Năng động nhóm

a mục tiêu mới. T[Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 30 Tài liệu phát - Năng Động Nhóm SDRC - CFSI T[Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 31 Tài liệu phát - Năng Động Nhóm SDRC - CFSI Bài 5: MỘT SỐ KỸ NĂNG TẠO THUẬN LỢI CHO HOẠT ĐỘNG NHÓM I. KỸ NĂNG TRUYỀN THÔNG TRONG NHÓM Truyền thông trong nhóm càng tốt thì hoạt động của nhóm càng thuận lợi. Thông tin càng rộng rãi, các thành viên càng hưởng ứng, thúc đẩy tổ chức nhóm mau đạt được mục tiêu chung. 1. Vấn đề truyền thông trong nhóm - Cải tiến - Những vấn đề truyền thông trong nhóm:  Không rõ ràng trong việc giao nhiệm vụ.  Lượng thông tin nhiều nhưng thiếu văn bản rõ ràng, chỉ thoả thuận bằng miệng…  Thiếu sự quan tâm lắng nghe nhau.  Nói không đúng thân chủ, rỉ tai gây mất đoàn kết.  Nói qua trung gian, thông tin bị sai lạc.  Do thành kiến.  Thông tin không đến được mọi thành viên, có những thành viên không nhận được thông tin một cách chính thức mà chỉ được nghe qua tin “hành lang”. - Cải tiến vấn đề truyền thông trong nhóm:  Cần rõ ràng trong việc giao nhiệm vụ, công việc không trùng lắp.  Có văn bản rõ ràng, không chỉ thỏa thuận miệng là đủ. Thông tin, nhắn tin nên viết. Nên biết lúc nào cần tiếp xúc cá nhân, lúc nào cần nhắn tin.  Nên lưu trữ tài liệu viết để kiểm tra, truy cứu khi cần.  Tránh cùng một lúc phổ biến quá nhiều thông tin, văn bản. Cần có ưu tiên, và khi phổ biến nên xem thông tin nào quan trọng nhất trong một thời điểm đặc biệt. Sau đó tuần tự phổ biến các thông tin khác. T[Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 32 Tài liệu phát - Năng Động Nhóm SDRC - CFSI Nội dung thông tin không nên quá phức tạp làm cho các thành viên khó hiểu. Có khi phải chia thành từng đoạn rồi thông tin trong nhiều lần khác nhau.  Bình đẳng trong thông tin. Biết tối đa thì các thành viên mới gắn bó tối đa với nhóm. Ngoại trừ bí mật kinh tế, hay tin tức mà khi tiết lộ sẽ gây tác hại lớn, thông tin càng rộng rãi càng tốt. Giấu thông tin khi không cần thiết hay xem thông tin như một đặc ân, hoặc để củng cố quyền lực sẽ không có lợi, vì điều này gây thêm tò mò, bàn tán thêm thắt, có khi biến thành những tin đồn gây tác hại.  Lãnh đạo cần khuyến khích nhiều thông tin từ dưới lên càng tốt vì nắm được nguyện vọng, nhu cầu, tâm sự hay những vấn đề khó khăn của nhóm viên thì lãnh đạo mới đáp ứng kịp thời. 2. Ứng dụng kỹ năng truyền thông vào việc xây dựng nhóm - Nếu người trưởng nhóm chỉ quen giao tiếp một chiều, không chịu lắng nghe thì không tạo được sự tham gia của nhóm viên. Người trưởng nhóm cần khuyến khích các thành viên trong nhóm “nói với nhau”. - Nếu trưởng nhóm giao tiếp với thành viên theo kiểu trên xuống dưới thì khó đạt đến sự nhất trí khi cần phải ra quyết định hay giải quyết các vấn đề phát sinh. - Giao tiếp không hiệu quả dễ dẫn tới hiểu lầm, bất đồng, xung đột. Nhất là ở giai đoạn đầu của nhóm, các thành viên ít có kinh nghiệm, kỹ năng về giao tiếp trong khi những mục đích riêng của họ chưa hài hòa với mục đích chung của nhóm. - Trong hội họp, thường xuyên tạo cơ hội cho các thành viên có kỹ năng giao tiếp và tiến đến những mức độ giao tiếp sâu hơn như chia sẻ các cảm nghĩ, ý tưởng. - Những vấn đề quan trọng