Một số lưu ý khi đàm phán tại Nauy

Một số lưu ý khi đàm phán tại Nauy - Phần 1 Có quan hệ sẵn với một đối tác tại Nauy có thể là một lợi thế nhưng đó không phải là điều kiện tiên quyết để kinh doanh thành công tại đây. Nhóm đi đàm phán tại Nauy có thể gồm một vài người hoặc cả một đội. Tuy nhiên, đội đàm phán phải thống nhất ý kiến trước để tránh làm cho đối tác khó hiểu và bực bội. Liên hệ và gặp gỡ ban đầu Bạn cần phải lên lịch hẹn sớm cho các buổi gặp gỡ với đối tác Nauy. Tuy nhiên, nếu bạn đã từng hợp tác với họ một lần thì bạn có thể thông báo trước một vài ngày. Đối tác Nauy luôn muốn biết về người họ sẽ gặp gỡ, nên trước khi buổi họp diễn ra, bạn phải cung cấp thông tin chi tiết về chức danh, vị trí và trách nhiệm của những thành viên tham dự của bên bạn. Nếu có thể, bạn hãy tránh thay đổi lịch hẹn với đối tác. Người Nauy rất coi trọng sự đúng giờ. Tại bất kỳ buổi gặp gỡ nào, dù là thương mại hay giao tiếp thông thường, bạn luôn phải có mặt đúng hẹn. Đến muộn hoặc thậm chí đến quá sớm cũng bị coi là hành động không tôn trọng đối tác. Hãy cố gắng dự liệu thời gian buổi hẹn sẽ diễn ra trong bao lâu. Người Nauy sắp xếp họ tên theo thứ tự như sau: đầu tiên là tên gọi sau đó là đến họ. Lưu ý một số người Nauy có thể có hai tên gọi. Sử dụng "Mr./Mrs./Miss" hoặc "Herr/Fru/Froken" sau đó là "Họ tên" của đối tác. Nếu đối tác có chức danh về học vấn, như là Tiến sĩ (Doctor) hoặc Giáo sư (Professor) thì bạn gọi họ theo cách sau: chức danh học vấn + họ tên. Không nên gọi tên đối tác cho đến khi họ làm như vậy với bạn. Hãy giới thiệu và chào với phụ nữ trước, sau đó là đến người lớn tuổi nhất. Khi chào hỏi đối tác, bạn nên bắt tay hơi chặt. Việc trao đổi danh thiếp trong buổi gặp gỡ đầu tiên là rất cần thiết vì vậy, bạn nên mang nhiều danh thiếp khi đi gặp đối tác Nauy. Việc ghi rõ chức danh và bằng cấp vào danh thiếp là không cần thiết. khi đưa danh thiếp, bạn nên cười và duy trì giao tiếp bằng mắt, sau đó dành một vài giây để đọc nội dung trên danh thiếp của đối tác. Người Nauy thường đi thẳng vào vấn đề nên họ sẽ không trò chuyện những việc không liên quan trước buổi gặp gỡ. Người Nauy rất chân thật nên họ rất ghét ai đó hời hợt trong giao tiếp. Yếu tố hài hước rất hiếm thấy trong các buổi gặp gỡ kinh doanh. Bạn cũng không nên nói về cuộc sống riêng tư hoặc đưa ra những lời nhận xét mang tính chủ quan. Người Nauy rất nghiêm túc trong kinh doanh vì thế họ khá trịnh trọng trong các buổi gặp gỡ đối tác. Nếu như ở một số nước buổi gặp gỡ đầu tiên cũng chỉ có mục đích là làm quen nhưng với người Nauy họ sẽ đi thẳng ngay vào các vấn đề chính. Bạn phải chuẩn bị thật kỹ mọi thông tin vì người Nauy không thích bị lãng phí thời gian. Tuy vậy, bạn cũng đừng nghĩ rằng họ sẽ đưa ra ngay quyết định trong những buổi gặp gỡ ban đầu. Bài trình bày phải ngắn gọn và súc tích. Số liệu và dẫn chứng phải cập nhật. Dành một vài phút cho phần hỏi & đáp. Việc phát tài liệu không quan trọng miễn là bạn trình bày dễ hiểu và mạch lạc. Bạn cũng không cần phải dịch tài liệu trình bày sang tiếng Nauy. Đàm phán Quan điểm và phong cách - Với người Nauy, đàm phán là thời gian để hai bên cùng nhau giải quyết các vướng mắc. Người mua và người bán luôn ở thế cân bằng và đều có cùng trách nhiệm để đi đến một thỏa thuận chung. Họ lchú trọng cả vào lợi ích trước mắt cũng như lợi ích lâu dài. Nói chung, họ thường bắt đầu đàm phán trong không khí hợp tác và cởi mở để có thể thực hiện những giai đoạn sau của quá trình đàm phán. Người Nauy luôn quan niệm "đôi bên cùng có lợi" nên họ luôn muốn nhận được sự tôn trọng đáp lại từ phía đối tác. Bạn phải tránh những câu nói gây mâu thuẫn hoặc tranh chấp; bình tĩnh, thân thiện, kiên nhẫn và nhất quán trong khi đàm phán. Nếu có tranh cãi trong bất kỳ giai đoạn nào của quá trình đàm phán, bạn phải cố gắng tìm ra giải pháp bằng cách phân tích nguyên nhân và thực tế sao cho thật lô-gích nhưng vẫn giữ được thái độ cởi mở và hợp tác. Chia sẻ thông tin - Người Nauy luôn tin rằng việc chia sẻ thông tin là một hành động nhằm xây dựng lòng tin với người khác. Điều đó không có nghĩa là họ sẽ tiết lộ hết mọi thông tin bạn cần trong quá trình đàm phán. Tuy nhiên, việc đàm phán khó đi đến kết thúc nếu một bên có ý đồ che dấu thông tin với bên kia. Tốc độ đàm phán - thường chậm. Người Nauy dành khá nhiều thời gian trong việc xây dựng cách tiếp cận, lập kế hoạch và thu thập thông tin trước khi tiến hành đàm phán cũng như khi soạn thảo nội dung hợp đồng. Vì vậy, bạn phải thật bình tĩnh, kiểm soát được cảm xúc và biết chấp nhận những trì hoãn bất khả kháng. Người Nauy thích phong cách làm việc "giờ nào việc nấy". Họ không thích làm việc với những người có cách làm nhiều việc cùng một lúc. Họ thích theo đuổi những mục tiêu một cách có hệ thống và ghét sự gián đoạn hoặc lạc đề. Khi đàm phán, họ thường thảo luận theo tuần tự những mục tiêu đã đề ra, trả giá cho từng mặt hàng riêng lẻ, và không muốn quay lại những vấn đề đã thảo luận. Tác phong làm việc của người Nauy có thể khó chấp nhận đối với một số nhà thương thuyết đến từ các nền văn hóa gọi là "polychronic" - thường hay làm nhiều việc một lúc - thuộc châu Á, Ả Rập, một số nước Đông Âu hoặc một số châu Mỹ Latinh vì họ nghĩ cách làm việc của người Nauy là không cởi mở và quá khắt khe. Vì vậy, trong bất kỳ trường hợp nào, bạn cũng đừng biểu lộ sự bực bội và khó chịu nào khi làm việc với đối tác Nauy.