Nghiên cứu giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thu phí của sinh viên, học viên tại phân hiệu trường Đại học Giao thông Vận tải tại Thành phố Hồ Chí Minh

KỶ YẾU NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN NĂM HỌC 2018-2019 P a g e 8 | 82 NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THU PHÍ CỦA SINH VIÊN, HỌC VIÊN TẠI PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC GTVT TẠI TP. HCM Giảng viên hướng dẫn: ThS-GVC. Nguyễn Văn Quảng Sinh viên thực hiện: Nguyễn Xuân Thịnh Lớp: CQ.57.KTBC Nguyễn Thị Dung Lớp: CQ.57.KTBC Tóm tắt: Dựa trên thực tế hiện nay việc thu phí và học phí của các trường Đại học trong nước đã có hình thức thu qua mạng Internet từ đó giảm được thời gian thu phí so với hình thức thu bằng tiền mặt tại phòng tài chính - kế toán (TC-KT). Và tại Phân hiệu Trường Đại học GTVT tại Tp.HCM cũng đang thực hiện hai hình thức thu phí đó là thu qua mạng thu tiền Fbank 3.0 và hình thức thu tiền mặt tại phòng TC-KT. Nhóm có thực hiện khảo sát đối với sinh viên của trường về việc đóng học phí. Từ kết quả khảo sát nhóm đã nhận thấy các ưu, nhược điểm của hai hình thức hiện tại, dựa trên những hạn chế hiện tại nhóm có đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục và hoàn thiện hai hình thức thu phí mà Trường đang áp dụng. Và nhóm kiến nghị thêm hai hình thức thu phí mới đó là liên kết với Viettel để thực hiện thu qua app ViettelPay hoặc thu trược tiếp tại hơn 200.000 điểm giao dịch của Viettel, và liên kết với ngân hàng VietinBank triển khai thêm hình thức dùng QR code để thu học phí. Từ khóa: Thu học phí, Phân hiệu Trường Đại học GTVT tại Tp.HCM, Fbank 3.0, ViettelPay, QR code. 1. ĐẶT VẤN ĐỀ Nguồn kinh phí hoạt động là vấn đề rất quan trọng đối với sự phát triển của nền giáo dục nói chung cũng như của nền giáo dục Đại học nói riêng. Vấn đề tài chính được xem như là một nhân tố quan trọng quyết định đến sự phát triển Nhà trường. Các nguồn tài chính của các trường Đại học hiện này gồm có: Ngân sách nhà nước cấp, nguồn thu học phí và các nguồn thu hợp lý khác. Theo xu hướng thì kinh phí từ ngân sách nhà nước có xu hướng giảm và thay vào đó là tăng nguồn thu học phí của người học và thu từ nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, lao động sản xuất. Vấn đề thu phí và học phí của người học tại Trường Đại học là một vấn đề quan trọng, vì hình thức thu cũng như thời gian thu là những tiêu chí ảnh hưởng không nhỏ đến người nộp học phí. Việc tổ chức thu phí làm sao phải đảm bảo hai mục đích, cụ thể: đối với nhà trường thì thu đúng, thu đủ, thu chính xác và đối với người học thì sao cho thuận tiện nhất. Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin cùng với sự hiện đại hoá của khoa học kỹ thuật thì vấn đề thu học phí của sinh viên, học viên cũng có sự thay đổi về cách thức cũng như phương pháp thực hiện. Theo xu hướng chung, công tác thu phí của sinh viên, học viên tại Phân hiệu Trường Đại học Giao thông Vận tải tại Thành phố Hồ Chí Minh cũng có sự thay đổi qua nhiều năm với hai hình thức phổ biến đó là: Liên kết với Vietinbank thu phí qua hệ thống mạng thu tiền Fbank, và thu tiền mặt trực tiếp từ sinh viên, học viên. Cả hai hình thức thu học phí đều có những ưu nhược điểm riêng. KỶ YẾU NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN NĂM HỌC 2018-2019 P a g e 9 | 82 Thấy được những vấn đề trên nhóm tác giải quyết định chọn đề tài. “Nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thu phí của sinh viên, học viên tại Phân hiệu Trường ĐH GTVT tại Tp.HCM” làm đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên. 2. CÁC NỘI DUNG CHÍNH 2.1. Phương pháp nghiên cứu Trong phạm vi khuôn khổ nghiên cứu, đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp tổng hợp và phân tích. Các phương pháp này, kết hợp với nhau trong toàn bộ quá trình nghiên cứu sẽ tạo ra các kết quả thực tế, gần gũi với đội tượng liên quan. Đó là những cơ sở quan trọng để tìm giải pháp nhằm nâng cao và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thu phí của sinh viên, học viên tại Phân hiệu Trường ĐH GTVT tại TP.HCM. 2.2. Phương tiện nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu nhóm sử dụng Google Form là phương tiện để thực hiện các khảo sát thực tế về các vấn đề liên quan đến đề tài và các tài liệu liên quan đến đề tài. 2.3. Nội dung nghiên cứu Thực trạng công tác thu phí của sinh viên và học viên Phân hiệu Trường đại học GTVT tại Tp. HCM: Nguồn thu chủ yếu của Phân hiệu hiện nay bao gồm học phí và các khoản thu ngoài học phí như phí nội trú ở ký túc xá, phí thư viện, Các khoản trên được nhà trường thu theo đúng quy định cả nhà nước. Công tác thu phí của trường diễn ra ổn định và hiệu quả, tuy vậy nhà Trường vẫn gặp phải một số khó khăn trong công tác thu học phí cần phải khắc phục và hoàn thiện. Các hình thức thu phí đối với sinh viên, học viên Phân hiệu Trường Đại học GTVT tại Tp. HCM: Hiện nay Phân hiệu Trường ĐH GTVT tại Tp.HCM thu phí, học phí sinh viên, học viên bằng hai hình thức thu chính đó là thu qua mạng thu tiền Fbank 3.0 và thu bằng tiền mặt tại phòng TC-KT Kết quả thu tiền trong thời gian qua: Hiện nay, Phân hiệu thu phí phần lớn thực hiện trực tuyến qua mạng thu tiền Fbank 3.0. Nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số trường hợp không thể đóng phí trực tuyến được (chiếm 7.36% tương đương 4,533,070,646 đồng), nguyên nhân đến từ 2 vấn đề chính: + Sinh viên năm nhất chưa có thẻ sinh viên. + Các trường hợp sinh viên, học viên gặp các sự cố trong quá trình đóng học phí và các lệ phí khác: Sinh viên mất thẻ trong thời gian đóng học phí, gia đình không gửi tiền kịp để thực hiện việc đóng học phí trong thời gian quy định. KỶ YẾU NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN NĂM HỌC 2018-2019 P a g e 10 | 82 Bảng 1. Bảng tổng hợp một số khoản thu của Phân hiệu năm học 2017 – 2018 TT Khoản thu Số tiền (Đơn vị: Đồng) Tỷ lệ thu (Đơn vị: %) 1 Thu HP 59,621,526,646 100.00 1.1 Thu trực tuyến mạng 55,475,756,000 93.05 1.2 Thu bằng tiền mặt 4,145,770,646 6.95 2 Thu tiền KTX 2,196,622,000 100.00 2.1 Thu trực tuyến mạng 1,790,312,000 81.50 2.2 Thu bằng tiền mặt 406,310,000 18.50 3 Thu phí thi lại 11,538,000 100.00 3.1 Thu trực tuyến mạng 10,548,000 91.42 3.2 Thu bằng tiền mặt 990,000 8.58 Tổng thu 61,829,686,646 100.00 Thu qua mạng 57,276,616,000 92.64 Thu TM 4,553,070,646 7.36 Giới thiệu tổng quát và phân tích kết quả khảo sát “Về việc thu học phí của sinh viên, học viên tại Phân hiệu Trường Đại học GTVT tại Tp.HCM” Thứ nhất, giới thiệu tổng quát về đợt khảo sát: Hình thức thực hiện: thực hiện