cần được ghi rõ vào biên bản để tránh những tranh cãi vô ích. II. KỸ NĂNG ĐIỀU ĐỘNG THẢO LUẬN NHÓM 1. Khái niệm T[Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 33 Tài liệu phát - Năng Động Nhóm SDRC - CFSI  - Thảo luận nhóm là một công cụ, một kỹ năng giúp mọi người tham gia ý kiến làm sáng tỏ những vấn đề nhóm quan tâm. - Trong thảo luận nhóm điều quan trọng không phải là thông tin, giải đáp thắc mắc từ trên xuống mà khơi dậy sự tham gia tích cực và chủ động của nhóm viên. Sự chủ động trong việc làm sáng tỏ vấn đề, góp ý kiến cho quyết định, làm cho nhóm viên dấn thân nhiều hơn trong triển khai và xác tín rằng đó là chuyện của mình. 2. Tiêu chuẩn một cuộc thảo luận nhóm thành công - Mục tiêu:  Được nhóm xác định thật rõ ràng và cụ thể  Không ôm đồm, lấn cấn giữa nhiều mục tiêu khác nhau  Là điểm qui tụ (thật đúng) các thân chủ được mời  Được giải quyết sau buổi thảo luận - Bầu không khí thuận lợi:  Thoải mái, thân tình, cởi mở  Tránh bầu không khí gượng gạo do hình thức long trọng của hội nghị, những lời lẽ vào đầu văn hoa, bóng bẩy, khách sáo  Có sự bình đẳng và chấp nhận lẫn nhau của nhóm viên - Nhóm viên ra về thật thỏa mãn:  Vì tiếp nhận được cái gì mới (kiến thức mới, nắm chắc nội dung công tác, đã thay đổi thái độ, nhận thêm tình bạn…)  Đóng góp vào mục tiêu chung. - Đúng giờ, không kéo dài quá 1 ½ - 2 tiếng. Đúng như chương trình. T[Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 34 Tài liệu phát - Năng Động Nhóm SDRC - CFSI T[Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 35 Tài liệu phát - Năng Động Nhóm SDRC - CFSI 3. Làm thế nào để một buổi họp nhóm thành công Để một buổi họp nhóm thành công, chúng ta cần thực hiện các bước sau: - Chuẩn bị:  Nội dung, kèm chương trình (nếu cần): Cán bộ Hội, trưởng nhóm cần nắm mục đích buổi họp, tình hình sản xuất chăn nuôi, đối tượng họp, hoàn cảnh của họ. Chuẩn bị nội dung cụ thể, những điều sẽ thảo luận, để không lúng túng tránh tình trạng trong buổi họp không biết nói gì.1  Mời họp. Có thể sử dụng một trong các hình thức mời họp như: + Thư mời + Mời miệng + Thông báo (Bản tin/bản thông báo của cơ quan, khu phố, tổ dân phố…)  Địa điểm: đủ chỗ cho tất cả tham dự viên (TDV) được mời, tốt nhất nên bố trí ngồi vòng tròn để mọi người nhìn thấy nhau, tránh việc TDV ngồi xa, bị che khuất, họ rất dễ bỏ về sớm.  Thành phần tham dự: xác định rõ và đúng ai là người cần mời đi họp (tránh việc đi họp thế, nếu thế, phải là người đủ khả năng, đủ điều kiện quyết định các vấn đề của nội dung cuộc họp).  Hậu cần: trà nước, bánh trái, dự trù kinh phí của cuộc họp. Lưu ý: Dù sử dụng hình thức nào để mời họp thì nội dung mời phải đầy đủ bốn yếu tố sau đây: + Nội dung: nói rõ họp về việc gì? + Địa điểm: ở đâu? + Thời gian: khi nào? (lúc mấy giờ? ngày nào?) + Đối tượng họp: là ai? - Tiến hành: 1 Báo cáo khảo sát Nhu cầu Đào tạo Thành lập nhóm ND, Bình Định, 5-2006, trang 17. T[Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 36 Tài liệu phát - Năng Động Nhóm SDRC - CFSI  Ổn định/điểm danh.  Bầu thư ký ghi biên bản.  Trình bày nội dung/chương trình nghị sự. Trình bày từng vấn đề, có thể hỏi TDV còn vấn đề gì quan tâm không? TDV đã rõ nội dung cuộc họp chưa? Nếu chưa rõ, chỗ nào chưa rõ?  