hoạt động này có thể hoặc do nhà nước cấp, do nguồn tự có của nhà trường hay nguồn tài trợ từ bên ngoài. 2. GIẢI PHÁP QUẢN LÝ NGUỒN HỌC LIỆU ĐIỆN TỬ 2.1. Các vấn đề pháp lý quản lý nguồn học liệu điện tử NHL điện tử đóng vai trò quan trọng, quyết định đến hiệu quả toàn bộ nguồn tin tại thư viện trường ĐH, do vậy vấn đề xây đựng và phát triển nguồn NHL điện tử là một nhiệm vụ tất yếu. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai xây dựng và phát triển NHL điện tử, thư viện gặp phải một số khó khăn nhất định, trong đó có vấn đề về bản quyền cho nguồn tài liệu số hoá. Do vật, khi số hóa tài liệu cần chú trọng đến các văn bản pháp quy liên quan đến quyền tác giả, đó là: - Công ước Bern (những tài liệu đã xuất bản trên 50 năm thì được quyền số hóa); - Luật Sở hữu trí tuệ (năm 2015); - Các văn bản quy phạm pháp luật. 421PHẦN 4. THỰC TRẠNG VÀ KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI TÀI NGUYÊN GIÁO DỤC MỞ Công tác số hoá NHL tại thư viện có thể tận dụng chính sách này để thực hiện những vấn đề liên quan đến bản quyền cho học liệu số hoá. Hiện tại, chưa có khung giá cho việc chi trả quyền tác giả, tuy nhiên có thể tham khảo kinh nghiệm trong nước và nước ngoài để xây dựng khung giá cho vấn đề này, trong điều kiện hiện nay, việc quan trọng nhất vẫn là thương lượng với tác giả và những cá nhân, tổ chức nắm giữ bản quyền của học liệu. Nhóm nghiên cứu cho rằng, có hai phương án để thực hiện việc thanh toán bản quyền cho chủ sở hữu đó là: - Phương án 1: Xin hỗ trợ toàn bộ kinh phí chi trả cho chủ sở hữu từ phía Nhà nước theo hướng dẫn tại Khoản 2 và 3 Điều 8 của Luật Sở hữu trí tuệ. Nếu thực hiện phưong án này, các dịch vụ cung cấp trực tuyến tài liệu toàn văn của thư viện phải được cung cấp hoàn toàn miễn phí. - Phương án 2: Thư viện chịu một phần kinh phí, theo phương án này, một phần kinh phí chi trả cho chủ sở hữu sẽ được trích ra từ các dịch vụ cung cấp tài liệu số hoá có trả phí đối với bạn đọc. Như vậy, các địch vụ cung cấp tài liệu toàn văn trực tuyến sẽ tiếp tục được thực hiện theo hình thức thu phí. Khó khăn đổi với thư viện là không hạn chế được hiện tượng sao chép trái phép nội dung. Để giải quyết hai khó khăn trên, giải pháp duy nhất là thương lượng với chủ sở hữu tài liệu, có một kinh nghiệm nên được học tập đó là hình thức thông báo rộng rãi tới chủ sở hữu. Hình thức thông báo trên cũng được xem như một dạng “xin phép” giúp xác định và hạn chế được những trường họp cần phải tiến hành thương lượng. Do vậy, hình thức này cần được áp dụng tại thư viện trong thời gian tới. 2.2. Giải pháp về quy trình thực hiện: Để triển khai các hoạt động một cách có hiệu quả, một nhóm cán bộ phụ trách, mà trực tiếp là Giám đốc và Phó Giám đốc phụ trách nghiệp vụ của Thư viện, nhằm lập kế hoạch, giám sát tiến độ và kịp thời có những điều chỉnh nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Nhóm cán bộ phụ trách phải đề ra được và nêu rõ trong kế hoạch quy trình số hóa tài liệu, giáo trình tại thư viện, bao gồm: (1) Điều tra 422 XÂY DỰNG VÀ KHAI