khảo sát dựa trên Google Form tạo mẫu khảo sát theo đúng nội dung cần thực hiện. Thời gian khảo sát: Thực hiện khảo sát từ ngày 04/03/2019 – 09/03/2019. Đối tượng và quy mô khảo sát: Thực hiện việv khảo sát chỉ dành cho sinh viên học tập tại Phân hiệu và đối tượng khảo sát là sinh viên chính quy và tổng số phiếu thu về là 185 phiếu. Thứ hai, phân tích kết quả khảo sát: Đa phần sinh viên hoàn thành việc đóng học phí thông qua mạng thu tiền Fbank chiếm 98% tương đương 181 phiếu. Còn lại 04 trường hợp khảo sát là thực hiện đóng học phí tại phòng tài chính – kế toán. Qua phiếu khảo sát ta thấy trường hợp gặp khó khăn lớn nhất trong quá trình đóng học phí trên mạng là tài khoản đã trừ tiền nhưng chưa thấy báo đóng học phí thành công, lỗi này chiếm 51 phiếu trong quá trình khảo sát (tương ứng 27,57%). Về khảo sát về sự hài lòng của sinh viên trong tất cả quá trình đóng học phí theo ba mức là: rất hài lòng, hài lòng và không hài lòng thì có 129 phiếu trả lời là hài lòng về quy trình đóng học phí tương đương 70% và có 17% trả lời là không hài lòng với dịch vụ hiện tại đồng nghĩa có 31 phiếu. KỶ YẾU NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN NĂM HỌC 2018-2019 P a g e 11 | 82 Qua công tác khảo sát lấy ý kiến của sinh viên về việc thu học phí của trường, nhóm đã tổng hợp được những mặt tốt cũng như những hạn chế tồn tại để từ đó đề xuất ra các giải pháp khắc phục. Kết quả nghiên cứu và bình luận: Đánh giá chung về hệ thống thu tiền học phí Fbank 3.0 và nộp tiền mặt tại phòng TC-KT Thứ nhất, về hệ thống thu tiền học phí Fbank 3.0. - Ưu điểm: + Thời gian thu tiền luôn được Phân hiệu thông thông báo sớm, do vậy sinh viên, học viên chủ động tích lũy tiền trong tài khoản để nộp tiền đúng hạn, việc bảo quản tiền an toàn; + Việc đóng phí tiện lợi, nhanh chóng, cụ thể: Sinh viên, học viên có thể thực hiện tại bất cứ nơi đâu với điều kiện có máy có kết nối Internet, thời gian; + Tạo thói quen cho SV, HV tiếp cận phương thức thanh toán hiện đại, tiên tiến; + Phân hiệu quản lý việc thu tiền nhanh chóng, chính xác và chặt chẽ. - Nhược điểm: + Quy định mức đóng học phí nấc 1 của mỗi học kỳ đối với sinh viên hệ chính quy còn cứng nhắc, cụ thể là chỉ quy định 2 mức đóng tiền là 50% và 100% số tiền học phí của 1 học kỳ; + Hệ thống hay gặp lỗi báo không thực hiện thành công việc thực hiện đóng học phí nhưng đã trừ tiền vào tài khoản ngân hàng dẫn đến sinh viên, học viên đăng ký lại đóng học phí và nếu tài khoản còn tiền thì dẫn đến đóng 2 lần. Thứ hai, về việc nộp tiền mặt tại phòng TC-KT. - Ưu điểm: Giải quyết được các trường hợp không đóng học phí qua hệ thống. 13% 70% 17% Khảo sát về sự hài lòng khi đóng học phí qua Fbank 3.0 Rất hài lòng Hài lòng Không hài lòng KỶ YẾU NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN NĂM HỌC 2018-2019 P a g e 12 | 82 - Nhược điểm: + Đối với sinh viên không thuộc diện nộp tiền mặt thì phải tốn thời gian làm thủ tục cũng chờ đợi để được đóng học phí; + Đối với Phòng TC-KT thì phải tốn nhiều thao tác để cập nhật các học phần đóng học phí của sinh viên, học viên. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thu phí của sinh viên, học viên Phân hiệu Trường ĐH GTVT tại Tp. HCM. Thứ nhất, về hệ thống thu tiền học phí Fbank 3.0. - Đối với sinh viên: chủ động trong việc lên kế hoạch nộp tiền tại ngân hàng để tránh phải chờ đợi, cập nhật thông tin đầy đủ với ngân hàng và phải tuân thủ cũng như thực hiện chính xác các thao tác đóng học phí. - Đối với nhà trường: nên đa dạng hóa các kênh thu tiền cho sinh viên lựa chọn, linh động trong điều kiện chọn mức phí, Thứ hai, về việc nộp tiền mặt tại phòng TC-KT: Đối với sinh viên thuộc trường hợp đóng học phí qua mạng thu tiền, khi đang trong giai đoạn thu học phí mà sinh viên, học viên có nhu cầu thực hiện đóng học phí bằng tiền mặt với lý do chính đáng (Mất thẻ,) thì nhà Trường cũng như các phòng ban có liên quan nên thực hiện các thủ tục quy trình nhanh chóng nhằm giải quyết kịp thời nhu cầu của sinh viên, học viên Thứ ba, Kiến nghị đưa ra giải pháp mới: - Liên kết với Viettel để mở thêm kênh thu học phí: Khi liên kết với Viettel để mởi thêm kệnh thu học phí thì sinh viên, học viên có thêm hai sự lựa chọn mới cho việc đóng học phí đó là đóng học phí bằng tiền mặt tại hơn 200.000 điểm giao dịch của Viettel hoặc thông qua app ViettelPay. Giải pháp này giúp đa dạng kênh thanh toán cho trường, sinh viên linh động về thời gian và tài khoản kết nối, và sử dụng thêm được nhiều tiện ích của Viettel. - Liên kết với VietinBank để thực hiện thanh toán phí qua mã QR Code: Giải pháp thực hiện thanh toán phí qua mã QR Code giúp cho sinh viên có thêm kênh thu phí lựa chọn, dễ dàng tiếp cận giúp sinh viên dễ sử dụng và hiệu quả đông thời độ bảo mật và an toàn cao. Giải pháp này còn giúp nhà trường bắt kịp xu hướng thu phí mới cũng như thuận tiện cho việc kiểm tra đối soát. 3. KẾT LUẬN 3.1. Kết luận. Trong thời gian vừa qua, Phân hiệu trường đại học GTVT tại TP. HCM đã tổ chức thu tiền học phí và các khoản thu khác của sinh viên, học viên tương đối tốt. Thời gian thu, hình thức thu cũng như quy trình thu khá hợp lý và hoàn chỉnh. Tuy nhiên, hai hình thức thu phí KỶ YẾU NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN NĂM HỌC 2018-2019 P a g e 13 | 82 hiện nay vần còn bộc lộ một số nhước điểm cần hoàn thiện để vừa đáp ứng công tác quản lý tài chính của Nhà trường, vừa đảm bảo tính thuận lợi, dễ dàng cho sinh viên, học viên. Ngoài ra, việc áp dụng hai hình thức thu phí mới, sẽ giúp cho sinh viên, học viên có nhiều sự lựa chọn trong việc thực hiện thanh toán học phí cũng như các khoản phí khác trở nên nhanh chóng và đơn giản, nhanh chóng và tiện lợi. Việc áp dụng hai hình thức này về mặt công nghệ là hoàn toàn khả thi, chỉ có vấn đề chi phí cho việc thu tiền sẽ phát sinh thêm. Phân hiệu sẽ phải tốn thêm chi phí xây dựng phần mềm để kết nối với mạng thu tiền của Ngân hàng, còn sinh viên, học viên sẽ tốn một phần phí nộp tiền cho Ngân hàng (ước tính từ 2.000 - 5.000 đồng cho một lần thực hiện giao dịch). 3.2. Kiến nghị. Phân hiệu nên xem xét hai hình thức thu tiền mới và nếu thấy phù hợp thì nên triển khai và có lộ trình thích hợp để đưa một trong hai hình thức thu phí mới vào kênh thu phí của Phân hiệu. Tài liệu tham khảo [1]. Luật Giáo dục Đại học số: 08/2012/QH13; [2]. Nghị định số 86/2015/NĐ-CP; [3]. Thông tư liên tịch số 21/2003/TTLT/BTC-BGDĐT-BNV; [4]. Dự thảo Báo cáo tổng kết năm học 2016 – 2017; 2018- 2019 của Phân hiệu Trường Đại học GTVT tại Tp. HCM; [5]. Trang web: https://viettelpay.vn [6]. Trang web: https://www.vnpayqr.vn