Thảo luận từng vấn đề. + Lấy ý kiến: Vấn đề phải cụ thể, có thể gợi ý để TDV đóng góp ý kiến đúng chủ đề thảo luận. Cần tập trung chú ý để lắng nghe các ý kiến đóng góp của TDV, cần quan tâm đến thái độ, tâm trạng của người phát biểu ý kiến để hiểu rõ, hiểu đúng ý của họ đối với vấn đề thảo luận. + Phân tích: Có thể đặt ngược lại vấn đề để thấy được tầm quan trọng. + Tổng hợp các ý kiến và đúc kết. T[Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 37 Tài liệu phát - Năng Động Nhóm SDRC - CFSI - Kết thúc:  Đọc lại biên bản.  Nêu các hoạt động sắp tới.  Cảm ơn.  Tuyên bố bế mạc. III. KỸ NĂNG LẤY QUYẾT ĐỊNH THEO NHÓM 1. Lấy quyết định là gì? Lấy quyết định theo nhóm là trả lời xem nhóm phải làm gì, nên làm theo cách này hay cách kia. Cuối cùng cả nhóm cùng đồng ý, chọn cách nhất định. 2. Khi nào thì cần lấy quyết định theo nhóm? Nhóm cần phải lấy quyết định khi muốn đi đến một mục tiêu chung, một hành động chung của cả nhóm. - Vấn đề đó đòi hỏi phải được giải quyết sớm - Vấn đề đó đang có ảnh hưởng đến số đông trong nhóm - Vấn đề có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng - Vấn đề đó có thể giải quyết được. Làm sao để lấy quyết định theo nhóm? - Mọi thành viên đều được khuyến khích phát biểu và có cơ hội để đưa ra ý kiến. - Mọi ý kiến đưa ra đều được xem xét các mặt: lợi, hại, có kinh tế không, có làm được không? - Mọi thành viên đều tham gia vào việc chọn lựa quyết định. - Mọi thành viên đều sẵn sàng thực hiện quyết định đó. Lưu ý: - Đừng bao giờ quyết định mà các đương sự có liên quan trực tiếp lại vắng mặt. T[Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 38 Tài liệu phát - Năng Động Nhóm SDRC - CFSI - Muốn biết quá trình ra quyết định của nhóm có thực sự tốt hay không thì cần quan sát cách mà nhóm trao đổi thảo luận:  Ai là người đưa ra ý kiến đầu tiên?  Mỗi ý kiến đưa ra có được các thành viên khác trong nhóm tiếp nhận và cân nhắc không?  Có ý kiến nào đưa ra bị bác bỏ một cách thô bạo không?  Các thành viên đã làm gì để giải quyết sự bất đồng?  Khi quyết định được đưa ra, thái độ của những người thuộc phái thiểu số ra sao? 3. Các kiểu lấy quyết định - Kiểu thờ ơ Có một người trong nhóm đưa ra một gợi ý nhưng hầu như không ai trong nhóm có phản ứng gì. Mọi người im lặng và sau đó ý kiến được xem là quyết định của nhóm. Cách lấy quyết định này thường xảy ra ở những nhóm mới thành lập, ở những nhóm mà phần đông nhóm viên có cùng một hoàn cảnh hoặc trong nhóm có một người có ưu thế hơn. - Kiểu tự chuyên Quyết định này do một cá nhân được coi như là kẻ có quyền lực trong nhóm khởi xướng ra. Những người còn lại cho rằng cách tốt hơn, ít rắc rối hơn là nên chấp nhận quyết định đó. Trong kiểu tự chuyên thì người đưa ra ý kiến mong muốn nó được trở thành quyết định của nhóm. - Kiểu bè phái Quyết định do một vài cá nhân liên kết với nhau chớ không phải của cả nhóm. Một người đưa ra ý kiến, những người kia đưa tay ủng hộ và sau đó quyết định được gán cho là quyết định của cả nhóm. - Kiểu thiểu số T[Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 39 Tài liệu phát - Năng Động Nhóm SDRC - CFSI Quyết định là của thiểu số trong nhóm đưa ra và lấn lướt. Số đông còn lại im lặng chấp