THÁC TÀI NGUYÊN GIÁO DỤC MỞ tình hình bổ sung tài liệu và nhu cầu số hóa tài liệu của các Khoa, Bộ môn; (2) Lập kế hoạch số hoá; (3) Chuẩn bị trang thiết bị, kỹ thuật và nguồn nhân lực; (4) Thu thập và lựa chọn tài liệu, giáo trình; (5) Vấn đề bản quyền; (6) Phân loại tài liệu và Scan tài liệu; (7) Xử lý, căn chỉnh hình ảnh; (8) Kiểm tra và sắp xếp tài liệu; (9) Chuyển đổi dạng văn bản sang PDF; (10) Biên mục tài liệu trên phần mềm quản lý tài liệu điện tử Greenstone; (11) Lưu trữ và bảo quản; (12) Khai thác cơ sở dữ liệu và hướng dẫn bạn đọc sử dụng. 2.3. Giải pháp về nguồn nhân lực Việc số hóa tài liệu phải đảm bảo mức độ đầy đủ, chính xác, tin cậy, có khả năng mở rộng bộ sưu tập số hóa. Để thực hiện số hóa tài liệu, cán bộ thư viện thực hiện các thao tác như scan tài liệu, nhận dạng tài liệu, biên mục ấn phẩm, quản lý phần nội dung của ấn phẩm (cả phần ảnh quét cũng như phần nội dung số hóa). Đội ngũ cán bộ thực hiện cần phải đảm bảo chất lượng, được đào tạo cả về nghiệp vụ TT-TV và CNTT. Hiện nay, bộ phận xây dựng nguồn tài liệu điện tử gồm 05 cán bộ, trong đó: có 02 cán bộ có trình độ trên đại học về TT-TV và CNTT; 03 cán bộ có trình độ cử nhân đại học, tuy nhiên chưa được đào tạo chuyên ngành TT-TV (đây là một khó khăn trong quá trình tạo lập cơ sở dữ liệu số hóa). Do vậy, chúng tôi đã thực hiện một số giải pháp đó là: tổ chức lớp đào tạo những kỹ năng nghiệp vụ cơ bản về TT-TV và CNTT như: tin học văn phòng, mạng Internet, kiến thức xây dựng nguồn tài liệu điện tử, đào tạo kiến thức về tiêu chuẩn nghiệp vụ như: chuẩn Dublin Core, chuẩn tìm kiếm thông tin; tổ chức nghiên cứu, trao đổi với các chuyên gia khi gặp phải một số khó khăn về việc tạo lập sưu tập số. 2.4. Giải pháp về trang thiết bị và phần mềm thực hiện: Việc trang bị một cách đồng bộ những điều kiện, phương tiện nhằm thực hiện thành công mô hình đào tạo theo hệ thống tín chỉ trong Nhà trường là yêu cầu không thể thiếu trong quá trình đào tạo theo phương thức này. Do vậy, những điều kiện tiên quyết đặt ra ở đây như giáo trình, tài liệu, thư viện điện tử, hạ tầng mạng Internet phải được đảm bảo nhằm 423PHẦN 4. THỰC TRẠNG VÀ KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI TÀI NGUYÊN GIÁO DỤC MỞ phát huy tính chủ động của SV trong quá trình học tập. Giúp SV có điều kiện nghiên cứu, tham khảo tài liệu đặc biệt giúp GV, SV tiếp cận tới nguồn tài liệu điện tử sẵn có của Nhà trường và trên mạng Internet với nhiều nội dung thực tế, cập nhập phù hợp với yêu cầu kiến thức của các học phần, đồng thời tiếp cận trực tiếp tới thị trường lao động. Chuyển đổi sang dạng tài liệu số là một quy trình đòi hỏi phải có một cơ sở công nghệ phức tạp, ngoài việc đầu tư cho việc xử lý tài liệu trong quá trình số hóa, đòi hỏi phải có sự lựa chọn công cụ thích hợp đảm bảo tính hữu dụng và phù hợp với nhu cầu của Nhà trường (không vi phạm bản quyền là phục vụ công tác học tập, nghiên cứu, giảng dạy). Thông thường, ngoài việc thư viện cần phải được đầu tư trang bị hệ thống máy tính có cấu hình đủ mạnh và được cấu trúc theo mô hình mạng khách/chủ (client/server), để tạo ra một bản tài liệu số từ văn bản in; máy scanner chuyên dụng. sao cho chất lượng đọc tốt nhất và ít tốn dung lượng bộ nhớ nhất. 3. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 2.1. Đối với thư viện - Xây dựng các phương án xây dựng, tổ chức, quản lý và khai thác sử dụng hiệu quả NHL điện tử, đặt biệt tập trung hoàn thiện kho tài nguyên số hoá (sách điện tử, bài giảng điện tử, giáo trình điện tử, tạp chí điện tử; luận văn, luận án điện tử). - Xây dựng phương án quản lý hệ thống quản trị thư viện điện tử tích hợp có khả năng quản lý và phân phối các nguồn tài nguyên thông tin đa dạng của thư viện. Trong hệ thống cần bổ sung các chức năng khác: các dịch vụ trực tuyến, diễn đàn, đăng ký thành viên, phân phát tự động tài liệu đến người đăng ký sử dụng; hệ thống cho phép người dùng xây dựng bộ sưu tập luận văn, sách, giáo trình, các tài liệu khác; tìm kiếm thông tin tài liệu, tra cứu trên nội dung tài liệu, quản lý người dùng và một số chức năng khác. - Đảm bảo vấn đề bảo quản, khai thác và bản quyền đối với NHL điện tử. 424 XÂY DỰNG VÀ KHAI THÁC TÀI NGUYÊN GIÁO DỤC MỞ 2.2. Đối với các Nhà trường - Cần có phương án đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ (phần cứng, phần mềm) nhằm giải quyết những vấn đề khó khăn trong việc xây dựng, khai thác và quản lý NHL điện tử. Đảm bảo hạ tầng cơ sở kỹ thuật (Hệ thống máy chủ, máy số hoá, hệ thống an ninh, an toàn dữ liệu, hệ thống lưu trữ dữ liệu điện tử, hệ thống mạng tốc độ cao), tiến tới xây dựng hệ thống thư viện hiện đại đáp ứng nhu cầu dạy- học và NCKH của GV, SV nhà trường. - Đối với các Khoa, Bộ môn đào tạo và bộ phận quản lý đào tạo đảm bảo chương trình đào tạo ổn định nhằm xác định được có từ 3-5 NHL tham khảo trong đề cương chi tiết các học phần được số hóa phục vụ dạy và học cho các ngành học; nâng cao chất lượng dạy – học nhằm phát huy vai trò của NHL hiện có tại thư viện nhà trường, đồng thời phối hợp chặt chẽ với thư viện trong việc xây dựng, bổ sung NHL điện tử cho các ngành học. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Nguyễn Huy Chương, “Học liệu mở và hướng phát triển tài nguyên số tại các thư viện đại học Việt Nam”, Hội thảo khoa học 50 năm đào tạo nguồn nhân lực thông tin – thư viện, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội. 2. Bùi Vũ Bảo Khuyên (2016), “Khai thác hiệu quả nguồn tài liệu điện tử phục vụ nghiên cứu khoa học trong các thư viện đại học”, Tạp chí Thông tin tư liệu, số 6. 3. Nguyễn Thị Nhung (2014), Xây dựng cơ sở dữ liệu môn học giáo trình môn học tại trường Đại học Văn hóa, Thể thao và Du lịch Thanh Hóa, Kỷ yếu Hội thảo nền tảng công nghệ mới trong phát triển thư viện số và xuất bản điện tử 4. Trần Nữ Quế Phương (2011) “Vấn đề phát triển nguồn lực thông tin điện tử trong các thư viện hiện nay”, Tạp chí Thư viện Việt Nam. 5. Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội (2017), “Xây dựng và phát triển thư viện số Việt Nam: Quá khứ - Hiện tại - Tương lai”. Kỷ yếu hội thảo khoa học.