nhận. Thế là quyết định được coi là quyết định của nhóm. - Kiểu biểu quyết Người ta chọn cách đưa tay, bỏ phiếu… để lấy ý kiến của đa số. Cách làm này không phải lúc nào cũng đúng vì nhiều khi có những người đưa tay mà không cân nhắc hoặc nhìn theo số đông để ngả theo. Cách quyết định này thường khiến cho nhóm thiểu số cảm thấy không thoả mãn nhưng vì phải phục tùng đa số nên họ im lặng chấp nhận. - Kiểu nhất trí cao Có nhiều ý kiến được đưa ra và mỗi ý kiến đều được xem xét. Sau đó mọi người cùng nhau thảo luận và chọn lựa. Quyết định thực sự trở thành của cả nhóm. Mỗi cá nhân đều cảm thấy mình đã tham gia vào việc lấy quyết định và hài lòng với quyết định đó. Như vậy đưa ra một quyết định thì quan trọng nhưng cách mà nhóm có được quyết định đó lại càng quan trọng hơn. 4. Những điều nên và không nên khi lấy quyết định theo nhóm - Nên  Dân chủ thảo luận bàn bạc, tôn trọng ý kiến lẫn nhau.  Nhóm viên hiểu rõ tiêu chuẩn chọn lựa.  Mọi người được nói, trình bày trước khi gút lại hay biểu quyết. - Không nên  Dùng quyền trưởng nhóm ra quyết định mà không tôn trọng ý kiến nhóm viên.  Dùng bè phái để giành phần lợi cho mình.  Gây ra mất đoàn kết trong nhóm do thiên vị T[Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 40 Tài liệu phát - Năng Động Nhóm SDRC - CFSI T[Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 41 Tài liệu phát - Năng Động Nhóm SDRC - CFSI IV. KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT MÂU THUẪN 1. Định nghĩa Mâu thuẫn có liên quan đến những tình huống/ sự kiện mà nhóm hay các cá nhân đang trực tiếp đối đầu/ đối diện, trong đó mỗi bên đều nhận thức rằng bên kia sắp chống lại (hay đã chống lại) một vài quyền lợi chủ yếu của mình (Baron & Paulus, 1991: 311-314; Thomas, 1989) 2. Nguyên nhân chủ yếu của mâu thuẫn - Khi có sự khác biệt về giá trị - Cạnh tranh quyền lợi - Khi không xác định rõ vai trò của bản thân, của người khác. 3. Thái độ của chúng ta đối với mâu thuẫn - Tiêu cực  Mâu thuẫn có nghĩa là cãi cọ, tranh luận và đánh nhau.  Mâu thuẫn được hiểu như là những khác biệt có tính thù địch và bất mãn giữa hai hoặc nhiều bên. Những quyền lợi trái ngược nhau giữa những cá nhân hay nhóm Nhận ra được những quyền lợi trái ngược như thế Tin rằng (những) người kia sẽ ngăn cản những quyền lợi của mình Những hành động gây nên những hậu quả như thế MÂU THUẪN T[Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 42 Tài liệu phát - Năng Động Nhóm SDRC - CFSI  Mâu thuẫn được coi là sự bất bình thường, thiếu xây dựng, làm hỏng các mối quan hệ, phá vỡ sự cân bằng.  Một nhóm luôn có mâu thuẫn mà không có cách giải quyết mâu thuẫn là một nhóm “bệnh hoạn”, làm cho các thành viên cảm thấy không an toàn và thù địch lẫn nhau. - Tích cực  Mâu thuẫn để đạt đến một thế cân bằng trong hệ thống.  Mâu thuẫn thường được coi là một nhân tố cần thiết cho sự phát triển.  Tính thường xuyên xuất hiện của mâu thuẫn là con người có những sự khác biệt, và mỗi cá nhân là một cá thể duy nhất.  Không có mâu thuẫn thì không có sáng tạo, động lực…  Một nhóm mà không có sự mâu thuẫn là một nhóm chết. T[Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 43 Tài liệu phát - Năng Động Nhóm SDRC - CFSI 4. Các phong cách giải quyết mâu thuẫn - Hợp tác  Điều trước tiên khi sử dụng cách giải quyết này là công nhận có mâu thuẫn.  Kế tiếp là nhận diện mâu thuẫn và xem xét nhu cầu và mục đích của mỗi bên.  Đưa ra những giải pháp khác nhau và hậu quả đối với mỗi bên.  Quyết định sử dụng giải pháp nào để đáp ứng nhu cầu, mục đích của mỗi bên và thực hiện giải pháp đã chọn  Ưu điểm: Tìm hiểu được nguyên nhân của mâu thuẫn và giải quyết được mâu thuẫn.  Hạn chế: Đòi hỏi nhiều thời gian, sức lực và thiện chí, dấn thân của các bên liên quan. - Tránh né  Khẳng định là tuyệt đối không có gì trục trặc hết và không có mâu thuẫn  Ưu điểm: Có thể làm tăng cảm giác có trách nhiệm và kỹ năng giải quyết mâu thuẫn phía đối phương  Hạn chế: Mâu thuẫn không được giải quyết, có thể phát triển thành một vấn đề lớn - Cạnh tranh  Sử dụng quyền lực để trấn áp mâu thuẫn, không quan tâm đến nhu cầu người khác, lấn áp người khác  Ưu điểm: Đó là một chiến lược có hiệu quả khi thiếu thời gian và khi đối phương chưa đủ sức quyết định vấn đề của họ.  Hạn chế: Về lâu về dài có thể làm cho dối phương cảm thấy bị đè nén và trở thành lệ thuộc. - Thích nghi T[Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 44 Tài liệu phát - Năng Động Nhóm SDRC - CFSI  Đặt những nhu cầu, quan tâm của đối phương lên trên nhu cầu và quan tâm của mình (những nhu cầu, quan tâm đã tạo ra mâu thuẫn)  Ưu điểm: Duy trì mối quan hệ êm thấm và sự cộng tác  Hạn chế: Điều này có thể làm cho bên kia bớt tôn trọng bạn và có thể trong tương lai sẽ coi thường bạn. Không phát huy khả năng tự khẳng định mình. - Thoả hiệp  Phương pháp này sử dụng nhiều phương pháp khác để tìm hiểu nhu cầu của các bên có liên quan và nhân nhượng để mỗi bên đều được thoả mãn một phần nhu cầu.  Ưu điểm: có thể giải quyết nhanh chóng một số mâu thuẫn và ít tốn sức  Hạn chế: có thể chấm dứt mâu thuẫn trước mắt, nhưng không giải quyết mâu thuẫn cơ bản dẫn tới mâu thuẫn. Mỗi phong cách giải quyết mâu thuẫn đều có ích trong các hoàn cảnh khác nhau. Sẽ gặp khó khăn nếu chúng ta chỉ bám vào một phong cách để giải quyết những vấn đề mâu thuẫn. 5. Các bước giải quyết mâu thuẫn 1. Xác định vấn đề từ phía có mâu thuẫn. (Mâu thuẫn gì?) 2. Xác định vấn đề từ các phía khác. (Tìm hiểu, liệt kê ý kiến các bên. Nguyên nhân, lý do gây ra mâu thuẫn?) 3. Đặt ra các giải pháp khác nhau. (Họp các bên, phân tích, lấy ý kiến nhóm, đưa ra các giải pháp) 4. Chọn một giải pháp. (bốc thăm, biểu quyết) 5. Thực hiện giải pháp. 6. Theo dõi, lượng giá T[Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 45 Tài liệu phát - Năng Động Nhóm SDRC - CFSI V. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Thị Oanh. 1993. Tâm Lý Truyền Thông và Giao Tiếp. Khoa Phụ Nữ Học, Đại Học Mở Bán Công TP. HCM.. [2] Nguyễn Thành Tống. 1996. Truyền Thông - Kỹ năng và phương tiện. Nhà xuất bản Trẻ TP.HCM. [3] R. Martin Chazin và Shela Berger Chazin. 1997. Hành vi con người và Môi trường xã hội. Nội dung tập huấn của ĐH Fordham, Khoa PNH. [4] Shatec. 2000. Tài liệu tập huấn, Kỹ năng giao tiếp. Singapore. [5] Nguyễn Ngọc Lâm. Tài liệu hướng dẫn học tập - KHOA HỌC GIAO TIẾP, Đại học Mở Tp.HCM [Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 46 Giáo án - Năng Động Nhóm SDRC - CFSI